Контроль и ревизия организации

При последующих проверках и ревизиях соблюдения сметы расходов по обслуживанию производства и управлению выявляют правильность организации их учета в соответствии со сметой и действующими указаниями по ведению бухгалтерского учета и организации текущего контроля, обоснованность включения в их состав тех или иных расходов, правильность и реальность их отражения в учете и отчетности.

Для этого широко используют приемы документального контроля и прежде всего контрольное изучение учетных записей по счетам 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», а также 23 «Вспомогательные производства» (в части цеховых расходов отдельных производств), ежемесячных производственных отчетов по указанным расходам или соответствующих машинограмм, первичных документов, накопительных ведомостей, материалов текущих проверок и т.д.

При этом тщательной проверке следует подвергнуть обоснованность включения в состав общепроизводственных и общехозяйственных расходов тех или иных сумм, их реальность и правильность отражения в аналитическом и синтетическом учетах. Особо детально надо проверять соблюдение положения об оплате труда работников аппарата управления и обслуживающего персонала, законность и целесообразность расходов на командировки, содержание легкового транспорта, подписку периодических изданий и другие нужды управления.

Тщательному анализу подлежат непроизводственные расходы, которые не планируются и являются таким образом прямым нарушением сметы расходов по обслуживанию производства и управлению. В ряде случаев недостача и порча продукции, а также другие непроизводственные расходы возникают по вине отдельных должностных лиц и тем не менее списываются за счет хозяйства. Контролеры, проверяя характер и причины тех или иных непроизводственных расходов, должны убедится в обоснованности их отнесения в состав общехозяйственных расходов. В случае выявления виновных лиц непосредственно в ходе проверки или ревизии следует принять меры по возмещению ими причиненного хозяйству материального ущерба.

Отдельно проверяется правильность распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов на соответствующие счета исходя из учетной политики хозяйства. При этом надо оценить и обоснованность принятия того или иного порядка распределения указанных расходов с точки зрения влияния как на конечные финансовые результаты, так и на объемы налоговых и иных обязательных платежей. Выявленные суммы искажений и упущений в распределении этих расходов выписывают в отдельные ведомости, прилагаемые к общему акту ревизии или отчету о результатах проверки.

Выверенные фактические данные о расходах по обслуживанию производства и управлению сравнивают с соответствующими плановыми данными, в результате чего определяется экономия или перерасход средств, выделенных на указанные цели. По результатам анализа и проверки этих вопросов вскрываются причины нерационального использования средств и намечаются конкретные меры по дальнейшему сокращению расходов на содержание аппарата управления и на обслуживание сельскохозяйственного производства.

5.7 Особенности внутреннего контроля производственной деятельности

В организации внутреннего контроля производственной деятельности важная роль принадлежит технологическим службам, выступающим непосредственным организатором соответствующего производства. Они призваны систематически контролировать соблюдение технологической дисциплины, ход выполнения производственной программы, выявлять и вовлекать в дело неиспользуемые резервы, активно внедрять научно-технические достижения в собственную практику. Так, под постоянным контролем агрономической службы должны находиться мероприятия по улучшению земельных угодий, внедрению научно-обоснованных систем земледелия, интенсивных технологий выращивания сельскохозяйственных культур, обеспечивающих неуклонный рост производства продукции земледелия и повышение его эффективности.

Зооветеринарная служба несет ответственность за развитие животноводческих отраслей на основе всемерного укрепления кормовой базы, улучшения породного состава скота, повышения его продуктивности и применения прогрессивных технологий содержания. На инженерную службу возложено обеспечение бесперебойного функционирования силовых и рабочих машин и оборудования, рациональное формирование их парка и эффективное использование. В аналогичном порядке регламентирована деятельность и других служб хозяйства. Поэтому их надо всемерно привлекать к осуществлению текущего контроля за соответствующими видами производственной деятельности, чтобы оперативно устранять выявляемые недостатки и нарушения, безусловно соблюдать технологическую и производственную дисциплину.

Действенной формой внутреннего контроля производственной деятельности служит регулярное подведение итогов работы внутрихозяйственных подразделений. Именно путем оперативного анализа удается выявить производственные упущения, эффективно следить за ходом выполнения плановых заданий по выпуску продукции и затратам на ее получение, перекрывать допущенный перерасход ресурсов их экономией в последующем периоде и выходить на нормативные рубежи по окончании года.

При функционировании в хозяйствах специальных контрольных подразделений надо чаще проводить тематические и общие ревизии и проверки в течение года, что существенно повышает эффективность всей производственной деятельности хозяйства.

6. КОНТРОЛЬ И РЕВИЗИЯ ПРОДАЖ И СБЫТОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

6.1 Задачи, последовательность и источники контроля и ревизии продаж и сбытовой деятельности

Сбыт готовой продукции - одна из важнейших стадий кругооборота средств каждого хозяйства, на которой выявляется общественная полезность продукта и которая дает начало очередному производственному циклу. При правильном использовании средств на этой стадии во многом обеспечивается нормальное функционирование бизнеса, в связи с чем операции по продаже продукции, а также выполнению работ и оказанию услуг сторонним организациям и лицам должны находиться под постоянным контролем.

Основными задачами контроля и ревизии продаж и сбытовой деятельности в сельскохозяйственных организациях являются проверка выполнения планов продажи продукции (работ, услуг), обоснованности и правильности использования товарных ресурсов, состояния сбытовой деятельности хозяйства, выявление финансовых результатов от продаж и резервов повышения рентабельности сельскохозяйственного производства.

Успешному решению этих задач способствует такая последовательность проведения контроля и ревизии указанных вопросов, при которой сначала определяется обоснованность планирования реализации продукции, выполнения работ и оказания услуг на сторону. Затем устанавливаются наличие, своевременность и правильность заключения договоров контрактации и других договорных взаимоотношений сельскохозяйственного предприятия с соответствующими заготовительными организациями и другими покупателями. После этого проверяется выполнение планов реализации продукции, правильность определения количества и качества проданной продукции, применения реализационных цен и тарифов. Выявляются состояние сбытовой деятельности хозяйства, потери и виновные лица на стадии сбыта продукции. И наконец, определяется соответствие данных отчетности о реализации продукции, выполнении работ и оказании услуг на сторону уточненным Данным бухгалтерского учета. Причем на всех этапах проведения контроля и ревизии этих вопросов рекомендуется отдельно рассмотреть операции по реализации продукции и отдельно по выполнению работ и оказанию услуг на сторону. При этом источниками контрольных данных являются бизнес-планы (производственно-финансовые планы), бюджеты (внутрихозяйственные плановые задания), договоры контрактации и купли-продажи, первичные документы по транспортировке и приемке реализованной продукции (выполненных работ, оказанных услуг), их реестры и ведомости аналитического учета к журналу-ордеру № 11-АПК либо соответствующие машинограммы по счетам 90 «Продажи» и 44 «Расходы на продажу», а также материалы текущего анализа продаж, докладные записки службы сбыта и т.п.

6.2 Контроль и ревизия обоснованности планирования и выполнения планов продаж сельскохозяйственной продукции

При планировании продажи продукции, выполнения работ и оказания услуг на сторону особое место занимают расчеты продажи сельскохозяйственной продукции, в связи с чем и в ходе осуществления ревизии и контроля указанных вопросов внимание прежде всего должно быть уделено выявлению обоснованности планирования закупок и других форм сбыта продукции растениеводства и животноводства. Для этого необходимо тщательно проанализировать движение зерна, технических культур, картофеля, овощей, плодов, ягод, молока, мяса, яиц, шерсти и другой сельскохозяйственной продукции за прошлые периоды, чтобы выявить резервы повышения ее товарности. Особое внимание обращается на обоснованность объемов продукции, использованной на внутрихозяйственные цели и прежде всего на корм скоту, переработку и для отпуска работникам хозяйства. Затем такому же анализу подвергаются плановые балансы отдельных продуктов. Используя данные производственной программы по растениеводству и животноводству, контролеры устанавливают обоснованность плановых расчетов общих объемов товарных ресурсов каждого вида сельскохозяйственной продукции и особенно объемов их закупок соответствующими заготовительными организациями (хлебоприемными пунктами, молокозаводами, мясокомбинатами и т.д.). Для этого надо проанализировать плановые расчеты отпуска сельскохозяйственной продукции на общественное питание, производственное потребление, населению и другие нужды, а также переходящие остатки готовой продукции. Сопоставлением соответствующих плановых и отчетных показателей по движению каждого продукта (процент товарности, средние нормы потребления на отдельные внутрихозяйственные цели, соотношение различных форм реализации, непроизводительные потери и т.д.) выявляются резервы увеличения его товарности и объемов продаж, что затем вносится на рассмотрение администрации хозяйства для учета их в плане на данный год (при предварительном и текущем контроле) или очередные периоды (при последующем контроле).

Наряду с объемами товарной продукции проверке подвергаются также коммерческая себестоимость, реализационные цены и финансовые результаты от указанных операций как по отдельным видам продуктов, так и каналам ее реализации. Для этого следует сопоставить коммерческую (полную) и производственную себестоимость по каждому виду товарной продукции и тщательно проверить все расходы, связанные с ее реализацией, имея в виду, что обособленно возмещаемые по установленным тарифам и расценкам такие расходы не должны включаться в полную себестоимость товарного продукта. Учитывается также обоснованность планирования в намеченных объемах и по номенклатуре тех или иных расходов на стадии обращения, для чего широко используется сопоставление их с аналогичными фактическими данными за предыдущие периоды.

Планируемые цены по каждому виду продукции проверяют путем их сопоставления с действующими рыночными ценами в соответствующих географических и товарных сегментах рынка. При этом обращается внимание на обоснованность планирования качества продукции и правильность расчета средних реализационных цен исходя из сроков продажи, качественных кондиций (показателей) и каналов сбыта готовой продукции.

Отпуск продукции натурой в оплату труда работников хозяйства, рассматриваемый также как одна из форм ее продажи, осуществляется по рыночным ценам, с учетом чего исчисляется налоговая база по налогу на доходы соответствующих физических лиц. Поэтому наряду с проверкой обоснованности планирования указанных операций надо обратить внимание на правильность применения указанных цен и налоговые последствия таких расчетов.

Отдельно проверяется правильность определения планово" прибыли или планового убытка от продажи продукции. Необходимо в каждом хозяйстве добиваться непременного повышены рентабельности производства товарной продукции, в связи с чем каждый случай планирования убыточного производства должен быть тщательно изучен. В настоящее время, когда все еще не преодолен диспаритет цен на сельскохозяйственную продукцию и приобретаемые материально-производственные запасы, очень важно в ходе контроля и ревизии продаж основательно изучать эти операции и выявлять все неиспользованные резервы безубыточной деятельности производственного хозяйства.

Особое место в системе контроля за выполнением планов продаж занимает контроль за выполнением планов государственных закупок и иных форм реализации сельскохозяйственной продукции, который необходим на всех этапах сбыта, начиная от первой партии продукции, отправленной на заготовительные пункты и другим покупателям, и заканчивая завершением календарного года.

При этом в порядке предварительного контроля наряду с обоснованностью плановых показателей, наличием и правильностью заключения соответствующих договоров выявляется готовность хозяйства к доставке той или иной продукции для продажи (наличие и исправность весов и других измерительных приборов, транспортных средств, тары, обеспеченность необходимой документацией, разработка графиков маршрутов доставки продукции и т.д.). Контролеры должны обратить особое внимание на наличие и готовность транспортных средств, используемых для доставки отдельных сельскохозяйственных продуктов на продажу, укомплектованность их водительским составом, режим работы и обслуживания.

В ходе продажи продукции текущему контролю подвергают соблюдение сроков ее поставки, правильность определения объемов, качества, цен и расчетов за отдельные партии проданной продукции, степень выполнения плановых и договорных объемов продажи. Наряду с систематической проверкой товарно-транспортных накладных, ведомостей движения зерна и другой продукции, путевых и учетных листов, гуртовых ведомостей, отчетов о движении материальных ценностей, производственных отчетов и других документов и учетных данных в этих случаях широко применяются приемы фактического контроля. В частности, действенным средством выявления правильности указания объемов и качества продаваемой продукции служат контрольное взвешивание и лабораторный анализ отдельных партий продукции, отправляемой на заготовительные пункты и другим покупателям. Следует также практиковать встречную сверку данных о принятой продукции в соответствующих организациях и хозяйстве, что позволит вовремя вскрыть расхождения между ними и оперативно принять меры по их устранению. При необходимости и наличии возможностей рекомендуется шире использовать приемы контрольного определения веса и качества проданной продукции, что позволит предотвратить обсчеты хозяйства со стороны отдельных организаций. Особой проверке следует подвергать расхождения в весе отправленной хозяйством и принятой покупателями продукции, ибо за ними могут скрываться факты потерь и злоупотреблений в процессе ее доставки. Для этого надо систематически сверять документы по отправке и приемке указанной продукции за каждый день работы в период ее массовой продажи.

При последующем контроле тщательно проверяются учетные данные о физическом количестве, зачетном весе, качестве, себестоимости и выручке от продажи сельскохозяйственной продукции, определяется степень выполнения планов ее закупок и иных форм продажи, выявляются причины их невыполнения и резервы дальнейшего увеличения объемов и улучшения качества продаваемой продукции. В качестве основных источников контроля при этом используются товарно-транспортные накладные, приемные квитанции и другие первичные документы, ведомости аналитического учета к журналу-ордеру № 11 или соответствующие машинограммы по счетам 90 «Продажи», и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Эффективным приемом контроля является сверка первичных документов хозяйства и приемных квитанций заготовительных организаций, что позволяет выявить достоверность натурального и зачетного веса проданной продукции и полноту соблюдения договорных условий по ее продаже. При этом особое внимание обращается на реальность скидок и надбавок к фактическому весу каждого вида проданной продукции, для чего проверяются показатели ее качества, правильность расчета величины тех или иных скидок и надбавок и определения зачетного веса. Иногда встречаются факты необоснованного списания на счета продаж потерь и недостач продукции в пути при ее доставке из хозяйства на заготовительные пункты и другим покупателям. Контролеры должны проверить фактическое качество отдельных видов сельскохозяйственной продукции, отраженных на соответствующих аналитических счетах, с одной стороны, к счету 43 «Готовая продукция» и счету 11 «Животные на выращивании и откорме» и, с другой стороны, к счету 90 «Продажи». По выявленным фактам расхождений должны быть тщательно изучены причины, так как за ними могут скрываться злоупотребления отдельных лиц, доставлявших ту или иную продукцию для продажи. Для этого производится расчет потерь, возможных в результате естественной убыли, а на разницу должны быть оформлены бухгалтерские проводки как на недостачи с последующим отнесением на счета виновных лиц или при отсутствии таковых на финансовые результаты (счет 91 «Прочие доходы и расходы»).

Причины возникновения указанных недостач изучают как по документальным данным, так и путем опроса соответствующих должностных лиц, запроса заготовительных организаций и других покупателей. Если такая проверка или ревизия осуществляется в период продажи той или иной продукции, могут быть применены приемы ее контрольного взвешивания, пересчета и определения качества. На правильность указания этих данных в сопроводительных и расчетных документах надо обращать особое внимание, ибо чаще всего именно путем их искажения осуществляются разного рода обсчеты, присвоения и другие злоупотребления. Для этого широко практикуется встречная сверка однородных показателей качества по смежным партиям одной и той же продукции, их сопоставления по внутренним и внешним первичным документам (например, товарно-транспортным накладным и гуртовым ведомостям хозяйства и приемным квитанциям заготовительных организаций). За существенными расхождениями этих данных могут скрываться указанные факты, по которым следует подготовить необходимые предложения для последующего принятия мер по возмещению причиненного хозяйству ущерба.

Отдельной проверке подлежит правильность определения себестоимости и реализационных цен проданной продукции. При этом полная себестоимость единицы продукции сопоставляется с ее производственной себестоимостью. Изучением учетных записей в вышеприведенных учетных регистрах устанавливают характер расходов по этим операциям, правильность их отнесения на счета по учету продаж и включение их в полную себестоимость проданной продукции. Нередко часть производственных затрат, а также стоимость недостающей или испорченной в пути продукции относят на увеличение полной себестоимости реализованной продукции. При выявлении таких фактов необходимо провести перерасчет действительной величины как себестоимости товарной продукции, так и финансовых результатов от ее продажи, а выявленные искажения объединить в отдельные ведомости, прилагаемые к общему акту ревизии или отчету о результатах проверки.

Проверяя правильность применения реализационных цен и определения сумм выручки от продажи продукции контролеры прежде всего уточняют ее натуральный и зачетный вес, а также качественные показатели, о чем говорилось выше. Потом, руководствуясь справочными данными о действующих рыночных ценах в аналогичных условиях, они выявляют обоснованность фактических цен в расчетах хозяйства с отдельными заготовительными организациями и другими покупателями. Следует иметь в виду, что нередки случаи обсчетов хозяйства при осуществлении указанных операций, прежде всего путем завышения влажности, засоренности, зараженности зерна, сахарной свеклы, картофеля, шерсти, занижение упитанности скота, классности и сорности шерсти, яиц и другой сельскохозяйственной продукции, а также неправильного применения цен и особенно надбавок за установленные показатели ее качества и иные условия, предусмотренные соответствующими договорами. Выявленные в процессе проверки этих вопросов суммы недоплат за проданную продукцию выписывают в отдельные ведомости по каждому виду продукции и каждой организации (покупателю), на основании чего затем к ним оформляют претенциозные требования хозяйства по возмещению недополученных сумм выручки.

Выверенные фактические показатели физического (натурального) и зачетного веса, полной себестоимости, выручки и финансовых результатов от продажи продукции сопоставляются с соответствующими плановыми показателями, на основании чего определяется степень их выполнения, а также выявляется влияние таких факторов, как объемы и структура реализованной продукции, ее полная себестоимость и реализационная цена, на выполнение плана по финансовым результатам этих операций. При продаже сельскохозяйственной продукции за наличный расчет широко используются такие приемы контроля, как изучение отчетов о продаже сельскохозяйственной продукции, накладных и других первичных документов, их встречная сверка, отслеживание записей в учетных регистрах по счетам 90 «Продажи» и 50 «Касса», опрос подотчетных лиц. При текущем контроле за указанными операциями надо шире практиковать контрольную инвентаризацию подотчетных сумм и остатков нереализованной и числящейся за подотчетными лицами продукции, ее контрольное взвешивание при отправке на рынки, запрос администрации соответствующих торговых центров (рынков) о действовавших в период продаж тех или партий продукции ценах.

Отпуск сельскохозяйственной продукции натурой в оплату труда работников сельского хозяйства сверяется с положением об оплате труда и плановыми объемами. При этом надо тщательно проверить ведомости на выдачу натурой тех или иных продуктов, чтобы установить правильность их оформления, реальность получателей, наличие их подписей, правильность определения итогов количества и цен отпущенной продукции.

В аналогичном порядке проверяют операции по продажам промышленной продукции, уделяя при этом особое внимание выявлению обоснованности планирования реализации и реальности объемов, качества и реализационных цен по каждому ее виду. При этом продукция действующих в хозяйстве промышленных производств обычно продается специализированным организациям оптовой и розничной торговли на основании предварительного заключенных договоров купли-продажи. Контролеры, сверяя данные об объемах производства и реализации этой продукции, предусмотренных планом хозяйства, устанавливают полноту сбыта произведенной продукции, обоснованность ее использования внутри хозяйства, переходящие остатки на предстоящие периоды. При наличии таких форм реализации промышленной продукции, как через подотчетных лиц, населению через ларьки, буфеты и на рынках, надо детально изучить их обоснованность и возможности устойчивого сбыта через соответствующие специализированные организации на договорной основе.

Покупная промышленная продукция стороннего изготовления может продаваться хозяйством в порядке розничной или оптовой торговли соответствующими товарами, для чего необходимо оформить лицензию в соответствии с Федеральным законом «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 08.08.01 № 128-ФЗ, на что и обращается внимание при проверке обоснованности планирования указанной продажи. В ходе контроля и ревизии операций по сбыту промышленной продукции надо проверить валовой выход и балансы ее движения за отчетный период, сверить количество продукции, отраженной по счету 20 «Основное производство» (субсчет «Промышленное производство»), 43 «Готовая продукция» и 90 «Продажи», а также провести встречную сверку учетных записей и данных хозяйства и организаций-покупателей. В ходе текущего контроля необходимо широко использовать контрольные взвешивания (осмотры) отдельных партий промышленной продукции, определение ее качества и проверки правильности оформления сопроводительных и расчетных документов.

6.3 Контроль и ревизия выполнения работ и оказания услуг на сторону

Практически в каждом хозяйстве в отдельные периоды календарного года имеется возможность предоставить услуги сторонним организациям и населению автомобильным и гужевым транспортом, выполнением на сторону различного рода ремонтных, строительно-монтажных, разгрузочно-погрузочных и других работ. Форму таких услуг носит и использование транспортных средств хозяйства при доставке на заготовительные пункты зерна, животных, молока и другой сельскохозяйственной продукции.

Обоснованность планирования выполнения работ и оказания услуг на сторону проверяется по каждому их виду путем изучения аналогичных данных по учетным регистрам и формам отчетности за прошлые годы, правильности плановых расчетов объемов этих работ и услуг, их законности (наличие лицензий в ряде случаев) и целесообразности (безубыточность не в ущерб основной деятельности).

При проверке операций, связанных с выполнением работ и оказанием услуг сторонним организациям и отдельным лицам, особое внимание обращается на правильность применения тарифов и расценок за указанные работы и услуги, для чего привлекаются соответствующие источники информации об этих ценах и проводится сопоставление их с фактическими ценами. По выявленным отклонениям применяются дополнительные контрольные процедуры (запрос заказчиков, опрос должностных лиц и т.д.). При проверке упомянутых операций надо иметь в виду, что в их состав включаются также расходы по доставке сельскохозяйственной продукции, продаваемой заготовительным организациям, возмещаемые последними обособленно по установленным тарифам и расценкам. В этих случаях выявляются объемы грузоперевозок, фактически выполненных и принятых к оплате заготовительными организациями, правильность их оплаты и своевременность поступления выручки на расчетные счета хозяйства. По другим видам работ и услуг устанавливаются степень выполнения плановых заданий, реальность их объемов, выручки, полнота и своевременность ее поступления в кассу хозяйства или на его расчетные счета в банках. Необходимо также выявить, обоснованно ли выполнение тех или иных работ и услуг в фактически произведенных объемах, не сказалось ли это отрицательно на основной деятельности хозяйства и имеются ли резервы их дальнейшего расширения в предстоящем периоде.

В заключение контроля и ревизии указанных операций проверяется соответствие данных бухгалтерского учета, предварительно выверенных в ходе проведения ревизии или проверки, отчетным данным о продажах и их достоверность. По выявленным фактам искажений принимаются меры по их устранению и при необходимости наказанию в установленном порядке виновных лиц.

6.4 Контроль и ревизия договорных взаимоотношений по продажам

Основные документы, регулирующие сбытовую деятельность сельскохозяйственных организаций, - договоры контрактации и купли-продажи сельскохозяйственной и иной продукции, выполнения работ и оказания услуг сторонним организациям. Лишь небольшие объемы товарной продукции сбываются хозяйствами вне форм договорных отношений. В связи с этим наряду с обоснованностью планирования необходимо всесторонне проверить и правильность заключения хозяйством указанных договоров как важнейшей правовой основы его сбытовой деятельности.

При этом преобладающий объем указанных правоотношений приходится на договоры с заготовительными организациями, что способствует созданию более устойчивой основы для планирования развития сельскохозяйственного производства в каждом хозяйстве. Проверяя их наличие и правильность заключения, контролеры устанавливают обеспеченность планируемых объемов закупок сельскохозяйственной продукции договорной базой, своевременность заключение договоров с соответствующей заготовительной организацией по каждому виду продаваемой продукции, обоснованность указанных в них объемов, качества, сроков и способов поставки продукции, условий расчетов и санкций за выполнение договорных обязательств. При наличии отказа заготовительных организаций и заключения договоров или приемки продукции в запланированных хозяйством объемах выявляются его мотивы и обоснованность, меры, принятые хозяйством для решения преддоговорного спора. Если таких мер не было принято, то необходимо выяснить возможность разрешения этого спора в ходе проведения ревизии или проверки. Тщательно должны быть изучены законность и обоснованность внесения в указанные договоры записей об особых условиях поставок сельскохозяйственной продукции и расчетов за нее с хозяйством с тем, чтобы не допускать ущемления законных интересов хозяйства.

В аналогичном порядке необходимо всесторонне проверить наличие и правильность заключения договоров с другими покупателями. При такой проверке выявляется соблюдение соответствующих норм Гражданского кодекса РФ прежде всего по форме: по какой форме составлен договор, имеются ли в нем все необходимые разделы, позволяющие с достаточной полнотой отразить права и обязанности сторон (полное наименование и адреса сторон, их уполномоченных представителей, предмет договора, объемы качества, сроки, способы доставки продукции, условия расчетов, санкции, которые несут стороны при нарушении договорных обязательств), скреплен ли он подписями и печатями, указан ли срок действия договора. Затем подробно изучаются договоры по существу, причем особое внимание обращается на правильность применения цен, условий расчетов и обоснованность санкций, кроме того, при проверке договоров на выполнение работ или оказание услуг сторонним организациям следует иметь в виду, что в случае использования при этом рабочей силы и материально-технических средств хозяйства должен быть четко оговорен порядок их предоставления и расчетов. Причем обращается внимание на обоснованность применения в указанных договорах тарифов, цен, расценок и санкций, а также обеспеченность ими плановых объемов каждого вида работ и услуг. При выявлении их выполнения на бездоговорной основе надо принять меры к заключению соответствующих договоров непосредственно в ходе проведения данной ревизии или проверки.

6.5 Особенности внутреннего контроля продаж и сбытовой деятельности

Сбытовая деятельность хозяйства, связанная с реализацией готовой продукции, а также выполнением работ и оказанием услуг сторонним организациям и отдельным лицам, должна находиться под постоянным контролем как соответствующих управленческих служб, так и специальных контрольных подразделений. Имея в виду, что на этой стадии выявляются окончательные результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, очень важно добиться четкой организации работы по продажам производимой продукции на протяжении всего года. Для этого надо шире практиковать контрольное определение качества отгружаемой продукции, сопоставление товарно-транспортных накладных и приемных квитанций на каждую ее партию, текущую сверку расчетов с покупателями, проверку правильности применения реализационных цен, доплат и скидок, своевременность и полноту поступления выручки на счета хозяйства.

Большую роль в организации действенного внутреннего контроля сбытовой деятельности призваны играть юридическая, учетная и экономическая службы хозяйства, обеспечивающие защиту его имущественных интересов. Причем такой контроль должен осуществляться как на преддоговорной стадии (до заключения договоров контрактации и купли-продажи и других аналогичных соглашений), так и в ходе их выполнения. Поэтому надо быть в курсе всех изменений действующего законодательства, регламентирующего указанные взаимоотношения, а также складывающегося уровня рыночных цен в момент отправки продукции на продажу, состояния расчетов, применения штрафов и других санкций.

Систематической проверке подлежат платные услуги хозяйства, которые могут выступать важным средством компенсации недобора доходов, вызванного неблагоприятными условиями текущего года для развития сельскохозяйственного производства. Для этого необходимо следить за тем, чтобы в хозяйстве был определен перечень таких услуг, порядок их предоставления и опла-_тЬ1. Именно в течение года можно действенно повлиять на допускаемые нарушения этого порядка для их оперативного устранения, когда каждый вид услуг можно проверить непосредственно _в ходе его предоставления.

Важное место в системе внутреннего контроля сбытовой деятельности занимает ее текущий анализ, осуществляемый экономической службой хозяйства. Как правило, по окончании каждого квартала подводятся комплексные итоги хода выполнения хозяйством плановых заданий, включая и финансовую деятельность. В этих случаях всестороннему анализу подвергаются объемы и качество реализованной продукции, ее структура, себестоимость, реализационные цены, выручка, рентабельность. Выявляются факторы, определившие соответствующие отклонения этих показателей от предусмотренных планом, и намечаются меры по улучшению сбытовой деятельности в очередном квартале. При организации такого текущего контроля создается возможность оперативно устранить недостатки и обеспечить выполнение годовых заданий.

При наличии специальных контрольных подразделений следует практиковать ежегодные проверки и ревизии применительно к вышеизложенному порядку, что существенно повышает действенность внутреннего контроля.

7. КОНТРОЛЬ И РЕВИЗИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ И ОПЛАТЫ ТРУДА

7.1 Задачи, последовательность и источники контроля и ревизии использования трудовых ресурсов и оплаты труда

Трудовые ресурсы являются основным и важнейшим видом экономических ресурсов, обеспечивающих осуществление самих воспроизводственных процессов. От уровня их использования в решающей степени зависят результаты хозяйствования, в связи с чем систематическое проведение контроля за указанными операциями имеет исключительно важное значение. Основными задачами контроля и ревизии использования трудовых ресурсов и оплаты труда в сельскохозяйственных организациях являются проверка соблюдения действующего законодательства о труде и выявление резервов дальнейшего повышения эффективности использования трудовых ресурсов на базе рациональной организации труда и действующих систем его оплаты.

В ходе решения этих задач сначала проверяют обоснованность планирования использования трудовых ресурсов и фонда оплаты труда в данном хозяйстве на предстоящие периоды, выявляют наличие разработанного и утвержденного в установленном порядке положения об оплате труда и правил внутреннего трудового распорядка и их соответствие действующему законодательству, затем определяют состояние по нормированию, тарификации, организации, охране труда и технике безопасности. Далее устанавливают соблюдение штатной дисциплины, тарифных ставок, должностных окладов и расценок, а также реальность выполненных работ и их объемов. Особо проверяют обоснованность премирования отдельных категорий и групп работников.

Отдельной проверке подвергают правильность расчетов с работниками хозяйства по оплате их труда, включая расчеты по невостребованной заработной плате и учтенной в качестве депонентских сумм.

В заключение необходимо проверить соответствие отчетных данных по труду данным бухгалтерского учета, предварительно выверенным в ходе ревизии или проверки указанных вопросов.

В качестве основных источников контроля и ревизии использования трудовых ресурсов и оплаты труда являются бизнес-план (производственно-финансовый план), положение об оплате труда, трудовые договоры, первичные документы по учету личного состава, использованию трудовых ресурсов по оплате труда, учетные записи по соответствующим счетам бухгалтерского учета (по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», субсчету «Расчеты по депонированным суммам» к счету 76 «Расчеты _с разными дебиторами и кредиторами», счетам издержек производства и другим счетам по принадлежности), а также соответствующие данные бухгалтерской и статистической отчетности.

7.2 Контроль и ревизия соблюдения положения об оплате труда

В ходе контроля и ревизии использования трудовых ресурсов и оплаты труда большое внимание уделяется проверке соблюдения штатной дисциплины, тарифных ставок, должностных окладов, расценок и системы премирования, установленных действующими положениями об оплате труда соответствующих категорий работников. Благодаря этому выявляются не только правильность оплаты труда, а также реальность и обоснованность его затрат, эффективность использования трудовых ресурсов и состояние трудовой дисциплины, что самым непосредственным образом связано с ростом производительности труда и успешным осуществлением всей финансово-хозяйственной деятельности сельскохозяйственных организаций.

Важная роль при этом принадлежит предварительному контролю в ходе которого представляется возможность своевременно вскрыть и устранить штатные излишества и другие нарушения затратах и оплате труда. Для этого необходимо проверить обоснованность установления численности отдельных категорий и групп работников, руководствуясь при этом действующими рекомендациями по указанным вопросам, опытом передовых хозяйств, результатами проведенного анализа использования фонда рабочего времени и т.д.

Наряду с этим в порядке предварительного контроля следует проверять и обоснованность затрат труда на отдельных видах работ, что обеспечивается сопоставлением намечаемых к осуществлению объемов работ с нормативными затратами. Особенно эффективен предварительный контроль за правильностью установления тарифных ставок, должностных окладов и расценок по отдельным группам работников и видам работ, так как позволяет вовремя устранить выявленные недостатки и упущения.

При текущем контроле устанавливают правильность и реальность выполненных работ, обоснованность применения соответствующих тарифных ставок, расценок, должностных окладов и премиальных выплат, соответствие фактических штатов утвержденным и их целевое использование. Следует иметь в виду, что от надлежащей организации текущего контроля за указанными вопросами в решающей степени зависит рациональное использование трудовых ресурсов и фонда оплаты труда. Поэтому в оперативном порядке необходимо контролировать прежде всего правильность применения действующего положения об оплате труда и реальность выполненных работ. В ходе текущего контроля применяются в основном приемы контрольного изучения и встречной сверки первичных документов по учету затрат труда и его оплаты и контрольные обмеры выполненных работ. Для этого необходима четкая организация документооборота по данному участку учетного процесса, важной стадией которого должны быть прием и проверка соответствующих первичных документов экономической и учетной служб хозяйства. Текущую проверку указанных документов следует сочетать со встречной сверкой с технологическими карта-Ми, первичными документами по учету готовой продукции, ее транспортировкой и т.д. Анализ материалов ревизий и проверки позволяет обобщить наиболее характерные недостатки и нарушения в оплате труда. Прежде всего довольно часто неправильно

определяются объемы выполненных работ, что можно выявит сопоставлением первичных документов по учету труда с технологическими картами, документами по оприходованию готовой продукции и т.д., а также контрольным обмером работ.

В документы по учету труда иногда включают нереальны работы, что устанавливается сопоставлением с технологически, ми картами и другими документами, а также опросом соответствующих лиц и проверкой работ в натуре.

Повторное включение работ в документы по учету труда можно выявить сопоставлением указанных документов за смежные периоды, а также встречной сверкой с другими документами и проверкой работ в натуре.

Допускаемое в ряде случаев неправильное применение норм выработки, тарифных ставок, должностных окладов и расценок определяется сопоставлением их со сборниками выработки и тарификационными справочниками.

Преднамеренная или ошибочная неправильная таксировка отдельных документов по учету труда выявляется их контрольной таксировкой в ходе проведения данной ревизии или проверки.

Неправильное применение доплат и надбавок к твердой оплате труда устанавливается сопоставлением первичных документов по учету труда с действующим положением об оплате труда.

Встречающийся иногда неправильный подсчет итоговых сумм по первичным документам можно установить их контрольным подсчетом.

Включение в документы по учету труда фамилий лиц, не принимавших участие в выполнении данных работ, выявляется сопоставлением фамилий работников со списочным составом бригады, звена, отряда, а также опросом отдельных лиц, сверкой подписей.

В случае включения в документы по учету труда должностей, не предусмотренных штатным расписанием, эти документы сопоставляют со штатным расписанием.

Факты несоответствия выполненной работы штатной должности можно установить изучением характера фактически выполняемой работы данным работником.

Нарушение законодательства о совместительстве устанавливается сопоставлением фактического оформления совместительства с действующим законодательством.

Все эти и другие недостатки и нарушения в оплате труда могут быть вскрыты и устранены, если в ходе текущего контроля все первичные документы по учету труда и расчетно-платежные ведомости подвергаются сплошной проверке при их приемке от внутрихозяйственных подразделений. Кроме того, внутренние контролеры должны как можно шире практиковать внезапные контрольные обмеры выполненных работ, явки на работу отдельных должностных лиц, их опрос и встречную сверку взаимосвязанных документов по отражению затрат труда и его оплаты.

В полном объеме соблюдение штатной дисциплины и действующего в хозяйстве положения об оплате труда должно быть изученно при документальных ревизиях и проверках. При этом важным моментом является проверка правильности составления штатного расписания хозяйства и его соблюдение в процессе выполнения производственной программы. Следует тщательно изучить обоснованность включения в штатное расписание тех или иных должностей, руководствуясь соответствующими нормативами, специализацией и размерами данного хозяйства. Отдельно выявляется правильность установления должностных окладов и надбавок по каждой штатной должности в соответствии с утвержденным положением об оплате труда в данном хозяйстве.

Проверкой расчетно-платежных ведомостей, табелей учета рабочего времени, приказов о назначении работников определяется соблюдение штатной дисциплины. При этом особое внимание надо обращать на всякого рода дополнительные к данному структурному подразделению расчетно-платежные ведомости, вписанные не в обычном порядке фамилии отдельных работников, сомнительные подписи, за которыми могут скрываться факты нарушения штатной дисциплины и злоупотреблений.

Правильность применения тарифных ставок, расценок и сумм начисленной оплаты труда устанавливается проверкой первичных документов. В связи с тем, что по данному объекту контроля в каждом хозяйстве имеется большой объем документов и учетных записей, указанные вопросы при документальных ревизиях и проверках проверяются обычно выборочным методом. Однако при выявлении злоупотреблений все эти источники контроля должны быть изучены в сплошном порядке. Методически более оправданна такая выборка документов и записей для выявления соблюдения действующего положения об оплате труда, правильности и реальности объемов выполненных работ, при которой проверкой охватываются все отрасли, внутрихозяйственные подразделения и важнейшие виды работ в разрезе каждого месяца проверяемого периода. В этом случае проверенные первичные документы учету труда дают в известных пределах объективную картину состояния соблюдения штатной дисциплины и действующего положения об оплате труда.

Проверка указанных документов, являющаяся основным приемом контроля при ревизии затрат труда и его оплаты, направлена на выявление реальности отраженных в них работ, правильности указания их объемов, сроков выполнения, состава исполнителей, норм выработки, расценок, сумм начисленной оплаты труд_а включая доплаты и надбавки. Наряду с проверкой документов по учету труда широко применяется их встречная сверка с другими взаимосвязанными документами и учетными записями (с положением об оплате труда, сборниками норм выработки, материалами квалификационной комиссии, документами по оприходованию урожая и другой готовой продукции, ее транспортировки и переработки). При обнаружении сомнительных операций проводят опрос соответствующих лиц, запрос в другие организации, а также контрольный обмер выполненных работ, если это возможно в период проведения ревизии или проверки.

При проверке премиальных выплат выявляют прежде всего соблюдение установленного порядка их осуществления (премирование работников за перевыполнение норм выработки, рост объемов производства и продажи сельскохозяйственной продукции, экономию производственных затрат и т.д.), а также обоснованность размеров соответствующих премиальных выплат и реальность указанных операций.

При этом в ходе проверки фактических выплат премиальных вознаграждений устанавливают наличие соответствующего приказа руководителя хозяйства, а также предусмотрены ли те или иные премиальные выплаты положением об оплате труда в данном хозяйстве. Затем тщательно изучают соблюдение установленных условий и показателей премирования, для чего проверяют соответствующие данные бухгалтерского учета, рапорты и донесения руководителей внутрихозяйственных подразделений, материалы заседаний комиссии по оплате труда и т.д. В необходимых случаях проводят осмотр работ в натуре (пахоты, намолоченного зерна, убранных площадей, жирности молока и др.) контрольные инвентаризации, опрос соответствующих лиц.

По выявленным фактам приписок объемов выполненных работ, расценок, тарифных ставок, премиальных выплат и других сумм начисленной оплаты труда составляются специальные ведомости с указанием соответствующих документов и обнаруженных приписок, которые прилагаются к общему акту ревизии или отчету о результатах проверки.

Вместе с тем важно обеспечить соблюдение общей суммы выплат по труду (фонда оплаты труда), предусмотренной в бизнес-плане (производственно-финансовом плане) хозяйства на проверяемый период.

При этом в ходе текущего контроля за соблюдением общего фонда оплаты труда, наряду с систематической проверкой правильности применения положения об оплате труда в данном хозяйстве, необходимо организовать оперативное отслеживание хода выполнения внутрихозяйственными подразделениями доведенных до них бюджетов, смет и иных заданий, чему в свою очередь способствует четкая постановка управленческого и прежде производственного учета. Известно, что если в хозяйстве налажено обоснованное соблюдение норм выработки, точный учет объемов фактически выполненных работ и правильное применение расценок, тарифных ставок и должностных окладов, а также системы премирования, то тем самым обеспечивается и рациональное использование общего фонда оплаты труда (соразмерно росту производительности труда). И наоборот, при отсутствии текущего контроля за соблюдением положения об оплате труда всегда имеется наибольшая вероятность допущения перерасхода планового фонда оплаты труда. Наряду с этим не следует забывать о необходимости текущего контроля за соблюдением указанного фонда и в целом, для чего следует систематически на протяжении года анализировать его использование, добиваясь перекрытия допущенного в предыдущие месяцы и кварталы перерасхода экономией в последующие периоды. Причинами внутреннего перерасхода фонда оплаты труда могут быть как нарушения в применении положения об оплате труда и штатной дисциплины, так и выполнение не предусмотренных планом работ. В этих случаях необходимо оперативно вскрывать зависящие от хозяйства причины и устранять их в ходе выполнения производственной программы. В любых случаях важно обеспечить действительное сочетание текущего контроля за соблюдением фонда оплаты труда с поиском резервов улучшения организации трудовых процессов и использования трудовых ресурсов, для чего надо шире привлекать управленческие службы и внутрихозяйственные подразделения, включая службы внутреннего контроля.

При последующих проверках и ревизиях контроль за соблюдением фонда оплаты труда направлен на выявление соответствия фактически использованного фонда его плановому размеру, а также эффективности его использования.

При этом эффективное хозяйствование предполагает соразмерность выплат по труду его производительности, на что и следует прежде всего обращать внимание в ходе контроля и ревизии использования трудовых ресурсов и оплаты труда. Обычно показатели производительности труда исчисляются отношением стоимости валовой продукции (в сопоставимых ценах) на 1 человеко-час или человеко-день, а также на одного среднегодового работника. Сопоставление фактических и плановых показателей производительности труда выявляет степень выполнения плана по этому важному показателю. Пофакторным анализом затем вскрываются отдельные причины снижения или роста производительности труда за проверяемый период, на основе чего определяются меры по улучшению использования трудовых ресурсов в данном хозяйстве на предстоящий период.

7.3 Контроль и ревизия правильности расчетов по оплате труда

В задачу контроля и ревизии затрат труда и его оплаты входит выявление правильности расчетов хозяйства с работниками по оплате их труда.

Основными нормативными актами, регулирующими указанные расчеты, служат Трудовой кодекс РФ и локальные акты данного хозяйства по труду (положение об оплате труда, коллективный договор, трудовые договоры с работниками и др.).

Точное соблюдение действующего порядка в осуществлении расчетов по оплате труда обеспечивает организация систематического контроля за ними на всех стадиях, начиная от их возникновения и заканчивая завершением.

Прежде всего следует обратить внимание на всестороннюю разработку всей нормативной документации по указанным вопросам на базе существующих законоположений (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание, нормы выработки, условия и показатели премирования, тарификационная и аттестационная системы и т.д.), что невозможно без должной постановки прежде всего внутреннего контроля в каждом хозяйстве. Непременное условие правильности расчетов по оплате труда - соблюдение законодательства о порядке приема отдельных лиц на работу, зачисления их на соответствующие должности, перевода и увольнения, четкое разграничение перечня работ со сдельной и повременной оплатой труда, своевременное ознакомление работников с условиями и режимом оплаты труда. На все эти вопросы необходимо обращать внимание еще до начала возникновения расчетных взаимоотношений по оплате труда, для чего рекомендуется заранее проверять наличие и правильность разработки вышеуказанной нормативной документации, соблюдение действующего законодательства о приеме, перемещении и увольнении работников, состояние нормирования, организации и охраны труда.