Предмет організації обліку

Размещено на http://www.allbest.ru/

Конспект лекцій з дисципліни: «Організація обліку»

1. Основи організації бухгалтерського обліку

1.1 Сутність, зміст і завдання організації обліку

Інформація, що характеризує фінансово-майновий стан підприємства, є основним засобом зв'язку між суб'єктом управління та об'єктом господарювання. Без інформації неможливо цілеспрямовано впливати на функціонування як окремих бізнесових структур, так і економічної системи держави, тому інформація є необхідним елементом управління. Процес управління є комплексом заходів, спрямованих на створення найбільш сприятливих умов розвитку та ведення виробництва. Ефективне управління забезпечує раціональне використання виробничих ресурсів та зменшення необґрунтованих втрат, чим сприяє зростанню прибутковості фінансово-економічної діяльності суб'єктів господарювання, а тому за ринкових умов стає одним з фундаментальних факторів або складових економічного зростання.

Виходячи зі змістовного поняття управління (спрямовування, керівництво) його слід розглядати як функцію, що забезпечує організацію системи бухгалтерського обліку, збереження її певної структури, підтримання оптимального режиму функціонування, реалізацію програм і цілей, поставлених суб'єктом управління.

«Організація» ( від лат. - надаю упорядкованого вигляду, улаштовую) можна визначити, що організація обліку - це сукупність цілеспрямованих процесів або дій зі створення, функціонування, упорядкування та постійного удосконалення системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення внутрішніх та зовнішніх користувачів обліково-економічною інформацією, необхідною для прийняття управлінських рішень.

Змістом організації обліку є вибір та забезпечення практичного функціонування і подальшого розвитку сукупності взаємопов'язаних методів, способів та засобів, що використовуються підприємством для ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності.

Організацію обліку також можна розглядати як функцію управління, що нормативно-правовими, організаційними, виконавчими та контрольними заходами забезпечує створення, функціонування, упорядкування та динамічний розвиток системи бухгалтерського обліку і його гармонізацію з ринковим механізмом та специфічними особливостями суб'єкта підприємницької діяльності.

В Україні виділяють два організаційних рівня управління бухгалтерським обліком: 1) організацію національної системи бухгалтерського обліку; 2) організацію бухгалтерського обліку суб'єкта господарювання. Національну систему бухгалтерського обліку формують Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», положення (стандарти) бухгалтерського обліку, інші нормативно-правові акти. Вони регулюють питання методології, порядку ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, а також визначають засади організації обліку на підприємстві. Регламентування методологічних засад бухгалтерського обліку забезпечує формування порівнянної та достовірної облікової інформації, яку можна узагальнити як у цілому по країні, так у розрізі регіонів, галузей економічної діяльності та окремих підприємств у різні звітні періоди та використати для управління національною економікою, тому державне регулювання бухгалтерського обліку об'єктивно необхідне.

На організацію обліку впливають як об'єктивні, так і суб'єктивні чинники. До перших належать: рівень розвитку ринкової економіки та ступінь демократизації суспільства, поширення процесу інтеграції економіки країни у світовий економічний простір та вимоги міжнародних інституцій щодо стандартизації та гармонізації обліку; а до других - форма власності та організаційно-правова структура підприємства (ТзОВ, АТ, СП, ДП, тощо); вид економічної діяльності чи галузеве підпорядкування, що зумовлює особливості та умови облікової роботи; система оподаткування (звичайна, проста, спрощена); параметри підприємства за обсягами діяльності, номенклатурою продукції, чисельністю працюючих; організаційно-технічні умови діяльності, особливості технології та організаційно-технічної структури; матеріально-технічне забезпечення обліково-аналітичної роботи підприємства та рівень забезпеченості кваліфікованими обліковими працівниками; умови організації та стимулювання праці, тощо. Повноваження підприємства щодо організації та ведення бухгалтерського обліку реалізуються у внутрішніх регламентах, зокрема, у Наказі про облікову політику. Він розробляється на основі централізованих нормативних документів із урахуванням специфічних особливостей підприємства. .

Бухгалтерський облік як сконцентрована і завдана учасниками господарського процесу система призначена вирішувати такі завдання:

1) облік збереження та руху майна підприємства;

2) облік прав власників майна та відповідальності виконавців;

3) забезпечення ефективного управління підприємством;

4) виявлення економічних і юридичних наслідків господарських операцій.

Бухгалтерський облік є процесом, що забезпечує виявлення, вимірювання, реєстрацію, накопичення, узагальнення, зберігання та передачу інформації про діяльність підприємства зовнішнім і внутрішнім користувачам для прийняття рішень. Відповідно, організація обліку призначена забезпечити реалізацію інформаційної функції бухгалтерського обліку, у тому числі формування інформації, необхідної як для прийняття управлінських рішень, так і забезпечення контрольних або аналітичних процедур. Зокрема, необхідно забезпечити формування повної, достовірної, своєчасної інформації щодо:

1) наявності та руху майна. З цією метою для кожного об'єкта господарювання ведуть регістри аналітичного обліку (картки складського обліку, інвентарні картки, касова книга, тощо);

2) прав власників майна. Для цього облік статутного капіталу організується як у цілому по підприємству, так і у розрізі власників (засновників);

3) відповідальності виконавців, тому облік майна організується у розрізі кожної матеріально-відповідальної особи;

4) результатів фінансово-господарської діяльності - облік організується у розрізі центрів відповідальності, структурних підрозділів, видів продукції. Це дозволяє встановити чинники, що впливають на результати діяльності як підприємства у цілому, так і кожного структурного підрозділу та розробити ефективні управлінські рішення щодо видів діяльності та продукції, обсягів її виробництва, тощо.

Організація обліку як змістовне поняття включає упорядкування, збереження і підтримку внутрішнього порядку системи бухгалтерського обліку як складного системного багаторівневого утворення; утворення та удосконалення взаємозв'язків та найбільш раціонального співвідношення та взаємодії його елементів та частин, зумовлених побудовою системи; підтримання якісної визначеності системи; а також сукупність заходів, спрямованих на забезпечення функціонування системи із найбільш раціональним використанням ресурсів.

Бухгалтерський облік є складною багаторівневою структурою, яку можна структурувати за різними напрямками (рис. 1.1).

У складі бухгалтерського обліку виділяють три частини: 1) методологію; 2) методику; 3) прагматику. Кожна з них має власне призначення і виконує власну функцію при веденні обліку на підприємстві. Методика і методологія визначають зміст методів і способів, що використовуються для обліку господарських операцій, концептуальні засади і основоположні принципи ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності. Прагматика є системою правил, що забезпечують практичну реалізацію методики і методології, тобто системою заходів, спрямованих на практичне функціонування бухгалтерського обліку. До них належать вибір раціональної структури апарату бухгалтерії, способи ефективної побудови та заповнення облікових регістрів, шляхи використання обчислювальної техніки.

Принципи, методи та прийоми оцінки та обліку, що використовуються підприємством, визначає методологія обліку, тому саме вона є основою інтерпретації інформації щодо господарських операцій, а тому підґрунтям організації обліку: «Методичне і методологічне забезпечення визначають зміст і порядок функціонування інших елементів системи - облікового процесу і праці персоналу, задіяного у ньому». Вилив методології на організацію обліку полягає у тому, що із можливого переліку методичних і технічних прийомів обираються методи, способи і прийоми, найбільш адаптовані до специфіки обліку кожного об'єкта господарювання та визначені нормативними документами - П(С)БО.

Отже, основою організації обліку є методологія і методика, тому удосконалення бухгалтерського обліку забезпечується лише шляхом одночасного, синхронного реформування усіх трьох складових. Одиночні, нескоординовані заходи, що будуть вживатись стосовно окремих напрямків (методології, методики, організації або їх елементів) не можуть принести бажаного результату, а тому безперспективні.

Технологічну структуру бухгалтерського обліку відбивають три етапи облікового процесу (первинний, поточний, підсумковий облік). Кожний з них має власне призначення і характеризується певними особливостями, які впливають на вибір та організацію облікових номенклатур, носіїв інформації, їх руху та забезпечення, тому кожний етап може розглядатись як окрема підсистема, що функціонує у межах цілісної системи «Бухгалтерський облік». Але, технологію бухгалтерського обліку формує їх взаємозв'язок, послідовність та системність, тому лише системний підхід до організації як кожного облікового етапу, так і усієї системи у цілому забезпечує раціональність обліку. За рахунок оптимізації окремого облікового етапу і запровадження, наприклад, автоматичного складання звітності або формування облікових регістрів не можна оптимізувати увесь обліковий процес. Раціональність й оптимальність облікового процесу як складної, багаторівневої системи можуть забезпечити лише цілеспрямоване упорядкування, гармонізація й удосконалення кожної його складової (структурних елементів, методики, техніки) як певних сукупностей, тому реєстрацію, накопичення, узагальнення, зберігання та передачу інформації необхідно організувати як системну послідовність логічно взаємопов'язаних між собою стадій облікового процесу, підпорядкованих потребам управління.

Залежно від сфери діяльності у системі бухгалтерського обліку виділяють дві автономні підсистеми 1) обліковий процес як сукупність облікових операцій; 2) роботу апарату бухгалтерії. Кожна з них призначена для виконана певних функцій. Обліковий процес забезпечує збирання, обробку, узагальнення та передавання інформації. Апарат бухгалтерії забезпечує здійснення облікового процесу. Функціонування кожної підсистеми здійснюється за допомогою певних організаційних прийомів, методів та способів, тому її слід розглядати самостійним об'єктом організації.

Топологічну структуру бухгалтерського обліку формують підсистеми з обліку кожного об'єкта господарювання (облік грошових коштів, облік запасів, облік необоротних активів, тощо). Для формування інформації про різні об'єкти обліку використовуються певні методологічні засади, визначені положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку. Вони безпосередньо впливають на методику і організацію обліку, наближуючи їх до специфічних особливостей кожного об'єкта обліку. Але, при здійсненні фінансово-господарської діяльності відбуваються одночасні взаємопов'язані зміни декількох об'єктів господарювання, які необхідно відобразити в обліку, тому обліковий процес необхідно будувати, з одного боку, із урахуванням специфіки кожного об'єкта обліку, а, з іншого - забезпечити раціональну взаємодію між підсистемами обліку. Це дозволить побудувати оптимальну систему бухгалтерського обліку, уникнути дублювання функцій апарату бухгалтерії та подорожчання облікових робіт.

При структуруванні бухгалтерського обліку за оперативно-виробничим принципом об'єктами обліку є структурні підрозділи підприємства (цехи, бригади, філії, тощо). Структурування бухгалтерського обліку за предметним та оперативно-виробничим принципами дозволить організувати аналітичний облік не лише у цілому по підприємству, але й у розрізі кожного центру відповідальності, структурного підрозділу, виду запасів, групи основних засобів, що забезпечить управління підприємством як по вертикалі, так і горизонталі. Методологію бухгалтерського обліку формує сукупність принципів, тому організація обліку повинна будуватись на взаємопов'язаних між собою, інтегрованих та загальновизнаних у світовій практиці принципах, вироблених сучасною наукою. Лише науково обґрунтована система організації обліку, що використовує методичні прийоми різних наук (кібернетики, математики, статистики, моделювання, теорії комунікації, психології, інформатики, тощо) спроможна забезпечити потреби користувачів в інформації, необхідній для прийняття раціональних управлінських рішень та удосконалення на цій основі управління підприємством.

1.2 Предмет та об'єкти організації обліку

Для раціональної організації обліку необхідно визначити предмет, який дисципліна вивчає і об'єкти, функціонування яких необхідно організувати.

Складові предмету організації обліку:



Об'єктами організації обліку є:

- технологія облікового процесу;

- функціонування апарату бухгалтерії;

- інформаційне, організаційне, нормативно-правове, технічне, ергономічне та соціальне забезпечення обліку;

- розвиток та вдосконалення системи обліку.

Організацію обліку необхідно удосконалювати шляхом розробки і впровадження сучасних систем і моделей збирання, обробки, узагальнення та передавання інформації, адаптованих до методологічних засад обліку та потреб управління.

1.3 Принципи організації обліку

Принципи утворюють певну систему базисних положень, на яких ґрунтується формування облікової інформації, а тому і вибір методів, способів, прийомів і процедур обліку, що використовуються підприємством при реєстрації господарських операцій, обробці облікової інформації, її узагальненні та відображенні у формах звітності. Організація обліку потребує гармонізації принципів різних наук (бухгалтерського обліку, менеджменту, у тому числі менеджменту персоналу). Раціональна організація обліку базується на принципах цілісності, всебічності, субординації, динамічності та випереджувального відображення.

Найбільш узагальнюючим принципом організації обліку є принцип цілісності. Відповідно до нього 1) облікові показники повинні бути єдиною системою взаємопов'язаних елементів, що гармонізують між собою та взаємозумовлюють одне одного; 2) ця система завдається потребами управління. Інформація, яка не впливає на прийняття рішень, є зайвою і у системі обліку не відображується. Принцип цілісності реалізується у подвійному записі, у взаємопов'язаному відображенні господарських операцій на кореспондуючих рахунках бухгалтерського обліку та у балансовому узагальненні залишків на рахунках, що не закриваються. Отже, згідно принципу цілісності, облікова інформація повинна бути оптимальною за обсягами, структурою та змістом. Вони визначаються лише потребами управління.

Згідно із принципом реєстрації жоден факт господарського життя не може розглядатись як дійсний, якщо його не зафіксовано у первинних документах. Ця норма законодавчо закріплена у нормативних документах, тому підлягає безумовному виконанню. Крім того, витрати на реєстрацію облікових показників не повинні перевищувати економічного ефекту від управлінських рішень, прийнятих на їх основі.

У відповідності із принципом ідентифікації господарські операції необхідно віднести до певного звітного періоду, що передбачає вибір дати відображення операції в обліку. Цей принцип реалізується у запровадженні певного принципу визнання доходів і витрат та виборі підприємством 1) касового методу; 2) методу нарахування. Практичне значення принципу полягає у тому, що зобов'язання виникають або за датою одержання грошових коштів, або датою відвантаження продукції. У другому випадку виникнення зобов'язань може негативно вплинути на фінансовий стан підприємства та унеможливити їх своєчасне виконання, але цей принцип є основним у світовій практиці, тому практичну роботу потрібно організовувати так, щоб забезпечувати своєчасне погашення боргів.

Зареєстровану та ідентифіковану господарську операцію згідно із принципом квантифікації потрібно кількісно виміряти шляхом застосування певних вимірників - натуральних, грошових, часових та інформаційних. Для цього необхідно забезпечити наявність відповідного обладнання та засобів техніки.

Принцип контролю (верифікації) призначений забезпечити достовірність облікової інформації, її адекватність реальному ста-і іу об'єктів обліку. Це досягається за рахунок двох важливих для бухгалтерського обліку прийомів: 1) колації - зустрічної перевірки розрахунків та підсумків взаємопов'язаних регістрів обліку, регістрів аналітичного обліку та регістрів синтетичного обліку; регістрів обліку та форм звітності, тощо; 2) інвентаризації - встановлення фактичних залишків товарно-матеріальних цінностей на підприємстві та їх зіставлення з показниками обліку. Відповідно, при запровадженні форми обліку необхідно передбачити такий склад регістрів обліку, що забезпечать взаємний контроль їх підсумків, а також проведення систематичних інвентаризацій, що буде змушувати матеріально-відповідальних осіб забезпечувати збереження ввірених ним цінностей

Згідно принципу несуперечності система обліку не може містити норм, що суперечать між собою. Цей принцип є практичним і керівництвом для кожного бухгалтера при роботі із нормативними документами. З нього витікають такі правила:

- якщо два нормативних документи містять норми, що виключають одне одного, то діє норма документа, виданого вищестоящим органом;

- якщо нормативні документи видані тим самим органом, то діючою визнається норма останнього за часом видання документа;

- якщо у тому самому документі зустрічаються норми, що суперечать між собою, то діє норма, яка містить більш конкретні (спеціальні) положення.

Згідно принципу зрозумілості облікова інформація має бути простою та доступного для сприйняття користувачам. Він реалізується у побудові облікових регістрів та форм звітності, що призначаються для користувачів інформації.

Згідно принципу інтерпретації при фіксуванні показників на будь-яких носіях у вигляді знаків-символів необхідно забезпечити доступність та зрозумілість інформації як для бухгалтера, так і для інших користувачів, щоб її аналіз та тлумачення дозволяли прийняти дієві управлінські рішення.

Згідно принципу всебічності при побудові обліку необхідно врахувати усі внутрішні зв'язки і відносини, що існують у кожній господарській системі. Результати діяльності підприємства залежать від підсумків кожного структурного підрозділу, тому, підприємницьку структуру слід розглядати як єдиний цілий організм. У процесі організації обліку необхідно організувати облік не лише у цілому по підприємству, але й у розрізі кожного структурного підрозділу, виду діяльності, виду продукції, тощо. Детально продумана система аналітичного обліку забезпечить інформаційні потреби апарату управління на усіх його ієрархічних рівнях, чим підвищить якість управлінських рішень.

Згідно принципу субординації обліковий процес потрібно будувати із врахуванням ієрархії організаційної і технологічної структур підприємства. При більш високому рівні організації облікового процесу порівняно із рівнем управління виробництвом або рівнем самого виробництва, ресурси, вкладені в облік використовуються неефективно, і, навпаки, рівень організації обліку, що не задовольняє інформаційних потреб користувачів, негативно впливає на розвиток бізнес-структури, тому необхідно забезпечувати адекватність обліку організаційно-технічному оснащенню підприємства, що передбачає принцип динамічності.

Принципи бухгалтерського обліку не були вічними, вони змінюються адекватно із суспільно-політичними, соціально-економічними та техніко-технологічними трансформаціями, забезпечуючи адекватність обліку як «мови бізнесу» практичним потребам користувачів інформації.

1.4 Методи (прийоми) організації обліку

У процесі організації обліку у сучасних умовах необхідно використовувати системний підхід у реалізації різних проектних рішень; принципи планування і проектування; методи експертних оцінок і порівняння; різні символи, коди і шифри; моделювання, графічні методи, діаграми, формули, сітьові методи.

З метою практичного використання будь-яка інформаційна система, у тому числі система обліково-економічної інформації, має бути представлена у вигляді конкретної моделі, що забезпечує реалізацію істотних ознак і задач системи. Такі моделі не лише повинні бути максимально цілеспрямованими, але й безперервно упорядковуватись у процесі функціонування системи, що збільшує її ефективність. Дієвість, економічність системи та оперативність управління нею зростають разом із збільшенням цілеспрямованості і упорядкованості системи.

Моделювання є одним із найдавніших прийомів організації обліку. У бухгалтерському обліку використовують моделі облікового процесу та моделі апарату бухгалтерії. Вони включають інформаційне, організаційне, технічне, нормативно-правове та математичне забезпечення, необхідне для їх функціонування. При моделюванні облікового процесу застосовуються економіко-математичні, імітаційні, статистичні, динамічні, тощо моделі. їх розробляють у формі матриці або математичних формул. Моделювання облікової процедури є одним із засобів відображення господарських операцій. Така модель є системою первинної документації (вхідна інформація), облікових регістрів (згрупована інформація) та звітності (вихідна інформація). При побудові моделі облікового процесу вирішальне значення належить моделям вхідної та вихідної інформації. При побудові таких моделей необхідно забезпечити: 1) раціональне розташування реквізитів у первинних документах, облікових регістрах і формах звітності; 2) оптимальне співвідношення між регістрами; 3) ефективне поєднання хронологічного і систематичного записів показників синтетичного і аналітичного обліку; 4) максимально можливе скорочення шляху проходження інформації від моменту її виникнення до узагальнення у форм звітності. Моделювання облікового процесу дозволяє: 1) виділити показники, які є у кожному документі; 2) включити у модель лише ті реквізити, які необхідні для наступної обробки та аналізу інформації; 3) оптимізувати алгоритмізацію облікових задач та їх реалізацію за допомогою комп'ютерної техніки.

Сучасна бухгалтерія широко використовує моделювання для відображення в обліку господарської діяльності. Ефективність моделей залежить від їх відповідності методологічним засадам обліку, визначеним положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку, а також технологічним та організаційно-технічним умовам господарювання. Одним із питань, які необхідно вирішити у процесі моделювання облікового процесу є питання щодо об'єктів моделювання 1) технологічні процеси; 2) галузі економічної діяльності та галузі промисловості зокрема.

Однією із форм реалізації моделі системи бухгалтерського обліку є проект організації обліку. Такий проект є сукупністю проектних рішень з коленої підсистеми обліку.

Проект організації обліку - це інструктивно-методичний документ, у якому висвітлюються порядок і технологія ведення бухгалтерського обліку. У ньому наводяться науково обґрунтовані проектні рішення зі збору, обробки та видачі обліково-економічної інформації. Основою таких проектів є науково обґрунтована система обробки облікової інформації.

Проект організації обліку розробляється на основі діючих і обов'язкових для використання централізованих, галузевих та внутрішніх нормативних документів із урахуванням конкретних організаційно-технічних умов і особливостей підприємства та потреб управління. Проект складається з кількох розділів: загального розділу і проектів з кожної з підсистем обліку (облік необоротних активів, облік оборотних активів, облік розрахунків, облік доходів, облік витрат, тощо).

Проект кожної підсистеми обліку, у свою чергу, складається з трьох частин. У першій загальній частині викладаються питання, що характеризують підсистему у цілому, її завдання, специфічні особливості. У другій частині - технологія інтегрованої системи обробки облікової інформації: носії первинної та вихідної інформації, методи, способи і прийоми облікової роботи, методика і техніка контролю, технічні засоби обліку та порядок складання звітності, У третій частині висвітлюються питання організації праці апарату бухгалтерії (положення про сектор, обсяги та склад облікової роботи, графіки облікової роботи та посадові інструкції).

Процес проектування складається із наступних етапів робіт: обстеження існуючої системи організації обліку; розробка технічного процесу; аналіз одержаних результатів; розробка технічного завдання; впровадження розробленого проекту.

Розробку проект доцільно розпочинати із узгодження проектного завдання (ступеня централізації обліку та концентрації облікової роботи, організаційних форм і рівня автоматизації обліку, методів, способів та прийомів обліку) з усіма структурами управління. Проекти розробляються апаратом бухгалтерії або спеціалізованою організацією за договором.

Успіх розробки проекту обліку та його якісний рівень залежать значною мірою залежать від загального організаційного рівня підприємства та ряду передумов: наявності раціональної структури управління підприємством; прогресивної організації виробництва та праці робітників; науково обґрунтованого економічного та календарного планування; наявності прогресивних норм; раціонально організованих систем нормативів; засобів автоматизації і комп'ютеризації обліку та якісного складу апарату бухгалтерії. Але, незалежно від наявності таких передумов, раціональна організація обліку неможлива без проекту, тому кожному підприємству його необхідно розробляти за будь-яких умов.

Ведення бухгалтерського обліку згідно із проектом, який попередньо узгодили з усіма зацікавленими структурами підприємства, сприяє значному зростанню рівня управління на основі зростання якості обліково-економічної інформації. Проект сприяє впровадженню найбільш прогресивних форм і методів обліку, посилює його спеціалізацію, зобов'язує апарат бухгалтерії виконувати роботи за найбільш економними методами обліку, підвищує відповідальність виконавців, скорочує терміни виконання робіт та надання інформації користувачам.

Крім проекту у сучасних умовах пропонується розробляти план організації обліку - це заздалегідь розроблена система облікової роботи, що визначає порядок і терміни виконання робіт і складається з таких елементів: план документації і документообігу; план інвентаризації; план рахунків і їх кореспонденції; план звітності; план технічного оформлення обліку; план організації праці апарату бухгалтерії.

У плані документації указується перелік документів як уніфікованих, так і тих, що розробляються підприємством самостійно для обліку господарських операцій і складається розрахунок потреби у бланках певного виду документів; а також до нього додають графіки руху документів.

У плані інвентаризації визначають порядок, форми і терміни проведення планових (обов'язкових) і позапланових інвентаризацій. План інвентаризації складають так, щоб перевірка не впливала на нормальну роботу підприємства. Терміни проведення позапланових інвентаризацій не повинні бути відомі матеріально-відповідальним особам.

У плані звітності указуються: перелік форм звітності; звітний період, за який складається та або інша форма звітності; терміни представлення кожної з них; найменування і адреси організацій і установ, а також прізвища посадових осіб, що є одержувачами звітів; способи представлення звітів (електронною поштою, телефоном, факсом, тощо) і прізвища виконавців з детальним зазначенням переліку та складу виконуваних ними робіт. План звітності складається з двох частин. Перша частина розробляється для звітності, що представляється зовнішнім користувачем, друга - для внутрішньої звітності, окремо для звітності, що надходить з окремих підрозділів підприємства та звітності, що складається бухгалтерією для управління. Наявність заздалегідь розробленого плану звітності сприяє економії часу, раціоналізації руху документів і забезпечує формування єдиної бази для складання звітності.

У плані технічного оформлення обліку детально характеризується форма обліку підприємства, указується склад організаційно-технічних засобів техніки і програмних продуктів, які використовуються при веденні обліку. При виборі форми обліку підприємства зобов'язані керуватися вказівками і інструкціями, що регламентують склад кожної форми обліку та порядок ведення регістрів обліку; враховувати особливості технології і організації роботи підприємства; добре знати переваги і недоліки діючих форм обліку

У плані організації праці розкривається структура апарату бухгалтерії і її штат, посадова характеристика кожного працівника, намічаються заходи щодо підвищення їх кваліфікації, складаються графіки облікових робіт.

Для реалізації і запровадження таких, планів розробляються відповідні проекти, які приймаються як розділи і додатки до наказу про облікову політику підприємства у складі організаційної частини.

Раціональна організація обліку передбачає використання графіків. Графік - це систематизований перелік облікових робіт, у якому зазначають її виконавців та терміни виконання. Для складання графіку використовують інформацію про функції та обов'язки виконавців; завдання, які необхідно виконати; терміни виконання робіт. Графіки повинні висвітлювати взаємозв'язок виконавця із іншими виконавцями, від яких надходить інформація або яким передається.

Графіки бувають різних видів:

1) за зовнішнім виглядом графіки бувають текстові; символьні; табличні; сітьові; матричні; лінійні; комбіновані;

2) за призначенням - графіки, що регламентують а) роботу апарату бухгалтерії - графіки облікових робіт; б) документообіг - графіки руху документів;

3) за термінами виділяють постійні, разові графіки. Графіки призначені для визначення оптимального шляху руху документів, часу виконання кожного виду робіт та їх виконавців, тому є одним із прийомів наукової організації праці апарату бухгалтерії.

2. Організація нормативно-правового забезпечення бухгалтерського обліку

2.1 Організація роботи апарату бухгалтерії

2.1.1 Елементи наукової організації праці персоналу бухгалтерії

Ведення бухгалтерського обліку, складання звітності та здійснення контролю за фінансово-господарською діяльністю суб'єктів господарювання здійснюється бухгалтерією, тому оперативність, своєчасність та вірогідність інформації, на основі якої приймаються управлінські рішення, а тому і якість таких рішень, безпосередньо залежать від ефективності роботи апарату бухгалтерії. Для оптимального та раціонального використання трудових ресурсів та зростання на цій основі ефективності роботи апарату бухгалтерії необхідно створити певні умови відповідно до принципів наукової організації праці.

Наукова організація праці апарату бухгалтерії є комплексом організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психофізіологічних і естетичних заходів, спрямованих на раціоналізацію облікової роботи, створення сприятливих умов праці та розвиток творчих здібностей працівників.

Основними елементами наукової організації роботи апарату бухгалтерії є:

- організація трудового процесу на основі раціонального поділу і кооперування праці та створення ефективної структури апарату бухгалтерії, спроможного забезпечити виконання усього комплексу облікових робіт на підприємстві;

- планування облікових робіт з метою забезпечення їх своєчасного виконання, регламентування функцій структурних підрозділів та обов'язків кожного виконавця;

- вдосконалення організації робочої зони і робочих місць бухгалтерів шляхом оснащення комп'ютерною та організаційною технікою;

- впровадження у практику сучасних методів і способів облікової роботи;

- вдосконалення нормування облікової роботи та визначення чисельності апарату бухгалтерії за нормами норми часу на виконання кожного виду облікових робіт у розрізі об'єктів обліку та нормативами чисельності працівників бухгалтерії;

- вивчення та розповсюдження передового досвіду облікової роботи;

- раціональний підбір працівників на основі досвіду їх роботи, рівня освіти та кваліфікації, ставлення до виконання посадових обов'язків; спеціальна підготовка і систематичне підвищення рівня кваліфікації апарату бухгалтерії;

- створення сприятливих умов праці шляхом забезпечення науково-обґрунтованих параметрів мікроклімату у приміщенні бухгалтерії, її раціонального освітлення, зниження рівня шуму, естетичного оточення та інших оптимальних умов праці;

- розвиток творчих здібностей, здорової конкуренції у колективі та суспільної активності працівників шляхом розробки і впровадження системи заохочень і покарань, забезпечення духовного збагачення працівників, підвищення їх зацікавленості у результатах праці, створення у колективі почуття відповідальності за результати роботи, взаємної поваги та вимогливості. Наукова організація праці у бухгалтерії впроваджується у три етапи. На першому вивчаються і аналізуються діючі засади організації праці апарату бухгалтерії: його структура і побудова; поділ і кооперування праці; наявність та якість внутрішніх нормативних документів, що регламентують функціонування апарату бухгалтерії (положення про бухгалтерію, положення про відділи (сектори) бухгалтерії, посадові інструкції, графіки облікових робіт, тощо); а також умови праці та оснащення робочих місць. На другому етапі розробляються і обговорюються пропозиції з наукової організації праці та техніко-економічні, соціальні, психофізіологічні і естетичні заходи, проводяться експерименти та створюються передумови для їх впровадження. На третьому етапі впроваджуються розроблені і апробовані заходи та організується спостереження за їх ефективністю з метою подальшого удосконалення.

Рекомендації з наукової організації праці слід розробляти комплексно, використовуючи принципи ергономіки, інженерної та соціальної психології. У процесі організації роботи апарату бухгалтерії необхідно встановлювати фактори, які сприяють зростанню продуктивності і якості праці та які ускладнюють процес виконання облікових робіт. Серед таких факторів найважливішими є: рівень професійної і загальної підготовки спеціаліста; підпорядкованість у трудовому колективі; задоволеність роботою; ступінь емоційного напруження, можливість стресових ситуацій та втоми, що ослаблює увагу і ускладнює виконання роботи; інтенсивність роботи та межі її підвищення; швидкість реакції, межі відповідальності; мікроклімат у колективі; конструкція елементів робочої зони і робочого місця; психологічне середовище у колективі; ступінь виробничого шуму та естетичний рівень навколишнього середовища. Невід'ємною складовою умов праці є взаємовідносини між учасниками трудового процесу, тому при організації роботи апарату бухгалтерії необхідно враховувати соціально-економічні і інженерно-психологічні фактори і чинники.

Важливим елементом організації праці апарату бухгалтерії, є раціональне планування службових приміщень та створення комплексу організаційно-технічних умов, які забезпечують нормальну роботу у відповідності із санітарно-гігієнічними стандартами. При виборі приміщення для бухгалтерії підприємства слід виходити з таких критеріїв:

1) максимальне наближення до апарату управління та інших підрозділів підприємства, що забезпечить між ними та бухгалтерією оптимальну взаємодію та взаємозв'язок у процесі формування та передавання облікової інформації; 2) створення нормальних умов праці для бухгалтерів; 3) забезпечення зручностей при обслуговуванні відвідувачів, у тому числі працівників підприємства, що безпосередньо взаємодіють з апаратом з бухгалтерії у процесі виконання посадових обов'язків, зокрема, здавання або одержання документів та з інших потреб.

Бухгалтерію слід розташовувати в одному приміщенні зі структурами управління та поруч із підрозділами основного виробництва, що забезпечить оптимальну взаємодію між ними. Для вільного доступу відвідувачів до бухгалтерії їй слід виділяти приміщення на першому-другому поверхах. Структурні підрозділи бухгалтерії слід розташовувати так, щоб забезпечити між ними тісну взаємодію. З цією метою доцільно для усього апарату бухгалтерії виділяти або одну велику кімнату, поділяючи її на блоки, або надавати для кожного сектору (відділу) окремі приміщення, розташовані поруч. Окремі кімнати слід виділяти для головного бухгалтера, касира та працівників, що постійно приймають відвідувачів. Приміщення необхідно спеціально обладнати, щоб унеможливити доступ до робочих місць осіб, що не працюють у бухгалтерії. Для відвідувачів необхідно обладнати робочі місця (стіл, стілець), забезпечивши їх необхідним канцелярським приладдям. Площа приміщення повинна відповідати санітарним нормам із розрахунку 20 м³ на працівника, тому для однією особи слід виділяти 3,25-6м² при мінімальній висоті приміщення 3,25м.

Одним із суттєвих чинників, що сприяють зростанню ефективності та якості роботи апарату бухгалтерії є створення комфортних умов праці бухгалтерів, їх комплекс включає: 1)підтримання оптимальної температури у приміщеннях (18-20°) за рахунок опалення та оснащення кондиціонерами; 2) раціональне освітлення у відповідності із санітарними нормами; 3) зниження рівня шуму; 4) кольорове оформлення стін, що сприяє зростанню продуктивності розумової діяльності. -

Для зростання продуктивності праці та зменшення помилок г обліку, у першу чергу, необхідно забезпечити раціональне освітлення робочого місця бухгалтера. При цьому доцільно перевагу надавати природнім джерелам світла порівняно зі штучними. Освітлення повинно бути рівномірним протягом робочого дня ураховувати контрастність об'єкта і фону. Це досягається поєднанням загального освітлення всього приміщення з використанням в окремій робочій зоні місцевого освітлення, але лише його застосовувати недопустимо. Для цього доцільно застосовувати поворотні, пересувні лампи. М'яке світло, що не сліпить очі, повинно надходити до поверхні робочого стола ліворуч. При освітленні службових приміщень та робочих місць рекомендуються такі норми:

- у разі люмінесцентного освітлення - 300 люкс;

- у разі освітлення лампами розжарювання - 150 люкс. Ефективність освітлення у приміщеннях підвищується при раціональному фарбуванні стін та стель. На ефективність праці суттєво впливає колір приміщення. Найсприятливішим є білий, зелено-блакитний, світло-зелений, бежевий. Ці кольори не тільки заспокійливо діють на нервову систему людини, але і значно поліпшують освітленість у приміщеннях. Для кращого розсіювання та відбиття світла рекомендується стелю фарбувати у білий колір, він відбиває до 90 % світлового потоку. Стіни повинні менше відбивати світло і мають бути темнішого кольору, ніж стеля. Якщо вікна у приміщенні виходять на сонячний бік, то стіни краще фарбувати в прохолодні тони: блакитний, зеленуватий, салатний. Для приміщень з вікнами, орієнтованими на північ, північний захід, північний схід, більше підходять кольори теплої гами: жовтуватий, світло-оранжевий, піщаний. Підлоги незалежно від матеріалу, з якого їх зроблено, повинні мати темніший колір, ніж стіни. Озеленення приміщень, що є декоративним елементом інтер'єру поліпшує склад повітря, зменшує нервово-психічне стомлення, що особливо важливо для умов розумової праці.

Робоче місце бухгалтера - це зона його трудової діяльності, яку необхідно оптимально пристосувати для виконання функцій, визначених посадовою інструкцією. Організація робочих місць - це створення найбільш оптимальних і сприятливих умов праці для працівника, забезпечення їх раціонального розміщення, розумне укомплектування усім необхідним для роботи на обмеженій площі, створення зручності та комфорту у роботі виконавців, усунення дії на них небезпечних факторів зовнішнього середовища, забезпечення безперебійного обслуговування робочих місць усім необхідним для успішного виконання облікових робіт.

Основний принцип організації робочого місця бухгалтера - це його комплексне оснащення комп'ютерною технікою, засобами зв'язку, зручними для роботи меблями, нормативно-довідковими матеріалами та іншим знаряддям, необхідним для роботи.

Велике значення в оснащенні робочих місць має встановлення меблів з уніфікованих елементів, які вибираються з урахуванням посадових обов'язків і характеру роботи кожного працівника. Із таких елементів можна монтувати різноманітні робочі столи, приставки до них, тумби та інше. Відстань між робочими місцями повинна бути 0,75 - 0,9 м. Для зберігання технічної та довідкової літератури, а також папок з документами пропонується шафа загального користування.

У сучасних умовах комп'ютер стає основним функціональним елементом робочого місця бухгалтера, тому при його конструюванні необхідно дотримуватись вимог ергономічного забезпечення.

Ергономічне забезпечення (ергономіка від грецьких слів - робота та закон) - це сукупність методів і засобів, які створюють оптимальні умови для розробки, реалізації, впровадження відповідних технологій, що забезпечують нормальне функціонування інформаційної системи бухгалтерського обліку, а також швидке оволодіння працівниками і користувачами їх різних типів та категорій із урахуванням вимог якісної, нешкідливої, безпечної роботи. Воно включає комплекс гігієнічних, антропометричних, психофізіологічних, психологічних вимог. Зокрема, при використанні комп'ютерної техніки необхідно забезпечити:

- достатній робочий простір для бухгалтера, що дозволяє безперешкодно виконувати як ручну роботу, так і працювати на комп'ютері;

зручний для сприйняття вигляд інформації на екрані монітора;

- достатні фізичні, зорові і слухові зв'язки між бухгалтером та комп'ютером, а також між операторами. Для цього діалог з системою будують так, щоб для відповіді користувача потрібно було натискати менше клавіш. Повідомлення системи повинні супроводжуватися короткими звуковими сигналами, а особливо важливі - довгими;

- оптимальне розміщення устаткування, завдяки чому забезпечується зручне положення бухгалтера при роботі;

- припустимий рівень акустичного шуму і вібрацій, створюваних комп'ютерною та іншою технікою;

- наявність на робочих місцях інструкцій з техніки безпеки.

При застосуванні комп'ютерів слід дотримуватись вимог гігієни праці, а саме: заданих параметрів повітряного середовища (температури, відносної вологості, барометричного тиску), у приміщеннях рекомендується здійснювати кондиціювання повітря. Нормальними кліматичними умовами експлуатації ПЕОМ є:

- температура навколишнього повітря - 20 + 5° С;

- відносна вологість навколишнього повітря - 65 ± 15 %;

- атмосферний тиск - від 84 до 107 кПа (630 - 800 мм- рт. ст);

- максимальна запиленість повітря в приміщеннях при розмірі часток не більше 3 мкм - 0,75 мг/куб. м.

Відстань між очима працюючого та екраном комп'ютера повинна бути не меншою, ніж півтори довжини діагоналі використовуваного монітора; дисплей слід розташовувати нижче рівня очей на 15 градусів, а клавіатуру - на відстані близько 40 сантиметрів від тулуба. Зап'ястя повинні розташовуватися так, щоб сонячне проміння і світло ламп не відбивались від нього та не осліплювали працюючого. В ідеалі рівень яскравості екрана повинен відповідати яскравості світла в приміщенні, чого можна домогтися за допомогою налагодженого монітора.

Складовими ділового виробничого клімату у бухгалтерії є соціальний, моральний та психологічний мікроклімат.

Соціальне забезпечення - це комплекс заходів, що забезпечують формування свідомого ставлення кожного бухгалтера до виконання посадових обов'язків, усвідомлення ним завдань і значення роботи бухгалтерії у функціонуванні підприємства, дотримання правил трудової дисципліни та регламенту підприємства, розвиток творчої активності та ініціативи працівників, а також запровадження інституту наставників, тощо.

Для підвищення якості і ефективності роботи апарату бухгалтерії поряд із заходами моральної мотивації слід застосовувати систему матеріального заохочення у результатах роботи шляхом запровадження раціональної оплати праці. Не будучи безпосередньо задіяним у виробничих процесах, апарат бухгалтерії забезпечує потреби управління в інформації, чим бере активну участь у функціонуванні підприємства, тому його роботу потрібно оплачувати нарівні із оплатою праці, встановленою для інших категорій управлінського персоналу.

Для кожної категорії персоналу бухгалтерії встановлюється певний рівень оплати праці. Він залежить від складності та обсягів облікової роботи, яку повинен виконати той чи інший виконавець. Але, рівень заробітної плати керівників (головного бухгалтера, його заступників) не може у рази, перевищувати заробітну плату підлеглих. Для підвищення продуктивності і ефективності роботи апарату бухгалтерії необхідно розробити науково обґрунтовану систему мотивації праці шляхом запровадження диференційованої оплати, за якої рівень заробітної плати кожного виконавця безпосередньо залежить від результатів його роботи (своєчасного складання звітності або виконання облікових робіт, роботи без помилок та зауважень, суворого дотримання правил внутрішнього розпорядку, тощо); володіння іноземними мовами, навичками роботи на комп'ютері та інших засобах організаційної техніки, тощо. При цьому, систему матеріальної мотивації та заохочення необхідно поставити у залежність як від результатів власної праці бухгалтера, так і результатів фінансово-господарської діяльності підприємства за рахунок, наприклад, премій за певні звітні періоди або виплат за підсумками роботи за рік.

Для раціональної організації роботи апарату бухгалтерії вирішального значення набуває система соціально-психологічного забезпечення. Вона включає створення високого рівня організаційної культури, сприятливого морально-психологічного клімату у колективі, забезпечення раціонального керівництва персоналом бухгалтерії. Ефективність роботи апарату бухгалтерії залежить, у першу чергу, від атмосфери взаємної пошани і поваги, свідомого підпорядкування своєї поведінки високим моральним ідеалам, співпраці між керівником і підлеглими, між працівниками як колегами. Важлива роль в ефективному забезпеченні праці належить моральному мікроклімату. У колективі повинні переважати взаємодовіра між працівниками, товариські взаємини і дружба, взаємодопомога, глибока пошана до кожного члена колективу, турбота про молоде покоління.

Психологічний клімат у бухгалтерії переважно залежать від раціональності дій головного бухгалтера та керівників структурних підрозділів бухгалтерії. Раціональність управління персоналом визначається такими факторами як: досвід керівництва, рівень знань не лише бухгалтерського обліку, але й інших економічних дисциплін, без яких неможливе керівництво сучасними обліковими структурами, комунікаційні якості, перспективність, свобода мислення, цілеспрямованість, гнучкість керівництва на усіх рівнях управління (секторами, відділами, групами), його творча активність та здатність приймати рішення у різних умовах.

Не менш важливою умовою раціональної організації обліку є формування корпоративної структури. Кожному підприємству притаманна власна система матеріальних та духовних цінностей, еталонів поведінки, настроїв, методів управління та принципів діяльності та інші компоненти організаційної поведінки. Корпоративну культуру слід розглядати як інструмент, що дозволяє орієнтувати усі підрозділи та окремих осіб на загальні цілі, мобілізувати ініціативу працівника та полегшувати продуктивне спілкування між ними, адже культурне підприємство - це гармонійне підприємство, на якому працівник сприймається як найголовніша цінність та, як наслідок, організує між особисту та між групову взаємодію на психологічному рівні; підприємство, що будує своє відношення з елементами навколишнього середовища на підставі розуміння їх системної сутності та унікальності.

Для організації облікової роботи величезного значення набуває раціональна техніка роботи кожного бухгалтера. Самоорганізація праці - це комплекс заходів, що вживаються самим виконавцем для забезпечення системи та порядку у роботі. Основними елементами самоорганізації праці є організація робочого місця, робочої зони, раціонального режиму праці, забезпечення технологічної послідовності виконання облікових робіт, систематичність, дисципліна праці, само планування порядку і послідовності виконання робіт, самоконтроль якості та своєчасності їх виконання. Самоорганізація роботи починається з ретельного планування робочого дня, чіткої системи організації власної роботи. Незважаючи на наявність індивідуальних графіків роботи, кожний працівник бухгалтерії повинен спланувати свій робочий день зранку і накреслити, що потрібно виконати.

2.1.2 Нормування роботи апарату бухгалтерії та порядок визначення його чисельності

Для визначення оптимальної чисельності апарату бухгалтерії необхідно застосовувати науково обґрунтовані норми облікової роботи. Об'єктами нормування праці апарату бухгалтерії є його функції, комплекси облікових робіт або окремі їх види.

Порядок нормування роботи бухгалтерів та розрахунку нормативної чисельності апарату бухгалтерії регламентується Міжгалузевими нормативами чисельності працівників бухгалтерського обліку. Ними встановлені:

1) норми часу на виконання кожного виду облікових робіт у розрізі об'єктів обліку;

2) нормативи чисельності працівників бухгалтерії. Кожна норма має власне призначення. Норматив чисельності працівників апарату бухгалтерії застосовують для розрахунку його загальної нормативної чисельності у цілому по підприємству, а норми часу на виконання кожного виду облікових робіт у розрізі об'єктів обліку - для розрахунку нормативного часу (нормативної трудомісткості облікових робіт) і нормативної чисельності бухгалтерів, необхідних для обліку кожного об'єкта господарювання (основних засобів і нематеріальних активів, запасів, розрахунків з оплати праці, тощо). За допомогою цих нормативів можна визначити оптимальну чисельність та структуру апарату бухгалтерії, тому можуть бути підставою для прийняття оптимальних кадрових рішень щодо чисельності та структури апарату бухгалтерії.

...