Контроль и ревизия организации

На выявление всех вопросов организации складского хозяйства, хранения и сохранности товарно-материальных ценностей направлен последующий контроль за указанными операциями, основной формой которого являются документальные ревизии и проверки, в ходе которых устанавливают наличие и состояние складских помещений и других емкостей, предназначенных для хранения соответствующих видов материально-производственных запасов, подъездных путей и околоскладских площадок, весоизмерительных приборов, противопожарных средств, охраны, хранения и складского учета. При этом основными приемами контроля служат осмотр складского хозяйства в натуре, ознакомление с документами, их проверка, контрольная инвентаризация товарно-материальных ценностей, встречная сверка документов и записей, опрос должностных лиц и их письменные объяснения. При необходимости контрольного определения качества отдельных видов ценностей используются лабораторный анализ и экспертиза.

Проверку складских помещений и емкостей для хранения материально-производственных запасов рекомендуется проводить путем их осмотра в натуре в начальный период ревизии или проверки. В ходе ее осуществления ревизоры устанавливают техническое состояние тех или иных помещений (наличие исправной крыши, стен, полов, стеклянных и огражденных оконных проемов, наружных и внутренних запоров на дверях и воротах, оборудования стеллажами, полками, закромами), необходимых весов, расчетных таблиц, мерной тары и других измерительных приборов, ^а также подъездных путей и околоскладских площадок. При этом обращается внимание на соблюдение действующего порядка клеймения весов и других измерительных приборов, обеспечение потребности в них проверяемого хозяйства.

Выявление состояния складирования и хранения товарно-материальных ценностей проводится путем их фактического осмотра в процессе которого устанавливается соблюдение действующих указаний и рекомендаций о порядке закладки на хранение отдельных видов этих ценностей, поддержании определенного уровня влажности, температуры, освещенности и т.д., тщательной проверке подлежит состояние работы на складах, кладовых и других местах хранения материально-производственных запасов по их приемке и отпуску, для чего в процессе ревизии или проверки рекомендуется произвести фактический контроль приема и отпуска отдельных видов продуктов и материалов. В частности, присутствуя при приемке тех или иных материально-технических средств, контролеры могут установить, как соблюдается установленный действующими нормативными актами порядок приемки материалов по количеству и качеству, составляются ли приемные акты и коммерческие акты в случаях нарушения целостности упаковки, пломбирования вагонов, недостач материальных ценностей в пути и т.д., правильно ли составляются внутренние документы и записи в регистрах складского учета на оприходование поступивших материально-производственных запасов, проводится ли их биркование, метка и т.д. При проверке отпуска отдельных видов продуктов и материалов выявляются наличие основания данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета. На правильность ведения учета в местах хранения материальных ценностей надо обращать особое внимание, так как при его запущенности создаются наиболее благоприятные возможности для всякого рода нарушений и злоупотреблений.

В этих целях следует в обязательном порядке ознакомиться с фактическим состоянием складского учета на отдельных складах, в кладовых и других местах хранения тех или иных ценностей. Проверяют наличие в достаточном количестве книг или инвентарных карточек складского учета материалов, правильность их открытия и ведения по хранимым ценностям, своевременность осуществления в них учетных записей и составления ежемесячных отчетов о движении материальных ценностей, правильность и своевременность проведения их инвентаризации, сличения ее результатов и принятия соответствующих мер по регулированию инвентаризационных разниц. Как показывает практика, наиболее частые нарушения в хранении и использовании материально-производственных запасов допускаются прежде всего в тех случаях, когда не уделяется должное внимание правильной организации складского учета, систематического контроля за его состоянием и периодически проводимой инвентаризации товарно-материальных ценностей. Особенно часто встречаются случаи формального подхода к проведению инвентаризации, в ходе которой данные инвентаризационных ведомостей полностью не обрабатываются, а выявленные недостачи или излишки материалов не регулируются в установленном порядке. Поэтому необходимо ознакомиться с инвентаризационными описями на дату последней инвентаризации, сверить их при необходимости с данными складского и бухгалтерского учета. Тщательной проверке следует подвергнуть проведенное регулирование инвентаризационных разниц, имея в виду, что взаимный зачет выявленных при инвентаризации излишков и недостач осуществляется, как отмечалось, лишь в исключительных случаях, когда такие разницы возникли у одного и того же материально ответственного лица по материалам одного и того же наименования в одинаковых количествах за один и тот же проверяемый период. При этом если стоимость недостающих ценностей превышает стоимость ценностей, оказавшихся в излишке, то разница подлежит отнесению на виновных лиц.

Во всех остальных случаях излишки ценностей должны быть немедленно оприходованы по соответствующим счетам бухгалтерского учета, а недостачи отнесены на счета виновных лиц или издержек производства в установленном порядке, соблюдение которого следует подвергнуть особой проверке. В частности, проверяя обоснованность списания выявленных при инвентаризации недостач товарно-материальных ценностей на счет 26 «Общехозяйственные расходы», контролеры устанавливают, во-первых, правильность определения норм естественной убыли, в пределах которых могут списывать в указанном порядке недостачи ценностей, и, во-вторых, действительно ли отсутствовали конкретные виновные лица таких недостач и потерь, при которых они списываются на финансовые результаты (счет 91 «Прочие доходы и расходы»). В свою очередь необходимо проверить правильность применения норм естественной убыли, расчета недостач в пределах указанных норм и соблюдения действующего порядка списания недостач товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли. Причем надо удостовериться в обоснованности примененных норм естественной убыли, которые нередко используются без законных оснований (как отмечалось, следует применять только такие нормы естественной убыли, которые утверждены в установленном порядке соответствующими министерствами и ведомствами, а во всех остальных случаях недостачи полностью относятся на счета соответствующих лиц). Проверка правильности расчета величины недостач тех или иных ценностей в пределах норм естественной убыли проводится путем умножения среднего остатка каждого вида ценностей на установленную норму убыли по периодам их хранения. При этом следует иметь в виду, что Методическими рекомендациями по разработке норм естественной убыли, утвержденными приказом Министерства экономического развития и торговли РФ от 31.03.03 № 95 во исполнение постановления Правительства РФ «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей» от 12.11.02 № 814, нормы естественной убыли могут утверждаться уполномоченными органами по соответствующим ценностям для двух периодов: осенне-зимнего (с 1 октября по 31 марта) и весенне-летнего (с 1 апреля по 30 сентября) с дифференциацией по установленным климатическим группам. Причем технологические потери и потери от брака, из-за нарушения требований стандартов и иных технических правил и условий, а также из-за повреждения тары, несовершенства средств защиты материальных ценностей и применяемого технологического оборудования не считаются естественной убылью и подлежат отнесению на виновных лиц.

Наряду с проверкой соблюдения действующего порядка проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей необходимо шире практиковать контрольные инвентаризации, осуществляемые как штатными работниками и контролерами хозяйства, так и внешними контрольными органами. Итоговые результаты ее на основе промежуточного акта включаются в общий акт ревизии или отчет о результатах проверки.

2.3 Контроль и ревизия оприходования продукции собственного производства

В процессе производства готовой продукции в сельскохозяйственных организациях наряду с покупными материалами формируются также в больших размерах и производственные запасы в виде семян, кормов и сырья для переработки собственного производства. В связи с этим в организации контроля за поступлением материально-производственных запасов первоочередное внимание должно быть уделено полноте и своевременности оприходования продукции собственного производства. Большое значение при этом имеет правильная постановка текущего учета и контроля, когда представляется возможным своевременно вскрыть и предупредить порчу или хищение сельскохозяйственной и другой готовой продукции. Наряду с приемами документального контроля (проверка документов по оприходованию и движению продукции, их взаимная сверка) в данном случае могут быть широко использованы и приемы фактического контроля (контрольные инвентаризации, лабораторные анализы и т.д.), что значительно повышает действенность текущего контроля за сохранностью урожая и другой готовой продукции. Такую работу надо проводить на протяжении всего хозяйственного года и прежде всего в период уборочной кампании, стрижки овец, переработки сельскохозяйственного сырья и другие периоды массового поступления продукции собственного производства.

Всесторонней проверке указанные вопросы подвергаются при документальных ревизиях и проверках, в ходе которых изучают состояние учета и хранения, соблюдение порядка оприходования всей поступившей за проверяемый период готовой продукции.

При этом ревизия поступления зерна, семян подсолнечника, сахарной свеклы, овощей, картофеля и другой продукции растениеводства проводится путем проверки соответствующих первичных документов по ее оприходованию (реестров отправки зерна и другой продукции с поля, путевок на вывоз продукции с поля, дневников поступления сельскохозяйственной продукции, накладных и др.). В ходе этой проверки устанавливают правильность составления указанных документов, их подлинность, реальность отраженных в них операций и объективность содержащихся сведений. Для выполнения полноты и своевременности оприходования урожая широко применяется встречная сверка указанных документов с документами по начислению заработной платы за его уборку (учетными листами трактористов-машинистов, учетными листами труда и выполненных работ, путевыми листами трактора, путевыми листами грузового автомобиля и др.). Эффективным приемом контроля при изучении этих вопросов может также оказаться опрос соответствующих работников хозяйства, связанных с уборкой и оприходованием продукции растениеводства. Если ревизия или проверка проводится в период уборочной кампании, следует применять контрольные инвентаризации поступившей от урожая продукции, результаты которых оформляются промежуточными актами. Выявлению реальности показателей валового сбора и урожайности способствует также сопоставление учетных и отчетных данных и показателей бизнес-плана, данных о поступлении продукции с данными об ее использовании (балансы продуктов) и т.д.

Проведение ревизии или проверки поступления продукции животноводства обязательно должно включать в себя наряду с приемами документального контроля и контрольные инвентаризации, чему способствует более или менее равномерный выход этой продукции на протяжении всего года. При этом использование приемов документального контроля характеризуется тем же порядком, что и при контроле за поступлением продукции растениеводства. Так, рекомендуется осуществлять проверку по форме и существу дневников учета надоя молока, дневников поступления сельскохозяйственной продукции, актов настрига и приема шерсти, накладных и других первичных документов по оприходованию продукции животноводства. При этом широко применяется встречная сверка данных о количестве полученной продукции и доившихся коров, остриженных овец, кур-несушек и т.д., данных по указанным документам и ведомостям расхода кормов, расчетам начисления заработной платы работникам животноводства, накладным на отправку этой продукции, регистрам зоотехнического учета. Эффективным приемом контроля может оказаться сверка данных первичного учета с обобщенными данными, представленными в виде балансов движения соответствующих видов готовой продукции и прежде всего ее использования на производственные нужды. В частности, выявляется реальность количества списанного молока на выпойку молодняка животных и переработку проинкубированных яиц, отходов шерсти после ее мытья и т.д.

Особенно эффективно применение контрольных надоев молока, настрига шерсти, сбора яиц, меда, улова рыбы и т.д. Поэтому в ходе ревизии или проверки по заранее намеченному плану контрольных инвентаризаций и дополнительным сведениям, полученным непосредственно в хозяйстве, контролеры отбирают одну или несколько ферм, формируют состав инвентаризационной комиссии и по согласованию с администрацией предприятия проводят контрольную инвентаризацию той или иной продукции животноводства, результаты которой оформляются промежуточным актом в порядке, аналогичном оформлению результатов контрольной инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Для выявления полноты и своевременности оприходования продукции промышленных, вспомогательных и прочих производств применяются также приемы изучения документов по ее оприходованию (актов, накладных, дневников) и их встречной сверки с документами по начислению заработной платы работникам указанных производств (нарядами на сдельную работу, учетными листами труда и выполненных работ) и документами по оформлению ее реализации или производственного потребления (товарно-транспортными накладными, актами, ведомостями, лимитно-заборными картами и т.д.). При этом необходимо осуществлять встречную сверку указанных документов со средними нормативными данными выхода той или иной продукции, за расхождениями с которыми могут скрываться факты неполного оприходования и присвоения этой продукции. Например, этот прием контроля может широко применяться при ревизии или проверке поступления продукции переработки сельскохозяйственного сырья и полуфабрикатов, забоя животных и т.д.

Так же, как и при ревизии или проверке выхода сельскохозяйственной продукции, следует применять приемы контрольной инвентаризации поступления продукции промышленных и прочих производств, при необходимости проводить ее лабораторной анализ, по результатам которого составляются отдельные промежуточные акты или справки.

2.4 Контроль и ревизия поступления материально-производственных запасов со стороны

В современных условиях материально-техническое обеспечение сельскохозяйственных организаций необходимыми средствами производства осуществляется преимущественно на договорной основе путем их приобретения в системе оптовой и розничной торговли.

Важным звеном организации систематического контроля за обоснованностью приобретения, полнотой и своевременностью оприходования материально-производственных запасов является предварительный и текущий контроль за указанными операциями, осуществляемый прежде всего штатными службами и контролерами хозяйства.

В ходе предварительного контроля выявляют обоснованность и правильность заключения соответствующих договоров по указанным сделкам, соблюдение действующего порядка выдачи доверенностей на получение материально-производственных запасов, сроков и условий доставки их в хозяйство, формы расчетов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в процессе поступления и оприходования указанных материальных ресурсов путем проверки товарно-транспортных накладных, счетов-фактур и других сопроводительных документов, их встречной сверки с внутренними документами по оприходованию этих ценностей или фактическим осмотром и инвентаризацией их в натуре.

Всестороннему изучению подлежат указанные операции при документальных ревизиях и проверках. Особое внимание в этих случаях надо обратить на каналы поступления материально-производственных запасов, правовые основания и условия осуществления таких сделок, для чего контрольному изучению подвергают соответствующие договоры (купли-продажи, мены, займа, учредительные договоры и т.д.), первичные документы по оприходованию тех или иных материалов и записи в учетных регистрах по счетам 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 75 «Расчеты с учредителями» и др.

Полнота и своевременность оприходования отдельных видов покупных товарно-материальных ценностей определяются путем встречной сверки внутренних и внешних документов по этим операциям, а также сопоставлением записей по движению материалов за смежные периоды. Нередко хозяйства в полной сумме предъявленных к оплате фактически оплаченных счетов поставщиков приходуют не полностью поступившие материально-производственные запасы (в меньшем количестве, чем указано в сопроводительных документах) и не предъявляют к ним претензий. В таких случаях надо тщательно установить причины и характер образовавшихся недостач и при наличии вины поставщика принять меры к оформлению претенциозных требований и возврату излишне уплаченных сумм. Иногда за указанными расхождениями могут скрываться факты присвоения тех или иных ценностей отдельными должностными лицами, что устанавливается сверкой записей по книгам или карточкам складского учета, проверкой движения этих материалов, опросом соответствующих работников, связанных с их доставкой, разгрузкой, приемкой, отпуском и производственным потреблением. По всем выявленным фактам злоупотреблений составляют отдельные промежуточные акты и указанные недостачи относят на счета виновных лиц исходя из количества недостающих ценностей и их стоимости по рыночным ценам.

Усилению контроля за своевременностью и полнотой оприходования покупных материалов способствует строгое соблюдение в каж-дом хозяйстве установленного статьями 185-189 Гражданского кодекса РФ порядка оформления и действующих правил вьщачи доверенностей. В ходе этой проверки необходимо выяснить, ведется ли в хозяйстве журнал учета вьщачи доверенностей, по типовой ли форме выдаются доверенности, соблюдается ли установленный порядок вьщачи доверенностей (их выдача должна производиться за подписями руководителя и главного бухгалтера только работникам данного хозяйства, ранее отчитавшихся по предыдущим доверенностям, при наличии наряда или другого документа, являющегося основанием для получения товарно-материальных ценностей, с обязательным заполнением всех реквизитов на срок не более чем на 15 дней или, в исключительных случаях, при систематическом получении материалов, на месяц). Тщательно проверяется также соблюдение порядка хранения книжек доверенностей и текущего контроля за этими операциями со стороны главного бухгалтера хозяйства, который обязан обеспечить соблюдение правил оформления, регистрации и вьщачи доверенностей, инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке отчетности, о выполнении поручений по доверенности, контроль за их использованием и своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности и возврата доверенности при ее использовании.

Рекомендуется выявленные случаи недооприходования покупных товарно-материальных ценностей выписать в отдельные ведомости по видам этих ценностей с указанием даты их поступления, номеров приходных документов, недооприходованного количества, его стоимости, мест хранения и виновных лиц. Эти сведения затем включаются в общий акт ревизии или отчет о результатах проверки, на основании чего принимаются меры к возмещению причиненного хозяйству материального ущерба.

2.5 Контроль и ревизия выбытия материально-производственных запасов

В организации контроля за движением материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях особое место занимает осуществление систематического наблюдения за их выбытием. Именно на этой стадии наиболее часто допускаются нарушения и злоупотребления, вскрывать и предупреждать которые призван экономический контроль за указанными операциями.

Чтобы выявить обоснованность и правильность оформления использования материально-производственных запасов на те или иные цели, необходимо изучить каждую хозяйственную операцию, для чего контроль за ним целесообразно осуществлять по каждому виду и группе этих ценностей в разрезе отдельных направлений их выбытия.

При этом первоочередное внимание должно быть уделено организации действительного контроля за движением сельскохозяйственной продукции, наиболее характерными каналами незаконного и нецелесообразного использования которой являются ее хищение во время уборки и порча в процессе хранения. Поэтому усилия контролеров должны быть направлены прежде всего на выявление соблюдения действующего порядка реализации, отпуска работникам хозяйства, хранения и сохранности сельскохозяйственной продукции, начиная от ее выхода и заканчивая потреблением. Особенно эффективны в таких случаях предварительный и текущий контроль, осуществляемые непосредственно работниками каждого хозяйства. Для этого тщательно отрабатывается порядок использования поступающей сельскохозяйственной продукции и оперативного контроля готовности всех служб к уборочной кампании, уточняется план использования урожая в соответствии с бизнес-планом (производственно-финансовым планом), положением об оплате труда и иными решениями о продаже и выдаче сельскохозяйственной продукции. В ходе ее поступления все штатные службы и контролеры хозяйства должны быть привлечены к контролю за отправкой из хозяйства и расходованием каждой партии зерна, картофеля, овощей и другой сельскохозяйственной продукции, чтобы не допустить или своевременно вскрыть факты ее растрат и хищений. Там, где в должной мере осуществляется такой контроль за указанными операциями, значительно лучше обстоит положение дел с сохранностью готовой продукции, в связи с чем этим формам контроля должно уделяться особое внимание.

Необходимо отметить, что при проведении текущего контроля за выбытием сельскохозяйственной продукции и других материальных ценностей представляется возможным значительно шире использовать приемы документального и фактического контроля, что в конечном счете существенно повышает его эффективность. В частности, при реализации сельскохозяйственной продукции, ее отпуске в порядке оплаты труда работникам хозяйства, использовании на семенные и фуражные цели, переработку и т.д., наряду с предварительной и текущей проверкой соответствующих документов (товарно-транспортных накладных, ведомостей, актов, лимитно-заборных карт, накладных внутрихозяйственного назначения), могут применяться контрольные инвентаризации, фактические осмотры, лабораторные анализы отдельных партий продукции, использование которых при последующем контроле крайне ограничено. Вместе с тем и в этих случаях, и прежде всего в ходе проведения ревизий, надо стремиться применять приемы фактического контроля, сочетание которых с документальным контролем позволяет наиболее полно установить соблюдение действующего порядка в использовании сельскохозяйственной продукции.

Ревизию или проверку выбытия этой продукции рекомендуется осуществлять по ее отдельным видам, широко используя при этом приемы встречной сверки и балансовые расчеты ее движения на основании данных по счету 43 «Готовая продукция».

Проверяя записи по реализации продукции, необходимо сопоставить данные по отдельным аналитическим счетам к счетам 90 «Продажи», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 45 «Товары отгруженные» и 43 «Готовая продукция». Особое внимание при этом обращается на расхождение в весе и качестве отправленной и принятой заготовительными организациями и другими покупателями товарной продукции. Следует проверить правильность подсчета количества, скидок и надбавок, применяемых в соответствии с действующими условиями зачета отдельных видов продукции при их оплате, для чего подвергают арифметической проверке приемные квитанции заготовительных организаций, проводят их встречную сверку с товарно-транспортными накладными данного хозяйства.

Тщательно изучаются операции по так называемой прочей реализации продукции, для чего следует установить, не кроются ли за этими операциями случаи недостач и потерь продукции по вине отдельных лиц. Особо тщательно надо проверить все случаи списания продукции как потери в пути при ее доставке на заготовительные пункты, рынки и другие места сбыта, за которыми могут скрываться факты ее хищений, для чего привлекаются как учетные данные, так и письменные объяснения отдельных работников.

Проверяя выбытие сельскохозяйственной продукции по другим направлениям использования (переработка, расход на кормление животных, внесение семян и посадочного материала в почву, отпуск натуры в оплату труда работников хозяйства и т.д.), контролеры должны выявить реальность такой операции путем встречной сверки соответствующих первичных документов (актов на переработку, ведомостей расхода кормов, актов расхода семян и посадочного материала, ведомостей и накладных на разовые выдачи отдельных видов продукции) с взаимосвязанными данными (актами и накладными на оприходование продукции переработки, количеством фуражных голов скота и рационами его кормления, нормами расхода семян и посевными площадями, численностью работников и установленными нормами выдачи натуры в оплату их труда и т.д.), а также изучения самих документов. Эффективным приемом контроля в этих случаях могут оказаться балансовые расчеты движения отдельных видов продукции.

Наряду с определением обоснованности и целесообразности списания зерна, картофеля, овощей и других сельскохозяйственных продуктов по всем направлениям их выбытия необходимо в обязательном порядке выявить возможности увеличения их товарных ресурсов за счет устранения нерациональных затрат и непроизводительных потерь каждого вида этой продукции. Составив балансовый расчет движения каждого вида продукции, выверив его расходную часть, контролеры определяют реальность объемов ее валового производства, что оформляют в виде отдельных ведомостей, прилагаемых к акту ревизии или отчету о результатах проверки. Особенно тщательно следует проверить реальность использования покупных кормов и, в первую очередь, концентратов, которые могут быть похищены отдельными нечестными работниками складов и ферм и списаны на кормление животных. С этой целью, наряду с вышеизложенными приемами, следует практиковать контрольные инвентаризации наличия указанных кормов на складах и фермах и их расход непосредственно в процессе кормления животных.

Производственное потребление семян и посадочного материала изучается на основании данных, отраженных по соответствующим аналитическим счетам к синтетическим счетам 10 «Материалы» и 20 «Основное производство» (субсчет «Растениеводство») с обязательным привлечением оправдательных первичных документов (актов расхода семян и посадочного материала, накладных внутрихозяйственного назначения) и норм расхода каждого вида семян, действующих в данной зоне. Обнаруженные случаи значительных отклонений фактического расхода семян от нормативного должны быть основательно изучены, ибо за ними могут скрываться факты злоупотреблений. Особой проверке следует подвергать каждый случай списания недостач семян и посадочного материала, чтобы выявить конкретных виновных лиц, допустивших их порчу, гибель или хищение.

Переработка сельскохозяйственного сырья и другой продукции в данном хозяйстве или на давальческих началах в других организациях проверяется также на основании учетных данных по счетам 10 «Материалы», 20 «Основное производство» (субсчет «Промышленное производство») и 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» и соответствующих первичных документов как на отпуск сырья, так и на оприходование готовой продукции. В этих случаях широко применяют прием встречной сверки документов и записей по расходу сырья и выходу готовых продуктов, используя действующие нормативы по каждому виду их переработки. Эффективным приемом контроля является контрольный запуск сырья и определения выхода готовой продукции, что также следует широко применять в ходе проверки указанных операций.

Важное внимание в контрольно-ревизионной работе должно уделяться изучению эффективности использования минеральных и органических удобрений, ядохимикатов и гербицидов. Самой распространенной причиной их потерь в сельском хозяйстве служит порча в процессе хранения, на выявление которой и должно быть прежде всего направлено внимание контролеров. Для этого проверяют своевременность и полноту вывоза получаемых хозяйством химикатов, доставки их в места постоянного или временного хранения и внесения в почву. Нередко списание минеральных удобрений проводится при инвентаризациях, когда выявляется их недостача вследствие порчи. Эти факты можно выявить проверкой актов об использовании минеральных, органических и бактериальных удобрений, ядохимикатов и гербицидов, их встречной сверкой с технологическими картами и данными агрономического учета. Выявленные нереальные объемы списания удобрений под те или иные культуры следует выписать в отдельную ведомость, на основании которой затем вносятся соответствующие изменения в отчетные данные хозяйства и принимаются меры к виновным лицам.

При проверке расхода твердого топлива обращается внимание на соблюдение норм отпуска и отпускных цен, установленных по каждому его виду (дрова, торф, уголь, сланец). Ревизии и проверки все еще часто выявляют факты необоснованного бесплатного отпуска твердого топлива специалистам, руководящим и другим работникам хозяйства. В этом случае контролеры должны составить отдельную ведомость с указанием даты, вида, количества и цены отпущенного топлива, фамилии работников и сумм, подлежащих возмещению. При установлении нерационального использования топлива и порчи в процессе хранения контролеры отражают эти факты в итоговых документах и вносят предложение для принятия необходимых мер через руководство данного хозяйства.

В ходе контроля и ревизии расходования нефтепродуктов основное внимание обращают на соблюдение установленных норм, материальной заинтересованности в экономии и материальной ответственности за перерасход горючего и смазочных материалов. Для этого широко используют приемы встречной сверки фактического и нормативного расхода отдельных нефтепродуктов (с учетом фактически выполненного объема работ машинно-тракторным парком), контрольного обмера выполненных работ и израсходованного горючего, контрольные инвентаризации наличия нефтепродуктов на дату ревизии или проверки.

При определении законности и реальности списания биопрепаратов и ветеринарных медикаментов следует в первую очередь подвергать проверке широко используемые материальные ценности (спирт, премиксы и т.п.), для чего проводят контрольные инвентаризации, ветеринарную экспертизу, а также сверку фактического расхода с нормативным.

Тщательной проверке подлежит также расходование строительных и ремонтных материалов, так как на них приходится все еще высокий удельный вес растрат и недостач, допускаемых в сельскохозяйственных организациях. Во всех случаях по наиболее ликвидным материалам (шифер, толь, линолеум, цемент, кирпич, лесоматериалы, краски и др.) рекомендуется проводить контрольные инвентаризации их наличия, а при необходимости и контрольные обмеры их фактического использования на те или иные строительные либо ремонтные работы. Методика проверки обоснованности, целесообразности и реальности расходования строительных и ремонтных материалов сводится к изучению соответствующих первичных документов (лимитно-заборных карт на получение материальных ценностей, накладных внутрихозяйственного назначения, ведомостей дефектов на ремонт машин, смет и др.) на выполнение каждого вида строительных или ремонтных работ, а также к проведению в необходимых случаях их контрольных обмеров. Сопоставляя фактический расход соответствующих материалов со сметами или данными контрольного обмера, контролеры могут установить реальность учетных данных. Изучением характера самих операций выявляются их обоснованность и целесообразность. Например, обнаружив ремонт квартир или индивидуальных машин за счет хозяйства без наличия соответствующего решения, контролеры вносят предложения по возмещению причиненного ущерба в результате таких операций. Примером их нецелесообразности может служить ремонт только что законченного строительством объекта и т.д. Особое внимание надо обращать на разовый отпуск строительных и ремонтных материалов, за которым могут скрываться факты их присвоения отдельными работниками. Выявлению таких фактов могут способствовать встречная сверка записей по кредиту счетов 07 «Оборудование к установке», 10 «Материалы» и дебету счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» и т.д., а также опрос соответствующих должностных и материально ответственных лиц. Например, иногда присвоенные запасные части оформляют в качестве расхода на ремонт машин, которые вскоре списываются с баланса хозяйства. Сверив в таких случаях даты списания запасных частей и самих ремонтируемых объектов, контролеры могут выявить их нереальный расход, подлежащий возмещению виновными лицами.

При списании инвентаря и хозяйственных принадлежностей обращается внимание на соблюдение сроков их эксплуатации, а также контингента лиц, которым разрешена бесплатная выдача специальной одежды и специальной обуви. Акты на списание этих предметов в обязательном порядке сверяют с установленными сроками их эксплуатации и записями по оприходованию полученной ветоши и металлолома.

Аналогично устанавливают обоснованность и реальность расходования производственных запасов на производственные цели и по иным направлениям выбытия.

Особому контролю следует подвергать каждый случай недостач и хищений материально-производственных запасов, их списание вследствие порчи и гибели. Для этого устанавливают причины, виновных лиц и сумму причиненного хозяйству ущерба, на основании чего затем принимаются меры по его возмещению. В качестве основных приемов контроля используются изучение записей и данных первичных документов и учетных регистров по счетам 10 «Материалы», 94 «Недостачи и потери от прочих ценностей», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 26 «Общехозяйственные расходы» и 91 «Прочие доходы и расходы», а также контрольная инвентаризация, опрос отдельных лиц и их письменные объяснения.

2.6. Проверка соблюдения нормативных запасов и использования материальных ценностей

Эффективному использованию товарно-материальных ценностей в сельскохозяйственных организациях способствует планирование их запасов в минимальных размерах, обеспечивающих нормальное осуществление производственных процессов. В ходе контроля и ревизии материально-производственных запасов в обязательном порядке надо проверять соблюдение их нормативных или плановых остатков, выявлять сверхнормативные излишки и не нужные хозяйству материалы. Так же, как и по другим объектам контроля, эту проверку следует осуществлять систематически, начиная от составления бизнес-планов (производственно-финансовых планов) и заканчивая рассмотрением итогов годовой деятельности хозяйства.

На стадии предварительного контроля определяется правильность установления нормативных (планируемых) запасов по каждой группе товарно-материальных ценностей на конец планируемого года, а при необходимости - каждого квартала. При этом уточняются фактические размеры производственного потребления и средние остатки тех или иных товарно-материальных ценностей в истекшем году, выявляются объемы расходования и меры по улучшению их использования в планируемом периоде, на основании чего устанавливают нормативные запасы на квартальные и годовую даты этого периода. Такой контроль обеспечивает обоснованное планирование указанных запасов, способствующее и более эффективному использованию самих материальных ценностей в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

В ходе текущего контроля особое внимание надо уделять не только соблюдению установленных нормативных запасов товарно-материальных ценностей, но и их рациональному формированию и использованию. Нередко сельскохозяйственные предприятия приобретают те или иные материально-технические средства в размерах, значительно превышающих их действительные потребности, из-за чего нерачительно вкладываются средства, выбывающие из оборота на длительное время. Контролеры должны оперативно следить за планомерным материально-техническим обеспечением производства и в случаях завоза излишних запасов материалов давать предложения по их своевременной реализации.

При последующих проверках и ревизиях выявляют как обоснованность определения нормативных запасов тех или иных материальных ценностей, так и их соблюдение, а также излишние и неиспользуемые в течение длительного времени материалы. Следует иметь в виду, что нередко созданные в излишних размерах запасы отдельных материалов морально устаревают и становятся так называемыми неликвидами, реализуемыми обычно в порядке заготовки металлолома и другого вторичного сырья. В таких случаях надо принять незамедлительные меры по их реализации, поскольку они ведут к снижению оборачиваемости оборотных активов и тем самым к ухудшению финансового состояния хозяйства. Изучая движение по каждому виду материально-производственных запасов, контролеры устанавливают излишние для хозяйства материалы, выписывают их в отдельные ведомости, прилагаемые к итоговому документу ревизии или проверки для последующего перераспределения и реализации.

2.7 Особенности внутреннего контроля материально-производственных запасов

В ходе осуществления внутреннего контроля материально-производственных запасов широко применяются плановые и внезапные контрольные инвентаризации соответствующими службами и контролерами хозяйства. Прежде всего следует повсеместно повысить роль периодических и годовых инвентаризаций материально-производственных запасов, проводимых в системе бухгалтерского учета и направленных на обеспечение достоверности учетных данных. Контрольное значение этих инвентаризаций состоит в том, что они охватывают всю номенклатуру имеющихся в хозяйстве материальных ресурсов. В методологическом отношении такие инвентаризации отличаются полнотой используемых при этом приемов контроля и учета, позволяющих получить достаточно объективную характеристику состояния хранения и сохранности проверяемых ценностей, включая натурально-вещественные и стоимостные показатели. В правовом отношении указанные инвентаризации регулируются достаточно четко и единообразно не только в масштабе отдельны видов деятельности, но и экономики в целом. Все это предопределяет их весьма широкие возможности в системе внутреннего контроля вообще и материально-производственных запасов в особенности.

В период проведения важнейших сельскохозяйственных работ практикуются внезапные инвентаризации отдельных видов сырья и готовой продукции непосредственно в процессе их использования и оприходования. Например, такому контролю подвергаются расход кормов на фермах, использование семенного и посадочного материала, нефтепродуктов, строительных и ремонтных материалов, полнота оприходования урожая отдельных культур и т.д. Достаточно простые для широкого круга контролеров такие инвентаризации выступают одновременно и эффективным приемом внутреннего контроля. Их осуществление непосредственно в ходе выполнения соответствующих хозяйственных операций позволяет вовремя вскрыть или даже предупредить нарушения установленного порядка хранения, учета использования указанных ценностей, обеспечить возмещение причиненного хозяйству ущерба по выявленным фактам недостач и хищений.

При внутреннем контроле материально-производственных запасов необходимо обращать внимание на организацию складского хозяйства и условия их хранения, добиваясь от администрации хозяйства принятия оперативных мер по устранению имеющихся недостатков. Такие проверки надо приурочивать к началу уборки урожая, осенне-зимнего сезона, массового поступления отдельных видов ресурсов. Эффективны внутрихозяйственные рейды и осмотры сохранности имущества, к участию в которых надо привлекать и соответствующих должностных и материально ответственных лиц.

Наряду с приемами фактического контроля в ходе проведения внутренних ревизий и проверок используется и документальный контроль. В частности, надо обязательно сочетать контрольные инвентаризации со сверкой документов и записей складского и бухгалтерского учета, шире применять встречную сверку документов по учету материально-производственных запасов и затрат труда на их производство и приобретение, данных о фактическом наличии и установленных нормах запасов и т.д. Все это вместе взятое создает надежную основу для обеспечения сохранности и рационального использования материальных ресурсов в каждом хозяйстве.

3. КОНТРОЛЬ И РЕВИЗИЯ НАЛИЧИЯ И СОХРАННОСТИ ЖИВОТНЫХ

3.1 Задачи, последовательность и источники контроля и ревизии наличия и движения животных

В дальнейшем развитии животноводства, обеспечивающего получение ценных продуктов питания и сырья для многих отраслей промышленности, важное значение имеет как повышение продуктивности животных, так и рост их поголовья, в связи с тем чем в каждом хозяйстве необходимо обеспечить действенный контроль за наличием и движением животных.

При этом основными задачами контроля и ревизии скота считаются проверка его сохранности, условий содержания и кормления, определение степени выполнения необходимых мероприятий по использованию, воспроизводству и улучшению племенных качеств животных. Важной задачей следует считать соблюдение порядка оприходования, перевода, выбраковки и списания животных, ^обходимо также установить состояние зоотехнического и бухгалтерского учета животных, проверить соблюдение документального порядка оформления их наличия и движения. Успешному выполнению этих задач способствует следующая вредность контрольно-ревизионных работ. Прежде всего необходимо ознакомиться с организацией отраслевого производства и установить соблюдение действующего порядка закрепления животных за отдельными материально ответственными лицами, после чего следует изучить условия содержания и кормления животных. Затем необходимо выявить сохранность животных путем проверки материалов их последней инвентаризации и ее непосредственным проведением в ходе осуществления данной ревизии или проверки.

Далее устанавливают полноту и своевременность оприходования поступивших в хозяйство животных, включая приплод и покупку. Отдельно выявляют выполнение плана выходного поголовья и оборота стада животных, соблюдение установленного порядка их перевода, выбраковки и списания с баланса хозяйства. Особо следует проверить падеж и гибель животных, а также их недостачи по вине материально ответственных лиц.

Заканчивается контроль и ревизия наличия и движения животных определением соответствия данных бухгалтерской и статистической отчетности данным зоотехнического и бухгалтерского учета, а также проверкой их состояния и обеспечения контроля за сохранностью животных.

Основными источниками контрольных данных являются бизнес-план, первичные документы по оформлению поступления, перевода, взвешивания и выбытия животных, книги учета движения животных и птицы, ежемесячные отчеты о движении скота и птицы на каждой ферме и по хозяйству в целом, ведомости аналитического учета животных, журнал-ордер № 14-АПК или машинограммы по счету 11 «Животные на выращивании и откорме», а также регистры зоотехнического учета, материалы инвентаризаций животных, аналитические и служебные записки по этим вопросам за проверяемый период.

3.2 Контроль и ревизия размещения, условий содержания и кормления животных

При осуществлении контроля и ревизии наличия и движения животных прежде всего необходимо ознакомиться с их размещением по территории хозяйства и закреплением за отдельными материально ответственными лицами, после чего следует всесторонне изучить условия содержания и кормления животных. В ходе предварительного контроля за указанными операциями необходимо установить, как решаются вопросы развития животноводства при разработке бизнес-планов (производственно-финансовых планов), на каких фермах предусматривается разместить те или иные виды и половозрастные группы животных, какую организацию труда и норм нагрузки применяют в расчетах на предстоящие периоды, какие системы содержания животных предусматривают в животноводческих помещениях, какова намеченная оснащенность машинами и оборудованием по механизации производственных процессов, какова обеспеченность животных кормами и организация их кормления и кормоприготовления. Для этого следует как можно шире использовать приемы экономического анализа соответствующих показателей за ряд предыдущих лет, их сравнение с аналогичными данными по передовым хозяйствам, новым проектам и т.д. Особое внимание надо обращать на возможность внедрения прогрессивных технологий и условий содержания и кормления животных в рамках имеющихся материальных и финансовых ресурсов, что следует заранее выявлять контролерам и намечать к практическому освоению. Также рекомендуется заблаговременно разрабатывать в каждом хозяйстве мероприятия по обеспечению сохранности животных, для чего следует проверить наличие постоянно действующих инвентаризационных комиссий в местах их размещения, обеспеченность бланками инвентаризационных ведомостей, книгами учета движения скота и других форм документов бухгалтерского и зоотехнического учета.

Большое значение в системе указанных мер следует придавать организации в каждом хозяйстве действенного текущего контроля, для чего используют внезапные осмотры и инвентаризации скота, текущие проверки условий содержания и кормления животных.

В ходе таких проверок можно оперативно выявить недостатки и нарушения и устранить их непосредственно в процессе финансово-хозяйственной деятельности хозяйства. Так, проверяя Размещение животных по территории хозяйства, их содержание и закрепление за соответствующими материально ответственными лицами, контролеры устанавливают степень выполнения планов капитального строительства животноводческих помещений, специализации и концентрации отдельных отраслей животноводства, механизации производственных процессов, организации труда и производства, соблюдения зооветеринарных требований ¹¹⁰ размещению и содержанию животных. Всестороннему контролю следует подвергать сохранность животных и кормов на фермах, для чего наряду с изучением текущих учетных документов и записей (книг учета движения скота на ферме, ведомостей расходов и кормов, отчетов о движении животных и птицы, отчетов о движении материальных ценностей) применяются контрольные инвентаризации наличия животных и остатков кормов, приготовления кормосмесей и соблюдения установленных рационов кормления соответствующих групп животных на данный период. Особенно эффективны текущие проверки правильности и полноты оприходования приплода, купленных у населения и других организаций животных, их закрепления за отдельными материально ответственными лицами. Выявленные в этих случаях неучтенные или «бесхозные» животные подлежат немедленному оприходованию, а недостачи - взысканию с виновных лиц.

При последующих проверках и ревизиях указанных вопросов устанавливают обоснованность плановых показателей, характеризующих размещение, специализацию и концентрацию отраслей животноводства, степень их выполнения, фактическое размещение животных на территории хозяйства на дату проверки или ревизии, их закрепление за материально ответственными лицами и условия содержания и кормления животных. В качестве основных приемов контроля применяются изучение документов, их встречная сверка, анализ соответствующих показателей, а также фактический осмотр животноводческих помещений и контрольная инвентаризация животных.

В ходе этого устанавливают, соблюдаются ли в полном объеме действующие указания о порядке проведения инвентаризации животных (создана ли в хозяйстве постоянно действующая инвентаризационная комиссия, регулярно ли осуществляется инвентаризация всех видов и групп животных, правильно ли оформляются результаты инвентаризации и применяются ли действенные меры по взысканию выявленного ими ущерба с виновных лиц), а также выявляется общее состояние сохранности животных в проверяемом хозяйстве. Надо тщательно изучить как по форме, так и по существу инвентаризационные описи, сличительные ведомости результатов инвентаризации и протоколы заседаний инвентаризационной комиссии.

При проверке инвентаризационных описей по форме выявляют, по установленным ли формам они составлены, все ли реквизиты в них заполнены, правильно ли в них внесены животные (на каждую породу или породность данного вида или группы животных отводится отдельный раздел описи, животные основного стада крупного рогатого скота, рабочего скота, свиней и ценных экземпляров овец и все племенное ядро включают в описи индивидуально, а всех остальных животных - в групповом порядке по ' соответствующим половым и возрастным группам), имеются ли подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц, делаются ли в описях отметки о внутрихозяйственном перемещении и списании животных.

Проверка инвентаризационных описей по существу направлена на выявление реальности и достоверности отраженных в них данных. Прежде всего надо установить, действительно ли имела место инвентаризация животных или последние внесены в описи по учетным данным. Для этого проводится встречная сверка инвентаризационных описей за смежные периоды с записями в книгах учета движения скота, тщательно изучается характер записей в описях, при необходимости опрашиваются отдельные должностные лица. Затем следует установить полноту охвата инвентаризацией животных, имевшихся в наличии на дату инвентаризации, что достигается также встречной сверкой указанных записей с данными бухгалтерского и зоотехнического учета, материалами текущих контрольных инвентаризаций, опросом материально ответственных и других должностных лиц. После этого выявляется достоверность результатов инвентаризации путем сверки записей в инвентаризационных описях, сличительных ведомостях, ведомостях результатов инвентаризации, протоколах заседаний инвентаризационной комиссии, регистрах бухгалтерского и зоотехнического учета, а также в материалах текущих проверок, докладных записках и т.д.