Контроль и ревизия организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. КОНТРОЛЬ И РЕВИЗИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И ФИНАНСОВЫХ ВЛОЖЕНИЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Задачи, последовательность и источники контроля и ревизии денежных средств и финансовых вложений

В условиях рыночной экономики практически все общественные отношения опосредуются через действие механизма товарно-денежных отношений, с помощью которого обеспечиваются возобновление и непрерывность воспроизводственных процессов. При этом деньги выступают не только в качестве всеобщего эквивалента, но и абсолютно ликвидного актива, в связи с чем особую роль в сохранности и рациональном использовании денежных средств (включая и финансовые вложения) играет экономический контроль, с помощью которого непосредственно решается задача их сбережения и целевого расходования. Такие свойства денег, как мобильность и всеобщий эквивалентный товар, создают особые условия для потенциальной возможности их хищения, присвоения, неправильного использования, что вызывает необходимость организации такого контроля, который предупреждал бы подобные явления и обеспечивал бы раскрытие их в полном объеме.

Поэтому основными задачами контроля и ревизии денежных средств и финансовых вложений в сельскохозяйственных организациях являются определение состояния хранения, сохранности, законности и выявление обоснованности и правильности учета денежных средств и финансовых вложений. В ходе решения этих задач устанавливается соответствие организации кассового хозяйства, сохранности и расходования денежных средств, формирования и использования финансовых вложений действующему порядку, на основании чего определяются степень соблюдения кассовой дисциплины, установленного порядка наличноденежных и безналичных расчетов, обоснованность финансовых вложений и связанных с ними операций.

Для успешного выявления указанных задач контроль и ревизию денежных средств и финансовых вложений целесообразно осуществлять в такой последовательности. Сначала выявляют фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе хозяйства путем инвентаризации. Затем проверяют соблюдение действующего порядка ведения кассовых операций, правильность и целесообразность их совершения. После этого подлежат проверке операции по расчетным и другим счетам организации в обслуживающих банках. Затем проверяют операции, связанные с финансовыми вложениями. Заканчивается ревизия или проверка денежных средств и финансовых вложений обобщением целевого использования денежных средств как по кассе, так и по счетам в банках, а также обоснованности каждого вида финансовых вложений.

Источниками контрольных данных служат кассовые и расчетные документы, записи в кассовой книге, регистрах аналитического и синтетического учета по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», 58 «Финансовые вложения», соответствующие данные бухгалтерской отчетности, а также результаты инвентаризаций кассовой наличности и сверок с выписками банков.

1.2 Контроль и ревизия кассы

Основным нормативным актом, регулирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе сельскохозяйственного предприятия, являются Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное решением Совета директоров Банка России от 19.12.97 № 47, и Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Банка России 22.09.93 № 40. Следует отметить, что вышеприведенные нормативные документы имеют универсальный характер и распространяются на коммерческие и некоммерческие организации всех форм собственности и организационно-правовых форм функционирования. В них, и прежде всего в Порядке ведения кассовых операций, определены общие правила хранения наличных денег, их приема и выдачи, оформления кассовых документов, ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины. На последнее обстоятельство необходимо обратить особое внимание, поскольку тем самым единробразно регламентируется по существу методика контроля и ревизии кассы. В соответствии ^с этим в каждом хозяйстве должна регулярно проводиться внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Поэтому и в ходе осуществления контроля и ревизии денежных средств сначала надо выявить фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе хозяйства путем ее инвентаризации, по результатам которой составляется промежуточный акт (см. гл. IV, § 5). Если в кассе будет установлен излишек денежных средств, то на сумму излишка немедленно составляется приходный кассовый ордер, который записывается в кассовой книге. В бухгалтерском учете указанная операция отражается в следующем порядке:

дебет счета 50 «Касса»

кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Выявленная в ходе инвентаризации кассовой наличности недостача денег должна быть немедленно погашена кассиром путем внесения недостающей суммы в кассу хозяйства, что оформляется расходным кассовым ордером и отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:

1. дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счета 50 «Касса»;

2. дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»)

кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

3. дебет счета 50 «Касса»

кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»).

Вопрос о возможности использования кассира на этой должности в таких случаях решается непосредственно в ходе ревизии кассы. Обычно при мелких недостачах кассир сразу не отстраняется от работы, и решение этого вопроса передается на последующее рассмотрение администрации предприятия. При обнаружении злоупотреблений и большой недостачи денежных средств кассир немедленно отстраняется от работы и в случае необходимости материалы передаются в следственные органы для привлечения его к уголовной ответственности.

Закончив инвентаризацию кассовой наличности, контролеры тщательно проверяют соблюдение во всем объеме вышеуказанного Порядка ведения кассовых операций. Для этого они прежде всего устанавливают правильность документального оформления назначения кассира на работу и его материальной ответственности. В соответствии с пунктом 32 указанного Порядка после издания приказа о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается письменный договор о полной материальной ответственности по типовой форме в соответствии со статьей 244 Трудового кодекса РФ.

Если такой договор в личном деле кассира не имеется, то контролеры предлагают через администрацию проверяемого предприятия немедленно оформить этот договор, о чем делается соответствующая запись в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки.

При этом следует проверить, не передоверяет ли кассир выполнение порученной ему работы другим лицам, что действующим порядком категорически запрещено. В случае необходимости временной замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации и с этим работником заключается письменный договор о полной материальной ответственности в общеустановленном порядке. Причем если в хозяйстве к выдаче заработной платы, премий и иных выплат привлекаются другие лица, кроме кассира, то также требуется приказ о возложении на них этих функций и заключение с ними письменного договора о полной материальной ответственности. При этом исходя из рекомендаций по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, приведенных в приложении № 2 к вышеуказанному Порядку ведения кассовых операций, при приеме на работу и назначении на должность лиц, связанных с указанными операциями, следует иметь в виду, что к таким операциям не допускаются лица: ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость которых не погашена или не снята в установленном порядке; страдающие хроническими или психическими заболеваниями; систематически нарушающие установленный порядок; злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющими наркотические вещества без назначения врача.

Затем контролеры выявляют состояние хранения и сохранности наличных денег и ценных бумаг в кассе, правильность оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, состояние контроля за соблюдением кассовой дисциплины. Необходимо установить, обеспечивается ли в данном хозяйстве соблюдение требований о надлежащей сохранности денег в кассе, а также при доставке их из обслуживающего банка и сдаче в этот банк, за что несет ответственность непосредственно руководитель хозяйства.

По действующему порядку помещение кассы должно быть изолировано и удовлетворять требованиям по технической укрепленности, приведенным в Приложении № 3 к Порядку ведения кассовых операций (в части стен, перекрытия, перегородок, дверей, окон, вентиляционных шахт, коробов и дымоходов, а также запирающих устройств, дверных петель, охранной и пожарной сигнализации). Во время совершения кассовых операций двери в кассу должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Для хранения наличных денег и ценных бумаг в кассовом помещении должны быть установлены, как правило, несгораемые металлические шкафы и лишь в отдельных случаях - комбинированные и обычные металлические шкафы. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Причем ключи от сейфов (шкафов) и печать хранятся у кассира, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и т.п. - у руководителя предприятия. Хранение в кассе денег и ценных бумаг, не принадлежащих предприятию, не допускается. Кассиру запрещается оставлять ключи и печать в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготовлять неучтенные дубликаты.

При доставке денег в банк, из банка, на фермы, в отделения, бригады необходим отдельный транспорт, чтобы предупредить случаи хищения денежных средств в пути.

Тщательной проверке подлежат кассовые операции, под которыми понимают наличие и движение денежных средств в кассе хозяйства. В соответствии с вышеупомянутым Порядком ведения кассовых операций для всех организаций предусмотрен обязательный порядок хранения их денежных средств только в кредитных организациях, из которых они могут получать наличные деньги для расходования по строго целевому назначению и хранить их в кассе лишь в пределах установленных лимитов. Это правило касается и тех сумм денежных средств, которые поступают из выручки, минуя кредитные организации, и которые подлежат затем обязательной сдаче в обслуживающий банк для зачисления на соответствующие счета их владельцев.

Сложились разные подходы к проведению проверки и ревизии кассовых операций, применение которых обусловливается целями и задачами проверок и ревизий, объемом контрольных данных, опытом и квалификацией контролеров, их стажем и рядом других причин. Вместе с тем все многообразие этих форм методически можно свести к двум основным вариантам. При первом варианте сначала проверяют все приходные, а затем все расходные кассовые документы, а при втором - проверке подвергают одновременно приходные и расходные документы за определенные даты проверяемого периода. Второй вариант в силу экономии рабочего времени получил наиболее широкое распространение, хотя в методическом отношении первый вариант отличается большей логичностью и взаимосвязанностью контрольно-ревизионных работ, что и принято нами во внимание при рассмотрении этого вопроса.

Прежде чем приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей, необходимо установить, ведется ли в хозяйстве по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, предусмотренный Порядком ведения кассовых операций. Затем проверяется ведение кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. При этом необходимо установить, действительно ли только одна кассовая книга ведется в данном хозяйстве, как это предусмотрено Порядком ведения кассовых операций.

При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выявлению правильности и полноты оприходования наличных денег, имея в виду что в соответствии с пунктом 3 вышеуказанного Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.03 № 54-ФЗ прием наличных денег всеми организациями при осуществлении указанных расчетов проводится с обязательным применением контрольно-кассовых машин, оснащенных фискальной памятью и зарегистрированных в установленном порядке в налоговых органах.

Рекомендуется в любом случае проверку или ревизию приема наличных денег в кассу проводить в сплошном порядке, охватывая все без исключения приходные кассовые ордера и приложенные к ним документы. В качестве основных приемов контроля используются проверка документов и встречная сверка документов и записей.

При ревизии приема наличных денег, полученных в обслуживающем банке, следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка. Техника такой сверки заключается обычно в отметках точками или «галочками» сумм в выписках банка, оприходованных по кассе. Неотмеченные в этом случае суммы будут свидетельствовать о расхождениях в записях по кассовой книге и выписках банка, что подлежит особому изучению для выявления причин этих расхождений. При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскания с них причиненного хозяйству материального ущерба. Чтобы выявить полноту оприходования по кассе денег, полученных в банке, необходимо тщательно изучить сложившуюся в хозяйстве практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также выписки чеков при поездке кассира в банк. В этом деле нельзя допускать каких бы то ни было отступлений от действующего порядка. Все замеченные нарушения следует зафиксировать в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки и рекомендовать главному бухгалтеру хозяйства незамедлительно устранить их. В частности, все чековые книжки должны храниться только в кассе, они должны быть зарегистрированы на специальном забалансовом счете № 006 «Бланки строгой отчетности». Выписываемые для получения в банке наличных денег чеки должны быть заполнены до выезда кассира из хозяйства. Главный бухгалтер предприятия обязан систематически осуществлять контроль за соблюдением установленного порядка получения, хранения и учета чековых книжек, выписки чеков и оприходования наличных денег по кассе, регулярно производить сверку сумм, значащихся в выписках банка, с записями в кассовой книге. Все это должно быть установлено до начала проверки или ревизии кассовых операций и проведено непосредственно в процессе ее осуществления.

Аналогично проверяются суммы оприходованных по кассе наличных денег и по другим каналам их поступления.

Так, приходные кассовые ордера на прием денег из выручки от реализации продукции столовых, буфетов, магазинов и ларьков сверяются с записями в кассовой книге, отчетами о реализации кухонной продукции, меню, отчетами о реализации сельскохозяйственной продукции, отчетами заведующих столовыми, буфетами и магазинами, а также с контрольными лентами контрольно-кассовых машин, в результате чего выявляются своевременность и полнота оприходования этих сумм.

Встречной сверке подвергают записи в кассовой книге и приходных кассовых ордерах на прием выручки от деятельности бань, парикмахерских, ремонтно-пошивочных мастерских, мельниц, шерстобоек, пилорам и других производств и хозяйств с их производственными отчетами, квитанциями и другими документами. При этом выявляются действительные объемы предоставленных населению услуг, правильность расценок и тарифов, своевременность и полнота поступления выручки в кассу хозяйства. Особое внимание следует обращать на организацию таких расчетов и контроля за их осуществлением. Если расчеты за те или иные платные услуги производятся по талонам, квитанциям, жетонам и другим документам, то необходимо выяснить, соответствуют ли они установленным формам, ведется ли их учет и хранение как бланков строгой отчетности, нет ли фактов бесконтрольности в их получении и использовании.

Поступление денег в оплату коммунальных услуг и пользование квартирами и общежитиями проверяется путем встречной сверки кассовых документов с ведомостями квартиросъемщиков и извещениями о платежах за эти услуги. Причем особо следует проверять полноту оприходования поступивших от квартиросъемщиков денег, для чего могут практиковаться запросы отдельных квартиросъемщиков с предъявлением ими расчетных книжек за коммунальные услуги или квитанций об их оплате.

В таком же порядке выявляется своевременность и полнота оприходования денежных средств, поступивших от родителей за содержание их детей в детских дошкольных учреждениях, находящихся на балансе проверяемой организации. При этом, если прием указанных взносов производится непосредственно бухгалтером или заведующим детским дошкольным учреждением, следует рекомендовать руководителю и главному бухгалтеру хозяйства осуществлять указанные расчеты через кассу предприятия и в свою очередь сверить поступившие суммы с журналом посещаемости детей, отчетами заведующего детским дошкольным учреждением, выборочными данными фактического опроса родителей.

При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания, законности и целесообразности расходования наличных денег по кассе хозяйства.

Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача в оплату труда, в связи с чем в первую очередь следует проверить расчетно-платежные ведомости и составленные на оформление списания выданных по ним сумм расходные кассовые ордера (их заменяющие штампы).

Указанная проверка осуществляется путем выявления правильности оформления этих документов, их подлинности, арифметической правильности, законности и реальности данных хозяйственных операций. Особое внимание обращается на использование типовых форм расчетно-платежных ведомостей, наличие на них разрешительной надписи о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера хозяйства с указанием сроков этой выдачи и суммы прописью. При неполучении теми или иными работниками зарплаты следует проверить наличие в расчетно-платежных ведомостях штампов или отметок от руки «Депонировано» против фамилии лиц, не получивших деньги по данной ведомости, и наличие реестра депонированных сумм, правильность подсчета итогов по этим документам как фактически выплаченной, так и неполученной суммы заработной платы. В ходе этой проверки или ревизии необходимо установить, производит ли бухгалтерия хозяйства проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и контрольный подсчет выданных и депонированных по ним сумм, как это предусмотрено Порядком ведения кассовых операций.

При разовых выдачах наличных денег по отдельным кассовым ордерам проверяют обоснованность операции и реальность лица - получателя, что выявляется изучением характера операции, расписок в получении денег, запросов в необходимых случаях сведений о получателе по месту его жительства и т.д.

Взносы наличных денег в обслуживающий банк сверяют по записям в кассовой книге, расходных кассовых ордерах и выписках банка путем отметок каждой суммы по аналогии с проверкой получения из банка денежных средств.

Особому контролю следует подвергать расходование наличных денег на хозяйственные нужды и операционные мероприятия, выявляя законность и целесообразность этих операций, их реальность, обоснованность отнесения на те или иные счета бухгалтерского учета. При необходимости в этих случаях делаются запросы соответствующих организаций, отдельных должностных лиц хозяйства и т.д. При этом выявляется соблюдение действующего порядка выдачи и использования авансов подотчетными лицами.

При расчетах наличными деньгами за приобретенный у населения скот для последующей продажи выявляется подлинность как самих документов, так и отраженных в них операций, для чего широко применяется прием встречной сверки кассовых документов с актами на приобретение животных, ведомостями их взвешивания, отчетами о движении скота и птицы на ферме.

Во всех случаях выдачи наличных денег обращают внимание на необходимость обязательной подписи расходных кассовых документов руководителем и главным бухгалтером хозяйства (либо на расходных кассовых ордерах, либо на прилагаемых к ним документах, но с обязательной подписью при этом расходных кассовых ордеров главным бухгалтером). Кроме того, при наличноденежных расчетах с лицами проверяется соблюдение предельного размера таких платежей в рамках каждой сделки, установленного Банком России (в настоящее время такой предел составляет 100 тыс. руб.).

Как приходные, так и расходные кассовые документы проверяют также с точки зрения правильности их заполнения (должны быть заполнены бухгалтерией чернилами или шариковыми ручками, не допускаются какие-либо подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные), передачи в кассу для исполнения (не допускается их выдача на руки лицам, вносящим или получающим деньги) и даты исполнения (разрешается осуществлять по ним прием и выдачу денег только в день их составления). Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампами или подписями «получено» (приходные документы) и «оплачено» (расходные документы) с указанием даты (числа, месяца, года), что также должно быть установлено в ходе ревизии или проверки кассовых операций.

В аналогичном порядке проверяется ведение кассовой книги, записи в которой кассир должен осуществлять в двух экземплярах, через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой, сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому документу, ежедневно подсчитывать итоги, выводить остаток на следующий день и передавать в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

По результатам проверки поступления и расходования наличных денег по кассе рекомендуется составлять ведомость целевого использования денежных средств за проверяемый период, в которой также выводится остаток наличных денег на отдельные даты этого периода, что позволит выявить соблюдение установленного порядка целевого использования этих средств, лимита остатка и норм их расходования из выручки. При этом следует иметь в виду, что хозяйство может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита, установленного на проверяемый период обслуживающим банком, а наличные деньги сверх этого лимита могут храниться в кассе только для оплаты труда и пособий по специальному страхованию не свыше трех дней, после чего вся сверхлимитная наличность сдается в обсуживающий банк.

Обеспечение надлежащего порядка хранения, приема и выдачи наличных денег зависит прежде всего от организации постоянного контроля за соблюдением кассовой дисциплины непосредственно в самом хозяйстве. Особая роль в этом деле принадлежит главному бухгалтеру, который обязан организовать регулярное проведение внезапной ревизии кассы в сроки, установленные руководителем хозяйства, а также при смене кассира (при наличии ревизионной комиссии или службы внутреннего контроля такие ревизии могут осуществлять указанные органы). Главный бухгалтер хозяйства должен также обеспечить предварительный и текущий контроль за правильным совершением кассовых операций путем такой организации учета и контроля, которая предупреждала бы возможность образования недостач, растрат и незаконного расходования наличных денег.

В целом ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя, главного бухгалтера и кассира хозяйства, для чего должны быть обеспечены в полном объеме все необходимые меры, предусмотренные вышеуказанным нормативным актом. Обслуживающие банки призваны систематически проверять соблюдение их клиентами Порядка ведения кассовых операций, а учредители, вышестоящие организации (в случае их наличия) и аудиторские фирмы при проведении документальных ревизий и проверок должны осуществить ревизию кассы и проверить соблюдение кассовой дисциплины.

По выявленным фактам нарушений порядка ведения кассовых операций в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки устанавливаются характер этих нарушений и виновные лица.

1.3 Контроль и ревизия операций по счетам денежных средств в банках

В соответствии с действующим законодательством сельскохозяйственные организации обязаны хранить свои денежные средства, предназначенные как для основной деятельности, так и для капитальных вложений, в кредитных учреждениях.

Порядок открытия и режим банковских счетов регулируются продолжающей действовать до настоящего времени Инструкцией Госбанка СССР «О расчетных, текущих и бюджетных счетах, открываемых в учреждениях Госбанка СССР» от 30.11.86 № 28, в соответствии с которой, в частности, для оформления открытия счета в учреждении банка представляются заявление на открытие счета по установленной форме, документ о государственной регистрации предприятия, копия учредительного договора (решения о создании), копия утвержденного устава (положения), карточка с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера и оттиска печати хозяйства по установленным формам.

Правила осуществления операций, связанных с безналичными расчетами, устанавливаются по каждому их виду Положением Банка России «О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 03.10.02 № 2-П, которым регулируются основные формы таких расчетов (расчеты платежными поручениями, расчеты по аккредитиву, расчеты чеками и расчеты по инкассо). Формы безналичных расчетов избираются хозяйством самостоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых ими с обслуживающими банками. В рамках форм безналичных расчетов в качестве участников расчетов рассматриваются плательщики и получатели средств, а также обслуживающие их банки-корреспонденты. Контроль и ревизии операций по счетам сельскохозяйственных организаций в обслуживающих банках должны быть направлены на выявление соблюдения действующего порядка открытия счетов, зачисления на них поступающих денежных средств и их использования по целевому назначению.

Важные обязанности по выполнению этих функций возложены прежде всего на руководителей и главных бухгалтеров предприятий, которые призваны постоянно контролировать эти операции. Именно они вправе открывать счета в банках и распоряжаться хранящимися на них денежными средствами. Должностными положениями о главных бухгалтерах предусмотрены особые права и обязанности их по контролю за использованием денежных средств. Так, главный бухгалтер должен систематически контролировать соблюдение платежной и финансовой дисциплины в хозяйстве, осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль по операциям, связанным с приемом, оприходованием, хранением и расходованием денежных средств, не допускать нарушения установленного в этом деле порядка и действующего законодательства. В соответствии со статьей 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного разрешения этого руководителя, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Усилению контроля за правильным и эффективным использованием денежных средств призваны способствовать и другие управленческие службы хозяйства, а также ревизионные комиссии и специализированные подразделения внутреннего контроля.

В наиболее полном объеме выявляется соблюдение действующего законодательства при совершении банковских операций в ходе проведения документальных ревизий и проверок.

В этом случае устанавливается наличие соответствующих счетов хозяйства в банках, характер и законность совершаемых по ним операций, правильность их документального оформления, эффективность использования денежных средств, соответствие данных об их наличии и движении, отраженных в различных документах и записях.

Ревизию или проверку банковских операций проводят по каждому счету в отдельности. При этом особое внимание уделяют проверке операций по расчетным счетам, через которые осуществляется абсолютное большинство расчетов, связанных с основной деятельностью хозяйства.

Прежде всего следует сверить остатки по каждому такому счету, значащиеся на начало каждого месяца проверяемого периода в регистрах бухгалтерского учета (Главной книге, журнале-ордере, машинограмме) и выписках банков, руководствуясь дешифровкой кодов в соответствующих графах (в частности, означающих: в первой графе - характер операции, во второй - номер оправдательного документа, в третьей - код банка-контрагента, в четвертой - код соответствующего счета, в пятой - суммы оборота по дебету данного расчетного счета, в шестой - суммы оборота по кредиту или остаток средств на этом счете и в седьмой -номер записи в лицевом счете). При наличии расхождений необходимо выявить их причины и привести указанные данные в соответствие непосредственно в ходе ревизии или проверки этих операций.

Затем, используя приемы контрольного изучения документов и их взаимной сверки, следует тщательно проанализировать выписки по каждому расчетному счету и приложенные к ним документы. В первую очередь обращают внимание на установление их подлинности, для чего проверяют наличие в них дат, номеров первичных документов, шифров корреспондирующих счетов, штампов, подписей работников банка. При внесении в них тех или иных исправлений выявляют подписи операционистов, заверенные печатью банка.

После этого производят арифметическую проверку выписок банка и приложенных к ним оправдательных документов, для чего определяют правильность таксировки, подсчетов, оборотов, начального и конечного сальдо.

Особому контролю подвергаются реальность совершенных операций, их соответствие действующему законодательству и режиму счетов. Для этого необходимо расшифровать перечисление на расчетный счет и списание с него каждой суммы, для чего тщательно изучаются приложенные к выпискам банка первичные документы. Кроме того, взаимной сверкой в них сумм и дат совершения операций надо выяснить их реальность, для чего при необходимости проводится встречная сверка указанных документов с другими взаимосвязанными с ними документами и записями как в данном хозяйстве, так и организациях, во взаимоотношениях с которыми состоит проверяемое хозяйство.

В свою очередь суммы, значащиеся в выписках и приложенных к ним документах, сверяют с записями по счету 51 «Расчетные счета». При этом необходимо обращать внимание на правильность корреспонденции счетов бухгалтерского учета, так как за этим могут скрываться факты злоупотреблений. Например, фактически перечисленные с расчетного счета денежные средства в погашение той или иной кредиторской задолженности могут быть умышленно отнесены на счет другой организации, которой эти суммы не принадлежат, в целях присвоения их отдельными должностными лицами, вступившими в преступный сговор. Особо тщательной проверке следует подвергать всякого рода сторнировочные и исправительные бухгалтерские проводки, с помощью которых может быть также скрыто злоупотребление.

При проверке поступивших на расчетный счет денежных средств устанавливаются правильность и полнота их зачисления, для чего привлекаются данные по смежным документам и записям, выявляется характер поступлений. Так, взносы наличных денег должны быть отмечены во всех выписках банка еще в ходе ревизии кассовых операций. Перечисления выручки покупателями сверяются с записями по счетам 90 «Продажи», 45 «Товары отгруженные» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Поступления денежных средств в порядке погашения дебиторской задолженности от других организаций проверяют также путем встречной сверки выписок и приложенных к ним документов, а при необходимости и записей в бухгалтерском учете как проверяемого хозяйства, так и соответствующей организации-контрагента по указанным операциям.

Аналогично проводится ревизия или проверка операций по списанию денежных средств с каждого расчетного счета. При этом особое внимание обращается на проверку своевременности и полноты оприходования и целевого использования наличных денег, полученных из банка, что устанавливается обычно в ходе ревизии или проверки кассовых операций.

Перечисления денежных средств с этого счета в погашение задолженности поставщикам и подрядчикам проверяют с точки зрения как вида деятельности (основная деятельность, вложения во внеоборотные активы, научно-исследовательские и другие работы), так и реальности и обоснованности этих операций. При необходимости можно применять прием встречной сверки документов и записей в вышеуказанном порядке, направлять письменный запрос в соответствующие организации, брать письменные объяснения от должностных лиц.

Тщательной проверке следует подвергать перечисления с расчетного счета денежных средств по платежным поручениям различным организациям и лицам, чтобы выявить законность и реальность этих операций, для чего также широко используются вышеуказанные приемы контроля.

Завершается ревизия или проверка операций по расчетным счетам в банках обобщением сумм, использованных не по назначению, путем составления специальной ведомости или перечня таких нарушений по каждому такому счету.

В соответствии с действующим законодательством сельскохозяйственные организации могут открывать валютные счета как на территории страны, так и за ее пределами. Контроль и ревизия операций по каждому валютному счету направлены на то, чтобы выявить соблюдение установленного порядка его ведения, полноту и своевременность зачисления сумм в соответствующей иностранной валюте, законность и целесообразность использования этих средств, а также соответствие остатков по этим счетам, указанных в регистрах бухгалтерского учета по счету 52 «Валютные счета» и выписках банков. При этом так же, как и по расчетным счетам, широкого применяются приемы изучения документов, их встречной сверки, прослеживание учетных записей, а при необходимости и письменные запросы организаций-контрагентов по данным операциям.

На выявление обоснованности и правильности использования денежных средств направлена проверка или ревизия операций и по специальным счетам в банках, которая проводится по данным бухгалтерского учета по счету 55 «Специальные счета в банках» по каждому аккредитиву, чековой книжке, депозитному счету, текущему счету по полученным средствам и прочим счетам, предназначенным для определенных целей.

В ходе этой ревизии или проверки выявляют прежде всего наличие каждого такого счета и соблюдение установленного порядка его открытия и ведения. Затем по выпискам банка и приложенным к ним документам устанавливают характер каждой совершенной по ним операции. При необходимости проводят встречную сверку данных документов с документами по оприходованию материально-технических средств, оплаченных за счет средств с этих счетов, с записями в бухгалтерском учете поставщиков, транспортных и других организаций.

Встречной сверке следует подвергать также выписки из счетов хозяйства в обслуживающих банках и его учетные записи, за расхождениями которых могут скрываться факты злоупотреблений. При этом проверка осуществляется по каждой позиции и коду выписки путем одновременных отметок данных в банковских выписках и расшифровках хозяйства. По сомнительным операциям надо запросить обслуживающий банк. Но при этом следует иметь в виду, что в соответствии со статьей 26 Закона РФ «О банках и банковской деятельности» от 02.12.90 № 395-1 (с последующими изменениями и дополнениями) обслуживающие банки могут передавать какие-либо сведения о счетах клиентов лишь судам, Счетной палате РФ, налоговым, таможенным органам и органам предварительного следствия. Поэтому и письменные запросы о таких сведениях в адреса обслуживающих банков возможны только в установленном законом порядке.

Выявленные нарушения по каждому специальному счету в банках обобщаются в специальных ведомостях или перечнях, прилагаемых затем к общему акту ревизии или отчету о результатах проверки.

1.4 Контроль и ревизия финансовых вложений

С развитием рыночных отношений сельскохозяйственные организации все чаще вкладывают свободные средства в государственные и корпоративные ценные бумаги, принимают участие в формировании уставного (складочного) капитала других организаций, выделяют за плату денежные и иные займы, осуществляют иные финансовые вложения в расчете на получение от них доходов, что, как и другие виды деятельности, подлежит систематическому отслеживанию. При этом в ходе контроля и ревизии финансовых вложений прежде всего следует изучить их состав и структуру, используя данные журнала-ордера № 5-АПК и соответствующей ведомости к нему либо машинограммы по счету 58 «Финансовые вложения». Имея в виду, что Положением по бухгалтерскому учету «Учет финансовых вложений» (ПБУ 19/02) определены условия принятия указанных вложений к бухгалтерскому учету, необходимо по каждому их виду проверить выполнение этих условий (наличие надлежаще оформленных документов, переход к данному хозяйству финансовых рисков, связанных с финансовыми вложениями, и их способность приносить доход в будущем). На основе анализа затрат, доходов и рисков по финансовым вложениям выявляются их обоснованность и целесообразность дальнейшего сохранения сложившейся структуры.

При проверке паев и акций контрольному изучению подвергают обоснованность долевого участия в виде взносов в уставный капитал других организаций или приобретения их акций, для чего при необходимости следует привлечь дополнительную информацию об этих организациях, выяснить их финансовое состояние и возможность получения экономической выгоды от указанных финансовых вложений. По акциям, обращающимся на организованном рынке ценных бумаг, контролеры должны ознакомиться с их рыночной котировкой, сопоставить фактическую стоимость приобретения отдельных видов акций с их рыночной стоимостью и проследить последующую корректировку оценки этих финансовых вложений в бухгалтерском учете, имея в виду, что такая корректировка может проводиться ежемесячно или ежеквартально с отнесением разницы между оценкой на отчетную дату и предыдущей оценкой на финансовые результаты (в составе операционных доходов или расходов). По акциям, не обращающимся на организованном рынке ценных бумаг и отражаемым в бухгалтерском учете по первоначальной стоимости в течение всего периода их хранения в хозяйстве, необходимо проверить правильность формирования указанной стоимости, а также целесообразность сохранения или трансформации этих активов. В тех случаях, когда долевое участие хозяйства в уставных капиталах других организаций осуществлено в виде материальных активов, надо выявить обоснованность их оценки, для чего привлекаются соответствующие расчеты к учредительному договору по каждой такой организации, а при необходимости и иные данные (прайс-листы, публикации статистических органов и т.д.).

Особому контролю следует подвергать вложения средств в долговые ценные бумаги и прежде всего в частные облигации и векселя, влекущие за собой повышенные финансовые риски (вследствие неплатежеспособности должника, неликвидности этих ценных бумаг и т.д.). Для этого, используя данные субсчета «Долговые ценные бумаги» счета 58 «Финансовые вложения» и книги учета ценных бумаг, контролеры выявляют эмитента, номинальную и покупную стоимость, дату покупки, длительность хранения и величину полученного дохода (в виде дисконта или купонного дохода) и сроки погашения (выкупа) каждой долговой ценной бумаги, на основании чего определяют обоснованность указанных финансовых вложений и вносят при необходимости соответствующие предложения руководству хозяйства.

В случае предоставления проверяемым хозяйством денежных и натуральных займов необходимо изучить характер каждого такого займа и правильность его договорного оформления (в соответствии со статьями 807-814 Гражданского кодекса РФ допускается только письменная форма договора займа независимо от суммы, когда заимодавцем является юридическое лицо, а также предоставление займа, как правило, на платной основе с его обязательным возвратом заемщиком. В случае нарушения договорных условий заимодавец вправе потребовать от заемщика досрочно возвратить суммы займа и уплаты причитающихся процентов). При ущемлении законных интересов хозяйства-заимодавца контролеры вносят соответствующие предложения для принятия необходимых мер к заемщику.

1.5 Особенности внутреннего контроля денежных средств и финансовых вложений

Важную роль в обеспечении сохранности и рационального использования денежных средств и финансовых вложений играет надлежащая организация внутреннего контроля. Прежде всего к его регулярному осуществлению должна быть привлечена служба бухгалтерского учета. Как упоминалось, в соответствии со статьей 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству и осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Без его подписи денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Чтобы обеспечить сохранность денежных средств, в каждом хозяйстве необходимо регулярно проводить инвентаризацию кассовой наличности, следить за неукоснительным соблюдением установленного порядка хранения, учета, оприходования и выдачи наличных денежных средств. Все это поможет предупредить возможные случаи их недостач и хищений. В полной мере эти контрольные функции должны осуществляться бухгалтерской службой и в отношении других ценных бумаг, хранящихся в кассе хозяйства (акций, облигаций, векселей, марок государственной пошлины, почтовых марок, чековых книжек и т.п.). К проведению внутреннего контроля денежных средств и финансовых вложений широко привлекаются специализированные службы внутреннего контроля - ревизионные комиссии и отделы внутреннего аудита, которые тесно взаимодействуют со службой бухгалтерского учета и администрацией хозяйства. Существенному повышению эффективности текущего контроля за сохранностью денежных средств и финансовых вложений способствуют внезапные проверки состояния хранения и наличия в кассе хозяйства денег и других ценных бумаг. При выявлении нарушений порядка ведения кассовых операций, а также учета финансовых вложений контролеры вносят предложения по их устранению и принятию других необходимых мер.

Проверка операций по счетам денежных средств в обслуживающих банках должна осуществляться прежде всего главным бухгалтером, который по мере получения выписок по каждому счету сопоставляет записи с соответствующими оправдательными документами, выявляет реальность и законность отдельных операций. Практика показывает, что тщательный текущий контроль за ходом движения денежных средств на счетах в банках не только помогает сохранить и рационально использовать их, но и предотвратить просроченную задолженность, улучшить в целом финансовое состояние хозяйства. Сказанное в полной мере относится и к осуществлению текущего контроля за обоснованностью финансовых вложений. На этом следует сосредоточить внимание при проведении тематических проверок и внутренним контролерам. Зная реальное положение дел в хозяйстве, они могут правильно оценить каждую сделку, связанную с использованием денежных средств и финансовыми вложениями. Причем, чем за меньший период времени осуществляются такие проверки, тем они эффективнее. Поэтому и по указанным операциям надо шире практиковать внутренний контроль как силами бухгалтерской службы, так и внутренних контролеров хозяйства.

2. КОНТРОЛЬ И РЕВИЗИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ ОРГАНИЗАЦИИ

2.1 Задачи, последовательность и источники контроля и ревизии материально-производственных запасов

Для осуществления непрерывности воспроизводственных процессов сельскохозяйственные организации создают и планомерно пополняют необходимые запасы товарно-материальных ценностей как составной части их производственных фондов, рациональное формирование которых, обеспечение их сохранности и эффективного использования во многом обусловливают успех хозяйствования. Решению этих задач призвана способствовать организация надлежащего экономического контроля в каждом хозяйстве.

Основными задачами контроля и ревизии материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях являются выявление соблюдения установленного порядка их при обретения, оприходования, хранения и расходования в процессе финансово-хозяйственной деятельности, определение путей улучшения их формирования и использования в целях повышения эффективности сельскохозяйственного производства. В задачи контроля и ревизии товарно-материальных ценностей входят также выявление фактов их растрат, недостач и хищений, излишних и не используемых в данном хозяйстве материально-производственных запасов, определение потерь, обусловленных естественными факторами и зависящими от соответствующих условий их хранения и транспортировки, установление причин и должностных лиц, виновных в допущенных недостачах и нецелесообразном использовании товарно-материальных ценностей.

Для успешного решения указанных задач контроль и ревизию материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях рекомендуется осуществлять в определенной последовательности, обеспечивающей логическую взаимосвязь предыдущих и последующих контрольно-ревизионных работ. В условиях полной документальной ревизии или проверки этим требованиям в наиболее полной мере отвечает такая очередность указанных работ, при которой сначала проверяют организацию складского хозяйства, состояние хранения, учета и сохранности материально-производственных запасов. Затем выявляют полноту, своевременность и правильность оприходования всех поступающих в хозяйство материально-технических средств и готовой продукции по отдельным каналам поступления и отраслям производства. После этого устанавливают полноту, своевременность и правильность списания материально-производственных запасов по отдельным направлениям их выбытия. Заканчивается ревизия выявлением соблюдения установленного порядка нормирования материально-производственных запасов, соответствия их фактических остатков нормативному или плановому наличию, излишних материальных ценностей и соответствия данных бухгалтерского учета данным бухгалтерской, статистической и внутрихозяйственной отчетности об их наличии и движении.

Основными источниками контрольных данных являются первичные документы и учетные записи по счетам 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», а также соответствующие договоры (купли-продажи, поставок, безвозмездной передачи, учредительные договоры), переписка с поставщиками и другими контрагентами, материалы инвентаризаций, контрольного осмотра складского хозяйства, плановые расчеты материально-технического обеспечения производственной программы на проверяемый период.

2. 2 Контроль и ревизия организации складского хозяйства и хранения материально-производственных запасов

В обеспечении сохранности и рационального использования материально-производственных запасов важное значение имеет правильная организация складского хозяйства, в понятие которого входит наличие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором соответствующих измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств. Поэтому при осуществлении всех форм экономического контроля за состоянием хранения и сохранности материально-производственных запасов в первую очередь уделяют внимание организации складского хозяйства. Так, к началу весеннего сева следует проверить наличие и состояние хранения семян и посадочного материала, состояние складских помещений, наличие тары и упаковочного материала, минеральных удобрений и ядохимикатов, готовность транспортных средств и т.д. Перед началом уборки сельскохозяйственных культур необходимо проверить готовность к приемке и хранению продукции зернохранилищ, семенохранилищ, овоще- и картофелехранилищ, токов, навесов, зерносушилок и других постоянных и временных мест хранения растениеводческой продукции, наличие в необходимом количестве и исправном состоянии весов различных типов, проверенных и клейменных в установленном порядке, измерительных приборов и мерной тары, мешков, корзин, ящиков, бочек, шпагата и другой тары и упаковочного материала, а также специальное оборудование к перевозке соответствующей продукции транспортных средств. Перед началом зимовки скота контролю подвергаются состояние хранения грубых и сочных кормов, наличие и готовность складских помещений для хранения концентрированных кормов, а также состояние животноводческих помещений.

Особые контрольные функции в этом отношении возложены на главного бухгалтера хозяйства, который организует всю Р^а' боту по подготовке как постоянных, так и временных мест хранения материально-производственных запасов, обеспечению их необходимыми весоизмерительными и противопожарными средствами и тарой, зачислению отдельных лиц на должности материально ответственных работников, проводит их инструктаж ° порядке хранения, учета, оприходования, расходования и отчетности о наличии и движении соответствующих ценностей. К текущему контролю следует шире привлекать и другие управленческие службы, а также ревизионную комиссию и службу внутреннего аудита (при их наличии).