Контроль и ревизия организации

Наряду с проверкой проведения внутрихозяйственных инвентаризаций животных рекомендуется в обязательном порядке использовать в ходе ревизии и проверок их наличия и движения прием контрольной инвентаризации, позволяющий более полно определить состояние сохранности животных в проверяемом хозяйстве. При этом подсчет животных может проводиться в сочетании с их взвешиванием, по результатам которого составляется промежуточный акт сплошной или выборочной инвентаризации.

Выявленные излишки животных подлежат оприходованию в установленном порядке по соответствующим счетам бухгалтерского учета, а недостачи - взысканию с виновных лиц, что также оформляется соответствующими записями в бухгалтерском учете.

Общие результаты контрольной инвентаризации наличия животных в количественном и стоимостном выражении по их видам и материально ответственным лицам отражаются в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки с обязательной ссылкой на промежуточный акт инвентаризации (номер приложения).

3.3 Контроль и ревизия поступления животных

В ходе контроля и ревизии наличия и движения животных следует тщательно изучить своевременность и полноту оприходования всех животных, поступивших в хозяйство за проверяемый период.

Основными каналами такого поступления являются получение приплода от стельных (супоросных, суягных, жеребных) маток, находящихся на балансе хозяйства, покупка животных у населения и других организаций, поступление скота в виде вклада в уставный капитал данного хозяйства, по договорам мены, дарения, в порядке оказания безвозмездной государственной помощи. Своеобразной формой прироста животных служит их привес (наращивание живой массы) за период выращивания и откорма в хозяйстве. По всем этим направлениям поступления животных необходим систематический предварительный, текущий и последующий контроль.

Предварительный контроль за своевременностью и полнотой оприходования ожидаемых к поступлению в хозяйство животных проводится преимущественно путем надлежащей организации их зоотехнического и бухгалтерского учета, при которой обеспечивается четкая система регистрации наличия всех животных и прежде всего маточного поголовья, их закрепления за материально ответственными лицами, случки (осеменения), выращивания и использования. Особое место при этом занимает контроль за своевременностью и обоснованностью заключения договоров с населением и другими организациями по покупке скота и птицы. Важную роль в предупреждении фактов сокрытия от учета животных призвана играть зоотехническая служба хозяйства, которая вместе с заведующими фермами, бригадирами, скотниками, чабанами и другими работниками животноводства может обеспечить четкое соблюдение действующего порядка оформления и оприходования поступающих в хозяйство животных.

При текущем контроле за указанными операциями основное внимание необходимо уделять проведению внезапных инвентаризаций, проверке наличия полученного приплода и приобретенных животных. Выявленное в этих случаях фактическое наличие животных сверяется с учетными данными, в результате чего определяется полнота их оприходования. Особо эффективны такие инвентаризации в момент массовых растёлов, опоросов, окотов, инкубации, а также поступления приобретенных животных. Вместе с тем следует широко применять и приемы документального контроля и прежде всего проверку актов на оприходование приплода животных, актов и договоров контрактации скота у населения, счетов-фактур и приемных актов на покупку животных у других организаций, актов приема-передачи животных, безвозмездно поступивших в хозяйство, а также встречную сверку указанных документов с записями в книгах учета движения скота, журнале случек (осеменения) животных, отчетах о движении скота и птицы на ферме.

Особо тщательному анализу эти данные необходимо подвергать при последующих проверках и ревизиях, в ходе которых возможности применения инвентаризаций приплода и купленных животных непосредственно в момент их поступления ограничены.

Прежде всего, используя данные журналов случек (осеменения) и отелов (опоросов, окотов), книг учета движения скота, карточек племенных маток, надо установить количество стельных (супоросных, суягных) маток по отдельным месяцам проверяемого приплода. Затем на основании записей в книгах учета движения скота и птицы определяется оприходованное количество приплода. После этого всесторонне анализируются данные о получении приплода и его последующем движении, для чего широко применяется прием встречной сверки документов и записей. Так, акты на оприходование приплода животных сверяются по датам их составления с записями в книгах учета движения скота, журналах и книгах учета случек (осеменения) и отелов (опоросов, окотов), журналах учета выращивания молодняка животных, отчетах о движении скота и птицы на ферме, а также в журнале-ордере № 14 и ведомости аналитического учета или соответствующей машинограмме (при компьютерной форме учета). В результате выявляются своевременность и полнота оприходования приплода. Нередко сокрытие последнего от учета отдельными должностными лицами проводится в целях резерва для последующего перекрытия падежа или присвоения животных. В этих случаях факт не полностью оприходованного молодняка можно вскрыть путем сверки ведомостей расхода кормов по данной учетной группе животных с данными об их наличии и движении по каждому инвентарному номеру и кличке, выявления стельных (супоросных, суягных) маток, числящихся в составе откармливаемого поголовья, фиктивных актов на приобретение молодняка животных у населения, опросам и письменным объяснениям отдельных лиц.

По установленным фактам неучтенного приплода рекомендуется составить отдельную ведомость, итоговые данные которой отражаются затем в общем акте ревизии или справке проверки, а ей присваивается порядковый номер очередного приложения.

Выявление своевременности и полноты оприходования животных, купленных у населения в порядке контрактации, проводится также изучением актов на их закупку и сверкой последних с ведомостями расхода кормов, ведомостями взвешивания животных, отчетами о движении скота и птицы на ферме, записями в книге учета движения скота и других регистрах бухгалтерского и зоотехнического учета.

Наряду с проверкой реальности количества купленных животных следует установить также правильность указания их живого веса, для чего надо сверить акты контрактации с ведомостями взвешивания животных за смежные периоды. При необходимости применяют также приемы контрольной инвентаризации (по инвентарным номерам этих животных) и опроса сдатчиков и приемщиков этого скота. В случаях выявления подложных и фиктивных документов по закупке скота у населения выясняют виновных лиц для привлечения их к ответственности в установленном порядке.

Аналогично определяют полноту оприходования животных, приобретенных у других организаций, для чего наряду со встречной сверкой приемные актов, счетов-фактур и вышеназванных документов по движению скота и птицы практикуют также запрос соответствующих поставщиков.

При поступлении переданных хозяйству животных в качестве вклада в уставный капитал следует проверить наличие таких решений в учредительном договоре и актах приема-передачи, которые сверяют со взаимосвязанными документами и записями в вышеизложенном порядке.

Отдельно надо проверить правильность определения и оприходования привеса и прироста животных. Для этого ведомости взвешивания животных и расчеты определения привеса за смежные периоды сверяют как между собой, так и с расчетами по начислению заработной платы работниками животноводства, отчетами о движении скота и птицы на ферме, записями в книге учета продуктов и материалов, журнала-ордера № 14 и соответствующих машинограммах по счету 11 «Животные на выращивании и откорме». Выявленные расхождения в определении количества привеса, полученного по каждой половозрастной группе животных, дополнительно изучают и устанавливают действительный привес за проверяемый период, что находит отражение в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки, с указанием виновных лиц, допустивших искажение этих данных.

3.4 Контроль и ревизия перевода животных из группы в группу

В процессе воспроизводства стада животных происходят непрерывные изменения, связанные с формированием их отдельных производственных и половозрастных групп, что также должно подвергаться систематическому контролю.

При этом необходимо заранее проверять наличие и правильность разработки системы экономико-организационных и производственно-технологических мероприятий по развитию животноводства, совершенствованию породного и качественного состава животных. Особое внимание должно уделяться проверке соблюдения зоотехнических требований по формированию ремонтного поголовья и основного стада животных, пуску их в случку (на осеменение) и интенсивности воспроизводства. Для этого устанавливают обоснованность плановых показателей по обороту стада, привлекая для указанных целей соответствующие показатели за ряд предшествующих лет (средняя плодовитость животных, средний процент их сохранности, средние сроки вступления в случку, средний процент выбраковки и т.д.). В период наступления массовых отелов (опоросов, окотов) надо проверить готовность отдельных бригад, отар, цехов, ферм к этой кампании (организация круглосуточного дежурства, подготовка родильных отделений и т.д.). В порядке предварительного контроля определяют намечаемые меры по формированию основного стада, наличие договоров с племенными хозяйствами на покупку племенных животных, договоров с заготовительными и другими организациями на продажу скота, выращенного и откормленного в хозяйстве.

Большое внимание следует уделять организаций действенного текущего контроля за переводом животных из группы в группу, руководствуясь при этом установленными сроками оформления таких операций.

Так, проверяя своевременность оприходования приплода животных, контролеры должны выявить соблюдение действующих сроков оформления актов на его оприходование (по приплоду крупного рогатого скота, свиней, овец и коз они должны составляться в день его рождения, по молодняку лошадей, верблюдов, ослов, кроликов и птицы - в суточном возрасте, по молодняку зверей и пантовых оленей - на последнее число каждого месяца, по молодняку северных оленей - один раз в год на 1 мая). Сверкой фактических сроков перевода молодняка животных в старшие возрастные группы с нормативными выясняется его передержка в младших возрастных группах и допущение в связи с этим перерасхода средств и снижение экономического эффекта. Особому контролю подлежат перевод ремонтного молодняка в основное стадо и выбраковка продуктивных животных для последующей реализации или забоя. Именно при должной организации текущего контроля можно своевременно выявить недостатки и нарушения в этом деле и устранить их непосредственно в ходе финансово-хозяйственной деятельности проверяемого хозяйства. Весьма эффективен действенный текущий контроль за выбраковкой животных из основного стада, а также за правильностью отражения в учете и отчетности животных по отдельным производственным и половозрастным группам, для чего фактические инвентаризации надо сочетать с документальным контролем (сверка актов на перевод животных из группы в группу с записями в книгах учета движения животных, отчетах о движении скота и птицы на ферме, гуртовыми ведомостями, ведомостями расхода кормов, расчетами по начислению заработной платы работникам животноводства, бухгалтерской и статистической отчетностью по животноводству).

При последующих проверках и ревизиях перевода животных из группы в группу в качестве основных источников контрольных данных используют записи по аналитическим счетам и субсчетам к счету 11 «Животные на выращивании и откорме» (в журнале-ордере № 14 и ведомости аналитического учета к нему либо соответствующих машинограммах), счету 01 «Основные средства» (в части взрослых продуктивных животных и рабочего скота) и акты на перевод животных из группы в группу, а также бизнес-планы (производственно-финансовые планы), бухгалтерская и статистическая отчетность и регистры зоотехнического учета.

Проверкой записей по счетам бухгалтерского учета и актов на перевод животных из группы в группу тщательно исследуют реальность и целесообразность таких операций. При этом особое внимание надо обращать на своевременность перевода животных из одних производственных и возрастных групп в другие, соблюдение установленного порядка выбраковки продуктивных животных из основного стада, их экономическую обоснованность. На всех стадиях указанной проверки необходимо строго следить за движением отдельных животных, для чего методически наиболее предпочтительной считается проверка перевода животных из группы в группу по их инвентарным номерам, начиная с младших и заканчивая старшими возрастными группами.

Так, проверяя количество полученного приплода по отдельным видам животных, контролеры должны проследить его дальнейшее движение в старшие возрастные группы. При этом может оказаться, что ранее скрытый от учета приплод внесен в отчет о движении скота и птицы на ферме (появление новых инвентарных номеров животных) для покрытия падежа, не оформленного актами выбытия животных и птицы. В таких случаях этих животных необходимо оприходовать, а павших животных оформить соответствующими актами. В последующем устанавливают причины и определяют виновных лиц, о чем делается соответствующая запись в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки. Продолжая проверку движения животных по их инвентарным номерам, контролеры выясняют соблюдение действующего порядка их перевода, подлинность актов на перевод животных из группы в группу, правильность их составления и утверждения, реальность отражения в них хозяйственных операций. При этом надо следить за тем, чтобы одни и те же животные не были повторно оформлены как переводимые из одной группы в другую. Поэтому при повторном появлении в актах на перевод животных из группы в группу одних и тех же инвентарных номеров или, наоборот, записей без их указания необходимо тщательно проверить каждую такую операцию и установить ее реальный характер. Рекомендуется также практиковать встречную сверку упомянутых актов с записями в бухгалтерском и зоотехническом учете и отчетными данными, что позволяет установить их соответствие и объективность. Повышению действенности последующих проверок и ревизий перевода животных из группы в группу способствует проведение контрольных инвентаризаций, которые следует осуществлять внезапно с тем, чтобы предупредить сокрытие от контролеров фактов нарушений и злоупотреблений. Для обобщения всех выявленных случаев таких нарушений может быть составлена отдельная ведомость, итоговые данные которой отражаются в соответствующем разделе общего акта ревизии или отчета о результатах проверки со ссылкой на нее как соответствующее приложение к этим итоговым документам.

3.5 Контроль и ревизия выбытия животных

Если при контроле за операциями по поступлению животных основное внимание уделяется выявлению полноты и своевременности их оприходования, то выбытие животных проверяется главным образом с точки зрения определения реальности и возможного завышения списания их с баланса хозяйства.

Методически проверку этих операций предпочтительнее осуществлять по отдельным направлениям выбытия животных: продажа, забой в хозяйстве, обмен, в качестве вклада в уставный капитал других организаций, падеж, гибель и хищение. Основным направлением выбытия животных является их продажа заготовительным организациям и другим покупателям, на племя или доращивание в порядке договорных отношений. В этих случаях контролю на всех стадиях его осуществления подлежит характер отдельных операций по реализации, количество, живой вес, упитанность, породность, класс, балансовая стоимость животных по каждому их виду, производственной и половозрастной группе, инвентарному номеру. Только установлением реальности всех этих индивидуальных и количественно-качественных характеристик может быть обеспечена действенность контроля и ревизии выбытия животных в данном хозяйстве. Причем в осуществлении контрольных функций за указанными операциями особенно важно организовать надлежащий предварительный и текущий контроль, от чего прежде всего зависит обеспечение сохранности животных в проверяемом хозяйстве.

Предварительный контроль за продажей животных направлен в первую очередь на выявление обоснованности плановых показателей и возможностей хозяйства по наращиванию объемов реализации, для чего широко применяются приемы экономического анализа. Выявляют также наличие договоров с заготовительными организациями и другими покупателями под намечаемый объем продаж животных, обоснованность предусмотренных в них цен и условий расчетов.

При текущем контроле, осуществляемом непосредственно в ходе продажи скота и птицы, оперативно выявляют реальность самих операций и данных, отраженных в учетных документах и записях. В этих целях как можно шире надо проверять наличие животных в натуре перед их отправкой на продажу, при транспортировке в пути и приемке непосредственно на заготовительных пунктах. Фактическое количество, живой вес и упитанность животных сверяются с записями в товарно-транспортных накладных, приемных квитанциях заготовительных организаций, книге учета движения скота и птицы на ферме и других регистрах бухгалтерского, а также зоотехнического учета.

Наряду с этим необходимо проверять и подвергать встречной сверке указанные документы и записи в ходе представления отчетов, гуртовых ведомостей и приемных квитанций заведующими фермами, гуртоправами и другими материально ответственными лицами. По выявленным расхождениям оперативно выявляют причины и виновных лиц и вносят соответствующие предложения по уточнению учетных данных и при необходимости по возмещению материального ущерба, причиненного хозяйству.

При последующих проверках и ревизиях продажи животных используются преимущественно приемы документального контроля и прежде всего проверка товарно-транспортных накладных, гуртовых ведомостей, приемных квитанций заготовительных организаций и их встречная сверка как между собой, так и с записями в книгах учета движения скота, отчетах о движении скота и птицы на ферме, журнале-ордере № 14 и ведомости аналитического учета к нему либо соответствующих машинограммах, а также с данными статистической и бухгалтерской отчетности. Для выявления мер, принятых хозяйством по результатам текущих проверок, привлекаются докладные записки и письменные объяснения должностных лиц, справки контролеров, материалы, переданные в судебно-следственные органы. В ходе этого устанавливают объемы и динамику продажи животных на мясо и на племя, правильность оформления гуртовых ведомостей, соответствие их данных данным приемных квитанций заготовительной организации и записям в учетных регистрах, причины расхождений и виновных лиц. Особое внимание надо обращать на соответствие показателей живого веса и упитанности животных в указанных документах, ибо за расхождениями между ними могут скрываться факты замены тяжеловесных и упитанных животных легковесными и тощими, неправильное определение веса и упитанности приемщиками заготовительных организаций, допущение потери живого веса в пути вследствие недокорма.

Систематическому контролю должно подвергаться выбытие животных и по другим направлениям.

Так, при забое животных выявляют обоснованность этих операций, наличие и соблюдение лимита отпуска мяса на общественное питание, полноту и своевременность оприходования продуктов забоя. Особое внимание следует обращать на хозяйственную целесообразность забоя тех или иных животных и полноту оприходования полученного мяса и субпродуктов. В качестве основных источников контроля используются акты выбытия животных и птицы, регистры бухгалтерского и зоотехнического учета, производственно-финансовый план хозяйства и справочные данные о среднем выходе мяса в убойном весе по соответствующим видам и группам животных. В ходе текущих проверок следует практиковать контрольный забой отдельных животных, данные которого затем сопоставляются с фактическим выходом продукции по тем же видам и группам животных за смежные периоды. Для определения полноты оприходования продуктов забоя животных целесообразно на основании упомянутых актов и справочных данных составлять специальные ведомости, в которых по каждому забитому животному указывают живой вес, упитанность, выход мяса и других продуктов фактически и по нормативам. По выявленным отклонениям устанавливаются причины и виновные лица. Выявленные случаи забоя нормально продуцирующих животных, ремонтного и племенного молодняка необходимо подвергнуть тщательному дополнительному изучению и установить, не скрываются ли за такими операциями бесхозяйственность, замена высопродуктивных животных данного хозяйства низкопродуктивными животными, находящимися в личной собственности. Для этого привлекаются данные зоотехнического учета (последней бонитировки, журналов выращивания молодняка, карточек племенных животных), актов выбытия животных и птицы. При необходимости проводится опрос материально ответственных лиц и прилагаются их письменные объяснения.

Обмен животных между отдельными хозяйствами осуществляется обычно по договорам мены или купли-продажи. При этом хозяйство, получившее более продуктивных и племенных животных, доплачивает к стоимости переданных менее продуктивных животных, что и должно быть выявлено в ходе контроля и ревизии выбытия животных. Кроме того, устанавливают соблюдение обусловленного соответствующим договором количества обмениваемых животных и порядка расчетов за них, имея в виду и экономические интересы проверяемого хозяйства.

При передаче животных в качестве вкладов в уставный капитал других организаций выявляют наличие соответствующего решения в учредительных договорах и соблюдение указанного в них количества подлежащих передаче животных.

Как при обмене, так и при передаче животных в качестве вкладов в уставный капитал других организаций необходимо тщательно проверить акты приема-передачи, поступившие от получателей, и установить, не скрываются ли за расхождениями в количестве, живом весе, упитанности, масти и породности животных факты их замены и злоупотребление отдельных должностных лиц.

Всестороннему контролю подвергаются акты на оформление падежа животных. Во всех случаях рекомендуется составлять специальные ведомости падежа животных, в которых указывают их вид, группу, дату падежа, инвентарные номера, количество голов, живой вес, упитанность, причины падежа (диагноз), материально ответственных лиц и стоимость павших животных. При этом устанавливают реальность указанных операций, для чего тщательно изучают акты выбытия животных и птицы с точки зрения их подлинности, правильности составления, реальности причин выбытия животных и подписей должностных лиц хозяйства. Встречной сверкой данных актов выбытия животных и птицы с данными книги учета движения скота и птицы на ферме устанавливают своевременность отражения падежа в бухгалтерском учете, соответствие количества павших животных (по их инвентарным номерам) количеству животных, учтенных по их соответствующим группам и материально ответственным лицам. Иногда под видом падежа животных оформляют их забой и использование на всякого рода празднества без оприходования продуктов забоя. Такие факты можно выявить внезапной контрольной инвентаризацией шкур, мяса и субпродуктов на день ревизии или проверки, встречной сверкой инвентарных номеров приплода и павшего молодняка текущего года рождения, ветеринарной экспертизой диагноза болезней павших животных. В отдельных случаях допускается сокрытие от учета падежа животных, для чего оформляются акты на их прирезку (забой) с последующим использованием мяса в корм животным. Обнаружив такие факты, контролеры отмечают их в акте ревизии или отчете о результатах проверки и вносят предложения для принятия соответствующих мер со стороны руководителя хозяйства.

При гибели животных от стихийных бедствий и нападения хищников составляют специальные акты, которые подписывают наряду с членами комиссии также представители незаинтересованной стороны. Контролеры, выявив такие случаи, тщательно изучают упомянутые акты, при необходимости запрашивают принимавшего участие в их составлении представителя незаинтересованной стороны, местную гидрометеорологическую службу. Обращается внимание на возможное использование шкур и других продуктов, правильность документального оформления и возмещения гибели животных.

Каждый случай недостач животных вследствие их хищения или пропажи должен быть тщательно проверен. При этом в первую очередь устанавливается подлинность актов на выявление недостач и их реальность, для чего проверяют дату оформления указанных документов, состав комиссии, реальность подписей, соответствие данных первичного учета данным отчетов о движении скота и птицы за смежные периоды. При необходимости проводят опрос соответствующих лиц, берут у них письменные показания. Отдельно устанавливается соблюдение действующего порядка по возмещению виновными лицами стоимости погибшего или похищенного скота. Если выявлено списание недостач скота за счет хозяйства, надо принять меры по восстановлению задолженности за счет виновных лиц и ее возмещению.

В ходе контроля за указанными операциями отчетные данные о выбытии животных сверяются с данными бухгалтерского и зоотехнического учета. При этом особому контролю подвергается правильность отражения падежа и гибели животных исходя из установленных фактов подлинности и достоверности этих операций.

3.6 Контроль и ревизия выполнения планов выходного поголовья и оборота стала животных