Обчислення термінів зберігання документів проводять з 1 січня наступного за діловодним року. Наприклад: термін зберігання документа, створеного в діловодстві 1996 р., починає обчислюватися з 1 січня 1997 р. Терміни зберігання НТД вираховують з 1 січня того року, який наступає за роком закінчення розробки теми чи проекту. Для документів, яким встановлено термін “75 р.- В” розрахунок часу зберігання встановлюють 75 років мінус вік на час звільнення. Так, особова справа працівника, якому на дату звільнення виповнилося 25 років, підлягає зберіганню 75 р.-25 р. = 50 років. Відмітка “доки не мине потреба” означає, що документи мають тривале практичне значення і зберігаються не менше 10 років.

Інші примітки, що застосовуються в переліках, лише коментують порядок зберігання тих чи інших категорій документів - “На державне зберігання не надходить. Зберігаються в організаціях”; “За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення”; “Після закінчення строку договору”; “Після затвердження”; “Після заміни новими”; “Після зняття виробів з виробництва”; “Після введення об'єкту в експлуатацію”. Позначка “ЕПК”, яку встановлено проти термінів зберігання окремих видів документів, означає, що такі документи або частина їх можуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи їхньої цінності включатися до складу НАФ.

Усім статтям у переліках присвоєно наскрізну нумерацію. Для зручності користування переліками до кожного з них укладають алфавітний предметний покажчик на види і різновиди документів з посиланням на конкретні статті. Кожна організація і установа повинні мати повний набір переліків, які забезпечували б безперебійне функціонування діловодної та архівної роботи. Переліками (відомчими і міжвідомчими) повинна бути забезпечена кожна організація в Україні. Тому природним є постановка питання про їхню підготовку: базових - типового переліку документів, переліку документів з особового складу, для спеціальних видів документації - кіно-, фото-, фонодокументів, науково-технічної документації, а також відомчих.

Підготовка переліку - складний, тривалий (в кілька років) і відповідальний процес. Як правило, розробляють їх галузеві науково-дослідні інститути або спеціально створені для цієї мети при центральних відомствах тимчасові творчі колективи. До складу їх входять працівники діловодних та архівних служб відомчої системи, провідні спеціалісти і науковці.

Перелік рецензують всередині відомчої системи, розглядають в ЕПК міністерства або відомства, потім - у ЦЕПК Головархіву України і лише після цього затверджує керівництво, тиражують і вводять у дію. Процес укладання переліків для міністерств і відомств має постійний характер: реорганізовуються або ліквідовуються системи, створюються нові організації, з'являються нові види документації. Всі відомства систематично вносять зміни і доповнення до переліків, підтримуючи їх у робочому стані.

8.5 КОМПЛЕКТУВАННЯ АРХІВІВ

Комплектування архіву - це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його фондів профільними для нього документами державних органів, підприємств, установ і організацій усіх форм власності, а також громадян та їхніх об'єднань на всіх можливих носіях, що мають наукову, історико-культурну цінність. Метою комплектування є створення повноцінної джерельної бази з історії країни, регіону, а відомчого архіву -організацій його системи. Воно охоплює такі питання:

- визначення конкретних джерел комплектування та їхній розподіл між відповідними архівами;

- визначення складу документів, що підлягають переданню на зберігання;

- науково-технічне опрацювання документів з метою підготовки їх для дальшого зберігання;

- безпосередній прийом-передавання документів до архіву.

Архіви установ і організацій (близько 40 тис.) є найчисленнішими джерелами комплектування державних архівів. Від якості їхнього комплектування, правильності відбору документів та підготовки їх до передавання на постійне зберігання до архівів залежить повнота і якість джерельної бази.

Завданнями державного архіву є комплектування документами від усіх установ і організацій його профілю і у визначені терміни, укладання необхідного науково-довідкового апарату та створення умов для всебічного використання наявної в ньому джерельної бази.

До складу документів відомчих архівів відповідно з Типовим положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи і організації (1995 р.) входять:

- закінчені у поточному діловодстві документи на паперовій основі постійного та довготривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами організації;

- науково-технічна, кіно-, фото-, фоно-, відео-документація, машиноорієнтовані документи, створені організацією або одержані нею на законних підставах;

- особові архівні документи працівників організацій;

- документи на різних видах носіїв інформації установ - ліквідованих попередників організації;

- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;

- обліковий та довідковий апарат до архівних документів.

Відомчий архів комплектують усіма видами документів на всіх можливих носіях:

- документи на паперовій основі передають із структурних ідрозділів організації до відомчого архіву через 2 роки після закінчення їх у діловодстві у впорядкованому стані за описами встановленого Головархівом України зразка;

- науково-технічну документацію передають одразу після затвердження і в порядку, встановленому державними стандартами України; кіно-, фото-, фоно-, відеодокументацію передають з виробничих підрозділів одразу після завер-шення її виробництва.

Встановлено такі граничні терміни тимчасового зберігання документів у відомчому архіві установи:

- для документів Верховної Ради, Адміністрації Президента, Кабінету Міністрів, Конституційного Суду, Верховного Суду, Вищого арбітражного суду, Генеральної прокуратури, міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;

- для документів Верховної Ради і Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій та підпорядкованих їм адміністрацій - 10 років;

- для документів районних державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм адміністрацій - 5 років;

- для записів актів громадянського стану, документів з особового складу, записів нотаріальних дій і судових справ - 75 років;

- для науково-технічної документації - 25 років;

- для кінофільмів, кіножурналів, сюжетів кінолітопису, фотознімків, звукозаписів і відеозаписів - 3 роки після закінчення копіювання;

- для машиночитаних документів - 5 років.

Строки тимчасового зберігання документів у відомчому архіві установи можуть бути змінені з дозволу того державного архіву, до якого ці документи надходять на постійне зберігання.

Відтак на відомчий архів у галузі комплектування покладено такі завдання:

- прийняття від структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів на різних видах носіїв інформації;

- контроль разом зі службою документаційного забезпечення управління стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

- участь у складанні зведеної номенклатури справ організації, перевірка відповідності формування документів у справи згідно затвердженої номенклатури;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що зберігаються, складання та подання на розгляд ЕК організації описів документів НАФ, справ з особового складу організації та актів про вилучення до знищення документів, які не віднесено до складу НАФ України;

- підготовка і передавання документів НАФ до відповідного державного архіву, в сферу комплектування якого входить даний відомчий архів.

Отже, права відомчого архіву забезпечують виконання покладених на нього завдань, кінцевою метою яких є передавання документів постійного терміну на державне зберігання.

Як відомо, є дві категорії державних архівів України - з постійним та змінним складом документів. У поняття комплектування входить розподіл джерел комплектування з урахуванням значення документів і профілю архівів.

Під час комплектування дотримуються певних принципів, насамперед, неподільності архівних фондів та їхніх комплексів (один фонд або комплекс фондів однорідних установ регіону повинні зберігатися в одному архіві).

Безпосередня організація комплектування архіву починається з визначення джерел його комплектування - укладання списків установ, організацій і підприємств, документи яких підлягають (список № 1) і не підлягають (список № 2) переданню на зберігання. До списку № 1 відносяться установи і організації так званого вибіркового приймання. Він буває двох видів:

- з численних однорідних інституцій відбирають на зберігання одну або кілька, щоб представити їхню різноманітність. Наприклад, серед кількох сотень шкіл на території області до списку № 1 обов'язкового прийому відбирають по 1-2 школи загальноосвітні, і 1-2 - зі спеціалізованих (восьмирічні, одинад-цятирічні, глухих, сліпих, розумово відсталих, дітей-інвалідів тощо);

- з численних однорідних інституцій однієї системи відбирають на зберігання один чи кілька видів основних документів, які включають до опису фонду вищої організації. Наприклад, від лісгоспзагів (список № 2) у фонді обллісгоспзагу приймають лише їхні річні звіти. Списки № 1 і № 2 укладають відповідно до настанов, викладених у “Методичних рекомендаціях по визначенню джерел комплектування державних архівів” (К., 1992). Ці списки розглядаються на засіданні ЕПК і затверджуються директором державного архіву. Їхня внутрішня структура відповідає структурі органів державної влади, місцевого самоврядування, переліку галузей народного господарства, науки і культури. Всередині галузі установи розміщуються в логічній послідовності за групами установ і організацій однієї підпорядкованості.

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На Головархів України покладено функції контролю щодо організації цієї роботи. Такі само функції здійснюють і державні архіви областей щодо своїх філіалів, районних та міських державних архівів з перемінним складом документів. Комплектування державних архівів здійснюється планово, у зв'язку з чим щорічно укладаються списки установ і організацій, документи яких підлягають прийняттю, з зазначенням кількості справ та їх крайніх дат. Державні архіви областей та їхні філіали включають до списків і районні та міські архіви. Для зручності установам і організаціям, а також райміськдержархівам надсилають графіки передавання матеріалів. До списків першочергово вносять провідні та визначальні для даного архіву організації з простроченими термінами зберігання документів, а також ті, в яких немає належних умов зберігання архівного матеріалу. Дострокове приймання документів допускається лише у виняткових випадках.

Кожна установа має щорічно передавати документи до державного архіву. Для архівів зі значною кількістю джерел комплектування (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на 2-3 роки, але не рідше одного разу на 5 років. Треба стежити, щоб усі галузі народного господарства, науки і культури були представлені в складі фондів архіву повноцінно.

Безпосереднє приймання-передавання документів здійснює завідувач відомчим архівом чи відповідальна за архів особа та представник державного архіву. Доставку матеріалів (в тому числі й 4 примірники описів, історичних довідок та передмов до описів, а також науково-довідковий апарат) установа здійснює власними силами і транспортом. Приймання-передавання відбувається згідно описів поодинично, для таємних і документів особового походження - поаркушно і подокументно. Факт прийняття-передання документів оформляють актом встановленої форми, передбаченою Основними правилами роботи державних архівів. Передання документів (у впорядкованому стані) з одного державного архіву до іншого здійснюють під час уточнення їхніх профілів лише з дозволу Головархіву України.

Слід пам'ятати, що від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування НАФ України, ефективність його використання.

8.6 РОБОТА З ДЖЕРЕЛАМИ КОМПЛЕКТУВАННЯ ДЕРЖАВНОГО АРХІВУ

Важливою передумовою оптимізації комплектування державних архівів є методична робота з джерелами їх комплектування. Як уже зазначалось, у кожній установі (організації, підприємстві) існує архівний підрозділ, головними завданнями якого є:

- систематичне комплектування архіву документами структурних підрозділів у встановлений термін - через 2 роки після закінчення діловодного року, документами особового походження з відома і під керівництвом державного архіву;

- виконання повного комплексу робіт з документами, що перебувають на зберіганні в архівному підрозділі, - забезпечення їхнього збереження, обліку, експертизи цінності, науково-технічного опрацювання та використання;

- здійснення методичного керівництва і контролю за діяльністю діловодної та архівної служб як у своїй установі, так і у підвідомчій мережі установ, підприємств і організацій системи;

- передання у встановлені терміни документів НАФ України на постійне зберігання до відповідного державного архіву.

Функціями архівного підрозділу є:

ведення списків установ і організацій, документи яких підлягають (список № 1) і не підлягають (список № 2) переданню йому на відомче зберігання;

виконання всього комплексу заходів щодо забезпечення збереженості документів;

ведення облікової документації на документи і укладання необхідного НДА до них;

здійснення науково-технічного опрацювання документів, які в ньому зберігаються, і надання методичної та організаційної допомоги структурним підрозділам у виконанні цієї роботи;

виявлення унікальних та особливо цінних документів; створення страхового фонду мікрофільмів для наступного передання державному архіву;

забезпечення укладання у встановлені строки статистичної звітності, а також щорічних відомостей про склад і обсяг наявних на зберіганні матеріалів;видавання документів для практичного використання працівникам організації, а також дослідникам у читальний зал;

виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-правового характеру; розроблення або участь у підготовці нормативно-методичних документів з питань діяльності діловодних та архівних служб, внесення керівництву організації пропозицій щодо поліпшення їхньої діяльності.

Архівний підрозділ має право давати вказівки структурним підрозділам та підзвітним організаціям з питань діловодства та архівної справи і отримувати від них необхідні для роботи відомості.

Залежно від фондового складу документів та завдань щодо їхнього збереження в архівних підрозділах установ можуть формуватися такі види архівів:

- центральний архів міністерства або відомства, громадської організації для зберігання як власних документів, так і документів безпосередньо підпорядкованих їм організацій, в разі необхідності - документи й інших організацій;

- об'єднаний архів для зберігання документів однотипних установ системи або пов'язаних єдиною підпорядкованістю;

- об'єднаний міжвідомчий архів для зберігання документів установ двох і більше систем;

- архів організації, що зберігає лише свої документи.

Формування повноцінного складу документів такого архіву починається на стадії діловодства. Наукова організація діловодства передбачає укладання конкретної номенклатури справ для кожної установи. Під номенклатурою розуміють систематизований перелік заголовків справ, що заводяться у поточному діловодстві організацій. Вона складається за структурними підрозділами, передбаченими штатним розкладом, і друкується на бланку установи з виділенням таких граф: індекси справ, їх заголовки, кількість, термін зберігання документів з посиланням на відповідну статтю відомчого переліку. Номенклатуру справ схвалює ЕК і затверджує керівництво установи після погодження з ЕПК відповідного державного архіву.

Розрізняють такі типи номенклатур: конкретну; типову; примірну. Конкретна номенклатура справ - це систематизований перелік справ, передбачених до заведення в даній конкретній організації на календарний рік у відповідності з функціями цієї організації та завданнями діловодного року. Типова номенклатура справ (систематизований перелік конкретних заголовків справ), призначена для однорідних організацій (наприклад, малих або спільних підприємств) і обов'язкова для кожного з них. Примірна номенклатура справ формується для певних груп установ і організацій (наприклад, системи сільських органів місцевого самоврядування) і має рекомендаційний характер. Кожна установа цієї групи вибирає з наявного переліку лише ті заголовки справ, які буде заводити і змінювати (уточнювати) їх у зв'язку зі своїми конкретними завданнями.

Основні вимоги до номенклатури справ:

а) охоплювати переліком усі справи, що заведено в діловодстві;

б) заголовки справ і строки їхнього зберігання повинні повністю відбивати склад і зміст наявних у них документів.

Номенклатуру справ щорічно закривають, тобто підводять підсумки діловодного року, зазначаючи кількість заведених справ, їх розподіл за категоріями залежно від строків зберігання. Отже, номенклатура справ є основним обліковим документом на стадії діловодства.

Впродовж другого року після закінчення справ у діловодстві здійснюють експертизу їхньої наукової і практичної цінності та підготовку справ для передавання до відомчого архіву. При цьому проводять повне чи часткове оформлення справ (підшивання або палітурні роботи, нумерацію аркушів, укладання засвідчувальних аркушів та внутрішніх описів до справ, оформлення обкладинок, встановлення крайніх дат справ), складання і оформлення описів структурного підрозділу. Завершує цей процес безпосереднє передавання.

До обов'язків архівного підрозділу входить поетапне складання і оформлення: річних розділів, а потім зведених описів справ постійного, довготривалого зберігання та з особового складу. Всі ці описи підлягають розгляду і схваленню на засіданні ЕК організації та ЕПК відповідного державного архіву. Водночас архівний підрозділ виконує запити установ, організацій, окремих громадян (в т.ч. соціально-правового характеру), здійснює культурно-просвітницьку роботу, організовує роботу читального залу, обліковує усі форми використання архівних матеріалів.

Державний архів у межах своїх функцій і компетенції здійснює методичне керівництво та контроль за роботою діловодних та архівних підрозділів установ і організацій: надає їм методичну і практичну допомогу; консультує; здійснює планові та позапланові перевірки; проводить громадські огляди стану організації діловодства та роботи архівів; надає допомогу на госпрозрахункових засадах у складанні номенклатур справ, класифікаторів, інструкцій по діловодству, упорядкуванні масивів документів ліквідованих та реорганізованих організацій; вивченні, узагальненні та поширенні передового досвіду роботи; підвищенні фахової кваліфікації працівників канцелярій і відомчих архівів тощо.

Основним висновком, який логічно випливає з цього розділу, є усвідомлення важливості ролі, місця і значення експертизи цінності документів як неодмінної умови їх об'єктивного відбору на зберігання як складової частини комплектування архівів, роботи з відомствами. Комплектування архівів - це науково-обгрунтоване, систематичне поповнення НАФ повноцінними документами, які мають вагоме наукове, історико-культурне і духовне значення. Завдання працівників діловодних служб установ і організацій, їхніх архівів - спільно з державними архівами усіх рівнів забезпечити високу ефективність експертизи документів, комплектування архівів і оптимальне формування НАФ України.

9. АРХІВНЕ ОПИСУВАННЯ ТА ОБЛІКОВО-ПОШУКОВІ ЗАСОБИ АРХІВІВ

Вміння описувати архівні документи, обліковувати їх та складати архівні довідники є головним професійним обов'язком архівіста і показником його фахової компетенції. Існує думка, що не меншу користь історії, науці приносять ті, хто виконує описи фондів, як і ті, хто готує публікації на основі невідомих документів.

Правила і прийоми описування архівних матеріалів виробляли багато поколінь архівістів, усвідомлюючи, що саме від цього значною мірою залежить виявлення складу і змісту документальних матеріалів та використання їх інформації. В описуванні архівних матеріалів фактично пройдено шлях від складання архівістами довідникових засобів для внутрішнього вжитку, які слугували їм самим орієнтиром в архівному матеріалі як у переданому їм на зберігання майні, до створення системи наукових довідників, що полегшують умови доступу дослідників не тільки до документів, але також до інформації, яка міститься в них. У теорії і практиці описувальних робіт помітний слід залишили українські історики і архівісти: І.,Новицький, К.Козловський, В.Антонович, І.Каманін, О.Левицький, М.Ясинський, М.Владимирський-Буданов, О.Грушевський, К.Лазаревська, В.Абрамович, В.Веретенников, В.Романовський, П.Федоренко та інші. Значний внесок у розробку систем описування та правил публікації стародавніх українських рукописних пам'яток зробили історики-археографи В.Лімчук, М.Лещак, В.Русанівський, у методику і правила архівного описування -Г.Боряк, Л.Дубровіна, О.Купчинський, Л.Проценко, В. Страшко. Українські архівісти працюють над створенням єдиної системи узгоджених з міжнародними правилами стандартів описання, кодування та індексації архівної інформації.

Відтворення архівних документів у науково-довідковому апараті (НДА) архівів ще й нині, як і століття тому, залишається недостатньо розробленою проблемою. За підрахунками вчених, лише близько третини архівної інформації, що міститься у документальних матеріалах НАФ, представлено в системі НДА державних архівів України.

Неважко уявити, скільки знадобиться часу архівістам, якщо цю роботу вони будуть виконувати традиційними методами. Так, через 40 років після заснування Київського архіву давніх актів було підраховано, що для його описування потрібно ще 2000 років при тодішніх темпах роботи.

9.1 АРХІВНЕ ОПИСУВАННЯ: ПОНЯТТЯ, ВИДИ, ПРИНЦИПИ І МЕТОДИ

Серед процесів архівної діяльності описуванню належать дуже важливі функції. Послідовність описувальних робіт можна простежити по наведеній схемі, яка окреслює місце архівного описування у системі архівних технологій.

Експертиза цінності документів Передача на архівне збереження Архівне описування Систематизація архівних документів Первинне описування (справ, фондів) Реєстраційне описування Спеціальне описування Функція ідентифікації Обліково-охоронна функція Науково-інформаційна функція Науково-технічна обробка Закріплення системи організації документів Облік і зберігання документів Створення системи фізичного доступу (визначення місцезнаходження) Організація НДА Створення системи інтелектуального доступу

З цієї схеми видно, що описування є важливою ланкою у технологічному циклі організації архівних документів для їхнього зберігання і користування ними. Описування завершує стадію систематизації документів, створює основу для їх науково-технічного опрацювання, обліку та зберігання і починає новий етап - організації НДА архіву.

Таким чином, описування є серцевиною архівної роботи, в якій сфокусовано закріплення організованих систем документів та їх ідентифікація; проведення облікових робіт і забезпечення контрольно-охоронних завдань (функцій); створення систем фізичного та інтелектуального доступу до архівних документів та інформації, що міститься в них. Описування архівних документів - не технічна робота, якою вона може здаватися на перший погляд. Це важлива наукова робота, від якості якої залежить і надійність охорони документів, і ефективність використання їхньої інформації.

Описування документів є предметом не однієї науки, а кількох. Так, бібліографія виробляє правила описування для друкованих видань, археографія - для публікації писемних пам'яток, кодикографія - для рукописної книги, а архівознавство розробляє теорію та методику описування документальних матеріалів, відкладених внаслідок діяльності організацій, установ або окремих осіб і призначених для архівного зберігання. Результатом описування різних видів документів відповідно стають бібліографічне, археографічне, кодикографічне та архівне описання.

Архівне описування є процесом відбору репрезентативних інформаційних характеристик об'єкта описування для його адекватного відтворення в описовій статті (моделі) з метою ідентифікації архівного матеріалу, виявлення змісту документів і документних систем, що утворили їх.

Для характеристики архівного описування можна виділити такі головні аспекти, що визначають суть цього процесу, а саме:

1) метою архівного описування є створення точних, адекватних відображень архівних документів, які б допомогли користувачеві з мінімальною сторонньою допомогою зрозуміти їхній зміст і визначити місцезнаходження;

2) для ідентифікації об'єкта описування необхідно відібрати найголовніші його характеристики, щоб з їх допомогою розкрити зміст документів;

3) характеристики документів мають бути викладеними в описовій статті, яка і буде представляти (презентувати) документну інформацію.

Розглянемо докладніше зміст термінів, які складають дефініцію “архівного описування”, зокрема таких як “інформаційні характеристики”, “об'єкт описування”, “описова стаття”. Групу документів або окремий документ у будь-якій фізичній формі, що є об'єктом окремого описування і розглядається як ціле, називають одиницею описування. Основними одиницями описування є архівний фонд і впорядковані у справи архівні документи. Водночас об'єктом, тобто одиницею описування, можуть бути окремий документ, група документів, група справ, декілька архівних фондів, архівосховище в цілому і навіть їхня група.

Відомості про об'єкт описування як засоби інформування про архівні документи та інформаційно-пошукові ознаки, необхідні для його репрезентації та ідентифікації, називають інформаційними характеристиками, або елементами описання (наприклад, заголовок, порядковий номер фонду /справи, дата, зміст та форма документа, його географічна локалізація, обсяг та розміри тощо). Інформаційні характеристики мають завдання полегшити пошук і віднайдення необхідного матеріалу.

Практика архівного описування виробила багато елементів, за допомогою яких можна ідентифікувати архівний матеріал. Так, у міжнародному стандарті архівного описання їх названо 26, у Структурі стислого автоматизованого кодикологічного описання (АІС “Кодекс”) визначено 105 елементів описання для східнослов'янської рукописної книги. Елементи описання, що містять у собі характеристику складу і змісту одиниці описування, у сукупності становлять описову статтю. Наприклад, описова стаття на групу документів, об'єднаних у справу, включає такі елементи: порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, вказівки на оригінальність документів, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотацію, крайні дати документів у справі, кількість аркушів.

Описування одних і тих самих документів відбувається в архіві неодноразово і залежить від завдання, яке мусить виконати при цьому архівіст (див. наведену схему). Функції визначають вид описування. Основним видом можна вважати описування архівних документів на першому етапі, коли визначають найменування фонду або заголовок справи, встановлюють дати створення документів, їхні просторові координати, форму передання запису інформації, джерело походження інформації, історію документів. Фактично створюється описова модель комплексу документів для ідентифікації описуваного архівного матеріалу, надання йому таких інформаційних характеристик, які б допомогли виокремити його серед інших матеріалів. Цьому виду описування підлягають усі документи після того, як вони згруповані у справи-одиниці зберігання і віднесені до конкретного архівного фонду - основної облікової одиниці НАФ. Цей вид описування називають ідентифікаційним, або основним, базовим. Саме на ньому базується описування архівного матеріалу на наступних етапах його відтворення спочатку в облікових документах архіву, а потім в архівних довідниках.

Робота по створенню основного базового описання є найвідповідальнішою і найскладнішою, від якості якої залежать усі інші види описань і описувальних робіт архіву, якість НДА, успіх використання документної інформації.

Усі документи архіву представлені у справах, які є одиницями зберігання. У бібліотеці - це книги, в архіві - справи. До бібліотеки книга надходить у готовому для зберігання і користування вигляді. В архіві документи ще мають бути згруповані у своєрідні “книги” - справи, повинні отримати при описуванні автора (ним є фондоутворювач), назву (тут архівіст виступає в ролі видавця і разом з фондоутворювачем визначає назву групи документів), дати початку і закінчення справи (рік видання книги), кількісну характеристику (у книзі це сторінки, у справі - кількість аркушів).

Найважливішим елементом описування є заголовок справи. Від якості заголовка, його точності, стислості і водночас необхідної повноти залежать усі інші види описань. У заголовку повинно бути відображено і розкрито склад і зміст документів кожної одиниці зберігання, а також відображено і закріплено систему їхньої організації. Формулюючи заголовок, архівіст бере на себе відповідальність за можливість використання документів архіву. Елементами заголовка, справи є назва виду справи (справа, журнал, книга) або виду документів (листи, протоколи, накази, циркуляри); автор документів (назва установи, посада і прізвище особи, яка склала документи); адресат або адресант (кому адресовані або від кого отримані документи); питання або предмет, подія, факт, прізвища тощо, яких стосується зміст документів справи; назва місцевості (території), з якою пов'язані зміст документів справи, автор чи адресат/адресант; дати, до яких належать документи справи або викладені в них події.

До елементів описання справи належать також: шифр (скорочена назва архіву, номер фонду, номер опису і порядковий номер справи за описом); анотація документів; визначення оригінальності чи копійності документів, ступеня повноти (“розрізнені аркуші”, “без початку” тощо), способу відтворення (рукопис, машинопис, друк, гектограф і ін.); зовнішні особливості справи і документів (матеріальна основа документів: шовк, пергамент, береста, папір; матеріал обкладинки: шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мова документів); назва фонду (повна і в дужках офіційно прийняте скорочення назви установи-фондоутворювача, його підпорядкованість, місцеперебування, хронологічні межі фонду; назва структурної частини установи); діловодний номер справи; крайні дати документів справи; кількість аркушів.

Прикладом первинного базового описання архівного фонду як основної класифікаційної та облікової одиниці є картка фонду та аркуш фонду. Картка і аркуш фонду та справа становлять первинне джерело для наступного опрацювання архівної інформації і є базою створення вторинного рівня організації та узагальнення інформації для описових статей у довіднику або каталозі. Первинна описова стаття може не збігатися з вторинною, яка залежить від мети і завдання (теми) певного виду НДА.

Другий, також обов'язковий для всіх документів архіву, вид описування пов'язаний з їхнім обліком і має завдання охорони архівних документів, забезпечення контролю за наявністю їх. Саме тому об'єктами описування на другому етапі є фонд як основна обліково-класифікаційна одиниця і справа як основна одиниця зберігання. У списку фондів кожний архівний фонд отримує тільки йому належний номер - складову частину шифру як пошукового ключа документів, що стає одним з найголовніших елементів описання.

На цьому етапі описування складають архівний опис - головний архівний довідник і обліковий документ архіву. Розкриваючи склад і зміст архівного фонду, він водночас закріплює його систематизацію і виконує обліково-охоронну функцію. В описі реєструють кожну справу конкретного фонду і відтворюють основні елементи базового описання: заголовок справи, кількісну характеристику, крайні дати документів тощо. Номер опису і порядковий номер справи за описом, разом з номером фонду, стають складовою частиною архівного шифру.

Таким чином, на етапі описування архівного матеріалу в облікових документах він отримує дуже важливий елемент описання - архівний шифр, за допомогою якого забезпечується доступ до необхідних документів, здійснюється пошук документів або інформації про них. Цей вид архівного описування в облікових документах архіву, на відміну від основного, базового, називається реєстраційним, або обліковим.

Третій вид описування документи архіву проходять на наступних етапах наукового опрацювання, якщо треба відтворити їх у каталогах чи путівниках. Цей вид описування є обов'язковим тільки для тих документів, які важко відшукати за описами або які становлять інтерес для користувачів. Він спрямований на допомогу у використанні документної інформації і виконує пошукову функцію. Презентація об'єкту описування в архівному довіднику може бути здійснена через дальше згортання інформації, поданої у базовому описанні, або навіть шляхом зміни заголовку, чого не допускається в облікових документах. Відтак описування, яке документи проходять спеціально для архівних довідників інформаційно-пошукового характеру, називається спеціальним, або презентаційним.

Якщо перший і другий види описування фіксують створені системи організації архівних документів і завершують технологічний цикл їхнього впорядкування, то третій (спеціальний) вид описування починає новий етап - роботу над архівною інформацією та організацію системи НДА.

У світлі інформаційного підходу може йтися про створення шляхом описування документальних архівних систем двох рівнів: фондової - первинного рівня, представленої самими документами, та інформаційної - вторинного, репрезентованої описовими статтями, тобто інформацією про документи.

Описування забезпечує доступ до архівних документів або уможливлює використання матеріалів з фондів згідно з певними правилами і умовами. Для цього первинна інформація, що міститься в документах, за спеціальною методикою перероблюється, спрощується, згортається. Так утворюється вторинний рівень інформації, немов би даючи змісту документів друге життя і становлячи підґрунтя для укладання архівних довідників.

Виявлення інформації про документи, а також самих документів уможливлюють пошукові дані: назви, ключові слова, рубрики, архівні шифри. Створюється система авторитетного контролю за правильним застосуванням стандартних форм термінів, які означають назви (персоналій, колективів чи географічні) і використовуються як пошукові засоби.

В ході описування архівних документів архівісти користуються певними правилами, головні з яких набувають характеру методологічних принципів. На першому місці стоїть принцип адекватності або відповідності інформації описуваному об'єкту.

Описання в усіх його видах покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації. Цим забезпечується науковість описання. Адже для науки немає “хорошої” чи “поганої” інформації, а архівне описання - не рекомендаційний перелік спеціально підібраних документів. Його завдання - орієнтувати у складі і змісті реально існуючого матеріалу. Тому головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципів наукової об'єктивності та історизму.

Спільними для всіх видів описування є ще такі правила:

* мінімаксу, тобто максимальної повноти інформації при мінімумі словесних засобів, характеристик, за допомогою яких ідентифікується документ або група документів. Складовими цього правила є поєднання принципів повноти інформації і економності її відображення мінімальними (але доступними для розуміння) мовними засобами;

* багатофункціональності описання, а саме неодноразове використання визначених при базовому первинному описуванні інформаційних характеристик (при відтворенні в обліковій документації, на картках каталогів, в архівних довідниках тощо);

* іерархічності, або багаторівневого описування, що передбачає розкриття інформації на певному рівні організаційної структури НАФ (документа, групи документів, фонду, групи фондів, архіву, групи архівів).

Деякі правила застосовуються лише для окремих видів описування. Скажімо, принцип походження, або провенієнцпринцип (“поваги до фонду”, неподільності фонду), є обов'язковим для первинного і реєстраційного описування, коли закріплюється систематизація архівних документів, але не може бути таким при спеціальному описуванні, коли об'єктом стає будь-яка група документів або справ навіть з різних архівних фондів.

Принципи всебічності й комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-інформаційних зв'язків між ними. Принцип комплексності відбиває установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації системи НДА, а комплексність - принципом структури і функції пошуку.

При створенні і розвитку системи НДА застосовується і принцип диференційованого підходу до різних категорій фондів залежно від їхньої інформативності, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній і повній інформації.

Значна кількість архівного матеріалу не може відтворити всю первинну документну інформацію в НДА з однаковим ступенем повноти. Тому в архівній практиці вироблено спеціальні методики для визначення доцільності певного складу і наповнення архівних довідників та покажчиків, встановлення черговості і обсягів робіт по розкриттю фондів залежно від їхньої значимості, а також характеру документів, що входять до його складу. Архівні фонди залежно від їхньої інформативності та особливостей використання можна умовно поділити на три категорії. Перша категорія: фонди, які мають особливу науково-історичну цінність і потребують такого НДА, інформаційний рівень якого забезпечить інтенсивне використання документів. До них відносять фонди вищих органів влади та управління, губернських управлінь, місцевих рад. Друга категорія: фонди, що містять інформацію в межах одного напряму діяльності суспільства, рівень інформативності НДА яких обмеженіший. Наприклад, фонди галузевих відділів облвиконкомів, вищих навчальних закладів, духовних консисторій. Третя категорія: документи малої інформативності обмежені рамками однієї теми. Такі фонди (сільських рад, колгоспів, міських міщанських управ) як правило, використовують зрідка, а тому вони не потребують складного довідкового апарату. Таким чином, диференціація за ступенем інформативної значимості архівних документів обумовлює необхідний мінімум вимог щодо інформаційного рівня довідників відповідних категорій (описів, каталогів, путівників).

Серед головних методів описування виділяють: класичний або метод інформаційного аналізу та синтезу, розроблений на початку 30-х років з урахуванням попереднього досвіду, і номенклатурний, поширений у архівній практиці в 60-і роки. Перший охоплює всі типи і види описування, на якому б рівні вони не виконувалися, але починається з описування справ і складання описів. Другий метод охоплює лише справи і описи. При цьому описові статті наближаються до формулювань номенклатур справ, які визначають у діловодстві установ як попередню програму заведення майбутніх справ на кожний рік. На базі “номенклатурних заголовків” працівники канцелярій складають описи і передають їх разом з документами у визначені терміни до державних архівів, що звільняє архівістів від повторного описування цих надходжень. Цим обумовлене поширення рекомендованого ЮНЕСКО принципу діловодства, або “життєвого циклу документа”, метою якого є встановлення контролю архівів за повним циклом життя документів від діловодства до історичного джерела, від створення документа до його передання на архівне зберігання. Принцип наступності та уніфікації в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві називається принципом континуїтету.

Науковий метод описування передбачає аналіз представленого в одиниці описування певного обсягу інформації і наступне її згортання в узагальнюючу характеристику - описову статтю. В основі наукового описування лежить метод аналітико - синтетичного оброблення інформації, який передбачає перетворення за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових документів і даних у інші документи, що суттєво відрізняються від попередніх. Це документи вторинного рівня інформації, до яких належать архівні довідники.

Процес перетворення документної інформації в описову статтю архівного довідника може бути поділеним на такі етапи (стадії):

аналітичний, на якому виявляють і реєструють усі можливі інформаційні ознаки об'єкту, та наукового синтезу в описовій статті одержаних внаслідок аналізу характеристик об'єкта описування.

Предметом аналізу під час архівного описування є:

1. Джерело походження документної інформації, або автор документа/масиву документів. Це поняття пов'язане з поняттям походження документів і фондоутворювача.

2. Зміст інформації, яку подає текст документа або сукупний зміст групи документів, виражений у заголовку документа (справи, фонду).

3. Часові координати (дати створення документів).

4. Просторові координати (географічна локалізація документа).

5. Форми передавання інформації (матеріальні носії і засоби передавання - мовні, звукові, графічні, комп'ютерні тощо, обсяги).

6. Евристична зона - координати зберігання та історії документів.

Система структурування інформації у процесі передавання її має важливе значення для створення описання, для побудови описової статті, покликаної виконувати функції (завдання) ідентифікації комплексів документів, а також обліково-охоронні. На третьому спеціальному рівні описування у цілях репрезентації архівного матеріалу в довіднику (каталозі, путівнику тощо) описова стаття набуває характеру інформаційної моделі об'єкта описання і виконує інформаційно-пошукові функції.

Описова стаття, як правило, є результатом серйозної роботи архівіста, археографа з аналізу, оцінки, співставленню і узагальненню документної інформації, що становить зміст одиниці описування. Які з елементів і в якій кількості подаються в описовій статті, залежить від виду описування. Структуру описової статті (моделі) складають зони описання, які об'єднують по декілька елементів.

Наприклад, Загальний міжнародний стандарт архівного описання подає структуру з шести інформаційних зон описання:

1. Зона ідентифікації даних включає найважливішу інформацію для ідентифікації одиниці описування (довідкові коди, заголовок, дати створення матеріалів, рівень описування, обсяг).

2. Зона контексту - інформацію про походження і зберігання одиниці описування (назву фондоутворювача, його історію, крайні дати накопичення матеріалів. історію зберігання, основне джерело комплектування).

3. Зона змісту та структури - інформацію про тему і систему організації матеріалу (анотацію, оцінку інформації; її систематизацію).

4. Зона умов доступу та використання - інформацію про можливості використання об'єкта описування (правовий статус матеріалів, умови доступу та копіювання, мову матеріалів, фізичний стан документів).

5. Зона інформації про споріднені матеріали - відомості про матеріали, які мають суттєве відношення до об'єкта описування (місцезнаходження оригіналів, наявність копій, записи про наявність публікацій з використанням даного матеріалу).

6. Зона приміток - інформацію, яка не може бути представлена в жодній з інших зон.

У кожній зоні представлено від 4 до 6 елементів описання. Наприклад, перша зона ідентифікації даних складається з довідкового коду, заголовка, дати створення матеріалу в одиниці описування, рівня описування та ємності одиниці описування (кількості, обсягу або розміру).

Під час описування архівного матеріалу в облікових документах архіву використовують головні елементи з них, скажімо, порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, оригінальність документа, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація документів, крайні дати документів у справі, кількість аркушів у справі.

Повнота інформації в описовій статті спеціального виду описування, зокрема для архівних довідників, залежить від характеру довідника. Хоча деякі з елементів можуть опускатися, але при цьому обов'язковими для відтворення є такі: заголовок одиниці описування з зазначенням назви фондоутворювача; дата або дати створення документів, що входять до одиниці описування; обсяг одиниці описування; рівень описування і довідковий код, або шифр. Ці елементи складають основу описової статті для довідників міжнародного характеру і жоден не може бути опущений.

Архівознавство розглядає описові статті як початкові і умовно неподільні елементи архівних довідників та систем архівних довідників різних рівнів. Ступінь згортання та узагальнення інформації в описовій статті залежить від обсягу групи документів, які складають одиницю описування: він тим вищий, чим об'ємніший об'єкт описування. Природно, що це позначається і на типові довідника.

Схематично це виглядає приблизно так:

Одиниця описування	Тип довідника	Ступінь згортання первинної інформації	Назва описової статті
документ	каталог	найнижчий	запис на каталожній картці
справа	опис	значний	заголовок справи
група справ	реєстр описів	значніший	описова стаття
фонд	путівник по архіву; короткий довідник по фондах архіву	високий вищий	анотація фонду
фонди державного архіву	довідник по архівах	найвищий	анотація фондів одного архіву

Таким чином, навіть найближчий до рівня документів варіант довідника - опис вже є переробленням інформації та її згортанням, а види довідників, що базуються на дальшому згортанні інформації, залежно від рівня її узагальнення, спрощують інформацію і віддаляють її від первинного масиву ще більше. Це є об'єктивним процесом, але архівісти мають прагнути до найповнішого відображення змісту та складу текстів описуваних документів. Особливості описової статті залежать від того, що є об'єктом або одиницею описування: документ, група документів, справа, фонд, тощо. У зв'язку з цим розглядають подокументне і групове описування. Якщо одиницею описування є документ або його частина, говорять про подокументне описування; одиницею ж групового описування можуть бути різні групи документів. Якщо описують справу або фонд, - це групове поодиничне описування, тому що об'єкти описування є відповідно одиницями зберігання та обліку. Архівний опис як приклад групового описання одночасно поодинично розкриває склад і зміст фонду. В тематичних путівниках та оглядах архівних документів одиницею описування часто є тематичні комплекси документів, справ, фондів, тому цей підвид групового описування називають предметно-тематичним. В архівній практиці створення НДА поширеніше не подокументне, а групове описування (по справах, колекціях, тематичних групах, фондах).

Структурування архівної інформації по рівнях під час описування отримало назву багаторівневого описування. Його принцип передбачає розкриття інформації через описові статті різного рівня узагальнення та згортання інформації. Описання справи і фонду є первинним джерелом як для опрацювання інформації на інших рівнях, так і для складання комп'ютерного варіанту описань для НДА.

Зарубіжна практика організації, обліку та описування масивів архівних документів за рівнем узагальнення інформації має деякі відмінності. В принципових моментах Україна має більше подібності з архівною практикою Західної та Східної Європи, країн СНД. У США виділяють, наприклад, такі рівні: документ, серія, колекція (архівний фонд особового походження), документальний архівний фонд (установи, організації), діловодні архіви державних установ. Внутрішня структура НАФ України історично і логічно пов'язана з диференціацією архівних матеріалів на документи, справи, фонди, комплекси фондів, тому, на думку Л.Дубровіної та Г.Боряка, інформацію про об'єкти описування доцільно представляти на таких рівнях: окремий документ - окрема справа - група справ/документів у складі фонду - окремий архівний фонд (колекція, об'єднаний архівний фонд) - групи архівних фондів - архів - група архівів.

Головним правилом багаторівневого описування є запобігання дублюванню інформації і забезпечення лише такої інформації, яка відповідає описуваному рівневі; результати описання представляються в ієрархії частина-ціле як процес руху від загального (фонду) до окремого, більш специфічного (окремих його частин).

В архівній практиці зарубіжних країн існують різні правила архівного описування, місцеві або загальнонаціональні, у вигляді інструкцій, рекомендацій, методичних посібників, які формалізують інформацію про одиницю описування, виділяють найнеобхідніші інформаційні характеристики, за допомогою яких її можна ідентифікувати. Правила оформляють у стандарти, якими користуються архівісти або однієї країни (національні стандарти) або багатьох (міжнародні стандарти). Архівісти України все ще працюють за правилами описування архівних документів, успадкованими від старої системи, створюючи водночас нові методики стандартизації архівного описання з врахуванням вітчизняної практики та світового досвіду.

Щоб полегшити пошук і обмін архівною інформацією на міжнародному рівні між країнами світу, а також щоб поєднати описи з різних сховищ у загальну інформаційну систему, МРА організувала розроблення двох важливих документів: Принципів архівного описування (затверджені у 1992 р.) та Загального міжнародного стандарту архівного описання (затверджений у 1993 р.).

“Принципи архівного описування” мали забезпечити теоретичний фундамент для створення стандартів описання. Метою архівного описування однозначно проголошено “Ідентифікацію і роз'яснення контексту і змісту архівного матеріалу для полегшення його доступності”. Одиницею описування вважають будь-який окремо описуваний архівний матеріал, а найбільшою одиницею описування визначено архівний фонд, іншими - складові частини фонду: підфонд, група документів, справа, окремий документ. Вони представлені в ієрархії рівнів фонду - об'єктів описування. Незалежно від рівнів, кожне описання складається з упорядкованого набору елементів, визначеного стандартом. З 1988 по 1993 рік кращі фахівці з архівного описування різних країн, об'єднані у спеціальну комісію МРА, розробляли міжнародний стандарт описання, опублікований як проект Загального міжнародного стандарту описання ISAD (G)-1994. Структурно він складається з трьох частин: передмови, вступу і термінологічного словника; правил багаторівневого описування та основного розділу, що подає правила описування архівних документів, структуруючи відомості по 26 елементах описання. Стандарт поширюється на будь-які архівні документи, незалежно від їх природи, форми або обсягу одиниці описування.

...