Предмет організації обліку

Норма часу - це витрати робочого часу, установлені для виконання одиниці роботи бухгалтером відповідної кваліфікації у певних організаційно-технічних умовах. їх визначають у людино-годинах, людино-днях. Наприклад, для нарахування заробітної плати одному працівнику установлено час, що дорівнює 0, 15 години, це норма часу, встановлена для виконання цієї облікової роботи. Норми часу встановлені для виконання робіт одним виконавцем, і їх наведено у годинах та оформлено як нормативні карти. Норми часу розроблено для усіх видів облікових робіт, передбачених Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку та іншими нормативними документами. Норми часу коригуються на поправочні коефіцієнти (К_я), встановлені із урахуванням якості документів (табл. 2.1).

Таблиця 2.1 Коефіцієнти коригування норм часу із урахуванням якості документів

Якість документа	Коефіцієнт, Кя
Документ якісний (Кя1 )	1,0
Документ із недоліками: термінологія не відповідає прийнятим стандартам, записи зроблено недбало, незрозуміло, що призводить до неоднозначного прочитання, відсутній зміст, нумерація сторінок, тощо (Кя2)	1,1

Норми часу включають час на підготовчо-заключні роботи, обслуговування робочого місця, відпочинок, у тому числі час на фізкультурні паузи і особисті потреби. Він становить 10 відсотків від оперативного часу. Норми часу встановлені на виконання облікової роботи з належною якістю. Помилки, допущені виконавцем, виправляються за рахунок основної норми часу.

Чисельність апарату бухгалтерії залежить від трудомісткості облікових робіт. Трудомісткість типових видів облікових робіт визначається за формулою:

Т = ? Т_о х V_і;

де: Т₀ - витрати часу (норми часу у годинах) на виконання певного типового виду роботи. Вони наведені у першому розділі Міжгалузевих нормативів чисельності;

V. - обсяг певного типового виду роботи, виконуваної за рік.

Перелік таких, облікових робіт формується окремо для кожного об'єкта обліку. Для його формування необхідно скласти перелік облікових-операцій, які виконуються протягом року, та визначити їх кількість. Склад таких операцій визначається методичними і технічними прийомами обліку кожного об'єкта господарювання .

Загальна трудомісткість типових облікових робіт, що виконуються бухгалтерією за рік, розраховується за формулою:

де: Т - загальна трудомісткість облікових робіт за рік; Т - трудомісткість типових видів облікових робіт; н- кількість видів робіт, що виконуються апаратом бухгалтерії. Розрахуємо трудомісткість робіт з обліку праці та її оплати за показниками:

1. Середньоспискова чисельність працівників підприємства - 250 осіб.

2. Заробітна плата нараховується щомісячно за відпрацьований час.

3. Кожному працівнику розраховується оплата за час відпустки.

4. Із заробітної плати утримуються податок з доходів фізичних осіб, єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, профспілкові внески.

Розрахунок нормативної трудомісткості облікових робіт наведено у табл. 2.2.

Таблиця 2.2 Розрахунок нормативної трудомісткості облікових робіт

Назва господарських операцій (одиниця виміру позиції - облікова операція за одним працівником на місяць).	Кількість облікових операцій на рік, які щомісячно повторюються для всіх працівників (250x11 = 2750)	Норма часу на виконання операції, людино-годин	Річна трудомісткість, людино-годин (гр. 2 х гр. 3)
1	2	3	4
1. Нарахування заробітної плати працівникам за відпрацьований час	2750	0,15	413
2. Нарахування оплати за відпустку	250	0,10	25
3.Утримання податку з доходів фізичних осіб	3000	0,10	300
4.Утримання єдиного соціального внеску і профспілкових внесків	3000x2=6000	0,15	900
Разом	X	X	1638

Нормативну чисельність працівників бухгалтерії, необхідних для виконання певного виду облікових робіт, можна визначити діленням загальної трудомісткості облікових робіт на річний фонд робочого часу одного працівника. Вона коригується на коефіцієнт невиходів па роботу та коефіцієнт комп'ютеризації облікових робіт. Чисельність працівників апарату бухгалтерії розраховується за формулою:

де: Н- нормативна чисельність працівників апарату бухгалтерії, осіб;

Т₃ - загальна трудомісткість облікових робіт за рік;

Ф- річний фонд робочого часу одного працівника, годин;

К - коефіцієнт, що враховує заплановані невиходи працівників і на роботу (відпустки, хвороби тощо), як правило, він становить 1,15;

К _к.п.з. - коефіцієнт рівня комп'ютеризації облікових робіт.

Поправочні коефіцієнти, що враховують рівень автоматизації облікових робіт, наведені у табл.2.3.

Таблиця 2.3 Поправочні коефіцієнти на рівень автоматизації облікових робіт

Частка облікових робіт, що виконуються на ПЕОМ, %	Менше 70	1 -80	81 -90	91 -95	96 -100
Поправочний коефіцієнт Кк.п.з.	1,3	1,2	1,1	1,05	1,0

Розрахуємо нормативну чисельність бухгалтерів, необхідних для нарахування заробітної плати за показниками:

1. Загальна трудомісткість облікових робіт 1638 людино-годин.

2. Річний фонд робочого часу одного бухгалтера 2002 години.

3. Обсяг автоматизації облікових робіт становить 60 % їх загального обсягу, тому коефіцієнт 1,3.

Для розрахунку нормативної чисельності бухгалтерів з обліку заробітної плати використано табл. 2.4.

Таблиця 2.4 Розрахунок нормативної чисельності бухгалтерів з обліку заробітної плати

Найменування розрахункових показників	Значення
1. Річний фонд робочого часу одного працівника в 2010 р.	2002 години
2. Коефіцієнт запланованих невиходів працівників на роботу	1,15
3. Коефіцієнт комп'ютеризації облікових робіт	1,3
4. Нормативна чисельність - 1638 : 2002х 1,15х 1,3 = 1,2	1 бухгалтер

Нормативна чисельність апарату бухгалтерії залежить від спискової чисельності працюючих та кількості самостійних структурних підрозділів. Вона розраховується у цілому по підприємству за формулою:

де: Н- нормативна чисельність працівників бухгалтерії, чол.;

Ч^х_пр. - чисельність працюючих на підприємстві, чол.;

N^у_сп - кількість самостійних структурних підрозділів на підприємстві, од.; К - коефіцієнт регресії лінійного рівняння;

х, у - коефіцієнти регресії степеневого рівняння.

Значення коефіцієнтів регресії залежать від спискової чисельності працівників підприємства і кількості його самостійних структурних підрозділів (табл.2.5).

Таблиця 2.5 Коефіцієнти регресії для розрахунку чисельності апарату бухгалтерії

Чисельність працівників підприємства, осіб	Коефіцієнти регресії
	к	х	у
До 500 осіб	5,195	0,333	0, 166
>500<=1000	10,044	1,282	0, 167
>1000<=5000	14,249	0,618	0,085
>5000<= 10000	29, 639	0, 161	0,086
>10000<=15000	23,374	0,263	0.087
>1 5000<=20000	0,879	1,479	0,084

Розрахункову чисельність апарату бухгалтерії визначають за рівнянням регресії. Для скорочення часу на виконання математичних розрахунків у Міжгалузевих нормативах чисельності працівників бухгалтерського обліку у картах. Якщо величини факторів-аргументів відрізняються від наведених у нормативних картах, то розрахунок чисельності виконується за формулами, які наведено у картах. Загальна нормативна чисельність Нз працівників апарату бухгалтерії із урахуванням обсягів комп'ютеризації і облікових робіт визначається за формулою:

Нз = Н*К_к.п.з.

де: Нз - загальна нормативна чисельність працівників апарату і бухгалтерії

Н- нормативна чисельність працівників бухгалтерії, чол.;

К_к.п.з.- коефіцієнт рівня комп'ютеризації облікових робіт.

Розрахуємо загальну нормативну чисельність апарату бухгалтерії за показниками:

1. Середньоспискова чисельність працівників підприємства (Чпр)-250 осіб.

2. Кількість самостійних структурних підрозділів (N_сн) - 10 од.

3. Частка облікових робіт, що виконуються на ПЕОМ, менше 70 відсотків.

Розрахунок:

1. Нормативна чисельність працівників бухгалтерії (Н) для підприємства із чисельністю 250 осіб і 10 самостійними структурними підрозділами становить 4,8 особи.

2. Коефіцієнт комп'ютеризації облікових робіт [К_{к пз} = 1,3).

3. Загальна нормативна чисельність працівників апарату бухгалтерії становить:

Нз = 4,8 х 1,3 = 6, 24 = 6 осіб.

При запровадженні нових норм часу для розрахунку чисельності апарату бухгалтерії підприємства необхідно керуватись нормами ст. 86 КЗпП, згідно з якими:

- запровадження, заміна і перегляд норм праці провадиться власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником);

- власник повинен роз'яснити працівникам причини перегляду норм праці, а також умови, за яких мають застосовуватися нові норми.

- про запровадження нових і зміну чинних норм праці власник повідомляє працівників не пізніш як за один місяць до їх запровадження.

Недотримання встановленої законодавством процедури є порушенням трудового законодавства.

Процес запровадження нових норм облікової роботи на підприємстві здійснюється у декілька етапів. На підготовчому етапі оформляють такі документи:

- заявку керівника підприємства голові профспілкової організації про узгодження норм часу на облікові роботи, до якої додають проект відповідного наказу;

- витяг з протоколу засідання профспілкового комітету зі згодою на запровадження норм часу на облікові роботи.

На етапі запровадження норм часу оформляється наказ по підприємству. У ньому затверджується розрахунок нормативної трудомісткості робіт і нормативної чисельності працівників апарату бухгалтерії, відхилення штатної чисельності від нормативної, які оформляються як додаток до наказу; установлюється строк запровадження нових норм часу; сповіщаються працівники бухгалтерії про майбутнє запровадження норм часу. У разі відхилення фактичної чисельності апарату бухгалтерії від нормативної головному бухгалтеру дається доручення у зазначений строк внести відповідні пропозиції про оптимальні кадрові рішення з метою приведення чисельності апарату бухгалтерії до розрахункової.

2.1.3 Структура і побудова апарату бухгалтерії

Бухгалтерія є структурним підрозділом підприємства, призначеним для виконання певних функцій і завдань. На апарат бухгалтерії певні обов'язки, а також його наділяють певними правами. І ефективно виконувати покладені на нього функції і завдання апарат бухгалтерії спроможний за умови вмілої організації його роботи. Така організація включає комплексне вирішення усіх питань, і пов'язаних із поділом та кооперуванням праці, формуванням апарату бухгалтерії певної форми та структури, чітким визначенням функцій, завдань, обов'язків та прав як бухгалтерії у цілому, так і кожного її структурного підрозділу і кожного бухгалтера.

Організаційна побудова апарату бухгалтерії - це форма поділу і кооперування праці, що включає поділ облікової роботи між бухгалтерами; вибір структури та форми апарату бухгалтерії, визначення його завдань, обов'язків і функцій, регламентацію облікового, контрольного і аналітичного процесів та роботи бухгалтерії.

Поділ праці - це розчленування облікового процесу на окремі самостійні види робіт та їх закріплення за виконавцями. Спеціалізація бухгалтерів на виконанні певних облікових операцій забезпечує зростання рівня їх професіоналізму, продуктивності та якості праці, тому є одним із основних чинників удосконалення облікового процесу. Поділ праці між працівниками дозволяє визначити функції та завдання кожної структурної дільниці та розробити організаційну модель апарату бухгалтерії. Поділ праці у бухгалтерії реалізується у розподілі обов'язків між виконавцями як за характером і змістом роботи, так 1 за рівнем кваліфікації персоналу. За характером і змістом роботи її поділяють за такими принципами:

1) предметним (тематичним; оперативно-виробничим, топологічним);

2) функціональним;

3) змішаним.

При застосуванні предметного принципу поділу праці за кожним сектором (відділом, групою, бухгалтером) закріплюється певний об'єкт обліку, наприклад, сектор або група обліку основних засобів і нематеріальних активів; сектор або група обліку запасів; сектор або група обліку грошових коштів; сектор або група обліку розрахунків з персоналом; сектор або група обліку виробництва; сектор або група обліку реалізації; сектор або група обліку розрахункових операцій.

При застосуванні оперативно-виробничого принципу поділу праці та формування структурних підрозділів апарату бухгалтерії за кожним з них закріплюється окреме виробництво, ділянка, які технологічно пов'язані між собою: облік основного та допоміжного виробництв у промисловості; облік капітального будівництва, монтажних робіт у будівництві; облік рослинництва, облік тваринництва, облік машинно-тракторного парку в сільському господарстві, облік автотранспорту, тощо. Застосування певного принципу поділу праці у бухгалтерії підпорядковується досягненню певних завдань, поставлених перед апаратом бухгалтерії. Так, предметна структура апарату бухгалтерії призначена забезпечувати формування облікової інформації у цілому по підприємству, а виробнича - у розрізі окремих структурних підрозділів або видів діяльності, що дозволяє ефективно управляти та контролювати їх діяльність. На малих підприємствах найчастіше використовується предметний принцип, що передбачає закріплення за кожним виконавцем певної ділянки обліку.

При функціональному принципі поділу праці та формування структурних підрозділів апарату бухгалтерії сектори (відділи, групи) спеціалізуються на виконанні однорідних облікових операцій відповідно до стадій технологічного процесу формування облікової інформації. Так, один сектор лише приймає документи або їх складає, другий - їх перевіряє та обробляє; третій - веде аналітичний та синтетичний облік; четвертий - складає звітність. Такий варіант найповніше відповідає сучасним вимогам організації апарату бухгалтерії, де кожне робоче місце оснащене персональним комп'ютером.

На підприємствах зі значним обсягом облікових робіт комбінуються предметний та функціональний принципи побудови структурних підрозділів апарату бухгалтерії. При цьому, облікова робота між відділами розподіляється за об'єктами обліку, а всередині і виділяють групи для виконання певних облікових операцій. Наприклад, сектор обліку грошових коштів поділяють на групи обліку готівки та операцій на рахунках банків, при цьому за о/;ними працівниками закріплюють обов'язки зі складання документів, їх реєстрації, а за іншими - перевірки звітів касира, виписок банків та ведення Журналу 1 та Відомостей 1.1. та 1.2. Така вузька спеціалізація бухгалтерів на виконанні певних облікових робіт забезпечу! зростання ефективності облікової роботи, сприяє підвищенню її оперативності за рахунок зростання рівня кваліфікації бухгалтерів.

Залежно від складності облікової роботи, яку виконує персонал бухгалтерії, його поділяють на чотири рівні кваліфікації:

1) керівники, що очолюють апарат бухгалтерії або його структурні підрозділи (головні бухгалтери та їх заступники);

2) професіонали - висококваліфіковані працівники із фаховою вищою освітою та стажем роботи за спеціальністю;

3) фахівці - спеціалісти із базовою фаховою освітою;

4) технічні службовці, які виконують переважно прості механічні операції (касири, обліковці цеху).

Працівників різних рівнів кваліфікації відрізняє рівень знань та рівень професіоналізму, тому їм доручається робота різної складності. При прийнятті працівника на роботу його можуть призначити на посаду згідно із його дипломом про освіту, але подальше і переміщення на посадах залежить від набутого життєвого досвіду, рівня кваліфікації та ставлення до роботи.

Поділ праці дозволяє об'єднувати трудову діяльність окремих працівників з метою оперативного і якісного виконання завдань, поставлених перед бухгалтерією з найменшими витратами людських ресурсів. Кооперування праці - це об'єднання окремих виконавців у групи, сектори, їх робота під керівництвом старшого бухгалтера з метою оптимального використання людських ресурсів. Кооперація праці апарату бухгалтерії здійснюється на таких організаційних рівнях (рис. 2.1).

Кооперування праці між окремими працюючими дозволяє забезпечити їх вузьку професійну спеціалізацію та підвищити рівень виконуваної роботи, забезпечивши виконавцями усі ділянки облікової роботи. Кооперування праці між функціональними підрозділами бухгалтерії забезпечує предметну спеціалізацію кожного сектору та дозволяє об'єднувати зусилля при вирішенні складних завдань, зумовлених потребами управління підприємством.

Ефективність бухгалтерського обліку на підприємстві визначальною мірою залежить від оптимально вибраної форми і структури апарату бухгалтерії, під якою розуміють його поділ на відокремлені підрозділи, призначені виконувати самостійні функції, визначення їх підпорядкованості і взаємозв'язку між ними.

Форму і структуру апарату бухгалтерії підприємство обирає самостійно із урахуванням об'єктивних факторів. Структура облікового апарату, чисельність його працівників та перелік посад залежать від обсягів діяльності підприємства, чисельності працюючих на підприємстві; структури підприємства; видів його діяльності; особливостей організації технології виробництва; територіальної розгалуженості (наявності філій, дочірніх підприємств, представництв і місць їх розташування), рівня комплексної автоматизації управління та автоматизації облікового процесу, системи управління підприємством (централізована, децентралізована), спеціалізації по видах діяльності, перспектив зростання обсягів діяльності, порядку взаємодії бухгалтерії з іншими службами підприємства, обсягів облікової роботи, рівня кваліфікації бухгалтерів та інших факторів, що впливають на обсяги облікової роботи.

Форма і структура апарату бухгалтерії повинні відповідати таким вимогам: бути максимально простими і відповідати технологічній структурі підприємства; виключати елементи дублювання та паралелізму функцій і обов'язків працівників; чисельність апарату бухгалтерії визначати за нормами часу на виконання коленого виду облікових робіт та нормативами чисельності працівників бухгалтерії; будуватися із урахуванням сучасних наукових досягнень і відповідати принципам наукової організації праці; забезпечувати самостійність та повноцінність кожного підрозділу.

Для побудови апарату бухгалтерії можна обрати одну з організаційних форм:

1) централізовану і 2) децентралізовану.

При централізованій формі апарату бухгалтерії на підприємстві створюється головна бухгалтерія, у якій і ведеться облікова робота. Апарат бухгалтерії розташовується сконцентровано, як правило, у приміщенні адміністрації і як методично, так і адміністративно підпорядковується головному бухгалтеру. Така форма апарату бухгалтерії найбільш поширена на невеликих підприємствах з компактним розміщенням підрозділів та у бюджетних установах, де централізовані бухгалтерії обслуговують не одну організацію чи установу, а цілу групу однорідних організацій певного напряму (шкіл, дошкільних закладів, лікарень). Вона має низку переваг і недоліків. До переваг можна віднести, зокрема, ефективне використання професійного потенціалу персоналу бухгалтерії, організаційної і комп'ютерної техніки, своєчасне та якісне складання звітності. Серед істотних недоліків - віддаленість апарату і бухгалтерії від місць складання документів, що знижує оперативність і обсяги інформаційного забезпечення керівників середньої панки (начальників цехів, служб, підрозділів) під час прийняття відповідних рішень або здійснення поточного контролю діяльності структурного підрозділу.

При децентралізованій формі апарату бухгалтерії крім головної бухгалтерії підприємства створюються цехові і між цехові бухгалтерії, тобто частина апарату бухгалтерії працює безпосередньо у виробничих-підрозділах. Така форма застосовується великими підприємствами зі значною кількістю підрозділів, а також при розміщенні окремих цехів, дільниць чи підрозділів на значній відстані від головного підприємства. При цьому, бухгалтер структурного підрозділу з методичних питань підпорядковується лише головному бухгалтеру, а з адміністративних - керівнику відповідного структурного підрозділу.

В об'єднаннях, асоціаціях, холдингах, концернах створюється централізована бухгалтерія (найчастіше нею стає бухгалтерія головного, підприємства), а у територіально й організаційно відокремлених підрозділах (філіях, представництвах, відділеннях) бухгалтерії, що виконують увесь комплекс облікових робіт від оформлення первинних документів, їх обробки, ведення синтетичного і аналітичного обліку до складання фінансової і статистичної звітності. Звітність подається як до бухгалтерії головного підприємства так і місцевим фінансовим та статистичним органам. Функції бухгалтерії головного підприємства обмежуються перевіркою і зведенням показників звітності цих підрозділів.

Наближення апарату бухгалтерії безпосередньо до місць здійснення господарських операцій підвищує вірогідність обліку, дозволяє оперативно здійснювати контроль і аналіз діяльності структурних підрозділів та забезпечує потреби управління ними Однак, при цьому зростають витрати на утримання апарату бухгалтерії, послаблюється поточний контроль бухгалтерії головного підприємства за роботою на місцях. Вказані недоліки централізованої і децентралізованої організації апарату бухгалтерії успішно долаються при комплексній автоматизації обліково-аналітичних робіт, організації на підприємствах АРМ бухгалтера на основі сучасних ЕОМ і комп'ютерних технологій, а також широкого запровадження і розвитку служби внутрішнього аудиту.

Для апарату бухгалтерії обирають певний тип його організаційної побудови:

1) лінійний (ієрархічний); 2) лінійно-штабний (по вертикалі); 3) комбінований (функціональний). Тип апарату бухгалтерії залежить від чисельності його працівників.

При лінійному (ієрархічному) типі усі бухгалтера безпосередньо підпорядковуються головному бухгалтеру, який контролює роботу кожного виконавця. Така організаційна побудова характерна для невеликих підприємств, де чисельність бухгалтерів не перевищує 10-12 осіб (рис .2.2).

При більшій чисельності апарату бухгалтерії його поділяють на самостійні структурні підрозділи - сектори, відділи, групи. Кожний сектор (група) очолюється старшим бухгалтером або заступником головного бухгалтера, який відповідає за роботу даного структурного підрозділу і контролює її. Головний бухгалтер керує апаратом бухгалтерії через заступників або старших бухгалтерів. Його розпорядження передаються старшому бухгалтеру сектора, який передає його керівникові групи. Структурні підрозділи створюються або за предметним (оперативно-виробничим), або функціональним принципом. У першому випадку вони виконують повний цикл облікових робіт з обліку певного об'єкта господарюванні і: збирають й обробляють первинну облікову інформацію, ведуть аналітичний і синтетичний облік, складають звітність і здійснюють оперативний контроль. У бухгалтерії підприємства можуть створюватись такі відділи (сектори):

- фінансово-розрахунковий, який здійснює облік касових операцій і операцій па рахунках банків, розрахункових і кредитних операцій;

- праці й заробітної плати, який відповідає за нарахування заробітної плати і облік розрахунків за виплатами працівникам, а також складає звітність з праці;

- матеріальний, що на невеликих підприємствах відповідає за облік запасів, основних засобів та інших необоротних матеріальних і нематеріальних активів, контролює стан складського обліку, бере участь в інвентаризації, у великих - для обліку кожного об'єкта створюються окремі групи;

- виробництва і калькулювання, який здійснює облік затрат на виробництво, складає калькуляції собівартості продукції (робіт, послуг), виявляє результати роботи виробництва, інвентаризує незавершене виробництво, складає звітність про виробництво і собівартість продукції;

- готової продукції та її реалізації, який веде облік надходження готової продукції на склади підприємства, її відвантаження і реалізації, розрахунків з покупцями та замовниками і складає звітність про обсяги реалізації;

- зведено-балансовий, який здійснює решту господарських операцій (облік валових доходів і валових витрат, фінансових результатів), веде узагальнюючі й облікові регістри, складає декларації, баланс та інші форми фінансової і статистичної звітності, організовує бухгалтерський архів. Блок-схема бухгалтерії підприємства, побудована за предметним принципом, наведена на рис. 2.3.

На підприємствах, де фінансовий облік відокремлено від управлінського, апарат бухгалтерії поділяють на фінансову бухгалтерію, і виробничу бухгалтерію та групи оперативного аналізу і контролю. Першій підпорядковують групи обліку активів (запасів і необоротних активів), розрахунків з оплати праці, розрахункових, фінансових і кредитних операцій; другій - групи обліку витрат виробництва та калькулювання собівартості продукції. При використанні оперативно-виробничого принципу кожний підрозділ бухгалтерії обслуговує декілька однорідних цехів, господарств або складів.

При використанні функціонального принципу поділу облікових робіт кожному бухгалтеру для виконання делегують однорідні роботи (приймання або складання документів, виконання розрахунків, складання звітності).

В об'єднаннях, асоціаціях, холдингах, концернах бухгалтерія і оговорюється за комбінованою структурою. Між самостійними підрозділами, які виконують предметно-замкнені облікові процеси, обов'язки і функції поділяють за функціональним принципом. Блок-схема апарату бухгалтерії, побудована за комбінованою структурою, наведена на рис. 2.4.

Структура бухгалтерії розкривається у штатному розкладі підприємства, де вказують назву посад, чисельність працівників за кожною посадою, посадовий оклад та систему преміювання. Структуру апарату бухгалтерії та розподіл обов'язків між її працівниками визначає головний бухгалтер. Первинним елементом Структури апарату бухгалтерії є посада. Формування посади включає визначення характеру, складу та обсягу функцій і обов'язків, які виконуватиме працівник.

Структура бухгалтерії не може залишатись постійною, при змінах, що відбуваються у діяльності суб'єктів підприємницької діяльності, її необхідно її постійно вдосконалювати. Фундаментальною основою реалізації системного підходу до організації апарату і бухгалтерії є приведення його організаційної структури у відповідність із вимогами і потребами управління, що дозволить підприємству ефективно взаємодіяти із зовнішнім середовищем, продуктивно розподіляти та направляти зусилля своїх співробітників на досягнення поставлених цілей. Але, рішення щодо перебудови та і вдосконалення організаційної структури апарату бухгалтерії необхідно обґрунтувати обсягом витрат на його утримання.

2.1.4 Нормативно-правове забезпечення роботи апарату бухгалтерії

Нормативно-правове забезпечення роботи апарату бухгалтерії включає систему нормативно-правових документів, які регламентують завдання, обов'язки і функції як апарату бухгалтерії у цілому, так і кожного із її підрозділів (відділу, сектору, групи) і кожної посадової особи; розподіл функцій і обов'язків між підрозділами та виконавцями; визначають послідовність та терміни виконання облікових робіт як бухгалтерією у цілому, так і кожним підрозділом і виконавцем.

Внутрішні організаційні регламенти розробляються підприємством на основі норм централізованих законодавчих і нормативних документів, що регламентують ведення бухгалтерського обліку. До них належать положення про бухгалтерію та її структурні підрозділи (відділи, сектори, групи), посадові інструкції, графіки, операційні інструкції, регламенти робочого дня, тощо. Вони затверджуються власниками (засновниками) або керівником підприємства, доводяться до кожного виконавця і додаються до наказу про облікову політику. Структура нормативно-правового забезпечення роботи апарату бухгалтерії зображена на рис. 2.5.

Система нормативно-правового забезпечення роботи апарату бухгалтерії включає три рівні взаємопов'язаних між собою нормативних документів:

- перший стратегічний рівень - управління апаратом бухгалтерії у цілому, він складається з Положення про бухгалтерію та зведеного графіку облікових робіт;

- другий рівень - структурні підрозділи бухгалтерії - сектори, відділи, групи, його структурними компонентами виступають Положення про роботу сектора або групи та структурні графіки роботи групи, відділу, сектора;

- третій рівень - посада бухгалтера, функціонування якої регулюють Посадова інструкція бухгалтера та індивідуальний графік роботи бухгалтера.

Вихідним документом при плануванні роботи апарату бухгалтерії та розподілу обов'язків між структурними підрозділами бухгалтерії та виконавцями є Положення про бухгалтерію. У ньому вказують загальні положення, на підставі яких утворюється і функціонує головна бухгалтерія (рішення учасників (засновників) підприємства; установчі документи; її місце в управлінні; підпорядкованість); основні завдання; функції головної бухгалтерії та її структурних підрозділів; права і обов'язки працівників; взаємодія і взаємовідносини бухгалтерії з іншими структурними, підрозділами підприємства; структура і побудова; порядок розширення, реорганізації, ліквідації; система оплати праці та преміювання бухгалтерів.

З метою конкретизації функцій облікового апарату підприємства на підставі положення про бухгалтерію розробляються окремі положення для коленого її структурного підрозділу (управління, сектору, відділу або групи). У них виділяють такі розділи: загальна частина, завдання сектору, його структура, функції, права, відповідальність та взаємовідносини з відділами, цехами, відокремленими підрозділами підприємства.

Положення про бухгалтерію та її структурні підрозділи затверджують власники (засновники) підприємства або уповноважена ними особа (керівник).

За аналогічною структурою розробляються Положення про управління обліку міністерств, відомств, акціонерних товариств. У їх складі доцільно виділити підрозділи за напрямками робіт: складання зведеної звітності та контроль її показників, контрольно-ревізійної робота, методологічна робота, облік в апараті управління.

Завдання і функції, покладені на структурні підрозділи бухгалтерії, виконуються працівниками апарату бухгалтерії, виконавцями. Для професійного і технічного поділу праці, досягнення його високої продуктивності і персональної відповідальності за якість і терміни виконання облікових робіт, а також попередження безвідповідальності у роботі на кожній посаді (робочому місці) розробляються посадові інструкції, у тому числі і для головних бухгалтерів.

Посадові інструкції розробляються на підставі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників. Згідно Довідника за рівнем кваліфікації працівники апарату бухгалтерії поділяються на такі категорії:

1) керівники (головний бухгалтер, завідувач сектору (відділу) апарату бухгалтерії);

2) професіонали (вища освіта та стаж роботи за спеціальністю);

3) фахівці (базова вища освіта відповідного напрямку);

4) технічні службовці (касир, обліковець).

Посадові інструкції розробляються для працівників усіх посад, зазначених у штатному розписі підприємства, окремо для кожної категорії персоналу.

Посадові інструкції складаються із розділів: загальні пояснення, завдання та обов'язки, права, відповідальність, повинен знати, кваліфікаційні вимоги та взаємовідносини (зв'язки) за посадою. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади в родовому відмінку (повинна відповідати професійній назві роботи, передбаченій Класифікатором професій, змінами та доповненнями) та повна назва структурного підрозділу бухгалтерії. У розділі «Загальні положення» розкривається основна інформація про посаду, сферу діяльності працівника, найменування підрозділу, де він працює, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов'язків, безпосередня підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стале роботи за фахом, інші вимоги), наявність підлеглих, перелік основних законодавчих актів, інших матеріалів, якими потрібно керуватись в роботі, порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини), а також хто його заміщує.

У розділі «Завдання та обов'язки» наведено типові професійні завдання, обов'язки та повноваження для певної посади, посилання на галузь необхідних знань. У ньому характеризується зміст діяльності працівника: визначається самостійна ділянка роботи відповідно до Положення про підрозділ бухгалтерії. Ділянка роботи може визначатися шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів або закріпленням за працівником переліку об'єктів управління, або як перелік відносно самостійних питань. Визначається перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються. Склад робіт у посадовій інструкції визначається із урахуванням їх обсягу, визначеного типових норм часу на виконання кожного виду облікових робіт у розрізі об'єктів обліку. При встановленні видів робіт слід визначати їх організаційно-юридичні ознаки (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо). Завдання 1 та обов'язки працівника мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

У Розділі «Права» визначаються і наводяться делеговані працівникові повноваження, що забезпечують виконання покладених на нього завдань та обов'язків у процесі діяльності. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішення, узгоджувати проекти документів, виконувати обов'язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів, тощо.

У розділі «Відповідальність» наводять показники, що є критеріями оцінки робота працівника та встановлюють межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт, і показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов'язків. Зокрема, зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов'язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку та правил охорони праці.

У Розділі «Повинен знати» наводяться основні вимоги до спеціальних знань, необхідних для виконання відповідних типових завдань та обов'язків; а також знань законодавчих актів, положень, інструкцій та інших та нормативних документів; методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати під час виконання своїх професійних обов'язків.

У розділі «Кваліфікаційні вимоги» наводяться вимоги щодо освіти, освітньо-кваліфікаційного рівня та досвіду, достатніх для, повного і якісного виконання посадових обов'язків, а також вимоги до післядипломної освіти і мінімальні вимоги до стажу роботи.

Для професійної групи «Керівники» вимоги встановлюються залежно від рівня та функцій управління і керівництва, які відрізняються за своєю складністю та відповідальністю: керівники первинних структурних підрозділів, керівники структурних підрозділів вищого рівня. Для професійної групи «Професіонали» визначено вимоги повної вищої ревіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем - магістр, спеціаліст та кваліфікаційне категоріювання за чотирма рівнями. Для професійної групи «Фахівці» визначено вимоги базової або неповної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем - бакалавр, молодший спеціаліст та кваліфікаційне категоріювання за трьома рівнями. В окремих випадках ставляться вимоги щодо повної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем - спеціаліст. Для професійної групи «Технічні службовці» визначено вимоги щодо професійно-технічної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві, у сфері послуг,

У Розділі «Взаємовідносини (зв'язки) за посадою» визначається коло основних взаємозв'язків працівника із співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, організаціями, установами, з якими працівник має службові взаємовідносини, терміни отримання та надання взаємної інформації, порядок погодження та затвердження відповідних документів, тощо.

У процесі розробки посадових інструкцій необхідно забезпечувати єдиний підхід до побудови, структури і викладу змісту розділів. Інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов'язків, повноважень і відповідальності, у разі потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни мають бути чітко визначені. У разі необхідності, завдання та обов'язки, що включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов'язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.

Для того, щоб не допускати дублювання функцій і обов'язків працівників, необхідно забезпечити взаємозв'язок між посадовими інструкціями.

Посадові інструкції після їх затвердження керівником підприємства або за дорученням його заступниками доводяться до працівника під розписку. Зміни, доповнення до посадових інструкцій вносяться лише на підставі наказу керівника підприємства за згодою працівника. Наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції видається у разі перерозподілу обов'язків між працівниками у зв'язку зі скороченням їх чисельності, або необхідністю більш раціонального розподілу ніж ними посадових обов'язків. У разі зміни назви підприємства, структурного підрозділу або посади до посадових інструкцій вносяться відповідні зміни.

Персонал бухгалтерії характеризується кількісними (чисельність зайнятих, їх середній вік, середній стаж, темпи плинності) та якісними (рівень організаційної культури, рівень освіти, ступінь професійної та кваліфікаційної придатності, творча активність) характеристиками. Завдання, поставлені керівництвом підприємства перед апаратом бухгалтерії, може реалізувати колектив,, що складається з висококваліфікованих виконавців, тому необхідно залучати найбільш кваліфікованих працівників та стимулювати постійне підвищення професійної кваліфікації. Кваліфікаційні категорії підвищуються, насамперед, тим працівникам, які успішно виконують посадові завдання та обов'язки, творчо і сумлінно ставляться до службових доручень і вимог посадових інструкцій. Присвоєння і підвищення кваліфікаційних категорій працівникам здійснюють комісії з проведення кваліфікаційної атестації. Особи, які не мають відповідної освіти або стажу роботи, встановлених кваліфікаційними вимогами, але мають достатній практичний досвід та успішно виконують у повному обсязі покладені на них завдання та обов'язки, можуть бути, як виняток, залишені на займаній посаді або призначені на відповідні посади за рекомендацією атестаційної комісії. Набуття і підвищення професійної кваліфікації здійснюється за етапами:

- для досягнення професійної компетентності необхідно здобути вищу або середню спеціальну освіту, після якої набувати навичок практичної роботи;

- для підтримки професійної компетентності на належному рівні необхідно постійно стежити за змінами у сфері бухгалтерського обліку і аудиту: володіти сучасною інформацією по питаннях ведення бухгалтерського обліку, складання фінансової звітності, а також по питаннях аудиту і інших суміжних питаннях.

Для зростання рівня професіоналізму і компетентності працівників бухгалтерії необхідно постійно підвищувати їх кваліфікацію на спеціальних курсах, спеціалізованих семінарах, шляхом регулярного отримання і вивчення спеціальної літератури. Також доцільно регулярно (не рідше за один раз на місяць) проводити в бухгалтерії колективне (можливо, по групах) вивчення діючих нормативних документів, а також програмного забезпечення, що постійно оновлюється. Зміни у законодавчо-нормативних документах необхідно своєчасно доводити до виконавців під підпис, залишаючи їм копію відповідного акту. Копії нормативних документів по відповідних напрямах обліку повинні зберігатись в окремих теках.

При організації роботи апарату бухгалтерії увагу необхідно приділяти не лише формальній організації, тобто суворій регламентації функцій, обсягів роботи і обов'язків посадових осіб нормативними документами, але й неформальній, тобто заохочувати роботу за переконанням, стимулювати неформальне лідерство та бажання досягти найкращих результатів, а також дотримання норм професійної етики.

Зокрема, Федерація професійних бухгалтерів та аудиторів України (ФПБАУ) прийняла рішення про визнання та приєднання до Кодексу етики Міжнародної Федерації бухгалтерів (МФБ). Цим Кодексом визнається, що завдання професії бухгалтера полягає у тому, щоб з метою задоволення суспільних потреб для досягнення найвищих рівнів ефективності працювати у відповідності з найвищими стандартами професіоналізму. Такі завдання вимагають дотримання чотирьох основних вимог:

- достовірність: суспільство потребує достовірної інформації;

- професіоналізм: у клієнтів, працедавців і інших зацікавлених осіб існує потреба в особах, які можуть бути чітко визначені як професіонали у сфері бухгалтерського обліку;

- упевненість: надання послуг професійних бухгалтерів визначають концептуальні основи професійної етики;

- якість послуг: всі послуги, надані професійним бухгалтером, виконані у відповідності з найвищими стандартами діяльності.

Згідно Кодексу для досягнення професійних цілей професійний бухгалтер зобов'язаний дотримуватись таких фундаментальних принципів:

- чесності: при наданні професійних послуг професійний бухгалтер повинен діяти відкрито і чесно;

- об'єктивності: професійний бухгалтер повинен бути справедливим, на його об'єктивність не повинні впливати ні інші особи, ні упередження, ні пристрасті, ні конфлікт інтересів, ні інші чинники;

- професійної компетентності і ретельності: професійний бухгалтер надає професійні послуги з належною ретельністю, компетентністю і старанням;

- конфіденційності: професійний бухгалтер повинен забезпечувати конфіденційність інформації, отриманої в процесі надання професійних послуг, і не використовувати або розкривати таку інформацію без належних на те повноважень, за винятком випадків, коли розкриття такої інформації продиктоване його професійними або юридичними правами або обов'язками;

- професійної поведінки: дії професійного бухгалтера повинні підтримувати хорошу репутацію його професії і не дискредитувати її;

- регламентуючі документи: професійний бухгалтер зобов'язаний виконувати професійні послуги відповідно до професійних правил (стандартів).

Своєчасне виконання облікових робіт є однією з основних вимог, що ставляться до апарату бухгалтерії. Планування термінів виконання робіт та контроль за їх дотриманням здійснюється за допомогою системи графіків. При організації облікової роботи за графіком збирання первинної облікової інформації, її передавання в апарат бухгалтерії, обробка показників, складання звітності та передавання вихідної інформації користувачам, а також оперативно-економічний контроль і аналіз здійснюються у попередньо встановлені терміни, а також визначаються особи, відповідальні за виконання кожного виду робіт та дотримання термінів їх виконання.

Для організації облікових робіт за графіком необхідно провести такі підготовчі роботи: скласти детальний перелік облікових і звітних робіт по усіх підрозділах підприємства; розробити раціональні схеми циркуляції обліково-економічної інформації, а також заходи з їх удосконалення; розробити детальний календарний план облікових робіт із зазначенням виконавців та термінів виконання облікових робіт; обговорити і узгодити терміни з виконавцями.

За допомогою графіків встановлюються і підтримуються технологічні зв'язки, що виникають на різних стадіях роботи; визначаються терміни виконання робіт; унеможливлюються аврали у роботі; укріплюється трудова дисципліна та підвищується культура праці бухгалтера.

Роль і значення графіків значно зростають за умови щоденного контролю за їх дотриманням. Головний бухгалтер, його заступник або інший працівник за їх дорученням систематично перевіряє своєчасність виконання і здавання робіт кожним виконавцем.

Результати щоденного контролю фіксують у відомості обліку робіт, у якій по вертикалі вказують усіх виконавців облікових робіт, а по горизонталі - терміни закінчення роботи. Якщо виконавець виконав весь обсяг робіт своєчасно за графіком, то ставлять плюс, а мінус - коли навіть незначна частина залишилась невиконаною. Відмітки за декаду або місяць показують ступінь дотримання графіків виконавцями.

При відхиленнях від графіків головний бухгалтер (керівники структурних підрозділів) перерозподіляють роботу між виконавцями, підсилюючи дільниці, що відстають. Щоденний поточний контроль за роботою апарату бухгалтерії є необхідною умовою своєчасного виконання облікових робіт.

Графіки розробляють головні бухгалтери, їх обговорюють колективом бухгалтерії, затверджують керівники підприємства або головні бухгалтери та доводять до усіх виконавців під розписку.

Для планування облікового процесу застосовують таблично-текстові, лінійні та сітьові графіки.

Таблично-текстові графіки за обсягом інформації поділяють на зведені, структурні та індивідуальні. Зведений графік - це календарний план виконання кожного з комплексів облікових робіт із зазначенням виконавців та часу виконання (як нормативного, так і фактичного). Зведений графік виконання основних комплексів облікових робіт розробляється у відповідності із термінами подання звітності як зовнішнім користувачам, так і внутрішнім. Самостійним комплексом робіт при цьому обирають обсяг облікових робіт з обліку одного об'єкта господарювання (облік виробництва; облік запасів, облік праці та її оплати).

У зведених графіках зазначають: назву, зміст роботи; час її виконання та дату завершення; осіб, відповідальних за виконання (табл. 2.6).

Таблиця 2.6 Зведений графік облікових робіт на 201... рік

Назва робіт або заходів	Виконавці	Термін виконання	Дата фактичного завершення роботи
			Січ.	лютий	березень
Складання журналу і відомостей 1.1; 1.2	Старший бухгалтер з обліку коштів	3-го числа	3.01	3.02	3.03 .
Складання журналу 3	Старший бухгалтер з обліку розрахунків	4-го числа	3.01	3.02	4.03
Так само з усіх об'єктів обліку
Складання головної книги	Заступник головного бухгалтера	10-го числа	10.01	9.02	10.03
Складання сальдового балансу	Теж саме	і 2-го числа	12.01	11.02	12.03
Обговорення балансу на виробничій нараді	Головний бухгалтер	1 5-го числа	14.01	12.02	13.03
Передавання балансу на підпис керівнику	Теж саме	16-го числа першого місяця кварталу	14.01
Передавання балансу на затвердження власникам (засновникам) підприємства	Теж саме	17-го числа першого місяця кварталу	15.01
Так само для інших форм звітності

Для розподілу облікових робіт між структурними підрозділами бухгалтерії розробляють структурні графіки - це календарні плани завершення облікових робіт у кожному структурному підрозділі бухгалтерії. У них перераховують усі роботи сектора (відділу, групи), вказують терміни їх виконання (у разі потреби і у годинах), виконавців, кому здати результати роботи (табл. 2.7)

Таблиця 2.7 Структурний графік роботи матеріального сектора бухгалтерії на 201... рік

Комплекси і окремі види робіт	Термін виконання	Виконавець	Кому передати виконану роботу
Загальне керівництво сектором та розробка внутрішніх регламентів з обліку запасів	Постійно	Старший бухгалтер, що очолює сектор	Головному бухгалтеру
Облік надходження запасів на склади, запасів у дорозі та невідфактурованих поставок: приймання документів про надходження запасів від постачальників та їх перевірка;	Вівторок, четвер з 15 до 18 год.	бухгалтер	Бухгалтеру розрахункового сектору
приймання документів про надходження запасів з інших джерел та їх перевірка	Вівторок, четвер з і 5 до 18 год.	бухгалтер	Бухгалтеру розрахункового сектору
обробка документів	Середа, п'ятниця протягом дня	бухгалтер	Старшому бухгалтеру
запис операцій у відомості аналітичного обліку та 1 розділ відомості 5.1	Щоденно до 5 числа за попередній місяць	Старший бухгалтер	Заступнику головного бухгалтера
Облік витрат запасів на виробництво: приймання документів про видачу запасів зі складу та їх перевірка	Вівторок, четвер з 15 до 18 год.	бухгалтер	Старшому бухгалтеру
запис операцій у відомості аналітичного обліку та II розділу відомості 5.1	Щоденно до 5 числа за попередній місяць	Старший бухгалтер	Заступнику Головного бухгалтера
Облік витрат запасів на інші потреби	Щоденно до 5 числа за попередній місяць	бухгалтер	Старшому бухгалтеру
Звірка складського обліку з обліком у бухгалтерії	До 4 числа за попередній місяць	Старший бухгалтер	Заступнику головного бухгалтера
Проведення інвентаризації та перевірок складів	За графіком інвентаризації	Старший бухгалтер	Заступнику головного бухгалтера

На основі структурних графіків і посадових інструкцій для розподілу облікових робіт між виконавцями розробляються індивідуальні графіки роботи. У них вказують: перелік робіт (назви документів), що повинен виконати бухгалтер; характер роботи; від кого одержати документи; строк початку та завершення робіт (обов'язково у днях і годинах); кому здати результати, а також хто заміщує основного працівника у разі його відсутності (табл. 2.8).

Таблиця 2.8 Індивідуальний графік роботи бухгалтера з обліку реалізації запасів

Зміст роботи	Термін виконання	Час виконання
Оформлення документів для видачі запасів у виробництво	Щоденно	8-14
Оформлення документів при продажу запасів	Щоденно	8-14
Підготовка документів для оплати	Щоденно	8-14
Приймання документів про надходження запасів від постачальників та їх перевірка	Вівторок, четвер	15-18
Приймання документів про видачу запасів зі складу та їх перевірка (лімітно-забірних карток, товарно-транспортних накладних, актів приймання запасів)	Вівторок, четвер	15-18
Обробка документів	Середа, п'ятниця	17

Індивідуальні графіки розробляють і для оперативних працівників підприємства, які поставляють первинну облікову інформацію або ведуть будь-яку облікову роботу (завідувачі складів; комірники; працівники, відповідальні за постачання або збут; експедитори, диспетчери). В індивідуальні графіки можуть складатись для організації облікової роботи протягом дня, а також: протягом більш тривалого часу (року), але найчастіше їх складають для визначення обсягів роботи за місяць (табл. 2.9). Як правило, індивідуальні графіки бувають постійними, але у разі потреби складаються і разові графіки.

...