Облік у бюджетних установах

Видатки на утримання бюджетних установ є одним з основних напрямів видатків бюджету.

Видатки класифікують за:

Функціями, з виконанням яких пов'язані видатки (функціональна класифікація);

Економічного характеристикою операцій (економічна класифікація):

Ознакою головного розпорядника коштів (відомча класифікація);

За бюджетними програмами (програмна класифікація).

Функціональна класифікація видатків дає змогу відслідкувати динаміку зміни державних видатків різноманітного функціонального призначення з метою проведення їх аналізу і, таким чином, прогнозувати видатки наступних років.

Економічна класифікація видатків деталізує використання коштів за їхніми предметними ознаками - заробітна плата, нарахування на заробітну плату, оплата комунальних послуг, усі види господарської діяльності, що надає можливість виділити захищені статті видатків бюджету та забезпечує єдиний підхід до всіх розпорядників та одержувачів коштів. Видатки бюджету зведено в єдині економічні категорії , які розподіляються на поточні, капітальні, нерозподілені видатки та кредитування з врахуванням погашення.

Поточні видатки - це платежі призначенням яких не є придбання капітальних активів. Капітальні видатки охоплюють придбання основного капіталу, створення державних запасів і резервів, придбання землі та нематеріальних активів і капітальні трансферти. Склад нерозподілених видатків визначає закон про державний бюджет чи рішення відповідної міської ради. До них належать видатки з резервних фондів державного та місцевого бюджетів.

Розділ у межах економічної класифікації "Кредитування з врахуванням погашення" охоплює платежі з бюджету, в результаті яких з'являються вимоги до інших фінансових об'єктів, що передбачають обов'язкове повернення коштів.

Відомча класифікація витрат відображає розподіл бюджетних призначень за головними розпорядниками коштів бюджетів. На її підставі Державне казначейство України та місцеві фінансові органи ведуть реєстр усіх розпорядників коштів. Відомча класифікація видатків має на меті оптимізацію кількості головних розпорядників коштів. Відомча класифікація видатків має на меті оптимізацію кількості головних розпорядників коштів бюджетів, поліпшення бюджетного планування та побудову чіткої, організаційно досконалої системи державного управління.

Програмна класифікація видатків передбачає розподіл бюджетних призначень за бюджетними програмами, які є системним переліком заходів, спрямованих на досягнення загальної мети та їх виконання. Такий підхід передбачає визначення оцінки ефективності та результативності діяльності державних установ.

Видатки, здійснювання за рахунок бюджетних коштів, називаються видатками загального фонду, а за рахунок позабюджетних коштів - видатками спеціального фонду. Обидва види видатків суворо плануються в кошторисі видатків, який є основним документом, що визначає загальний обсяг, цільове надходження, використання і поквартальний розподіл коштів установи.

Особливістю обліку видатків бюджетних установ є розподіл зазначеного об'єкта на дві складові касові та фактичні видатки.

Касовими видатками вважаються суми перераховані або отримані в касу установами з поточних, реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків у відповідних органах Державного казначейства, банку.

Облік касових видатків установ ведеться позасистемно. Планом рахунків для обліку касових видатків окремого рахунку не передбачено, тому касові видатки співпадають з кредитом субрахунків 321,323,311,312,313.

Наприклад: отримано з поточного рахунку в касу на виплату стипендії:

ДтКт

301311 м/о№ 1,2

Перераховано з поточного рахунку для обліку коштів, що надійшли як плата за 0послуги, кошти постачальникам за обладнання:

ДтКт

364,675313 м/о№3,4,6

Для аналітичного обліку касових видатків використовується картка аналітичного обліку касових видатків.

В картку спочатку записують залишки касових видатків на початок місяця із картки за минулий місяць в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Записи в картку за поточний місяць проводять на підставі виписок органу Держказначейства (банку) та прикладених до них документів по мірі здійснення операцій. Суми, що надійшли на поновлення касових видатків, записують на звороті картки . В кінці місяця визначаються підсумки за місяць за кожним кодом та в цілому по установі чи централізованій бухгалтерії. Залишки з початку року визначаються наростаючим підсумком шляхом додавання залишків касових видатків за відповідними кодами на початок місяця та сум здійснених видатків за поточний місяць (за виключенням сум, що надійшли на поновлення ).

Загальна сума касових видатків за місяць картки аналітичного обліку касових видатків повинна відповідати кредиту субрахунків 321, 323, 311, 312, 313 в меморіальних ордерах №2,3.

Дані картки аналітичного обліку касових видатків використовуються для складання :

-звіт про виконання кошторису доходів і видатків ф.2;

-звітності про надходження та використання коштів спеціального фонду кошторису ф.4 (ф.ф.4-1,4-2,4-3 за видами коштів спеціального фонду).

3. Фактичними витратами є справжні витрати бюджетних установ, оформленні відповідними документами. Для обліку фактичних видатків застосовують рахунки класу 8 "Витрати":

-80 "Видатки із загального фонду";

-81 "Видатки спеціального фонду";

-82 "Виробничі витрати".

Облік ведеться на рахунку 80 "Видатки з загального фонду" з розподілом на субрахунки:

-801 "Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи";

-802"Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи". Облік фактичних видатків за рахунок спеціального фонду згідно з кошторисами ведеться на рахунку 81 "Видатки спеціального фонду", який розподіляється на субрахунки:

-811 "Видатки за коштами, отриманими, як плата за послуги";

-812 "Видатки за іншими джерелами власних надходжень";

-813 "Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду".

Фактичні видатки обліковуються на підставі первинних документів: розрахунково-платіжна відомість, авансовий зіт, рахунок фактура, акти на списання витрачених матеріалів, меню-вимога та інш.

Наприклад: нарахована заробітна плата працівникам бюджетних установ:

-за рахунок коштів загального фонду

ДтКт

801,802661 м/о№5

-за рахунок спеціального фонду

ДтКт

811,812,813 661 м/о №5

Затверджено авансовий звіт по службовому відрядженню:

за рахунок коштів загального фонду

ДтКт

801,802362 м/о№8

за рахунок спеціального фонду

ДтКт

811,812,813362 м/о№8

Синтетичний облік фактичних видатків ведеться на субрахунках 801, 802, 811, 812, 813 в книзі "Журнал-Головна".

Аналітичний облік фактичних видатків ведеться на картці аналітичного обліку фактичних видатків в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Спочатку в картку записуються залишки на початок місяця з даних за минулий місяць. Записи фактичних видатків за поточний місяць здійснюються з меморіальних ордерів в розрізі кодів. В кінці місяця визначаються підсумки за місяць та з початку року (наростаючим підсумком). Дані картки звіряються з даними книги "Журнал-Головна" за дебетом субрахунків 801, 802, 811, 812, 813. На підставі даних картки складається :

- звіт про виконання кошторису доходів і видатків ф.2;

- звіт про надходження та використання коштів спеціального фонду кошторису ф.4 (ф.ф.4-1,4-2,4-3 за видами коштів спеціального фонду).

Питання для самоконтролю:

1.Що така бюджетна класифікація та яка її будова?

2.Назвіть види кошторисів доходів і видатків бюджетних установ та охарактеризуйте порядок їх складання, розгляду і затвердження.

3.Назвіть види кошторисів доходів і видатків бюджетних установ та охарактеризуйте порядок їх складання, розгляду і затвердження.

Тема 5. Облік доходів і видатків

Лекція 4. Синтетичний та аналітичний облік касових операцій.

Мета: розкрити принципи і основи організації синтетичного та аналітичного обліку касових операцій.

План.

1. Синтетичний та аналітичний облік касових і фактичних видатків загального та спеціального фонду.

2.Документальне оформлення та облік касових операцій в національній валюті.

3. Облік інших коштів.

1.Готівкова форма розрахунків застосовується для розрахунків з фізичними особами із виплат, пов'язаних з оплатою праці, грошового забезпечення, стипендії, соціальних виплат підзвітних сум, за спеціальними видами платежів, з відшкодування завданих збитків, а також розрахунків та з підприємцями за матеріальні цінності та надані послуги і виконані роботи в межах наявних коштів як за рахунок коштів одержаних з каси банків так і за рахунок готівкової виручки.

Операції, що пов'язані з прийманням і видачею готівкових коштів при проведенні розрахунків через касу установи, з відображенням цих операцій у касовій книзі, називаються касовими .

Облік касових операцій в бюджетних установах здійснюється відповідно до «Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні», затвердженою постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004. №637 .

Дане Положення регламентує порядок організації готівкових розрахунків, оформлення касових операцій , норми і терміни зберігання готівки в касі, ведення касової книги та обов'язки касира. , а також визначений контроль та законність проведення касових операцій.

Готівка, одержана установами, повинна витрачатися суворо за цільовим призначенням у відповідності до кошторисів бюджетних установ.

При казначейському обслуговуванні кошторисів уся виручка, що надходить готівкою до каси установи , повинна бути зарахована на рахунки , відкриті в органах Державного казначейства. Використання виручки, що надходить готівкою без попереднього зарахування її на рахунки, забороняється.

Розмір суми грошових коштів у касі на кінець робочого дня обмежується лімітом.

Усі касові операції ведуться касиром або іншим працівником, який призначається на цю посаду керівником установи.

Касир здійснює приймання грошей в касу, їх видачу, ведення касової книги несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих ним грошових коштів та інших цінностей, на нього покладено повну матеріальну відповідальність за функції щодо видачі - приймання, зберігання готівки та складання касового звіту. Касиру забороняється передовіряти виконання своїх обов'язків іншим особам. У разі необхідності тимчасової заміни касира, виконання його функціональних обов'язків за письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника, з яким також укладається договір про повну матеріальну відповідальність .

Цінності, що перебувають під звітом касира, передаються тимчасово назначеному касиру у присутності керівника та головного бухгалтера, або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.

Якщо установа має велику кількість підрозділів, виплата заробітної плати, допомоги по тимчасовій непрацездатності може здійснюватися за письмовим наказом керівника іншим, крім касира, особам, з якими також укладаються письмові договори про повну матеріальну відповідальність.

Готівку в касу з реєстраційних рахунків в органах Державного казначейства , касир отримує за грошовими іменними чеками.

Порядок видачі готівки розпорядникам бюджетних коштів , одержувачам коштів державного бюджету та іншим клієнтам здійснюється відповідно до наказу Державного казначейства України від 25.05.2004р. №89 «Про затвердження Порядку обслуговування державного бюджету за видатками».

Для оформлення документів на отримання та повернення заробітної плати, стипендії, допомоги, видатків на службові відрядження та інших коштів , що видаються на видатки, які не можуть бути проведені безготівковою оплатою , бюджетні установи та організації подають до органів державного казначейства заявку на видачу готівки та платіжне доручення на перерахування готівкових коштів.

Заявки подаються в двох примірниках, один з яких, після видачі готівки, повертається установам з відповідним відбитком штампа казначея, зберігається як обов'язковий документ і є додатком до бухгалтерських регістрів, що підтверджують обсяг та цільове направлення коштів. У заявках на видачу готівки вказуються суми прибуткового податку з громадян, суми нарахувань до єдиного соціального внеску, які утримані та нараховані на фонд заробітної плати відповідно до чинного законодавства.

Готівка на придбання продуктів харчування та медикаментів одержувачам бюджетних коштів видається на підставі заявки, але за наявності дозволу головного розпорядника бюджетних коштів. Після отримання матеріальних цінностей, придбаних за готівку, до органів державного казначейства надаються документи, які підтверджують здійснені видатки та взяття на облік, акт придбання матеріальних цінностей, прибуткова накладна, роздавальна відомість.

Підтвердні документи подаються протягом 3-х днів після придбання .

На підставі перевіреної заявки органи Державного казначейства України виписують на касирів, чи уповноважених осіб, указаних в заявці, грошові чеки на отримання готівки, які реєструються в журналі реєстрації виданих чекових книжок із зазначенням номерів чеків та осіб, які отримали чекові книжки. Отримання готівки проводиться з поточних рахунків, відкритих в установах банків на ім'я органів Державного казначейства за балансовими рахунками групи 257 " Кошти до виплати " Плану рахунків комерційних банків України». Невикористана готівка повертається одержувачами бюджетних коштів безпосередньо на цей самий рахунок за відповідним документом, при заповненні якого обов'язково вказується номер реєстраційного рахунку.

Надходження і видача готівки установами відображається у касовій книзі. Кожна установа, що є юридичною особою і має касу, для обліку готівкових операцій у національній валюті України, веде одну касову книгу. На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга.

Касова книга - це обліковий регістр, який призначений для аналітичного обліку і контролю касових операцій . Аркуші касової книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені печаткою підприємства та засвідчені підписами керівника підприємства та головного бухгалтера. Записи здійснюються у двох примірниках, перший примірник залишається у касовій книзі, другий має бути відривним і являється звітом касира. За операціями з одержання або видачі готівки записи проводяться за кожним прибутковим і видатковим касовим ордерами у день їх надходження або видачі. Готівка, яка видана за платіжними /розрахунково - платіжними/ відомостями на виплати, пов'язані з оплатою праці, стипендії , інших виплат соціального характеру , відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат. Записи в касову книгу здійснюються шляхом уведення потрібної інформації з первинних касових документів. Сторінки касової книги нумеруються в порядку зростання. Виправлення в касовій книзі не допускаються, але якщо вони зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера чи особи, що його заміщує.

Касова книга може також вестися в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинно забезпечувати візуальне відображення і роздрукування документів" Вкладний аркуш касової книги " та "Звіт касира", які за формою і змістом відтворюють зміст касової книги в паперовій формі. Водночас складається машинограма "Звіт касира". Машинограма "Зведена відомість оборотів за субрахунками" призначена для синтетичного обліку касових операцій.

В кінці робочого дня, касові операції за день підсумовуються, виводиться залишок готівки в касі на початок наступного дня і передається з прибутковими і видатковими ордерами та підтвердними документами до бухгалтерії як звіт касира .

Правильність оформлення касових документів, їх обґрунтованість перевіряється бухгалтером, проти кожного прибуткового чи видаткового документу проставляється шифр кореспондуючих рахунків.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера, або уповноважену керівником особу.

Документальне оформлення надходження і видачі грошових коштів бюджетних установ здійснюється на підставі належним чином оформлених прибуткових та видаткових касових ордерів.

Касові ордери - це документи, що засвідчують законність надходження грошових коштів до каси та їх витрачання за цільовим призначенням, типові форми і порядок яких затверджені наказом міністерства статистики України від 15.02. 96 р. №51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій».

Оприбуткування готівки проводиться за касовим ордером № КО-1, підписаним головним бухгалтером, або особою уповноваженою керівником установи. Про приймання готівки видається відривна квитанція , за підписом головного бухгалтера , або відповідальної особи і касира, засвідчена печаткою / штампом/ установи.

Видача готівки з каси установи проводиться за видатковими касовими ордерами № КО-2, або належно оформленими платіжними, розрахунково-платіжними відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером, або особами, які на це уповноважені. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках є дозвільний надпис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Прибуткові і видаткові ордери і квитанції до них заповнюються бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів, які б забезпечили належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.

Видача готівки з каси, що не підтверджена розписом одержувача у видатковому документі для виведення залишку готівки в касі не приймається.

3 метою контролю за схоронністю готівкових коштів в установах та організаціях проводиться інвентаризація кас. Для проведення інвентаризації каси за письмовим наказом керівника призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає акт, в якому за наявності розбіжностей з даними обліку вказується сума нестачі чи лишків та обставини їх виникнення.

Щоденний звіт касира підлягає ретельній перевірці бухгалтером, в функціональні обов'язки якого входить перевірка звітів касира та ведення синтетичного обліку касових операцій. Бухгалтерські записи ведуться на підставі перевірених відривних листків другого примірника касової книги і доданих до них документів і систематизуються в хронологічному порядку в меморіальному ордері № 1 Накопичувальні відомості за касовими операціями Форма № 380 (бюджет).

За кожним найменуванням валюти в обліку установи ведуться окремі рахунки третього порядку в залежності від виду валюти. Курсова різниця на готівку, що зберігається в касі установи, відображається в кореспонденції з субрахунком 442 «інша переоцінка».

Основні бухгалтерські проведення з обліку касових операцій наведено в табл.

Основні бухгалтерські проведення з обліку касових операцій у національній валюті



Зміст операцій	Кореспонденція субрахунків
	Дебет	Кредит
1. Видано під звіт готівку працівникам на службові відрядження	362	301
2. Отримано в касу готівку з поточних. реєстраційних , спеціальних реєстраційних рахунків за прибутковими касовими ордерами	301, 302	313, 314. 321.323, 324
3. Надійшли в касу кошти за харчування працівників за місцем роботи , утримання дітей в дитячих дошкільних закладах	301	364, 674
4. Виплачено заробітну плату працівникам установи	661	301
5. Внесено готівку з каси на реєстраційний рахунок	321	301
6. Повернуто з каси готівку за надлишково сплачені кошти за проживання в гуртожитку	364	301
7. Надійшла в касу плата за телефонні переговори та інші кошти , які відповідно до чинного законодавства України відносяться на відшкодування касових видатків.	301	364, 801, 802-813
8. Повернуто підзвітною особою залишок авансу в касу установи	301	362

Для відображення операцій з готівкою в касі бюджетної установи призначені картки аналітичного обліку готівкових операцій, в яких готівкові операції відображаються в розрізі кодів бюджетної класифікації та видів коштів, окремо за загальним та спеціальним фондами й видами коштів спеціального фонду. Також у розрізі кодів виводиться залишок готівки на початок і кінець дня. Картка відкривається щомісячно, записи в ній здійснюються на підставі кожного звіту касира.

Аналітичний облік касових операцій в національній валюті здійснюється в меморіальному ордері № 1 - накопичувальній відомості за касовими операціями Форма № 380 (бюджет).

Застосовується при обробці звітів касирів з метою систематизації оборотів у касі за поточний місяць. Кожен звіт касира заноситься до накопичувальної відомості за відповідними кореспондентськими субрахунками одним рядком, тобто записуються всі обороти в касі з надходження та витрачання коштів за дебетом чи кредитом відповідних субрахунків рахунку 30 "Каса" який має два субрахунки : № 301 " Каса в національній валюті " та № 302 " Каса в іноземній валюті ".

Якщо бюджетна установа здійснює касові операції в національній та іноземній валюті, то меморіальні ордери - накопичувальні відомості за касовими операціями складаються окремо для кожного виду валюти та нумеруються відповідно № 1-1, 1-2 та ін.

У накопичувальній відомості за касовими операціями за субрахунком 302 "Каса в іноземній валюті" за кожним звітом касира записи здійснюються окремими рядками в національній та іноземній валюті, що застосовувалась для касової операції. У графі "№ з/п" такі записи відображаються за одним порядковим номером.

Оскільки операції із надходження готівкових коштів з реєстраційних (спеціальних реєстраційних, поточних) рахунків до каси установи та із внесення готівкових коштів з каси на реєстраційні (спеціальні реєстраційні, поточні) рахунки також відображаються в меморіальному ордері № 2 або № 3, то при перенесенні підсумків руху коштів у касі з накопичувальної відомості до книги "Журнал-головна" ці обороти виключаються.

Позиція "Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції субрахунків переноситься до книги "Журнал-головна". Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, щ перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.

облік інших коштів

3.Відповідно до порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ рух і наявність коштів, що містяться в акредитивах, чекових книжках, оплачених талонах на бензин (смарт картках), мазут, харчування, путівки до будинків відпочинку, санаторіїв, турбаз, пансіонати у повідомленнях на поштові перекази, поштових марках і марках держмита, в облігаціях позик, у бланках трудових книжок і вкладишах до них, атестатів, дипломах ,студентських і учнівських квитках, залікових книжках, бланках посвідчень та інших грошових документах, обліковуються на рахунку № 33 «інші кошти».

Цей рахунок активний і поділяється на чотири субрахунки:

№ 331 «Грошові документи в національній валюті»;

№ 332 «Грошові документи в іноземній валюті»;

№ 333 «Грошові документи в дорозі в національній валюті»;

№ 334 «Грошові документи в дорозі в іноземній валюті»;

За дебетом рахунка 33 відображається надходження грошових документів у касу підприємства, за кредитом - вибуття грошових документів та списання коштів у дорозі після їх зарахування на відповідні рахунки.

Грошовими документами вважаються документи, що перебувають у касі установи. Прийом до каси й видача грошових документів оформляються відповідно прибутковими та видатковими касовими ордерами, на яких ставиться штамп фондовий або робиться такий самий напис від руки червоним чорнилом. Облік операцій ведеться окремо від грошових коштів. Прибуткові та видаткові фондові ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документах на окремих сторінках.

Розглянемо докладніше облік операцій за рухом грошових документів у національній валюті.

Акредитивна форма розрахунків застосовується з метою гарантування платежів постачальників. Сутність цієї форми полягає в тому, що платник доручає своєму банкові провести платіж за місцем перебування постачальника. Умови та порядок проведення розрахунків за акредитивами передбачаються в договорі між одержувачем платежу та заявником акредитива.

Невикористані суми акредитивів зараховуються на банківські рахунки. Аналітичний облік ведеться окремо за кожним відкритим акредитивом на картках ф. №292а.

Іменні чекові книжки бюджетні установи можуть використовувати для безготівкових розрахунків чеками за товари та послуги. На відміну від акредитивів лімітовані чеки видаються лише в національній валюті і сьогодні застосовуються дуже рідко.

Окремий вид грошових документів становлять лімітовані чекові книжки, на яких обліковуються депоновані суми для розрахунків за отримані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи й надані послуги. Суми невикористаного ліміту чекової книжки під час зарахування на банківські рахунки відображаються в обліку як відновлення касових видатків за відповідними програмними класифікаціями видатків.

Аналітичний облік операцій руху коштів за лімітованою чекового книжкою здійснюється в накопичувальній відомості ф. № 323 (меморіальний ордер № 4). Записи виконуються за кожним платіжним дорученням, рахунком, чеком у міру здійснення операцій, але не пізніш як наступного дня після надходження документу до бухгалтерії. На початку кожного місяця з накопичувальної відомості за минулий місяць заноситься залишок невикористаного ліміту на початок місяця. За дебетом субрахунку відображаються депоновані суми за лімітованими чековими книжками. Сплачені суми за чеками за придбані матеріальні цінності чи виконані роботи, надані послуги заносяться до кредиту. По закінченні місяця підраховується підсумок і виводиться залишок невикористаного ліміту.

Типова кореспонденція за субрахунками 331-334

№ з/п	Зміст операцій	Дт	Кт	Документи, які підтверджують операції
1	2	3	4	5
За дебетом субрахунку 331
1	Оприбутковані бланки суворої звітності (акредитиви, чекові книжки, талони на бензин, мазут, харчування, путівки в будинки відпочинку, санаторії, митні марки, бланки трудових книжок та вкладиші до них тощо), вартість бланків (без ПДВ)	311	301,311, 313, 321, 323, 364, 652, 675	Акт приймання-передачі, накладна, рахунок-фактура
	Водночас проводиться запис на позабалансовому рахунку 08	08	-
2	Прийнятий авансовий звіт про витрачені підзвітні суми талони на пальне.	331	362	Затверджений авансовий звіт
3	Виставлено акредитив для розрахунків з постачальником	331	311, 313, 321,323	Договір, заява на відкриття акредитива у своєму банку
За кредитом субрахунку 331
1	Списані витрачені бланки суворої звітності на підставі акта	801, 802, 811	331	Акт на списання
	Водночас проводиться списання з позабалансового рахунку 08	-	08
2	Видані в підзвіт бланки суворої звітності (талони на бензин, бланки трудових книжок тощо)	362	331	Видатковий касовий ордер(фондовий)
3	Оплачені за рахунок виставленого постачальнику акредитива матеріали, обладнання та ін.	675	331	Видатковий касовий ордер (фондовий)
4	Повернений на поточний/реєстраційний	311, 313,	331	Акт приймання-передачі, накладна,
	рахунок установи невикористаний (цілком або частково)акредитив	321, 323		рахунок-фактура, відкликання акредитива
5	Видана працівникові путівка	364	331	Видатковий касовий ордер(фондовий)
	Водночас проводиться запис на позабалансовому рахунку 08	-	08
За дебетом субрахунку 332
1	Виставлено акредитив для розрахунків з постачальником	332	311, 313, 321,323	Договір, заява на відкриття акредитива у своєму банку
За кредитом субрахунку 332
1	Оплачений за рахунок виставленого постачальнику акредитива матеріали, обладнання та ін.	675	332	Договір, рахунок на оплату
2	Повернений на поточний/реєстраційний рахунок установи невикористаний (цілком або частково)акредитив	311, 313, 321, 323	332	Акт приймання-передачі, накладна, рахунок-фактура, відкликання акредитива
За дебетом субрахунку 333
І	Перераховані кошти в останній день місяця поштовим переказом	333	301	Видатковий касовий ордер, квитанція на переказ
2	Відображені на звітну дату грошові кошти в дорозі	333	301, 321, 702	Договір, рахунок на оплату, платіжне доручення
За кредитом субрахунку 333
1	Зараховані на реєстраційний рахунок грошові кошти в дорозі	311	333	Виписка Держказначейства
За дебетом субрахунку 334
1	Перераховані кошти в останній день місяця поштовим переказом	334	301	Видатковий касовий ордер, квитанція на переказ
2	Відображені на звітну дату грошові кошти в дорозі	334	301, 321, 702	Договір, рахунок на оплату, платіжне доручення
За кредитом субрахунку 334
1	Зараховані на реєстраційний рахунок грошові кошти в дорозі	321	334	Виписка Держказначейства

Видача талонів на пальне, поштових марок та марок держмита відображається дебетом субрахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами», їхня вартість вважається дебіторською заборгованістю. Видача під звіт зазначених грошових документів здійснюється в установах за розпорядженням їхніх керівників, повторна видача попереднього звітування не допускається.

Витрати на придбання марок поштової оплати, марок держмита й талонів на пальне списуються на видатки установи за касовими та фактичними видатками згідно з кодами економічної класифікації видатків на підставі шляхових листів, отриманих від підзвітних осіб, актів на використання поштових марок.

Розглянемо облік операцій по надходженню, видачі талонів на пальне:

№ з/п	Зміст операцій	Дт	Кт
1	Перераховані грошові кошти за бензин АЗС	364	321
2	Отримані талони	331	364
3	Видані талони у підзвіт водію	362	331
4	Списана вартість бензину за загальним фондом	801	235

Облік путівок на санаторне лікування та оздоровлення застрахованих осіб здійснюється так само, як інших грошових коштів установи, і регулюється інструкцією «Про порядок планування, обліку, видачі путівок на санаторно-курортне лікування та оздоровлення застрахованих осіб членів їх сімей, придбаних за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності», затвердженою Постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 24.12.2004 № 51.

Схема облікового процесу з придбання та реалізації установою санаторно-курортних путівок, придбаних в інших санаторно-курортних закладах, розглянемо на прикладі

Приклад

Закладом (установою) отримано від Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності путівку на санаторне - курортне лікування для передачі її працівникові. Вартість путівки становить 1600 грн. За домовленістю працівник оплачує 30% вартості путівки або 480 грн.

Відображення в бухгалтерському обліку вартості путівки проводиться за вартістю її отримання.

№ з/п	Зміст операції	Дт	Кт	Сума, грн..
1	Оприбуткована путівка, що надійшла із Фонду	331	652	1600,00
2	Віднесено на за балансовий рахунок 08 «Бланки суворого обліку»	08	-	1600, 00
3	Видана путівка, вартість якої оплачена: - працівником	364	331	480,00
	- коштами Фонду	652	331	1120,00
4	Віднесено на за балансовий рахунок 08 «Бланки суворого обліку»		08	1600,00
5	Внесені кошти за путівку в касу від	301	364	480,00
	Працівника
6	Зараховані на спеціальний реєстраційний рахунок кошти, які надійшли в касу	328	301	480,00

Облік і ведення трудових книжок у бюджетних установах та організаціях проводиться відповідно до інструкції «Про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях», затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 №58. Зразок бланка трудової книжки затверджено Постановою Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 № 301.

Бланки трудових книжок та вкладишів до них установи й організації зберігають у касі поруч з іншими документами суворого обліку. Бухгалтерія веде спеціальну книгу, форму якої затверджено Міністерством статистики України від 27.10.95 № 277, - Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (ф. № 449). До неї вносяться операції, пов'язані з одержанням і використанням бланків і вкладишів із зазначенням їхніх серій та номерів.

У процесі обліку вартість виданих під звіт трудових книжок і вкладишів відноситься до дебету субрахунку № 362.

Під час виписування трудової книжки, вкладиша до неї чи дубліката (замість втраченого документа) з працівника утримується їхня вартість.

Заборгованість підзвітних осіб за бланки трудових книжок і вкладишів до них списується, коли підзвітна особа здає до каси за прибутковим касовим ордером суми, отримані за ці бланки від працівників, і відображається таким бухгалтерським проведенням: Дт 301 Кт 362.

Придбання грошових документів відбувається за дорученням одержувача. Для обліку руху грошових документів - бланків суворої звітності - застосовуються форми первинного обліку, затверджені наказом № 67. До них належать:

прибутково-видаткова накладна та бланки суворої звітності (ф. № ССЗ-1);

прибутково-видаткова книга обліку бланків суворої звітності (ф. № СЗ-2);

акт на списання використаних бланків суворої звітності (ф. № СЗ-3);

акт перевірки наявності бланків суворої звітності (ф. № СЗ-4);

картка-довідка за виданими і використаними бланками суворої звітності (ф. СЗ-5);

У бухгалтерському обліку бланки суворої звітності одночасно обліковуються на основних рахунках та на балансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку».

Аналітичний облік грошових документів, крім бланків трудових книжок, ведеться на картках ф. № 292а за їхніми видами або у книзі поточних рахунків і розрахунків ф. № 292

Операції з руху грошових документів у касі оформлюються меморіальним ордером ф. № 274. Записи в меморіальному ордері здійснюються окремо за кожним видом грошових документів.

На субрахунках № 333 " Грошові кошти в дорозі в національній валюті " та № 334 " Грошові кошти іноземній валюті" обліковуються кошти, що перераховані на поточні чи реєстраційні рахунки в останні дні місяця і будуть зараховані в наступному місяці."

За дебетом субрахунків № 333 та № 334 відображаються грошові кошти в дорозі, при цьому кредитуються субрахунки рахунків № 70, 71, за кредитом, після зарахування грошових сум на відповідні рахунки на підставі виправдних документів, відображається списання грошових коштів в дорозі, при цьому дебетуються субрахунки рахунків № 31, 32.

Аналогічний облік операцій з іншими коштами ведеться у довільній формі за кожним грошовим документом і кожною сумою в дорозі записи за операціями з грошовими документами в дорозі групуються у меморіальному ордері ф. 274 бюджет.

Питання для самоконтролю:

1.Види і порядок відкриття ти використання реєстраційних рахунків бюджетних установ в органах казначейства.

2.Охарактеризуйте форми безготівкових розрахунків бюджетних установ.

6.Дайте характеристику і наведіть приклади касових і фактичних видатків.

3.Особливості здійснення та порядок відображення в обліку касових операцій бюджетних установ.

Тема 6. Облік фінансово-розрахункових операцій

Лекція 1.1.Принципи й форми грошових розрахунків

Мета: розкрити принципи обліку готівки, грошових розрахунків.

План.

1.Принципи й форми грошових розрахунків.

2.Облік касових операцій. Облік операцій з іноземною валютою.

3.Облік інших коштів.

Основні терміни і поняття:

Безготівкові розрахунки, готівкові розрахунки, меморіальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, акредитиви, векселі, інкасові доручення (розпорядження), розпорядження операційному відділу, чеки, касові операції, касова книга, ліміт каси, касовий ордер, підзвітні особи, аванси, службове відрядження, авансовий звіт, іноземна валюта, валютний курс, валютні операції, курсова різниця, монетарні статті, немонетарні статті, дебітори, кредитори.

1. Грошові відносини бюджетних установ у процесі виконання кошторису доходів і видатків, здійснюються як у готівковій, так і в безготівковій формі (рис. 3.1).

Сфери готівкових і безготівкових розрахунків розмежовано, хоча між готівковою і безготівковою формами розрахунків існує тісний зв'язок.

Готівкова форма розрахунків застосовується для розрахунків із фізичними особами з виплат, що охоплюють оплату праці, виплату стипендій, соціальні виплати, виплати за підзвітними сумами, за спеціальними видами платежів, з відшкодування завданих збитків, а також розрахунки установ між собою і з підприємцями за матеріальні цінності й надані послуги та виконані роботи в межах наявних коштів як за рахунок коштів, одержаних із кас банків, так і за рахунок готівкової виручки. Щодо розрахунків готівкою установ із підприємствами згідно з Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні встановлено граничну суму -- 3000 грн. Кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки протягом дня, необмежена.

Безготівкова форма розрахунків передбачає перерахування коштів з рахунків платників на рахунки одержувачів коштів, а також перерахування банками за дорученням установ і фізичних осіб коштів, внесених ними готівкою до каси банку, на рахунки одержувачів коштів. Ці розрахунки банк виконує на підставі розрахункових документів на паперових носіях чи в електронному вигляді.



Рис. 3.1. Схема розрахунків бюджетних установ

Безготівкові розрахунки варто розглядати як цілісну систему, що містить:

класифікацію розрахунків;

організацію розрахунків та регулювання правових і організаційних взаємовідносин між розпорядниками коштів та органами Державного казначейства України й банківськими установами;

форми відповідних документів;

Безготівкові розрахунки бюджетних установ здійснюються згідно з такими принципами:

обов'язкового зберігання грошових коштів на реєстраційних чи поточних рахунках (за винятком перехідних залишків у касі);

відкриття рахунків не в установах банків, а в органах Державного казначейства;

застосування форм безготівкових розрахунків відповідно до нормативних документів, розроблених Методологічним управлінням Державного казначейства України;

списання коштів з реєстраційних рахунків установ за розпорядженням установи;

терміновості здійснення платежів;

здійснення платежів у межах залишків на рахунках платника.

Безготівкові розрахунки здійснюються відповідно до Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні, затвердженої Постановою правління НБУ від 29.03.2001 № 135 за такими формами розрахункових документів: меморіальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, розрахункові чеки, акредитиви, векселі, інкасові доручення.

Використання банківських платіжних карток, акредитивів та векселів як платіжних документів регулюється окремими нормативно-правовими актами Національного банку України.

Так, умови й порядок здійснення розрахунків за акредитивами передбачаються договором між бенефіціаром і заявником акредитива та регулюються Уніфікованими правилами.

Акредитив-- це форма розрахунків, згідно з якою банк-емітент за дорученням свого клієнта зобов'язаний виконати платіж третій особі за поставлені товари (роботи, послуги) або надати повноваження третій особі здійснити платіж.

Цією формою розрахунків передбачено участь:

заявника акредитива -- платника, що звертається до банку, що його обслуговує, про відкриття акредитива;

банку-емітента -- банку платника, що відкриває акредитив своєму клієнтові;

виконуючого банку, що здійснює платіж за акредитивом;

бенефіціара -- юридичної особи, на користь якої встановлено акредитив.

По суті зазначена форма безготівкових розрахунків є одним із різновидів договору, оскільки під час виконання відповідних операцій усі зацікавлені сторони мають справу тільки з документами, а не з товарами, послугами чи іншими видами виконання зобов'язань.

Розрізняють такі види акредитивів:

покритий -- коли кошти платника заздалегідь у повній сумі бронюються на окремому рахунку в банку-емітенті або виконуючому банку;

непокритий -- оплату за яким у разі тимчасової відсутності коштів на рахунку платника гарантує банк-емітент за рахунок банківського кредиту, надаючи банкові-виконавцю право списувати платежі на користь постачальника-отримувача коштів зі свого кореспондентського рахунка;

відкличний -- це акредитив, який може бути змінений або анульований банком-емітентом на вимогу покупця без попереднього погодження з постачальником;

невідкличний -- це акредитив, який не можна замінити або анулювати без згоди постачальника, на користь якого було відкрито акредитив.

Механізм обміну інформацією під час розрахунків акредитивами ілюструє рис. 3.2, де використано такі позначення:

1 -- укладання угоди;

2 -- подання до банку-платника угоди у 2-х примірниках;

3 -- відкриття позабалансового рахунка на підставі 1-го примірника угоди;

4 -- повернення 2-го примірника угоди;

5 -- повідомлення про відкриття акредитива;

6 -- відкриття позабалансового рахунка на підставі зазначеного повідомлення;

7 -- повідомлення отримувачеві про відкриття акредитива;

8 -- відвантаження товару;

9 -- подання двох реєстрів;

10 -- перевірка реєстрів;

11 -- передання всіх документів до банку-платника;

12 -- перевірка документів відповідно до вимог акредитива;

13 -- списання коштів із рахунка клієнта;

14 -- списання коштів із позабалансового рахунка;

15 -- повернення 2-го примірника і документів платникові;

16 -- кредитове повідомлення;

17 -- зарахування коштів на рахунок клієнта.

Рис. 3.2. Акредитивна форма розрахунків (непокритий акредитив)

Меморіальні ордери застосовуються для оформлення внутрішньобанківських операцій, операцій щодо списання коштів із рахунка платника, здійснення договірного списання з рахунка клієнта на підставі його письмового доручення або розпорядження стягувача про списання коштів із рахунка платника.

Розрахункові чеки використовуються в безготівкових розрахунках підприємств та фізичних осіб з метою скорочення розрахунків готівкою за отримані товари (виконані роботи, надані послуги). Такі чеки призначені лише для безготівкових перерахувань із рахунка чекодавця на рахунок одержувача коштів і не підлягають оплаті готівкою (фізичні особи можуть обмінювати розрахунковий чек на готівку або отримувати здачу із суми розрахункового чека, але не більш як 20 % суми чека).

Для гарантованої оплати розрахункових чеків чекодавці бронюють кошти в банку на окремому аналітичному рахунку «Розрахунки чеками».

Строк дії чекової книжки -- один рік, розрахункового чека, що видається фізичній особі для одноразового розрахунку, -- 3 місяці.

Чекова книжка може видаватися для розрахунків з будь-яким конкретним постачальником або з різними постачальниками.

Чек із чекової книжки виписується під час здійснення платежу і видається в разі отримання товарів, виконаних робіт та наданих послуг. Виписуючи чек, чекодавець неодмінно переписує залишок ліміту з корінця попереднього чека на корінець нового й зазначає новий залишок ліміту. При цьому він має додержувати всіх правил заповнення.

Розрахункові чеки та чекові книжки є бланками суворого обліку. Виготовляються на замовлення комерційного банку за зразком, затвердженим Національним банком України, брошуруються в чекові книжки по 10, 20, 25 сторінок, а для розрахунків, що їх виконують фізичні особи для здійснення одноразових операцій, виготовляються як окремі бланки.

Форми розрахункових документів для здійснення розрахункових операцій установа вибирає самостійно, обумовлюючи свій вибір під час укладання договорів на обслуговування. З огляду на технічні можливості установи та обслуговуючого банку документи можуть подаватися туди як на паперових носіях, так і в електронних версіях з використанням програмно-технічного комплексу «Клієнт--банк».

Порядок здійснення безготівкових і готівкових розрахунків бюджетних установ у разі фінансування через органи Державного казначейства має свої особливості, які випливають з того, що функцію обслуговуючого банку виконує останнє. Нині Державне казначейство України має всі можливості самостійно, без залучення банківської системи, обслуговувати бюджетні кошти, крім операцій з готівкою. Щоб забезпечити готівковий обіг у бюджетній сфері, Державне казначейство через рахунки 257-ї групи Плану рахунків бухгалтерського обліку комерційних банків України, відкриті на ім'я його органів, залучає комерційні банки. Умови обслуговування зазначених рахунків визначаються на договірних засадах.

Відповідно до статті 48 Бюджетного кодексу України застосовується казначейська форма обслуговування Державного бюджету України, яка передбачає здійснення Державним казначейством України:

1) операцій з коштами державного бюджету;

2) розрахунково-касового обслуговування розпорядників бюджетних коштів.

Починаючи з 2001 року всі кошти бюджетних установ набувають статусу коштів Державного бюджету України (зокрема власні надходження бюджетних установ і організацій). Правові та організаційні взаємовідносини, що виникають під час здійснення видатків розпорядників та одержувачів бюджетних коштів із реєстраційних та спеціальних реєстраційних рахунків, органи Державного казначейства України регулюють відповідно до Порядку виконання державного бюджету за видатками, затвердженого наказами ГУ ДКУ від 22.01.2001 № 3 та від 10.08.2001 № 140, який регулює процес здійснення видатків державного бюджету в національній валюті проведенням грошових розрахунків.

Казначейська система виконання державного бюджету передбачає акумулювання всіх коштів державного бюджету на рахунках, що відкриваються в органах Державного казначейства.

Здійснення видатків та оплату витрат органи Державного казначейства провадять за наявності даних про територіальне розташування мережі установ, підприємств і організацій на відповідній території та на підставі затверджених кошторисів доходів і видатків, а також планів асигнувань.

Відповідно до покладених на нього завдань Державне казначейство контролює цільове спрямування коштів на стадії проведення платежу на підставі підтверджувальних документів, що їх надають розпорядники бюджетних коштів.

Оплата рахунків розпорядників коштів бюджету та виплата готівки здійснюються лише за наявності в обліку органів Державного казначейства їхніх зобов'язань і/або фінансових зобов'язань та залишків коштів на рахунках розпорядників. Механізм використання коштів бюджету та обліку зобов'язань затверджено Наказами Державного казначейства України від 19.10.2000 № 103 зі змінами й доповненнями від 31.012002 № 16 та від 12.10.2001 № 180 «Про Порядок обліку зобов'язань розпорядників коштів бюджету в органах Державного казначейства».

Підставою для здійснення видатків розпорядників коштів є платіжні доручення. Вони застосовуються для розрахунків за фактично отримані матеріальні цінності (виконані роботи, надані послуги) у порядку попередньої оплати з метою завершення розрахунків за актами попереднього звіряння взаємної заборгованості, переказу бюджетних коштів підвідомчим установам, перерахування сум, які належать фізичним особам (заробітної плати, стипендії, пенсії та інших грошових доходів) на їхні рахунки, що відкриті в установах банків.

Порядок розрахунків платіжними дорученнями через органи Державного казначейства ілюструє рис. 3.3, де використано такі позначення:

1 -- постачальник відвантажує продукцію (виконує роботи, послуги);

2 -- постачальник виставляє рахунок-фактуру за продукцію (роботи, послуги);

3 -- бюджетна установа подає до органу Державною казначейства платіжні доручення за реєстром;

4 -- орган Державного казначейства подає до вповноваженого банку платіжні доручення;

5 -- уповноважений банк списує кошти з казначейського рахунка;

6 -- уповноважений банк надсилає до органу Державного казначейства виписки з казначейського рахунка з доданими платіжними дорученнями;

7 -- орган Державного казначейства списує з реєстраційних рахунків кошти;

8 -- орган Державного казначейства надсилає бюджетній установі виписки з реєстраційних рахунків з доданими платіжними дорученнями;

9 -- уповноважена установа банку передає засобами електронного зв'язку або надсилає платіжне доручення на відповідну суму до банку постачальника;

10 -- банк постачальника зараховує кошти на рахунок отримувача коштів;

11 -- банк постачальника надсилає виписку з рахунка постачальникові (отримувачеві) коштів.

Рис. 3.3. Розрахунки платіжними дорученнями через органи Державного казначейства

Платіжне доручення-- це письмове доручення розпорядника коштів перерахувати відповідну суму з реєстраційного рахунка на рахунок отримувача коштів.

Платіжні доручення, підготовлені власниками рахунків, підтверджуються документами, які свідчать про цільове спрямування коштів (рахунки, рахунки-фактури, накладні, товарно-транспортні накладні, трудові угоди, договори на виконання робіт, звіти про результати здійснення процедур закупівель товарів і послуг за державні кошти). Щодо окремих видатків Міністерства оборони України та інших органів виконавчої влади, які становлять державну таємницю (перелік таких видатків узгоджується з Державним казначейством України та відповідними органами виконавчої влади), незалежно від суми разового платежу підтверджувальні документи не подаються.

Порядок оформлення та подання платіжних доручень органам Державного казначейства регламентується вимогами щодо обліку зобов'язань, згідно з якими розпорядник коштів як споживач повинен сплатити належну суму виконавцеві за умови реалізації цих зобов'язань.

Платіжні доручення подаються до органів Державного казначейства у двох примірниках за формою, установленою Національним банком України (табл. 3.1).

Таблиця 3.1

Платіжне доручення № 1889 від 5 червня 2002 р.	0410001
	Одержано банком «__» ____________ 200__ р.
ПЛАТНИК УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА В М. КИЄВІ
Код за ЄДРПОУ	ИНН 24262621
Банк платника	Код банку	ДЕБЕТ рах. №	СУМА
УДК у м. Києві	820019	392150304103	5100,00
Одержувач КИЇВЕНЕРГО (ДОГ. 340814)
Код за ЄДРПОУ	ИНН 00131305
Банк платника	Код банку	КРЕДИТ рах. №
АБ Енергобанк м. Києва	300272	26004359503
Сума словами П'ять тисяч сто гривень 00 коп.
Призначення платежу
За КПІ 22116000381 Оплата за тепло енергію за 05.2002 р. згідно з договором
340814 від 20.04.99 КЕКВ 1161.
Сума = 4249,98	ПДВ = 850,02
Підпис ______________	Проведено банком
М. П.	«__» _____________ 200__ р.
______________	Підпис банку

Дата платіжного доручення має відповідати даті його фактичного подання або даті наступного дня, якщо документи надійшли в післяопераційний час. Строк дії платіжного доручення встановлюється в межах 10 календарних днів з дня його виписування, день заповнення платіжного доручення не враховується.

Платіжні доручення перевіряються щодо правильності заповнення реквізитів та призначення платежу. Це така інформація:

назва документа;

номер документа, число, місяць, рік складання;

назва та код (номер) установи-платника та отримувача коштів, номер рахунків за дебетом та кредитом;

назва установи банку, органу Державного казначейства України (отримувача та платника коштів) і номер коду та сума платежу (цифрами й літерами);

назва (вид) товарів, робіт, послуг, за які здійснюється оплата, номер і дата документа, на підставі якого здійснюється платіж (договір, рахунок, товарно-транспортний документ), номер і дата;

коди бюджетної класифікації доходів та видатків -- у разі здійснення видатків із бюджету, перерахування коштів до бюджету або перерозподілу бюджетних коштів.

Платіжні доручення подаються до органів Державного казначейства одночасно в паперовій та електронній формах. Виписки щодо здійснених операцій органи Державного казначейства надають за результатами попереднього операційного дня.

...