Облік у бюджетних установах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Харківський інститут фінансів

Українського державного університету фінансів

та міжнародної торгівлі

Кафедра обліку, аудиту та економічного аналізу

«Облік у бюджетних установах»

Опорний конспект лекцій

для студентів денної та заочної форм навчання

галузі знань 0305 «Економіка та підприємництво»

напряму підготовки 6.030509 «Облік і аудит»

освітньо-кваліфікаційного рівня «бакалавр»

Укладач викладач Гриценко Л.В.

Розглянуто та ухвалено

на засіданні кафедри

Протокол від 28.08.2014 № 2

Харків 2014 рік

Тема 1. Основи побудови бухгалтерського обліку в бюджетних установах

Лекція 1. Організація бухгалтерського обліку виконання кошторисів доходів і видатків. Облікові регістри.

Основні терміни і поняття:

Бюджетні установи, нематеріальні послуги, принципи бухгалтерського обліку, облікова політика, функції бухгалтерського обліку, завдання бухгалтерського обліку, баланс, план рахунків, форма бухгалтерського обліку, централізовані бухгалтерії, предмет бухгалтерського обліку, об'єкти бухгалтерського обліку, активи, доходи, видатки, власний капітал, зобов'язання.

Мета: розкрити роль бухгалтерського обліку в управлінні бюджетними установами, його функції та завдання

План.

1.Поняття про бюджетні організації і правові основи їхньої діяльності.

2.Організація бухгалтерського обліку. Сутність фінансування

3.Меморіальні ордери-накопичувальні відомості, їх призначення, порядок їх ведення і зберігання.

4. Бухгалтерські регістри їх призначення, порядок оформлення, ведення.

Питання 1.

Згідно з Бюджетним кодексом України бюджетна установа-- це орган, заклад чи організація, відповідний статус якої визначено Конституцією України, а також установа чи організація, створена у встановленому порядку органами державної влади або місцевого самоврядування, яка повністю утримується за рахунок бюджету -- державного чи місцевого.

До бюджетних належать також наукові установи системи НАНУ, інших міністерств і відомств, які здійснюють фундаментальні наукові дослідження та наукове обслуговування (науково-дослідні інститути, наукові бібліотеки, ботанічні сади, дендрарії, зоопарки), установи й організації органів законодавчої та виконавчої влади, юстиції, Міністерства внутрішніх справ, Державної митної служби, інших міністерств і відомств. З 1 січня 2001 року на бухгалтерський облік військового майна, зобов'язань та господарських операцій перейшли установи й організації Міністерства оборони України, інших силових міністерств.

Як юридичні особи бюджетні установи мають свій статут (положення), свою печатку, рахунки в органах Державного казначейства, баланс, певні права, обов'язки і несуть відповідальність згідно з Цивільним кодексом України. Вони реєструються в органах виконавчої влади, державної податкової служби, соціального страхування, а також можуть включатися до Єдиного реєстру отримувачів гуманітарної допомоги.

Фінансово-господарська діяльність бюджетних установ характеризується низкою особливостей, які впливають на методику й організацію бухгалтерського обліку:

бюджетні установи функціонують на засадах державної чи комунальної форми власності та не можуть створювати орендні чи спільні підприємства, приватизуватися, ставати банкрутами, самоліквідовуватися;

бюджетні установи належать до неприбуткових організацій і реєструються як такі. Метою їхньої діяльності є не отримання прибутку, а надання нематеріальних послуг;

нематеріальні послуги, що їх надають бюджетні установи, на відміну від будь-якої готової продукції, не є носіями матеріальної субстанції та не оприбутковуються на склад. Немає поняття виробничого браку, здійснені витрати не порівнюються з отриманими результатами. Отримання негативного результату може розглядатися також як результат. Соціально-культурні потреби суспільства в нематеріальних послугах не мають межі задоволеності й відіграють важливу роль у саморегуляції кожної людини;

бюджетні установи не наділяються оборотними коштами. Їхній фінансовий стан визначається своєчасністю та повнотою надходження асигнувань з відповідних бюджетів;

бюджетні установи мають тенденцію до постійного відставання продуктивності праці порівняно із суб'єктами матеріального виробництва. Це пояснюється тим, що можливості заміни живої праці технікою у сфері послуг дуже обмежені. Адже праця лікарів, учителів, викладачів, науковців є творчим процесом, який не завжди закінчується на робочому місці та не піддається автоматизації. Технічні засоби можуть лише розширювати професійні можливості таких працівників. Через це виробництво послуг характеризується високою трудомісткістю, великою питомою вагою витрат на заробітну плату; бюджетні установи є складовою бюджетної системи країни і беруть участь у виконанні як дохідної, так і видаткової частини бюджету, виконуючи кошторис доходів і видатків -- плановий документ, що підтверджує повноваження кожної установи стосовно отримання доходів і здійснення видатків, визначає обсяг і напрямки витрачання коштів.

Бюджетні установи є первинною ланкою галузей невиробничої сфери, де щоденно відбуваються численні господарські операції, що вносять зміни до складу та розміщення господарських засобів (рис. 1.1) і джерел їх утворення, використання яких потребує ретельного контролю.

Рис. 1.1. Класифікація господарських засобів бюджетних установ за складом і розміщенням

Необоротні активи -- це засоби, придбані або створені для довгострокового (понад один рік) використання у процесі господарської діяльності: основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи.

До оборотних активів належать засоби, призначені для невиробничого споживання або використання у процесі господарської діяльності протягом не більш як одного року: виробничі запаси, грошові кошти на рахунках у банку, органах Державного казначейства, у касі, дебітори.

Класифікацію засобів установи за джерелами утворення і призначення наведено на рис. 1.2.Джерелами формування господарських засобів є власні кошти (капітал), доходи і зобов'язання. До власного капіталу належать фонд у необоротних активах і фонд у малоцінних і швидкозношуваних предметах, які становлять частку державного (комунального) майна, переданого в постійне безпосереднє розпорядження бюджетних установ. Останні, не маючи власних оборотних коштів, покривають витрати (видатки) за рахунок бюджетних коштів (доходів загального і спеціального фондів).

Рис. 1.2. Класифікація господарських засобів за джерелами їх утворення і призначенням

До залучених коштів належать зобов'язання установи, що виникли внаслідок минулих подій. З подальшим урегулюванням зобов'язань змінюється економічний зиск установи через виплату готівкою, передачу інших активів, заміну одного зобов'язання на інше. Короткострокові зобов'язання підлягають оплаті протягом одного року, довгострокові -- упродовж періоду, що перевищує один рік.

Процес невиробничого споживання є головним і найскладнішим видом діяльності бюджетних установ (рис. 1.3). Як і процес виробництва, процес невиробничого споживання потребує різноманітних витрат (видатків) матеріальних і фінансових ресурсів. Надання нематеріальних послуг супроводжується нарахуванням заробітної плати, стипендій, придбанням і споживанням основних засобів, матеріалів, медикаментів, продуктів харчування тощо. У результаті цього виникають і нагромаджуються видатки, порівняння яких із доходами визначає результат фінансово-господарської діяльності бюджетної установи за рік.

Рис. 1.3. Спрощена схема процесу невиробничого споживання

Отже, предметом (об'єктами) бухгалтерського обліку в бюджетних установах є господарські засоби за складом і розміщенням, за джерелами їх формування і призначенням у процесі невиробничого споживання. Як система контролю за наявністю та рухом бюджетних коштів бухгалтерський облік у бюджетних установах виконує управлінську, контрольну та інформаційну функції. Основним його завданням є повне і своєчасне відображення фінансово-господарських операцій з використання бюджетних коштів відповідно до їхнього цільового призначення.

2.Ефективність організації бухгалтерського обліку та складання й контролю звітності про виконання Державного бюджету України є неодмінною умовою успішного функціонування фінансової системи країни:

запровадження максимально адаптованих та уніфікованих правил бухгалтерського обліку та звітності сприяє цільовому й ефективному використання коштів державного бюджету;

запровадження максимально простого й зрозумілого порядку бухгалтерського обліку та звітності дає можливість керівництву держави задовольнити потребу в інформації з боку фінансових операторів (рейтингові агенції, банки та інші) і зарубіжних партнерів (Світова організація торгівлі, Європейський Союз, Світовий банк, Міжнародний валютний фонд та інші);

уніфікація програмного забезпечення, що використовується суб'єктами державного сектору для ведення бухгалтерського обліку та складання й подання звітності, забезпечує обмін інформацією між зацікавленими сторонами;

відповідність інформації з питань бухгалтерського обліку міжнародним стандартам полегшує співробітництво України з міжнародними організаціями, фінансовими установами, діяльність на валютних фондових та інвестиційних ринках.

Забезпечення впровадження єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку та звітності здійснює Міністерство фінансів України. При Міністерстві фінансів України діє Методологічна рада з бухгалтерського обліку, яка є науково-практичним центром з питань методології бухгалтерського обліку і звітності, його комп'ютеризації і вдосконалення організаційних форм і методів бухгалтерського обліку, розробки заходів і нормативних документів щодо подальшої гармонізації національної системи бухгалтерського обліку з рекомендаціями міжнародних стандартів обліку (Положення про Методологічну раду з бухгалтерського обліку при Міністерстві фінансів України, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 29 жовтня 1997 року № 230). У складі Міністерства фінансів України також діє Державне казначейство України. Кабінет Міністрів України подає Верховній Раді України звіт про виконання Державного бюджету України (Закон України «Про Кабінет Міністрів України» від 16 травня 2008 року № 279-VI). Рахункова палата є постійно діючим органом контролю, який утворюється Верховною Радою України, підпорядкований і підзвітний їй. Рахункова палата контролює ефективність управління коштами Державного бюджету України Державним казначейством України, законність і своєчасність руху коштів Державного бюджету України. (Закон України «Про Рахункову палату» від 11 липня 1996 року № 315/96-ВР).

В Україні здійснюється державне регулювання бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Основними нормативними документами, відповідно до яких організується облік у бюджетних установах, є Бюджетний кодекс України і Закон про бухгалтерський облік. Бюджетним кодексом регулюються відносини, що виникають у процесі складання, розгляду, затвердження, виконання бюджетів та розгляду звітів про їх виконання, а Закон про бухгалтерський облік визначає правові засади організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні. Згідно зі ст. 6 цього Закону порядок ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності про виконання кошторисів і бюджетів установ регулюється Державним казначейством України, у складі якого є Управління методології з виконання бюджету, бухгалтерського обліку та звітності. Управління, здійснюючи повсякденне, поточне методологічне керівництво бухгалтерським обліком у бюджетних установах, розробляє план рахунків бухгалтерського обліку та порядок його застосування, типову



Рис. 1.7. Обліковий процес та його регламентація в бюджетних установах

кореспонденцію рахунків (субрахунків), форми регістрів синтетичного й аналітичного обліку, інструкції з обліку наявності та використання бюджетних коштів, валютних операцій, необоротних активів, запасів, інвентаризації та списання матеріальних цінностей, форми звітності. Така сувора регламентація методології обліку забезпечує його єдність, порівнюваність показників різних галузей невиробничої сфери, можливість отримання зведених показників для контролю за виконанням кошторисів і бюджетів (рис. 1.7).

Важливу організуючу роль у господарському обліку відіграє Державний комітет України зі статистики, який розробляє та узгоджує з Мінфіном України, Державним казначейством України форми звітності. У бюджетних установах обов'язковим є застосування цілої низки первинних документів, наприклад з обліку необоротних активів, грошових коштів у касі, на рахунках у банку та органах Державного казначейства.

Міністерства та відомства України за погодженням з Державним казначейством у разі потреби можуть видавати вказівки про порядок застосування загальних положень із бухгалтерського обліку в установах своєї системи з урахуванням специфіки їхньої діяльності (наприклад, з обліку бібліотечних фондів, музейних цінностей, розрахунків зі стипендіатами, обліку виробничих витрат, військового майна тощо).

Зазначені відомства також уживають заходів для посилення контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищення професійного рівня кадрів і ролі бухгалтерських служб у забезпеченні ефективності фінансово-господарської діяльності бюджетних установ. Отже, на галузевому рівні міністерства та відомства здійснюють як методологічне, так і організаційне керівництво бухгалтерським обліком.

Ведення бухгалтерського обліку, здійснення контролю за виконанням кошторисів доходів і видатків, а також складання звітності в бюджетних установах покладається на бухгалтерію, яка є, як правило, самостійною службою і має свою структуру (рис. 1.8).

Існують дві організаційні форми обліку в бюджетних установах -- бухгалтерії при окремих установах і централізовані бухгалтерії. Самостійні бухгалтерії мають великі установи -- вищі навчальні заклади, науково-дослідні інститути, лікарні тощо.

Централізовані бухгалтерії -- найпоширеніша форма організації обліку -- створюються за відомчою чи міжвідомчою ознакою при міністерствах, відомствах та їхніх управліннях, управліннях місцевих державних адміністрацій. Вони щодо бюджетних установ не є вищим органом і виконують усі функції з планування, обліку та звітності обслуговуючих установ.

Рис. 1.8. Структура централізованої бухгалтерії

Процес створення централізованих бухгалтерій почався в 1960-х роках, і нині вони обслуговують понад 90 % бюджетних установ, що утримуються за рахунок місцевих бюджетів. Централізація справила позитивний вплив на бухгалтерський облік і звітність: поліпшився функціональний розподіл обов'язків між працівниками, набули поширення прогресивні форми й методи обліку, скоротилися видатки на утримання апарату управління, з'явилася можливість порівнювати та узагальнювати результати аналізу й контролю виконання кошторисів однотипних установ, використовувати сучасну обчислювальну техніку.

Указом Президента України від 25.12.2001 № 1251 заплановано низку заходів, спрямованих на посилення ролі бухгалтерського обліку в зміцненні фінансової дисципліни та запобіганні правопорушенням у бюджетній сфері. Передбачається, зокрема, провести обов'язкову сертифікацію головних бухгалтерів (керівників фінансових служб), головних розпорядників коштів державного бюджету з метою підвищення професійних вимог до зазначених осіб стосовно ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, а також протягом 2002--2003 років розробити на основі міжнародних стандартів національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в державному секторі.

Першими на міжнародні стандарти бухгалтерського обліку перейшли комерційні банки України. З 1 січня 2001 року норми 25-ти національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку стали обов'язковими у фінансовій звітності підприємств, організацій та інших юридичних осіб (крім бюджетних установ). Процес такого реформування бухгалтерського обліку посприяв уніфікації його понятійного апарату й побудові в цілому на загальноприйнятих у світовій практиці принципах: повного висвітлення, обачності, автономності, послідовності, безперервності, нарахування та відповідності доходів і витрат, превалювання сутності над формою, історичної собівартості, єдиного грошового вимірника, періодичності. Ці принципи наведено в Законі про бухгалтерський облік. Вони розглядалися в курсі «Бухгалтерський облік» і становлять методологічну основу його побудови.

Національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в бюджетних установах, на відміну від чинного нормативного забезпечення, мають ураховувати вимоги міжнародних стандартів обліку для урядових організацій (діє 17 стандартів) і передбачати варіантність, альтернативність вирішення певних облікових процесів. Тоді кожна бюджетна установа, виходячи з конкретних умов своєї роботи, зможе вибирати найбільш прийнятний для себе варіант, який забезпечуватиме надійний контроль за ефективним використанням бюджетних коштів. Цей вибір і становить, власне, сутність облікової політики (рис. 1.9).



Рис. 1.9. Зміст облікової політики бюджетних установ

З метою адаптації бухгалтерського обліку в бюджетних установах до міжнародних стандартів Державне казначейство України провело значну роботу:

Розроблено новий План рахунків, в якому уніфіковано понятійний апарат (активи, необоротні активи, запаси, доходи, витрати, власний капітал, фінансові результати); рахунки згруповано у класи, вилучено активно-пасивні розрахункові рахунки.

Бухгалтерський баланс побудовано за принципом «баланс-нетто»: оцінювання необоротних активів здійснюється за залишковою вартістю. План рахунків тісно пов'язаний з розділами балансу.

Внесено зміни до типової кореспонденції рахунків:

курсові різниці за операціями з іноземною валютою списуються на фінансові результати;

прострочена дебіторсько-кредиторська заборгованість списується на фінансові результати;

наприкінці року визначається фінансовий результат виконання кошторису з відображенням його в пасиві балансу.

Контрольні завдання до розділу 1

Особливості фінансово-господарської діяльності бюджетних установ.

Основні об'єкти обліку в бюджетних установах.

Зміст облікової політики бюджетних установ.

Зміст і побудова Плану рахунків бюджетних установ.

Зміст і структура балансу бюджетних установ.

Зміст державного регулювання бухгалтерського обліку в бюджетних установах.

Взаємозв'язок основних регістрів меморіально-ордерної форми («Журнал-Головна»).

Організаційні форми бухгалтерського обліку в бюджетних установах.

Функції та завдання бухгалтерського обліку в бюджетних установах.

Основні нормативні документи, якими регулюється порядок ведення бухгалтерського обліку в бюджетний установах.

Взаємозв'язок балансу і Плану рахунків бюджетних установ.

Основні принципи бухгалтерського обліку, що становлять методологічну основу його побудови в бюджетних установах.

3, 4. Бухгалтерський облік у бюджетних установах ведеться за певною формою, що охоплює систему регістрів обліку, порядок і спосіб реєстрації та узагальнення інформації. Згідно з Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 (далі -- Закон про бухгалтерський облік) установа сама обирає форму бухгалтерського обліку з урахуванням особливостей своєї діяльності та технології оброблення облікових даних.

Основною формою бухгалтерського обліку в бюджетних установах є форма «Журнал-Головна» -- різновид і спрощений варіант меморіально-ордерної форми. Форму «Журнал-Головна» розроблено Державним казначейством України на основі меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку, яка застосовувалась у бюджетних установах раніше, з урахуванням вимог сьогодення. Ця форма застосовується в централізованих бухгалтеріях, які обслуговують установи освіти, охорони здоров'я, культури, у вузах, профтехучилищах, органах законодавчої та виконавчої влади, дослідних інститутах тощо. Схему побудови обліку за формою «Журнал-Головна» наведено на рис. 1.6.

Рис. 1.6. Схема побудови форми «Журнал-Головна»

Форма «Журнал-Головна» ґрунтується на широкому застосуванні системи місячних накопичувальних відомостей -- меморіальних ордерів. Інструкцією про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затвердженою Наказом Державного казначейства України від 27.07.00 № 68 (далі -- Інструкція № 68) передбачено 15 меморіальних ордерів, зміст і порядок ведення яких розглядатиметься у відповідних темах. Кожний меморіальний ордер (МО) має постійний номер і призначений для відображення певних операцій з одним чи групою взаємозв'язаних рахунків/субрахунків (табл. 1.3).

Таблиця 1.3 - ПЕРЕЛІК І ПРИЗНАЧЕННЯ МЕМОРІАЛЬНИХ ОРДЕРІВ

Номер МО	Накопичувальні відомості, зведення	Номер рахунка, субрахунка
	Назва	Номер форми
1	Накопичувальна відомість за касовими операціями	380 (бюджет)	301, 302
2	Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)	381 (бюджет)	311, 312, 321, 322 та інші
3	Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)	382 (бюджет)	313, 323, 324--329
4	Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами	408 (бюджет)	364
5	Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій	408 (бюджет)	66
6	Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами	409 (бюджет)	675
7	Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів	410 (бюджет)	361
8	Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами	386 (бюджет)	362
9	Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів	438 (бюджет)	10, 11, 12
10	Накопичувальна відомість про вибуття на переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів	439 (бюджет)	22
11	Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування	398 (бюджет)	232
12	Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування	411 (бюджет)	232
13	Накопичувальна відомість витрачання матеріалів	396 (бюджет)	231, 233--239
14	Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ	409 (бюджет)	711, 712
15	Зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей	406 (бюджет)	714

Застосування меморіальних ордерів за групою взаємозв'язаних субрахунків робить записи більш наочними, сприяє скороченню облікової роботи. Завдяки цьому загальна кількість меморіальних ордерів значно менша за кількість синтетичних рахунків, передбачених Планом рахунків. Як виняток до рахунка 232 «Продукти харчування» передбачено два меморіальні ордери.

Записи в меморіальні ордери (основні регістри) здійснюються безпосередньо на підставі належним чином оформлених виправдовуючих документів у міру їх надходження та опрацювання. У разі значної кількості однорідних документів за операціями їхні дані попередньо групують у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких потім переносять у відповідні меморіальні ордери. Операції, які не потрібно накопичувати протягом місяця або які фіксуються в меморіальних ордерах № 1--15, реєструються в меморіальних ордерах ф. № 274 (бюджет). Так оформляється, наприклад, нарахування зносу необоротних активів. Меморіальні ордери ф. № 274 застосовуються також в установах з невеликим обсягом здійснюваних операцій.

Регістром синтетичного обліку за формою «Журнал-Головна» (в Інструкції № 68 назви форми немає) є книга «Журнал-Головна», яка й дала назву формі. Облік у книзі «Журнал-Головна» ведеться, як правило, за субрахунками. За рішенням головного бухгалтера вона може вестись за синтетичними рахунками. Порядок відкриття книги, записів у неї, звірки оборотів і залишків розглядався в курсі «Бухгалтерський облік».

Розроблені Державним казначейством облікові регістри надають формі «Журнал-Головна» низку переваг і особливостей, завдяки яким її можна застосовувати в бюджетних установах, що мають різний обсяг господарських операцій і рівень технології їх оброблення. Це такі особливості:

1. Меморіальні ордери № 1--15 застосовуються в разі як ручного, так і автоматизованого ведення бухгалтерського обліку (наприклад, меморіальний ордер № 1. Накопичувальна відомість за касовими операціями -- ф. № 380 (бюджет) і ф. № 380 -- авт. (бюджет)).

2. Аналітичний облік організується:

використанням позиційного способу записів в окремих меморіальних ордерах (меморіальні ордери № 4, 6, 7, 8);

веденням типових регістрів аналітичного обліку (книг і карток кількісно-сумового обліку, касової книги, інвентарних карток тощо);

використанням спеціалізованих регістрів, призначених для бюджетних установ. З цією метою Державним казначейством України розроблено й затверджено 6 форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядку їх складання (Наказ Державного казначейства України від 06.10.2000 № 100).

3. В облікових регістрах синтетичного й аналітичного обліку забезпечується роздільний облік грошових коштів, доходів і видатків загального і спеціального фондів, що є принциповим для бюджетних установ.

4. Сувора регламентація облікових записів здійснюється на рівні не тільки синтетичного обліку (синтетичних рахунків і субрахунків), а й аналітичного, що надає формі «Журнал-Головна» переваг журнально-ордерної форми.

5. Пристосованість окремих регістрів синтетичного й аналітичного обліку до вимог звітності.

6. Ураховуються вимоги міжнародних стандартів щодо роздільного обліку розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами. З цією метою замість меморіального ордера № 6 «Розрахунки з іншими дебіторами і кредиторами» передбачено два меморіальні ордери: № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами» і № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами».

Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ і порядок їх складання" (затверджена наказом ДКУ № 68 від 27.07.2000 р) передбачає використання у бюджетних установах 15 основних меморіальних ордерів у формі накопичувальних відомостей, кожна з яких має спеціальне призначення і специфічну будову, та одного меморіального ордера типової форми, призначеного для оформлення інших операцій, які не охоплені основними меморіальними ордерами.

Наказом ДКУ введено меморіальний ордер №і6 який призначено для ведення бухгалтерського обліку на позабалансових рахунках.

Розглянемо склад, будову та призначення найважливіших меморіальних ордерів:

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 1 Накопичувальна відомість за касовими операціями" типової форми № 380 (бюджет) застосовується при обробці звітів касирів з метою систематизації дебетових і кредитових оборотів у касі за поточний місяць. Кожен звіт касира заноситься до накопичувальної відомості одним рядком, за відповідними кореспондуючими субрахунками як за дебетом так і за кредитом відповідних субрахунків рахунку 30 "Каса".

Якщо бюджетна установа здійснює касові операції в національній та іноземній валюті, то меморіальні ордери - накопичувальні відомості за касовими операціями складаються окремо для кожного виду валюти та нумеруються відповідно № і-і, і-2 та ін.

Підсумки меморіального ордера переносяться до книги „Журнал-Головна", але при цьому обороти з надходження готівкових коштів з реєстраційних (спеціальних реєстраційних, поточних) рахунків до каси установи та із внесення готівкових коштів з каси на ці рахунки виключаються тому, що вони відображаються також у меморіальних ордерах № 2 або № 3 до книги "Журнал-головна".

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 2"Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків) Форма № 381 (бюджет) та МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 3

„Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)"Форма № 382 (бюджет) за будовою подібні до меморіального ордера №1.

Вони призначені для відображення в обліку операцій з надходження на рахунок установи асигнувань, доходів та здійснення касових видатків загального і спеціального фондів, тобто вибірки з надходження та витрачання коштів з реєстраційних (особових),спеціальних реєстраційних рахунків в органах Державного казначейства України (поточних рахунків - в установах банків).

Накопичувальні відомості складаються окремо за кожним реєстраційним (особовим, поточним), спеціальним реєстраційним рахунком, застосовуючи для них додаткову нумерацію № 2-1, 2-2, 2-3, №3-1, №3-2 та ін. Операції з руху коштів загального фонду в іноземній валюті оформляються окремими меморіальними ордерами за видами валют.

Записи операцій в накопичувальні відомості здійснюються на підставі щоденних виписок з реєстраційних (особових, поточних), спеціальних реєстраційних рахунків, та доданих до них первинних документів (платіжних доручень тощо).

У кінці місяця підсумки меморіальних ордерів у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна".

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 4 „Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами" форма № 408 (бюджет) застосовується для обліку розрахунків з різними підприємствами, установами та організаціями, які є дебіторами бюджетної установи. Відомість складається за субрахунком 364 "Розрахунки з іншими дебіторами" окремо за кожним дебітором та в розр131 кодів економічної класифікації видатків окремо за загальним та за спеціальним фондами. Записи до неї здійснюються позиційним методом - за кожною операцією, що підтверджена документом (платіжним дорученням, рахунком - фактурою тощо).

"Залишок на кінець місяця за субрахунком 364" розраховується загальний та окремо за кожним дебітором у розр131 кодів економічної класифікації видатків.

Для одержання позиції "Сума оборотів за меморіальним ордером" вираховуються суми операцій на реєстраційних (спеціальних реєстраційних, поточних) рахунках установи та за нарахованими доходами установи.

При перенесенні підсумків за місяць з накопичувальної відомості до книги "Журнал-головна" виключаються суми оборотів на реєстраційних (спеціальних реєстраційних, поточних ) рахунках установи і за нарахованими доходами ( які відображаються в інших меморіальних ордерах).

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 5 Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій форма № 405 (бюджет) складається в установах, де виписується декілька розрахунково-платіжних відомостей, за підсумками цих відомостей складається зведення, яке і є меморіальним ордером з заробітної плати та стипендій ( за загальним і спеціальним фондами).

Записи в ордері систематизуються за функціональною класифікацією та найменуванням установ, що обслуговуються.

На суми нарахованої заробітної плати здійснюється нарахування внесків на обов'язкове пенсійне та соціальне страхування, в тому числі на обов'язкове соціальне страхування на випадок безробіття.

До меморіального ордера додаються всі документи, які є підставою для нарахування заробітної плати (табелі використання робочого часу, витяги з наказів про зарахування працівників, їх звільнення та ін.).

У кінці місяця підбиваються підсумки за меморіальним ордером і одержані дані, у вигляді відповідної кореспонденції рахунків, записуються до книги "Журнал-головна".

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 6 накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами форма № 409 (бюджет) використовується для обліку розрахунків з різними підприємствами, установами та організаціями, які є кредиторами бюджетної установи. Відомість складається за субрахунком 675 "Розрахунки з іншими кредиторами" окремо за кожним кредитором та в розр131 кодів економічної класифікації видатків. Порядок заповнення відомості аналогічний порядку складання форми 408(бюджет) з обліку розрахунків з різними дебіторами..

"Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна".

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 7 Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів форма № 410 (бюджет) призначено для обліку розрахунків за продукти харчування, медикаменти та перев'язувальні засоби, що здійснюються в порядку планових платежів. Облік ведеться окремо за кожним постачальником, для якого виводиться необхідна кількість рядків з метою відображення операції протягом місяця за кожним документом (платіжним дорученням, рахунком та ін.) в міру здійснення операцій.

Облік розрахунків в порядку планових платежів здійснюється за субрахунком 361 "Розрахунки в порядку планових платежів" .

"Залишок на кінець місяця за субрахунком 361" визначається загальний та окремо за кожним постачальником (у розр131 кодів економічної класифікації видатків)

При перенесенні сума оборотів за меморіальним ордером до книги "Журнал-головна" вираховуються суми операцій на реєстраційних (спеціальних реєстраційних, поточних) рахунках установи та за отримані установою продукти харчування, які відображаються в інших меморіальних ордерах .

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 8 накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами форма № 386 (бюджет) складається щомісячно позиційним способом за субрахунком 362 "Розрахунки з підзвітними особами"

Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюється за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері №8-1 за даною формою.

"Залишок на кінець місяця за субрахунком 362" розраховується загальний та окремо за кожною підзвітною особою в розр131 кодів економічної класифікації видатків.

При визначенні "Сума оборотів за меморіальним ордером" вираховуються суми операцій з руху коштів у касі установи, які відображаються в меморіальному ордері №1.

"Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна". МЕМОРІАЛЬНИЙЙ ОРДЕР № 9 накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів форма № 438 (бюджет) та МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 10 накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів форма № 439 (бюджет) використовуються для відображення кредитових оборотів за рахунками 10,11,12 (меморіальний ордер №9) та 22 (меморіальний ордер №10).

Записи в них здійснюють на підставі відповідних первинних документів у розр131 матеріально відповідальних осіб.

"Сума оборотів за меморіальним ордером" №9,№10 у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна". МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 11 Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування форма № 398 (бюджет) використовується в тих випадках, коли установою складається декілька накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування.

Меморіальний ордер складається за результатами місяця на підставі накопичувальних відомостей про надходженням продуктів харчування окремо за кожною матеріально відповідальною особою (обслуговуючою установою).

Записи до накопичувальної відомості про надходження продуктів харчування здійснюються окремо за кожним постачальником.

Підсумки операцій, що характеризують кредитовий оборот 361 «Розрахунки в порядку планових платежів», переносяться до книги "Журнал-головна".

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 12 Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування форма № 411 (бюджет) використовується в тих випадках, коли установою складається декілька накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування.

Меморіальний ордер складається в кінці місяця на підставі накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування окремо за кожною матеріально відповідальною особою (установою).

До меморіального ордера № 12 переносяться підсумки з відомостей витрачання продуктів харчування за відповідною кореспонденцією рахунків. Крім того, в ордері записуються дані з інших видаткових документів на продукти харчування (актів про нестачу продуктів харчування, про повернення на базу та ін.).

"Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна".

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 13 накопичувальна відомість витрачання матеріалів форма № 396 (бюджет) використовується для обліку операцій про витрачання матеріалів, крім продуктів харчування.

До меморіального ордеру дані заносяться з первинних документів про витрачання матеріалів (накладних на видачу, забірних карток та ін.).

Записи за дебетом субрахунків, що кореспондують з матеріальними субрахунками, здійснюються в розр131 кодів економічної класифікації видатків.

Підсумки оборотів у кінці місяця у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна".

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 14 накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ форма № 409 (бюджет) використовується для обліку операцій нарахування доходів за спеціальними коштами (субрахунок 711 "Доходи за спеціальними коштами") та за іншими власними надходженнями (субрахунок 712 "Доходи за іншими власними надходженнями"). На кожен вид доходів спеціального фонду відкриваються окремі меморіальні ордери, які нумеруються відповідно №14 - 1 та №14 - 2.

У кінці місяця підбиваються всі підсумки та у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переносяться до книги "Журнал-головна".

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 15 Зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей форма № 406 (бюджет) призначено для обліку розрахунків з батьками, що відображаються на субрахунку 674" Розрахунки за спеціальними видами платежів".

У централізованих бухгалтеріях на підставі відомостей за розрахунками з батьками складається зведення відомостей.

Зведення відомостей відкривається виведенням залишку на початок місяця. У кінці місяця за всіма графами підраховуються підсумки на кінець місяця. Усі записи здійснюються окремо за кожною обслуговуючою установою (дитячою групою).

"Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна".

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 16 накопичувальна відомість позабалансового обліку в якій ведеться облік надходження та вибуття за об'єктами позабалансового обліку.

Об'єктами позабалансового обліку є:

-необоротні активи, прийняті від сторонніх організацій за договором оренди;

-товарно-матеріальні цінності, прийняті установою на відповідальне зберігання;

-списана дебіторська заборгованість тощо.

На кінець кожного місяця наводиться вартість залишку об'єктів позабалансового обліку, а також їх вартість на початок наступного місяця та записи за поточний місяць.

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № Форма № 274 (бюджет) застосовується для відображення операцій, що не фіксуються в меморіальних ордерах № 1 - 16, та для операцій, за якими не потрібно складати накопичувальні відомості та зведення (наприклад, нараховано знос на основні засоби, визначення результату виконання кошторису за загальним та спеціальними фондами).

Записи до меморіального ордеру здійснюються як за окремими первинними документами, так і за групами однорідних документів.

Такі меморіальні ордери нумерують послідовно, починаючи з 17 за кожен місяць окремо. Кількість їх не обмежена.

"Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна".

Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерією звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відповідальність головного бухгалтера або назначеної ним особи. Організація правильного зберігання документів має велике значення. Документи, як відомо, служать підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку. З часом може виникнути необхідність перевірки правильності самого обліку, законності здійснення господарських операцій, надання необхідних документів податковим, фінансовим, ревізійним, судово-слідчим органам для обґрунтування доказів та ін. За даними документів видають відповідні довідки окремим особам. Тому архів повинен бути організований так, щоб було забезпечено збереження документів і можливість швидкого їх знаходження.

Для цього первинні документи звітного місяця, що відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються відповідною довідкою для архіву.

Касові документи, авансові звіти, виписки банку з усіма доданими до них документами, інші грошові документи, а також документи по операціях з цінними паперами повинні бути підібрані в порядку зростаючих з початку року номерів і переплетені. Окремо переплітаються бухгалтерські звіти.

Документи зберігаються в закритих шафах або спеціально відведеному приміщенні за встановленим порядком. Бланки суворого обліку повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах, що забезпечують їх збереження. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі, що полегшує знаходження документа у випадку необхідності.

Архіви розрізняють поточні і постійні Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за зберігання архіву. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, а й справ інших підрозділів і служб підприємства.

Документи з поточного архіву в постійний передаються після закінчення звітного року. Справи бухгалтерського обліку видаються з архіву тільки за дозволом головного бухгалтера. В окремих випадках за рішенням відповідних органів, прийнятим в межах їх повноважень, передбачених законодавством (судово-слідчих, рев131йних, податкових органів) і з дозволу керівника підприємства з бухгалтерського архіву можуть видаватися (вилучатися) окремі документи і навіть справи. У цьому випадку замість вилученого документа в папку вкладають його копію і реєстр вилучених документів з зазначенням підстави і дати вилучення, а в архівній книзі роблять відповідні помітки. Вилучення документів оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку посадовій особі, що відповідає за архів.

Якщо вилучаються справи з недооформленими документами (непронумерованими, непереплетеними), то за дозволом і в присутності представників органів, що проводять вилучення, посадові особи можуть дооформити ці справи (пронумерувати документи, зробити опис, прошнурувати, завірити своїм підписом і печаткою).

Органи, що вилучили документи, за письмовою заявою підприємства забезпечують можливість зробити виписку або копію відповідних документів для видачі необхідних довідок. При поверненні вилучених документів посадова особа приймає їх під розписку і разом з рішенням про повернення підшиває у ті ж справи, з яких документи були вилучені і в яких знаходиться постанова про вилучення, реєстр і копії таких документів.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

Бухгалтерські документи і облікові регістри передаються в архів на підставі складеного переліку документів. Вилучення первинних документів, облікових реєстрів, звітів і балансів може бути здійснено тільки за постановою органів дізнання, прокуратури, судів, державної контрольно-ревізійної служби. Вилучення оформлюється протоколом, актом.

У випадках пропажі або знищення документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи. Для встановлення переліку відсутніх документів призначеною комісією за участю представників судово-слідчих органів, охорони і пожежного нагляду встановлюються причини пропажі документів. Результати роботи комісії оформляються актом, копія якого надсилається органу, в управління якого знаходиться підприємство, податковому і місцевому фінансовому органу в 10-денний строк.

Терміни зберігання бухгалтерських документів, затверджені наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 3і.03.97 № 11-а.

Питання для самоконтролю:

Назвіть специфічні особливості та завдання бухгалтерського обліку е бюджетних установах на сучасному етапі.

Розкрийте будову бюджетної системи України та роль органів державного казначейства в організації обліку виконання бюджетів.

Охарактеризуйте етапи розвитку бюджетного обліку.

Що така бюджетна класифікація та яка й будова?

Назвіть види кошторисів доходів І видатків бюджетних установ та охарактеризуйте порядок їх складання, розгляду і затвердження.

Назвіть види кошторисів доходів І видатків бюджетних установ та охарактеризуйте порядок їх складання, розгляду і затвердження.

Охарактеризуйте форми обліку, що використовуються в бюджетних установах.

Розкрийте взаємозв'язок основних облікових регістрів меморіально-ордерної (журнал-головної) форми обліку

Назвіть остені типові форми меморіальних ордерів що використовуються в бюджетних установах.

Розкрийте зміст і структуру балансу бюджетних установ.



Тема 2. Облік доходів і видатків

Лекція 1. Облік доходів загального фонду

Основні терміни і поняття:

Бюджетне асигнування, бюджетне зобов'язання, бюджетне призначення, розпорядники бюджетних коштів, доходи, видатки, загальний фонд, спеціальний фонд, касові видатки, фактичні видатки, відомча класифікація видатків, функціональна класифікація видатків, економічна класифікація видатків, реєстраційні рахунки, особові рахунки, зведені особові рахунки, спеціальні реєстраційні рахунки.

Мета: розкрити принципи і основи організації бюджетного асигнування.

План.

1. Доходи загального і спеціального фондів бюджетних установ. 2.Розпорядники бюджетних коштів та бюджетні призначення.

3.Синтетичний та аналітичний облік асигнувань, грошових коштів загального фонду кошторису бюджетних установ.

1. Згідно з Бюджетним кодексом України доходи бюджету й бюджетних установ поділяються на доходи загального фонду та доходи спеціального фонду. Загальний фонд бюджету охоплює всі доходи бюджету, крім тих, що призначені для зарахування до спеціального фонду. На рівні бюджетних установ до доходів загального фонду належать кошти, які надходять із загального фонду бюджету для виконання бюджетними установами своїх основних функцій.

До доходів спеціального фонду бюджету належать власні надходження бюджетних установ. Спеціальний фонд бюджетної установи -- це кошти, які надходять із конкретною метою і використовуються на відповідні видатки за рахунок цих надходжень. Доходи спеціального фонду бюджетної установи складаються із власних надходжень бюджетних установ і доходів за іншими надходженнями спеціального фонду. Постановою Кабінету Міністрів України від 17.05.2002 № 659 затверджено Перелік власних надходжень бюджетних установ, вимоги щодо їх утворення та напрямки використання.

Власні надходження бюджетних установ -- це кошти, одержані бюджетними установами від надання послуг, виконання робіт, реалізації продукції чи здійснення іншої діяльності, з виконання окремих доручень, а також як гранти та дарунки (благодійні внески).

Власні надходження бюджетних установ поділяються на дві групи, кожна з яких формується за підгрупами.

1.Плата за послуги, що надаються бюджетними установами. Цю групу утворюють надходження від плати за послуги, що надаються бюджетними установами згідно із законами України та нормативно-правовими актами Кабінету Міністрів України. Вони мають постійний характер і обов'язково плануються в надходженнях бюджету. Група містить такі підгрупи.

1.1.Плата за послуги, що надаються бюджетними установами згідно з функціональними повноваженнями.

Сюди належать кошти бюджетних установ, що надійшли як плата за послуги, надання яких пов'язане з виконанням основних функцій і завдань бюджетної установи, наприклад плата за навчання у вищих навчальних закладах; плата за надання інформаційних, рекламних та поліграфічних послуг; вхідна плата до музеїв, виставок, картинних галерей, планетаріїв, заповідників; кошти, одержані установами ветеринарної медицини від проведення терапевтичних, хірургічних, акушерсько-гінекологічних, протиепізоотичних, санітарно-гігієнічних заходів; плата за медичне обслуговування осіб у спеціалізованих прийомних відділеннях закладів охорони здоров'я тощо.

1.2.Кошти, що отримуються бюджетними установами від господарської чи виробничої діяльності.

Сюди належать, наприклад, надходження від господарсько-виробничої діяльності допоміжних, навчально-допоміжних підприємств і господарств, що відповідають профілю роботи установи й передбачені положенням про цю установу; кошти, які одержуються згідно з договорами на виконання науково-дослідних, дослідно-конструкторських робіт та спеціальних робіт; кошти, що надійшли до установи від підприємств, організацій та фізичних осіб за виконану їхнім контингентом роботу (хворими, студентами та ін.) та від працевикористання спецконтингенту, а також за роботу в майстернях цих установ і залишаються в установах відповідно до законодавства; кошти установ соціального забезпечення, що надходять від діяльності допоміжних сільських господарств і лікувально-виробничих майстерень при будинках-інтернатах для старих та інвалідів, квартирна плата та плата за гуртожиток тощо.

1.3.Плата за оренду майна бюджетних установ.

Бюджетні установи отримують у повному обсязі орендну плату від експлуатації будівель і приміщень, основних засобів, що безпосередньо їм належать.

1.4.Кошти, що отримуються бюджетними установами від реалізації майна.

Сюди входять кошти бюджетних установ, отримані від реалізації необоротних активів (крім будівель і споруд) та інших матеріальних цінностей (зокрема списаних), за здані у вигляді брухту й відходів чорні, кольорові метали, дорогоцінні метали (зокрема відходи від використання фотоматеріалів і кіноплівки), дорогоцінне каміння в розмірах, що згідно із законодавством залишаються в бюджетної установи.

Надходження перших двох підгруп мають формуватися за видами, визначеними в переліках платних послуг, що затверджуються Кабінетом Міністрів України у відповідній галузі.

2.Інші джерела власних надходжень бюджетних установ.

Цю групу утворюють надходження бюджетних установ на виконання окремих доручень, а також гранти, дарунки (благодійні внески). Вони не мають постійного характеру та плануються у випадках, що попередньо обумовлені (або за вже укладеними угодами, зокрема міжнародними планами проведення централізованих заходів тощо).

Ця група містить такі підгрупи.

2.1.Гранти та дарунки.

До грантів належать фінансові ресурси, що надаються на безповоротній основі та спрямовуються на реалізацію цілей, визначених програмою надання гранту, проектом міжнародної технічної допомоги. Це дарунки, благодійні внески від спонсорів і меценатів, а також усілякі пожертви.

Порядок отримання гуманітарної допомоги та благодійних (добровільних) внесків і пожертвувань від юридичних і фізичних осіб регулюється Законом України «Про гуманітарну допомогу» від 22.10.99 № 1192 і Порядком отримання благодійних внесків і пожертв від юридичних і фізичних осіб бюджетними установа ми та закладами освіти, охорони здоров'я, культури, науки, спорту і фізичного виховання для потреб їх фінансування, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 4.08.2000 № 1122.

...