Предмет організації обліку

Якщо ТЗВ належать до декількох видів запасів, то їх сума збирається на окремому субрахунку. Сума транспортно-заготівельних витрат, що узагальнюється на окремому субрахунку рахунків обліку запасів, щомісячно розподіляється між сумою залишку запасів на кінець звітного місяця і сумою запасів, що вибули за звітний місяць (використані, реалізовані, безоплатно передані, тощо). Сума транспортно-заготівельних витрат, яка відноситься до запасів, що вибули, визначається як добуток середнього відсотка транспортно-заготівельних витрат і вартості запасів, що вибули, з відображенням її на Тих самих рахунках обліку, у кореспонденції з якими відображено вибуття цих запасів. Середній відсоток транспортно-заготівельних витрат визначається діленням суми залишків транспортно-заготівельних витрат на початок звітного місяця і транспортно-заготівельних витрат за звітний місяць на суму залишку запасів на початок місяця і запасів, що надійшли за звітний місяць.

Планом рахунків для обліку ТЗВ не передбачено окремого рахунку, тому підприємство самостійно обирає для цього окремий субрахунок. Для обліку ТЗВ, що виникли при придбанні виробничих запасів, можна використовувати субрахунок 200 «Транспортно-заготівельні витрати». Також можна до рахунку 29, який залишається резервним у Плані рахунків, відкривати субрахунки аналогічно із їх переліком на рахунку 20 «Виробничі запаси»: 291 «ТЗВ сировини і матеріалів»; 292 «ТЗВ придбаних напівфабрикатів»; 293 «ТЗВ палива», тощо. Для обліку ТЗВ, що виникли при придбанні товарів, пропонують використовувати субрахунок 289 «Транспортно-заготівельні витрати».

8.2 Організація обліку руху запасів

Побудова обліку руху запасів залежить від складу і змісту вихідної інформації, яка потрібна для управління рухом матеріальних цінностей. Відповідно, оптимальними складовими організації обліку руху запасів є:

1) облік надходження запасів на склади підприємства;

2) облік видачі сировини і матеріалів зі складів у цехові комори;

3) облік видачі сировини і матеріалів у виробництво;

4) облік видачі запасів для реалізації;

5) облік запасів при їх внутрішньому переміщенні.

При організації обліку руху запасів, у першу чергу, необхідно визначити оптимальні склад і зміст нормативно-довідкової та вхідної оперативної інформації, на основі якої можна сформувати потоки вихідної інформації, що необхідна на кожному рівні управління рухом запасів. Склад оперативної і нормативно-довідкової інформації підприємством визначається виходячи зі змісту господарських операцій, форми обліку, видів комп'ютерної техніки. Вхідною оперативною інформацією є показники документів. Перелік документів та порядок їх заповнення регламентується відповідними інструкціями, а також робочим альбомом типових документів, сформованим на підприємстві. Обов'язкові реквізити кожного документа передбачені його формою. Крім того, потрібно розробити і забезпечити наявність на документах системи показників, необхідних для аналітичного і синтетичного обліку матеріальних витрат, у тому числі за центрами відповідальності; для калькулювання собівартості продукції, а також складання звітності (табл. 8.5).

Таблиця 8.5 Перелік номенклатур з обліку запасів

Назва номенклатур	Призначення номенклатур	Носії інформації
Назва постачальників	Для обліку розрахунків з постачальниками Для обліку розрахунків з підзвітними особами Для обліку надходження запасів Для обліку наявності запасів на складах та місцях зберігання у структурних підрозділах	Прибутковий ордер (ф. № М-4) Акт приймання матеріалів (ф.№ М-7) Лімітно-забірна картка (ф. № М-8, М-9) Акт-вимога на додатковий відпуск (заміну) матеріалів (ф. № М-10) Товарно-транспортна накладна (ф.№ ТН-1)
Прізвище, ім'я та по-батькові підзвітної особи, яка придбала запаси
Назва структурного підрозділу, з якого надходять запаси (виготовлені на підприємстві, поворотні відходи, брак, матеріали від списання основних засобів або МШП)
Назва структурного підрозділу, у який відпускаються запаси для виготовлення продукції та ведення діяльності. Об'єкти калькулювання собівартості продукції	Для обліку матеріальних витрат за структурними підрозділами та об'єктами калькулювання	Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф.№ М-11) Реєстр приймання-здачі документів (ф.№ М-13) Картка складського обліку матеріалів (ф. № М-12) Накопичувальні відомості Відомість 5.1 Журнал 5 або 5А
Технічно правильна назва запасів та їх технічна характеристика (марка, тип, сорт, профіль та розмір) Кількість запасів та одиниця виміру Ціна за одиницю
Вартість запасів

Документування операцій з руху запасів є важливим елементом контролю наявності та збереження цінностей, тому його необхідно ретельно організувати. Перелік документів, які будуть використовуватись для обліку запасів, визначає головний бухгалтер виходячи з певних організаційно-технічних умов (специфіки виробництва, частоти відпуску запасів, тощо). На вибір документів впливають конфігурація комп'ютерної програми з обліку запасів та склад вихідної інформації, а перевагу необхідно надавати багаторядковим, накопичувальним документам багаторазового використання. Форма документа та порядок його оформлення залежать від способу складання та обробки (ручний, механізований, комп'ютерний). При документуванні операцій з руху запасів переважно використовується ручний спосіб складання документів, тому необхідно запроваджувати більш сучасні способи, зокрема, автоматизований, що значно зменшить обсяги облікової роботи та підвищить її якість.

Носієм нормативно-довідкової інформації є Класифікатор сировини, матеріалів та комплектуючих виробів та Довідник спеціалізованих норм затрат матеріалів на одиницю продукції у детальному розрізі.

Склад та зміст вихідної інформації визначаються потребами управління та оперативного економічного контролю, балансового узагальнення, складання звітності. Вихідна інформація видається у різних формах, що залежить від форми бухгалтерського обліку, методу кількісно-сортового обліку запасів, показників звітності та організаційно-технічного оснащення бухгалтерії.

Організація обліку надходження запасів на склади підприємства включає: встановлення порядку приймання запасів на склад; вибір форм первинних документів; розробку методики та техніки їх складання; розробку та затвердження графіків документообігу з руху запасів, встановлення порядку аналітичного і синтетичного облік руху запасів.

Для раціональної організації обліку надходження запасів на підприємство необхідно розробити спеціальну інструкцію про порядок приймання завідувачами складів (комірниками) вантажів, що надходять на склад; зважування, перерахунку та обміру товарно-матеріальних цінностей; встановлення їх якості та комплектності поставок; складання первинних документів. В інструкціях також слід розробити порядок приймання вантажів експедиторами та іншими працівниками транспортно-експедиційного відділу підприємства на залізничних станціях та інших місцях (морських і річкових портах, аеропортах), складання комерційних актів, документування вантажів та здавання на склади підприємства.

Надходження матеріальних цінностей на підприємство здійснюється на основі супровідних документів, якими оформлюють їх відвантаження у постачальників (товарно-транспортних накладних, накладних на відпуск матеріалів, тощо). їх реєструють у відділі постачання у журналі обліку вантажів, що надійшли (ф. № М-1) та передають до бухгалтерії. Після перевірки суті, законності операції та правильності арифметичних підрахунків документи передають на склад для приймання вантажу.

При прийманні запасів на склад комірник шляхом ретельного перерахування, переважування та переміряння матеріальних цінностей встановлює фактичну кількість кожної партії запасів та її відповідність показникам супровідних документів (пакувальних листів, накладних, тощо). Якість запасів визначають за встановленим зразком, також перевіряють комплектність (наявність усіх предметів, що входять до цього комплекту), цілісність тари, відповідність упаковки та маркування встановленим вимогам, а також показникам супровідних документів (сертифікату якості, санітарному сертифікату). Якщо при прийнятті запасів на склад не виявлено ніяких розбіжностей, вони оприбутковуються безпосередньо комірником (рис. 8.2).

Для документування операцій при надходженні запасів на склад є два варіанта:

1) складання прибуткового ордеру (ф. № М-4);

2) використання супровідних документів постачальників. При першому методі комірник складає прибутковий ордер в одному примірнику на фактичну кількість запасів, що надійшли. Іншим варіантом є відмітка про приймання запасів на супровідних документах постачальників. Комірник на них проставляє штамп, у якому зазначає кількість оприбуткованих запасів, дату здійснення операції та ставить підпис.

У разі надходження запасів без документів («невідфактуровані поставки») або виявлення у процесі приймання недостач, порушення цілісності тари або упаковки, їх невідповідності вимогам стандартів, технічних умов, кресленням, зразкам договору або показникам, зазначеним у супровідних документах, комірник припиняє процес приймання. Такі цінності приймає спеціальна постійно діюча комісія, призначена наказом по підприємству. До її складу включають бухгалтера матеріального відділу бухгалтерії, завідувача складом та представника постачальника або сторонньої незацікавленої організації. Комісія встановлює фактичну наявність запасів, їх якість, тощо та складає акт приймання матеріалів (ф. № М-7). У ньому зазначають найменування матеріалів, одиницю їх виміру, шифр субрахунку, номенклатурний номер, фактичну кількість і вартість. Акт складається у двох примірниках. Один примірник використовують для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий - для оформлення претензійного листа, що направляється Постачальнику.

Запаси, придбані підзвітною особою за готівку, здаються на склад у разі, якщо їх вартість перевищує межу суттєвості для оприбуткування запасів на баланс, або така межа на підприємстві не встановлена. Комірник засвідчує приймання запасів штампом на супровідних документах (накладних, товарних чеках), зазначає їх кількість, дату операції та підписується. На основі супровідних документів із відмітками комірника складається звіт про використання сум, виданих у підзвіт та на відрядження, який підзвітна особа передає до бухгалтерії для списання підзвітних сум та оприбуткування цінностей.

Організація обліку вибуття запасів включає: визначення об'єктів організації обліку, складу і змісту вхідної та вихідної інформації, системи обробки показників документів; переліку документів, необхідних для оформлення кожної операції (видача на виробничі потреби, передавання між структурними підрозділами, продаж, списання у разі невідповідності критеріям визнання активом); розробку робочої інструкції про порядок видачі зі складу кожного виду матеріальних цінностей; розробку робочої інструкції зі складання документів; розробку графіків документообігу та порядку аналітичного і синтетичного обліку вибуття запасів.

У підсистемі обліку вибуття запасів об'єктами організації є:

1) облік видачі матеріалів із складу у структурні підрозділи підприємства за рахунками обліку виробничих витрат та об'єктами обліку;

2) облік видачі матеріалів із цехових складів на виробництво за рахунками обліку витрат та робочими місцями;

3) виявлення відхилень фактичних матеріальних витрат від норм затрат;

4) виявлення залишків матеріалів на виробничих дільницях;

5) облік зайвих та непотрібних виробничим підрозділам матеріалів, що повертаються на склад;

6) облік відходів матеріалів та їх повернення з виробничих дільниць на склади.

Носії вхідної оперативної інформації вибирають окремо для кожної з дільниць обліку із альбому первинних документів. Джерелом нормативно-довідкової інформації є Класифікатор сировини. матеріалів та комплектуючих виробів та Довідник спеціалізованих норм затрат матеріалів на одиницю продукції у детальному розрізі (шифр цеха, дільниці, деталі, матеріалу, одиниці його виміру та норм витрат). Класифікатор і довідник розробляються безпосередньо на підприємстві.

Оперативна, нормативно-довідкова інформація обробляється із використанням комп'ютерної техніки у відповідності із конфігурацією програми. Виходячи із потреб управління, а також прийнятої системи обробки показників про рух та використання матеріалів у виробництві, визначаються склад та зміст вихідної інформації.

Сировина, матеріали та комплектуючі вироби відпускаються зі складу матеріально-відповідальною особою за видатковими документами, їх необхідно ретельно перевірити і встановити наявність всіх реквізитів і підписів, передбачених формою документа. Порядок документального оформлення операцій з відпуску виробничих запасів зі складів підприємства залежить від частоти відпуску (систематично на виробничі потреби або одноразово на адміністративні, виробничі та інші потреби), від технології й організації виробництва, форми обліку.

Відпуск виробничих запасів на виробничі потреби оформляють лімітно-забірними картками (ф. № М-8, М-9). Лімітно-забірні картки є багаторядковим накопичувальним документом багаторазового використання, тому їх застосування значно скорочує обсяги документообігу та облікової роботи. Вони використовуються для систематичного відпуску у виробництво певного номенклатурного номеру (або декількох номерів) запасів у межах місячного ліміту, необхідного для виготовлення одного виду продукції. Ліміт визначається на основі виробничої програми з виготовлення цього виду продукції та діючих норм витрат з урахуванням залишків невикористаних матеріалів у цехах на початок місяця. Лімітно-забірні картки виписуються у двох примірниках відділом постачання або економічним відділом на основі технологічних карт по виготовленню продукції. Один примірник картки видають цеху-одержувачеві, а другий передають на склад комірникові. Видачу матеріалів комірник відмічає в обох лімітно-забірних карток та у картці складського обліку, а одержувач підтверджує здійснення операції у ній власним підписом. У обох примірниках лімітно-забірної картки комірник визначає залишок (сальдо) невикористаного протягом місяця ліміту виробничих запасів.

Понадлімітний і одноразовий відпуск матеріалів безпосередньо у виробництво зі складу й заміна одних видів матеріалів іншими допускається тільки з дозволу керівника, головного інженера чи іншої уповноваженої особи підприємства (організації) після погодження з відповідними відділами підприємства. До понадлімітного відпуску матеріалів відносять їх перевитрачання по поважній причині та на відшкодування браку. Він оформлюється актом-вимогою на додатковий відпуск (заміну) матеріалів (ф. № М-10). Акт виписують у двох примірниках: один примірник - для одержувача, другий - для складу. Здають акти-вимоги до бухгалтерії після видачі всієї кількості зазначених у них запасів.

Для обліку руху матеріальних цінностей усередині підприємства, а також при їх відпуску стороннім юридичним або фізичним особам виписується накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф.№ М-11) у двох примірниках. Накладна обов'язково підписується головним бухгалтером. Накладною-вимогою оформлюють оприбуткування запасів із підрозділів підприємства, зокрема, поворотних відходів, відходів від браку, від ліквідації основних засобів, списання малоцінних та швидкозношуваних предметів та розбирання тимчасових не титульних споруд.

Товарно-транспортну накладну (ф. № ТН-1) виписують при перевезенні запасів вантажним автотранспортом. Вона є підставою для списання матеріальних цінностей у продавця та оприбуткування їх у покупця, а також для обліку транспортної роботи. У ній вказують увесь перелік цінностей, що буде перевозитись певним автомобілем, та наводять їх характеристики. Накладну оформлює вантажовідправник окремо на колену поїздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача. Вона підписується керівником підприємства або іншою уповноваженою особою та головним бухгалтером. ТТН виписують у чотирьох примірниках. Перший примірник накладної залишається на складі вантажовідправника для підтвердження операції з відвантаження цінностей. Другий, третій та четвертий примірники, завірені підписами й печатками (штампами) вантажовідправника, віддають водію. Другий примірник водій віддає вантажоодержувачу разом із матеріальними цінностями. Третій і четвертий примірники водій передає перевізникам. Третій примірник, котрий є підставою для розрахунків за надання автотранспортних послуг, перевізник надсилає замовнику автотранспорту для оплати за перевезення. Четвертий примірник додають до подорожнього листа. Він використовується для обліку транспортної роботи й нарахування заробітної плати водієві.

Первинні документи зі складу до бухгалтерії комірники здають за реєстром приймання-здачі документів (ф.№ М-13). Реєстр оформлюють у двох примірниках. До нього записують назви і форми документів, що належить здати до бухгалтерії. Лімітно-забірні картки здають до бухгалтерії одразу після використання ліміту та обов'язково по завершенню звітного місяця навіть якщо ліміт за деякими картками не вичерпаний. Інші документи здаються одразу після виконання операції з приймання або видачі запасів за графіком документообігу. Після перевірки і приймання документів бухгалтер підписує реєстр, один примірник повертає комірникові, а другий залишає у бухгалтерії.

Невід'ємною складовою організації обліку видачі запасів є організація контролю за використанням виробничих запасів у виробництві. Вона включає: вибір методів контролю за кожною групою виробничих запасів (сигнального документування, порціонного розкрою, інвентарного, розрахункового); розробку схеми оперативного контролю у процесі бухгалтерського обліку запасів кожним з працівників матеріального відділу бухгалтерії або оперативними працівниками; розробку класифікатора причин і винуватців від норм матеріальних витрат; визначення центрів відповідальності та посадових осіб, відповідальних за постановку та дієвість контролю; визначення переліку посадових осіб структурних підрозділів, що мають право одержувати для них виробничі запаси та підписувати документи, розробку інструкції про порядок та техніку відображення в обліку запасів, які були видані зі складу у виробничі підрозділи, але залишились невикористаними.

При використанні методу сигнального документування фактичні витрати матеріалів визначають на підставі первинних документів (лімітно-забірних карт, актів-вимог). Кількість використаних матеріалів розраховують із урахуванням фактичних обсягів виробництва продукції. Цей метод доцільно використовувати на підприємствах, де відсутнє незавершене виробництво.

Облік матеріальних витрат за партіями запасів використовують у тих виробництвах, де можливо проконтролювати кожну партію розкрою (наприклад, розкрій металів, тканини, шкіри). При цьому попередньо визначають вихід деталей за окремою партією, який заносять до акту розкрою. Порівняння фактичних витрат матеріалів із розрахунковим дозволяє проконтролювати дотримання норм витрат матеріалів та виходу готової продукції.

При використанні інвентарного методу у кінці кожного звітного місяця інвентаризують залишки невикористаних матеріалів, що були відпущені у виробництво. Після цього визначають вартість фактично витрачених матеріалів; до початкового залишку матеріалів у цеху додають відпущені матеріали і віднімають наявний залишок. Інвентарний метод дозволяє також визначити матеріали, обробка яких розпочата на кінець звітного періоду. Такий метод доцільно використовувати підприємствам, у яких матеріали залишаються у цехах, а також наявне незавершене виробництво на кінець звітного періоду. Перераховані методи обліку матеріальних витрат дозволяють не лише визначити фактичні витрати, але й виявити відхилення від встановлених норм.

Для контролю за своєчасним складанням документів та їх просуванням до бухгалтерії розробляються графіки документообігу таблично-текстової форми. Структура графіку може бути різною. У них зазначають назви документів, якими оформлюють рух запасів, вказують осіб, відповідальних за складання документів, їх передавання, оперативну роботу з документами, їх обробку та узагальнення, час відведений для кожного виду робіт (у годинах і хвилинах), а також операції, які виконують з документом та осіб, яким передають документи (табл. 8.6). При інших формах графіків у них можуть вказувати осіб, відповідальних за виконання кожного виду робіт та підписування документів, підстави для їх складання, терміни виконання робіт та одержувачів інформації (табл.8.7).

Таблиця 8.6 Графік документообігу з обліку запасів

Назва документів	Складання, одержання та передавання	Оперативна робота з документом	Надходження документів до бухгалтерії, їх обробка та узагальнення показників
	Відповідальний	Термін передавання	Хтс приймає	Операції з документом	Одержувач і час	Час приймання	Операції з документом	Кому і коли передати
Супровідні документи постачальників (товарно-транспортні накладні)	експедитор	В день одержання	Відділ постачання	Контроль поставки	бухгалтерія в день одержання	Щоденно з8 до 15 години	перевірка змісту та арифметичних підрахунків	На склад на другий день після одержання
Прибутковий ордер	комірник	Вівторок, п'ятниця з 8 до 15 год.	Відділ постачання	Контроль поставок та плану постачання	бухгалтерія понеділок, середу з 12 до 17 год.	Понеділок, середа з 12 до 17 год.	перевірка змісту, розцінка, запис до регістрів обліку	Архів 15 числа першого місяця після закінчення кварталу
Лімітно-забірні картки	Технолог	1 -2 число місяця	Комірник	Відпуск запасів	Теж саме	Теж саме	Контроль За лімітом відпуску	Теж саме
Акт-вимога на додатковий відпуск (заміну) матеріалів	бухгалтер	Вдень складання	Комірник	Теж саме	бухгалтерія після видачі запасів	Теж саме	Теж саме	Теж саме

Для деталізації зведених графіків для кожного документа розробляють індивідуальні графіки (табл. 8.7).

Таблиця 8.7

Графіки вручають усім виконавцям та іншим підрозділам, яким потрібна інформація про рух документів. Вони є обов'язковою моделлю документообігу.

8.3 Організація обліку запасів на складах

Організація обліку запасів на складах включає:

1) вибір регістрів кількісного-сортового обліку запасів на складах (книги або картки при ручному або комп'ютерному способі ведення обліку);

2) призначення на посаду працівників, що ведуть кількісний облік запасів (матеріально-відповідальних осіб, обліковців);

3) забезпечення складів зразками підписів осіб, які мають право підписувати документи з руху запасів, а також працівників структурних підрозділів, що мають право одержувати цінності зі складів;

4) забезпечення складів журналами контрольних записів про стан складського обліку, номенклатурою запасів, бланками документів і регістрів, що використовуються для складського обліку;

5) встановлення графіку здачі первинних документів в бухгалтерію;

6) розробку порядку проведення інвентаризації цінностей як одного з видів оперативного контролю за збереженням запасів, дотримання норм їх зберігання.

Складський облік - це сортовий кількісний облік матеріальних цінностей, який ведеться у місцях їх зберігання безпосередньо матеріально-відповідальною особою. Головний бухгалтер бере активну участь в організації складського обліку. Він обирає форми регістрів обліку, визначає порядок їх оформлення та передачі на склад, інструктує матеріально-відповідальних осіб про порядок ведення складського обліку відповідно до нормативних документів та систематично слідкує за дотриманням цього порядку.

Запаси на підприємствах зберігаються на складах, тому раціональна організація обліку запасів потребує оптимальної організації складського господарства. Головний бухгалтер повинен домагатись від керівництва підприємством та відділу матеріально-технічного постачання створення необхідної кількості складів, сховищ, комор, що забезпечать зберігання усіх цінностей. Структура складів залежить від обсягів запасів, які необхідно зберігати, їх асортименту та специфічних особливостей, тому може бути різноманітною (центральні склади та комори у структурних підрозділах, склади для окремих груп або видів запасів). Кожному складу, коморі чи іншому місцю постійного зберігання матеріальних цінностей присвоюють постійний номер (шифр). Його вказують в усіх первинних документах, якими оформлюється рух запасів по складу.

Усі місця зберігання товарно-матеріальних цінностей необхідно належно оснастити, спеціалізувати, пристосувати для зберігання певних видів запасів, забезпечити ваговимірювальними пристроями, тарою для вимірювання,що забезпечують правильне приймання, зберігання та відпуск цінностей. Вагові прилади необхідно періодично перевіряти в органах Держспоживстандарту України та отримати метрологічну атестацію (мати перевірочне тавро).

На складах запаси розмішують по секціях, у середині секцій - на стелажах, полицях, за найменуваннями, видами та сортами цінностей. У місцях зберігання кожного виду товарно-матеріальних цінностей прикріплюють матеріальний ярлик (ф. № М-16). У ньому зазначають основні показниками, що характеризують кожний вид запасів, у тому числі їх номенклатурний номер, тому ярлик служить паспортом для матеріальних цінностей. Запаси розміщують так, щоб забезпечити легкий і швидкий доступ до будь-якого з об'єктів матеріальних цінностей.

Важливо правильно, виважено підібрати матеріально-відповідальних осіб для роботи на складах. Перевагу слід надавати спеціалістам, компетентним у галузі матеріаловедення, які на попередніх місцях роботи проявили себе сумлінними, відповідальними, чесними виконавцями. Кандидатури на посаду завідувачів складів, комірників узгоджують з головним бухгалтером підприємства. З усіма матеріально-відповідальними особами укладають договори про повну матеріальну відповідальність. Необхідно систематично підвищувати рівень їх ділової кваліфікації шляхом проведення семінарів, ознайомлення із нормативними документами, що регламентують облік запасів. Головний бухгалтер бере безпосередню участь у розробці посадових інструкцій завідувачів складів та комірників.

У кожному місці зберігання матеріальних цінностей (складі, коморі, сховищі, тощо) необхідно організувати складський облік на поточний рік. Для цього обирають одну з двох видів (форм) регістрів складського обліку (або книги, або картки складського обліку). Найчастіше як при ручному способі ведення обліку, так і комп'ютерному використовують картки складського обліку матеріалів (ф. №М 12). Картки відкривають на початку року у бухгалтерії для кожного найменування запасів, що має окремий номенклатурний номер. У них заповнюють такі реквізити: номер картки і складу, назва матеріалу, одиниця виміру, технічна характеристика (марка, сорт, профіль, розмір), облікова ціна, номенклатурний номер, норма залишку (максимум, мінімум), перехідний залишок запасів на початок року. На кожній картці проставляється оптимальний розмір залишку цінностей, розрахований відділом матеріально-технічного постачання. Він визначається виходячи із виробничої програми, можливості оперативно доставляти матеріали, тощо. Такий норматив розраховується виходячи із потреб виробництва, тому має бути достатнім для забезпечення процесу виробництва, але не понаднормовим, що призводить до заморожування обігових коштів підприємства. Картку підписує головний бухгалтер, його заступник або за його дорученням бухгалтер матеріального відділу. Заповнені картки передають завідувачу складом або комірнику під розписку у спеціальному реєстрі карток складського обліку матеріалів. За коленим складом ведеться окремий реєстр видачі карток складського обліку. У ньому вказують дату відкриття картки, її порядковий номер, номенклатурний номер та назву цінностей, одиницю їх виміру, облікову ціну, особистий підпис комірника про одержання картки, відмітку про її повернення у разі повного заповнення картки на складі. Таку картку комірник повертає до бухгалтерії, де на її основі виписують нову картку з новим номером.

У картках складського обліку матеріалів (ф. № М-12) завідувач складом (комірник) заповнює реквізити, що характеризують місця зберігання коленого номенклатурного номеру запасів (стелажі, чарунки тощо). Картки зберігають у спеціальній картотеці, де їх групують за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури-цінника. Облік руху та наявності цінностей ведеться у картках лише у натуральних показниках. Комірник записує до карток складського обліку матеріалів кожну операцію на підставі первинних документів з обліку руху запасів та після кожного запису обраховує фактичний залишок цінностей. Цей залишок порівнюється із лімітом, зазначеним на картках. Якщо при запису до картки чергової операції комірник виявляє, що фактичний залишок менше оптимального запасу або його перевищує, то він зобов'язаний повідомити відділ матеріально-технічного постачання та матеріальний відділ бухгалтерії. Вони зобов'язані вживати негайних заходів для приведення залишків запасів до норми. Якщо запас перевищує норму, то бухгалтерія не видає доручень на одержання цінностей за понаднормовими поставками, затримує їх оплату, доповідає керівництву про виникнення понаднормових залишків запасів. При використанні комп'ютерної техніки така відомість формується автоматично і доводиться до зацікавлених відділів (осіб).

Для співставлення показників складів та бухгалтерії з обліку запасів за кожний місяць станом на останній день звітного місяця матеріально-відповідальна особа заповнює в одному примірнику у кількісному виразі відомість обліку залишків матеріалів на складі (ф. № М-14). Відомості на початку року відкриває матеріальний відділ бухгалтерії окремо для кожного складу та кожної матеріально-відповідальної особи. Запаси у ній групуються за їх видами та субрахунками обліку, аналогічно їх групуванню у відомості 5.1. У кінці кожного місяця відомості передають комірникам. За показниками карток складського обліку матеріалів комірники переносять залишки на початок місяця кожного виду запасів. Заповнені відомості за графіком повертаються до бухгалтерії, де бухгалтер проставляє ціни для кожного виду товарно-матеріальних цінностей, здійснює таксування, виводить підсумки залишків на складі за видами запасів (за субрахунками обліку), які порівнює з показниками аналітичного і синтетичного обліку у матеріальному відділі бухгалтерії.

Запаси, які не належать підприємству (прийняті на відповідальне зберігання, давальницька сировина, невідфактуровані поставки, тощо) зберігаються відокремлено від інших запасів. їх облік ведуть у спеціальних книгах за видами, номенклатурними номерами запасів та за власниками, замовниками.

Контроль за наявністю та збереженням запасів здійснюється шляхом проведення інвентаризації та раптових перевірок. Планові інвентаризації проводяться за графіком, який розробляється у цілому на рік та з розбивкою на звітні періоди (квартал, місяць, декада). Організація інвентаризації запасів включає:

- планування термінів інвентаризації протягом року;

- підготовку робочих інструкцій з інвентаризації та організацію їх вивчення працівниками, яких включають до складу комісій;

- комплектування постійних робочих інвентаризаційних комісій;

- підготовку наказів про проведення інвентаризації;

- щоденний контроль за ходом інвентаризації й обробкою одержаних показників;

- документальну підготовку рішень інвентаризаційних комісій та наказів про результати перевірки;

- установлення порядку узагальнення результатів інвентаризації у звіті.

Організація інвентаризації здійснюється на підставі нормативних документів, а також робочих інструкцій, розроблених безпосередньо на підприємстві із урахуванням його організаційно-технічних особливостей, виробничої структури та графіків і планів інвентаризації.

8.4 Організація обліку запасів у бухгалтерії

Організація обліку запасів у бухгалтерії включає: розробку порядку приймання, перевірки та обробки документів; вибір регістрів аналітичного і синтетичного обліку запасів; методики та техніки аналітичного й синтетичного обліку запасів, у тому числі обліку транспортно-заготівельних витрат; методики групування запасів та розробки номенклатурних номерів.

Раціональна організація обліку запасів у бухгалтерії потребує детального регламентування, що включає розробку робочої інструкції, у якій вказують порядок та періодичність здавання комірниками документів до бухгалтерії, порядок їх перевірки, обробки, групування та систематизації інформації на рахунках бухгалтерського обліку у регістрах аналітичного і синтетичного обліку.

Матеріальний відділ бухгалтерії приймає від комірників первинні документи з обліку руху запасів у строки, визначені графіком документообігу.

Таблиця 8.8 Графік надходження до бухгалтерії документів з обліку запасів

Назва документа	Термін подання	Кому подають	Порядок подання	Строки перевірки
Лімітно-забірна картка	Після закінчення картки або місяця	Старший бухгалтер матеріального відділу	Особисто комірник	При прийманні
Акт-вимога на додатковий відпуск (заміну) матеріалів	Понеділок, середа, п'ятниця з 12 до 1 7 год.	Те саме	Те саме	Те саме
Накладна на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів	Те саме	Те саме	Те саме	Те саме
Прибутковий ордер	Те саме	Те саме	Те саме	Те саме
Товарно-транспортні накладні	Те саме	Те саме	Те саме .	Те саме
Акт приймання матеріалів	Щоденно з 15 до 17 год.	Те саме	Голова комісії	Те саме

Документи, що надходять зі складу, ретельно перевіряються за усіма ознаками (за зовнішнім виглядом, по суті, законністю операції та правильністю арифметичних підрахунків), у тому числі і шляхом зустрічної перевірки. Примірники лімітно-забірних карток, що надійшли зі складу, зіставляються з примірниками, що здають структурні підрозділи. Прибуткові ордери зіставляють з рахунками-фактурами, супровідними документами постачальників (товарно-транспортними накладними). Документи, які не відповідають вимогам, повертають на доопрацювання.

Після перевірки документів бухгалтер проставляє на них ціну запасів, здійснює таксування (обраховує вартість цінностей) та контирування (вказує кореспонденцію рахунків за господарськими операціями). Блок-схема обліку запасів включає аналітичний і синтетичний облік та складання звітності (рис. 8.3). Облік запасів у бухгалтерії ведеться лише у розрізі субрахунків обліку запасів у вартісному виразі. Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується у накопичувальних та групувальних відомостях аналітичного обліку, потім у регістрах синтетичного обліку та узагальнюється у формах звітності. Напрямки і структура аналітичного обліку запасів залежать від потреб управління, які підприємство визначає самостійно. Такими напрямками організації аналітичного обліку запасів у бухгалтерії є:

- місця зберігання цінностей (склади, комори, цехи);

- матеріально-відповідальні особи;

- центри витрат та види діяльності;

- групи запасів відповідно до плану рахунків.

Для обліку запасів за центрами відповідальності відкривають групувальні відомості за кожним складом та кожною матеріально-відповідальною особою. Після цього документи поділяють на прибуткові та видаткові. Показники прибуткових документів записують у відомості обліку за джерелами надходження запасів (від постачальників, з підрозділів підприємства, придбані підзвітними особами).

При надходженні цінностей від постачальників показники документів записують у відомість 3.3 та другий розділ журналу 3, від підзвітних осіб - у відомість 3.2 та 2 розділ журналу 3. Видаткові документи групують за об'єктами обліку витрат (за структурними підрозділами та об'єктами калькулювання).

При використанні комп'ютерної техніки формування необхідних групувальних та накопичуваних відомостей необхідно передбачити при побудові конфігурації програми. При ручному способі відкривають окремі відомості за кожним напрямком аналітичного обліку. Для забезпечення потреб аналітичного обліку на документах необхідно зазначати усі реквізити, необхідні для заповнення відомостей (номер (код) складу, код матеріально-відповідальної особи; від кого отримані цінності, кому і на які потреби видані із зазначенням кодів витрат та кодів об'єктів обліку (продукції, на виготовлення якої відпущені).

За показниками групувальних та накопичувальних відомостей складають відомість 5.1, яка є регістром аналітичного обліку запасів у бухгалтерії. Вона ведеться у розрізі субрахунків обліку запасів за центрами відповідальності (місцями зберігання та використання запасів, матеріально-відповідальними особами) та об'єктами обліку витрат (структурними підрозділами). У відомості узагальнюють надходження запасів до матеріально-відповідальних осіб (складів, цехів, дільниць) та їх вибуття з відповідних місць зберігання за звітний період (декаду, місяць). У графі 2 видаток запасів показують за групами за кореспондуючими рахунками (субрахунками, статтями). У відомості визначається сума транспортно-заготівельних витрат та здійснюється їх розподіл за методом, обраним підприємством. При застосуванні методу оцінки вибуття запасів за середньозваженою собівартістю у відомості визначається фактична собівартість списаних зі складу запасів. Суми внутрішнього обороту (надходження, видаток) запасів за місяць (від однієї матеріально-відповідальної особи до іншої, зі складу у цех, з цеху у цех, тощо) виділяють окремими сумами і зіставляють між собою. Вони мають бути однаковими.

За показниками відомості 5.1 до журналу 5 або 5А переносять фактичну собівартість витрачених на виробництво виробничих запасів. У третьому розділі журналу 5 відображають обороти за кредитом рахунку 20 «Виробничі запаси». Облік запасів, відпущених стороннім організаціям (покупцям), ведуть у відомості 3.1 та розділі 2 журналу 3. Показники з руху запасів підсумовують у Головній книзі за субрахунками 201 «Сировина й матеріали». Для упорядкування роботи матеріального відділу бухгалтерії розробляють індивідуальні графіки роботи кожного бухгалтера (табл. 8.9).

Таблиця 8.9 Індивідуальний графік роботи бухгалтера матеріального відділу

Назва робіт	Термін виконання
Приймання документів	Середа, п'ятниця з 15 до 17год.
Перевірка документів	Понеділок, четвер з 9 до 16 год.
Приймання матеріальних звітів про рух матеріалів, напівфабрикатів, сальдових відомостей	Кожного 10, 20, 30 числа з 9.00 до 16.00
Звірка матеріальних звітів з відомостями аналітичного обліку	6 і 7 числа з 9.00 до 16.00
Запис до регістрів аналітичного обліку запасів	Кожного 3 і 4 числа

У графіках конкретизують терміни виконання бухгалтером облікових робіт, які він повинен виконувати згідно посадової інструкції. Індивідуальні графіки розробляють на основі зведених графіків обліку запасів.

8.5 Організація обліку малоцінних швидкозношуваних предметів

Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів організується аналогічно обліку інших видів запасів, але у наказі про облікову політику необхідно висвітлити специфічні питання організації обліку МШП, зокрема:

1) перелік облікових груп та підгруп малоцінних та швидкозношуваних предметів;

2) робочий план рахунків з обліку МШП;

3) порядок включення вартості МШП до витрат діяльності;

4) порядок позабалансового обліку МШП, вартість яких не перевищує межу суттєвості для оприбуткування цінностей на баланс;

5) порядок оперативного кількісного обліку МШП за місцями експлуатації і відповідними особами протягом строку їх фактичного використання;

6) порядок обліку обміну інструментів, що стали непридатними для використання і не відповідають критеріям визнання активом, на нові, обліку поточного ремонту та відновлених МШП;

7) порядок обліку інструментів та пристосувань у цехових видаткових коморах та обліку спецвзуття та спецодягу в експлуатації;

8) порядок обліку інвентарної тари;

9) порядок обліку списання МШП з експлуатації по закінченні її терміну або внаслідок непридатності предметів до подальшого використання.

Для розробки робочого плану рахунків МШП, які використовує підприємство, необхідно поділити на відповідні класифікаційні групи і для кожної групи виділити субрахунок обліку. Наприклад, на субрахунку 221 вести облік інструментів (пристосувань), 222 «Спецодяг», 223 «Спецвзуття», 224 «Засоби захисту», 225 «Господарський інвентар», тощо. Після цього кожну групу об'єктів поділити на підгрупи, типи та види МШП і присвоїти їм номер (див. табл. 8.3).

Оприбуткування МШП на склад здійснюється аналогічно операціям з іншими запасами за методом, обраним підприємством. Для обліку руху МШП застосовують як первинні документи з обліку матеріалів (форми № М-4, М-8, М-9, М-1 1), так і інші, визначені нормативними документами, що зумовлюється специфікою МШП. Вартість малоцінних та швидкозношуваних предметів, що передані в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу). З метою забезпечення збереження МШП в експлуатації необхідно організувати оперативний кількісний облік таких предметів у натуральних показниках за місцями експлуатації та відповідними особами протягом строку їх фактичного використання.

Для обліку зміни запасу інструментів у роздавальних коморах на підприємствах, де облік ведеться за принципом встановлення постійного оборотного фонду, використовують «Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв)» (ф. № (МШ-1). Для обліку МШП, виданих під розписку робітнику чи бригадиру з роздавальної комори цеху для тривалого користування, у місцях використання використовують «Картку обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів» (ф. № МШ-2).

Для забезпечення збереження МШП в експлуатації для їх обліку доцільно виділити субрахунок 073 «МШП передані в експлуатацію» і обліковувати у розрізі матеріально-відповідальних осіб протягом усього терміну експлуатації.

Для обліку інструментів, переданих на заточування або ремонт, що проводиться у централізованому порядку, застосовують «Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв)» (ф. № МШ-3).

Для оформлення псування та витрат інструментів (пристроїв) та інших МШП застосовується «Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів» (ф. №МШ~4). На підприємствах, де облік ведеться за методом обмінного фонду для списання інструментів, що стали непридатними, та обміну їх на придатні застосовують «Акт на списання інструментів (пристроїв) та їх обмін на придатні» (ф. №МШ-5).

Для обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів, які видаються робітникам підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами застосовують «Особову картку обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв» (ф. № МШ-6). Картка ведеться в одному примірнику і зберігається у цеху в особи, відповідальної за видачу МШП (майстер, бригадир). Для обліку видачі спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів робітникам підприємств в індивідуальне користування за встановленими нормами застосовують «Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв» (ф. № МШ-7).

По закінченні терміну використання МШП списують на підставі актів про його непридатність, складених спеціальними комісіями. Для списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання інструментів, спецодягу, спецвзуття, запобіжних засобів після закінчення строку використання, інших МШП і здавання їх до комори для утилю застосовують «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів» (ф. №МШ-8).

Для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів на складі на кожний вид МШП відкривається картка складського обліку (ф. №М-12).

Показники первинних документів з обліку руху МШП узагальнюються в оборотних відомостях аналітичного та синтетичного обліку для отримання зведених показників. Аналітичний облік МШП ведеться за видами предметів та однорідними групами, встановленими виходячи з потреб підприємства, місцями зберігання, матеріально відповідальними особами. Синтетичний облік МШП, витрачених на потреби діяльності, ведуть у Журналі 5 (5А).

9. Організація обліку грошових коштів та дебіторської заборгованості

9.1 Основи організації обліку коштів та дебіторської заборгованості

Облік грошових та розрахункових операцій призначений для виконання певних обліково-економічних завдань, тому є важливою самостійною підсистемою у системі обліково-економічної інформації підприємства. Роль і значення обліку грошових коштів та розрахункових операцій потребує застосування специфічних методів і прийомів організації як облікового процесу, так і роботи апарату бухгалтерії. Основними обліково-економічними об'єктами підсистеми обліку грошових та розрахункових операцій є:

- облік коштів та контроль за їх збереженням і раціональним використанням;

- облік внутрішніх та зовнішніх операцій за розрахунками з дебіторами;

- організація роботи апарату бухгалтерії.

Організація обліку грошових та розрахункових операцій полягає у цілеспрямованому упорядкуванні способів і методів збирання первинної облікової інформації, обробки показників, вибору вихідної інформації, раціоналізації й удосконаленні оперативного контролю та роботи облікового апарату.

Для побудови раціональної організації обліку грошових коштів та дебіторської заборгованості за розрахунками необхідні певні передумови: забезпечення бухгалтерії нормативними документами з обліку грошових коштів та дебіторської заборгованості; наявність мережі банків для проведення безготівкових розрахунків; облаштування каси відповідно до вимог нормативних документів; наявність договорів з покупцями й замовниками; наявність у підприємства обігових коштів, необхідних для забезпечення своєчасних розрахунків; наявність штату касирів та інкасаторів відповідної кваліфікації.

Кожному підприємству доцільно розробити проект організації обліку грошових коштів та дебіторської заборгованості, яким регламентувати основні засади документування операцій та ведення аналітичного і синтетичного обліку (табл. 9.1).

Таблиця 9.1 Проект організації обліку грошових коштів та дебіторської заборгованості

Складова частина проекту	Зміст складової частини проекту
Загальна частина	Нормативні документи з обліку грошових коштів та дебіторської заборгованості, види розрахунків та порядок їх здійснення, види рахунків, які підприємство відкриває у банках
Документування касових операцій	Складання робочих інструкцій до касових прибуткових і видаткових ордерів і розробка графіків документообігу.
Документування операцій по рахунках у банках	Складання робочих інструкцій до банківських документів і розробка графіків документообігу
Документування розрахункових операцій	Вибір форм документів для кожного виду розрахунків, розробка робочих інструкцій щодо порядку їх складання, перевірки, обробки та облікової реєстрації і розробка графіків документообігу
Аналітичний і синтетичний облік грошових, коштів	Організація ведення журналу 1 і відомостей 1.1; 1.2; 1.3.
Аналітичний і синтетичний облік розрахунків	Організація ведення журналу 3 і відомостей 3.1 -3.2.
Організація роботи апарату бухгалтерії	Розробка положення про відділ розрахункових операцій та посадових інструкцій бухгалтерів, індивідуальних та структурного графіка облікових робіт.

Підприємства (підприємці) можуть здійснювати розрахунки за своїми грошовими зобов'язаннями у двох формах:

1) безготівковій формі - шляхом записів на рахунках, відкритих у банках.

2) готівковій формі - за допомогою готівки у порядку, установленому законодавством України.

При різних формах розрахунків використовуються різні методичні засади документування та облікової реєстрації грошових і розрахункових операцій, тому організація їх обліку суттєво відрізняється і потребує детального висвітлення.

9.2 Організація обліку касових операцій

У проекті організації обліку касових операцій встановлюється порядок розрахунку ліміту каси та переказу у банк понад лімітованих сум; порядок та черговість використання готівкової виручки на господарські потреби; порядок документального оформлення касових операцій; порядок ведення касової книги та представлення звіту касиру до бухгалтерії; техніка та методика аналітичного і синтетичного обліку касових операцій у бухгалтерії; визначаються особи, які мають право складати, перевіряти та підписувати документи, якими оформлюються касові операції.

При організації обліку касових операцій необхідно дотримуватись вимог Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, тому що у разі їх порушення з підприємства стягуються фінансові санкції.

Підприємства мають право тримати в позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) у межах, що не перевищує ліміт каси. Ліміт каси установлюється підприємствами самостійно на підставі розрахунку ліміту залишку готівки в касі, що підписується головним (старшим) бухгалтером та керівником підприємства. Установлений ліміт каси затверджується внутрішнім наказом підприємства.

Підприємства розробляють порядок здавання готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках залежно від обсягів такої виручки та інших обставин. Для доставки грошей з банку у касу та з каси у банк касиру підприємства необхідно виділяти супровід та автомобіль. Підприємствам, у яких є щоденна значна грошова виручка, яку необхідно здавати у банк, доцільно інкасацію грошей здійснювати за договором зі спеціальними службами, яким згідно із законодавством України надане право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів.

Строки здавання готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках визначаються підприємством і встановлюються за погодженням з відповідним банком (у якому відкрито рахунок підприємства, на який зараховуються кошти) відповідно до вимог нормативних документів.

Також необхідно розробити порядок раціонального використання готівкової виручки підприємств на фінансування потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами за податками і зборами та черговість таких платежів.

У проекті організації обліку касових операцій викладається порядок оперативного контролю за збереженням грошових коштів та дотриманням касової дисципліни. Під касовою дисципліною розуміють здійснення операцій по касі на основі оформлених прибутково-видаткових документів, своєчасне оформлення операцій з надходження та видачі грошей, правильне ведення касової книги та звіту касира, своєчасне подання звіту та документів до бухгалтерії, своєчасну здачу понад лімітованих коштів до банку, забезпечення цільового використання коштів. Дотримуватись касової дисципліни зобов'язаний касир, а перевіряти - головний бухгалтер.

Організація обліку касових операцій включає:

...