Облік у бюджетних установах

Аналітичний облік грошових документів, крім бланків трудових книжок, ведеться на картках ф. № 292а за їхніми видами або у книзі поточних рахунків і розрахунків ф. № 292.

Операції з руху грошових документів у касі оформлюються меморіальним ордером ф. № 274. Записи в меморіальному ордері здійснюються окремо за кожним видом грошових документів.

На субрахунках № 333, 334 обліковуються кошти, перераховані на поточні чи реєстраційні рахунки в останні дні місяця, які будуть зараховані в наступному місяці.

Питання для самоконтролю:

1.Види і порядок відкриття ти використання реєстраційних рахунків бюджетних установ в органах казначейства.

2.Охарактеризуйте форми безготівкових розрахунків бюджетних установ.

3.Дайте характеристику і наведіть приклади касових і фактичних видатків.

4.Особливості здійснення та порядок відображення в обліку касових операцій бюджетних установ.

5.Розкрийте порядок відображення на рахунках та в облікових регістрах операцій з іноземною валютою.

6.Назвіть види інших грошових коштів, рахунки для їх обліку та наведіть приклади операцій з ними.



Тема 7. Облік фінансово-розрахункових операцій

Лекція 2.Облік розрахунків з іншими дебіторами, кредиторами

Мета: розкрити принципи обліку готівки, грошових розрахунків.

План.

1. Облік розрахунків з іншими дебіторами та з іншими кредиторами.

2. Облік розрахунків в порядку планових платежів

1. Усі установи невиробничої сфери здійснюють розрахунки з постачальниками за товари та надані послуги шляхом безготівкової оплати по розрахунковим документам через установи банків або органи Державного казначейства. Працівники бухгалтерії повинні точно і своєчасно вести облік таких розрахунків, строго контролювати всі розрахункові операції, приймати заходи до прискорення розрахунків, повноти та своєчасності платежів, попереджати порушення розрахункової дисципліни.

Завданнями обліку розрахунків є:

*забезпечення правильності нарахування зарплати, стипендії своєчасність їх виплати;

*реєстрація в органах Держказначейства всіх зобов'язань (минулого і поточних бюджетних періодів) розпорядниками бюджетних коштів незалежно від планових призначень;

суворе дотримання строків погашення всіх видів заборгованості, зниження рівня заборгованості бюджетних зобов'язань минулих періодів недопущення її виникнення за зобов'язаннями поточного року;

своєчасне внесення змін до зареєстрованих в органах Держказначейства зобов'язань у зв'язку зі зміною умов договору (складання додаткових угод, розірвання договору);

*дотримання законності розрахунків;

*контроль за правильним і своєчасним отриманням та оприбуткуванням оплачених матеріальних цінностей.

На рахунках установи обліковуються оборотні активи установи у формі дебіторської заборгованості, тобто вимог установи до інших юридичних осіб щодо грошових коштів, а також товарів, робіт і послуг (далі -- товари) .

Усі господарські відносини установи з постачальниками товарів та іншими дебіторами оформляються договорами. Зазначимо, що бюджетні установи можуть брати зобов'язання тільки в межах бюджетних асигнувань, затверджених кошторисом (п. 5 ст. 51 БК). Договори, укладені без відповідних асигнувань, не вважаються бюджетними зобов'язаннями і не можуть бути оплачені.

Керівники установ, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями, мають право укладати договір на придбання товарів за рахунок коштів, передбачених кошторисами цих установ.

При складанні такого договору необхідно зазначити, що виконання зобов'язань, які випливають з його умов, покладається на третю особу, тобто централізовану бухгалтерію .

Згідно з Порядком № 100 бюджетні установи повинні реєструвати всі договори в книзі обліку асигнувань і прийнятих зобов'язань.

Розрахунки за товари з юридичними та фізичними особами (крім розрахунків з підзвітними особами) здійснюються після їх отримання .

Попередня оплата дозволяється тільки у випадках, установлених законодавством. Так, установи й організації, що утримуються за рахунок коштів бюджету, можуть здійснювати передоплату на строк не більше 3 місяців, одного місяця і до року тільки при закупівлі окремих видів товарів, визначених Постановою № 1404.

Щоб здійснити платежі з передоплати, бюджетні установи повинні подати до органів Держказначейства: * платіжні доручення; * підтвердні документи (договори, звіт про результати проведення процедури закупівлі тощо).

За умови проведення авансових платежів наступний платіж можливий тільки після подання розпорядником бюджетних коштів органам Держказначейства документу, що підтверджують отримання товарів за договором, на підставі якого була здійснена передоплата (п. 12.3 Порядку № 89).

Для обліку розрахунків з іншими дебіторами передбачений однойменний субрахунок 364 (Порядок № 114).

До вказаних розрахунків належать розрахунки: * з підприємствами, організаціями та фізичними особами шляхом попередньої оплати вартості

товарів, які установа отримає в майбутньому згідно з умовами договору, якщо інше не передбачене законодавством; з нарахування орендної плати, плати за користування гуртожитком студентами та учнями навчальних закладів. Відповідно до БК право установ на використання бюджетних коштів, передбачених у кошторисах поточного року, припиняється 31 грудня.

Перерахування дебіторської заборгованості до бюджету

На практиці бувають випадки, коли на початку нового бюджетного року на реєстраційний рахунок установи повертається дебіторська заборгованість (наприклад, згідно з актом КРУ, у зв'язку з неотриманням матеріальних цінностей). Ця заборгованість відображається по кредиту того субрахунку, де вона числилася. * Якщо ці суми заборгованості перераховувалися за рахунок коштів загального фонду, бюджетна установа повинна перерахувати їх до загального фонду відповідного бюджету за КБК доходів 24060300 „ інші надходження". Для штрафних санкцій застосовується код 21081100 „Адміністративні штрафи та інші санкції".

При цьому установі потрібно списати відповідну заборгованість за минулий бюджетний період.

У бухгалтерському обліку суми дебіторської заборгованості минулих років, що підлягають перерахуванню в дохід бюджету, відображаються записом: Дт 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом -- Кт 642 «інші розрахунки з бюджетом", а суми вже перерахованих коштів -- Дт 642 -- Кт 321 «Реєстраційні рахунки".

Результат здійснених операцій заноситься до ф. № 7 „Звіт про заборгованість бюджетних установ".

Якщо кошти перераховані зі спецфонду бюджету, вони повинні бути повернені на спеціальні реєстраційні рахунки установи відповідного бюджету.

При цьому до кошторису та плану асигнувань слід внести зміни (п. 47 Порядку 228). Зробити це потрібно, якщо е необхідність збільшити витрати спецфонду внаслідок перевищення надходжень до цього фонду з урахуванням залишків бюджетних коштів на початок року, не використаних у минулому році, порівняно з надходженнями, урахованими в бюджет на відповідний рік.

Дебіторська заборгованість минулих років, перерахована раніше за рахунок коштів спецфонду бюджету (якщо в поточному році асигнування за відповідним джерелом не передбачені), підлягає перерахуванню в дохід загального фонду бюджету за КБК доходів 24060300 «інші надходження .

Згідно з наказом № 68 аналітичний і синтетичний облік розрахунків за субрахунком 364 ведеться позиційним способом окремо за кожним дебітором у розр131 КЕКВ у м/о № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами ф. № 408 (бюджет) . Операції за розрахунками з іншими дебіторами, які здійснюються за рахунок коштів спецфонду, повинні вестися в окремих меморіальних ордерах.

Перерахування грошових коштів за передоплатою за товари постачальникам супроводжується записами в дебет субрахунка 364 і кредит кореспондентських субрахунків у графах 2, 5, 8 -- 14 по рядку кожного дебітора.

При отриманні матеріальних цінностей і послуг, оплачених бюджетного установою раніше, робиться запис у кредит субрахунка 364 і дебет кореспондентських рахунків у графах 2, 5, 16 -- 22 за позицією відповідного дебітора.

При придбанні необоротних активів і МШП одночасно робляться другі записи в рядках 24 -- 26.

У кінці місяці за кожним дебітором і КЕКВ виводиться залишок заборгованості.

Заборгованість на кінець звітного періоду визначається таким чином: залишок на початок року плюс обороти по дебету мінус обороти по кредиту. Таким же чином виводиться заборгованість у цілому по установі.

У кінці місяця сума оборотів за м/о № 4 відповідного кореспонденцією рахунків переноситься в книгу „Журнал-головна". На субрахунку 364 обліковуються розрахунки з іншими дебіторами. По дебету записується сума авансу, на суму отриманих цінностей або наданих послуг запис робиться в кредит 364 рахунку.

На субрахунку 675 ведуться розрахунки з іншими кредиторами. Сума отриманих матеріальних цінностей записується за кредитом, а перераховані кошти за відповідні матеріальні цінності та надані послуги записуються за дебетом.

При перерахуванні грошових коштів з поточних, реєстраційних рахунків за товарно-матеріальні цінності або надані послуги складається бухгалтерський запис:

ДтКт

364311,312 м/о №2,4

321,313,323

Оприбуткування вартості необоротних активів на суму без ПДВ:

ДтКт

104-109364,675 м/о №4,6

111-115 ,121-122

Фондуємо вартість основних засобів та необоротних активів (вартість без ПДВ):

ДтКт

801,802,811401 м/о №4,6

Оприбуткування вартості запасів на суму без ПДВ:

ДтКт

231-239364,675 м/о №4,6

221364,675 м/о №4,6

Фондуємо вартість МШП:

ДтКт

801,802,811411 м/о №4,6

На суму ПДВ складаємо бухгалтерський запис:

ДтКт

801,802,811,641364,675 м/о №4,6

Аналітичний облік розрахунків з дебіторами і кредиторами ведеться в накопичувальних відомостях - м/о №4,6.

Спочатку в відомість записуються залишки на початок місяця по субрахунку 364, 675, відповідно в дебіт або в кредит з даних м/о №4,6 за минулий місяць. Дані записуються операції по дебіту 364 або 675 за поточний місяць. Записи по кредиту субрахунків 364, 675 проводяться в окрему графу з вказівкою дебіту відповідного рахунку. Операції по фондуванню вартості основних засобів, МШП, інших необоротних активів записуються в окремі графи. Записи в м/о проводяться по кожному постачальнику і в кінці місяця визначаються залишки на кінець місяця по субрахунках 364, 675. Після визначення підсумків в цілому по м/о №4,6, визначається сума оборотів: Кт 364, 675 + другі записи.

Залишок за субрахунком 364 може бути як дебетовим, так і кредитовим. У ф. № і „Баланс" він відображається розгорнуто: * дебетове сальдо в активі у рядку 187 «Розрахунки за іншими операціями"; * кредитове сальдо в пасиві у рядку 429 «Розрахунки за іншими операціями".

Суми дебіторської заборгованості на кінець звітного періоду за нарахованими та неотриманими доходами за надані платні послуги відображаються також у ф. № 7д, № 7м «Звіт про заборгованість бюджетних установ» по рядку 010 «доходи» графи 5.

Крім того, у пояснювальній записці до квартального звіту указуються причини виникнення заборгованості. До неї також додаються Довідка про дебіторську заборгованість за загальним та спеціальним фондами і розшифровка простроченої дебіторської заборгованості . Суми дебіторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності (на підставі доповідної записки головного бухгалтера), згідно з п. 11.5 інструкції № 90 списуються з дозволу керівника установи на результат виконання кошторису за загальним або спеціальним фондом. Ця операція супроводжується такими бухгалтерськими проведеннями: * за коштами загального фонду: Дт 431 Кт 364;» за коштами спецфонду: Дт 432 -- Кт 364. Суми списаної де6іторської заборгованості у ф. № 7д, № 7м відображаються у графі 7 у розр131 КЕКВ тільки на квартальну дату. Списані суми заборгованості потрібно обліковувати на забалансовому рахунку 07 «Списані активи та зобов'язання» протягом 5 років. При цьому слід спостерігати за можливістю їх стягнення у разі зміни майнового стану боржника.

Розрахунки в порядку планових платежів бюджетні установи та організації застосовують за наявності постійних господарських зв'язків з різним суб'єктами підприємницької діяльності з поставками матеріальних цінностей та наданням послуг, щодо яких розрахунки проводяться не за кожною операцією за окремою угодою відвантаження (відпуском товарів чи наданням послуг), а періодичним перерахуванням коштів у терміни і в розмірах, наперед обумовлених сторонами. Здебільшого за допомогою форми розрахунків у порядку планових платежів проводяться розрахунки з продовольчими базами за продукти харчування, з госпрозрахунковими аптеками за медикаменти, з організаціями громадського харчування учнів, з автопідприємствами за послуги автотранспорту.

Суми кожного планового платежу та строки перерахування сторони встановлюють на поточний місяць (квартал), виходячи з періодичності платежів і обсягів поставок чи закупівель, надання послуг за договорами, угодами або фактичної поставки за минулий місяць.

У платіжному дорученні за плановими платежами установа-платник у стовпці „Призначення платежу" неодмінно ставить напис „Плановий платіж згідно з договором, номером договору та датою договору", а також термін платежу й цільове призначення перерахованих сум.

Щомісячно постачальник і бухгалтерія платника уточнюють стан розрахунків відповідно до вартості фактично отриманих матеріальних цінностей чи наданих послуг і здійснюють перерахунок та відповідний платіж у порядку, обумовленому в договорі чи угоді. Звірка розрахунків оформлюється актом і забезпечує відповідність перерахованих плановими платежами сум вартості отриманих товарів чи наданих послуг, запобігає порушенням платіжної та фінансової дисципліни.

Для обліку розрахунків із постачальниками в порядку планових платежів передбачено активно-пасивний субрахунок № 361 „Розрахунки в порядку планових платежів ". Установа перераховує постачальникам плановий аванс, супроводжуючи цю операцію записами в дебет субрахунку № 361 „Розрахунки в порядку планових платежів" та кредит субрахунків з обліку грошових коштів на поточних, реєстраційних рахунках.

Отримання продуктів харчування, медикаментів і перев'язувальних засобів від постачальників супроводжується записами у кредит субрахунку № 361 „Розрахунки у порядку планових платежів" у кореспонденції з дебетом субрахунків № 223, 233, 331,801,802.

Аналітичний облік розрахунків за субрахунком № 361 здійснюється в накопичувальній відомості ф. № 408 (меморіальний ордер № 7). Облік ведеться окремо за кожним постачальником, для якого відводиться необхідна кількість рядків з метою відображення операцій протягом місяця за кодами економічної класифікації видатків. Операції, виконувані за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері. Записи до меморіального ордеру здійснюються за кожним документом (платіжним дорученням, рахунком) у міру здійснення операції. Залишок на кінець місяця за субрахунком № 361 обчислюється як загальний, так і за кожним постачальником зокрема згідно з кодами економічної класифікації видатків.

Облік розрахунків з постачальниками в порядку планових платежів може вестися на картах ф. № 292а або у книгах ф. № 292.

Механізм списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув з бухгалтерського обліку бюджетних установ регулюється Порядком списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності, якої минув, затвердженим Наказом Державного казначейства України від 08.05.2001 № 122 та від 29.01.2002 № 14.

Списання за загальним і спеціальним фондами державного бюджету кредиторської заборгованості бюджетних установ (крім власних надходжень),строк позовної давності якої минув яка е наслідком діяльності установи, здійснюється поквартально.

Строк позовної давності згідно зі статтею 71 Цивільного Кодексу Української РСР становить три роки.

Визначення кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка е безнадійною для погашення, проводиться окремо створеною комісією, затвердженою наказом керівника установи, або щорічною інвентаризаційною комісією за допомогою інвентаризації розрахунків.

До складу інвентаризаційної комісії неодмінно включається головний бухгалтер або його заступник та працівник бухгалтерії, до функціональних обов'язків якого входить ведення обліку розрахунків.

За результатами інвентаризації розрахунків складається акт довільної форми, в якому зазначаються сума кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка є безнадійною до погашення, назва й адреса кредитора, дата та причини виникнення заборгованості, а також заходи, що застосовувалися для її ліквідації.

Після затвердження керівником установи акт передається за відомчою підпорядкованістю установі вищого рівня для прийняття рішення щодо доцільності списання. Для установ, що мають подвійну підпорядкованість, таке рішення приймається установою вищого рівня, яка затверджує кошторис доходів та видатків.

Установа вищого рівня розглядає подані акти інвентаризації та в разі прийняття відповідного рішення видає наказ про списання з обліку підвідомчої установи кредиторської заборгованості та загальним і спеціальним фондами державного бюджету (крім власних надходжень), строк позовної давності якої минув.

Списання простроченої кредиторської заборгованості бюджетними установами за власними надходженнями здійснюються в такому самому порядку, але рішення про списання приймає керівник установи самостійно, а до відома установи вищого рівня подається інформація про проведення такого списання.

У бухгалтерському обліку списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, відображається такою кореспонденцією субрахунків: за коштами загального фонду:

Дебет субрахунку № 675Кредит субрахунку № 431

за коштами спеціального фонду:

Дебет субрахунку №675Кредит субрахунку № 432

Згідно із зазначеним порядком підлягають списанню й суми депонентської заборгованості, строк позовної давності якої минув. В обліку операції зі списання депонентської заборгованості, строк позовної давності якої минув, відображаються за дебетом субрахунків № 431 (за загальним фондом) і № 432 (за спеціальним фондом).

Порядок зарахування сум дебіторської заборгованості такий.

Дебіторська заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, списується за рішенням керівника установи на зміни результату виконання кошторису доходів і видатків за минулий рік.

У разі списання дебіторської заборгованості, яка виникла під час виконання кошторису доходів і видатків за загальним фондом, проводиться бухгалтерський запис:

Дебет субрахунку №431Кредит субрахунку № 364 103

У разі списання дебіторської заборгованості, яка виникла під час виконання кошторису доходів і видатків за спеціальним фондом, виконується запис:

Дебет субрахунку № 432Кредит субрахунку № 364

Списання боргу внаслідок неплатоспроможності боржника не є підставою для скасування заборгованості.

Дебіторська заборгованість термін позовної давності якої минув, одночасно зі списанням на результат фінансової діяльності установи відноситься на позабалансовий рахунок 07 „Списані активи та зобов'язання" класу 0 розділу II „Позабалансові рахунки" й обліковується на цьому рахунку протягом п'яти років з моменту списання для нагляду за можливістю й стягнення, якщо стануться зміни майнового стану неплатоспроможних дебіторів.

У разі застосування ЕОМ контроль за станом дебіторсько-кредиторської заборгованості за всіма розрахунковими субрахунками (№ 361, 362, 363, 364, 671, 675) здійснюється на підставі машинограми „Сальдова відомість фінансово-розрахункових операцій". Відомість містить дані про залишки на кожному аналітичному рахунку в межах субрахунку, за кожним субрахунком у цілому і є основою для складання місячної та квартальної звітності про заборгованість бюджетних установ.

2.Зазначену форму розрахунків бюджетні установи та організації застосовують за наявності постійних господарських зв'язків з різними суб'єктами підприємницької діяльності за поставками матеріальних цінностей та наданням послуг, щодо яких розрахунки проводяться не за кожною операцією за окремою угодою відвантаження (відпуском товарів чи наданням послуг), а періодичним перерахуванням коштів у терміни і в розмірах, наперед обумовлених сторонами. Здебільшого за допомогою форми розрахунків у порядку планових платежів проводяться розрахунки з продовольчими базами за продукти харчування, з госпрозрахунковими аптеками за медикаменти, з організаціями громадського харчування за талони на харчування учнів, з автопідприємствами за послуги автотранспорту.

Суми кожного планового платежу та строки перерахування сторони встановлюють на поточний місяць (квартал), виходячи з періодичності платежів і обсягів поставок чи закупівель, надання послуг за договорами, угодами або фактичної поставки за минулий місяць.

У платіжному дорученні за плановими платежами установа-платник у стовпці «Призначення платежу» неодмінно ставить напис «Плановий платіж згідно з договором, номером договору та датою договору», а також термін платежу й цільове призначення перерахованих сум.

Щомісячно постачальник і бухгалтерія платника уточнюють стан розрахунків відповідно до вартості фактично отриманих матеріальних цінностей чи наданих послуг і здійснюють перерахунок та відповідний платіж у порядку, обумовленому в договорі чи угоді. Звірка розрахунків оформлюється актом і забезпечує відповідність перерахованих плановими платежами сум вартості отриманих товарів чи наданих послуг, запобігає порушенням платіжної та фінансової дисципліни.

Для обліку розрахунків із постачальниками в порядку планових платежів передбачено активно-пасивний субрахунок № 361 «Розрахунки в порядку планових платежів». Установа перераховує постачальникам плановий аванс, супроводжуючи цю операцію записами в дебет субрахунка № 361 «Розрахунки в порядку планових платежів» та кредит субрахунків з обліку грошових коштів на поточних, реєстраційних рахунках.

Отримання продуктів харчування, медикаментів і перев'язувальних засобів від постачальників супроводжується записами у кредит субрахунка № 361 «Розрахунки в порядку планових платежів» у кореспонденції з дебетом субрахунків № 232, 233, 331, 801, 802.

Аналітичний облік розрахунків за субрахунком № 361 здійснюється в накопичувальній відомості ф. № 408 (меморіальний ордер № 7). Облік ведеться окремо за кожним постачальником, для якого відводиться необхідна кількість рядків з метою відображення операцій протягом місяця за кодами економічної класифікації видатків. Операції, виконувані за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері. Записи до меморіального ордеру здійснюються за кожним документом (платіжним дорученням, рахунком) у міру здійснення операції. Залишок на кінець місяця за субрахунком № 361 обчислюється як загальний, так і за кожним постачальником зокрема згідно з кодами економічної класифікації видатків.

Облік розрахунків з постачальниками в порядку планових платежів може вестися на картках ф. № 272а або у книгах ф. № 292.

Питання для самоконтролю:

Назвіть види платежів у бюджет, які сплачують бюджетні установи, та поясніть порядок їх визначення.

Організація та облік розрахунків у порядку планових платежів.

Дайте характеристику зобов'язань та фінансових зобов'язань розпорядників коштів, розкрийте порядок їх обліку.

Як проводиться інвентаризація стану розрахунків та списуються суми простроченої заборгованості?

Тема 8. Облік фінансово-розрахункових операцій

Лекція 3. Облік розрахунків з підзвітними особами.

Мета: розкрити принципи обліку готівки, грошових розрахунків, обліку дебіторської заборгованості.

План.

1. Службові відрядження та документальне їх оформлення.

2. Порядок та строки видачі авансу підзвітним особам, затвердження авансових звітів.

3. Порядок відшкодування витрат зі службових відряджень.

4. Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами.

1. Службове відрядження - поїздка працівника за розпорядженням керівника до іншого населеного пункту на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

Направлення у відрядження здійснюється керівником або його заступником і оформлюється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви установи, куди відряджений працівник, термін і мету відрядження.

Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів. Установа, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження у спеціальному журналі та видається посвідчення про відрядження.

У журналі реєстрації посвідчень про відрядження вказують: прізвище, ініціали працівника, якого направляють у відрядження, місце відрядження, дату і номер наказу (розпорядження), дату й номер посвідчення про відрядження, дату вибуття та прибуття з відрядження.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день вибуття та прибуття проставляються в кожному пункті.

По поверненню із відрядження в 3-денний термін підзвітні особи повинні подати до бухгалтерії звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, разом з посвідченням про відрядження та оригіналами документів, що підтверджують витрати у відрядженні.

2.Відрядженому працівнику перед направленням у відрядження видається грошовий аванс. Аванси підзвіт видаються особам, які постійно працюють в установі на підставі письмової заяви працівника та наказу по установі а також за умови отримання грошових коштів з поточних, реєстраційних рахунків, відкритих в установах банку чи органах Державного казначейства(при розрахунках готівкою з каси установи).

Аванси видаються при умові відсутності заборгованості за попередній аванс на обмежений термін, на певні цілі та в розмірі, що відповідає необхідній потребі. Аванси на відрядження визначаються розрахунковим шляхом, виходячи з вартості проїзду до місця відрядження та назад; вартості проживання в готелі; добових; оплати за бронювання місця в готелі та придбання проїзних документів; користування комплектом постільних речей і інші додаткові послуги, що можуть надаватися в готелі.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана подати до бухгалтерії установи звіт про використані кошти, надані на відрядження або під звіт. Звіт подається до закінчення третього банківського дня, що настає за днем закінчення відрядження. До звіту додається посвідчення про відрядження з відмітками у всіх пунктах призначення, проїзні документи, документи за проживання в готелі та інші, які підтверджують проведені витрати у відрядженні.

Звіти складаються підзвітними особами на підставі оригіналів документів, що підтверджують проведені витрати.

Звіти перевіряються бухгалтером або головним бухгалтером установи та затверджуються керівником установи.

Невикористані підзвітні суми повертаються в касу та зараховуються на поточний, реєстраційний рахунок .

Підзвітною особою до авансового звіту по службовому відрядженню додаються посвідчення про відрядження з відміткою у всіх пунктах призначення, проїзні документи, документи за проживання в готелі.

Відрядженому працівнику перед направленням у відрядження видається грошовий аванс. Аванси підзвіт видаються особам, які постійно працюють в установі на підставі письмової заяви працівника та наказу по установі а також за умови отримання грошових коштів з поточних, реєстраційних рахунків, відкритих в установах банку чи органах Державного казначейства(при розрахунках готівкою з каси установи).

Аванси видаються при умові відсутності заборгованості за попередній аванс на обмежений термін, на певні цілі та в розмірі, що відповідає необхідній потребі. Аванси на відрядження визначаються розрахунковим шляхом, виходячи з вартості проїзду до місця відрядження та назад; вартості проживання в готелі; добових; оплати за бронювання місця в готелі та придбання проїзних документів; користування комплектом постільних речей і інші додаткові послуги, що можуть надаватися в готелі.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана подати до бухгалтерії установи звіт про використані кошти, надані на відрядження або під звіт. Звіт подається до закінчення третього банківського дня, що настає за днем закінчення відрядження. До звіту додається посвідчення про відрядження з відмітками у всіх пунктах призначення, проїзні документи, документи за проживання в готелі та інші, які підтверджують проведені витрати у відрядженні.

Звіти складаються підзвітними особами на підставі оригіналів документів, що підтверджують проведені витрати.

Звіти перевіряються бухгалтером або головним бухгалтером установи та затверджуються керівником установи.

Невикористані підзвітні суми повертаються в касу та зараховуються на поточний, реєстраційний рахунок .

Підзвітною особою до авансового звіту по службовому відрядженню додаються посвідчення про відрядження з відміткою у всіх пунктах призначення, проїзні документи, документи за проживання в готелі.

3.При наявності документів в оригіналі у працівнику, що їде у відрядження відшкодовуються витрати: добові:

-за кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663 із змінами.(35 грн.),

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядженні й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дня

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Якщо відсутні відмітки в посвідчені про відрядження, то добові не виплачуються.

Підприємство за наявності підтверджуючих документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором. Для працівників бюджетних установ встановлено граничний розмір фактичних витрат на наймання житлового приміщення (до 250грн.).

Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50% його вартості за одну добу згідно з поданими підтвердними документами в оригіналі.

Витрати на наймання житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, також відшкодовуються відрядженому працівникові.

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі)з урахуванням інших витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений, або до місця перебування у відрядженні відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого з керівником.

Відрядженому працівникові понад установлені норми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах , наймання житлового приміщення, згідно з підтвердними документами в оригіналі.

У разі тимчасової непрацездатності працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і сплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

4.Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активно-пасивному субрахунку 362 "Розрахунки з підзвітними особами".

На суми, видані з каси під звіт на відрядження або господарські витрати складається бухгалтерський запис:

ДтКт

362301 м/о№1,8

107

При перерахуванні грошових коштів на пластикові платіжні картки працівникам установи:

ДтКт

362311,312,321,313-316,323 м/о№2,3,8

На суму проведених витрат по службовому відрядженню за рахунок коштів загального та спеціального фондів складається бухгалтерський запис:

ДтКт

801,802362 м/о№8

811-813

При придбанні через підзвітних осіб за рахунок коштів загального та спеціального фондів кошторису:

1.Матеріалів (вартість без ПДВ):

ДтКт

231-234362 м/о№8

238

МШП (вартість без ПДВ):

ДтКт

221 362м/о №8

2.Фондується вартість придбаних МШП (вартість без ПДВ):

ДтКт

801,802411 (за рахунок коштів загального фонду) м/о №8

811-813411 (за рахунок коштів спеціального фонду) м/о №8

На суму ПДВ: ДтКт

801,802 362 (за рахунок коштів загального фонду) м/о №8

За рахунок коштів спеціального фонду кошторису:

- якщо ПДВ включено до податкового кредиту:

ДтКт

641362 м/о №8

- якщо ПДВ не включено до податкового кредиту:

ДтКт

811-813362 м/о №8

5. Необоротні матеріальні активи(вартістю без ПДВ):

ДтКт

112-114362 м/о №8

Фондується вартість придбаних необоротних матеріальних активів(вартість без ПДВ):

ДтКт

801,802401 за рахунок коштів загального фонду м/о №8

811-813401 за рахунок коштів спеціального фонду м/о №8

На суму ПДВ: ДтКт

801,802 362 за рахунок коштів загального фонду м/о №8

За рахунок коштів спеціального фонду кошторису:

- якщо ПДВ включено до податкового кредиту:

ДтКт

641362 м/о №8

- якщо ПДВ не включено до податкового кредиту:

ДтКт

811-813362 м/о №8

Перевитрати згідно звіту про використання коштів наданих на відрядження або підзвіт повинні видаватись з каси установи:

ДтКт

362301 м/о №1,8, або перераховуватись на картки працівникам :

ДтКт

362311,312,

321,313-316, м/о №8,2,3

323

Залишок невикористаного авансу підзвітною особою повертається до каси:

ДтКт

301362 м/о №1,8 або утримується із заробітної плати:

ДтКт

661362 м/о №5,8

Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами здійснюється за субрахунком 362 в книзі "Журнал-головна".

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами - меморіальному ордері №8 форма 386 (бюджет).

Накопичувальна відомість за субрахунком 362 "Розрахунки з підзвітними особами" складається щомісячно позиційним способом.

Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері за такою ж формою.

Операції з видачі грошових коштів під звіт і відшкодування перевитрат супроводжується записами за дебетом субрахунку 362 "Розрахунки з підзвітними особами". Дані про невикористані та повернені підзвітною особою до каси бюджетної установи авансові суми, а також про витрачені суми авансу та затверджені суми витрат відповідно до авансового звіту, записуються за кредитом субрахунку 362.

Другі записи здійснюються у випадках придбання підзвітними особами необоротних активів, малоцінних та швидкозношуваних предметів.

"Залишок на кінець місяця" за субрахунком 362" розраховується загальний та спеціальний окремо за кожною підзвітною особою .

При визначені "Суми оборотів за меморіальним ордером" виключають суми операцій з руху коштів у касі установи. Сума оборотів визначається так: Кт 362 + другі записи.

"Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна".

Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.

Питання для самоконтролю:

1.Особливості оплати витрат на відрядження та їх обліку в бюджетних установах.

2.Облік підзвітних сум і розрахунків у підзвітними особами в бюджетних установах.

3.Порядок визначення сум відшкодування за відсутні (знищені, зіпсовані) цінності та їх відображення в обліку.

Тема 9. Облік розрахунків із заробітної плати, страхування і стипендій

Лекція 1. Праця й заробітна плата в бюджетних установах

Основні терміни і поняття:

Праця, заробітна плата, грошове забезпечення, табельний облік, штатний розпис, фонд заробітної плати, основна заробітна плата, додаткова заробітна плата, штатно-окладна форма оплати праці, почасова форма оплати праці, схеми посадових окладів, тарифна система, ранги та категорії, середня заробітна плата, тарифікація, компенсаційні та заохочувальні виплати, нормування робочого часу, сумісництво, суміщення професій і посад, доплати, надбавки, премії, утримання з заробітної плати, страховик, страхувальник, страховий випадок, стипендіальний фонд, фонд соціального захисту студентів.

Мета: розкрити загальні положення обліку розрахунків з персоналом, обліку робочого часу, та розрахунків із заробітної плати.

План.

1. Праця й заробітна плата в бюджетних установах і завдання їх обліку. 2.Оперативний облік персоналу.

3.Облік використання робочого часу і виробітку. Форми та системи оплати праці.

1.Конституція України гарантує кожному громадянину право на працю, що передбачає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку вільно погоджується.

У бюджетних установах, як і в госпрозрахункових підприємствах і організаціях, праця виступає як цілеспрямована діяльність людей і є основним джерелом задоволення матеріальних і духовних потреб громадян. На відміну від працівників матеріального виробництва, діяльність яких спрямована на перетворення деякої природної речовини (процес їхньої праці являє собою обмін енергією між природою і людиною), працівники бюджетних установ мають предметом свого впливу або людину, або суспільство в цілому. Так, праця лікаря і вчителя спрямована безпосередньо на людину, а праця державного службовця -- на суспільство в цілому. У процесі праці працівників бюджетних установ надаються різні нематеріальні блага для задоволення потреб членів суспільства. Контроль за мірою праці та мірою споживання здійснюється за допомогою заробітної плати.

Видатки на заробітну плату мають найбільшу питому вагу в кошторисах бюджетних установ і сягають 70--80 % загальних видатків. Але заробітна плата працівників невиробничої сфери є однією з найнижчих серед галузей народного господарства. Останніми роками здійснено низку заходів, спрямованих на підвищення заробітної плати працівникам бюджетних установ. Законом України «Про Державний бюджет України на 2003 рік» передбачено, що видатки на заробітну плату працівників бюджетних установ є захищеною статтею бюджету.

Заплановані та здійснені Урядом заходи зумовлюють потребу підвищення ефективності використання бюджетних коштів на оплату праці. Ось чому правильна організація обліку заробітної плати набуває державного значення. Бухгалтерський облік має забезпечувати:

контроль за дотриманням штатного розпису та фонду заробітної плати;

контроль за використанням робочого часу;

своєчасне й достовірне нарахування заробітної плати та соціальної допомоги;

контроль за використанням виділених на заробітну плату коштів загального і спеціального фондів;

забезпечення споживачів інформацією про працю й заробітну плату.

2.Право на працю в бюджетних установах громадяни реалізують укладанням трудового договору або трудового контракту, який є однією з форм трудового договору. Практикується також прийом на роботу за конкурсом. Чисельність працівників бюджетних установ визначається штатним розписом (табл. 4.1). Штати -- це перелік і кількість посад, затверджених вищою організацією. Для масових установ (шкіл, шкіл-інтернатів, дитячих дошкільних закладів, бібліотек, лікарень тощо) залежно від обсягу їхньої роботи встановлено типові штати. Так, типові штати загальноосвітніх шкіл встановлюються залежно від кількості класів і типу шкіл, а вищих навчальних закладів -- відповідно до штатних нормативів і видів цих закладів.

Таблиця 4.1 - Штат у кількості 118,8 штатних одиниць з місячним фондом заробітної плати двадцять вісім тисяч вісімсот сорок шість грн 35 коп. ШТАТНИЙ РОЗПИС НА 2002 РІК Заступник державного секретаря

№ з/п	Назва посади	Кількість штатних одиниць	Посадовий оклад	Надбавка за високі досягнення у праці	Доплати, грн	Фонд зарплати за місяць, грн	Фонд зарплати за рік, грн
				%	грн	за шкідливі умови	за нічні	--
1	Загальний фонд
1.1	ПЕРСОНАЛ, ЗА УМОВАМИ ОПЛАТИ ПРАЦІ ВІДНЕСЕНИЙ ДО ПЕДПРАЦІВНИКІВ
1	Директор	1	253	15	38,00	--	--	--	291,00	3492,00
2	Заст. директора з навчальної роботи	1	230	15	34,50	--	--	--	264,50	3174,00
3	Зав. денним відділенням	1	196	--	--	--	--	--	196	2352,00
4	Зав. заочним відділенням	1	196	--	--	--	--	--	196	2352,00
5	Зав. лабораторією комп'ютерної техніки	1	196	--	--	--	--	--	196	2352,00
6	Методист	1	161,00	--	--	--	--	--	161,00	1932,00
Усього	6	1232	Х	72,50	Х	Х	Х	1304,5	15 654,00
	1.2	СПЕЦІАЛІСТИ
	1	Заст. директора з АГР	1	215	15	32,25	--	--	--	247,25	2967,00
	2	Головний бухгалтер	1	228	15	34,20	--	--	--	262,20	3146,40
	3	Бухгалтер	1	167	15	25,00	--	--	--	192,00	2304,00
	4	Зав. бібліотекою	1	167	--	--	--	--	--	167,00	2004,00
5	Касир	1	144	15	21,60	--	--	--	165,60	1987,20
6	Секретар денного відділення	1	138	--	--	--	--	--	138,00	1656,00
7	Секретар заочного відділення	1	138	--	--	--	--	--	138,00	1656,00
8	Секретар-друкарка	1	144	--	--	--	--	--	144,00	1728,00
9	Інспектор відділу кадрів	0,5	144	--	--	--	--	--	72,00	864,00
Усього	8,5	1485	X	113,05	X	X	X	1526,05	18312,60
1.3	РОБІТНИКИ
1	Прибиральниця приміщень	4	136	--	--	13,60	--	--	598,40	7180,80
2	Вахтери	4	136	--	--	--	5,78	--	567,12	6805,44
3	Двірник	1	136	--	--	--	--	--	136	1632,00
4	Слюсар-теплотехнік	0,5	68	--	--	--	--	--	68,00	816,00
5	Слюсар-сантехнік	0,5	68	--	--	--	--	--	68,00	816,00
6	Електрик	0,5	68	--	--	--	--	--	68,00	816,00
7	Столяр	1	136	--	--	--	--	--	136	1632,00
Усього	11,5	748	X	--	13,60	5,78	X	1641,52	19698,24
Разом	26	X	X	185,55	13,60	5,78	X	4472,07	53664,84
1.4	Викладачі	27	--	--	--	--	--	--	5687,47	68249,64
Крім того:
-- щомісячна надбавка за вислугу років (50 % норми з 01.01.01 по 01.09.02)	838	6704
-- допомога на оздоровлення (40 % норми з 01.01.02 по 01.09.02)		2768
-- нерозподілені кошти для виплати надбавки за вислугу років, допомоги на оздоровлення, грошової винагороди за сумлінну працю з 01.09.02 у повному обсязі		14123,52
Разом за загальним фондом	53	--	--	--	--	--	--	10 997,54	145 510
2	Спеціальний фонд								Платне навчання
	УСЬОГО ПО НАВЧАЛЬНОМУ ЗАКЛАДУ НА РІК 118,8	28846,35	360 510

Залежно від виконуваних функцій чи сфер застосування праці персонал бюджетних установ поділяється так:

основні працівники, на яких покладено виконання головних функцій, закріплених за відповідною установою в загальній системі поділу праці (педагогічний персонал, професорсько-викладацький склад, наукові працівники, лікарі);

допоміжно-технічний персонал, завдання якого -- обслуговувати основних працівників у виконанні покладених на них функцій (середній медичний персонал, навчально-допоміжний та інший персонал);

адміністративно-господарський і молодший обслуговуючий персонал (забезпечення узгодженості робіт між структурними підрозділами, створення умов праці, утримання приміщень і т. ін.).

Працівники, які обіймають посади в державних органах та їхньому апараті, згідно з Законом України «Про державну службу» від 16.12.93 є державними службовцями. Під час прийняття на роботу вони складають присягу, і їм присвоюється відповідний ранг у межах категорії (табл. 4.2). Ранги, які відповідають посадам першої категорії, присвоює Президент України, а другої -- Кабінет Міністрів України. Прийняття на державну службу на посади третьої--сьомої категорій здійснюється на конкурсній основі, при цьому ранги, які відповідають цим категоріям, присвоює керівник державного органу, у системі якого працює державний службовець.

Персонал військових формувань поділяється на військово- службовців і цивільних працівників. Перші перебувають на військовій службі. Згідно зі статтею 2 Закону України від 25.03.92 № 2333-ХІІ «Про загальний військовий обов'язок і військову службу» встановлюються такі види військової служби:

- строкова військова служба;

- військова служба за контрактом солдатів, матросів, сержантів і старшин;

- військова служба за контрактом прапорщиків і мічманів;

- військова служба (навчання) за контрактом курсантів (слухачів) вищих військових навчальних закладів, а також вищих навчальних закладів, які мають кафедри військової підготовки, відділення військової підготовки, інститути військової підготовки з програмами підготовки на посади осіб офіцерського складу;

- військова підготовка за контрактом осіб офіцерського складу;

- кадрова військова служба осіб офіцерського складу, зарахованих до Збройних сил України та інших військових формувань до впровадження військової служби за контрактом.

Таблиця 4.2 - РАНЖУВАННЯ РАНГІВ ЗГІДНО З КАТЕГОРІЄЮ ДЕРЖАВНИХ СЛУЖБОВЦІВ

Категорія	Ранг
Перша	1
	2
	3
	3
Друга	4
	5
	5
Третя	6
	7
	7
Четверта	8
	9
	9
П'ята	10
	11
	11
Шоста	12
	13
	13
Сьома	14
	15

Оскільки бюджетні установи -- це різні за призначенням органи, то вельми різноманітним є склад їхніх працівників за професіями (лікар, учитель, медсестра, інженер і т. ін.) і спеціальностями (хірург, терапевт, фізик і т. ін.). У бюджетних установах налічується близько 100 основних професій, які, у свою чергу, охоплюють від 50 до 75 найменувань спеціальностей.

Загальна чисельність працівників бюджетної установи називається обліковою чисельністю, або штатним (обліковим) складом. Для виконання окремих робіт на короткий час можуть залучатися особи, які не перебувають у штаті установи і працюють за трудовою угодою; такі працівники належать до нештатного (необлікового) складу.

Оперативний облік персоналу веде відділ кадрів на бланках типових форм. Прийом на роботу, переміщення, надання відпустки, звільнення оформляються відповідними документами -- передусім наказами про прийняття, звільнення чи переведення на іншу посаду, роботу, а також запискою-розрахунком про надання відпустки.

Первинні документи використовує не тільки відділ кадрів для ведення особових карток працівників, а й інші відділи та служби. Наприклад, у бухгалтерії на підставі копій наказів відкриваються картки-довідки ф. № 417 або особові рахунки на кожного працівника, прийнятого на роботу, його прізвище заноситься в табель. На керівних, наукових та інженерно-технічних працівників додатково оформляється особовий листок з обліку кадрів, а на наукових працівників крім цих двох документів заповнюється й облікова картка наукового працівника. На військовослужбовців, прийнятих на службу, у бухгалтерії (фінансовій частині) відкривається картка особового складу військовослужбовця.

Уперше прийнятому на роботу на строк понад п'ять днів видається трудова книжка, присвоюється табельний номер, який наводиться в усіх документах з обліку заробітної плати. У разі переведення працівника на іншу роботу чи звільнення його табельний номер, як правило, не присвоюється іншому працівникові протягом 1--2 років. За даними карток і первинних документів, якими оформляється рух персоналу, в установі організується статистичний облік чисельності та складу працівників.

Оперативний облік руху персоналу має забезпечувати своєчасне комплектування всіх підрозділів, а також дотримання штатної дисципліни.

3.У зміцнені трудової дисципліни та підвищенні продуктивності праці важливу роль відіграють контроль своєчасності виходів на роботу, облік відпрацьованого часу та часу залишення роботи.

Основним джерелом інформації про використання робочого часу в бюджетних установах є дані табельного обліку. У разі потреби проводять «фотографії» робочого дня, хронометражні спостереження та інші заходи одночасного обстежування.

Табельний облік має забезпечувати контроль за своєчасним виходом на роботу й часом залишення роботи, виявлення причин запізнення і невиходів на роботу, отримання даних про фактично відпрацьований час кожним працівником.

Дані табельного обліку наводять у табелі відпрацьованого робочого часу й підрахунку заробітку (ф. № Т-13). Табель являє собою іменний список працівників структурного підрозділу (відділення, відділ, кафедра) або установи в цілому, і його веде в алфавітному порядку особа, яку призначає керівник установи.

Облік виходів на роботу й часу залишення її в табелі може вестись двома способами:

відмічанням усіх, хто вийшов, не вийшов на роботу, а також запізнень, понаднормованих годин і т. ін.;

реєстрацією лише відхилень від нормального використання робочого часу (невиходів, запізнень, понаднормованих робі...