Стандартизація архівного описування сприяє уніфікації його правил, створенню, поряд з традиційними формами передавання інформації (довідниками, каталогами), електронних (комп'ютерних) баз даних. Прийняття єдиних нормативів описування сприятиме комп'ютеризації архівної справи на національному рівні, а також комп'ютерному обміну інформацією на міжнародному рівні. Будуть створені й перспективи для обміну інформацією з бібліотеками, службами науково-технічної інформації, музеями.

Таким чином, архівне описування закладає підвалини доступу до архівних документів, створюючи умови для користування ними, та допомагає у вирішенні важливого соціального завдання суспільства - реалізації права людини на інформацію.

9.2 ОБЛІКОВО-ОХОРОННА РОБОТА АРХІВУ

Під обліком розуміють комплекс заходів/операцій, що мають забезпечити фіксацію наявності архівних документів, а також отримання відомостей про обсяг і склад архівних зібрань та їх місцезнаходження. Облік належить до основних функцій архівної установи разом із завданнями зберігання і використання архівних документів. Сутність обліку полягає у визначенні одиниць обліку архівних документів та принципів систематизації облікових даних у специфічній документації (у системі спеціально створених облікових форм); у реєстрації в обліковій документації фактів стану та руху документів/груп документів; у встановленні кількості документів/груп документів та змін, які відбуваються у визначених одиницях обліку, та відображенні цих даних в обліковій документації; у систематизації даних про обсяг, склад і рух архівного зібрання.

До обліку архівних документів ставляться такі вимоги.

По-перше, в ході обліково-охоронних процесів не можна порушувати структурну організацію архівних документів, виконану на етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку стають групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих одиницях виміру - архівних фондах і одиницях зберігання - фіксуються дані обліку в обліковій документації. В цьому полягає вимога єдності обліку з структурною організацією архівних документів.

По-друге, облік повинен відповідати тій структурній організації документів НАФ, яка починається ще у процесі діловодства і завершується в державних архівах. Облікові дані мають послідовно, як і самі документи, зосереджуватися, концентруватися по кожному комплексу, починаючи з найменшого - справи, і далі узагальнюватися по фонду, а потім по архіву. Дані архівів надходять до головної архівної служби, де концентруються у Центральному фондовому каталозі. Завдяки цьому правилу забезпечується наявність даних про обсяг і склад архівних зібрань на всіх структурних рівнях НАФ. Концентрування даних обліку сприяє також закріпленню організації архівних документів по утворених комплексах і забезпечує реалізацію принципу єдності обліку з системою зберігання документів. Донедавна ця система зосередження даних у масштабах регіону, держави мала назву централізованого обліку архівних документів.

По-третє, обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду використання, а також самі реєстраційно-облікові документи, зокрема описи.

Достеменність і точність обліку забезпечуються надійністю вихідних початкових даних, тобто добротністю інформації, яку переносять у форми обліку з первинних документів, в основному з різних актів, а також чітким і розбірливим оформленням документації при надходженні або вибуванні кожної одиниці обліку.

Важлива й оперативність обліку. Несвоєчасно облікований документ піддається ризику втрати, оперативність прискорює надання користувачеві інформації про документ та його видавання.

Ще одна вимога - уніфікація і стабільність облікових одиниць у масштабах НАФ, що полегшує розміщення і зберігання архівних документів, перевіряння їхньої наявності. В основу виміру кількісного і якісного складу архівних зібрань покладено головну класифікаційну одиницю - архівний фонд, до якої дорівняно архівну колекцію та об'єднаний архівний фонд. Як бачимо, це досить великі комплекси архівних документів. Через архівний фонд як одиницю обліку представляються дані про кількісний склад архіву, НАФ. На нижчих рівнях обліку, наприклад на рівні архівного фонду, відповідна інформація відображається за допомогою одиниці зберігання (справи, фотоальбому, карти, рулону плівки тощо). На рівні одиниці зберігання межею точності є “аркуш”, “документ”, але вони не використовуються у формах обліку на вищих за одиницю зберігання рівнях.

У зарубіжній практиці в облікових документах теж забезпечується первинний облік об'єднаних за походженням великих комплексів документальних матеріалів, які зберігаються в державних архівах. У Франції одиницями обліку є сери, у Великобританії - архівні групи, у США - документальні групи. Хоча за назвами вони відрізняються, але за змістом являють собою комплекси документів, прирівняні до нашого архівного фонду, і є класифікаційними та обліковими одиницями. Поряд з ними одиницями обліку є і “метрополиця” (довжина стелажних полиць), фізичний обсяг документів тощо.

Таким чином, за одиницю обліку архівних документів прийнято одиницю виміру кількості документів (аркуш, документ, справу, архівний фонд, проект, комплект кінофільму чи фонодокумента, погонний метр тощо).

Інформація про стан архівних зібрань має динамічний характер, постійно змінюється: в архіви постійно надходять або вибувають з них документи, створюються нові архівні довідники, відбувається передавання документів з одних архівів і фондів до інших, вдосконалюється внутріфондова систематизація. Зміни, що відбуваються з архівними документами, фіксуються у формах обліку.

Форми обліку - це система спеціальних документів, необхідних і достатніх для правильного відображення кількісних параметрів архівних зібрань в їх динаміці, пояснюваних за допомогою якісних характеристик. У процесі обліку розрізняють два етапи: накопичення вихідних початкових даних та їхнє дальше оброблення з відображенням в облікових формах. На першому етапі реєструють виражені у кількісних або якісних показниках факти, взяті у статиці або у динаміці, і представляють, як правило, у “актах”. На основі актів формують і обробляють облікову інформацію на другому етапі та відображають у встановлених формах обліку.

В документах установленої форми фіксують: приймання і вибуття документів, кількість, склад і рух архівних документів/груп документів. Ця документація архіву має назву облікової і призначена для контролю за збереженістю архівних документів. Крім цього, облікові документи закріпляють організацію архівних документів за певними класифікаційними групами (фондами, справами), визначають їхнє місце знаходження в архіві, забезпечуючи цим самим можливість адресного пошуку архівних документів. Облікові документи допомагають встановити сумарні дані обсягу архівного фонду, архіву, групи архівів і навіть усього НАФ. Статистичні дані про величину і склад архівних зібрань використовуються як інструмент управління і допомагають організувати планове, науково обґрунтоване комплектування архівів і всього НАФ, а також інші види робіт по зберіганню архівних документів і користуванню ними.

Отже, обліку належить виконати функції: контрольно-охоронну, зорієнтовану на організацію дієвої охорони документів і контролю їхньої наявності і стану, та регулюючу, спрямовану на підтримування рівня впорядкованості архівного зібрання та його вдосконалення.

Щойно документи потрапляють до архівної установи, вони проходять обов'язковий облік у книзі надходжень, де вказуються такі основні дані: коли, від кого і на підставі якого документа матеріали надійшли, найменування, роки, обсяг і стан цих матеріалів, який номер фонду їм присвоєно (або до якого архівного фонду установи вони долучені). Записи у книзі дозволяють встановити, які надходження відбулися до архівних фондів протягом року, показати динаміку зростання архіву за певний період часу і, крім цього, правильно проводити звітність про приймання документів до архіву.

Однією з головних форм обліку є список архівних фондів, що являє собою перелік їх найменувань у порядку номерів, які вони отримують при надходженні в архів у хронологічній послідовності. Порядковий номер ідентифікує кожен архівний фонд і тому не може бути присвоєний іншому, навіть у разі передавання або втрати фонду. Список фондів фіксує усі назви фондоутворювача у хронологічній послідовності, якщо вона змінювалась, а також зазначає установу, до якої, у разі передавання фонду, його передано.

Після запису до книги надходжень і до списку фондів документи кожного фонду обліковують в аркуші фонду, призначеному для сумарного обліку, котрий закріплює рух документів у його межах. Аркуш фонду містить його назву та номер, вказує місце зберігання (архів), склад документів фонду, кількість та хронологічні межі.

Важливе значення у практиці роботи архівів мають описи документів. Це обліково-довідковий документ, призначений для поодиничного обліку документальних матеріалів фонду (для особових фондів - і подокументного і поаркушного). Він відтворює заголовки справ з крайніми датами та кількістю аркушів і використовується як основний посібник про зміст документів фонду.

Після запису справи до опису встановлюють її архівний шифр, що являє собою сукупність відомостей про місцезнаходження справи - назву архіву, номер фонду, опису, справи. Архівний шифр-це пошуковий образ кожної справи, на нього роблять посилання і при користуванні архівними документами.

На архівні фонди складаються картки фонду, на базі яких формують фондові каталоги у державних архівах, а також Центральний фондовий каталог - в Головному архівному управлінні. У картці фонду, яка надходить з держархівів, проставляють номер і назву фонду із зазначенням усіх його перейменувань, назву архіву, в якому зберігається фонд, обсяг фонду, його склад. Інформація про зміни у фондах відтворюється на картках фондового каталогу на підставі щорічних повідомлень з архівів у відомостях про зміни в складі та обсязі архівних фондів. Сумарні відомості про фонди та одиниці зберігання по кожному архіву відображаються у паспорті архіву за станом на 01.01 кожного року.

На кожний фонд, що зберігається в архіві, заводять справу фонду, де зосереджуються всі документи про історію і стан архівного фонду: історична довідка про фондоутворювача, довідки про його перейменування та інші документи.

Особливо цінні документи (ОЦД) реєструються у внутрішньому описі справ, які отримують позначку ОЦД, на ОЦД виготовляються страхові копії. Облік документів, що мають в зовнішньому оформленні або в додатках до них матеріальні цінності, ведеться у відповідній інвентарній книзі у порядку номерів фондів і описів.

Таким чином в архівних установах забезпечується облік архівних документів на різних рівнях комплексів у двох видах - індивідуальний і сумарний.

Індивідуальний і сумарний облік архівних документів

В архівній установі забезпечується повна збереженість облікових документів, для чого вони зосереджуються в ізольованому приміщенні і перебувають у віданні спеціального підрозділу або у працівника архіву, який відповідає за облік архівних матеріалів. За обліковими документами перевіряють наявність справ щодо відповідності їхнім описовим статтям і засвідчувальним написам у описах, що є важливим елементом у забезпеченні збереженості архівних документів.

Таким чином, облікова документація дозволяє на різних рівнях комплексів документів послідовно розкривати склад і зміст архівних фондів. В архівній установі це: паспорт архіву; список фондів, який дає перелік усіх фондів; карткові покажчики, що розкривають склад архівного зібрання; аркуш фонду, який подає структуру кожного фонду; архівний опис, що інформує про склад і зміст документів фонду; внутрішній опис справи, який розкриває склад документів справи та їхній зміст; справа фонду, що дає відомості з історії фондоутворювача та формування архівного фонду.

Облікова документація архівних установ є створеним на єдиних науково-методичних засадах завершеним обліково-довідковим комплексом, що органічно входить у систему НДА державних архівів. Правильно організований облік забезпечує збереженість документів НАФ, закріплюючи їх систематизацію і зберігання за єдиними для всіх сховищ класифікаційними одиницями. Відтворений в облікових формах склад, зміст і обсяг документів забезпечує їхній адресний пошук, створюючи фундамент НДА архівної установи.

9.3 АРХІВНІ ДОВІДНИКИ В СИСТЕМІ НДА: ФУНКЦІЇ ТА СТРУКТУРА

В архівних установах пошук документів та інформування про їхній склад і зміст забезпечують архівні довідники, створення котрих є важливою складовою діяльності архіву як запоруки активності використання архівної інформації. “Лише те архівосховище гідне назви науково організованої установи, де матеріали належно пристосовані й постійно пристосовуються для їх всебічного використання”,- зауважував В.Веретенников, маючи на увазі розроблення архівних довідників.

Створений на єдиних методологічних і методичних засадах комплекс взаємопов'язаних архівних довідників, у тому числі електронних, призначений для розкриття складу і змісту архівних документів на всіх рівнях системи й пошуку первинної документної інформації, становить систему науково-довідкового апарату (СНДА) до документів НАФ.

Усі довідники залежно від виконуваних ними функцій (контрольно-облікової, обліково-пошукової, інформаційно-пошукової) відповідно поділяють на групи: а) облікові документи архіву (книга надходжень, список фондів архіву, аркуш фонду); б) ЦФК, архівний опис; в) каталоги, путівники по фондах, покажчики, огляди документів.

СНДА адаптована до існуючої ієрархії комплексів архівних документів в НАФ і відтворює їхній склад та зміст на різних рівнях. Так, довідник “Государственные архивы Украинской ССР” (К., 1988) дає коротку інформацію про склад і зміст архівних фондів усієї держави, а путівник по конкретному архіву дає інформацію на рівні архів-фонд, огляд фонду - на рівні фонд-справа, каталог - на рівні справа-документ. У СНДА постійно вдосконалюються наявні види довідників, а також створюються нові у відповідності з принципами її побудови:

а) взаємозв'язку і взаємодоповнюваності між довідниками;

б) чіткими і конкретними функціями кожного довідника;

в) єдності методики створення НДА і забезпечення уніфікації створення кожного виду довідника;

г) наступності видів НДА з діловодством, відомчими архівами, усіма рівнями держархівів і на кінцевому етапі - з автоматизованим пошуком інформації.

Залежно від представлених у довідниках документних комплексів усі архівні довідники поділяють на:

міжархівні, які забезпечують облік і пошук інформації у цілому по країні, а також по регіону, групі архівів, - ЦФК, путівники по архівах, тематичні путівники, тематичні огляди;

міжфондові, які забезпечують пошук документів по конкретному архіву, - список фондів архіву, путівник по фондах архіву, каталоги, тематичні огляди, покажчик фондів архіву;

внутріфондові, які забезпечують облік і пошук документів по конкретному архівному фонду - аркуш фонду, архівний опис, покажчик описів фонду, огляд фонду.

Всі облікові документи та архівні довідники, взаємодіючи і взаємодоповнюючи систему, створюють у комплексі необхідні умови для доступу до архівних документів: забезпечують облік і контроль за збереженням архівних матеріалів, а також надають інформацію про їх наявність, зміст та місцезнаходження.

Усі архівні довідники поділяють на типи, а всередині типу - на види (підвиди). Тип архівного довідника визначається його цільовим призначенням у СНДА. Існують такі типи архівних довідників: архівний опис, архівний каталог, путівник по фондах архіву (архівів), покажчик, огляд документів.

Залежно від об'єкту описування, його аспекту, ступеня деталізації кожен тип архівного довідника має свої види, а всередині виду - підвиди. Зупинимося на основних з них, насамперед на архівному описі. Його складання передує будь-якій дальшій роботі архівіста у створенні інших видів інформаційно-пошукових довідників (оглядів, путівників, каталогів). Він призначений для розкриття складу і змісту справ, закріплення їхньої систематизації всередині фонду, а також обліку справ. Описи складаються у діловодстві та архівних підрозділах установ; у державних архівах описи складаються на документи, що надійшли неописаними до архіву, а також під час перероблення неякісних описів.

Як довідник і обліковий документ опис має властивості, зумовлені його основним призначенням. Здійснюючи функцію обліку, опис є первинним обліковим документом для кожної справи і для кожного фонду в цілому, одночасно закріплює організацію документів у фонді. Як довідник опис забезпечує повну інформацію про склад і зміст справ певного документального комплексу (фонду, його частини, об'єднаного архівного фонду, колекції).

Опис складається з переліку справ (описових статей) і допоміжного довідкового апарату до нього. Описова стаття згідно з ISAD (G) включає такі інформаційні характеристики по кожній справі: порядковий номер запису справи до опису; індекс справи за номенклатурою; заголовок справи з інформацією про оригінальність документів, спосіб їхнього відтворення, анотацію найцінніших документів справи; крайні дати справи; кількість аркушів. Додаткові дані можуть бути вміщені у графі для приміток, а також зазначені терміни зберігання у описах на матеріали довготривалого зберігання. Допоміжний довідковий апарат, як правило, представлений відомостями на титульній сторінці, передмовою, списком скорочених слів, покажчиками, перевідною таблицею шифрів (якщо опис перескладався), змістом, хоча для різних категорій фондів може бути різною кількість покажчиків.

Опис формують так, щоб відтворити організаційний устрій фондоутворювача, його компетенцію. Опис дає відомості про організацію або установу, в якій відклався даний фонд (дата виникнення, структура і функції, зміна назви і відомчої підпорядкованості, дата ліквідації або реорганізації). Архівний опис є основним первинним довідником до документів.

Одне з провідних місць серед довідників займають архівні каталоги. На відміну від описів вони не виконують функції обліку і складаються незалежно від фондової приналежності документів, на будь-який комплекс документів, найчастіше на фонди окремого архіву. Вторинна документна інформація представлена у каталогах у вигляді описових статей на одиниці описування, як правило, на каталожних картках.

Одиницею описування для каталогів може бути окремий документ або його частина, група документів, справа або група справ, однорідних за змістом за один період часу на тій само території. Каталожні картки з описовими статтями групують за рубриками класифікаційної схеми, яка містить перелік класифікаційних ділень, розміщених у певній послідовності за принципом логічної або алфавітної структури. За логічним принципом структурують систематичний, тематичний і хронологічний каталоги.

В систематичному каталозі документну інформацію представлено за галузями знань і практичної діяльності суспільства, згідно Схем єдиної класифікації документної інформації для державних архівів, що водночас є інформаційно-пошуковою системою для організації пошуку інформації в систематичному каталозі архівної установи.

В бібліотеках України основою побудови систематичних каталогів є дві системи класифікації: УДК - Універсальна десятинна класифікація і ББК - Бібліотечно-бібліографічна класифікація. Схема єдиної класифікації документної інформації для систематичних каталогів представлена у двох випусках: для документів 18 - початку 20 ст., а також радянського періоду. В Україні розпочато роботу над створенням власної схеми класифікації, яка відтворить в усій повноті зміст документів НАФ.

Тематичний каталог складається за однією темою. Навіть при наявності систематичного тематичний каталог може бути корисним під час наукової розробки однопрофільних архівних матеріалів і для підготовки тематичних архівних довідників. Вторинну документну інформацію в каталозі розташовують у логічній послідовності за наперед розробленою схемою.

Хронологічний каталог містить вторинну документну інформацію архіву, систематизовану за послідовно розміщеними періодами часу, що дає можливість розкрити історичні зв'язки між подіями, послідовно розглянути розвиток історичного процесу. Розділами і підрозділами класифікаційної схеми хронологічного каталогу може бути епоха, століття, або якийсь інший відрізок часу, рубриками - роки, підрубриками - конкретні дати подій, фактів, що відбулися в той чи інший рік або хронологічний період.

Предметний каталог містить вторинну документну інформацію архіву у вигляді найменувань предметів, явищ, розташованих в алфавітній послідовності. Рубриками предметного каталогу можуть бути предмети в широкому розумінні слова, до яких можна віднести загальні поняття (“Національне питання”) і окремі (“Українська школа”), назву установи (“Український державний науково-дослідний Інститут архівної справи та документознавства”), назву професії (“Бандурист”), назву теорії (“Археографія”), прізвища вчених (Вернадський В.І.), назву міст (“Севастополь”), події (“Референдум 1 грудня 1991 року”). Таким чином, створюється можливість збирання в одному місці за предметною рубрикою одиниць описування (документів, справ), присвячених одному конкретному предмету, особі, події, явищу. Різновидом предметного каталогу може бути каталог з історії установ, в якому картки з відомостями класифікуються за галузями, а потім за конкретними установами та організаціями.

Іменний каталог містить вторинну документну інформацію архівів про осіб, які є авторами документів або згадуються в документах, і являє собою перелік прізвищ, імен, псевдонімів, прізвиськ, розташованих в алфавітному порядку. Підрубриками бувають назви окремих сторін діяльності тієї чи іншої особи або категорії документів. Наприклад: Грушевський Михайло Сергійович (рубрика). Підрубрики: Біографічні матеріали. Наукова діяльність. Публікації. Рукописи. Громадська діяльність. Виступи. Урядові документи, підписані М.Грушевським.

Іменний каталог необхідний у повсякденній науковій і довідковій роботі кожного архіву. Він помагає орієнтуватися у колі тих осіб, матеріали про яких зібрано в архіві. При наявності великого обсягу документів з особового складу для полегшення роботи по видачі архівних довідок соціально-правового характеру складається каталог документів з особового складу. Його картки містять відомості про прізвища, ім'я, по-батькові та посилання на справи, в яких є інформація про цю особу, і розташовуються в алфавітному порядку прізвищ.

Географічний каталог містить вторинну документну інформацію про географічні й топографічні об'єкти (моря, ріки, озера, міста тощо). Він може бути як самостійним, так і частиною предметного каталогу, і збирає за рубриками з географічними назвами інформацію про архівні документи певного архіву. Рубрики розташовують в алфавітному порядку, а підрубрики - в логічному або алфавітному. Наприклад, Рубрика: Миколаїв. Підрубрики: Історія. Райони. Населення: кількість і склад, міграція. Навчальні заклади тощо. Маючи такий каталог, архів швидко може дати довідку про документи, які стосуються історії міст, заводів, освітніх закладів, хоча каталог з історії закладів може бути створений окремо (за назвами, в алфавітному порядку).

Система каталогів архіву повинна забезпечити повноту відомостей про зміст фондів архіву. Спочатку каталогізують фонди першої категорії, особливо ті, документи яких можуть бути використані при підготовці публікації документів, складанні оглядів тощо. В каталог включаються відомості, які містять інформацію про сутність подій, фактів, явищ, відображених у документах, які розкривають закономірності їхнього розвитку, показують характерні особливості їхнього прояву, про діяльність фондоутворювача або закладів його системи. Під час відбору відомостей віддають перевагу інформації про характер, напрями і підсумки діяльності установи-фондоутворювача та його системи, враховують час виникнення документа або час описуваних у документі подій, коли значення має сам історичний період; враховують авторів (адресатів) документів, ступінь збереженості документів.

Найважливішою частиною процесу каталогізації документної інформації є описування архівних документів. Об'єктом описування на одній картці можуть бути відомості про зміст декількох документів і навіть справ, якщо вони стосуються одного питання, факту або події за той самий період і на тій самій території (порівняйте: при бібліографічному описуванні на одній картці подається інформація лише про один документ або його частину).

Відомості про одиницю описування, що становлять собою у сукупності описову статтю, розміщують на картці за визначеною формою (макетом, схемою). Елементи описання об'єднують у зони: класифікаційних відомостей (індекс, назва рубрики та підрубрики, дата і місце події), які крім двох останніх, мають співпадати з класифікаційною схемою каталогу; інформаційних даних (згорнуте визначення змісту одиниці описування, зазначення автора-фондоутворювача, адресата, визначення різновиду документів, оригінальності; при поодиничному описуванні у графу “Зміст” переносять заголовок справи з описів); пошукових даних (назва архіву, де зберігається документ; назва фонду, в якому знаходиться документ; назва структурної частини, в якій його було створено, архівний шифр документа, який складається з номера фонду, номера опису, номера одиниці зберігання і номера аркушів); зовнішніх даних (мова документа, спосіб його відтворення); контрольних даних (прізвище архівіста, що склав картку; дата складання картки).

Зразок картки з описанням для каталогу

Після завершення описування архівних матеріалів каталожну картку проводять індексують шляхом аналізу змісту об'єкта описування і віднесення його до певного структурного підрозділу схеми класифікації відповідного каталогу. За класифікаційною схемою на основі співставлення вибирають рубрику, якій би найбільше відповідав зміст одиниці описування. Індекс рубрики переносять на каталожну картку. Картки систематизують за індексами і рубриками і розставляють у каталозі.

Отже, архівний каталог - це тип міжфондового архівного довідника, в якому інформація про документи подається у системі знань, предметів, тем, персоналій, періодів тощо, відповідно до його виду та обраної схеми класифікації документної інформації.

Дуже важливу функцію активної інформації про склад і зміст наявних в архівах фондів виконують путівники. Вони можуть створюватися по фондах усіх архівів в цілому по країні, по фондах декількох архівів, по фондах окремого архіву, по окремому комплексу фондів архіву (архівів), утворюючи такі види: путівник по архівах, путівник або короткий довідник по фондах архіву, тематичний путівник. Путівник складається з характеристики фондів і довідкового апарату. Схема розташування характеристик залежить від складу фондів архіву. Але найчастіше структура розділів включає перелік органів державної влади і управління, громадських організацій та фондів особового походження і архівних колекцій. Всередині розділів фонди групуються у підрозділи за галузями або характером виробничої діяльності, в межах підрозділів - за ознакою відомчого підпорядкування або однотипності установ, а далі за хронологією, значимістю фондів, алфавітом назв тощо. Основна частина путівника - характерис-тика фонду складається з його назви, довідкових даних про фонд, короткої історичної довідки і анотації документів фонду, бібліографічного списку літератури про фонд.

Путівники і короткі довідники по фондах декількох архівів складаються за аналогічною схемою, місце зберігання фонду зазначають у його характеристиці. Тематичні путівники розробляються за схемами, що деталізують обрану для путівника тематику. Характеристика кожного архіву включає його повне найменування, адресу, коротку історичну довідку, анотацію складу фондів і змісту документів архіву. Основними елементами довідкового апарату до путівників є титульна сторінка, зміст, передмова, покажчики (предметний, іменний, географічний, покажчик фондів).

Покажчики можуть бути самостійними архівними довідниками або елементом довідкового апарату до них. Вони значно підвищують інформаційну цінність описів, каталогів, оглядів, путівників; містять додаткові відомості про матеріали (їхній склад, історію фондів і фондоутворювачів) і полегшують користування довідниками, допомагаючи швидко отримати всі наявні у довіднику відомості про документи. Покажчики, що є самостійними архівними довідниками, складаються до описів (документів) одного фонду або сукупності їх. Покажчик до архівного довідника - перелік предметів (ключових слів), які зустрічаються у довіднику, з необхідними поясненнями і посиланнями - складають для прискорення пошуку інформації за аспектами, що не співпадають з групуванням основного тексту довідника. Орієнтуючи в інформації документів, які увійшли до архівного довідника, покажчики дають уявлення і про зміст певного комплексу. Покажчики можуть бути іменними, географічними, предметними або хронологічними. Залежно від змісту архівного довід-ника до нього може складатися один або декілька покажчиків.

Основним елементом покажчика є рубрика, що включає предметне поняття і пошукові дані. Предметними поняттями у покажчику можуть бути імена осіб, географічні найменування, назви предметів, явищ, подій.

Іменний покажчик включає прізвища, імена, псевдоніми, прізвиська. Предметами рубрик у географічному покажчику можуть бути найменування держав, адміністра-тивно-територіальних одиниць, морів, річок тощо. Предметний покажчик може бути загальним і включати предметні поняття різного характеру, а також спеціальним і складатися з однорідних предметних понять (покажчик видів документів, авторський і установ, структурний, галузевий і ін.). До складу рубрики предметного покажчика входять позначення наукових понять, історичних фактів, подій, явищ, назви установ, організацій, підприємств і ін. У хронологічному покажчику дати подій або дати документів подають у хронологічному порядку.

Основними вимогами, що висуваються при складанні покажчиків, є повнота, тобто відображення усіх найсуттєвіших понять, які містяться у тексті, і точність, тобто правильність зазначення місцезнаходження інформації.

Огляди архівних документів включають систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів з джерелознавчим аналізом їх і призначені для інформації зацікавлених установ та науковців про характер і значення цих документів з метою активного використання. Огляд може давати інформацію або про документи одного фонду (огляд фонду) або декількох-за певною темою (тематичний огляд). Характеристику документів подають у вигляді логічно послідовної інформації у компактній узагальненій формі за однорідними групами документів і справ. Іноді вона супроводжується джерелознавчим аналізом окремих матеріалів. Огляди складають на документи, актуальні для даного періоду, особливо з недостатньо розроблених проблем суспільного розвитку, а також на великі, але мало вивчені фонди.

Характеристики документів у огляді розміщують у певному порядку, обумовлюючи схему побудови довідника: структурну (за структурою фондоутворювача), галузеву (за галузями або функціями діяльності фондоутворювача), хронологічну (за періодами діяльності фондоутворювача або системи однорідних установ), номінальну (за номінальною ознакою документів: журнали засідань, рукописи творів тощо), тематичну (за змістом). До складу довідкового апарату огляду входять: титульна сторінка, зміст, список скорочень; для тематичних оглядів - список фондів; у необхідних випадках - бібліографічний список.

Отже, у системі НДА кожен вид архівного довідника створюється для виконання певних функцій (облікових або інформаційно-пошукових), на певних рівнях комплексів документів (НАФ, групи архівів, архіву, фонду, справи). Від репрезентативності відображення інформаційних багатств фондів архівними довідниками залежить підвищення інформаційних можливостей архівних зібрань.

Таким чином, описування архівних документів складає важливий компонент теоретичної основи архівних технологій (науково-технічного опрацювання, облікових робіт, зберігання архівних документів та організації НДА), що створюють систему доступу до документної архівної інформації. Незважаючи на те, що архівне описування має різні завдання на різних етапах технологічного циклу по опрацюванню архівних документів і розпадається на ідентифікаційний, реєстраційний, спеціальний види, вони мають спільну методику, яка полягає у визначенні інформаційних характеристик архівних документів на першому етапі архівного описування; у відборі з них тих, які б слугували виконанню ідентифікаційних, обліково-охоронних або науково-пошукових функцій на різних етапах описувальних робіт. Тобто на всіх етапах - від оформлення справи до написання каталожної картки - це є процес відбирання і відтворення в описовій статті таких характеристик архівних документів, які б сприяли архівістові чи будь-якому користувачеві на подальших етапах архівної, довідкової або дослідницької роботи у ідентифікації матеріалу серед інших та визначенню його місцезнаходження і використанню у будь-яких цілях.

10. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ ДОКУМЕНТІВ

Серед найважливіших проблем архівної справи є забезпечення збереженості архівних документів. Це складова частина охорони пам'яток історії та культури, що має велике суспільне значення.

Широка різновидність документів і властивостей матеріалів, на яких вони виготовлені, недостатнє вивчення механізму їх старіння і руйнування утруднюють вирішення науково-технічних завдань, пов'язаних з пошуком і розробленням оптимальних умов зберігання, технології спеціального оброблення і реставрації документів. Тому розглянемо спочатку особливості матеріальної основи документів та способів фіксації інформації. Майбутній архівіст повинен мати уявлення про природу, фізичний стан, хімічний склад і властивості паперу, плівкових матеріалів, їхніх особливостей, оскільки від цього значною мірою залежить вибір умов і технологій збереження документів, їхня реставрація та довговічність.

10.1 ОСОБЛИВОСТІ МАТЕРІАЛЬНОЇ ОСНОВИ ДОКУМЕНТІВ ТА СПОСОБІВ ФІКСАЦІЇ ІНФОРМАЦІЇ

Документи на паперових носіях

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів протягом останнього тисячоліття є папір. Це матеріал, що складається, в основному, із рослинних волокон, відповідним чином оброблений і з'єднаний у тонкий листок, в якому волокна зв'язані між собою поверхневими силами зчеплення. Крім рослинних волокон останнім часом для виробництва спеціальних видів паперу частіше застосовують волокна як синтетичного органічного походження, так і мінеральні (азбестові, скляні та інші). Тобто папір - складна багатокомпонентна система, яка складається з волокон целюлози, наповнювачів, проклеювальних і барвникових матеріалів.

Вважається, що слово “лист”, яке має два значення (лист паперу і лист дерева), свідчить про те, що наші пращури писали на листях дерев. Латинське слово libеr також має два значення: кора і книжка, що побічно вказує на давнє застосування кори для писання. Вперше згадується про папір у 12 р. до н. е., а в 76 р. на ньому вже писали книги. Батьківщина паперу - Китай. Сировиною для паперу були волокна тваринного походження: шовк-сирець і відходи шовку. Пізніше почали використовувати рослинну сировину і луб'яні волокна шовковиці, бамбуку, конопель, соломи, хвойну і листяну деревину, бавовну, коноплі, льон, джгут, очерет. У 105 р. тут було винайдено основний технологічний принцип виробництва паперу - утворення листового матеріалу осаджуванням і переплітанням на сітці розмелених тонких волокон, розбавлених великою кількістю води. У Європі папір почали виробляти у 10 ст. В 11 ст. обладнання, яке служило для розбивання ганчір'я на волокна і складалося із кам'яної ступи і дерев'яного товкачика, почали приводити в рух дією води з допомогою водяного колеса млина. В Україні перші папірні було засновано в Галичині (біля Янова і в Брюховичах, під Львовом) у 1522-1529 рр. Перша папірня на Київщині (в Радомишлі) виготовляла папір для Печерського монастиря. Для державних потреб виготовляли папір із волокон конопель і льону з відповідними водяними знаками. У Росії перша згадка про паперовий млин за ЗО км від Москви зустрічається в 1576 р. Паперовими млинами називали в той час паперові фабрики. В 1799 р. у Франції винайшли папероробну машину, на якій у 1805 р. почали виготовляти папір. Через 13 років папероробну машину змонтували в Росії на Петергофській гранильній фабриці. Від моменту винаходу папероробна машина значно удосконалена, перетворилася з маленького листовідливного верстата на складний високомеханізований агрегат, де з одного кінця надходила розведена водою маса, а з другого - сухий папір безперервним полотном намотувався у рулони.

Тривалість існування документа на паперовій основі багато в чому визначається первісними (початковими) властивостями матеріалів, з яких він зроблений, а також технологією виготовлення. Папір і більшість барвників були складними за своїм хімічним складом і структурою матеріалів. Знаючи деякі показники паперу і барвників, можна прогнозувати тривалість збережігання виготовленого з них документа. Для архівної практики найважливішими є такі показники: машинний напрям, товщина, маса 1 м2, кислотність паперу.

Машинний напрям. Під час виготовлення паперу на папероробній машині на металеву сітку, що безперервно рухається, наливали паперову масу Напрям руху сітки називали машинними. Волокна целюлози в паперовому листку переважно направлені уздовж машинного (поздовжнього) напряму. Напрям, перпендикулярний поздовж-ньому, називається поперечним. Один і той самий паперовий листок має різні числові значення деяких характеристик у поздовжньому і поперечному напрямах, що враховують при виконанні палітурних і реставраційних робіт.

Кислотність паперу характеризується концентрацією іонів водню Н+ у водній витяжці паперу і визначається величиною показника ступеню при концентрації іону водню, взятого з протилежним знаком. Цю величину позначають рН. Шкала значень рН від 1 до 14 виражає як кислотність, так і лужність матеріалу. В нейтральному середовищі рН=7, у кислому - рН<7, в лужному - рН>7. Чим нижче значення рН водної витяжки паперу, тим більше він зруйнований. Папір, водна витяжка якого має значення рН=4, у 10 раз кисліший, ніж папір з рН=5, у 100 раз кисліший, ніж папір з рН=6 і в 1000 раз кисліший, ніж папір з рН=7

У реставраційній практиці для визначення рН документів застосовують такі методи, які, встановлюючи точні значення рН документів, водночас не завдавали б їм шкоди. Серед них є метод визначення рН паперових документів у краплі води або з допомогою плоского контактного електроду.

Найважливішим критерієм якісного зберігання документів є збереженість тексту, його часових параметрів, що визначається умовами зберігання, характером та якістю матеріалів, які використовувались для його нанесення. Основними матеріалами для нанесення тексту є туш, чорнило, стрічки друкарських машинок, штемпельні й друкарські фарби, олівці.

Туш. Туш, або вугільне чорнило, є суспензією дрібнодисперсної (лампової) сажі в олії, смолі або клею. Оскільки сажа (вуглець) стійка до дії світла, води і повітря, це обумовлює стабільність туші у часі. Тушшю писали пензликом. Тепер туш виготовляють із сажі, яку одержують під час спалювання нафти, дерева, мастил. Клей замінили на спирторозчинні або водорозчинні смоли. Для виробництва кольорової туші використовують мінеральні або органічні барвники.

Чорнило. Для написання тексту рукописів із появою паперу виникла необхідність заміни густого вугільного чорнила (туші) рідшим, щоб можна було писати пером. Існують залізогалові, алізаринові, кампешеві, анілінові види чорнила. Залізогалове чорнило почали використовувати за одними даними в 4-3 ст. до н.е., а за іншими - в 12 ст. Через велику кількість кислоти залізогалове чорнило мало велику кислотність, що згубно впливало на папір, а з появою металевих пер стало причиною їхньої корозії. В середині 19 ст. до складу залізогалового чорнила почали добавляти забарвлюючі речовини - суміш природних рослинних барвників: алізарину та індіго. Текст, нанесений таким чорнилом, дуже світлостійкий і добре зв'язується з папером. Тому впродовж тривалого часу для написання цінних документів використовували алізаринове чорнило.

Основу кампешевого чорнила складав сік тропічного кампешевого дерева, який при сполученні з різними хімічними речовинами дає різні забарвлені рідини. Кампешеве чорнило дає світло-міцний текст, що не змивається. У 19 ст. за допомогою залізогалового, алізаринового і кампешевого чорнила створено документи зі стабільними текстами, які добре збереглися і донині.

В кінці 19 ст. дорогі природні барвники у чорнилі почали замінювати синтетичними, які відрізнялися високими забарвлюючими властивостями, різноманітністю кольорових відтінків, дешевизною. На їхній основі винайшли анілінове чорнило, що має ряд переваг порівняно з залізогаловим, алізариновим і кампешевим. Воно легко стікає з пера, не викликає корозії металевих пер, довго зберігається. Але невдовзі виявилось, що більшість барвників у чорнилі не світлостійкі і тексти, написані цим чорнилом, дуже швидко руйнуються під дією світла і різних домішок, які є у папері, наприклад, слідів хлору.

Для виготовлення чорнила застосовують барвники різних класів - арилметанові (в основному кислотні) азобарвники, діоксиксантенові. До складу чорнила, крім барвників, входять гліцерин, цукор (загусники); фенол, формалін (антисептики); аміак і соляна кислота (як регулятори рН).

Олівець. В архівах зберігаються документи з текстом і помітками, зробленими олівцем. Збереження таких текстів багато в чому залежить від довговічності пігментів у олівцевій масі. Чорнографітні олівці почали виготовляти в кінці 18 ст. Стрижні цих олівців складаються із суміші графіту і глини. Найбільш світло і хімічно стійкими є тексти, виконані чорнографітними олівцями. Проте водночас такі тексти страждають від механічної дії через слабкий зв'язок графітної маси з папером.

Машинопис. Перші машинописні документи належать до кінця 19 - початку 20 ст. Багато цінних документів збереглося лише в машинному вигляді і кількість їх продовжує зростати, тому зберіганню таких документів необхідно приділяти велику увагу. В архівах зберігаються як перші примірники, так і копії, отримані при використанні копіювального паперу. Міцність і світлостійкість перших примірників машинописного тексту залежать від якості складових речовин маси, якими просочена стрічка. Існує багато типів стрічок, які різняться за кольором і призначенням. Найстійкішими до дії світла, температури, вологи, кисню повітря є чорні тексти, найменш стійкі - фіолетові і зелені. Примірники, отримані за допомогою копіювального паперу, зберігаються гірше.

Штемпельні фарби застосовуються для нанесення на документи перемінних реквізитів (дата надходження, вхідний та реєстраційний номери). Основну частину штемпельної фарби складають синтетичні органічні барвники, що обумовлює їх недовговічність.

Новим різновидом документів з паперовою основою є документи, одержані за допомогою копіювально-розмножувальної техніки. Довговічність таких документів залежить не тільки від хімічного складу паперових носіїв і засобів нанесення тексту, але і від способу його виготовлення. До основних репрографічних процесів належать діазографія, елекгрографія, термографія, фотокопіювання. Як правило, на зберігання відкладаються документи, виконані електрографічним - найпоширенішим універсальним способом, котрий забезпечує якісні копії. Інші способи копіювання призначені для розмножування спеціальних видів документації або одержування копії короткотермінової дії. Копії креслярсько-конструкторської документації одержують в основному діазо-графічним способом, оскільки контрастність термографічних копій при зберіганні зменшується.

До процесів оперативного розмножування належить офсетний, трафаретний, гектографічний друк. Текст на відбитках одержують шляхом перенесення фарби з форми для друку на матеріал відбитку (папір, картон). Найбільш світлостійким є текст, нанесений за допомогою фарби, що містить сажу.

Документи на плівкових носіях

До архівних документів на плівкових носіях належать кінодокументи, фотодокументи, фонодокументи на магнітній стрічці, мікрофільми, відеодокументи. Для їх виготовлення застосовують чорно-білі і кольорові кіно- і фотоплівки, роликові і форматні фотоплівки, магнітні стрічки. За своєю будовою кінофотоплівки і магнітні стрічки становлять основу з будь-якого полімеру, на котру нанесено фоточутливий або робочий шар. У фотошарі дисперговані кристали солей світлочутливого срібла, у робочому шарі - магнітний порошок. Збереженість таких документів значною мірою залежить від вихідних фізико-механічних властивостей полімерних плівок. Довготривалість їхнього зберігання залежить від хімічної стійкості полімерних плівок, зокрема щодо сонячного світла, агресивних середовищ, вогню тощо.

Документи на плівкових носіях у процесі використання і контролю піддаються багаторазовим розтягуючим і ударним навантаженням, перегинам і перекосам у стрічкопротяжних механізмах апаратури. Кінофотодокументи піддаються дії інтенсивного світла і тепла при проекції на екран, стикаються з кислими і лужними середовищами під час фотографічної і реставраційного оброблення. Все це може призводити до зміни фізико-механічних властивостей плівок під час зберігання і використання. У зв'язку з цим вимірюванню підлягають характеристики, які дають найповнішу картину зміни фізичних, міцнісних, поверхневих властивостей плівкових матеріалів. До них належать: геометричні характеристики - ширина і товщина стрічки, товщина основи; міцнісні характеристики - міцність при плавному навантаженні, подовжування під час розриву, міцність під час ударного навантаження, адгезійна міцність.

Кінодокументи

Кінодокумент - аудіовізуальний або зображувальний документ, зміст якого передано за допомогою кінематографічної техніки. На зберігання, як правило, приймається комплект кінодокумента, до якого входять негатив-зображення, негатив-фоно, проміжний позитив, контрольна позитивна копія, що входить до фонду користування та установочні ролики і паспорти для кольорових кінодокументів.

Основа кінодокумента - це кіноплівка, що являє собою багатошарову систему. Чорно-білі кіноплівки складаються з полімерної основи і желатинового шару, в якому дисперговані кристали солей світлочутливого срібла. Кольорові кіноплівки складаються з основи, підшару, емульсійних розподільників кольору і захисних шарів.

Для виготовлення фотографічних шарів усіх кінофотоматеріалів застосовують фотографічний желатин, який утворюється внаслідок виварювання кісток, шкіри і інших матеріалів тваринного походження. Для кольорового зображення до складу фотографічного шару вітчизняних кіноплівок входять барвники (жовтий, пурпурний, голубий), а також змочувачі, дубителі, металеве срібло, фероціанід калію. Як дубителі застосовують формалін, гліоксаль, ацетат хрому, хромокалієві галуни.

Основа світлочутливого шару кінодокументів - полімерні плівки: нітрат целюлози, вторинна ацетилцелюлоза, частково гідролізований триацетат целюлози. Нітроцелюлозна плівка складається з колоксиліну, камфори, спирту, води і висококиплячих розчинів. Ці плівки мають високі фізико-механічні якості та через легкозаймистість були поступово витіснені основами з оцтовокислих ефірів целюлози. Ацетилцелюлоза - це складний ефір, який одержують в результаті взаємодії

гідроксилів целюлози з оцтовою кислотою. Основа вітчизняних кіноплівок складається із плівкоутворюючих речовин (триацетат целюлози), пластифікаторів (дибутилфталат, трифенілфосфат), важколетких розчинників (бутиловий спирт).

Мікрофільми

Мікрофільм - комплект мікрофотокопій документів на рулонній плівці, об'єднаних на підставі якоїсь спільної ознаки. Основні типи мікрофільмів - рулонні мікрофільми у відрізку, мікрофіші, апертурні перфокарти, клясерні картки “джекет”. Для одержання страхових копій застосовуються рулонні мікрофільми на перфорованій і неперфорованій фотографічній плівці завширшки 16 і 35 мм.

Страховий фонд НАФ України створюють з метою зберігання цінної інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналів. Для документів з паперовою основою страховими копіями є негативні мікрофільми. Мікрофільм страхового фонду призначений для виготовлення з нього мікрофільмів поточного використання і репродукування документа у випадку його втрати. Компактність мікрофільмів створює умови для розроблення і використання механізованих і автоматизованих систем для забезпечення швидкого пошуку і оперативного розмножування будь-яких документів, незалежно від мови, формату і змісту.

Мікрофільми у відрізку є частиною рулонної плівки завдовжки не менше 230 мм, на якій розміщується декілька десятків кадрів. Їх застосовують для зберігання малооб'ємних документів з великою інтенсивністю використання.