Предмет організації обліку

Номенклатури підсумкового обліку є системою показників, які характеризують стан активів, капіталу і зобов'язань та його зміну. Вони поділяються:

а) за характером - на показники державної та внутрішньогосподарської звітності;

б) за змістом - на показники оперативної, фінансової, податкової звітності; в) за періодичністю складання - на показники поточної, річної звітності. Перелік та зміст номенклатур державної звітності регламентується законодавчими й нормативними документами. Номенклатури внутрішньої звітності формують згідно потреб управління. Вони залежать від виду діяльності підприємства, його структури та інших об'єктивних чинників.

4.3 Організація носіїв облікової інформації

Згідно нормативних документів, облікову інформацію потрібно реєструвати, накопичувати та зберігати на носіях інформації. Носій інформації - це спосіб відображення облікової інформації у документах, регістрах, формах звітності. Під носіями облікової інформації розуміють те, на чому вона фіксується (папір, електронні носії інформації, тощо).

На організацію носіїв облікової інформації безпосередньо впливає структура облікового процесу, топологічні дільниці обліку та технологічні етапи облікового процесу. Для кожного об'єкта обліку на кожному технологічному етапі необхідно організувати носії інформації. На етапі первинного обліку носіями є документи, поточного - облікові регістри, підсумкового - форми звітності.

Носії облікової інформації - це важлива складова облікового процесу. Від їх виду, складу, інформаційної місткості, простоти складання та обробки залежить ефективність усього облікового процесу. Вибір носіїв інформації залежить від цілого ряду чинників:

1) структури облікової інформації (облікових номенклатур). Формат носіїв інформації повинен забезпечувати збирання, накопичення, групування та узагальнення облікової інформації певної структури і змісту, що забезпечує потреби управління;

2) вимог нормативних документів, що регламентують форми носіїв інформації;

3) складу організаційно-технічних засобів, які є у розпорядженні підприємства.

При виборі носіїв інформації перевагу слід надавати формам багатоцільового використання, що забезпечують вирішення багатьох облікових завдань та можуть бути використані для контролю і аналізу, а також формам, що не потребують складних процедур заповнення або обробки. Облікова інформація може збиратись, накопичуватись і зберігатись як на паперових, так і на машинних носіях інформації (жорсткому диску, магнітних стрічках, дискетах). У разі складання і зберігання документів та регістрів обліку на машинних носіях інформації підприємство на вимогу інших учасників господарського процесу, правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами, зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях.

Законом України встановлено, що відповідальність за. несвоєчасне складання документів і регістрів обліку та недостовірність відображених у них показників несуть особи, які склали і підписали ці документи. У посадових інструкціях таких осіб необхідно передбачити таку відповідальність та встановити адміністративні стягнення за недоліки у роботі.

Для реєстрації господарських операцій використовують документи.

Документ (від лат. - доказ, свідоцтво) - це письмово зафіксоване на спеціальному носії інформаційне повідомлення, що засвідчує факт здійснення господарської операції.

До оформлення документів як носіїв інформації ставляться суворі вимоги. Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» визначено, що документи необхідно складати під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її завершення. У разі недотримання таких вимог із підприємства стягуються фінансові санкції, наприклад, не оприбуткована у касу готівка, тобто не оформлена касовими документами, вилучається до бюджету у п'ятикратному розмірі.

Нормативними актами встановлено перелік реквізитів, обов'язкових для усіх документів: назва документа (форми); дата й місце його складання; назва підприємства, від імені якого складений документ; зміст та обсяг господарської операції та одиниці її виміру; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції й правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Крім обов'язкових реквізитів, окремі документи можуть містити додаткові реквізити, без яких вони не вважаються дійсними: ідентифікаційний код підприємства, номер платника податків, підстави для здійснення операції, тощо.

Важливою складовою організації складання документів є призначення наказом по підприємству посадових осіб, яким надається право підписувати документи на здійснення господарських операцій, у тому числі одержання і відпуск із складів окремих видів матеріальних цінностей на ті чи інші господарські потреби. Такий наказ є додатком до наказу про облікову політику. Звідси, витікають вимоги до оформлення документів:

1) заповнюють чорнилом або за допомогою технічних засобів;

2) використовують форми, регламентовані нормативними актами;

3) записи виконують чітко і розбірливо;

4) помарки і підчистки не допускаються;

5) у касових і банківських документах виправлення не допускаються;

6) незаповнені рядки і колонки прокреслюють;

7) виправлення у документах завіряються тими особами, які їх підписують.

Практика свідчить, що однакові господарські операції можна оформляти документами різної побудови, які відрізняються за обсягом інформації, що за їх допомогою фіксується; складністю та трудомісткістю складання та обробки; степенем аналітичності, тому вибір документів, які найбільш доцільно застосовувати на підприємстві, є важливою складовою організації обліку. Первинні документи обираються апаратом бухгалтерії під керівництвом головного бухгалтера при участі працівників інших структурних підрозділів підприємства.

При виборі документів слід керуватися нормативними актами, якими запроваджено форми документів для оформлення господарських операцій та порядок їх складання. Обов'язкові до застосування типові документи (з обліку грошових коштів, розрахунків, тощо або суворого обліку) оформляють суворо у відповідності із нормативними документами, внесення будь-яких змін і доповнень до їх форм не передбачено. Форми інших документів, що носять рекомендаційний характер, використовують для розробки галузевих спеціалізованих документів, пристосовуючи до особливостей певного виду діяльності підприємства.

Найбільш раціональними вважають форм документів, які зручно і просто складати, обробляти і відображати у регістрах обліку. Крім того, вони повинні містити контрольно-аналітичну інформацію та відповідати формам, встановленим нормативними актами. Для удосконалення самих форм документів застосовують науково-обґрунтоване проектування набору реквізитів та схеми їх розташування на бланках носіїв інформації. Основними шляхами удосконалення первинного обліку є:

- уніфікація документів, тобто створення єдиних форм документів для оформлення певних господарських операцій для підприємств різних галузей економічної діяльності (наприклад, касові ордери, платіжні документи для оформлення операцій на рахунках у банках, податкові накладні, тощо);

- стандартизація документів, тобто запровадження однотипних документів однакового стандартного розміру;

- автоматичне збирання первинної інформації;

- широке застосування технічних носіїв інформації (терміналів, відеозаписів) замість паперових;

- зменшення кількості документів із надлишковою інформацією, що не використовується у процесі управління;

- вивільнення документів від виробничих показників;

- вилучення постійних реквізитів і використання бази даних (БД та РБД);

- введення до документів показників, необхідних для аналізу та контролю.

Для скорочення кількості документів, типізації їх форм, зниження трудових і матеріальних витрат на їх складання і обробку, забезпечення інформаційної сумісності автоматизованих баз даних проводяться роботи по уніфікації документів і створенню уніфікованих систем документації (УСД) - сукупності взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документування різних господарських операцій, способів, прийомів та методів його здійснення, а також нормативних і методичних матеріалів по з розробки і застосування різних форм документів. В Створення УСД ґрунтується на методі уніфікації - встановлення однотипних за складом і формами документів, що використовуються при оформленні однотипних господарських операцій. Невід'ємною складовою УСД є розробка класифікаторів техніко-економічної інформації, що забезпечує інтегровану автоматизовану обробку показників, що містяться у документах.

Для раціоналізації первинного обліку поряд із удосконаленням форм документів необхідно оптимізувати їх кількість.

Практика виробила такі основні шляхи зменшення кількості документів:

- застосування багаторядкових документів замість однорядкових і накопичувальних замість одноразових,

- запобігання зайвій деталізації об'єктів обліку;

- використання тих самих документів у суміжних господарських операціях;

- скорочення кількості примірників (копій) документів, що заощадить затрати праці і коштів на їх виписування, звірку, порівняння, обробку та зберігання;

- запровадження комплексних первинних документів;

- реєстрації господарських операцій безпосередньо у регістрах бухгалтерського обліку без складання за ними первинних документів;

- застосування способу обліку «обмін предмету за предмет»;

- застосування без документального способу обліку руху запасів;

- застосування документів тривалого використання;

- застосування способу вибіркового документування.

Застосування багаторядкових документів замість однорядкових і накопичувальних замість одноразових призводить до значного зменшення кількості первинних документів. Так, замість одноразових нарядів доцільно застосовувати багатоденні або навіть місячні рапорти або відомості обліку виробітку; індивідуальні наряди доцільно замінити бригадними, впроваджувати маршрутні листи. Відпуск виробничих запасів у виробництво замість разових актів-вимог доцільно оформляти лімітно-забірними картками, впроваджуючи багаторядкові форми, призначені для відпуску декількох видів запасів для виготовлення одного виду продукції.

Кількість документів можна зменшити шляхом укрупнення об'єктів обліку. Наприклад, виробничі запаси зі складу доцільно видавати найбільшими партіями; замість поопераційного обліку виробітку раціональніше його обліковувати за кількістю готової продукції, що оприбуткована на склад. Необхідно усувати зайве дробіння партій виробів при застосуванні маршрутної системи обліку виробітку, відпуску деталей або інших запасів на ремонт об'єктів основних засобів.

Кількість документів зменшує їх застосування для обліку двох суміжних взаємопов'язаних господарських операцій також. Так, у разі відповідності фактичних поставок умовам супровідних документів постачальника, комірник оприбутковує цінності шляхом проставляння спеціального штампу та підпису на цих супровідних документах без оформлення додаткового документу (прибуткового ордеру ф. М-4).

Деякі господарські операції доцільно одразу відображати в облікових регістрах без оформлення первинних документів. Наприклад, при відпуску матеріалів зі складу замість складання видаткового документа одержувач розписується безпосередньо у картці складського обліку, яка по закінченні місяця передається на обробку у бухгалтерію. Кількість документів можна зменшити за рахунок створення комплексних документів, у яких відображуються декілька об'єктів обліку. Наприклад, маршрутно-технологічним листом можна замінити одразу декілька документів: маршрутний лист, змінний рапорт, акт-вимогу на матеріали, повідомлення про брак, накладну на оприбуткування готових виробів.

Кількість документів можна знизити за рахунок без документальної передачі деталей з інструментального або механічного цехів у збиральний. Обсяг виробітку інструментального або механічного цехів визначають у кінці місяця виходячи з кількості готової продукції, виготовленої протягом місяця. Суттєво зменшити кількість документів можна за рахунок видачі з центрального інструментального складу інструментів і пристосувань у цехові комори в обмін на непридатні, зіпсовані. При цьому, інструменти обмінюють штука па штуку без оформлення будь-яких документів.

Зменшити кількість документів та знизити трудомісткість обліку можна за рахунок застосування документів тривалого використання. Наприклад, той самий примірник інвентаризаційного списку основних засобів можна використовувати для перевірки наявності об'єктів декілька разів, вносячи до описів лише зміни, що були виявлені за між інвентаризаційний період.

Для деяких господарських операцій (для обліку поточних простоїв обладнання, якості продукції) доцільно застосовувати не суцільне, а вибіркове документування, проводячи обстеження за графіком. Зменшення кількості документів спрощує облік, знижує трудомісткість облікових робіт та витрати на ведення обліку.

Після первинного обліку наступним етапом облікового процесу є поточний облік або облікова реєстрація. Він набув такої назви, тому що показники документів реєструють в облікових регістрах. Під регістром (лат. - записування) в обліку розуміють різні види таблиць, до яких записують показники з первинних документів.

Регістрами обліку є: відомості, журнали, розрахункові таблиці, бухгалтерські довідки, картки, а також машинні носії інформації. Вибір регістрів обліку не залежить від їх зовнішнього вигляду, так само неістотним є і вибір машинних носіїв інформації, надання переваги певним носіям залежить від економічної доцільності експлуатації комп'ютерної техніки та змісту носіїв інформації.

Регістри є вторинним джерелом інформації, зібраної у первинних документах. Вони є способом організації та зберігання інформаційних масивів. Інформацію, необхідну для управління, керівництво одержує не безпосередньо з аналітичних і синтетичних рахунків, а з регістрів обліку. На рівні практичного використання облікові регістри призначені забезпечити групування, накопичення і зберігання інформації,' яка б за обсягами та структурою відповідала потребам складання звітності і управління підприємством. Поточний облік, з одного боку, визначає порядок облікової реєстрації показників господарських операцій, а, з іншого, - склад показників, що переносяться з первинних документів. Облікова реєстрація виконується для зручності при складанні форм звітності. Характер і порядок розташування інформації про господарські операції визначається структурою облікових регістрів. Організація облікової реєстрації будується на поєднанні різних регістрів, що відрізняються за:

1 ) послідовністю реєстрації господарський операцій;

2) рівнем диференціації облікової інформації;

3) можливістю взаємної колації показників облікових регістрів.

За послідовністю здійснення записів регістри обліку поділяють на 1) хронологічні, 2) систематичні і 3) комбіновані.

До хронологічних належать регістри, у яких господарські операції реєструють у календарній послідовності їх здійснення без застосування іншої систематизації. Хронологічний запис доцільно застосовувати для реєстрації господарських операцій, здійснення яких необхідно контролювати у часі, а також тих, за якими керівництву підприємством потрібна щоденна оперативна інформація. Наприклад, нормативними документами регламентовано щоденне складання звітів касира. Для управління грошовими потоками необхідна щоденна інформація щодо руху та наявності коштів на рахунках у банках, тому їх облік ведуть у календарній послідовності здійснення операцій з надходження або вибуття коштів, які відображають у касовій книзі, журналі 1 та відомостях 1.1; 1.2; 1.3.

Систематичний запис виконується у розрізі групувальних ознак - рахунків. На його застосуванні ґрунтується журнальна форма обліку, що передбачає застосування лише журналів, тобто регістрів систематичної реєстрації, призначених для відображення кредитових оборотів на синтетичних рахунках.

Записи у хронологічних та систематичних регістрах повинні доповнювати одне одного, тому сума оборотів хронологічних регістрів завжди дорівнює сумі дебетових або кредитових оборотів систематичних регістрів.

У комбінованих (синхроністичних) регістрах поєднується хронологічний та систематичний запис (наприклад, у регістрі «Журнал-Головна»). Застосування таких регістрів дозволяє за змістом розкрити зміни, що сталися у структурі об'єктів обліку протягом певного часу, а за формою - проконтролювати правильність реєстрації господарських операцій.

За рівнями узагальнення інформації регістри обліку поділяють на 1) інтегровані; 2) диференційовані. Кожний регістр обліку можна розглядати індуктивно - від часткового до загального, тобто від первинних документів до звітності, та/або дедуктивно - від загального до часткового, тобто від звітності до первинних документів. У першому випадку відбувається інтеграція інформації, а у другому - її диференціація. Кожний підхід забезпечує певні потреби управління, тому при організації обліку використовуються обидва підходи до побудови регістрів.

Диференціація облікової інформації передбачає аналітичне розкладання рахунків та одночасно їх синтетичне узагальнення. Для вирішення різних облікових завдань застосовують регістри, що забезпечують різний рівень деталізації або узагальнення інформації. Так, регістри аналітичного обліку (картки складського обліку, інвентарні картки) забезпечують групування і нагромадження інформації щодо певного об'єкта господарювання. Така детальна інформація необхідна для ефективного управління його рухом та контролю за його збереженням.

У регістрах синтетичного обліку облікова інформація систематизується у межах окремих синтетичних рахунків (Головна книга, журнали та інші регістри).

І диференціацію, і інтеграцію інформації можна здійснювати як за однією, так і за багатьма ознаками. Максимально можливу деталізацію облікової інформації та зростання її аналітичності, точності, репрезентативності, достовірності забезпечує фасетна класифікація рахунків обліку на основі використання сучасної комп'ютерної техніки. Наприклад, одяг як готову продукцію можна обліковувати у розрізі розмірів, моделей, фасонів, тощо, що надасть детальну інформацію для управління асортиментом продукції. Застосування фасетного способу групування інформації дозволяє забезпечити паралельну реєстрацію показників за декількома аналітичними ознаками у різних регістрах аналітичного обліку.

Наприклад, для обліку запасів необхідно організувати аналітичний облік 1) у розрізі коленої назви запасів (номенклатурного номера); 2) за місцями зберігання - складами, коморами, тощо; 3) за матеріально-відповідальними особами; 4) джерелами надходження на склад підприємства; 5) напрямками вибуття, у тому числі структурними підрозділами, у які видані запаси, та об'єктами калькулювання. Кожний напрямок аналітичного обліку запасів забезпечує певні потреби управління запасами і лише усі вони у комплексі забезпечують формування повної, всебічної інформації, на основі якої можна приймати ефективні управлінські рішення щодо придбання, списання, видачі або продажу запасів. Так, на основі інформації карток складського обліку щодо залишків кожного номенклатурного номеру запасів приймаються управлінські рішення щодо їх придбання з метою забезпечення безперебійної роботи підприємства у відповідності із виробничою програмою. Відомості аналітичного обліку запасів за складами, матеріально-відповідальними особами, структурними підрозділами підприємства формують інформацію у розрізі центрів відповідальності, а картки аналітичного обліку за видами продукції забезпечують обчислення матеріальних витрат у складі собівартості калькуляційної одиниці.

Комбіновані регістри дозволяють поєднати показники аналітичного і синтетичного обліку господарських операцій. Прикладом таких регістрів є відомості 3.1-3.6 та журнал 3 «Облік розрахунків, довгострокових та поточних зобов'язань».

Для забезпечення точності облікової інформації необхідно обирати зручні регістри обліку, що передбачають колацію - ефективний взаємний контроль їх підсумків. Крім того, якщо число записів у регістрах звести до необхідного мінімуму, то число помилок в обліку також істотно зменшиться.

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяють на: 1) книги; 2) картки; 3) вільні аркуші; 4) машинні носії.

Книга - це розлінований за певним зразком, переплетений, прошнурований та підписаний головним бухгалтером обліковий регістр.

Картка - це бланк, віддрукований у вигляді таблиці. Картки легко. сортувати, вони більш наочні, зручні, доступні при користуванні, ніж книги.

Вільні аркуші - це таблиця, надрукована на окремому бланку, який треба брошурувати. Вільні аркуші - це також картки, що віддруковані на тонкому папері, розміром більшим за картки. Картки зберігаються у картотеках, а вільні аркуші зберігають і брошурують у папках. Картки і вільні аркуші потрібно реєструвати у спеціальних реєстрах - це перелік карток і вільних аркушів. Основним призначенням реєстру є запобігання непомітному вилученню карток або їх заміні. У разі втрати будь-якої картки реєстр дозволяє встановити якої саме картки не вистачає.

Машинні носії призначені для розміщення інформації на магнітних носіях, особливості якого і визначають порядок розташування облікової інформації.

За зовнішнім виглядом найбільш розповсюдженими є картки трьох видів:

1) контокорентні картки (італ. - конто-рахунок, або поточний рахунок) односторонньої форми, у яких колонки дебет і кредит розташовані поруч. Наявність двох паралельних колонок дозволяє чітко визначити стан розрахунків підприємства, тобто встановити хто, кому, скільки і на якій підставі винен;

2) інвентарні картки використовують для обліку матеріальних цінностей. Облік за кожним рахунком ведеться за трьома графами: надходження, видача та залишок, який обраховується після кожної операції. Кожну графу поділяють на дві колонки: кількість і сума. У заголовку картки зазначають ліміт (норматив) запасу, що дозволяє після кожного запису встановлювати відхилення фактичної наявності від ліміту і відповідно коригувати поставки;

3) картки з багатьма колонками призначені для деталізації господарських операцій шляхом поділу у колонках комплексних показників, їх використовують, наприклад, для обліку витрат підприємства за структурними підрозділами.

Регістри, різні за видами вимірників, що використовуються для вимірювання господарських операцій, мають різне цільове призначення. Регістри кількісного обліку використовують для обліку активів у натуральних показниках, що дозволяє забезпечити їх відпуск на потреби виробництва у відповідності із виробничими програмами, а також підтримувати наявність у обсягах, необхідних для ведення безперебійної діяльності. Вартісні, грошові вимірники, що використовуються у відомостях, журналах, дозволяють узагальнити облікову інформацію за звітний період.

Форма облікових регістрів залежить від розташування записів за дебетом і кредитом рахунків та їх характеру. При виборі форм регістрів доцільно застосовувати багатоцільові носії інформації, що забезпечують вирішення декількох облікових завдань та можуть використовуватись не лише бухгалтерією, але й іншими структурними підрозділами підприємства для управління, контролю та аналізу. Регістри бухгалтерського обліку відкривають за усіма господарськими операціями, за яким є. первинні документи на підприємстві.

При оформленні регістрів обліку необхідно дотримуватись таких вимог: зазначати назву регістра, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи осіб, що брали участь в їх складанні, а також певних специфічних вимог, що ставлять до окремих регістрів. Наприклад, листи касової книги необхідно пронумерувати, прошнурувати, а кількість сторінок на обкладинці засвідчити підписами керівника і головного бухгалтера та відбитком печатки підприємства.

На етапі підсумкового обліку носіями інформації є форми звітності та розрахункові таблиці. Форми централізованої звітності та порядок їх складання затверджуються нормативними документами, а форми внутрішньогосподарської звітності розробляються на підприємстві у відповідності із потребами управління.

В умовах використання ЕОМ облікові регістри та форми звітності складають за заданою формою на технічних носіях.

На підприємстві необхідно укомплектувати альбом типових носіїв інформації, розроблених та затверджених відповідними установами (Міністерством фінансів України, Держкомстатом України, Президією Національного банку України).

На основі типового альбому розробляється робочий альбом носіїв облікової інформації, обов'язкових для застосування на підприємстві. Крім форм носіїв інформації із типового альбому у робочому альбомі наводять форми, які розробляються на підприємстві, у тому числі і зразки, що формуються за допомогою ЕОМ. Робочий альбом розробляє апарат бухгалтерії. їх можна формувати за двома напрямками:

1) за видами носіїв інформації (документи, облікові регістри, форми звітності);

2) за топологічними розділами обліку (облік основних засобів, облік запасів, облік праці та її оплати тощо).

Робочі альбоми формують за такою структурою: титульний лист, перелік форм носіїв інформації, їх правильно заповнені зразки та методичні вказівки щодо їх замовлення. Зразки носіїв інформації виготовляють у спосіб, що застосовується підприємством (типографський, друк на комп'ютері, тощо). їх заповнюють показниками типових господарських операцій. Альбом є наочним посібником ї практичним керівництвом для усіх працівників підприємства, пов'язаних зі складанням або обробкою носіїв інформації. Його наявність сприяє удосконаленню процесів складання носіїв інформації, унеможливлює різнобій при їх застосуванні, попереджує виникнення помилок, полегшує облік і контроль. Альбоми носіїв інформації потрібно зберігати у бухгалтерії як і інші нормативні документи.

4.4 Організація технології облікового процесу

Основними стадіями технології облікового процесу є: збирання первинних показників (спостереження та реєстрація), їх підготовка до обробки, контроль достовірності, обробка, зберігання і пошук, видача інформації та її передавання.

Для збирання облікової інформації використовують різні методи і способи: документування господарських операцій під час їх здійснення; одержання інформації шляхом спеціально організованого спостереження (інвентаризація, перепис) та за результатами розрахунків (звіти, довідки). Незалежно від способу одержання інформації, її джерелами є матеріальні процеси заготівлі і придбання активів, виробництва, розподілу, обміну та виробничого споживання.

Раціональна організація документування господарських операцій передбачає застосування найбільш досконалих документів, вибір оптимальних способів документування та дотримання вимог нормативних документів щодо документів.

У процесі документування господарських операцій необхідно забезпечити:

1) достовірний запис господарської операції, тобто найбільш правдиве відображення у документах її дійсного змісту за існуючої методології обліку та наявної організаційно обчислювальної техніки; 2) мінімальні витрати часу на складання документа. Процес документування складається з таких етапів: 1) кваліфікація господарської операції; 2) сприйняття та вимірювання її параметрів, які необхідно відобразити в обліку; 3) їх фіксація у первин них документах.

Сприйняття і вимірювання господарських операцій може здійснюватись безпосередньо працівником відповідної кваліфікації або за допомогою технічних пристосувань", устроїв та приборів. Більшість операцій, пов'язаних з обліком виробництва, наприклад, облік сировини і матеріалів, енергії, робочого часу, виходу продукції та її якості можуть сприйматись автоматичними, напівавтоматичними та механічними пристосуваннями та устроями - лічильниками, датчиками.

Складання первинних документів є трудомістким процесом, який потребує значних затрат часу та людської праці. Для підвищення раціональності процесу документування необхідно максимально скоротити затрати часу на складання документів шляхом вибору і запровадження оптимальних способів збирання первинної інформації та її запису на носіях інформації. Трудомісткість документування значно зменшується, а його якість, оперативність відповідно зростають при застосуванні сучасної організаційно-обчислювальної техніки, що забезпечує підрахунок, вимірювання й реєстрацію показників, необхідних для обліку господарської операції, на магнітних стрічках, дисках, барабанах та інших носіях інформації.

Розробка технології автоматизованого отримання і обробки облікової інформації включає: вибір первинних документів, що пристосовані до обробки на машинах; адаптування схеми документообігу до обробки облікової інформації на комп'ютерах; розробку кодів, постійної інформації, конфігурації програми та формування носіїв інформації, що отримують автоматично; технологічних карт і інструкцій, що формалізують порядок виконання робіт на всіх етапах технологічного процесу автоматизованої обробки облікової інформації (включаючи роботу облікового персоналу і персоналу інших функціональних підрозділів підприємства зі збирання і передачі первинній обліковій інформації на обробку і використання отриманих зведених показників для прийняття управлінських рішень, аналізу і контролю). При цьому, програми реєстрації і обробки облікової інформації необхідно адаптувати до правил і процедур, встановлених нормативними документами з бухгалтерського обліку. Зокрема, облікові регістри потрібно представляти у зручному для читання вигляді, унеможливлювати внесення несанкціонованих виправлень, тощо. Основними напрямками удосконалення первинного обліку з використанням ЕОМ є:

1) вилучення з документів постійних реквізитів та запис їх у пам'яті ЕОМ;

2) зменшення обсягу первинної інформації за рахунок виключення умовно постійних реквізитів та запис їх до пам'яті ЕОМ;

3) заміна більшості паперових документів машинними носіями інформації;

4) використання уніфікованих первинних документів для прискорення введення інформації до ЕОМ;

5) розробка автоматизованої системи збирання, вимірювання, реєстрації, передачі та зберігання інформації у розрізі виробничих дільниць та видів фінансово-господарської діяльності підприємства.

Для зменшення обсягів облікової роботи та спрощення процесу документування необхідно типографським способом до форми документів внести постійні реквізити. Наприклад, до первинних документів з обліку виробітку можна внести показники, що характеризують назву і номер технологічної операції, її розряд, відрядну розцінку та норми часу; у документах з обліку готової продукції та її реалізації - назву і номенклатурний номер виробу, одиницю виміру, тощо.

При виготовленні документів за допомогою комп'ютерної техніки у пам'ять машини вводять постійні реквізити з обліку кожної господарської операції. Також доцільно для кожної операції розробити макет документа, у якому коригувати змінні показники. Запис постійної інформації у пам'яті машини значно знижує трудомісткість процесів документування, спрощує їх обробку та зменшує кількість помилок.

Для визнання документа носієм інформації при автоматизованій обробці облікової інформації необхідно забезпечити:

1) юридичну доказовість документа. Для цього обмежується доступ сторонніх осіб до облікових показників, регламентується порядок вводу та перевірки значень факсимільних полів, локалізуються наслідки несанкціонованого доступу до інформації, формуються копії документів, які може прочитати людина;

2) можливість тривалого і багаторазового використання інформації протягом терміну дії документа у незмінному вигляді та архівного зберігання технічних носіїв. У разі не дотримання такої вимоги оперативну пам'ять ЕОМ при переводі показників з автоматичних датчиків неможливо визнати оригіналом документа. Зберігання і відтворення інформації з носіїв потрібно забезпечити відповідно до юридично регламентованих термінів, наприклад, протягом п'яти років;

3) персональну відповідальність за виконання операцій шляхом суворого обмеження кола осіб, відповідальних за складання документів, контролю правильності фіксації показників господарських операцій;

4) доступ бухгалтерів до показників машинного документу;

5) відповідність організаційним і технологічним правилам обробки інформації; можливість використання для безпосереднього сприйняття технічними засобами та тим самим придатності для наступної обробки;

6) ідентифікацію реквізитів, що містяться в інформації;

7) можливість виправлення помилкових записів та їх перевірки.

Юридичну доказовість документа забезпечує підтвердження підпису осіб, що його склали, тобто авторизація документа. Для цього застосовують такі методи:

1) закріплення обов'язків зі складання документів за певною особою;

2) введення спеціальних кодів, паролів;

3)сприйняття індивідуальних ознак особи, що підписала документ, технічними засобами.

Підготовка облікової інформації включає кодування показників, їх запис або перезапис на електронних носіях інформації, декодування, розмноження носіїв інформації, а також створення електронних носіїв інформації.

Контроль достовірності показників полягає у перевірці змісту інформації, законності господарських операцій, їх економічної доцільності, а також правильності арифметичних підрахунків. Контроль необхідно здійснювати на усіх стадіях технологічного процесу, але обов'язково на двох з них: при одержанні інформації та її видачі з інформаційної системи.

При надходженні документів у бухгалтерію вони ретельно перевіряються за формою - встановлюють чи заповнені усі реквізити, а також чіткість, ясність записів, відсутність помарок, виправлень; по суті - чи правильно відображена господарська операція і чи відповідає вона цьому документу; законністю - чи відповідає господарська операція нормам чинного законодавства, чи не спричиняє вона шкоду юридичним або фізичним особам; правильністю арифметичних розрахунків. Бухгалтер не має права приймати документи, що не відповідають вимогам нормативних документів, тому зобов'язаний повернути їх на доопрацювання. Таким чином, при прийманні документів бухгалтерія здійснює контроль не лише документів, але й господарських операцій.

Обробка показників - це перетворення первинної (вхідної) інформації шляхом логічних та розрахункових операцій з метою одержання різних зведених та узагальнених показників і щодо стану майна підприємства та результатів його фінансово-господарської діяльності, обробка може виконуватись вручну або із застосуванням сучасних засобів комп'ютерної техніки. Сукупність технічних засобів, методів і відповідного технологічного і організаційного порядку, що використовуються в інформаційній обліково-економічній системі у процесі виконання її завдань, утворюють систему обробки інформації. Вона реалізується у формі обліку, яку обирає підприємство. Система обробки облікової інформації включає: групування та перегрупування (сортування) документів; таксування, складання зведених документів і запис операцій у регістрах обліку, формування показників аналітичного та синтетичного обліку, узагальнення інформації.

Групування і перегрупування документів здійснюються за певною ознакою, що дозволяє вирішити певні облікові завдання. Вибір напрямків групування і перегрупування документів визначається потребами управління в інформації щодо руху або наявності кожного об'єкта господарювання. Наприклад, документи з обліку запасів, у першу чергу, групуються за складами та матеріально-відповідальними особами, що забезпечує бухгалтерію інформацією щодо наявності цінностей на кожному складі та у підзвіті у кожного комірника. Відповідно, якщо на підприємстві лише один склад і один комірник, то необхідність у групуванні документів за складами відпадає. Після цього документи поділяють на прибуткові та видаткові. Перші групують за джерелами надходження: назвами постачальників; 2) підзвітними особами; 3) підрозділами підприємства, між якими протягом місяця відбувалось переміщення запасів, при цьому документи поділяють за видом господарських операцій: а) ліквідація основних засобів; б) списання МШП; в) оприбуткування поворотних відходів; г) оприбуткування остаточного браку; тощо. Видаткові документи групують за: 1) структурними підрозділами підприємства, у які вони видані, та об'єктами калькулювання; 2) у разі продажу - покупцями. Крім того, усі документи групуються за одиницями обліку запасів - їх номенклатурними номерами.

Таксування - це розцінка документів шляхом множення ціни на кількість, тобто одержання суми або вартісної оцінки господарської операції.

Контирування (від італ. - рахунок) - це процес розноски суми господарської операції по рахунках обліку.

Для спрощення облікових записів особливо при складанні бухгалтерських проводок використовують зведені документи - накопичувальні (для відображення руху цінностей протягом місяця) та групувальні (для групування показників за центрами відповідальності, субрахунками або синтетичними рахунками) відомості. Бухгалтерська проводка складається безпосередньо на підставі первинних документів або за їх показниками, згрупованими у зведених документах. Після цього показники первинних документів переносять до відомостей, які відкривають для економічно однорідних операцій. Підсумки з відомостей переносять до журналів, які також відкривають за економічно однорідними об'єктами обліку. Підсумкові записи у журналах звіряють з показниками первинних документів або відомостей. На документах, показники яких перенесені до облікових регістрів, проставляють номери відповідних журналів або відомостей і порядкові номери записів господарських операцій. При перенесенні з групи економічно однорідних за змістом документів інформації у регістри обліку загальним підсумком, номер і дату запису вказують на окремому аркуші, який додають до зброшурованих документів.

Завершальним етапом обробки облікової інформації є її узагальнення. Спосіб узагальнення облікової інформації обирається залежно від специфіки підприємства або регламентується нормативними документами. Для узагальнення інформації поточного обліку використовують Головну книгу, оборотно-сальдову відомість, тощо.

До Головної книги систематизовану інформацію з журналів переносять після взаємної перевірки правильності записів за окремими рахунками. При перенесенні до Головної книги чи інших облікових регістрів окремих показників з облікових регістрів у їх відповідному рядку роблять позначку щодо запису операції.

Головна книга ведеться підприємством протягом року. Для кожного синтетичного рахунку у ній відводять окрему сторінку. Для запису господарських операцій на рахунках за поточний місяць відводять окрему строку на сторінці. За кожним рахунком у книзі відображують сальдо на початок і кінець поточного місяця; обороти за поточний місяць за дебетом і кредитом рахунку. Сальдо на початок року переносять з Головної книги або з балансу за попередній рік. Кредитові обороти за кожним рахунком до Головної книги переносять з відповідних журналів однією сумою. Дебітові обороти переносять з різних журналів і наводять розгорнуто у кореспонденції із кореспондуючими рахунками. У кінці місяця підраховують обороти за дебетом кожного рахунку і визначають вихідний залишок. Перевірка правильності записів до Головної книги здійснюється підрахунком суми оборотів і сальдо за усіма рахунками. Суми оборотів за дебетом і кредитом рахунків, а також сальдо за Дебетом і кредитом повинні бути відповідно однаковими. Підсумки Головної книги використовують для складання балансу та інших форм звітності.

Для узагальнення інформації поточного обліку за місяць та перевірки правильності записів також використовують оборотно-сальдові та шахові відомості.

Обігова відомість - це-спосіб узагальнення інформації поточного обліку. За зовнішнім виглядом - це таблиця, в якій узагальнюють обороти і залишки за рахунками обліку. Оборотні відомості складаються окремо для рахунків синтетичного і аналітичного обліку. До них записують усі синтетичні рахунки, які використовують на підприємстві, відводячи для кожного окремий рядок.

Для кожного синтетичного рахунку записують початкове сальдо, обороти за дебетом і кредитом і обраховують вихідний залишок Для складання оборотної відомості використовують показники відомості за попередній місяць та регістри обліку за поточний місяць. Вхідне (початкове) сальдо переносять з відомості за попередній місяць. Суми оборотів за дебетом і кредитом рахунків за поточний місяць переносять з журналів або відомостей за цей місяць. У кінці місяця за кожним рахунком обраховують вихідне сальдо (залишок). В обіговій відомості, як і у Головній книзі, повинно бути три пари рівностей: сальдо за дебетом і кредитом рахунків відповідно на початок і кінець місяця та оборотів за дебетом і кредитом за поточний місяць. Оборотна відомість є обов'язковою формою обліку для малих підприємств. її показники за рахунками синтетичного обліку використовуються для складання балансу.

Для узагальнення інформації аналітичного обліку використовують два види обігових відомостей, які відрізняються структурою та переліком показників:

1) обігова відомість за товарно-матеріальними рахунками;

2) обігова відомість за розрахунковими рахунками.

3) Обігові відомості за товарно-матеріальними рахунками відкривають у розрізі субрахунків, наприклад, у відомості з обліку виробничих запасів їх групують за субрахунками «Сировина і матеріали», «Паливо», тощо. Сальдо на початок і кінець місяця у відомості записують однією колонкою, обов'язково вказують одиницю виміру, ціну, а показники наводять у грошовому та натуральному вимірниках.

Обігові відомості за розрахунковими рахунками використовують для обліку розрахунків з кожним постачальником або підзвітною особою, для узагальнення інформації на відповідному синтетичному рахунку, наприклад на рахунках «Розрахунки з підзвітними особами», «Розрахунки з постачальниками», а також для визначення розгорнутого залишку на активно-пасивних рахунках, наприклад, «Розрахунки з дебіторами і кредиторами». їх будова аналогічна до відомостей за синтетичними рахунками. У колонці «Назва показника» вказують аналітичні рахунки (назви постачальників, або прізвища, ім'я та по батькові підзвітної особи. Відомості відкривають за показниками відомості за попередній місяць, з якої переносять залишки. Суми оборотів на рахунках записують на підставі первинних документів щодо виникнення заборгованості або її погашення. У кінці місяця обраховують залишок за кожним рахунком. Його переносять у відповідний журнал, наприклад, журнал 3.

Відомості аналітичного обліку відкривають для кожного синтетичного рахунку. їх підсумки порівнюють із підсумками відповідного синтетичного рахунку.

Для узагальнення оборотів на рахунках призначена шахова відомість.

У шаховій відомості обороти за дебетом і кредитом кожного рахунку показують у кореспонденції рахунків. Це дозволяє не лише визначити суми оборотів за кожним рахунком, але й проконтролювати повноту записів, встановити пропуски записів, правильність вибору кореспондуючих рахунків, використаних для запису господарських операцій. Застосування шахової відомості як одного з регістрів обліку регламентовано нормативними документами для малих підприємств.

Облікову реєстрацію необхідно здійснювати систематично і регулярно у міру надходження документів до бухгалтерії. Господарські операції в облікових регістрах необхідно відображувати у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені, тобто облікові регістри слід складати щомісяця. Це дозволить своєчасно з належною якістю виконати облікові роботи.

Із розвитком інформаційних систем від ручної до АСУП суттєво ускладнюється розробка і впровадження системи обробки інформації. Надзвичайно важливо для сучасних систем обліково-економічної інформації інтегроване здійснення обробки та використання інформації у системі. При цьому, інтегрувати необхідно усі процедури та етапи облікового процесу. Так, ту саму інформацію використовують для різних інформаційних потреб; відомості передають за допомогою єдиних каналів і лише один раз і в одному напрямку - до місць обробки до бухгалтерії, звідки вона може бути затребувана будь-яким органом управління; організована і активно використовується єдина «пам'ять» системи, а її інформація може бути багаторазово перероблена і пристосована до потреб певних користувачів інформації на будь-яких рівнях управління, для будь-яких дільниць управління.

Видача інформації включає такі технологічні процеси; перекодування показників на мову користувачів; запис на носіях у вигляді, що дозволяє їх прочитати; редагування, оформлення, розмноження, комплектація.

Передача інформації необхідна при збиранні показників між окремими технологічними процесами та при видачі інформації користувачам. Відповідно, розрізняють такі канали передачі інформації: від джерел її виникнення до місць обробки, між центрами обробки, між процесами обробки, між центрами обробки та користувачами, між джерелами інформації та користувачами (пряма передача), між користувачами. Інформація може передаватись кур'єром, із використанням спеціального транспорту або транспорту загального користування, по різних каналах зв'язку (телефоном, факсом, через Інтернет).

Багаторазове. або повторне використання тієї самої облікової інформації у багатьох облікових процесах або управлінні, а також неспівпадання часу обробки інформації та. формування звітності з часом її збирання зумовлюють необхідність зберігання та пошуку показників. Крім того, слід неухильно дотримуватись термінів зберігання носіїв інформації, встановлених нормативними документами.

Раціональна система зберігання не лише забезпечує цілісність і збереження носіїв інформації протягом періоду, встановленого нормативними документами, але й створює можливості для користування ними у разі виникнення потреби в одержанні або уточненні будь-якої інформації (для видачі довідок, перевірки правильності обліку та законності господарських операцій, обґрунтування доказів у судах). У разі відсутності документів контролюючі органи можуть вимагати їх відновлення для підтвердження юридичної доказовості господарських операцій, що відбулися протягом минулих звітних періодів.

Інформацію необхідно зберігати на усіх стадіях облікового процесу, використовуючи технічні носії інформації, а також в архівах (поточному, постійному або державному). Пошук користувачами необхідної інформації може здійснюватись вручну або автоматично. Відповідальність за організацію та створення належних умов для зберігання оброблених носіїв інформації протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів. Зберігання носіїв інформації, їх оформлення та передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.

Після обробки документи систематизують за об'єктами обліку (облік касових операцій, облік операцій на рахунках банків, облік необоротних активів, облік праці та її оплати, тощо) та комплектують у справи у хронологічному порядку їх можна зберігати у папках, але надійніше зшити, зброшурувати, переплести в особливих також - справах. Періодичність брошурування носіїв інформації (декада, місяць, квартал, рік) залежить від їх кількості. Чим більша кількість документів за певний звітний період, тим частіше їх необхідно зшивати та переплітати. Теки підписують та нумерують. На них зазначають період (місяць, рік), за який зібрані носії інформації; назву об'єкту обліку або назву носіїв інформації. Охайне зберігання носіїв інформації, їх своєчасне зшивання та брошурування унеможливлюють втрати документів та сприяють їх збереженню.

Протягом року до складання звітності та її представлення користувачам справи з носіями інформації зберігають за місцем їх формування, тобто у поточному архіві відділу або сектору бухгалтерії. Відповідальність за збереження носіїв інформації покладається на осіб, уповноважених головним бухгалтером. Вони зобов'язані створити умови, що унеможливлюють втрати, псування носіїв інформації або внесення до них непомітних несанкціонованих виправлень. Для цього носії інформації слід зберігати у спеціальних приміщеннях, які закриваються і до яких немає доступу сторонніх осіб або у спеціальних металевих шафах або сейфах. Так, наприклад, зберігають бланки суворого обліку або цінних паперів.

Після складання та подання річної звітності теки з носіями інформації передають до постійного архіву. Постійний архів - це приміщення, яке спеціально обладнане стелажами для зберігання папок з носіями інформації, що утворюються на підприємстві. Для систематизованого зберігання носіїв інформації на стелажах зазначають назву носіїв інформації, рік та інші реквізити, що характеризують справи та забезпечують оперативну роботу з ними. Справи із носіями інформації передаються до архіву за актом. Його складають члени комісії, до складу якої включають заступника головного бухгалтера, відповідального за поточний архів. В акті зазначають: назву об'єкта обліку; період, до якого належать скомпоновані носії інформації; перелік носіїв інформації; дату комплектації і передачі носіїв інформації до архіву; підписи членів комісії. Справи з носіями інформації передають із бухгалтерії до архіву за графіком. Його складає і узгоджує з керівниками структурних підрозділів завідувач архіву (архіваріус).

Справи, прийняті для зберігання у постійному архіві, реєструють в архівній книзі, де зазначають номер стелажу їх зберігання. В архіві справи з носіями інформації розташовують систематизовано залежно від їх призначення за видами об'єктів обліку (касові документи, матеріальні документи, договори, замовлення, кошториси) у хронологічному порядку (по роках, місяцях, а в межах місяців-по днях).

Право входити до архіву та працювати з носіями інформацію надається лише головному бухгалтеру і архіваріусу. Обов'язки архіваріуса можуть бути покладені наказом по підприємству на працівника бухгалтерії. Архіваріус зобов'язаний приймати до архіву папки з носіями інформації, оформленими належним чином, записувати їх до архівної книги, щорічно вибраковувати справи, термін зберігання яких минув, робити в архівній книзі відмітки про вилучення таких справ, стежити за збереженням справ і порядком в архіві. Ключі від архіву зберігаються у архіваріуса. Справи з архіву архіваріус видає тільки за письмовою вимогою головного бухгалтера, а в окремих випадках - за письмовою вимогою правоохоронних та слідчих органів. Особи, що працюють з документами архіву, несуть повну відповідальність за збереження документів та нерозголошення інформації, що у них міститься. Порушники притягуються до відповідальності у встановленому законом порядку.

...