Облік у бюджетних установах

Така форма безготівкових розрахунків, як вимога-доручення застосовується через органи Державного казначейства в разі примусового списання (стягнення) коштів із реєстраційних чи спеціальних реєстраційних рахунків розпорядників, одержувачів та рахунків інших клієнтів лише у випадках, установлених законами України та за рішеннями суду.

Порядок примусового списання коштів з рахунків установ і організацій, відкритих в органах Державного казначейства, затверджено Наказом ДКУ від 5.10.2001 № 175. Примусове списання (стягнення) коштів з рахунків, які відкрито на ім'я органів Державного казначейства в установах Національного банку України та комерційних банків, здійснюється в порядку, визначеному Постановою Правління Національного банку України від 27.12.99 № 621 «Про затвердження Інструкції про міжбанківської розрахунки в Україні» та Інструкцією про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті від 29.03.2001 № 135.

Платіжна вимога-- розрахунковий документ, що містить вимогу стягувача або (у разі договірного списання) отримувача до банку, що обслуговує платника, здійснити без погодження з платником переказ визначеної суми коштів із рахунка платника на рахунок отримувача.

Платіжна вимога та супровідні документи становлять єдине ціле. Розпорядження про примусове стягнення оформляється на бланку платіжної вимоги за правилами заповнення реквізитів розрахункових документів, затверджених Національним банком України (табл. 3.2).

У рядку «Платник» зазначається назва установи-боржника.

У полі «Рахунок №» -- номер реєстраційного, спеціального реєстраційного або рахунка іншого клієнта.

У рядку «Банк платника» -- назва органу Державного казначейства, в якому відкрито реєстраційний, спеціальний реєстраційний рахунок або рахунок іншого клієнта.

У рядку «Призначення платежу» міститься інформація, яку стягувач вносить залежно від конкретного випадку примусового списання коштів.

Таблиця 3.2

Платіжне вимога-доручення № 874 від 17 червня 2002 р.	0410002
	Одержано банком «__» ____________ 200__ р.
ПЛАТНИК Київський інститут ендокринології
Код	02070884
Банк платника	Код банку	ДЕБЕТ рах. №	СУМА
УДК у м. Києві	820019	392150304103	19136,18
Одержувач АК «КИЇВЕНЕРГО»
Код
Банк одержувача	00131305	Код банку	КРЕДИТ рах. №
АБ «Енергобанк» м. Києва	300272	26005359502
Призначення платежу: Електроенергія за договором № 420 від 03.04.2001
О/рах. № 874.
Плата за електроенергію на підставі показів приладів обліку за другу половину червня 2002 року	15 946,82 грн
ПДВ 20 %	3189,36 грн
Разом до сплати:	19 136,18 грн
Тарифи розраховано відповідно до Постанови НКРЕ від 22.11.99 № 1418.
Підпис одержувача ______________
М. П.
		ДЕБЕТ рах. №	СУМА ДО СПЛАТИ
Сума до сплати словами	392150304103	19136,18
Дев'ятнадцять тисяч сто тридцять шість грн вісімнадцять коп.	КРЕДИТ рах. №
		26005359502
Підпис ______________	Проведено банком
М. П.		«__» _____________ 200__ р.
______________	Підпис банку

У разі примусового списання коштів на підставі виконавчого документа або згідно зі статтею 8 Господарського процесуального кодексу стягувач подає до органу Державного казначейства відповідний виконавчий документ, на підставі якого оформлено платіжну вимогу, копію претензії та відповідь на неї платника.

Платіжну вимогу та супровідні документи стягувач подає до банку, що його обслуговує, чи органу Державного казначейства, де обслуговується боржник. Після перевірки установа банку (орган Державного казначейства) надсилає вимогу та зазначені документи до органу казначейства, де обслуговується платник. Банк стягувача приймає платіжні вимоги протягом 10 календарних днів від дати їх складання, а орган Державного казначейства, в якому обслуговується установа-боржник, -- протягом 30 календарних днів від дати їх складання. Якщо платіжна вимога надходить до органів Державного казначейства безпосередньо від стягувача, термін її дії не повинен перевищувати 10 днів від дня складання.

Платіжні вимоги, що надходять до казначейства протягом операційного часу, виконуються в день їх надходження. За відсутності коштів для виконання платіжних вимог на рахунку розпорядника, одержувача бюджетних коштів або інших клієнтів вимоги того самого дня повертаються без виконання стягувачеві.

Документи, що надійшли до органу Державного казначейства, реєструються в журналі реєстрації розрахункових документів щодо примусового списання (стягнення) коштів, а платіжні вимоги передаються виконавцеві за його підписом у зазначеному журналі для проведення стягнення.

Примусове списання (стягнення) коштів загального фонду державного бюджету здійснюють органи Державного казначейства в межах асигнувань на поточний рік за наявності на відповідних реєстраційних рахунках та рахунках інших клієнтів коштів за відповідними кодами бюджетної класифікації. Примусове списання коштів здійснюється за тим самим кодом економічної класифікації видатків бюджету, за яким здійснювався б платіж, коли б оплата не була примусовою. Витрати, пов'язані з урегулюванням господарського спору, санкцій за іншими видатками, стягуються за кодом 1139 «Оплата інших послуг та інші видатки».

Коли виконано примусове списання (стягнення) коштів, розпорядники та одержувачі бюджетних коштів мають привести облік зареєстрованих в органах Державного казначейства зобов'язань у відповідність до проведених операцій, внісши відповідні зміни до кошторису доходів і видатків.

Однією з форм грошових розрахунків бюджетних установ та організації, здійснюваних через органи Державного казначейства, є також і вексельна форма розрахунків, що передбачає розрахунки між отримувачами коштів і платниками з відстрочкою платежу і регулюється Постановою Кабінету Міністрів України від 27.06.1996 № 689 зі змінами від 28.04.2000 № 731 «Про затвердження порядку застосування векселів Державного казначейства».

Казначейський вексель -- один із видів цінних паперів, що випускається для покриття видатків державного бюджету.

Казначейські векселі використовуються:

для погашення кредиторської заборгованості за згодою відповідних кредиторів;

продажу юридичним особам, які є резидентами відповідно до законодавства України;

застави -- з метою забезпечення зобов'язань перед резидентами відповідно до законодавства про заставу;

зарахування до сплати податків і зборів «обов'язкових платежів».

Векселедавцем і платником за казначейськими векселями виступає Головне управління Державного казначейства України.

Підставою для оформлення та видачі векселів є затверджений Головним управлінням Державного казначейства зведений реєстр розподілу коштів, визначених на видачу казначейських векселів, який передається вповноваженим банкам-агентам та головним розпорядникам бюджетних коштів. Рішення щодо доцільності здійснення видатків із державного бюджету казначейськими векселями приймає Міністерство фінансів України. Головні розпорядники бюджетних коштів не пізніш як протягом п'яти робочих днів від дня затвердження реєстру розподілу коштів інформують підвідомчі установи про суму коштів, на яку їм може бути видано казначейські векселі. Для отримання казначейського векселя вповноважені особи бюджетних установ подають до установи банку-агента доручення, зареєстроване у відповідному органі Державного казначейства.

Казначейські векселі в межах термінів їхньої дії погашають органи Державного казначейства:

перерахуванням на рахунок пред'явників казначейських векселів грошових коштів у розмірі відповідних вексельних сум;

зарахуванням суми казначейського векселя у сплату його держателем обов'язкових платежів, що в повному обсязі надходять до державного бюджету.

Управління Державного казначейства України, а також уповноважені банки-агенти щомісячно подають звіти про погашення казначейських векселів Головному управлінню Державного казначейства України.

Схему простого вексельного обігу наведено на рис. 3.4, де використано такі позначення:

1 -- одержання затвердженого зведеного реєстру розподілу коштів, визначених на видачу казначейських векселів;

2 -- видача казначейських векселів розпорядником коштів;

3 -- індосамент казначейського векселя;

4 -- отримання затвердженого зведеного реєстру векселедержателів, які подали заяву на погашення казначейських векселів;

5 -- погашення казначейських векселів.

Рис. 3.4. Схема розрахунків казначейськими векселями

Для обліку казначейських векселів призначено активний рахунок № 34 «Короткострокові векселі одержані», який має два субрахунки:

№ 341 «Векселі, одержані в національній валюті»;

№ 342 «Векселі, одержані в іноземній валюті».

Погашення казначейськими векселями кредиторської заборгованості за надані послуги та отримані товари бюджетні установи відбивають у бухгалтерському обліку розглянутими далі проведеннями.

1. Одержання казначейських векселів -- здійснення фінансування за їхній рахунок:

Дебет субрахунка № 341«Короткострокові векселі одержані».

Кредит субрахунка № 701 «Асигнування з бюджету на видатки установи та інші заходи».

2. Погашення кредиторської заборгованості за надані послуги та отримані товари:

Дебет субрахунка № 364 «Розрахунки з іншими дебіторами».

Кредит субрахунка № 341 «Короткострокові векселі одержані».

2.Усі бюджетні установи для здійснення своєї діяльності та планомірної організації грошового обігу зберігають свої грошові кошти на рахунках у банку. Рух грошових коштів, який відбувається у процесі діяльності, може здійснюватися як у готівковій, так і в безготівковій формі. Операції, які пов'язані з прийманням і видачею готівкових коштів під час здійснення розрахунків через касу установи (виплата заробітної плати, стипендій, різних видів соціальної допомоги, авансів на відрядження, господарських та інших витрат) і відображаються в касовій книзі, називаються касовими(рис. 3.5).

Облік касових операцій у бюджетних установах здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Національного банку України від 19.02.2001 № 72 зі змінами й доповненнями від 01.08.2001 № 311 та від 16.10.2001 № 432 і від 4.12.2001 № 495.

Зазначене Положення регламентує порядок організації готівкових розрахунків та оформлення касових операцій, норми й терміни зберігання готівки в касі, ведення касової книги та обов'язки касира, а також визначає контроль і законність проведення касових операцій.

Розмір суми грошових коштів у касі на кінець робочого дня лімітований.

Відповідно до Постанови Національного банку України від 23.07.2002 № 259 «Про зміни до інструкції про організацію роботи з готівкового обліку установами банків України» ліміт залишку готівки в касі, порядок та строки здавання готівкової виручки щодо бюджетних установ установлюють органи Державного казначейства, в яких вони обслуговуються, під час відкриття реєстраційних рахунків відповідно до поданих заявок-розрахунків (табл. 3.3). Ліміт каси протягом року може бути змінений органом Державного казначейства в разі письмового звернення установи. Державному казначейству, його територіальним органам, підприємствам, установам та організаціям, що їх вони обслуговують, а також іншим бюджетним установам, які відповідно до Бюджетного кодексу України фінансуються з державного і/або місцевого бюджетів, ліміт каси установою банку не встановлюється. Державне казначейство самостійно визначає потребу та порядок установлення такого ліміту.

Рис. 3.5. Схема наявності та руху грошових коштів у касі бюджетної установи

Таблиця 3.3 - ЗАЯВКА-РОЗРАХУНОК ДЛЯ ВСТАНОВЛЕННЯ ЛІМІТУ ЗАЛИШКІВ ГОТІВКИ В КАСІ, ПОРЯДКУ І СТРОКІВ ЗДАЧІ КАСОВОЇ ВИРУЧКИ (НАДХОДЖЕНЬ) НА 2002 РІК

Найменування установи, організації: Сімферопольський технікум харчових технологій
Форма власності загальнодержавна
Найменування установи банку:Управління Державного казначейства м. Сімферополь

1. Касові обороти грн.

Найменування показників	Код	Фактично за три місяці, що передують поданню заявки-розрахунку до банку
1. Касова виручка (надходження) -- усього		60 000
2. Середньоденна виручка (надходження) (сума за рядком 1, поділена на кількість робочих днів підприємства за останніх 3 місяці)		952
3. Виплачено готівкою на різноманітні потреби, крім заробітної плати, допомоги з тимчасової непрацездатності, премій, стипендій		500
4. Середньоденні згідно з кількістю робочих днів підприємства за останні 3 місяці, витрати готівкою на різноманітні потреби, крім заробітної плати, допомоги з тимчасової непрацездатності, премій, стипендій		8

2. Ліміт каси, порядок і строки здачі виручки (надходжень)

Найменування показників	Код	Планується підприємством	Затверджено банком
1	2	3	4
1. Ліміт залишку готівки		1000	1000
2. Порядок здачі виручки (надходжень)		Самоносом	Самоносом
3. Строки здавання виручки (надходжень)		щодня	щодня

Понад установлені ліміти в касі установи можуть зберігатися гроші на виплату заробітної плати, стипендій, допомоги з тимчасової непрацездатності лише протягом трьох робочих днів. Після цього готівка здається в банк.

Для своєчасного отримання готівки в установах банків органи Державного казначейства України готують касові заявки на отримання готівки. Касову заявку бюджетні установи й організації подають до органів Державного казначейства за 55 днів до початку планованого кварталу, де вона звіряється з кошторисом доходів і видатків установ та узагальнюється. Зведені касові заявки передаються до установ уповноважених банків не пізніш як за 45 днів до початку кварталу.

Приймання грошей до каси, їх видачу, ведення касової книги в установах та організаціях здійснює касир, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих ним грошових коштів та інших цінностей.

Касир -- це матеріально відповідальна особа, на яку покладено повну матеріальну відповідальність за функції щодо видачі, приймання, зберігання готівки та складання касового звіту. Касирові забороняється передовіряти виконання своїх обов'язків іншим особам. Якщо постає потреба тимчасово замінити касира, виконання його функціональних обов'язків за письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника, з яким також укладається договір на повну матеріальну відповідальність.

Цінності, що перебувають під звітом касира, передаються тимчасово призначеному касирові у присутності керівника та головного бухгалтера або у присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування та передання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.

В установах і централізованих бухгалтеріях, де за штатним розписом не передбачено посади касира або які мають відокремлені підрозділи, виконання його обов'язків відповідно до письмового розпорядження керівника може покладатися на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір на повну матеріальну відповідальність.

Якщо установа має багато підрозділів, виплату заробітної плати, допомоги з тимчасової непрацездатності за письмовим наказом керівника може замість касира здійснювати інша особа, з якою також укладається письмовий договір про повну матеріальну відповідальність.

Готівку до каси з реєстраційних рахунків в органах Державного казначейства касир отримує за грошовими іменними чеками.

Порядок виплати готівки розпорядникам бюджетних коштів, одержувачам коштів державного бюджету та іншим клієнтам регулюється Наказом Державного казначейства України від 10.08.2001 № 140 «Про затвердження порядку виконання державного бюджету за видатками за умови функціонування внутрішньої платіжної системи».

Для оформлення документів на отримання заробітної плати, стипендій, допомоги, видатків на службові відрядження та інших коштів, що видаються на видатки, які не можуть бути проведені безготівковою оплатою, бюджетні установи та організації подають до органів Державного казначейства заявку на видачу готівки (табл. 3.4) та платіжне доручення на перерахування готівкових коштів.

Додаток 29

до порядку виконання державного бюджету за видатками за умови функціонування внутрішньої платіжної системи



Закінчення табл. 3.4

(заповнюється під час отримання заробітної плати)

НАРАХУВАННЯ НА ЗАРОБІТНУ ПЛАТУ

№ з/п	Сума нарахованої заробітної плати	До Пенсійного фонду України	До Фонду загальнообов'язкового державного страхування на випадок безробіття	До Фонду соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності	До Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань	Інші нарахування
1	164 639,62	29 329,72	12 867,00	1443,17	1226,00
2
3

Суми за нарахованою заробітною платою, утриманням і нарахуванням відповідають аналітичним і синтетичним даним у бухгалтерських регістрах.

Штамп казначея

Заявки подаються у двох примірниках, один з яких після видачі готівки повертається установам з відповідним відбитком штампа казначея і зберігається як обов'язковий документ -- додаток до бухгалтерських регістрів, що підтверджують обсяг та цільове спрямування коштів. У заявках на видачу готівки зазначаються суми прибуткового податку з громадян, суми нарахувань до Фонду соціального страхування України та суми страхових внесків до Пенсійного фонду, інші податки й обов'язкові платежі, які утримано та нараховано на фонд заробітної плати відповідно до чинного законодавства (табл. 3.4).

Готівка на придбання продуктів харчування та медикаментів одержувачам бюджетних коштів видається на підставі заявки, але за наявності дозволу головного розпорядника бюджетних коштів. Після отримання матеріальних цінностей, придбаних за готівку, до органів Державного казначейства подаються документи, які підтверджують здійснені видатки та взяття на облік (акт придбання матеріальних цінностей, прибуткова накладна, роздавальна відомість).

Підтверджувальні документи подаються протягом трьох днів після придбання.

На підставі перевіреної заявки органи Державного казначейства України виписують на касирів чи вповноважених осіб, зазначених у заявці, грошові чеки на отримання готівки, які реєструються в журналі реєстрації виданих чекових книжок із зазначенням номерів чеків та осіб, що отримали чекові книжки. Готівка отримується з поточних рахунків, відкритих в установах банків на ім'я органів Державного казначейства за балансовими рахунками групи 257 «Кошти до виплати» Плану рахунків комерційних банків України. Кошти до виплати зараховуються на ці рахунки без перерахувань.

Державне казначейство України, здійснюючи свої казначейські функції, виступало клієнтом в установах Національного й комерційних банків та одночасно виконувало роль обслуговуючого банку. Завдяки вдосконаленню платіжної системи розрахунків казначейські рахунки в установах Національного банку були закриті, а розпорядники бюджетних коштів та їх одержувачі переведені згідно з Наказом Державного казначейства України від 30.07.2001 № 134 з метою готівкового обслуговування бюджетних коштів до семи банків: «Державний ощадний банк України», Державний експортно-імпортний банк, Акціонерно-комерційний банк соціального розвитку «Укрсоцбанк», Акціонерний поштово-пенсійний банк «Аваль», Український акціонерний промислово-інвестиційний банк «Промінвестбанк», Акціонерний комерційний банк «Правексбанк», Акціонерний комерційний банк, Приватбанк.

Невикористана готівка повертається одержувачами бюджетних коштів безпосередньо на цей самий рахунок за відповідним документом, під час заповнення якого неодмінно зазначається номер реєстраційного рахунка.

Кожна бюджетна установа для здійснення розрахунків повинна мати касу.

Каса -- це спеціально обладнане приміщення або місце, призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга.

Надходження і видача готівки установами фіксується в касовій книзі. Кожна установа, що є юридичною особою і має касу, для обліку готівкових операцій у національній валюті України веде одну касову книгу. На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга.

Касова книга -- це обліковий реєстр, призначений для аналітичного обліку й контролю касових операцій ф. № КО-4. Сторінки касової книги мають бути пронумеровані, прошну- ровані, скріплені печаткою підприємства та засвідчені підписами керівника підприємства й головного бухгалтера. Записи виконуються у двох примірниках, перший примірник залишається в касовій книзі, другий має бути відривним і є звітом касира. Щодо операцій з одержання або видачі готівки записи ведуться за кожним прибутковим і видатковим касовим ордером у день їх надходження або

видачі. Готівка, яку видано за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплати, пов'язані з оплатою праці, стипендій, інших виплат соціального характеру, відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат. Записи до касової книги здійснюються на початку наступного робочого дня (із залишками на кінець попереднього дня) внесенням потрібної інформації з первинних касових документів. Ці записи мають містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Сторінки її нумеруються в порядку зростання. Виправлення в касовій книзі не допускаються, але якщо їх усе ж зроблено, то вони засвідчуються підписами касира та головного бухгалтера чи особи, що його заміщує. Приклад заповнення касової книги наведено в табл. 3.5.



Таблиця 3.5 - ПРИКЛАД ЗАПОВНЕННЯ СТОРІНКИ КАСОВОЇ КНИГИ (за 20.06.2002) КАСА ЗА 20 ЧЕРВНЯ 2002 Р. Аркуш 7

Номер документа	Від кого одержано	Номер кореспондуючого рахунка	Прибуток	Видаток
1	2	3	4	5
	Залишок на початок дня	30,00	Х
45	Циплі О. І.	361	600,00
46	Одержано за чеком кошти в банку	321	217
34	Іванов П. М.	362		17
35	Петров І. І.	362		200
36	Здано до банку	321		600
Разом за день	817	817
Залишок на кінець дня	30
У тому числі на зарплату	--

Касова книга може також вестися в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Відповідне програмне забезпечення має уможливлювати візуальне відображення і роздрукування документів «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», які за формою і змістом відтворюють зміст касової книги в паперовій формі. Водночас складається машинограма «Звіт касира». Машинограма «Зведена відомість оборотів за субрахунками» призначена для синтетичного обліку касових операцій.

Наприкінці робочого дня касові операції за день підсумовуються, виводиться залишок готівки в касі на початок наступного дня і передається з прибутковими й видатковими ордерами та підтверджувальними документами до бухгалтерії як звіт касира.

Правильність оформлення касових документів, їх обґрунтованість перевіряє бухгалтер. При цьому проти кожного прибуткового чи видаткового документа має бути проставлено шифр кореспондуючих рахунків.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або вповноважену керівником особу.

Документальне оформлення надходження і видачі грошових коштів бюджетних установ та організацій здійснюється на підставі належним чином оформлених прибуткових і видаткових касових ордерів.

Касові ордери-- це документи, що засвідчують законність надходження грошових коштів до каси та їх витрачання за цільовим призначенням, типові форми й порядок яких затверджено Наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій».

Оприбуткування готівки до каси здійснюється на підставі прибуткового касового ордера № КО-1 (табл. 3.6), підписаного головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи. Про приймання готівки видається відривна квитанція за підписом головного бухгалтера або відповідальної особи та касира, засвідчена печаткою (штампом) установи.

Готівка з каси установи видається за видатковими касовими ордерами № КО-2 (табл. 3.7) або належно оформленими платіжними (розрахункове-платіжними) відомостями. Документи на видачу готівки підписують керівник і головний бухгалтер або особи, які на це вповноважені. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах (заявах, рахунках) є дозвільний напис керівника, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Прибуткові та видаткові ордери і квитанції до них бухгалтер заповнює лише чорнильною чи кульковою ручкою або за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів, які забезпечують належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання та перелічуються додані до них документи.

Видавати прибуткові та видаткові касові ордери й документи на руки особам, що вносять або одержують готівку, забороняється. Приймати та видавати готівку можна лише в день складання зазначених документів. Прибуткові ордери або видаткові касові документи одразу після одержання або видачі за ними готівки підписує касир, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Таблиця 3.6

Таблиця 3.7



МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 1 за червень 2002 р.

Накопичувальна відомість за касовими операціями

Дата звіту касира	Дебет субрахунка 301
	До кредиту субрахунків
	321	323	331	362	364	641	642	652	661	662	Разом
2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13
1.06	280,02			4,00		123,00	10,00		4,07	22,00	443,09
2.06		8050,00	14,00		5,01						8083,24
3.06	5014,33	1811,43		97,00		15,00			14,23	54,25	6992,01
Усього	17006,28	5411,57	25,00	151,97	10,02	254,85	41,84	15,00	143,98	99,54	23160,05

Виконавець: ________________ ___________________

(посада) (підпис) (ініціали і прізвище)

Головний бухгалтер: ___________________ _______________________

(посада) (ініціали і прізвище)

Кредит субрахунку ___№ 301___
До дебету субрахунків
321	323	362	641	661	662					Разом
14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24
1168,25	151,84	24,04		5014,55	4168,43					10 528,13
		4,00		1148,02	54,93					1202,95
	19,24			8050,44						8069,68
2700,54	123,97	58,73	2,05	16 998,53	5398,11					25 241,73
Залишок на кінець місяця за меморіальним ордером -- 965,86

Перевірив: ________________ ___________________

(посада) (підпис) (ініціали і прізвище)

«___» ______________ 20 ___ р. Додаток на ________ аркушах

Прибуткові та видаткові касові ордери перш ніж їх буде передано до каси установи, реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних відомостей на виплати з оплати праці, реєструються після здійснення цих виплат.

Готівка з каси видається тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Видача грошей може також здійснюватися за дорученням, оформленим в установленому порядку.

Після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій за платіжними відомостями, касир у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, ставить штамп «Депоновано». Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформлюються видатковим касовим ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі. Підставою для цього є квитанція до об'яви на внесення готівки до установи банку.

Цей документ складається з трьох частин:

1) верхньої, яка залишається в банку;

2) середньої (квитанція), що передається касирові;

3) нижньої (ордер), яка також повертається з банку до установи разом із випискою банку після зарахування грошей на реєстраційні чи поточні рахунки.

Видача з каси готівки, що не підтверджена підписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається.

З метою контролю за схоронністю готівкових коштів в установах та організаціях проводиться інвентаризація кас. Для цього за письмовим наказом керівника призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає акт, де за наявності розбіжностей з даними обліку зазначаються сума нестачі чи лишків, а також причини їх виникнення.

Щоденний звіт касира має ретельно перевірити бухгалтер, до функціональних обов'язків якого входить перевірка звітів касира та ведення синтетичного обліку касових операцій. Бухгалтерські записи ведуть на підставі перевірених відривних сторінок другого примірника касової книги й доданих до них документів, систематизуючи їх у меморіальному ордері № 1 (накопичувальна відомість за касовими операціями ф. № 380 (бюджет), табл. 3.8. Якщо касові операції виконуються в національній та іноземній валюті, то меморіальні ордери складаються та нумеруються відповідно № 1-1, № 1-2 і т. д. Схему облікового процесу за касовими операціями наведено на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Схема облікового процесу за касовими операціями бюджетних установ

Для синтетичного обліку наявності та руху грошових коштів у касі (див. рис. 3.5) призначено активний грошовий рахунок № 30 «Каса», який має два субрахунки: № 301 «Каса в національній валюті» та № 302 «Каса в іноземній валюті».

У накопичувальній відомості щодо касових операцій за субрахунком № 302 «Каса в іноземній валюті» за кожним звітом касира записи здійснюються окремими рядками стосовно національної та іноземної валюти, що застосовувалася для касової операції.

За дебетом рахунка відображаються суми, що надходять до каси, а за кредитом -- видана з каси установи готівка.

Основні бухгалтерські проведення з обліку касових операцій наведено в табл. 3.9.

Для відображення операцій з готівкою в касі бюджетної установи Наказом Державного казначейства України від 06.10.2000 № 100 затверджено форму та порядок складання картки аналітичного обліку готівкових операцій, де готівкові операції відображаються за кодами бюджетної класифікації та видами видатків, окремо за загальним та спеціальним фондами й видами коштів спеціального фонду. Картка відкривається щомісячно, записи в ній здійснюються на підставі кожного звіту касира.

Таблиця 3.9 - ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ У НАЦІОНАЛЬНІЙ ВАЛЮТІ

Основні господарські операції	Кореспондуючі рахунки
	Дебет	Кредит
1. Отримано готівку до каси з реєстраційного рахунка установи в органах казначейства	301	321
2. Повернуто підзвітною особою залишок невикористаного авансу	301	362
3. Виплачено заробітну плату працівникам установи	661	301
4. Внесено до каси плату за навчання студентами, що навчаються на контрактній основі	301	364
5. Видано під звіт готівку працівникам на службові відрядження	362	301
6. Виплачено стипендії аспірантам	662	301
7. Внесено плату за проживання в студентських гуртожитках	301	364
8. Внесено готівку з каси невиплаченої заробітної плати на реєстраційний рахунок	321	301
9. Виплачено депоновану заробітну плату	671	301
10. Внесено до каси готівку винною особою за нестачу матеріальних цінностей, виявлених під час інвентаризації	301	362
11. Повернуто з каси готівку за надлишково сплачені кошти за проживання в гуртожитку	364	301

2.Вищі навчальні заклади, митниці, лікарні та інші бюджетні установи свої господарські операції можуть проводити також і в іноземній валюті. Схему основних операцій з іноземною валютою наведено на рис. 3.7.

Процес обліку операцій з надходження та витрачання валютних коштів установами та організаціями, що утримуються за рахунок коштів Державного бюджету, регламентується Порядком відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затвердженим Наказом Державного казначейства України від 24.07.2001 № 126. У цьому документі подано визначення основних термінів:

Іноземна валюта -- це валюта, відмінна від валюти звітності.

Валюта звітності -- це грошова одиниця України.

Операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності перерахунком суми в іноземній валюті з застосуванням валютного курсу на дату здійснення операції (дата визнання активів, зобов'язань, власного капіталу, доходів і витрат).

Валютний курс -- курс грошової одиниці України до грошової одиниці іншої країни, установлений Національним банком України.

Курсова різниця -- різниця, яка є наслідком відображення однакової кількості одиниць іноземної валюти в національну валюту України за різних валютних курсів.

Монетарні статті -- статті балансу, що відображають грошові кошти в касі, на рахунках в установах банків, в органах Державного казначейства, а також такі активи й зобов'язання, що будуть отримані чи сплачені у фіксованій сумі грошей або їхніх еквівалентів.

Немонетарні статті -- статті балансу, що відображають основні засоби, матеріали, та інші статті, які не належать до монетарних.

Для розрахунків в іноземній валюті бюджетні установи та організації мають право відкривати в установах банків валютні рахунки. Надходження валюти до бюджетних установ та організацій здійснюється у вигляді цільового фінансування бюджету на зміцнення матеріально-технічної бази, оплати нерезидентами наданих послуг, виконаних робіт відповідно до міжнародних програм співробітництва, оплати ліцензій на впровадження винаходів, новітніх технологій, оплати за навчання, стажування, лікування іноземних громадян.

Рис. 3.7. Схема операцій з іноземною валютою

Порядок відкриття рахунків у іноземній валюті регулюється Інструкцією про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті, затвердженої Постановою Правління Національного банку України від 18.12.98 № 527 зі змінами від 05.12.2001 (Постанова НБУ № 500).

Для відкриття валютних рахунків бюджетні установи до банків подають такі документи:

заяву на відкриття рахунка, підписану керівником і головним бухгалтером;

копію свідоцтва про державну реєстрацію, засвідчену нотаріально;

копію статуту, засвідчену нотаріально;

копію документа, що підтверджує взяття установи на податковий облік, засвідчену податковим органом;

картку зі зразками підписів осіб, яким відповідно до чинного законодавства чи установчих документів установи надано право розпоряджатися рахунком та підписанням розрахункових документів;

довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду.

Крім того, до банку додатково до зазначених документів подається ліцензія НБУ на право відповідної установи здійснювати зовнішньоекономічну діяльність. Паралельно з відкриттям поточного валютного рахунка банк відкриває транзитний валютний рахунок, на який зараховується виручка від надання послуг і надходження на рахунок інших коштів.

Уповноважені банки зобов'язані продавати на користь клієнтів без їхнього доручення до 50 % надходжень в іноземній валюті, що підлягають згідно з чинним законодавством України продажу на міжбанківському валютному ринку України, протягом п'яти банківських днів від часу зарахування таких надходжень на кореспондентські рахунки. Обов'язковий продаж експортних валютних надходжень упроваджено Постановою Правління Національного банку України від 04.09.98 № 349 з подальшими змінами та доповненнями.

Кошти в іноземній валюті, що підлягають обов'язковому продажу, зараховуються в повному обсязі на розподільний рахунок, з якого здійснюється їх перерозподіл:

50 % -- до обов'язкового продажу;

50 % -- на поточний рахунок власника коштів.

Обов'язковому продажу не підлягають кошти в іноземній валюті, що надходять у розпорядження бюджетних установ та організацій у вигляді фінансової допомоги та добровільних пожертвувань.

Порядок використання благодійної допомоги у вигляді коштів у іноземній валюті одержувачами такої допомоги затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 22.03.2000 № 542, згідно з якою іноземна валюта, що надійшла як благодійна допомога, використовується виключно на цілі, визначені іноземним договором:

для розрахунків з резидентами й нерезидентами за придбання товарів (виконання робіт чи одержання послуг) відповідно до законодавства;

продажу на міжбанківському валютному ринку для подальших розрахунків з резидентами за придбані товари (виконані роботи, отримані послуги);

перерахування на власні рахунки в іноземній валюті, відкриті в уповноважених банках фізичним та юридичним особам, які потребують гуманітарної допомоги і яким її буде безпосередньо призначено.

Для здійснення розрахунків за придбання товарів (робіт, послуг) одержувач благодійної допомоги надсилає до банку заяву та доручення на продаж іноземної валюти (табл. 3.10) на міжбанківському валютному ринку України з подальшим зарахуванням сум у гривнях на свій поточний рахунок.

Грошові кошти в іноземній валюті обліковуються окремо за кожною валютою, з переведенням у грошову одиницю України за офіційним обмінним курсом НБУ. З уведенням з 1 січня 2002 року в готівковий обіг євро відбувся обмін національних валют країн ЄС на євро. Обмін національних валют країн ЄС на євро здійснювався конверсією цих валют на євро та прийманням їх на інкасо в порядку, передбаченому Правилами здійснення конверсійних операцій з готівковою іноземною валютою уповноваженими банками, затвердженими Постановою Правління Національного банку України від 25.03.96 № 68.

Відповідно до Наказу Державного казначейства України від 22.01.2001 № 3 «Про затвердження Порядку касового виконання державного бюджету за видатками», бюджетні установи можуть проводити видатки, передбачені кошторисами доходів і видатків, в іноземній валюті згідно з чинними нормативно-правовими актами України. Для погашення зобов'язань, узятих головними розпорядниками коштів в іноземній валюті, Державне казначейство перераховує цим бюджетним установам кошти в іноземній валюті на проведення видатків відповідно до затверджених кошторисів.



Таблиця 3.10

Використання готівкової іноземної валюти установами з власних поточних рахунків регулюється Постановою НБУ від 26.03.98 № 119 «Про затвердження Правил використання готівкової іноземної валюти на території України» з останніми змінами та доповненнями від 20.08.2001 № 357. Відповідно до зазначених правил використання готівкової іноземної валюти бюджетним установам та організаціям дозволяється для забезпечення витрат працівників установ на відрядження за кордон (оплата добових, витрат, пов'язаних з найманням житлового приміщення, оплатою готелю, бронюванням місць у готелях, транспортних витрат). Видача готівкової валюти здійснюється в порядку, передбаченому чинним законодавством України про відшкодування витрат на відрядження за кордон (див. підрозд. 3.5).

Бухгалтерський облік операцій в іноземній валюті бюджетні установи ведуть у тих самих класах рахунків, що й облік гривневих операцій за субрахунками, установленими Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ (табл. 3.11).

Облік наявності та руху грошових коштів в іноземних валютах на валютному рахунку в банку ведеться на активному субрахунку № 318 «Поточні рахунки в іноземній валюті», підставою для записів у якому є виписки банків з валютних рахунків установи. Операції з руху коштів загального фонду державного бюджету в іноземній валюті оформлюються окремими меморіальними ордерами за видами валют -- меморіальний ордер № 2, ф. № 381. Операції з руху коштів спеціального фонду в іноземній валюті оформлюються в меморіальному ордері № 3, ф. № 382.

Аналітичний облік операцій за кожною валютою ведеться на картках ф. № 292а або у книгах ф. № 292.

Облік готівкової валюти в касі ведеться на активному субрахунку № 302 «Каса в іноземній валюті». Для аналітичного обліку наявності та руху валютної готівки відкривається окрема касова книга, в якій ведеться облік за кожною валютою окремо. Меморіальні ордери № 1, ф. № 380 за касовими операціями стосовно кожного виду валюти складаються окремо.

Бухгалтерський облік операцій в іноземній валюті відображається в регістрах бухгалтерського обліку в національній валюті України перерахунком суми іноземної валюти за валютним курсом з одночасним відображенням операцій у іноземній валюті.



Таблиця 3.11 - ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ОПЕРАЦІЙ З ІНОЗЕМНОЮ ВАЛЮТОЮ

Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
	Дебет	Кредит
Надходження валюти на розподільний валютний рахунок: -- фінансування з бюджету -- валюти гранту за міжнародним проектом «Темпус-Тасіс»	318/1 318/1	681, 701, 702 712
Проведення банківською установою протягом п'яти днів перерозподілу коштів гранту з розподільного валютного рахунка на основний валютний рахунок	318	318/1
Нарахування курсової різниці на залишок іноземної валюти на рахунках в установах банку: -- у разі збільшення курсу -- у разі зменшення курсу	318 442	442 318
Отримання до каси готівки у валюті з валютного рахунка	302	318
Видача з каси іноземної валюти під звіт	362	302
Перераховано кошти на рахунок банку для придбання іноземної валюти відповідно до чинного законодавства	364	321, 313, 323
Зараховано кошти в іноземній валюті, придбані через банк	318	364
Перераховано банку за послуги з придбання валюти	801, 802, 811, 812	321, 313, 323
Списання за рахунок винної особи суми боргу за несвоєчасне повернення залишку валютних коштів, отриманих для відрядження за кордон	363	362
Внесено до каси суму виявленої нестачі валюти в потрійному розмірі	301	363
Затверджено авансові звіти та списані на видатки	801, 802, 812	362
Підписані акти виконаних робіт, отримано матеріальні цінності	801, 802, 812	364

Перерахування операцій, виконаних у іноземній валюті в національну валюту України, проводиться на дату здійснення операції. Сума авансу (попередньої оплати) в іноземній валюті, надана іншій установі чи одержана від інших осіб, перераховується в національну валюту України з застосуванням валютного курсу на дату одержання авансу чи попередньої оплати.

Статті балансу, що відображають грошові кошти в касі, на рахунках в установах банків, а також такі активи й зобов'язання, що будуть сплачені у фіксованій чи визначеній сумі грошей, -- монетарні статті, відображаються в національній валюті України з використанням валютного курсу на звітну дату. Курсова різниця визначається на дату здійснення операції та на звітну дату.

Основні засоби, матеріали тощо (отримані безкоштовно) -- немонетарні статті, що пов'язані з операціями в іноземній валюті, у національну валюту України перераховуються за валютним курсом на дату визначення справедливої вартості.

Курсова різниця відображається у складі власного капіталу як результат переоцінок і подається в обліку на субрахунку № 442 «Інша переоцінка». Від'ємна сума курсової різниці відображається за дебетом зазначеного рахунка, за кредитом субрахунка проводиться бухгалтерський запис у разі збільшення курсу.

Схему облікового процесу операцій з іноземною валютою ілюструє рис. 3.8.

Рис. 3.8. Схема облікового процесу операцій з іноземною валютою

3.відповідно до Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ рух і наявність коштів, що містяться в акредитивах, чекових книжках, оплачених талонах на бензин, мазут, харчування, путівках до будинків відпочинку, санаторіїв, турбаз, у повідомленнях на поштові перекази, поштових марках і марках держмита, в облігаціях позик, у бланках трудових книжок і вкладишах до них та інших грошових документах, обліковуються на рахунку № 33 «Інші кошти».

Цей рахунок активний і поділяється на чотири субрахунки:

№ 331 «Грошові документи в національній валюті»;

№ 332 «Грошові документи в іноземній валюті»;

№ 333 «Грошові документи в дорозі в національній валюті»;

№ 334 «Грошові документи в дорозі в іноземній валюті».

Грошовими документами вважаються документи, що перебувають у касі установи. Прийом до каси й видача з каси грошових документів оформляються відповідно прибутковими та видатковими касовими ордерами, на яких ставиться штамп «фондовий» або робиться такий самий напис від руки червоним чорнилом. Облік цих операцій ведеться окремо від грошових коштів. Прибуткові та видаткові фондові ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів на окремих сторінках.

Розглянемо докладніше облік операцій за рухом грошових документів у національній валюті.

Акредитивна форма розрахунків застосовується з метою гарантування платежів постачальникові. Сутність цієї форми полягає в тому, що платник доручає своєму банкові провести платіж за місцем перебування постачальника. Умови та порядок проведення розрахунків за акредитивами передбачаються в договорі між одержувачем платежу та заявником акредитива. Порядок виконання безготівкових розрахунків за акредитивною формою докладно розглянуто в підрозд. 3.1.

Суми коштів за акредитивами обліковуються на субрахунку № 331 і відображаються в обліку такими бухгалтерськими записами:

На суму виставленого акредитива:

Дебет субрахунка № 331 Кредит субрахунків № 313, 323

На суми використаних акредитивів:

Дебет рахунків № 10, 20, 23 Кредит субрахунка № 331

Невикористані суми акредитивів зараховуються на банківські рахунки. Аналітичний облік ведеться окремо за кожним відкритим акредитивом на картках ф. № 292а.

Окремий вид грошових документів становлять лімітовані чекові книжки, на яких обліковуються депоновані суми для розрахунків за отримані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи й надані послуги. Депоновані суми за лімітованими чековими книжками виступають касовими видатками установи за відповідним кодом програмної та економічної класифікацій видатків. Суми невикористаного ліміту чекової книжки під час зарахування на банківські рахунки відображаються в обліку як відновлення касових видатків за відповідними програмними класифікаціями видатків.

Аналітичний облік операцій руху коштів за лімітованою чековою книжкою здійснюється в накопичувальній відомості ф. № 323 (меморіальний ордер № 4). Записи виконуються за кожним платіжним дорученням, рахунком, чеком у міру здійснення операції, але не пізніш як наступного дня після надходження документів до бухгалтерії. На початку кожного місяця з накопичувальної відомості за минулий місяць заноситься залишок невикористаного ліміту на початок місяця. За дебетом субрахунка відображаються депоновані суми за лімітованими чековими книжками. Сплачені суми за чеками за придбані матеріальні цінності чи виконані роботи, надані послуги заносяться до кредиту. По закінченні місяця підраховується підсумок і виводиться залишок невикористаного ліміту.

Придбання установою талонів на пальне, поштових марок, марок держмита відображається в обліку за дебетом субрахунка № 331 і кредитом субрахунків № 313, 321, 323, 364.

На суму отриманих повідомлень на грошові перекази проводиться запис:

Дебет субрахунка № 331 Кредит субрахунка № 364

Після зарахування коштів за переказами до каси установи виконується запис про надходження грошових коштів до каси і зменшення суми грошових документів:

Дебет субрахунка № 301 Кредит субрахунка № 331

Видача талонів на пальне, поштових марок та марок держмита відображається за дебетом субрахунка № 362 «Розрахунки з підзвітними особами», їхня вартість вважається дебіторською заборгованістю. Видача під звіт зазначених грошових документів здійснюється в установах за розпорядженням їхніх керівників, повторна видача без попереднього звітування не допускається.

Витрати на придбання марок поштової оплати, марок держмита й талонів на пальне списуються на видатки установи за касовими та фактичними видатками згідно з кодами економічної класифікації видатків, що відображається в обліку такими записами:

на підставі шляхових листків, отриманих від підзвітних осіб--водіїв:

1. Дебет субрахунка № 235 Кредит субрахунка № 362

2. Дебет субрахунків № 801, 802, 811 Кредит субрахунка № 235

на підставі актів на використання поштових марок:

Дебет субрахунка № 801, 802, 811 Кредит субрахунка № 362

У разі прийому на зберігання облігацій позики від осіб, що перебув...