* оптимізацію традиційних технологій справи, які й досі залишаються в цілому рутинними, зокрема процесів експертизи, комплектування, опису та обліку фондів, каталогізації тощо;

* вдосконалення системи управління архівною справою - підвищення ефективності матеріально-технічного, фінансового та кадрового забезпечення та функціонування системи і управління інформаційними і документальними ресурсами архівної сфери;

* забезпечення широкого доступу до документної інформації, створення в електронній формі системи внутріархівних, міжархівних, галузевих та міжгалузевих архівних довідників, взаємопов'язаних електронних каталогів, комп'ютерних БД та інформаційних систем, що дозволять сформувати інтегровані дані архівної документної інформації про склад і зміст архівних фондів як у електронній формі, так і з виведенням на традиційний друк, та активно використовувати її в інтересах вирішення актуальних завдань суспільства;

* вирішення на новому рівні проблеми збереження фондів та зберігання інформації з використанням комп'ютерних технологій, страхового копіювання, формування повнотекстових БД, видавничої діяльності в галузі публікації документів тощо.

Інформатизація архівної справи в науково-методичному плані повинна поєднувати і взаємоузгоджувати увесь цикл документотворення, документозберігання та використання документів, що відбувається у суспільстві, і базуватися на поєднанні методик архівознавства, археографії та документознавства. Її треба спрямовувати на створення засад документообігу і телекомунікаційних зв'язків з державними структурами й органами державної влади, ввійти до загальнодержавних інформаційних ресурсів України.

Процес інформатизації архівної справи та документної інформації складається з трьох взаємопов'язаних складових діяльності, що характеризують її в різних аспектах і потребують відповідного кадрового забезпечення для реалізації завдань:

- науково-архівознавчої - визначення об'єктів і пріоритетів комп'ютеризації технологічних процесів архівної справи на етапах комплектування, обліку, використання, зберігання документів: методичних засад каталогізації та методики описування архівних фондів і документів для комп'ютеризованих систем, створення уніфікованої та стандартизованої термінології, відповідного термінологічного і лінгвістичного забезпечення тощо;

- інформаційно-технологічної (власне комп'ютеризація) - вибір оптимального програмного забезпечення та його пристосування до специфіки різних об'єктів комп'ютеризації з урахуванням можливостей для його дальшого розвитку, побудова інформаційних систем і мережі відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою, а також постійна підтримка функціонування систем, захист інформації, оновлення обладнання та модифікації програмних рішень тощо;

- науково-організаційної та управлінської - організація роботи та реалізація інформатизації архівної справи і документної інформації в архівній системі з урахуванням здобутків науково-архівознавчого та інформаційно-технологічного вирішення проблематики, вдосконалення системи управління архівною справою, прийняття оптимальних фінансово-економічних та організаційних рішень відповідно до Програми комп'ютеризації та розроблених технічних завдань, що будуть прийняті для різних об'єктів комп'ютеризації.

11.2 ОСНОВНІ ШЛЯХИ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ АРХІВНОЇ СПРАВИ: СВІТОВИЙ ДОСВІД

Досвід зарубіжних інформатизаційних систем показує, що процес інформатизації повинен враховувати, по-перше, проблему об'єкта автоматизації та комп'ютеризації (що саме архівісти хочуть автоматизувати - архівні процеси чи інформацію, закладену в документах); по-друге, можливості комп'ютерної техніки та програмного забезпечення реалізовувати те чи інше завдання. Інформатизація в західних країнах починалася з автоматизації всього циклу архівних процесів з метою поєднання їх у єдиний цикл.

Перевагою автоматизації є одноразове введення інформації. В ході описування інформації архівіст має ввести за розробленою формою всю можливу інформацію про технологічний процес, а потім - багатоваріантно його використовувати для різних цілей (як для обліку, так і для збереження та використання). Автоматизація потребує перегляду традиційних видів обліку документів, їх використання (від комплектування до НДА) з метою створення універсального опису - дескриптивного стандарту архівної інформації. Поступово формуються автоматизовані робочі місця для фахівців у галузі комплектування, обліку, зберігання, системи НДА, обслуговування у читальному залі (облік користувачів) тощо. Усі процеси стандартизуються і технологічно пов'язуються. Лише в цьому випадку переваги автоматизації стають очевидними.

Технологічні процеси поточної архівної роботи, насамперед, комплектування, облік фондів, зберігання, обслуговування, не викликають ускладнень. Але з перших кроків фахівці зіткнулися із обмеженими можливостями комп'ютерної техніки для вирішення комп'ютеризації системи НДА, зокрема на ретроспективні фонди. Можливість техніки в 60-х роках, перші автоматизовані архівні системи, спеціалісти інформаційно розвинутих країн, як правило, відштовхувалися від принципу спрощення та жорсткої уніфікації опису документної інформації, незалежно від виду і типу документів. При цьому особливості різного типу і виду документів часто втрачалися. У західних країнах у 60-80-х роках бурхливо розвивалися подокументні БД діяльності установ, різних відомств, комерційні БД. У той час практично повністю комп'ютеризовано основні процеси архівів на персональних комп'ютерах, із заснуванням численних програмних продуктів, десятки з яких створювалися за рік. Ці роботи здійснювалися без координації на державному рівні, стимулюючи розвиток комп'ютерних технологій, змушених створювати нові програми для обміну інформацією, конвертування її з одних систем в інші, розширення можливостей пошуку.

На початку 80-х років обсяг інформації значно зріс, а управління базами даних ускладнилося. Виникло питання про розробку уніфікованих систем опису та створення національних загальнодержавних систем архівної інформації. Лідерство в цьому процесі належить США. У багатьох країнах в основу універсального архівного опису було покладено добре сформований на той час бібліографічний опис, що пристосовувався до архівних завдань. Найбільшого розвитку цей підхід набув в США, де Бібліотека Конгресу США та спеціальна група архівістів під керуванням представника Національних архівів США Ненсі Сахлі створили для архівних документів та матеріалів у 80-х роках спеціальний архівний формат - АМС MARS. Це зумовлювалося необхідністю інтеграції документального бібліотечного та архівного масиву в єдину за принципами створення інформаційну систему загальнодержавного типу для обміну інформацією у міжнародних мережах. Такий підхід мав плідні результати і цей формат прийняли майже 20 держав світу (в тому числі Канада, Великобританія, Іспанія, Австралія, скандинавські та ін. країни). У США створено систему RLIN (Reseach Library Infomat Network), до якої включено дані про архівні колекції і матеріали в бібліотеках і архівах США. Оскільки систему запропонувала

Бібліотека Конгресу США, вона стала головним методичним центром, який розробляє основи структуралізації інформації на базі структури бібліотечного опису. Завдяки універсальному форматові даних Universal MARS в англомовному світі значно полегшився обмін інформацією і сім'я MARS-форматів запанувала в ньому. Серед них найскладнішим є архівний AMC MARS (1985), розрахований на універсальний опис документів, справ, фондів. Декілька років його впроваджували у практику і активно обговорювали серед архівістів, котрі й досі не зовсім задоволені його пристосуванням до бібліографічного опису. Ця спроба поєднати бібліографічний опис з архівним не може враховувати принципи організації фондів і специфіку архівної інформації, яка часто втрачається. Бібліографічний опис книжкової продукції насправді суттєво відрізняється від архівного, а його пристосування має компромісний характер. Основу цієї інформаційної технології складала т.зв. реляційна система, заснована на фіксованому форматі з розподілом розділів опису на поля запису і з розвинутою системою індексації даних.

Форма AMC MARS структурована, це своєрідний контейнер для інформації різної за складом, змістом, формою відтворення, розкладеної по своїм місцем (рівням) і маркірованої за певними принципами, що дозволяють зберігати, оперативно отримувати, ідентифікувати і пов'язувати споріднену інформацію під час пошуку. Він призначений для створення системи уніфікації та взаємоузгоджування термінів та інформації опису, програми і системи з допомогою системи правил запису і шифрування інформації полів, підполів, індексації, означення та спеціального кодування. Величезний (понад 200 полів і підполів, що вписувалися в понад 800 індексованих бібліографічних полів) універсальний опис розрахований на всі види та типи архівних джерел, документів, на опис справ, колекцій, фондів. До нього входить: 1) адміністративна інформація про надходження, опрацювання, зберігання, використання, облік, збереженість, страхове копіювання, обмеження доступу та ін:, 2) фізичний опис усіх кількісних характеристик документів та матеріалів; 3) змістовий опис інформації на основні спеціальної системи заголовків.

Для пошуку використовувалися спеціальні предметні рубрики, розроблені Бібліотекою Конгресу США. До поняття предметних рубрик увійшли: імена, назви установ, колективів, географічні, адміністративно-територіальні найменування, теми та предмети, заголовки груп матеріалів, жанр архівних документів, їх види і типи. Слід зазначити, що створена і нині діюча у США та інших країнах світу система, безумовно, виконала поставлену перед нею мету, хоча її інформаційні технології частково застаріли. До того ж специфічною особливістю архівних фондів США є абсолютна більшість архівних документів новітнього часу, які можуть бути легко пристосовані для документних формалізованих технологій. Цей формат запису даних в автоматизованих системах припускав опис рівня документа, серії, колекції (тобто фонду), але на практиці архівний опис почався з опису фонів (колекційного рівня), найпростішого щодо інформаційного визначення. Архівна специфіка документів спиралася на термінологічні класифікації матеріальної основи, видів і типів джерел тощо. Американський архівіст та бібліограф Стівен Хенсен розробив спеціальні міжнародні правила описування заголовків для архівів, особливих фондів та манускриптів.

Канадські архівісти у 80-х роках для створення національної системи пішли шляхом стандартизації архівного описання рівня колекції та архівного фону одночасно. Значною мірою це пояснювалося і можливостями комп'ютерної техніки 70-х років, коли спрощення інформації мало велике значення для її зберігання та оперативності використання. Таким чином, процес “документалізації”, тобто формалізований опис документів і пристосування архівної інформації для комп'ютерних систем, набув на Заході домінантного значення. Але останнім часом архівісти дійшли висновку про необхідність розробки єдиних принципів і термінології архівного описування. Вона викликана тим, що принципи і терміни європейської та американської практики різняться. Основні класифікаційні європейські одиниці (фонд, справа, документ) не збігаються із поняттям американських класифікаційних одиниць - архів, осьова колекція, серія, група справ, документ. Спеціальна комісія з стандартизації Ради архівів при ЮНЕСКО за ініціативою канадських архівістів розробила принципи архівного описування рівня фонду, де спробувала на загальному рівні уніфікувати принципи архівного опису та його термінологію, відштовхуючись від принципу походження, що, як відомо, є одночасно й основним класифікаційним критерієм організації архівних фондів в Україні та країнах СНД.

Щодо інформатизації архівної справи у колишньому СРСР та країнах СНД, то тут ідеологічна інформаційна політика лише торкнулася цієї проблеми, залишивши питання документалізації виключно на рівні створення АІПС (Автоматизованих інформаційно-пошукових систем) та ДАСНТІ (Державної автоматизованої системи науково-технічної інформації).

Проникнення інформаційних технологій в архівну справу на теренах СРСР почалося в 70-х роках, коли автоматизація набула значення державного завдання. У 80-х роках у деяких центральних радянських архівах почали формуватися автоматизовані масиви актуальної архівної інформації. Але закритість архівів, обмежені можливості радянської техніки та програмних засобів дозволяли вирішувати лише часткові завдання. Комп'ютерна техніка була надто громіздкою, а програмне забезпечення слабке для вирішення завдань автоматизації архівних процесів та архівної інформації, надзвичайно різноманітної за змістом, видами і типами. Від архівістів вимагалося проведення великої роботи по додатковій каталогізації процесів та фондів для пристосування різної інформації до форматів записів, що мали велике обмеження в обсягах інформації, висували багато вимог до уніфікації текстів, формулювання заголовків. У свою чергу це викликало й створення трудомісткої технології “згортання інформації” під час каталогізації, формування предметних тезаурусів, жорсткого лінгвістичного забезпечення. Багатовидові архівні ретроспективні документи у зв'язку із ускладненням їх опрацювання і використання спеціальних джерелознавчих та археографічних методик не входили до об'єктів автоматизації.

У 80-х рр. розгорнулася автоматизація технологій поточного діловодства державних установ, зокрема забезпечення вдосконалення організації діяльності канцелярій, бухгалтерій, відділів кадрів, номенклатури справ відомчого архіву установи. Ці документи мали обмежену кількість інформації, оперували кількісними показниками і легко піддавалися структуруванню для електронної форми запису. Але проблема автоматизації архівних процесів та комп'ютеризації архівних ресурсів архівної системи залишалася невирішеною.

Перші спроби автоматизації показали, що необхідно відмовлятися від гігантських планів та надмірних сповідань на автоматизацію. Автоматизація могла мати справу лише з конкретним архівним об'єктом або технологічним процесом, АРМ (автоматизоване робоче місце), наприклад каталогізатора, відповідального за комплектування, облік тощо. Науково-методичні розробки по створенню АІПС знайшли втілення в роботі колективу авторів-укладачів ВНДІДАС над “Основним положенням розвитку системи науково-дослідного апарату до документів архівів СРСР” (М., 1981). В “Основних положеннях” було зафіксовано головні підходи до створення автоматизованих систем і технологій в контексті проблеми багатоаспектного пошуку. Найважливішим завданням визначався вибір об'єкта автоматизації, враховуючи значимість документів, довгостроковість потреби в ретроспективній інформації, інтенсивність використання комплексів архівних документів, концентрацію інформації, яка дозволяє почати пошук на міжархівному рівні. Об'єктом автоматизації були окремі документи, справи, групи справ, фонди, або культурна тематична інформація, що зберігається у різних документах. Таким чином закладалися основні концептуальні положення розвитку автоматизації архівної справи. АІПС мала забезпечити одноразове і різноцільове використання, видавання даних у різних режимах роботи, підготовку науково-довідкових видань, облік, сумісність з традиційними видами та системою, зв'язок з ДАСНТІ.

Взаємозв'язок автоматичних засобів пошуку і традиційних архівних довідників та облікових документів базується на співвідношенні інформації в АІПС. Але невдовзі було визнано можливість створення бази даних АІПС лише на рівні опису архівних фондів. Ускладнення з уніфікацією та формалізацією опису на рівні справи і документа, великі обсяги робіт змусили розробників АІПС відмовитися від подокументного опису архівної інформації. Об'єктом АІПС було визнано окремий архівний фонд, а в основу формату (структури) даних покладено картку фонду, що мала облікове значення і містила основні його інформаційні атрибути.

Сумісність класифікації інформації про документи ДАСНТІ і архівних довідників забезпечувалася за допомогою спеціально розробленої таблиці відповідності понять тематичного рубрикатора ДАСНТІ і Схеми єдиної класифікації (СЄК) документальної інформації в системі каталогів державних архівів (радянський період). Тематичний рубрикатор планувалося використати як базовий в ході створення класифікаційних схем для всіх автоматизованих і традиційних систем документів.

Навіть таке обмежене завдання, як коротке описування за сталою технологією, виявилося надзвичайно трудомістким. Водночас пошук був конче обмеженим щодо основних його параметрів. В ДАСНТІ здійснювався адресний пошук інформації про фонд за тематичними (відповідно до рубрики) і за фактографічними запитами, а користувач отримував лише адресу архіву та номер фонду. Тематичний рубрикатор і СЄК остаточно розроблено не було.

Спадкоємність обліково-довідкового апарату установи та НДА розглядалася як автоматичне перетворення довідників відомств на архівні довідники після їх передачі на постійне зберігання в архіви, тому основні елементи НДА повинні були створюватися в процесі діловодства установ. Головним завданням документознавства була необхідність методичного узгодження системи опису і створення у відомствах карток на автоматизованій системі відповідно до архівних вимог. Документознавці провели велику роботу по забезпеченню єдності організаційно-методичного керівництва створенням довідників в установах та архівних закладах, службі науково-технічної документації, уніфікації правил і прийомів опису та індексування документів, застосування спільних рубрикаторів і класифікаційних систем, єдності і сумісності розташування реквізитів у бланках описів справ, кіно-фото каталогів, єдності форматів та іншими ІПС.

Дальший розвиток АІПС мав йти двома шляхами. Перший - створення ДАСНТІ за документами Державного архівного фонду на базі Центрального фондового каталогу СРСР; другий - розробка АІПС на вибіркові комплекси документів з актуальної тематики “непересічного значення” (як правило, на міжархівні комплекси).

Отже, на початку 80-х років у СРСР було підготовлено основні положення та методичні документи щодо розробки єдиного формату опису картки фонду для ДАСНТІ і АІПС, відповідного рівня класифікаційного та лінгвістичного апарату архівної термінології, почалося формування масиву інформації АІПС Центрального фондового каталогу СРСР (ЦФК) на базі ЕС ЕОМ, а пізніше - на базі персональних ЕОМ. База даних архівної інформації, створеної на базі ЦФК СРСР, обмежувалася доволі простою пошуковою інформацією, що починала пошук за назвою архіву, назвою фонду або іменем, географічною назвою, предметною ознакою галузі знань. Для пошукача видавалася ще менша інформація.

Одночасно було апробовано і можливість створення локальних тематичних баз даних на архівні документи у деяких центральних архівах. Початок був пов'язаний з “непересічною” для радянської влади інформацією. Серед таких баз можна назвати “Архітектура та містобудівництво міст Москви та Петербурга” (обсягом до 150 тис. документів), “Великий Жовтень”; роботу створення АІПС на документальні фонозаписи.

Науково-теоретичну розробку проблеми впровадив ВНДІДАС. Напрацьовано досвід розробки методик уніфікації та згортання інформації, підготовки інформаційних карток у передмашинному форматі, введення інформації до БД. Роботу завершено затвердженням інформаційно-пошукового тезауруса на документи радянських часів і створення масиву БД на фонди в першу чергу союзних центральних державних архівів і центральних архівів колишніх союзних республік, обласних архівів.

Нині БД системи ЦФК охоплює понад 70 тис. описів архівних фондів. Але після розпаду СРСР ця БД, яку планувалося підготувати всіма республіками, залишилася у власності Росії. Багато матеріалів у системі безпосередньо торкаються документальної україніки і містять інформацію про документи, документальні комплекси та архівні фонди українського походження.

Таким чином, інформаційні системи, що існували в архівній справі СРСР, відштовхувалися від тематичного подокументного опису, а інформаційна система ЦФК орієнтована на інформацію, що міститься у архівній обліковій картці за жорстким форматом опису. В основу лінгвістичного забезпечення покладено спеціально розроблений словник дескрипторів - інформаційно-пошуковий тезаурус з тем. Але згодом стало зрозуміло, що необхідно створювати складніші системи, які виправдали б витрати часу та зусиль архівістів. Бурхливий розвиток інформаційних технологій обумовив старіння архівних АІПС ще до закінчення зведення масивів інформації.

11.3 СТАН ТА ЗАВДАННЯ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ АРХІВНОЇ СПРАВИ В УКРАЇНІ

Україна брала участь у АІПС ЦФК, але до початку 90-х років українська архівна справа практично не автоматизувалася. Після здобуття незалежності України в архівній системі відбулися помітні зміни, юридичне закріплені в Законі України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, концепції розвитку архівної справи та інших документах. Курс на демократизацію архівної справи дав новий поштовх для розвитку її комп'ютеризації.

На початку 90-х років Україна вже мала певний досвід створення архівних інформаційних ресурсів та локальних БД різних рівнів:

а) загальносистемного - створення АІПС загальноукраїнського Фондового каталогу (ФК);

б) внутріархівного - база даних фондового та подокументного рівня з актуаль-них питань;

в) загальноукраїнської системи “Національна архівна інформаційна система “Архівна та рукописна україніка” (НАІС).

І. Загальносистемний централізований рівень представлений міжархівною інформаційною системою “Фондовий каталог”, створеною на персональних ЕОМ типу ІВМ РС 486 і пакеті прикладних програм СОЗ/І5І5. За досвідом попередників, система передбачала створення БД на всі фонди, які зберігаються в архівних установах України (РФК) на базі облікової інформації фондового каталогу, що міститься у картці фонду. Він створювався традиційними технологіями протягом 50 років і сконцентрував інформацію про понад 200 тис. архівних фондів, що зберігалися в системі Головархіву України. Нині роботу з БД лише розпочато.

БД ФК зберігає всі реквізити традиційної картки фонду, і тому виконує управлінські функції державного обліку, містить переважно службову інформацію. Вона дозволяє вести пошук інформації по кожному архіву, номеру, категорії, типу фондів, предметно-тематичній ознаці, географічній назві та прізвищу. Таким чином, система передбачає і елементи науково-пошукових функцій.

II. Рівень внутрішньоархівних інформаційних БД фондового та подокументного рівня з актуальних питань соціального розвитку відображає створення БД різної функціональної спрямованості окремих центральних та обласних архівів, переважно з використанням програмного забезпечення С05/І8І5 і персональних ЕОМ ІВМ РС 486 та Pentium.

Ця практика окреслила деякі актуальні аспекти, що витікають з функцій БД. Вони визначили типи даних та інформаційних систем.

Перший тип - обліковий, викликаний функцією управління інформацією та обліком, заснований на створенні БД, коли в основу опису покладено зведені облікові документи фондового рівня (паспорт, лист фонду, джерела комплектування). Науковий пошук є додатковою функцією.

Цей підхід реалізований у ЦДАМЛМ України. Головною особливістю архіву-музею є те, що більшу частину документів становлять особові фонди діячів літератури і мистецтва, а також інформація про фонди творчих спілок, установ і організацій профілю комплектування, яка охоплює одну предметну галузь і тип фондів. Нині вона має понад 8,5 тис. записів. Така БД розрахована на тривале використання і є перспективною щодо включення її ресурсів до зведених БД державного рівня.

Другий тип - тематичний, пов'язаний з необхідністю оперативного використання актуальної інформації подокументного рівня за предметно-тематичною ознакою. В цьому випадку формуються тематичні бази даних інформації на базі міжфондового або внутрішньофондового подокументного предметно-тематичного пошуку. Предмет визначається актуальністю тематики і орієнтуванням на певні категорії користувачів і враховує нагальні суспільні потреби. Проблема виникає, як правило, під впливом рішень владних структур, виконання яких потребує використання архівної інформації, або для вирішення внутрішніх проблем НДА архіву.

В Україні такий процес визначився останнім часом і поки що обмежений галуззю соціально-правових запитів (коли треба опрацьовувати масиви інформації, на які немає досконалого або жодного відповідного опису чи каталогу). Прикладом є БД на репресованих (ЦДАГО України) та осіб, вивезених під час Другої світової війни у Німеччину (Держархіви Київської, Харківської та Донецької областей). Зазначені БД розроблювалися під впливом ситуації (з метою встановлення соціальних та пенсійних пільг, компенсацій тощо) і через певний час втратять актуальність, використовуючись винятково з науковою метою. Створення БД тематичної інформації надто трудомістке й потребує спеціального методичного забезпечення.

Третій тип - обліково-пошуковий, пов'язаний з поєднанням функції обліку та пошуку на подокументному рівні й характеризується послідовним описом та реєстрацією власне окремих видів і типів документів за принципом архівного облікового документа - архівного опису. Цікавий досвід поєднання подокументного обліку та видового опису фотодокументів як окремого різновиду документів має ЦДАКФФД.

Четвертий тип - пошуково-видавничий, коли БД створюється для довготривалих видавничих проектів внутрішньоархівних довідників, путівників. Це дозволяє публікувати довідники за певною структурою будь-якої інформації з баз даних, а в міру нарощування та модифікації інформації видавати чергове видання, доповнене та виправлене. Воно маже мати електронну форму і публікуватися як традиційним способом так і на компакт-дисках.

В Україні вже існують проекти таких БД. Першу з них створено для виконання наукового або науково-публікаційного проекту, наприклад, “Джерела з історії УПА” (Інститут української археографії та джерелознавства ім. М.С.Грушевського НАН України). Для створення БД було проведено фронтальне виявлення документів у різних архівних фондах, їх опис за певною структурою, розкриття змісту інформації подокументного рівня, заповнення формату даних. Іншим прикладом тематичної БД є міжнародний спільний міжвідомчий проект “АрхеоБібліоБаза України”, що поєднує облікові та науково-пошукові дані рівня кожної архівної установи. Цю базу розробляли установи Головархіву, Міністерства культури та мистецтва і НАН України. До бази ввійшла така інформація: * адміністративного рівня інституції (з реквізитами та атрибутами архівної установи, іменами керівників, телефонами, історією); * пошукового рівня узагальнений опис архівного фонду установи (основні облікові дані про фонди, їхній склад і зміст, історія, доступ тощо); * бібліографічна (повна бібліографія видань про фонди установи). Така БД має відкриті перспективи, бо дозволяє з найменшими затратами оновлювати інформацію та одержувати її у формі опублікованого довідника.

Окремий напрям в інформатизації - загальноукраїнська інтегрована система “Національна архівна інформаційна система “Архівна та рукописна україніка”, яка передбачає створення єдиної інформаційної системи, що поєднала б облікові та науково-пошукові функції рівня фонду на всі існуючі у світі українознавчі архівні фонди. Об'єктом комп'ютеризації є опис групового рівня - пофондовий та за систематизованою групою документів серед фондів, яка заслуговує на виокремлення як єдине ціле. Система орієнтована на кумуляцію інформації про архівні фонди та окремі групи документів, що за змістом поєднані поняттям “україніка” не лише в рамках державної системи України, а й поза її межами. Характерною особливістю системи є те, що вона розкриває зміст, склад та походження фонду детальніше, ніж у РФК. Система має на меті зібрати усі можливі дані про фонди українського походження (або про Україну) в усіх архівосховищах світу. В основу покладено принципи гнучкого програмного забезпечення, розвитку напряму гіпертекстових систем. Використовується сучасна персональна комп'ютерна техніка будь-якого рівня. Згідно з цими розробками підготовлено ТЗ, розроблено моделі даних, вирішено основні питання лінгвістичного характеру та запропоновано відповідне програмне забезпечення.

Отже, в Україні апробовані різні об'єкти комп'ютеризації, проводилася міжфондова, пофондова, подокументна, предметно-тематична каталогізації груп документів, а також створення національних, центральних та локальних БД. Проте ці процеси розвивалися значною мірою стихійно. Практика показала, що дальший ефективний розвиток системи без узгодженої координованої політики інформатизації неможливий.

Кінець 80-х і початок 90-х років виявився революційним не лише в суспільно-політичній галузі і ознаменував перехід до нових державних відносин колишніх республік СРСР, він відкрив двері для ринку західної електронної техніки і технологій, що є набагато вищими за рівнем розвитку. Програмні продукти розширювали можливості зростання обсягів інформації та її класифікації, з'явилися методи інтелектуалізації систем, а, отже, і можливість врахування специфіки архівної інформації.

Нині у світовий практиці перехід від АІПС до складних інформаційних систем з інтелектуалізованими можливостями став реальністю. Внутрішній ринок України наси-чений потужною комп'ютерною технікою та різним новітнім програмним забезпе-ченням, вирішено проблеми несумісності програм та комп'ютерів, виникли складні програмні продукти у вигляді серверів, що вирішують надзвичайно складні завдання.

Виникла потреба з нових позицій розглянути функції, завдання та принципи побудови інформаційних масивів і систем; забезпечити розробку єдиної державної та наукової, науково-організаційної стратегії створення уніфікованих систем опису та класифікації архівної інформації Ця стратегія спрямована на створення взаємоуз-годжених технічних, технологічних, лінгвістичних та організаційних засад інтеграції інформації, так і в комп'ютерних системах різних рівнів; увійти до складу сучасної інформаційної інфраструктури України та у міжнародні комп'ютерні мережі.

Необхідно створити методично єдину систему та принципи опису різного рівня інформації від архіву до документа. Це питання останнім часом почали узгоджувати в міжнародній практиці. Міжнародна рада архівів домовилася щодо загальних принципів архівного опису. Проблема інтеграції документальних ресурсів у системах загально-національного рівня вирішується з допомогою комп'ютерної мережі та єдиних методич-них засад.

11.4 АРХІВОЗНАВЧІ АСПЕКТИ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ

Головними завданнями, що передують безпосередньо формуванню інформаційних масивів архівної інформації, є:

а) визначення об'єктів та пріоритетів у комп'ютеризації технологічних процесів архівної справи в галузі управління, комплектування, обліку, використання, зберігання документів;

б) створення методичних засад єдиних принципів каталогізації та методики опису архівних фондів і документів для комп'ютеризації систем, стандартизація архівних описів відповідних об'єктів комп'ютеризації для переведення на електронний формат;

в) створення уніфікованої та стандартизованої термінології, єдиного термінологічного та лінгвістичного забезпечення співіснування різних інформаційних масивів, узгоджених систем класифікації документної інформації.

Ці процеси тісно пов'язані між собою методичними засадами.

Комп'ютеризація технологічних процесів архівної справи в галузі управління, комплектування, обліку, використання, зберігання документів має базуватися на підготовці типових науково-методичних, зокрема регламентуючих документів, які забезпечуються існуючими нормативно-інструктивними документами, що розроблялися архівною галуззю протягом усього періоду її існування. Переведення цього технологічного циклу архівної справи на машиночитані носії можна здійснювати як зверху, від Головархіву України, так і знизу - у кожному державному архіві відповідного рівня.

Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій Головархіву здійснюється за такими напрямами:

1. Централізоване управління архівною справою (відповідно до матеріального, фінансового, кадрового стану та структури системи) і створення локальних БД, не пов'язаних з інформаційними ресурсами архівної галузі. Це завдання може бути швидко й ефективно виконано, оскільки воно документаційно уніфіко-ване і не потребує складного програмного забезпечення.

2. Централізоване управління інформаційними ресурсами архівної галузі через комп'ютеризацію основних функцій Головархіву у галузі централізованого обліку ресурсів державних архівів та їх використання, а також Державний реєстр національного культурного надбання, який передбачає облік не лише державного, а й НАФ України. Це управління здійснюється на базі узагальненої інформації рівня паспорта архіву, центрального фондового ката-логу, БД установ - джерел комплектування державних архівів НАФ України, зведених баз даних за складом документів, що підлягають зберіганню в державних архівах, та іншої зведеної інформації, яка буде необхідною для управлінських рішень постійного характеру. В цьому напрямі, як зазначалося, в Головархіві почалися роботи по створенню БД “ФК”.

Комп'ютеризація організаційно управлінських функцій центрального, обласного та районного масштабів здійснюється на рівні конкретного архіву і також у двох вказаних напрямках - комп'ютеризація технологічних процесів управління справою та управління інформацією з комплектування, обліку документів та зберігання інформа-ційного масиву архіву (створення страхового фонду та повнотекстових БД).

Комп'ютеризація системи НДА архівної установи є другим за організаційно-обліковим і найскладнішим завданням. Вона охоплює:

а) процеси створення системи НДА за складом та змістом фондів з урахуванням можливостей традиційних та комп'ютерних технологій, систем і БД різної документної інформації рівнів документів, справ, груп справ, фондів, груп фондів, залежності від доцільності та оперативних потреб архіву;

б) організацію науково-публікаційної та науково-інформаційної діяльності архіву, яка базується на інших методичних і технологічних засадах.

Найдоступнішим вирішенням є послідовне закладення до БД архівних описів каталогів на комп'ютерні носії та автоматичне створення за цими даними каталогу нових надходжень у комп'ютерному режимі, а також переведення існуючих каталогів ретроспективної інформації у базах, не повертаючись до фондів на картковому рівні.

Отже, об'єктом автоматизації є окремі технологічні процеси і НДА в управлінні архівною справою та інформацією. Вибір об'єкта супроводжується його описуванням для створення моделі даних. Такими об'єктами мають стати технологічні процеси, зокрема комплектування, облік та різні види НДА (описи, каталоги, покажчики), які технологічно пов'язані між собою.

Єдність політики інформатизації складається з необхідності уніфікації архівного опису різного рівня та проведення стандартизації технологічних процесів як на архівознавчому рівні, так і на рівні типологізації програмних рішень, створення єдиних для типових завдань програмно-технологічних комплексів і нових рішень, які були б сумісними, але вирішували б різні завдання відповідно до об'єктів інформації.

Моделі даних (форма опису) містять стандартизовану структуру опису архівної інформації, яка застосовується в усіх вертикальних та горизонтальних структурах архівної галузі та має стати обов'язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв'язок різних технологічних процесів і систем в архівній галузі України.

Найважливішим є стратегічне визначення головних і другорядних об'єктів інформатизації та державних пріоритетів під час реального створення систем, оскільки це вимагає різної організації науково-методичної та інформаційно-технологічної роботи. Умовно програму інформатизації архівної справи можна поділити на такі напрями:

1. Автоматизацію поточної технології в її повному циклі - від комплектування та обліку до створення електронних каталогів, БД та інформаційних систем за складом і змістом документів НАФ, що забезпечить замкнуте коло технології галузі від певного часового відтинка, наприклад, від 01.01.98 р. Послідовна єдність технологічного циклу забезпечить повну автоматизацію процесу експертизи, комплектування, обліку, НДА, створення страхового фонду копій на базі взаємопов'язаної системи в кожному архіві.

2. Автоматизацію ретроспективної інформації внутрішньо-фондового рівня, поставленої на облік в архівних установах та відображеної в системі НДА, що існує в традиційному режимі. Надзвичайно складний родовидовий та хронологічний склад документів як об'єктів потребує створення окремих стандартних археографічних структур опису для локальних БД, і цю роботу досі не вдається проводити системно. В Україні ще не має досвіду створення БД на архівні ретроспективні документи і обмежувалася лише БД на предметно-тематичну інформацію, яка застосовувалася на соціально-правових запитах.

Світова практика спирається на стратегію комп'ютеризації, зокрема процесу поточної технології та централізованого обліку верхнього рівня ретроспективної інформації - рівня архіву та фонду.

Найдоцільнішою на першому етапі є комп'ютеризація процесів комплектування та централізованого обліку як на рівні Головархіву, так і окремого архіву: облікова інформація рівня установ-джерел комплектування та рівня архівного фонду, розробки якої почато в архівній системі. Цей напрям може бути реалізований дальшою роботою над створенням системи “ФК” та формуванням БД “Джерела комплектування”.

Розгортання комп'ютеризації потребує розроблення відповідної стандартизованої архівної термінології та її використання в комп'ютерних системах. Важливим завданням є розробка предметних рубрик класифікаційних схем, що містять класифікацію за системою знань, адміністративно-політичним і територіальним поділом, географічних найменувань, персоналій, авторитетні бази даних (установ та імен). За цими рубриками буде здійснюватися загальний пошук документів. Лінгвістичне забезпечення базується на централізованому введенні загальногалузевих схем класифікації та архівних словників.

Важливим завданням є комп'ютеризація обліку та використання нетрадиційних носіїв інформації. Цей окремий ще не впроваджений в архівах напрям діяльності потребує науково-методичного, технологічного та організаційного вирішення архівної галузі в цілому.

Загальнонаціональний рівень формування інформаційного ресурсу з реалізацією зведеної облікової та науково-пошукової інформації, яка передбачає вихід за мережі державної архівної системи на рівень НАФ, є НАІС.

Інформаційно-технологічні аспекти впровадження автоматизованої технології передбачають вибір та пристосування до архівних завдань відповідного програмного забезпечення з орієнтацією на його дальший розвиток та підтримку, типізацію методів в проектних рішень під час впровадження ПЗ та побудові інформаційних систем і мережі відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою, а також постійну підтримку функціонування систем, захист інформації, оновлення обладнання та модифікації програмних рішень.

В сучасних умовах системного підходу до інформатизації архівної галузі принципового значення набуває типізація програмного забезпечення та основних технологічних рішень, що дозволить ефективно використовувати матеріальні ресурси та кадровий потенціал архівних установ, забезпечити сумісність національних, регіональних і локальних БД архівної системи на рівні горизонтальних та вертикальних зв'язків.

Вибір програмного забезпечення і технологічних рішень повинен спиратися на вивчення загального та специфічного в об'єктах комп'ютеризації та єдиної програми інформатизації галузі, створення типових технологічних модулів, передбачати виходи на світові бази даних, передусім в Інтернет.

Програму інформатизації галузі слід будувати з урахуванням матеріально-технічних можливостей галузі з метою поетапного розвитку комп'ютеризації. Розробка єдиного ПЗ і єдиних технологічних рішень національного й галузевого рівнів опису фондової інформації дозволить створити систему, яка виконуватиме не лише обліково-пошукові (тобто виконання внутрішньогалузевих потреб), а й науково-пошукові функції (тобто виконання соціальних потреб суспільства).

Важливим завданням є проблема сумісності існуючих БД та перспективних, вихід на бази даних країн Польщі, Чехії, Словаччини, Угорщини, Румунії, Росії, країн Балтії, Білорусі, Молдови та ін. країн з метою об'єднання ресурсів “україніки” в зарубіжних архівах, створення матеріальних баз даних, налагодження доступу до існуючих баз даних, копіювання матеріалів, що зберігаються в архівах, передусім в Росії, на компакт-дисках.

Отже, в умовах інформативного вибуху, що набув глобального характеру на зламі століть, своєрідної революції в комп'ютерних технологіях на одне з чільних місць архівістики висуваються проблеми інформатизації архівної справи. Інформатизація є важливим чинником входження архівної системи України у світовий інформаційний простір.

12. НАУКОВО-ДОСЛІДНА ТА МЕТОДИЧНА РОБОТА АРХІВНИХ УСТАНОВ

Метою науково-дослідної та методичної роботи як одного з основних напрямів діяльності архівних установ є розвиток і вдосконалення на наукових засадах архівної справи та поліпшення організації документів у діловодстві. Усвідомлюючи необ-хідність науково-архівознавчої підготовки всіх співробітників архівів як “самостійних установ науково-дослідчого типу”, професор В.Веретенников ще наприкінці 20-х років наголошував: некваліфікований архівіст може “накоїти великої шкоди Єдиному Державному Архівному фонду, що його саме він має охороняти та пильнувати”1. Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” визначає науково-методичну діяльність як одну з найважливіших функцій архівів.

12.1 ПОНЯТТЯ ПРО НАУКОВО-ДОСЛІДНУ РОБОТУ АРХІВНИХ УСТАНОВ

Під науково-дослідною роботою архівних установ розуміють здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичних і практичних результатів, спрямованих на дальше удосконалення архівної справи та діловодства.

Архівні установи проводять наукові дослідження у галузі архівознавства, археографії, джерелознавства, дипломатики, документознавства, історії державних установ і громадських об'єднань, історичної географії, кодикології, палеографії, сфрагістики та інших спеціальних історичних дисциплін; а також окремих аспектів природничих, економічних, юридичних, технічних наук, пов'язаних із архівним будівництвом, а саме: удосконаленням методів реставрації та консервації документів, розробленням засобів і способів захисту документів від біопошкоджень, визначенням нормативів чисельності працівників різних типів архівних установ, економічним аналізом у галузі науково-технічного опрацювання документів, підготовкою комплексної програми інформатизації архівної справи на засадах системної комп'ютеризації.

Важливою ланкою наукової роботи архівних установ є науково-інформаційна діяльність, що охоплює публікацію документів, підготовку та видання науково-довідкової літератури (архівних путівників, довідників, оглядів фондів тощо), використання документів з метою забезпечення потреб суспільства в повноцінній та неупередженій ретроспективній документній інформації

У одному з перших українських підручників архівознавства наголошувалося, що архіви повинні сприяти використанню документів “з науково-дослідчою метою, встановлювати зв'язки з науковими установами як в межах країни, так і за кордоном, допомагати науково-дослідчими роботами у виконанні різних державних завдань, а також видавати різні документальні публікації”2 Сформульовані на зламі 20-30-х рр. завдання архівних установ у “царині архівно-науковій”, що визначали напрями наукової роботи архівів, нині не втратили своєї актуальності.

Сучасна практика державних архівів та близьких до них за профілем наукових закладів засвідчує, що у науковій роботі архівних установ склалися три самостійні, але взаємопов'язані напрями: дослідницький, методичний та науково-інформаційний. Згідно з загальнонауковою класифікацією, науково-дослідна робота охоплює розроблення теоретичних та прикладних проблем, створення наукових розробок, необхідною умовою і підґрунтям яких є глибокий аналіз української і зарубіжної архівної історії, теорії та практики, вивчення здобутків інших наукових дисциплін, комплексне застосування методів різних галузей знань.

Теоретичні дослідження мають перспективний характер і спрямовані на розвиток загальної теорії архівістики. Вони проводяться з метою вивчення закономірностей та створення теоретичної бази з конкретних проблем архівознавства, археографії, документознавства та інших спеціальних історичних дисциплін на основі сучасних наукових методів з урахуванням інтересів розвитку архівної справи й документознавства. До теоретичних відносять методологічні та історичні праці як такі, що встановлюють тенденції, виводять теоретичні положення, що несуть нову наукову інформацію. У процесі таких досліджень, кінцевим результатом яких є науково-теоретична інформація, накопичуються теоретичні знання, проводяться наукові експерименти, узагальнюються отримані дані, формулюються висновки.

Це, зокрема, теоретичні дослідження механізму старіння документів, науково-методичних основ публікаційної діяльності державних архівів, розроблення наукових тем “Документознавство: теоретичні основи”, “Оптимальна модель організації архівної справи в Україні”, “Концепція комп'ютеризації архівної справи” та ін.

Теоретичні дослідження у галузі архівної справи в Україні проводяться й координуються науковими центрами: Українським державним науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства, Інститутом української археографії та джерелознавства ім. МС. Грушевського НАН України, Інститутами рукопису і архівознавства НБУ ім. В.І. Вернадського, кафедрою архівознавства та спеціальних галузей історичної науки Київського університету імені Тараса Шевченка. Велику роль у царині розвитку теорії архівознавства відіграють студії науковців - представників вищих навчальних закладів, центральних і обласних державних архівів та інших архівних установ. Вони дозволяють простежувати закономірності та провідні тенденції розвитку архівістики, виносити уроки з минулого, уникати повторення помилок.

Нині архівознавці України завершують підготовку нарисів історії архівної справи від княжих часів до сьогодення, працюють над дослідженням історії державних установ як фондоутворювачів, низки словників та довідників, в т.ч. біографічного довідника “Архівісти України”, термінологічного словника тощо.

Прикладні дослідження необхідні для забезпечення насамперед практичної діяльності архівних установ. Вони передбачають використання теоретичних положень та накопиченого досвіду роботи для вирішення актуальних питань архівного будівництва. Результати прикладних досліджень (нові методи роботи або технологічні процеси, обґрунтування застосування нової техніки і технологій тощо) викладаються у вигляді:

а) нормативних документів (стандартів, правил роботи, інструкцій, методичних вказівок тощо);

б) загальних методичних посібників (основних положень, методичних рекомендацій, типових і примірних інструкцій з діловодства, типових і примірних номенклатур справ, переліків документів, що підлягають державному зберіганню, схем класифікації документів у каталогах архівів, аналітичних оглядів з питань економіки, норм виробітку тощо);

в) науково-інформаційних видань (збірників документів, архівних довідників).

Прикладні дослідження проводять архівні установи всіх рівнів. Так, за результатами прикладних досліджень протягом 1996-1997 рр. на базі УДНДІАСД підготовлено галузеві стандарти “Документи на паперових носіях: Правила державного зберігання”, “Фотодокументи: Правила державного зберігання”, “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів”, міжархівний довідник “Науково-довідковий апарат державних архівів України”, розроблено та видано методичні посібники “Система планування і звітності державних архівних установ”, спільно з ЦДАГО України видруковано “Використання архівно-слідчих справ громадян, репресованих у 1920- 1950-і рр.: Методичні рекомендації” та ін. Співробітники державних архівів проводили низку прикладних досліджень, результат яких викладено у методичних рекомендаціях, серед яких “Проведення вивчення впливу зовнішніх факторів на фізичний стан документів” (ЦДІАК), “Про організацію та проведення суцільної перевірки наявності справ в держархівах з перемінним складом документів та в відомчих архівах” (ДА Чернівецької обл.), “Рекомендації по відбору листів громадян із фондів органів влади, управління та редакції газет” (ДА Миколаївської обл.)

Визнаними центрами архівознавчих досліджень у світі є Міжнародний інститут архівної науки (Словенія, Марібор) і Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (Росія, Москва). Архівознавчі дослідження у різних країнах проводять під егідою Дирекції Національного архіву Франції (Париж), громадських об'єднань (спілок) архівістів в Австралії, Канаді, Польщі. Розвиток наукових студій у галузі архівної справи та документознавства сприяють вищі навчальні заклади, які готують архівістів: Архівна школа Міністерства науки та мистецтв землі Гессен (Марбург, Німеччина), Школа бібліотекознавства та архівознавства при Лондонському університеті (Великобританія), Університет документалістів, архівістів і бібліотекарів у Мадриді (Іспанія), Школа бібліотечної справи та архівознавства (Колумбія), Школи архівістики, палеографії і дипломатики при 17-ти державних архівах Італії, Історико-архівний інститут Російського гуманітарного університету (Москва), Київський університет імені Тараса Шевченка та ін.

На початку 1990-х років створено спеціальні науково-дослідні установи у галузі архівної справи - Білоруський науково-дослідний центр документознавства та архівної справи (Мінськ), що з 1997 р. став інститутом та Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (Київ). Відкриття відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 16 травня 1994 р. № 311 галузевого науково-дослідного інституту стало важливим етапом архівного будівництва у незалежній Україні. Відтоді УДНДІАСД - головна науково-дослідна інституція в системі архівних установ, підпорядкованих Головному архівному управлінню при Кабінеті Міністрів України. Його основними завданнями є дослідження теоретичних і методичних проблем архівознавства, документознавства, археографії, створення документних інформаційно-пошукових систем, здійснення експериментальних робіт задля вирішення проблем фізико-хімічних та біологічних умов зберігання документів і розроблення відповідних нормативів, надання науково-методичної допомоги з питань архівної справи, організація широкої оперативної інформації з зазначених проблем архівних установ.