Предмет організації обліку

Порядок визначення справедливої вартості кожного об'єкта основних засобів регламентує П(С)БО 19 «Об'єднання підприємств» (табл. 7.5).

Таблиця 7.5 Порядок визначення справедливої вартості необоротних активів

Джерелами інформації про ринкову вартість основних засобів на дату переоцінки є прайси підприємств-виробників; періодичні видання; збірники цін (видаються, наприклад, Українською автомобільною корпорацією); агентства нерухомості, експерти-оцінювачі; міські відділи цін.

Організація переоцінки основних засобів включає:

1) призначення наказом по підприємству комісії з переоцінки основних засобів;

2) проведення інструктажу та видачу робочих завдань коленому члену комісії;

3) підготовку бухгалтерією бланків акта переоцінки та заповнення відомостей про об'єкти переоцінки (графи 1-4, 7-9 акту переоцінки);

4) передачу акта комісії з проведення переоцінки;

5) визначення комісією справедливої вартості (заповнення граф 5-6, 13); передача акта до бухгалтерії;

6) розрахунок бухгалтерією змін у вартості основних засобів;

7) запис бухгалтерією відомостей про зміни первісної вартості та суми зносу основних засобів до регістрів їх аналітичного обліку.

7.2 Організація обліку руху основних засобів

Раціональна організація обліку руху основних засобів включає організацію комплексу облікових процедур (рис. 7.3).

Організація обліку приймання основних засобів включає: встановлення порядку приймання об'єктів до складу основних засобів, вибір форм первинних документів із приймання основних засобів, розробку методики та техніки їх складання, розробку та затвердження графіків руху документів з обліку основних засобів, встановлення порядку аналітичного і синтетичного обліку приймання об'єктів.

Порядок приймання об'єктів до складу основних засобів детально розробляється у проекті організації обліку необоротних активів. Приймання об'єктів в експлуатацію здійснюється спеціальною постійно діючою комісією, призначеною наказом по підприємству. До її складу включають не менше трьох осіб:

- головного спеціаліста (головного інженера, головного механіка, головного енергетика) залежно від виду основних засобів, що вводяться в експлуатацію;

- спеціалістів з експлуатації, посадових осіб тих підрозділів, до яких передається або з яких вилучається об'єкт основних засобів (керівник підрозділу або його заступник, осіб, що приймають об'єкту матеріальну відповідальність);

- спеціалістів з ремонту та будівництва об'єктів основних засобів (начальника, інженера, провідного спеціаліста відділу капітального будівництва).

- представників підрядних будівельних організацій або постачальників обладнання.

У процесі приймання об'єкта комісія зобов'язана встановити: придатність об'єкта щодо приймання до складу основних засобів; повноту і відповідність його технічних характеристик зазначеним у технічній документації; повноту укомплектування; виявити відсутні агрегати, запасні частини та деталі. Постійно діюча комісія працює на основі робочої інструкції, що регламентує порядок приймання або списання об'єктів. У ній визначають перелік робіт та порядок їх здійснення, функції та завдання кожного члена комісії, а також їх відповідальність. У проекті організації обліку необоротних активів також встановлюється порядок оформлення недокомплекту обладнання та пред'явлення претензій постачальникам і підрядникам та терміни взяття об'єктів на облік.

Перелік документів з обліку руху основних засобів та порядок їх складання регламентовано наказом Міністерства статистики України, вимог якого повинні дотримуватись усі суб'єкти підприємницької діяльності.

Приймання основних засобів в експлуатацію оформлюється Актом приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма ОЗ-І). Акт складають в одному примірнику для кожного об'єкту основних засобів. Одним актом допускається приймання декількох однотипних одиниць господарського інвентарю, інструментів, обладнання, якщо вони мають однакову ціну та приймаються в одному календарному місяці. Акт підписується усіма членами комісії, затверджується керівником підприємства, потім підписується головним бухгалтером та разом з технічною документацією передається до бухгалтерії (рис. 7.4).

Акт форми ОЗ-1 також використовують для оформлення внутрішнього переміщення об'єктів між структурними підрозділами підприємства, передачі іншим підприємствам (при продажу, обміні, оренді та безоплатній передачі). Порядок складання документів та кількість примірників залежать від виду операції, для обліку якої їх використовують.

При оформленні внутрішнього переміщення основних засобів всередині підприємства акт виписується у двох примірниках працівником структурного підрозділу, що передає об'єкт. Перший примірник акту з підписами одержувача та здавальника передається до бухгалтерії, другий видається здавальнику.

При передачі основних засобів іншому підприємству (в оренду, при продажу, обміні, безоплатній передачі) акт складається у трьох примірниках: перші два залишаються на підприємстві, що передає (продає) об'єкти, а третій примірник передається підприємству, що приймає основні засоби в оренду, при продажу, тощо.

Показники документів, якими оформляються операції з руху основних засобів (введення в експлуатацію, внутрішнє переміщення, приймання після ремонту, реконструкції та модернізації; ліквідація та продаж) є єдиним джерелом інформації як для аналітичного й синтетичного обліку руху та наявності об'єктів, так і складання звітності. Перелік номенклатур первинного обліку повинен містити показники, що забезпечать як складання регістрів аналітичного обліку, так і заповнення Приміток до річної фінансової звітності (табл. 7.6).

Таблиця 7.6 Перелік номенклатур з обліку основних засобів

Для раціональної організації обліку основних засобів та оперативного виконання облікових робіт необхідно забезпечити своєчасне передавання членами комісії документів до бухгалтерії. Оскільки документи з обліку руху основних засобів складаються комісією, тобто за межами бухгалтерії, то рух документів необхідно організувати за графіком та забезпечити суворе дотримання встановлених ними термінів. Такі графіки доцільно розробляти окремо для кожного документа з обліку руху основних засобів (табл. 7.7).

Таблиця 7.7 Оперограма акту приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів

Приймання-здавання необоротних активів після капітального ремонту, реконструкції або модернізації оформляється Актом приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів (форма 03-2). Акт підписує працівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений прийняти об'єкт після ремонту та представник підрозділу або підприємства-підрядника, яке виконувало роботи. При господарському способі виконання ремонтно-монтажних робіт акт складають в одному примірнику, при підрядному-у двох. Перший примірник акта після підписання головним бухгалтером і керівником здають у бухгалтерію підприємства-замовника робіт, а другий передають підприємству-підряднику.

В акті вказують кошторисну і фактичну вартість виконаного обсягу робіт з ремонту, реконструкції, модернізації, а також зміни в характеристиці об'єкту, що визвані його реконструкцією чи модернізацією. За показниками форми 03-2 бухгалтерія вписує у технічні паспорти, інвентарні картки обліку основних засобів або в інші регістри аналітичного обліку відповідних об'єктів основних засобів інформацію про зміни їх техніко-економічних характеристик (вартості, потужності, площі тощо), що сталися у результаті виконаних робіт та первісної вартості на суму витрат, пов'язаних з їх поліпшенням (модернізацією, модифікацією, реконструкцією).

Організація обліку вибуття основних засобів включає: визначення переліку документів, необхідних для оформлення вибуття об'єктів за кожною з причин (продаж, передача в оренду, невідповідність критеріям визнання активом); розробку робочої інструкції про порядок списання зі складу активів кожного виду основних засобів, що стали непридатними для подальшої експлуатації; визначення складу та змісту первинних документів, якими оформлюються операції з вибуття основних засобів; розробку робочої інструкції зі складання документів; розробку порядку оприбуткування цінних відходів, що утворюються при розбиранні об'єктів та порядку їх документального оформлення; розробку графіків документообігу та порядку аналітичного і синтетичного обліку вибуття об'єктів.

Юридичною підставою для вибуття основних засобів є розпорядження власників (засновників) або керівника підприємства про його передачу або продаж, розпорядження керівника та висновок постійної комісії щодо доцільності ліквідації об'єкта як. морально застарілого, що не підлягає ремонту, або у зв'язку із впровадженням нової техніки, реконструкцією підприємства, а також акт відповідної державної служби (дорожньо-патрульної, надзвичайних ситуацій), що підтверджує остаточну непридатність об'єкта до подальшого використання.

Для визначення непридатності основних засобів до використання, неефективності або недоцільності їх поліпшення (ремонту, модернізації тощо) та оформлення відповідних первинних документів керівником підприємства призначається постійно діюча ліквідаційна комісія. У робочій інструкції, якою вона керується у процесі роботи, деталізують порядок списання коленого виду основних засобів (обладнання, автотранспорту, тощо), що стали непридатними для використання; визначають посадовий склад та обов'язки членів ліквідаційної комісії, встановлюють порядок проведення огляду об'єкта, що підлягає списанню, та оцінки матеріальних цінностей, одержаних від ліквідації об'єкта.

Постійна діюча ліквідаційна комісія:

- шляхом безпосереднього огляду об'єкта, що підлягає списанню, встановлює стан його основних вузлів та агрегатів;,

- встановлює причини невідповідності критеріям активу та списання об'єктів (неможливість або неефективність використання або відновлення, порушення умов експлуатації, аварії, стихійні лиха або інші надзвичайні випадки, тривале невикористання об'єкту);

- визначає осіб, з вини яких відбулося передчасне вибуття основних засобів із експлуатації, вносить пропозиції щодо їх відповідальності;

- визначає можливість продажу (передачі) об'єкта іншим підприємствам, організаціям та установам або використання окремих вузлів, деталей, матеріалів, що можуть бути одержані при демонтажі, розбиранні (ліквідації) основних засобів, встановлює їх кількість і вартість;

- складає і підписує акти на списання основних засобів.

Ліквідаційна комісія складає Акт списання основних засобів (ф. ОЗ-3), а при ліквідації автотранспортних засобів Акт на списання автотранспортних засобів (ф. ОЗ-4). Якщо транспортний засіб було пошкоджено у транспортній аварії, то до складання Акту форми 03-4 залучається представник органів ДПС України. В актах детально описується стан основних вузлів і деталей, що став причиною списання об'єктів, на підставі технічного паспорту вказується маса об'єкта та види і кількість дорогоцінних металів або каміння. До актів додаються:

- копія акта аварії або довідка про обставини стихійного лиха, складені відповідними службами (з надзвичайних ситуацій, дорожньо-патрульною, тощо) із зазначенням причин й винуватців аварії;

- довідки правоохоронних органів про крадіжки основних засобів;

- пояснення винуватців аварій та пошкодження (руйнування) об'єктів;

- документи про оприбуткування на склад запчастин та матеріалів, одержаних при розбиранні об'єктів, а також про здавання металобрухту та дорогоцінних металів.

Акти підписують усі члени комісії та затверджує керівник підприємства. Акти складають у двох примірниках: перший передається до бухгалтерії; другий видається матеріально-відповідальній особі. Він є підставою для здавання на склад відходів, які утворюються при списанні об'єктів (металобрухту, вузлів, деталей, запасних частин, цегли тощо). Вузлі й деталі, придатні для подальшого використання, оприбутковуються на склад за Актом оцінки, складеним ліквідаційною комісією, інші запаси - за накладною на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів. Вузли й деталі, що містять дорогоцінні каміння і метали, здають у спеціалізовані установи дорогоцінних металів за квитанцією, а металобрухт - у спеціалізовані заготівельні (переробні) підприємства також за квитанцією. Об'єкт основних засобів списують з балансу на основі акту списання основних засобів, акту приймання-передачі (при продажу іншим юридичним або фізичним особам) та документів про оприбуткування матеріалів, одержаних при демонтажу об'єкта. Згідно з пунктами 33-36 П(С)БО 7 «Основні засоби» інвентарні картки обліку реалізованих або ліквідованих необоротних активів вилучаються із картотеки, додаються до документів, якими було оформлено їх реалізацію або ліквідацію (накладних, актів списання основних засобів) і зберігаються відповідно до наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України протягом 3 роки після ліквідації об'єкта необоротних активів. Інформацію про реалізацію або ліквідацію об'єкта основних засобів (назву документів, якими оформлено вибуття, їх номери та дату складання) вказують в описах інвентарних карток (форма ОЗ-7) та інвентарних списках основних засобів (форма 03-9).

Крім індивідуальних графіків необхідно розробити зведений графік руху документів з обліку основних засобів. У ньому зазначають кількість примірників кожного виду документів, необхідних для оформлення тієї чи іншої господарської операції; осіб, відповідальних за виконання робіт (складання документів, їх перевірку, обробку, реєстрацію інформації в облікових регістрах) та терміни їх виконання. Крім того, у посадових інструкціях членів комісії необхідно передбачити адміністративні заходи (винесення догани, позбавлення премій, заохочень, тощо) до осіб, які не дотримуються термінів, встановлених для кожного виду робіт.

7.3 Організація обліку наявності основних засобів

Організація обліку наявності основних засобів призначена забезпечити збереження об'єктів необоротних активів та виконання усіх облікових, аналітичних та контрольних процедур, пов'язаних з їх рухом та використанням. Забезпечити виконання усіх обліково-економічних завдань може лише аналітичний облік основних засобів, організований у розрізі:

- інвентарних об'єктів, що забезпечить контроль руху, наявності та використання кожного об'єкта основних засобів;

- груп основних засобів для нарахування амортизації у податковому обліку;

- місцями експлуатації для забезпечення збереження об'єктів;

- матеріально-відповідальними особами (рис. 7.6).

Організація обліку наявності основних засобів включає: вибір регістрів інвентарного обліку основних засобів, у тому числі і за місцями їх використання (експлуатації), присвоєння інвентарних номерів об'єктам, що введені в експлуатацію; закріплення об'єктів за матеріально-відповідальними особами; розробку методики та техніки аналітичного обліку; визначення складу регістрів, методики й техніки синтетичного обліку основних засобів та порядку проведення інвентаризації (рис 7.7).

Синтетичний і аналітичний облік основних засобів ведуть централізовано у бухгалтерії. Для пооб'єктного обліку необоротних активів використовують Інвентарну картку обліку основних засобів (форма ОЗ-6). Допускається використання однієї картки для обліку групи об'єктів, що введені в експлуатацію в одному календарному місяці, мають однакове виробничо-господарське призначення, технічну характеристику і вартість.

Інвентарні картки заповнюють на основі акту приймання-передачі (внутрішнього переміщення), основних засобів форми ОЗ-1 та технічної документації на об'єкт. У них зазначають номер картки, дату заповнення, назву об'єкта основних засобів, його інвентарний номер, первісну вартість, норму амортизації, а також коротку індивідуальну характеристику (найменування конструктивних елементів та інших ознак, що характеризують об'єкт). Крім того, у картці обов'язково вказують найменування, вид та масу дорогоцінних металів та каміння. Протягом терміну експлуатації об'єкту до картки записують показники, що відображують зміни його характеристик, які сталися внаслідок ремонту, модернізації, тощо та змінюють первісну вартість. Якщо ж доопрацювання основних засобів було значним, суттєво змінило його характеристики і простого опису змін у картці недостатньо, то додатково заводять нову картку, у якій відображують оновлені характеристики. Обидві картки зберігають разом. При вибутті об'єкта необоротних активів інвентарну картку вилучають із картотеки та додають до первинних документів, якими оформлено операції з його списання або реалізації та зберігають разом з ними протягом трьох років.

Інвентарні картки реєструють в Опису інвентарних карток основних засобів форми 03-7. Його використовують для обліку та систематизації інвентарних карток. За його ведення та зберігання відповідає бухгалтер з обліку основних засобів. Описи ведуть в одному примірнику за кожною класифікаційною групою основних засобів. Інформацію про вибуття об'єкта основних засобів (назву документа, його номер та дату складання) зазначають у графі «Відмітка про вибуття». Описи інвентарних карток з обліку необоротних активів здаються в архів після внесення відмітки про списання об'єкта необоротних активів до останньої інвентарної картки.

Зареєстровані інвентарні картки зберігають у спеціальній металевій шафі у бухгалтерії, що унеможливлює доступ до карток сторонніх осіб та внесення ними несанкціонованих записів. Працювати з картотекою мають право лише бухгалтера з обліку необоротних активів, які відповідають за її ведення та збереження. Картотека інвентарних карток є не просто місцем їх зберігання. Вона має багатоцільове призначення і є джерелом інформації для нарахування амортизації, складання звітності, тощо, тому картки необхідно систематизувати відповідно до вимог нормативних документів, що дозволить оперативно одержувати необхідні показники. У першу чергу, інвентарні картки необхідно поділити на промислово-виробничі основні фонди і основні засоби невиробничого призначення, що забезпечить інформацію для нарахування амортизації за податковим методом (рис. 7.8).

Картки промислово-виробничих основних засобів групують за видами об'єктів (будівлі, споруди, машини і обладнання, тощо), а в середині груп - за місцями знаходження (в експлуатації, запасі, консервації). Картки основних засобів, що знаходяться в експлуатації, групуються за місцями експлуатації (цехами, іншими структурними підрозділами), в середині - за матеріально-відповідальними особами.

Картки об'єктів, які перебувають в запасі, поділяють за місцями зберігання та матеріально-відповідальними особами, а на консервації - за місцями знаходження та матеріально-відповідальними особами.

Картки по об'єктах, що надходять, вибувають та переміщуються протягом місяця зберігають в окремих осередках картотеки. Після складання розрахунку амортизації картки розмішують у картотеці за належністю основних засобів.

Також відокремлено зберігаються картки орендованих об'єктів та переданих в оренду. При операційній оренді об'єкти передаються на підставі Акту приймання-передавання (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф. ОЗ-1). За об'єктом залишається його інвентарний номер. Регістром аналітичного обліку орендованих об'єктів є копія інвентарної картки, яку бухгалтерія орендодавця додає до акту приймання-передачі основних засобів. Після закінчення терміну оренди об'єкт повертається власнику, а документи разом з інвентарною карткою зберігаються у орендаря.

Картки об'єктів, що знаходяться у ремонті, реконструкції, модернізації, зберігаються в окремих чарунках картотеки і групуються за термінами закінчення робіт, способам їх ведення та виконавцями (підрядниками).

Відокремлено слід зберігати картки об'єктів, що залучені на умовах фінансового, лізингу і орендованих цілісних майнових комплексів, які віднесені до складу основних засобів відповідними положеннями, а також майна, отриманого на праві господарського ведення чи праві оперативного управління (у державних (казенних) та комунальних підприємствах); об'єктів права державної або комунальної власності, контрольованих господарськими організаціями (крім державних казенних, підприємств) (що перебувають у їх володінні та/ або користуванні), що не увійшли до статутних капіталів цих господарських товариств, створених у процесі приватизації (корпоратизації).

Інвестиційна нерухомість та необоротні активи, утримувані для продажу, за натурально-речовою формою є основними засобами, тому аналітичний облік слід вести в інвентарних картках, позначивши на них категорію об'єктів та розташувавши заповнені картки у спеціальних чарунках картотеки. Доцільно до таких карток прикріпляти ярлик з позначкою періоду завершення продажу об'єкта, а при його продовженні на строк, що перевищує один рік вносити відповідні зміни, що дозволить контролювати термін, на який припинена їх експлуатація та вжити заходи щодо її поновлення у разі скасування продажу.

За місцями знаходження (експлуатації) необоротні активи передаються на відповідальне зберігання матеріально-відповідальним особам, призначеним наказом керівника підприємства. З кожною особою укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність на загальних засадах. Матеріально-відповідальні особи ведуть облік необоротних активів в інвентарному списку основних засобів (форма 03-9). Показники пооб'єктного обліку необоротних активів за їх місцезнаходженням (місцем експлуатації) повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку необоротних активів, які ведуться в бухгалтерії.

Для взаємозв'язку аналітичного обліку із синтетичним за коленим видом (класифікаційною групою) основних засобів ведуть спеціальні Картки обліку руху основних засобів (форма 03-8). їх заповнюють у кінці місяця за показниками інвентарних карток і відомостей нарахування амортизації. Підсумкові показники інвентарних карток і карток обліку руху основних засобів щомісячно зіставляються з показниками синтетичного обліку - журналом 4 та Головною книгою. Журнал 4 призначений для узагальнення інформації про наявність та рух необоротних активів. Журнал заповнюють за показниками первинних та зведених документів, які оформлюють операції з руху основних засобів, нарахування амортизації (акта прийому-передачі, акта списання, розрахунку амортизації та інші). У першому розділі журналу 4 відображається вибуття об'єктів необоротних активів, сума уцінки, а також сума нарахованої амортизації та сума збільшення зносу необоротних активів в наслідок їх до оцінки. Наприкінці року підсумкові показники карток обліку руху основних засобів та інвентарних карток використовують для складання звітності, зокрема, заповнення першого та другого розділів приміток до фінансової звітності.

7.4 Організація обліку зносу (амортизації) основних засобів

Організація обліку зносу (амортизації) необоротних активів включає: забезпечення апарату бухгалтерії нормативними документами, що регламентують порядок нарахування зносу (амортизації) необоротних активів та встановлюють норми амортизації; кваліфікацію необоротних активів відповідно до вимог нормативних документів та їх об'єднання у групи з метою нарахування амортизації; розробку методики й техніки нарахування зносу (амортизації) необоротних активів за коленим способом та групою; забезпечення нормами зносу (амортизації) за групами необоротних активів; вибір регістрів нарахування та обліку амортизації; відображення сум нарахованої амортизації у системі рахунків; облік зносу об'єктів основних засобів.

Сума амортизації (зносу) необоротних активів розраховується за методами, визначеними П(С)БО 7 «Основні засоби»: 1) прямолінійним; 2) зменшення залишкової вартості; 3) прискореного зменшення залишкової вартості; 4) кумулятивним; 5) виробничим. Метод амортизації обирається підприємством самостійно з урахуванням очікуваного способу отримання економічних вигод від його використання. Метод амортизації об'єкта основних засобів переглядається у разі зміни очікуваного способу отримання економічних вигод від його використання. Нарахування амортизації за новим методом починається з місяця, наступного за місяцем прийняття рішення про зміну методу амортизації.

Для кожного об'єкта при зарахуванні на баланс визначають строк корисного використання (експлуатації), протягом якого буде нараховуватись амортизація. В обліковій політиці обґрунтовуються процедури, за якими підприємство буде:

- визначати строки корисного використання при зарахуванні об'єкта основних засобів на баланс;

- переглядати строки корисного використання по об'єктах основних засобів, які вже знаходяться в експлуатації.

- При визначенні строку корисного використання (експлуатації) ураховують:

- фізичний та моральний знос, що передбачається; очікуване використання об'єкта підприємством з урахуванням його потужності або продуктивності;

- правові або інші обмеження щодо строків використання об'єкта та інші фактори.

Строк корисного використання (експлуатації) об'єкта основних засобів переглядається в разі зміни очікуваних економічних вигод від його використання. Амортизація об'єкта основних засобів нараховується, виходячи з нового строку корисного використання, починаючи з місяця, наступного за місяцем зміни строку корисного використання.

Для організації обліку зносу (амортизації) необоротних активів необхідно обрати спосіб розрахунку сум амортизації, визначити структуру носіїв інформації, порядок обліку сум амортизації на рахунках бухгалтерського обліку.

Порядок розрахунку місячної суми амортизації в основному залежить від форми бухгалтерського обліку та технічних засобів, які визначають форму носіїв інформації. Вихідною інформацією для нарахування амортизації є показники щодо наявності основних засобів за групами та місцями використання. Джерелом такої інформації є картотека інвентарних карток. Для нарахування амортизації використовують Розрахунок амортизації або Відомість нарахування амортизації.

У Відомості обліку амортизації основних засобів зазначають: інвентарний номер кожного об'єкта, його вид (назву), первісну вартість, залишкову вартість на початок року, норму амортизації.

та суму нарахованої амортизації за кожний місяць. У відомостях основні засоби групують за нормами амортизації відповідно до нормативних документів. Відомості складають за структурними підрозділами, центрами виникнення витрат, що дозволяє суми нарахованої амортизації списати на рахунки обліку витрат відповідних структур і відобразити у відомостях аналітичного обліку витрат і у регістрі синтетичного обліку - Журналі 5 або 5А.

Амортизація нараховується щомісячно. її нарахування починається з місяця, наступного за місяцем, у якому об'єкт основних засобів став придатним для корисного використання. Нарахування амортизації припиняється, починаючи з місяця, наступного за місяцем вибуття об'єкта основних засобів, переведення його на реконструкцію, модернізацію, дообладнання, консервацію.

7.5 Організація обліку нематеріальних активів

Для обліку руху і наявності об'єктів інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів запроваджено спеціальні носії інформації та визначено порядок їх складання. Вони можуть також застосовуватися для оформлення операцій з іншими нематеріальними активами та ведення аналітичного обліку. Для цього необхідно у них зазначати назви і реквізити форми з обліку нематеріальних активів.

Уведення в експлуатацію нематеріальних активів оформляється Актом введення в господарський оборот об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. НА-1). Акт складається в одному примірнику для кожного об'єкту приймальною комісією, призначеною наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого органу (посадової особи), який здійснює керівництво підприємством. Акт заповнюється на основі технічної, науково-технічної та інших документів, що підтверджують майнові права на об'єкт нематеріальних активів (договору на використання майнових прав інтелектуальної власності, ліцензійного договору, авторського свідоцтва, свідоцтва на знак для товарів і послуг, патенту (деклараційного патенту) на винахід, деклараційного патенту на корисну модель, патенту на промисловий зразок тощо). В акті наводиться характеристика такого об'єкта, яка містить докладний його опис і порядок використання (письмовий та/або образотворчий опис з формулою, креслення, схема, зразок, дискета, аудіо-, відеокасета тощо), особливості і переваги, зазначаються основні якісні та кількісні показники об'єкта права інтелектуальної власності, вартість, строк корисного використання, особа, відповідальна за використання об'єкта., особливості і переваги.

Акт введення в господарський оборот права на використання вигод від скорочення викидів парникових газів складається за наявності верифікаційного висновку про обсяги скорочення антропогенних викидів парникових газів. Первинні документи про витрати на об'єкт нематеріальних активів, отриманий в результаті розробки, повинні, зокрема, містити інформацію про зміст витрат (виконання робіт зі створення нематеріального активу, витрачання матеріальних цінностей на створення об'єкта), кількісні і вартісні показники таких витрат, підписи уповноважених посадових осіб. Оформлений акт підписується головою та членами комісії, особою, відповідальною за прийняття для використання об'єкта права інтелектуальної власності, головним бухгалтером та затверджується керівником підприємства чи особою на те уповноваженою.

На кожний об'єкт нематеріальних активів бухгалтерія за показними Акта ф. НА-1 відкриває Інвентарну картку обліку об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. НА-2). Одна інвентарна картка може застосовуватись для аналітичного обліку групи однотипних за призначенням та умовами використання об'єктів, що уводяться (надійшли) в експлуатацію в одному календарному місяці та закріплюються за однією відповідальною за їх використання особою. У картках зазначають назву об'єкта права інтелектуальної власності та назву документації, на підставі якої об'єкт введено в експлуатацію (договір на використання майнових прав інтелектуальної власності, ліцензійний договір тощо), а також наводять основні, притаманні цьому об'єкту ознаки або властивості.

Вибуття об'єкта права інтелектуальної власності в інвентарній картці відмічають на підставі Акту вибуття (ліквідації) об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. № НА-3). Акт складається комісією у двох примірниках на кожний окремий об'єкт нематеріальних активів. У ньому зазначаються причини вибуття (закінчення строку дії: майнових прав інтелектуальної власності, договору на використання майнових прав інтелектуальної власності, зберігання інформації щодо об'єктів права інтелектуальної власності як комерційної таємниці, ліцензійного договору; дострокове припинення ліцензійного договору тощо). Перший примірник акта передається до бухгалтерії, другий залишається у особи, що була відповідальною за використання об'єкта права інтелектуальної власності. Регістри аналітичного обліку об'єктів нематеріальних активів, що вибули, додаються до документів, якими оформлені операції вибуття цих об'єктів.

Інвентаризаційний опис об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (ф. № НА-4) складається в одному примірнику при проведенні інвентаризації окремо за кожним місцезнаходженням об'єктів та за кожною особою, відповідальною за їх використання. В інвентарний опис включається кожний окремий об'єкт права інтелектуальної власності. При складанні інвентаризаційного опису особа, відповідальна за використання об'єктів права інтелектуальної власності, дає розписку про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи передані до бухгалтерії і всі об'єкти, одержані для використання і зберігання, оприбутковані, а ті об'єкти, що вибули (ліквідовані), списані.

Для систематизації на рахунках бухгалтерського обліку інформації, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах щодо операцій з нематеріальними активами, застосовуються регістри синтетичного та аналітичного обліку журнал 4, відомість 4.1 аналітичного обліку капітальних інвестицій і відомість 4.3 аналітичного обліку нематеріальних активів, форми яких затверджені наказом Міністерства фінансів України, або відомість 4-м, форма якої затверджена іншим наказом Міністерства фінансів України.

8. Організація обліку запасів

8.1 Основи організації обліку запасів

Запаси є найбільшою складовою активів кожного підприємства, тому їх необґрунтовані втрати, псування або крадіжки наносять значні збитки. Запаси є основою продукції, ще виробляється підприємством. Вони використовуються при наданні послуг, виконанні робіт, в управлінні, тому зниження матеріальних витрат безпосередньо збільшує прибуток. Раціональне використання сировини і матеріалів, їх збереження безпосередньо залежить від раціональної організації обліку. Зміст і завдання організації обліку запасів полягають у визначенні складу інформації, що надходить та формується у системі обліку, виборі методів і способів збору, обробки та видачі інформації для прийняття управлінських рішень, шляхів і способів наукової організації праці матеріального відділу бухгалтерії.

У підсистемі обліку запасів виділяють обліково-економічні завдання, що одночасно є об'єктами його організації: 1) облік і поточний контроль процесу придбання запасів; 2) облік і контроль наявності, руху та збереження запасів на складах та інших місцях зберігання; 3) облік і контроль руху та використання запасів у виробництві; 4) організація роботи персоналу матеріального сектору бухгалтерії.

Використання у будь-якій діяльності сотень і навіть тисяч видів запасів надзвичайно ускладнює облік, призводить до зростання його трудомісткі, переобтяженості рутиною роботою, тому основними напрямками його удосконалення є:

1) розробка та впровадження у практику найбільш раціональних носіїв інформації, способів документування та документообігу (автоматична фіксація показників безпосередньо на технічних носіях (терміналах, дисплеях), а у разі неможливості - заміна однорядкових та разових документів на накопичувальні, багаторядкові, розробка графіків документообігу);

2) упровадження нових, більш прогресивних способів і методів обліку запасів (автоматизація обліку на основі використання комп'ютерної техніки);

3) удосконалення контролю за збереженням та використанням матеріальних цінностей шляхом здійснення оперативного контролю за ввезенням запасів на підприємство та їх вивезенням, за дотриманням норм матеріальних витрат при виготовленні продукції,

4) регулярна інвентаризація товарно-матеріальних цінностей;

5) підвищення рівня організації праці матеріального відділу бухгалтерії, удосконалення робочих місць, їх оснащення сучасною комп'ютерною технікою з новітніми програмними продуктами.

Підсистема обліку запасів може оптимально функціонувати за наявності певних передумов: налагодження стабільного й ритмічного матеріально-технічного постачання сировини і матеріалів; планування потреби кожного структурного підрозділу у запасах;

лімітування залишків запасів на складах; запровадження науково обґрунтованих та практично апробованих норм матеріальних витрат; техніко-економічної класифікації запасів та системи номенклатурних номерів; раціональних методів кількісно-сортового обліку запасів; забезпечення належного рівня організації складського господарства; суворої матеріальної відповідальності за збереження запасів; залучення на роботу сумлінних висококваліфікованих працівників; ефективного використання сучасної комп'ютерної техніки; неухильного дотримання вимог централізованих нормативних документів та розробки внутрішніх регламентів, адаптованих до особливостей діяльності підприємства. Відсутність тих чи інших передумов негативно впливає на організацію обліку запасів.

Для організації обліку запасів розробляється проект, який регламентує конкретизує засади обліку у певних умовах функціонування підприємства (табл. 8.1).

Таблиця 8.1 Проект організації обліку запасів

Організація обліку запасів ґрунтується на централізованих нормативних документах, зокрема, П (С) БО 9 «Запаси»; інструкціях, що регламентують порядок документального оформлення операцій з руху запасів, а також внутрішніх регламентах (наказі про облікову політику, інструкцій по інвентаризації, інструкцій з обліку запасів на складах та за місцями використання, інструкцій з контролю за ввезенням та вивезенням матеріальних цінностей на територію підприємства, номенклатурі запасів, тощо).

На підприємстві необхідно забезпечити сувору матеріальну відповідальність за збереження цінностей та їх раціональне використання. Для цього кожний об'єкт обліку закріплюється за матеріально-відповідальною особою. Матеріально-відповідальною особою може бути працівник, якому виповнилось вісімнадцять років. Особи, які не досягай цього віку, не можуть призначатись матеріально-відповідальними особами. Другою вимогою є включення посади чи роботи до переліку, затвердженому Кабінетом Міністрів України. З кожною матеріально-відповідальною особою укладається договір про повну матеріальну відповідальність у письмовій формі. Він зберігається у відділі кадрів в особовій справі працівника. Його під підпис ознайомлюють із наказом (посадовою інструкцією), де визначені його функціональні (посадові) обов'язки та сфера матеріальної відповідальності.

Наказом по підприємству призначаються особи, які мають право підписувати документи і надавати дозвіл на видачу зі складу матеріальних цінностей та їх вивезення за межі підприємства. Картки із зразками підписів таких осіб передають на склади коленій матеріально - відповідальній особі.

У наказі про облікову політику розкривають основні елементи облікової політики по запасах (табл. 8.2).

Підприємству доцільно встановити межу суттєвості для оприбуткування запасів на баланс, наприклад, 20 грн. Матеріальні цінності за ціною, нижчою 20грн. передають у виробництво підрозділу для використання без оприбуткування на склад. Це зменшує обсяги облікової роботи.

Для обліку запасів необхідно вибрати одиницю обліку. Нею може бути найменування запасів або їх однорідна група (вид). Найчастіше обирають кожне найменування запасів, що використовується у певних технологічних цілях і відрізняється певними технічними характеристиками (маркою, типом, сортом, профілем та розміром). їх вибір залежить від технологічних особливостей процесу виробництва, асортименту запасів, їх ролі у виробничому циклі. Перелік одиниць запасів вказують у номенклатурі запасів.

Таблиця 8.2 Елементи облікової політики по запасах

Номенклатура запасів - це систематизований перелік матеріальних цінностей, упорядкований за їх роллю у процесі виробництва та технічними властивостями. У номенклатурі про кожну одиницю обліку запасів наводять таку інформацію: технічно правильну назву, повну технічну характеристику (сорт, розмір, марка та ін.), одиницю виміру і номенклатурний номер.

Номенклатурним номером називають постійно діюче скорочене позначення умовно присвоєне кожній назві цінностей. Номенклатурний номер зазначають на документах, якими оформляють рух запасів, і в усіх облікових регістрах. Використання номенклатурних номерів зменшує кількість помилок в обліку одного і того ж виду запасів. Номенклатурний номер може бути цифровим, літерним та комбінованим. Найбільш поширеною в нинішніх умовах є цифрова номенклатура. її розробляють за серійною або десятковою системою.

При серійній нумерації увесь перелік запасів поділяють на групи за обраною ознакою, якою найчастіше є призначення того чи іншого виду матеріальних цінностей (основні матеріали, допоміжні матеріали, напівфабрикати, паливо, запасні частини). Група складається з однакових за техніко-економічними характеристиками запасів. Мінімальна кількість груп залежить від кількості рахунків та субрахунків, а максимальна дорівнює 10 для того, щоб при шифруванні груп достатньо було одного цифрового знака. Перелік номенклатурних номерів розробляється у таблиці, де запаси поділяють на групи та підгрупи. У кожній підгрупі складається детальний перелік запасів і кожний сорто-розмір записується окремою позицією (табл. 8.3).

Таблиця 8.3 Класифікація запасів на підприємстві

У переліку спочатку записують назву запасів, а потім зазначають їх властивості, наприклад, «Тканина пальтова «Оксамит» вищого ґатунку» або «Бензин А-96». Повторний запис того самого виду запасів під різними назвами не допускається. Виходячи із номерів груп та підгруп у схемі та порядкових номерів, названих у підгрупі, призначається номенклатурний номер для кожного виду матеріальних цінностей. Він складається з номеру синтетичного рахунку і субрахунку, номера групи та порядкового номера запасів у групі (табл. 8.4).

Таблиця 8.4 Номенклатурні номери запасів

При використанні десяткової системи нумерації для кожної групи, підгрупи і назви матеріалів виділяється відповідне число знаків. Наприклад, один знак (перший) виділяється для назви групи від 0 до 9; два знаки (другий і третій) для підгрупи - від 0 до 99; два знаки (четвертий і п'ятий) чи всі три знаки (четвертий, п'ятий і шостий) - для назви матеріалу всередині підгрупи - від 0 до 99 чи навіть до 999. Наприклад, № 074009 буде означати за таких умов, що матеріал належить до 0 групи, підгрупи 74 і має в цій підгрупі порядковий шифр № 009. Для кожної підгрупи необхідно залишити резерв вільних номерів для поповнення новими видами запасів.

Для прискорення облікових процедур та зменшення помилок у процесі роботи необхідно розробити та використовувати постійну інформацію з обліку запасів. Найважливішими її показниками є норми та нормативи (норми залишків запасів на складах, у цехових коморах, на робочих місцях, норми матеріальних витрат, норми відходів та втрат матеріалів, норми спецодягу), номенклатури причин та винуватців відхилень від норм; шифри облікових номенклатур; нормативи транспортно-заготівельних витрат, прейскуранти та цінники, стандартні розміри матеріалів (довжина, ширина, товщина). Постійну інформацію розробляє, збирає та оновлює матеріальний відділ бухгалтерії разом з нормувальниками, її вводять у пам'ять комп'ютерів та використовують усі служби підприємства для обліку запасів. Головний бухгалтер та старший бухгалтер матеріального відділу здійснюють контроль за оновленням інформації, її упорядкуванням можливістю безпроблемного використання в обліковому процесі та для інших потреб (нормування витрат).

Метод кількісно-сортового обліку запасів обирається виходячи з їх переваг і недоліків та особливостей технології й організації виробництва, частоти відпуску цінностей зі складів, побудови апарату бухгалтерії. При кількісно-сумовому методі облік запасів ведуть у натуральних показниках на складах у картках кількісно - сортового обліку, а в бухгалтерії у відомостях кількісно-сортового обліку. При оперативно-бухгалтерському (сальдовому) методі аналітичний облік запасів у натуральних показниках ведуть лише на складах комірники (рис. 8.1).

У бухгалтерії аналітичний облік запасів ведуть лише у вартісному вираженні у групувальних та накопичуваних відомостях та узагальнюють інформацію у Відомості 5.1. Для зіставлення інформації складського обліку та обліку у бухгалтерії комірники щомісячно на основі карток складського обліку складають сальдову відомість у натуральних показниках. Відомість відкриває бухгалтерія на початку кожного року окремо для кожного складу. У ній запаси згруповані за субрахунками обліку. Бухгалтерія розцінює відомість і порівнює її показники з показниками відомості 5.1.

При використанні комп'ютерної техніки конфігурацію програми будують за оперативно-сальдовим методом, використовуючи електронні носії інформації. Показники паперових документів щодо надходження та видачі запасів заносять до електронних карток складського обліку запасів, а обігово-сальдові відомості обліку руху запасів складаються в автоматичному режимі у розрізі складів та матеріально-відповідальних осіб як щоденно, так і у цілому за місяць.

У наказі про облікову політику необхідно детально розкрити методи обліку транспортно-заготівельних витрат (ТЗВ):

1) склад транспортно-заготівельних витрат, сформований згідно П(С)БО 9 «Запаси» (затрати на заготівлю запасів, оплата тарифів (фрахту) за вантажно-розвантажувальні роботи і транспортування усіма видами транспорту до місця їх використання, включаючи витрати зі страхування ризиків транспортування запасів);

2) порядок обліку (ідентифіковано чи загалом) і розподілу транспортно-заготівельних витрат;

3) окремий субрахунок обліку транспортно-заготівельних витрат;

4) метод списання ТЗВ (шляхом прямого включення до первісної вартості придбаних запасів або узагальнення на окремому субрахунку рахунків обліку запасів і розподіляти між одиницями обліку за середнім відсотком ТЗВ).

При постійній величині ТЗВ, що виникають при придбанні певних видів запасів, використовується перший метод, тобто витрати безпосередньо включаються до вартості цих запасів на основі первинних документів.