Предмет організації обліку

По закінченні терміну зберігання носіїв інформації, важливі передають на зберігання до місцевого державного архіву, а інші - знищують на підставі акту, складеного спеціальною комісією. При реорганізації підприємства його архів передається правонаступнику. При ліквідації підприємства, що не має правонаступника, усі носії інформації передаються до архіву, створеного при місцевій адміністрації.

4.5 Організація документообігу

Документи у процесі їх складання та обробки проходять тривалий та складний шлях. На етапі поточного обліку показники документів обробляються, групуються, узагальнюються і використовуються для заповнення регістрів обліку. На основі цих вже оброблених і узагальнених показників складається звітність та приймаються управлінські рішення. Складну проблему організації руху документів ускладнює необхідність своєчасного виконання усіх облікових робіт, тому що у разі недотримання термінів подання звітності з підприємства стягують штрафні санкції, Для своєчасного одержання зведених показників необхідно організувати детально продуману систему руху документів у часі та просторі, тобто між виконавцями, які складають, обробляють та зберігають документи.

Упорядковане просування первинної інформації у процесі її створення (одержання ззовні), трансформації, обробки та узагальнення у системі обліку називають циркуляцією облікової інформації. Просування первинних документів як носіїв інформації, з моменту їх складання (або отримання ззовні) до передачі до архіву підприємства утворює документообіг. Від оптимальності документообігу залежить ефективність усього облікового процесу, тому він є найважливішим об'єктом організації обліку на підприємстві. Від раціональної побудови документообігу і налагодження оперативного складання і передавання у бухгалтерію носіїв інформації та їх обробки залежить швидкість одержання вихідної, зведеної облікової інформації, що потрібна для управління, контролю і аналізу. Змістом організації документообігу є встановлення маршруту проходження документа від його складання до передачі до архіву після виконання усіх видів робіт з його обробки, визначення термінів виконання кожного виду робіт та їх виконавців.

Раціональна організація документообігу на підприємстві передбачає:

1) мінімізацію проміжку часу між здійсненням господарської операції та одержанням узагальненої інформації щодо неї керівництвом підприємства;

2) застосування найбільш досконалих засобів і способів збирання та просування інформації до місця її обробки та узагальнення.

Документообіг організується апаратом бухгалтерії на чолі з головним бухгалтером. Організація документообігу включає не лише попереднє планування та регулювання потоків документів, але й контроль за дотриманням встановленого порядку та термінів складання та передавання документів. Порядок організації документообігу розкривається у третьому розділі наказу про облікову політику.

Документообіг умовно поділяють на чотири стадії:

- робота над носіями інформації у процесі їх складання або одержання із зовні;

- просування від місця складання або одержання до місця обробки до бухгалтерії;

- рух в процесі обробки;

- рух після обробки до місця постійного зберігання - до архіву.

Кожна стадія, у свою чергу, складається з декількох позицій - більш дрібної сукупності робіт з носіями, що у схемі руху документів виділяється самостійним записом і виконується одним виконавцем протягом встановленого терміну часу. Кількість позицій документообігу для різних документів може бути різною. Це залежить від складності носія інформації, тривалості шляху його просування.

Організація документообігу на стадіях складання і просування первинних документів включає: вибір форм первинних документів для кожного об'єкта обліку; вибір технічних засобів і способів складання носіїв облікової інформації, зокрема, документів; призначення осіб, відповідальних за правильне і своєчасне складання первинних документів; визначення часу документування коленого виду господарських операцій та переліку робіт, необхідних для створення документа, вибір способів передавання інформації від одного виконавця до іншого.

При організації документообігу необхідно мінімізувати його загальну тривалість, що забезпечується різними шляхами. Перш за усе необхідно встановити, коли складаються документи: 1) до здійснення господарської операції; 2) у процесі її здійснення; 3) після її закінчення. Перший варіант забезпечує найбільшу точність відображення інформації у документах, а також надає найбільше можливостей для своєчасного встановлення різних відхилень. Однією з важливих складових документообігу є встановлення частоти передавання документів на обробку у бухгалтерію. їх необхідно передавати без затримок, що призводять до послаблення оперативного контролю за здійсненням господарських операцій; порушують терміни виконання облікових робіт; спричиняють спотворення інформації або навіть її втрату.

Необхідно встановити чіткі терміни передавання документів до бухгалтерії. Вони залежать, від обсягів облікової інформації; важливості об'єктів обліку; віддаленості виробничих підрозділів та складів від бухгалтерії; способів збирання інформації та наявності технічних засобів її передавання. Чим важливіше об'єкт обліку та чим більше інформації, тим частіше вона передається до бухгалтерії. Оперативна передача документів дозволяє оперативно контролювати роботу структурних підрозділів підприємства, забезпечує ритмічну роботу апарату бухгалтерії та своєчасне та якісне виконання облікових робіт.

Значну роль в оптимізації процесу документообігу відіграють способи передавання документів у бухгалтерію: 1) безпосередньо матеріально-відповідальними особами або оперативними працівниками (комірниками, майстрами); 2) обліковцями структурних підрозділів (нормувальниками, табельниками). Первинні документи можуть прийматись бухгалтерами безпосередньо у місцях їх складання, на робочому місці оперативних працівників. Наприклад, при оперативно-бухгалтерському (сальдовому) методі обліку запасів бухгалтер може приймати документи у комірника на складі. Для передавання інформації з віддалених структурних під розділів підприємства доцільно залучати кур'єрів, що не буде відволікати працівників з їх робочих місць. Для прискорення руху документів необхідно максимально обмежити число осіб, що беруть участь у складанні того чи іншого документа.

Необхідно механізувати і автоматизувати процес складання документів, встановити раціональну послідовність робіт з їх складання і просування, уникати невиправданих зустрічних документопотоків, максимально розширити попередній контроль, оскільки наступний затримує передачу документів на обробку.

Заповнені документи, у тому числі за допомогою технічних засобів, групуються у певні групи. На кожну з них складається супровідний ярлик. У ньому відображують назви та номери документів, а на технічних носіях відображують узагальнені показники щодо згрупованих господарських операцій.

При застосуванні комп'ютерної техніки на кожному етапі формування і обробки первинної інформації та її накопичення у пам'яті машини потрібно чітко визначити обсяги інформації, диференціюючи її за способами одержання:

- шляхом переробки первинних облікових показників;

- у результаті вторинної переробки за заданою програмою;

- як вихідна при складанні звітності.

Документообіг на стадії обробки документів та використання інформації в аналітичному і синтетичному обліку будується залежно від організаційної форми апарату бухгалтерії (топологічної, оперативно-виробничої, функціональної або комбінованої). Приймання документів від матеріально-відповідальних осіб підтверджується підписом бухгалтера у супровідних регістрах (при прийманні звіту касира у касовій книзі), або супровідних документах (при прийманні документів з руху запасів у реєстрі ф. М-13), або спеціальних книгах (картках).

При оперативно-виробничому поділі праці у бухгалтерії первинні документи приймаються відповідними секторами залежно від об'єкта обліку: матеріальний сектор приймає документи з обліку запасів; сектор з обліку заробітної плати та розрахунків з працівниками - документи з обліку праці та її оплати, тощо.

При функціональному принципі поділу праці усі документи надходять у перший функціональний відділ бухгалтерії. Після перевірки їх передають у другий відділ, третій і так далі до повної обробки та узагальнення інформації в облікових регістрах. Передавання документів з одного відділу в інший не реєструється.

Кожному виконавцю встановлюється максимально короткий термін на обробку документів. При цьому суворо регламентуються терміни передавання документів від одного виконавця до іншого, а також між відділами бухгалтерії або структурними підрозділами підприємства та з бухгалтерії у постійний архів. Час на обробку документа встановлюється виходячи з трудомісткості облікових операцій. Вона визначається за типовими нормами часу, шляхом хронометражу або на підставі власного досвіду головного бухгалтера або іншого виконавця. Терміни обробки документів встановлюють так, щоб забезпечити своєчасне узагальнення інформації для аналітичного і синтетичного обліку, оперативного контролю, складання звітності.

Для своєчасного виконання облікових робіт рух документів здійснюється за графіками. їх розробляє апарат бухгалтерії під керівництвом головного бухгалтера. Він встановлює персональну відповідальність бухгалтерів за дотримання термінів виконання облікових робіт. Форма графіків документообігу, порядок їх складання і обсяги показників визначаються підприємством самостійно.

Графік - це таблиця, за підметом якої вказують назви документів, а за присудком - структурні підрозділи або осіб, що працюють з документами; терміни виконання робіт та передавання документів між виконавцями; види робіт, що виконуються з документами. Зведені графіки розробляють за 1) видами операцій (надходження, відпуск), 2) за об'єктами обліку (облік основних засобів, облік праці та її оплати), 3) по підприємству у цілому. У зведених графіках фіксують лише основні стадії руху документів: 1) терміни сдавання (передавання) документів; 2) виконавців, які відповідають за дотримання цих термінів.

У графіках детально планується лише найважливіша частина документообігу - з моменту передачі оперативними працівниками документів і до їх одержання бухгалтерією. Роботи на стадії складання документів у графіку не висвітлюються. Порядок їх виконання регламентується робочими інструкціями зі складання документів, що додаються до робочого альбому носіїв інформації. У зведеному графіку також не вказують строків, послідовності руху і обробки документів апаратом бухгалтерії. Послідовність робіт з обробки документів доцільно регламентувати структурними і індивідуальними графіками облікових робіт. Основні показники (терміни, виконавців облікових робіт) у графіках доцільно конкретизувати.

У сітьових графіках зазначають не лише види робіт зі складання документа, але й оптимальні терміни їх виконання кожним виконавцем.

Для обґрунтування та деталізації зведених графіків, пошуку усіх резервів прискорення облікового процесу розробляються індивідуальні схеми руху документів. У таких схемах у технологічній послідовності створення і використання первинного документу вказують усі види робіт, що виконуються з цим документом від початку його складання до здачі до архіву; час за кожним етапом роботи і час у днях з моменту початку складання; місця роботи з документом та посадових осіб, які беруть участь в його складанні та обробці.

Графік регламентує терміни складання первинних документів, час передавання від одного виконавця до іншого; час обробки на кожній стадії облікових робіт; перелік посадових осіб, відповідальних за складання, перевірку, реєстрацію та обробку документів; порядок передавання документів; строк надходження документів до бухгалтерії; терміни обробки і виконання усіх облікових робіт за звітний період; строки передачі документа до архіву та строки його зберігання. Схеми руху документів використовуються для аналізу документообігу, підрахунку його тривалості у днях, визначення переліку обов'язків та відповідальності виконавців.

Для більшої наочності індивідуальні схеми руху документів зображують графічно їх називають оперограмами.

Для аналізу документообігу у розрізі об'єктів обліку у цілому розробляють особливі графіки-схеми. У них для кожного носія первинної інформації графічно відображують його шлях у системі обліково-економічної інформації підприємства. Для більш повної характеристики документообігу у графіку-схемі для кожного структурно підрозділу, який бере участь у просуванні документа, умовними символами позначають, який примірник документу надходить, зміст робіт з його обробки, час перебування у цьому підрозділі, тощо. З цією метою документ зображують у вигляді чотирикутнику з кількістю клітин, необхідних для зазначення усіх умовних символів. Знизу графіку-схеми наводять перелік таких символів.

Кожному виконавцю видається витяг із графіка облікових робіт, які він виконує. Організація контролю за документообігом є одним із основних заходів, що забезпечує своєчасне виконання облікових робіт та оперативну роботу апарату бухгалтерії. Дотримання термінів складання та обробки документів контролюється заступниками головного бухгалтера, які очолюють сектори (групи) бухгалтерії.

При суцільному контролі одночасно із перевіркою законності господарської операції, її доцільності та правильності оформлення документів, перевіряють і своєчасність їх складання у бухгалтерії та передавання до місць виконання господарських операцій. Суцільний контроль також здійснюється за зворотнім рухом первинних документів від оперативних працівників підприємства до бухгалтерії. Для контролю своєчасності здавання документів у супровідних ярликах, реєстрах, картках, призначених для оформлення операцій зі здавання-приймання документів, указують дату і час їх передавання за графіком і фактично. У кінці місяця вибирають факти порушення термінів сдавання документів, встановлюють причини таких відхилень і приймають заходи з усунення причин порушення графіків документообігу.

При контролі за дотриманням графіків руху документів на стадії їх обробки виявляють випадки порушення термінів передавання документів між секторами (відділами) бухгалтерії або окремими бухгалтерами для подальшої обробки та узагальнення інформації. Для цього використовують зведені графіки, а також структурні та індивідуальні графіки роботи апарату бухгалтерії.

Графіки документообігу додають до наказу про облікову політику.

4.6 Форми бухгалтерського обліку

Облікова процедура матеріалізується у формі обліку, що запроваджується підприємством. Форми обліку постійно розвиваються із удосконаленням управління виробництвом, зростанням рівня наукової організації інформаційних систем.

Чисельні тлумачення сутності форми обліку свідчать, що вона є складним теоретичним поняттям. Найбільш змістовним та інтегральним є визначення Я.В. Соколова: «Формою рахівництва (ред. на рівні практичного використання - бухгалтерського обліку) слід називати сукупність алгоритмів для обробки первинних показників і одержання результативної облікової інформації за допомогою заданих технічних засобів». З цього визначення витікають певні висновки:

1) певну послідовність облікових дій забезпечує саме алгоритм, тому, незалежно від техніки обліку, він є основним поняттям форми рахівництва. Алгоритми можуть виступати у вигляді системи взаємопов'язаних облікових регістрів, які саме і визначають послідовність і способи реєстрації у них первинних показників. Алгоритми можуть створювати основу для програмування обробки первинних показників і одержання результативної облікової інформації;

2) порядок оцінки та групування об'єктів обліку, що є складовими обробки облікової інформації, визначають методологія і методика бухгалтерського обліку, тому вони є первинними відносно форми обліку, яка є лише їх зовнішнім втіленням, «оболонкою». Відповідно, зміни теоретичних засад бухгалтерського обліку зумовлюють адекватну еволюцію форм обліку;

3) первинні документи є входом до системи обліку, а звітність - її виходом, тому перебувають поза обліковою процедурою і до складу форми обліку не включаються;

4) порядок групування та реєстрації показників первинних документів визначає система облікових регістрів, тому вони становлять форму обліку;

5) форма обліку - це інформаційно-пошукова система, призначена для зберігання інформації, а облікові регістри є способом організації та зберігання інформаційних масивів, тому співвідношення облікових регістрів різної структури визначає ефективність обліку (його спроможність забезпечувати формування інформації, необхідної для управління) та безпосередньо впливає на продуктивність праці бухгалтерів. На вибір форми обліку впливають певні фактори: тип підприємства та обсяги його господарської діяльності; технічне забезпечення облікового процесу та план рахунків, що застосовується підприємством.

Раціонально організована форма обліку має забезпечувати:

- одержання своєчасної, повної та достовірної інформації щодо господарських операцій, яка необхідна для управління;

- групування та реєстрацію показників первинних документів, що надійшли до бухгалтерії;

- зростання продуктивності праці апарату бухгалтерії у процесі підготовки первинної інформації, її обробки та запису до облікових регістрів;

- зменшення числа помилок у процесі реєстрації та узагальнення показників;

- зберігання інформації, що забезпечує прийняття управлінських рішень.

Будь-яка форма обліку включає компоненти, які утворюють її інваріант:

1) тип запису (простий або подвійний);

2) послідовність запису (хронологічний та/або систематичний);

3) логисмографічність рівнів узагальнення облікової інформації;

4) повноту записів (реєструються господарські операції, які вже відбулися, або здійснюються, або мають відбутися).

Відповідно до чинного законодавства форму обліку підприємство обирає самостійно, зазначаючи її у наказі про облікову політику. Підприємствам надається право самостійно вибирати форми облікових регістрів, виходячи при цьому не лише з рекомендованих зразків, але й з власних розробок, зумовлених технологією обробки облікової інформації та конфігурацією комп'ютерної програми.

У наш час застосовуються такі форми обліку: меморіально-ордерна, Журнал-Головна, журнально-ордерна, журнальна, спрощена, проста, комп'ютерна.

Перевагами меморіально-ордерної форми обліку є вдале поєднання індивідуальних, конкретних особливостей кожного підприємства із загальними вимогами форми. На підприємстві відкривають лише ті накопичувальні відомості, які потрібні для реєстрації господарських операцій. Цілісність цієї форми обліку забезпечує застосування меморіальних ордерів.

Меморіальні ордери складають у кінці місяця за підсумками накопичувальних відомостей та реєструють у спеціальному журналі. Але, громіздкість побудови, що призводить до дублювання записів господарських операцій та невиправданому зростанню трудомісткості облікових робіт, витіснили цю форму обліку з числа найбільш вживаних та розповсюджених. Спрощеним варіантом меморіально-ордерної форми обліку є форма Журнал-Головна.

У цій формі обліку хронологічна реєстрація господарських операцій у меморіальних ордерах поєднується з їх записами на рахунках обліку в одній книзі - Журнал-Головна. її перевагами є її наочність, простота контролю облікових записів. Але, вона обмежує кількість рахунків і не пристосована до поділу облікової роботи між бухгалтерами, тому не може використовуватись підприємства із значними оборотами та різними видами діяльності.

При журнальній формі обліку застосовуються журнали, що заповнюються за кредитом одного або кількох рахунків та накопичувальні відомості, що заповнюються за дебетом аналогічних рахунків.

Журнали - це вільні аркуші, що спеціально прографлені та призначені для кредитових записів господарських операцій у кореспонденції з дебетом відповідних рахунків. Вони заповнюються двобічним та піковим способом. Аналітичний облік господарських операцій ведеться у спеціальних відомостях, що відкривають до окремих синтетичних рахунків. Так. до журналу № 1 відкривають відомості № 1.1; 1.2 та 1.3, призначені для аналітичного обліку грошових коштів та грошових документів; до журналу № 3 - відомості 3.1-3.6 для аналітичного обліку розрахунків та зобов'язань. Інформацію про обороти та сальдо на рахунках обліку, систематизовану у журналах та відомостях, у кінці місяця переносять до Головної книги. Перевагами цієї форми є поєднання синтетичного і аналітичного обліку; пристосування регістрів обліку до формування інформації, адаптованої для складання звітності. У класичному варіанті журнально-ордерної форми обліку ведуться лише журнали-ордери, тобто регістри систематичного запису, призначені для відображення кредитових оборотів.

При журнально-ордерній формі регістри та послідовність записів такі:

1) первинні показники, що характеризують господарські операції, записують у журнали-ордери;

2) підсумки журналів ордерів переносять до Головної книги, де виводяться залишки по усіх рахунках, необхідних для складання балансу та інших форм звітності.

На практиці журнально-ордерна форма обліку у її чистому вигляді не застосовувалась. Облік за найбільш важливими рахунками «Каса», «Рахунки у банках», тощо підприємства ведуть як з кредитовою (журнал-ордер), так і дебетовою (відомості) деталізацією інформації, тобто не по журнально-ордерній, а по інтегральній формі обліку. Такий підхід дозволяє вибрати найбільш оптимальну систему регістрів для кожного рахунку. У практичній роботі бухгалтерії та чи інша форма обліку у цілому в її класичному варіанті майже не застосовується. При побудові конфігурації форми обліку спостерігається проникнення елементів одних форм в інші, їх пристосування до специфіки певного підприємства.

Суб'єкти малого підприємництва можуть використовувати за власним вибором спрощену форму обліку. Нормативними документами розроблені її варіанти:

- проста форма бухгалтерського обліку;

- форма бухгалтерського обліку з використанням (веденням) регістрів обліку майна малого підприємства.

При простій формі бухгалтерського обліку господарські операції відображуються у Книзі-обліку господарських операцій у хронологічному порядку. Поряд з Книгою підприємства використовують Відомість обліку заробітної плати (ф. № В-8) для нарахування заробітної плати та утримань з неї. За наявності необоротних активів та матеріальних запасів ведуть Відомість обліку основних засобів, нарахованої амортизації (зносу) за формою В-1 та Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції та товарів форми В-2. При простій формі обліку реєстрація всіх господарських операцій і виявлення фінансових результатів діяльності проводяться в одному бухгалтерському регістрі - книзі обліку господарських операцій.

При формі обліку з використанням (веденням) регістрів обліку майна малого підприємства крім Книги обліку господарських операцій підприємства ведуть відомості обліку, затверджені наказом Міністерства фінансів України.

Найбільш оптимальною і раціональною є автоматизована форма обліку. Вона базується на використанні ЕОМ при обробці облікової інформації, отриманої з первинних документів. Обробка інформації здійснюється із використанням спеціальних бухгалтерських програм, що, крім обробки облікової інформації, мають нормативно-довідкову інформацію та автоматизовану єдину базу облікових показників. Кожна програма має свої можливості щодо рівня деталізації та систематизації облікової інформації, які можна реалізувати у процесі обробки облікової інформації.

Застосування комп'ютерної техніки дозволяє:

1) одержувати підсумкову інформацію для прийняття управлінських рішень у будь-який час, а не лише за підсумками звітного періоду, що характерне для класичних форм обліку;

2) збільшити перелік облікових номенклатур та забезпечити максимальну деталізацію інформації за багатьма ознаками, що було неможливим з технічних причин;

3) для контролю за роботою підприємства оперативно отримувати вибіркову потрібну у певний час інформацію, але не оперувати з усіма її потоками;

4) якісно підвищити рівень управління за рахунок застосування лінійної алгебри та кореляційного аналізу для показу взаємозв'язку між окремими рахунками;

5) забезпечити автоколацію облікової інформації, що на порядок підвищує її точність та об'єктивність.

5. Організація обліку праці та її оплати

5.1 Основи організації обліку праці та її оплати

Заробітна плата, як основне джерело грошових доходів працівників та основний мотиваційний механізм їх трудової активності, відіграє стратегічну роль у соціально-економічному механізмі ринкової економіки. Нарахування заробітної плати у відповідності із затратами праці, її своєчасна і повна виплата забезпечують добробут працівників, а тому і соціальну стабільність у суспільстві. Це визначає організацію обліку праці та її оплати є однією з найважливіших ділянок облікової роботи.

Основними завданнями та об'єктами організації обліку праці та її оплати є:

- облік робочого часу та контроль за його використанням, облік виробітку робітників та контроль за виконанням норм виробітку;

- узагальнення заробітної плати за її видами і формами та об'єктами обліку витрат;

- облік розрахунків з працівниками по заробітній платі та інших виплатах;

- організація виплати заробітної плати;

організація роботи апарату бухгалтерії (відділу обліку праці і заробітної плати).

Об'єкти організації обліку праці та її оплати за складом ідентичні на усіх підприємствах, але на технологію обліку та роботу бухгалтерії впливають особливості технології та організації виробництва, від яких вона безпосередньо залежить. Організація обліку праці та її оплати на підприємстві полягає у виборі та впровадженні у практику методів (прийомів, способів) збирання та обробки інформації, а також технічних засобів обліку та оргтехніки, які найбільш відповідають організаційно-технічним умовам і дозволяють з найменшими затратами у визначені терміни одержати інформацію, що необхідна для управління підприємством.

Для раціональної організації обліку праці та її оплати на підприємстві необхідно забезпечити певні передумови:

- детальне планування праці та заробітної плати на основі науково обґрунтованих норм часу, виробітку, тощо; сучасну оптимальну організацію і технологію виробництва;

- наявність висококваліфікованих бухгалтерів та сучасної комп'ютерної техніки.

Проект організації обліку праці та її оплати складається з таких частин: загальні положення; організація обліку відпрацьованого робочого часу; організація обліку виробітку; організація узагальнення заробітної плати; організація виплати заробітної плати та організація роботи апарату бухгалтерії (табл. 5. і).

Відповідно до ст. 5 Закону України «Про оплату праці» організація обліку праці на підприємстві ґрунтується на: законодавчих та інших нормативних документах;

генеральній угоді на державному рівні; галузевих, регіональних угодах; колективних та трудових договорах.

Основою організації оплати праці є тарифна система, що включає: тарифні сітки;

тарифні ставки; схеми посадових окладів; тарифно-кваліфікаційні характеристики (довідники).

Таблиця 5.1 Проект організації обліку праці та її оплати

Складова частина проекту	Зміст складової частини
Загальні положення	Нормативні і законодавчі документи з обліку праці та її оплати (внутрішні та централізовані). Склад постійно інформації.
Облік відпрацьованого робочого часу	Організація табельного обліку. Використання показників табеля в оперативному, статистичному і бухгалтерському обліку
Облік виробітку	Організація обліку виробітку. Складання робочих інструкцій по заповненню документів і розробка графіків документообігу
Узагальнення заробітної плати	Організація аналітичного обліку заробітної плати і розрахунків за нею у розрізі кожного працівника. Організація накопичення і групування показників первинних документів за видами, формами оплати праці.
Організація виплати заробітної плати	Визначення термінів і способів виплати заробітної плати, вибір регістрів обліку
Організація роботи апарату бухгалтерії з обліку праці та її оплати	Складання посадових інструкцій, індивідуальних і структурних графіків

Оплата праці здійснюється за погодинною або відрядною системами (рис. 5.1).

Основна заробітна плата залежить від норм часу, виробітку, обслуговування та тарифних ставок, окладів, розцінок для працівників і посадових окладів для службовців, запроваджених на підприємстві, тому необхідно забезпечити встановлення оптимальних, об'єктивних економічно обґрунтованих норм праці, які б стимулювали зростання її продуктивності. За допомогою додаткової заробітної плати стимулюється праця понад встановлені норми, трудові успіхи й винахідливість, а також робота в особливих умовах (шкідливі та небезпечні виробництва). Величина інших заохочувальних і компенсаційних виплат безпосередньо залежить від стажу роботи працівника на підприємстві та його трудових успіхів. Для того, щоб рівень оплати праці кожного працюючого відповідав його трудовим зусиллям за кількістю та якістю праці, необхідно встановлювати такі види і системи заробітної плати, які відповідають організації і технології виробництва на підприємстві.

Для регулювання праці та її оплати на підприємстві розробляють внутрішні регламенти (Колективний договір, штатний розпис та Положення про оплату праці й Положення про преміювання) . їх положення адаптують до специфіки технології виробництва та управління. Положення про оплату праці визначає засади системи оплати праці на підприємстві, її види та форми. Ним регламентують:

- загальні принципи організації оплати праці на підприємстві;

- системи й форми оплати праці різних категорій працівників;

- штатний розклад працівників підприємства;

- побудову тарифної системи оплати праці по посадах і робочих професіях (тарифні ставки, посадові оклади або відрядні розцінки);

- систему преміювання та заохочення.

В заключній частині викладають порядок і строки перегляду системи оплати праці на підприємстві та порядок оскарження працівниками заробітної плати.

Тарифні сітки та схеми посадових окладів розробляються безпосередньо на підприємстві, затверджуються власником або уповноваженим ним органом та погоджуються з профспілковим комітетом (чи іншим органом, уповноваженим представляти трудовий колектив). Посадові оклади керівникам структурних підрозділів, професіоналам, фахівцям та технічним виконавцям, а також робітникам установлює власник або уповноважений ним орган відповідно до посади, робочої професії й кваліфікації працівника.

Постійна інформація з обліку праці та її оплати включає такі норми та нормативи: норми виробітку робітників, норми обслуговування технологічного обладнання, нормативи чисельності робочих бригад, штатний розклад, норми оплати праці (денні та часові тарифні ставки, відрядні розцінки, місячні ставки та оклади, нормативи доплат, нарахування премій, тощо); носії вхідної інформації з обліку особового складу (особові картки, накази про рух особового складу, накази про відпустку, преміювання, тощо), нормативи визначення податку з доходів фізичних осіб та інших утримань із заробітної плати; нормативи відрахувань на соціальне страхування від фонду заробітної плати, тощо.

Важливою складовою постійної інформації є шифри і коди облікових номенклатур. їх поділяють на дві групи. До першої належать шифри, що використовуються у багатьох облікових завданнях (структурного підрозділу, об'єкта калькулювання, категорії працівників), до другої - ті, що використовуються лише для нарахування заробітної плати (види доплат та утримань, податків, виконавчих листів).

Облік особового складу та його руху організується відділом кадрів, але його окремі питання тісно пов'язані із бухгалтерським обліком. Зокрема, для нарахування заробітної плати використовують документи про призначення працівників на певну посаду або робоче місце, їх переведення на інші посади, надання відпусток, преміювання, тому терміни і порядок їх представлення узгоджуються з бухгалтерією. Форми первинних документів з обліку руху особового складу («Наказу (розпорядження) про прийняття на роботу» (форма № П-1); «Особової картки працівника» (форма № П-2); «Наказу (розпорядження) про надання відпустки» (форма № П-3); «Наказу (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)» (форма № П-4) затверджені нормативними документами. Форми інших документів, наприклад, обхідного листка при звільненні, акту про присвоєння вищого розряду розробляються на підприємстві. У відділі кадрів обов'язково формується особова справа для кожного працівника. У ній крім документів, що підтверджують його освіту або кваліфікацію зберігається копія ідентифікаційного номера та копії довідок або посвідчень, які надають право на додаткові види оплати праці або пільги в оподаткуванні. За кожним підрозділом підприємства ведуть Відомість обліку особового складу, до якої записують усі відомості про працівників.

Організація обліку праці та її оплати включає: організацію документування відпрацьованого робочого часу; організацію документування виробітку; організацію аналітичного і синтетичного обліку заробітної плати як у розрізі працівників, так і у цілому по підприємству, організацію виплати заробітної плати, узагальнення інформації у формах фінансової та статистичної звітності, а також організацію роботи апарату бухгалтерії з обліку праці та її оплати (рис. 5.2).

Для організації обліку праці та заробітної плати необхідно розробити облікові номенклатури. При їх формуванні необхідно виходити із потреб управління фондом заробітної плати за її видами, формами і категоріями працюючих, а також переліку показників як фінансової, так і статистичної звітності (табл.5.2).

Таблиця 5.2 Перелік номенклатур з обліку праці та її оплати

Назва показників	Призначення показників	Носії інформації
Прізвище, ім'я та по-батькові працівника, ідентифікаційний номер, назва структурного підрозділу, посада, робоча професія, розряд	Для обліку відпрацьованого, часу. Для обліку виробітку Для нарахування заробітної плати Для узагальнення заробітної плати за її видами, формами та категоріями працюючих Для виплати заробітної плати	Особова картка працівника, відомість обліку працівників підрозділу. Табель обліку відпрацьованого робочого часу. Наряд на відрядну роботу. Маршрутний лист. Розрахунково-платіжна відомість працівника. Розрахунково-платіжна відомість зведена.
Кількість відпрацьованих днів (годин), обсяг виробітку
Посадовий оклад, тарифна ставка, відрядна розцінка, нормативи доплат за їх видами, нормативи утримань за їх видами

Для нарахування заробітної плати кожному працівнику та проведення розрахунків за нею на документах потрібно вказувати усі показники, необхідні для одержання підсумків у людино/годинах, людино/днях і заробітної плати у розрізі категорій працюючих, видах робіт, видах продукції, місцях та центрах виникнення витрат. Організація руху документів повинна охоплювати час і шлях від першого запису у документі до його здачі до архіву (наприклад, від відкриття наряду до його здачі у бухгалтерію). Організація первинного, аналітичного і синтетичного обліку повинні бути послідовними складовими єдиної системи обліку.

Особливістю організації обліку праці та її оплати є необхідність суворого дотримання термінів виплати заробітної плати, передбачених Колективним договором. Усі документи з обліку відпрацьованого робочого часу та виробітку складаються у виробничих підрозділах, тобто поза межами бухгалтерії, тому необхідно забезпечити їх своєчасне надходження до бухгалтерії. Для цього розробляють графіки документообігу та впроваджують певні організаційні заходи, ідо забезпечують неухильне дотримання усіма виконавцями зазначених у них термінів, у тому числі і матеріальна відповідальність.

5.2 Організація обліку відпрацьованого робочого часу

Організація обліку відпрацьованого робочого часу включає: вибір системи і форми табельного обліку, розробку інструкції з ведення табельного обліку, вибір форм документів з обліку відпрацьованого робочого часу, встановлення порядку їх складання та обробки, контроль за дотриманням правил внутрішнього розпорядку та табельного обліку. Організація обліку відпрацьованого робочого часу, які і організація обліку виробітку здійснюється спільно відділом кадрів, відділом організації праці і заробітної плати та бухгалтерією підприємства, між яким необхідно встановити тісні зв'язки.

Для організації табельного обліку необхідно розробити інструкцію, якою регламентувати систему і форму табельного обліку (централізована або децентралізована), методику побудови табельних номерів, вибрати форму табелю та інших документів, розробити порядок ведення табелів та графік їх представлення до бухгалтерії, визначити обов'язки табельників, форму й порядок проведення внутрішнього контролю за табельним обліком.

Правила внутрішнього розпорядку розробляються на основі Типових правил, затверджених міністерством праці та соціального захисту населення. Система табельного обліку вибирається з числа встановлених нормативними документами (жетонна, карткова, із застосуванням контрольних годинників, пропускна, рапортно-відомча, автоматизована) або її варіанти розробляються підприємством залежно від особливостей організації виробництва та наявної організаційно-обчислювальної техніки. Оптимальною є автоматизована система табельного обліку, що здійснюється без участі людини із використанням сучасних технічних засобів.

Кожному працюючому при оформленні його на роботу присвоюється табельний номер. Його включають у «Відомість особового складу» того підрозділу підприємства, до якого цього працівника зараховано на роботу. Контролює ведення «Відомості особового складу» у структурних підрозділах підприємства (відділеннях, цехах, бригадах, майстернях) та слідкує за правильним присвоєнням табельних номерів начальник відділу кадрів (у великому за розмірами підприємстві) або один із працівників бухгалтерії (у невеликому підприємстві).

Для розробки табельних номерів можна використовувати один з двох методів:

1) виходячи з шифру (номера) структурного підрозділу та порядкового номера правника у відомості обліку особового складу цього підрозділу;

2) виділенні кожному структурному підрозділу серії табельних номерів залежно від спискової чисельності працівників та запасу для заново прийнятих на роботу. Наприклад, при чисельності апарату управління у 100 осіб йому виділяють номери від 1 до 150, цеху № 1 при чисельності 400 осіб номера від 151 до 600, цеху № 2 при його чисельності у 300 осіб від 601 до 1000, тощо.

Перевагами першого методу є безпосередній взаємозв'язок табельних номерів із шифром структурного підрозділу, що дозволяє одразу групувати заробітну плату за об'єктами обліку витрат та категоріями персоналу. Порядок розробки табельних номерів із використанням шифру структурного підрозділу наведений у табл. 5.3.

Таблиця 5.3 Кодифікатор особового складу підприємства

Назва структурного підрозділу	П.І.П. працівника	Посада	Табельний номер
АУП	Юрко Р. Г.	економіст	1001
АУП	ЗікрачН. В.	аналітик	1002
АУП	Іванова Г. В.	менеджер	1003
АУП	Качур В. Ю.	адміністратор	1003
Цех пошиття:	ГукА.Д.	технолог	2001
Теж саме	Деркач В. С.	швачка	2002
Теж саме	Грець І. А	швачка	2003

Табельні номери, присвоєні працівникам підприємства, вказуються у всіх первинних і зведених документах з обліку праці та регістрах з нарахування заробітної плати, в розрахункових листках і в особових рахунках працівників. Використання табельних номерів для обліку праці та її оплати дозволяє уникати помилок при нарахуванні заробітної плати працівникам з однаковими прізвищами.

Техніка ведення обліку виходів на роботу та уходу з неї, понаднормових робіт, простоїв, роботи у вихідні та святкові дні регламентується нормативними документами. Табельний облік ведеться на бланках «Табеля обліку використання робочого часу» (форма № П-5). За показниками табелю нараховується заробітна плата працівникам з погодинною формою оплати праці, тому необхідно забезпечити оптимальний і правильний облік виходів працівників на роботу та відпрацьованого ними часу. Табель відкривають на початку кожного місяця (або двічі на місяць при виплатах авансу за першу половину місяця). На невеликих підприємствах табельний облік ведеться централізовано в одному табелі. На підприємствах зі складною структурою за наявності декількох відокремлених структурних підрозділів (цехів, дільниць) табель ведеться у кожній структурній одиниці.

Табель оформлює працівник відділу кадрів на основі відомості обліку особового складу підрозділу. Табельний облік веде табельник, бригадир чи інша особа, призначена наказом керівника підприємства. У виробничих цехах за ведення табелю відповідає табельник, в адміністрації - працівник відділу кадрів, а у структурних підрозділах - їх співробітник.

Для забезпечення своєчасного нарахування заробітної плати рух табелю обліку відпрацьованого робочого часу організують суворо за графіком (табл. 5.4).

Протягом місяця табельник щоденно відмічає у табелі кількість годин, відпрацьованих кожним працівником структурного підрозділу (у тому числі понаднормово), а також умовними позначками відмічає відхилення від норм часу (роботу у нічний час або у вихідні та святкові дні, прогули) або відсутність на робочому місці з відповідної причини (лікарняний, відпустка, відрядження). Перелік таких умовних позначок зазначають на титульній стороні табеля. Табельник також контролює своєчасність подання працівниками листків тимчасової непрацездатності, довідок про догляд за хворими та інших документів, які підтверджують їх відсутність на роботі.

По закінчення місяця (або платіжного періоду, якщо заробітна плата виплачується окремо за першу і другу половину місяця) табель закривають, підраховують загальну кількість відпрацьованих днів, годин, днів неявок по кожному працівнику. Після підписання табелю відповідальними посадовими особами (керівником підрозділу), він за графіком передається до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.

5.3 Організація обліку виробітку

Облік виробітку необхідний для формування інформації щодо кількості та якості продукції, що випущена з виробництва, нарахування заробітної плати робітникам-відрядникам, організації оперативного контролю за виконанням норм виробітку та використання показників для оперативного планування виробництва, а також розробки норм праці та заробітної плати.

Система обліку виробітку - це поєднання способу одержання первинної інформації, порядку її запису, використання певних форм первинних документів. Організація обліку виробітку робітників-відрядників залежить від характеру технології виробництва, організації праці, системи технічного контролю якості продукції та організаційно-технічних умов праці апарату бухгалтерії.

Організація обліку виробітку включає:

1) вибір операції, за якою найбільш доцільно обліковувати виробіток;

2) вибір системи обліку виробітку на виробничих дільницях та робочих місцях;

3) вибір форм документів з обліку виробітку та заробітної плати;

4) розробку вказівок про порядок складання, обробки та використання первинних документів про виробіток;

5) встановлення термінів подання документів до бухгалтерії;

6) вибір методів обліку виконання норм виробітку;

7) розробку вказівок зі складання звітності щодо виконання норм виробітку.

При виборі виробничої операції для обліку виробітку та системи обліку виробітку на певних виробничих дільницях та робочих місцях слід виходити з технології та організації виробництва. Перш за усе необхідно вирішити за якою виробничою операцією слід підраховувати виробіток. У масово-поточному виробництві виробіток обліковують за кількістю переданих в обробку виробів (деталей), на інших виробництвах підраховують коліну виробничу операцію. Найбільш доцільно виробіток визначати за кінцевою операцією або за кількістю виробів, що оприбутковані на склад як готова продукція. Об'єкти та етапи обліку виробітку визначаються спільно технологами, економістами з праці та бухгалтерами. У промисловості залежно від типу виробництва, його технології і від системи оплати праці застосовують різні системи обліку виробітку, які відрізняються між собою порядком підготовки документації і ознайомлення робітників із змістом та обсягами майбутньої роботи, періодом, за який обліковується виробіток, обсягом інформації про виробіток та способами контролю за виробітком. В індивідуальних виробництвах найбільш розповсюдженою є система попереднього встановлення обсягів виробітку в нарядах на основі технологічних карт, технічних регламентів, шаблонів. У них фіксують завдання та фактичний виробіток. У масовому виробництві нескладної продукції використовується система рапортів про виробіток. У серійних виробництвах застосовується маршрутна система обліку виробітку. При роботі на поточних лініях з індивідуальною формою оплати праці застосовують інвентарну систему обліку виробітку, що характеризується позмінною інвентаризацією залишків незавершеного виробництва. На поточних лініях при бригадній формі оплати праці застосовують систему обліку виробітку за останньою операцією або за готовими виробами, що передані з виробництва на склад.

Кожна з систем обліку виробітку може бути багатоваріантною. Система обліку виробітку на основі нарядів може бути індивідуальною відрядною або бригадною відрядною. Варіанти системи обліку виробітку із використанням рапортів про виробіток залежать від періоду, за який накопичують показники про виробіток в одному документі або кількості осіб, роботу яких обліковують у документі. Рапорти можуть бути позмінні, потижневі, подекадні, індивідуальні та бригадні.

При маршрутній системі застосовують такі варіанти: 1) увесь обсяг виконаних робіт фіксують у маршрутному листі, а виробіток кожного працівника - у позмінному рапорті; 2) виробіток коленого працівника із зазначенням прізвищ фіксують лише у маршрутному листі, у якому вказують обсяг робіт, виконаних кожним робітником та інші показники (час роботи обладнання, кількість використаної сировини і матеріалів, тощо).

При висвітленні у проекті організації обліку праці та її оплати системи обліку виробітку наводять методику обліку, перелік первинних документів, вказують осіб, відповідальних за їх складання, перевірку, затвердження та обробку.

При кожній системі обліку виробітку можна застосовувати типові первинні документи, запроваджені нормативними документами. Якщо вони не задовольняють інформаційних потреб керівництва або їх неможливо використовувати, то підприємство може і самостійно розробляти та впроваджувати первинні документи.

Обираючи первині документи для обліку виробітку слід орієнтуватись на найбільш раціональні форми: багаторядкові, накопичувальні, універсальні, придатні для складання та обробки як ручним способом, так і автоматизованим. Це зменшить кількість документів та зекономить час на їх складання та обробку. Первинні документи, на основі яких обчислюється виробіток і заробітна плата робітників-відрядників (наряди, відомості, маршрутні листи, рапорти про виробіток тощо), а також доплати, пов'язані з відхиленням від нормальних умов праці, простоями не з вини робітників, за понаднормові роботи тощо, виписує нормувальник на підставі змінно-добових завдань і вказівок майстра (виконавця робіт). У документах він вказує професійні назви і розряди робіт, проставляє норми часу і розцінки відповідно до чинних нормативних матеріалів з організації, нормування праці і заробітної плати, поопераційних технологічних карт. Нормувальник також веде облік виписаних нарядів та інших платіжних документів, нормованого часу, своєчасно групує наряди на роботи, виконані робітниками, бригадами, передає їх для нарахування заробітної плати, складає необхідні відомості для майстра й інженера з нормування праці та вживає заходів для використання в роботі сучасних технічних засобів.

Після закінчення зазначеної у наряді роботи його підписують відповідні особи (бригадир, майстер цеху, начальник зміни, цеху) і передають до відділу праці і заробітної плати або нормувальнику для перевірки застосовуваних розцінок і обчисленню заробітної плати по кожному наряду.

Для кожного документа складається оперограма, у якій у технологічній послідовності складання і обробки документа перераховуються усі види робіт, виконавці та час виконання операцій (табл. 5.5).

Таблиця 5.5 Оперограма наряду на відрядну роботу

Назва роботи	Виконавці
	Нормувальник	Робітник ---------------	майстер цеху	Бухгалтер	Ст. бухгалтер	Архіваріус
Оформлення наряду на відрядну роботу Виконання роботи Перевірка і затвердження наряду та його передача до бухгалтерії Опрацювання наряду, нарахування заробітної плати у розрахункових відомостях Перевірка правильності нарахування заробітної плати, складання розрахунково-платіжної відомості (зведеної) Передача документа до архіву					\	\

Показники наряду на відрядну роботу використовують для встановлення кількості виготовленої продукції, її якості, контролю за виконанням норм виробітку. При складанні первинних документів необхідно забезпечити правильний підрахунок кількості виробленої продукції. У проекті організації обліку слід вказати осіб, відповідальних за підрахунок виробітку; організаційно-технічні засоби, що використовуються для обліку виробітку; порядок здійснення контролю за правильністю показників про виробіток. Існує декілька варіантів організації підрахунку виробітку. Підрахунком виробітку займаються контролери ВТК, спеціальні приймальники готової продукції, майстри дільниць за допомогою різних засобів підрахунку; автоматів, ваг, мірної тари.

Важливою складовою є організація обліку виконання норм виробітку при відрядній оплаті праці. Для цього використовують різні методи (у натуральних вимірниках виробітку, нормо-годинах або у заробітній платі, що нормується). Організовуючи облік виконання норм виробітку необхідно визначити найбільш доцільний метод для кожної виробничої дільниці; розробити його технологію; встановити терміни виконання робіт та відповідальних осіб. Найбільш раціональним способом обліку виконання норм виробітку є метод підрахунку у заробітній платі, що нормується. Облік виконання норм виробітку із застосуванням комп'ютерної техніки ведеться відповідно до конфігурації комп'ютерної програми. У ній слід передбачити можливість складання звітності з праці.

Для одержання інформації про фактичний випуск продукції, попередження втрат деталей та напівфабрикатів, виявлення можливих приписок виробітку відрядників "необхідно обліковувати рух виробів, напівфабрикатів та деталей всередині підприємства. Найчастіше рух деталей та напівфабрикатів з цеху у цех, з цехів виробників у збиральні цехи або цехи, що випускають готову продукцію обліковується аналогічно руху сировини і матеріалів, тобто приймання-здавання кожної партії деталей оформлюють первинними документами. Але такий трудомісткий облік доцільно замінити без документальним обліком внутрішнього переміщення деталей з цеху у цех, при якому вони передаються без оформлення документів. Для визначення кількості переданих за місяць деталей кількість готових виробів множать на кількість деталей (напівфабрикатів), необхідних для одного виробу і додають кількість деталей, що були забраковані при збиранні. Одержані підсумки корегують на кількість деталей у незавершеному виробництві. Результати розрахунку записують до відомості приймання-здавання, яку підписують представники цехів здавальників і одержувачів деталей. За показниками відомості обліку готової продукції здійснюється оперативний контроль за правильність нарахування суми заробітної плати робітникам-відрядникам.

...