13.1 КЛАСИФІКАЦІЯ ПОТРЕБ І СПОЖИВАЧІВ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Вивчення потреб сучасного суспільства в архівній інформації є важливим завданням архівних установ. Тому виникає питання щодо класифікації таких потреб, що може дати важелі до розуміння шляхів і засобів своєчасного доведення до споживачів необхідної їм інформації, яка міститься у документах НАФ.

Сучасне архівознавство, крім звичайної та найпоширенішої класифікації потреб за предметно-тематичною ознакою, додатково використовує і такі:

хронологічний, або історичний принцип - потреба в інформації, що відноситься до певного історичного періоду і міститься у документах відповідної історичної епохи;

географічний - потреба в інформації щодо певного регіону та з документів конкретних адміністративно-територіальних одиниць;

ієрархічний - потреба в інформації різних рівнів місцевих, регіональних та центральних органів, структур, угрупувань;

галузевий - потреба в інформації, що відноситься до певних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності;

адресний - потреба в інформації, що відноситься до діяльності певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, наприклад, якщо мова йде про об'єднаний або родинно-фамільний фонд;

матеріальний - потреба в інформації, що міститься в документах залежно від способу закріплення в них інформації.

Вказані критерії класифікації потреб в архівній інформації можуть допомогти архівістам визначити, які саме державні архіви, фонди, колекції, окремі документи користуються найбільшим попитом у споживачів, а які або невідомі, або ще не на часі. А це, в свою чергу, допомагає архівістам не тільки враховувати наявні запити, але й втручатися в процес регулювання потреб у архівній інформації, краще організовувати користування тими або іншими документами НАФ, вдосконалювати облік довідкового апарату до них, приймати на державне зберігання тощо.

Цікавою є спроба запровадити класифікацію потреб у ретроспективній доку-ментній інформації за ознакою ефекту, очікуваного споживачами від її використання. Свого часу це питання досліджував російський архівознавець В.Автократов, який відділяв науково-історичний ефект від використання архівних документів, технічно-економічний, управлінський і соціально-правовий ефекти, ефект створення суб'єк-тивного світу людини, а також стратегічний та естетичний ефекти.

Оскільки потреба в архівній інформації може виявлятися лише через її споживачів, то певній класифікації підлягають не лише потреби, а й споживачі інформації. Її загальноприйнятої схеми ще не існує, оскільки не виділено засадничу ознаку на першому рівні класифікаційного визначення. Практично під час аналізу складу користувачів архіви висувають свої кваліфікаційні схеми, а це ускладнює узагальнення й порівняння даних у межах всієї системи. Підхід до аналізу залежить від того, кого вважати споживачем: фахівця, який прийшов до архіву, чи установу, яку він представляє. Більшість дослідників схиляється до того, щоб відмовитися від професійної ознаки як засадничої і прийняття за перший ступінь класифікації сферу діяльності користувача. Пропонується такі сфери діяльності, що відрізняються за характером праці: сфера управління, наукові дослідження і проектно-конструкторські роботи, виробництво, навчання, підготовка та перепідготовка кадрів, творча діяльність. На другому рівні класифікації пропонується розподіляти користувачів за фахом, спеціалізацією, посадовим становищем, освітою, науковими ступенями і ін.

Враховування потребують і такі ознаки, як професійна та регіональна приналежність користувачів, їхня кваліфікація, у т.ч. наявність наукового ступеня, вченого звання, час роботи над даною темою, наявність друкованих праць і ряд інших.

13.2 ОСНОВНІ НАПРЯМИ І ФОРМИ ВИКОРИСТАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

У практиці науково-інформаційної діяльності державних архівів виділяються такі основні напрями використання архівної інформації:

а) у сфері управління. Як правило, у цій ділянці ретроспективна документна інформація використовується для підготовки управлінських рішень, коли потрібні відомості про стан об'єктів управління та їх роботи у минулому. При цьому архівну інформацію використовують для розв'язання різних проблем політичного та економічного життя держави або її регіону: прогнозування тенденцій розвитку; аналіз динаміки розвитку галузей господарства, регіонів, міст; реорганізація органів влади та управління, їх структури та функцій. Одержану в архівах інформацію споживачі, як правило, використовують у найхарактернішій формі у сфері управління: плани, доповіді, довідки, різні розрахунки;

б) у сфері економіки. На цій ділянці використання має в основному прикладне значення - під час реконструкції старих і проектування нових промислових об'єктів, вивчення водних енергетичних ресурсів, покладів корисних копалин, прокладання шляхів сполучення у будівництві, архітектурі, у т.ч. при підготовці реставраційних проектів та в багатьох інших сферах. На підставі виявленої в архівах інформації користувачі створюють нові документи - проекти, статистичні таблиці, збірники, довідники, доповідні записки, різну науково-технічну документацію, в основному на стадії проектно-конструкторських робіт (креслення з пояснювальними записками і специфікаціями, заяви на винаходи їх, описання тощо);

в) у політичному житті. Документи, що використовуються у цьому напрямі, характеризують взаємовідносини між різними державами, націями, класами, соціальними верствами, політичними об'єднаннями. Такі документи активно використовуються у міжнародних відносинах, у внутрішній політиці держави. Архівна інформація у цьому випадку стає підґрунтям інших праць користувачів - книг, брошур, статей, документальних збірників, плакатів, радіо- та телепередач, документальних фільмів, документів дипломатичного та зовнішньоторговельного характеру (меморандуми, ноти, пам'ятні записки, заяви тощо);

г) у науковій діяльності. У цьому напрямі ретроспективна документна інформація використовується в основному для забезпечення джерельної бази розвитку гуманітарних, природознавчих, технічних та інших наук. Споживачі користуються збірниками документів, науковими монографіями, дисертаціями, науково-популярними брошурами, статтями у періодичній пресі;

д) у культурно-духовному житті. Одне з головних завдань у даному напрямку - популяризація знань у різних галузях освіти, культури і мистецтва. Ретроспективна документна інформація широко використовується у різних галузях культури і мистецтва, краєзнавства, духовного життя, особливо у зв'язку з вивченням історичних подій, біографій національних, державних та культурних діячів, історії установ освіти, науки і культури тощо. Форми використовування споживачами - книги, статті, експозиції музеїв, документальні фільми, теле- і радіопередачі, твори літератури і мистецтва, проекти реставрації у галузі архітектури і прикладного мистецтва і т.д.;

є) у соціально-правовому напрямі. У даному випадку архівна інформація безпосередньо служить конкретній людині, захищає права та інтереси громадян. Нею користуються для підтвердження юридичних, майнових прав громадян, для встановлення різних пільг, нарахування пенсій, підтвердження фактів переслідування тоталітарним режимом, інших важливих фактів державної та громадської діяльності. Споживач отримує від архівної установи архівну довідку встановленого зразка, на підставі якої він звертається різними листами, заявами, скаргами, запитами до державних установ, правових органів.

13.3 РОЛЬ АРХІВНОЇ ЕВРИСТИКИ У ВИКОРИСТАННІ ДОКУМЕНТНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Найважливіше значення для ефективного виявлення архівних документів та організації їх використання має культура інформаційного пошуку, яка органічно поєднує в собі комплекс таких знань, як закономірності формування документів фондоутворювачем, його історія; історія формування системи державних архівів країни; принципи комплектування державних архівів і критерії експертизи цінності документів; система довідкового апарату, комплекс довідкової літератури, публікацій документів та багато іншого.

Архівна евристика, тобто спеціальна історична дисципліна про шляхи і засоби пошуку архівної інформації, своїм головним завданням має пошуки і виявлення документів - певної тематики, спрямування, авторства тощо. Виявлення раніше невикористовуваних або маловикористовуваних документів, залучення їх до наукового та практичного обігу - найважливіший засіб підвищення ефективності використання архівної інформації. Архівний пошук має супроводжуватися джерельним аналізом виявлених документів. Але слід визнати, що його масштаби не зовсім відповідають сучасним потребам як історичної, так і архівознавчої науки. У цьому зв'язку необхідним є піднесення ролі державних архівів та архівістів у роботі з історичними джерелами. Архівісти пов'язані з носіями унікальних знань про документи НАФ, і цей потенціал має використовуватися повною мірою. Глибока джерелознавча розробка архівних фондів одночасно із вивченням інформаційних потреб суспільства дозволяє повніше задовольнити духовні й наукові запити як споживачів документної інформації, так і самих архівістів.

У дослідженнях, присвячених питанням архівної евристики, виділяють ряд особливостей процесу пошуку інформації. Перша є малодослідженим творчим процесом, що має індивідуальний, специфічний характер і залежить від інтелектуальних здібностей користувача (дослідника, вченого, фахівця). Суттєва особливість цього процесу полягає у встановленні та поясненні зв'язків між явищами (інформацією, документами, фактами і ін). Друга є технічним процесом пошуку архівної інформації. У широкому понятті він полягає в методичній підготовці, вивченні бібліографії, збиранні різної інформації, у т.ч. і робота з архівними документами. При цьому центральне місце посідає пошук архівних документів. Ідея так званого перехресного пошуку, вперше сформульована В.М.Автократовим, дозволяє повніше використовувати теорію фондування і особливості побудови системи довідкового апарату, а також враховувати специфіку роботи дослідників - однієї з головних категорій користувачів архівної інформації. Дослідниками є самі архівісти, які здійснюють пошук документів.

Перехресний пошук включає одночасний пошук і за генетичною вертикаллю та логічною горизонталлю. Пошук за генетичною вертикаллю спирається на по фондове описання, тобто на систему архівних довідників конкретного архівного фонду, до яких належать описи, огляди, різні покажчики. Пошук за логічною горизонталлю будується на системі міжфондових архівних довідників, до яких належать різні каталоги, тематичні огляди, автоматизовані пошукові системи та інші довідники. Цей пошук дозволяє виходити безпосередньо на документи, що стосуються досліджувальної проблеми. Використовуючи обидва способи пошуку документів, користувач знаходить необхідну інформацію. Однак найчастіше він здійснює довготривалий пошук інформації за генетичною вертикаллю. Це викликано тим, що архівні довідники, побудовані відповідно до класифікації документів, займають провідне місце у системі довідкового апарату державних архівів.

Західні архівознавці виділяють інші два взаємозалежні шляхи здійснення архівних пошуків. Перший, названий англійським ученим Літлом “процесом здогадок”, пов'язаний з тим, що користувач (архівіст або дослідник) робить узагальнені висновки на підставі отриманої інформації, виходячи з того, які адміністративні або суспільні інституції створювали документи, що мали відношення до об'єкту дослідження. Другий шлях пошуку орієнтований на необхідний документ: користувач починає роботу з картотечного каталогу або покажчика, де докладно розписано зміст кожного документа. Цей шлях дуже близький до практики роботи бібліотек. Тому всі бібліотечні нововведення - техніка індексування, конструкція тезаурусів, пошукові мови, марк-формат значно впливають на пошук у державних архівах.

Ширше впровадження комп'ютерів збільшує прогалину між цими двома шляхами пошуку. Багатосторонній пошук окремих документів, на відміну від лінійного, заснованого на принципі походження, стає багатофіліальним. Проте ми не можемо відмовитися від цього традиційного пошуку. По-перше, ще не доведено його малу ефективність у порівнянні з першим; а по-друге, важко уявити собі той момент, коли кожен окремий документ архіву буде остаточно описаний у машиноорієнтованому вигляді.

Розвиток архівної евристики безпосередньо пов'язаний з подоланням всіляких труднощів, до яких відносяться бар'єри неінформованості, зокрема матеріальний, мовний та ін.

Бар'єр неінформованості виникає не тільки через відсутність у даний момент у користувача інформації про архівні документи, що може бути наслідком відносної недоступності архівних довідників (обмежений наклад, відсутність реклами) або недостатньої інформаційної культури користувача, але і через брак інформації про архівні документи, через обмеження технічного характеру або як наслідок - штучних ідеологічних обмежень минулих років. Вони, власне, і мали на меті створити обстановку наукової неінформованості. Тому необхідне оперативне інформування широкої громадськості про зняття необґрунтованих обмежень на використання окремих категорій документів.

Матеріальний бар'єр, особливо у сучасних умовах, є вагомою перепоною для архівних розвідок. Відсутність комп'ютерного зв'язку між окремими державними архівами або загальноукраїнської бази даних не дозволяє користувачеві оперативно отримувати інформацію за своєю пошуковою темою, що призводить до невиправданих поїздок, значних втрат часу, або навпаки, неможливості здійснити необхідні наукові відрядження з пошуковою метою.

Слід виділити також мовний бар'єр, особливо характерний для архівів західного та південного регіонів України, які зберігають документи латиною, польською, німецькою, угорською, румунською, єврейською мовами. Для користувача це створює додаткові ускладнення, вимагає володіння цими мовами. Певним бар'єром є також наявність галузевих архівних установ, які здійснюють довготривале зберігання специфічних архівних документів. Фактично дослідник не має жодних довідників про зміст цих документів і не має відомостей про те, яка архівна інформація може там міститися.

Невирішені проблеми архівної евристики суттєво впливають на ефективність використання НАФ. У сучасних умовах щорічно у науковому та суспільному обігу перебуває інформація лише кількох відсотків документів НАФ.

13.4 ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ ВИКОРИСТАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Розглянемо найпоширеніші форми організації використання документної інформації архівів.

Одним з найефективніших засобів розкриття інформаційного потенціалу НАФ України, а також доведення суспільного значення архівів є ініціативне інформування. Саме за його допомогою формуються суспільно-державні потреби в архівній інформації, стимулюється постійне звернення до архівів. Інша особливість ініціативної інформації полягає у випереджаючому задоволенні попиту великих суспільних груп, владних структур, установ, організацій, окремих громадян. З цією метою в архіві готують спеціальні інформаційні документи: інформаційні листи, довідки-орієнтувальники, тематичні інформаційні переліки, списки-довідники.

Інформаційний лист, як і тотожна з ним, хоч дещо застаріла за формою, довідка-орієнтувальник, є офіційним зверненням архіву до будь-якого адресату (органу владу, наукової або проектної інституції, банку, страхової фірми тощо), який містить коротке повідомлення про архівні документи, що можуть становити для нього інтерес. Інформаційний лист має на меті привернути увагу до архівної інформації і встановити ділові контакти з адресатом, тому відомості надаються у загальній формі.

Тематичний перелік, на відміну від інформаційного листа, містить конкретні переліки заголовків справ, окремих документів за певною темою із зазначенням дат, пошукових даних. Він складається в основному на прохання зацікавлених споживачів, які вже отримали інформаційний лист архіву. Значно рідше він є первинною інформацією. Усталена його форма передбачає назву, короткий вступ, де викладено значення обраної теми, вказано використані фонди і такі, які містять додаткову інформацію та характеристику документів. При цьому вказується дата документа, його різновид, автор, кореспондент, зміст (докладніше, ніж в опису) та пошукові дані.

Специфічною формою ініціативного формування є список-довідник, який містить відомості лише про корисні копалини (історію віднайдення та експлуатації їх) і надсилається геологічним організаціям з метою допомогти їм вирішувати практичні питання розробки покладів. Оскільки цей вид використання має рекламно-довідкове значення, пропонує інформацію НАФ потенціальному користувачеві, то до форм ініціативного інформування відносять також реклами, буклети, плакати, документальні фільми, фотоальбоми тощо.

Однією з найважливіших суспільних функцій архіву є задоволення соціально-правових, генеалогічних і тематичних запитів громадян. Йдеться про надання архівних копій та довідок про трудовий стаж, заробітну платню, освіту, перебування в армії, участь у бойових діях, нагородження, переслідування тоталітарним режимом, громадянський стан, майнові права, державну і громадську діяльність. Для отримання такої інформації здійснюється широкий архівний пошук за багатьма фондами державних, адміністративних, освітніх та інших установ. Виконують соціально-правові запити в архівах, як правило, спеціальні довідкові підрозділи (довідковий стіл, група довідок). Довідковий стіл приймає заяви від громадян, реєструє їх, надає необхідні консультації відвідувачам і видає довідки. Довідковий підрозділ повинен мати інформаційну довідкову літературу як загальну, так і архівну, спеціальні картотеки (перейменувань установ і організацій, нагород, з особового складу).

Основна робота співробітників такого підрозділу полягає у тому, щоб точно визначити архівні фонди, де можуть міститися потрібні відомості, переглянути описи, довідкові картотеки і поаркушно переглянути справи. Результати пошуку подають у вигляді однієї з встановлених для архівних установ форм відповіді:

архівна довідка, архівна копія, архівний випис.

Архівна довідка - вид інформаційного документа, який має юридичну силу і містить повідомлення про наявність у фондах архіву відомостей, що відповідають змісту запиту, із посиланням на пошукові дані документів.

Архівна копія - письмове відтворення всього тексту документа, офіційно завірене архівом.

Архівний витяг - дослівне відтворення частини тексту документа, що належить до певного питання, факту, особи, офіційно завірене архівом.

Цей вид роботи архівних установ має надзвичайно важливе суспільне значення, оскільки безпосередньо пов'язаний з виплатою пенсій, компенсацій, наданням пільг та іншими формами соціального захисту громадян. Водночас він є і традиційною формою роботи архівів, якою вони займалися з давніх часів.

Порівняно новою формою роботи для українських архівістів є виконання генеалогічних запитів. Архівні установи колишнього СРСР отримали дозвіл займатися нею лише у 1989 р. Для архівів практично усіх країн світу це давня і звична робота.

Наприклад, у Національному архіві США, хоч цей вид діяльності і не покладається на архівістів, розроблено спеціальну методику досліджень безпосередньо відвідувачами. Для них у зручній формі (переважно мікрофільмів) доступні всі відомості генеральних переписів населення, які проводилися у США регулярно через 10 років, починаючи з 1790 р. Окремо містяться звіти про індіанців (1830-1940) з фондів бюро в індіанських справах; а також документи на земельне володіння; відомості про натуралізацію емігрантів (1790-1950), де вказувалися ім'я, вік, національність та країна, звідки прибув переселенець. Цікавим генеалогічним документом є списки пасажирів з портів Атлантичного і Тихого океанів, започатковані в 1820 р. Оскільки в Україні подібні документи збереглися в обмежених обсягах, недоступні для масового дослідника через їх незамікрофільмованість, непідготовленість та погану фізичну збереженість - такі дослідження проводять архівісти.

Генеалогічний запит передбачає пошук архівної інформації, яка встановлює родинні зв'язки у ланцюгу поколінь. Ці відомості необхідні для складання родовідного дерева, що останнім часом набуває дедалі більшого значення для наших громадян. Форми відповіді практично ті самі, що й на запит соціально-правового характеру. Але споживач може забажати, щоб йому знайшли предків на глибину 3-7 поколінь, щоб побудували родовідне дерево, що є надзвичайно складною науковою роботою, яку архіви практично не виконують.

Приймаючи такі запити, важливо зібрати усі відомості, необхідні для наведення довідки: точні біографічні дані, назви установ та організацій. Чіткість їх дозволить забезпечити правильний пошук необхідної інформації і значно скоротить строки виконання запиту. Значна частина негативних відповідей спричинена непоправними втратами НАФ у період останніх світових та громадянських воєн, а також невирішеністю проблеми комплектування документами, що містять інформацію особового характеру. Досі немає чіткого уявлення, які саме громадянські, виробничі, біографічні відомості мають бути предметом довготривалого архівного зберігання. Ситуацію ускладнює неповнота архівних фондів, раніше прийнятих на державне зберігання, у частині інформації з особового складу установ, організацій і підприємств, а також розпорошеність архівних документів про громадянський стан між державними архівами і архівами відділів РАГС, які зберігають їх протягом 75 років.

Тематичні запити надходять здебільшого від державних органів, наукових установ, редакцій газет і журналів, музеїв тощо. Вони вимагають виявлення архівної інформації з певної теми, для чого, як правило, переглядаються систематичний, предметно-тематичний, іменний, хронологічний каталоги архіву. Результати виявлення архівних документів фіксують на картках, які потім систематизують за хронологією і вони стають підґрунтям для складання довідки. Формою відповіді на тематичний запит можуть бути архівна довідка, архівна виписка, архівна копія, а також інформаційний лист, тематичний перелік і ін.

Усі форми довідкової роботи, орієнтовані на широкого споживача, є дуже важливим чинником підвищення суспільної значущості архівів і створення їх позитивного іміджу.

Важливою формою пропаганди архівних документів є експозиційна робота архіву, організація документальних виставок, які надають можливість значній кількості відвідувачів знайомитися з унікальними документами НАФ України, що мають історичне і соціально-культурне значення. Для експонування відбирають найцінніші і найцікавіші документи (писані, друковані, ілюстративні, фотографії, карти), які потім подають у зручній для сприйняття пересічним глядачем формі.

Тематику виставок, як правило, пов'язують з актуальними питаннями громадсько-політичного життя країни, присвячують історичним датам, ювілеям видатних державних, громадських та культурних діячів, іншим подіям, які цікавлять громадськість. Залежно від строку проведення виставки поділяються на постійно діючі (наприклад, з історії державності, архівної установи), експонати на яких періодично замінюються, і тимчасові, що діють протягом недовгого часу (від кількох днів до кількох місяців). Відповідно до місця розташування виставки можуть бути стаціонарними і пересувними. Стаціонарні розмішують у спеціальних приміщеннях, обладнаних стендами, вітринами, іншим устаткуванням. Пересувні виготовляють лише з копій документів на пересувних стендах та щитах і можуть експонуватися у зручних для цього місцях (палаци. культури, кінотеатри, фойє установ, парки тощо). Успіх виставки залежить, як правило, від використання усіх можливих експонатів, а не лише архівних документів, вдалого художнього оформлення, використання специфічних засобів (монтаж, колаж, підсвітлення).

Важливе значення набуває тиражування виставок (виготовлення фотокомплектів, наборів ксерокопій), експонування їх за кордоном, в українських дипломатичних і культурних установах. Це вимагає дбайливого ставлення до відбирання документів, особливо щодо якості їх відтворення, видовищності, перекладу на інші мови. Виставки значно розширюють кількість споживачів архівної інформації, особливо тоді, коли на їхній базі проводяться наукові та культурні заходи.

З'явилась і така форма експонування архівних документів, як виставки на комерційній основі. Вони можуть виготовлятися на замовлення комерційних та підприємницьких структур, супроводжуватися отриманням плати за вхід, наданням різних платних послуг, зокрема продажем фотокопій та ксерокопій документів. Накопичений досвід свідчить, що за умови чіткої організації виставок, надання якісних послуг та широкої реклами такі експозиції дозволяють архівам активніше і різноманітніше пропонувати документи архіву.

Експозиційна діяльність архівних установ має надзвичайно велике значення у пропаганді документів НАФ, доведенні широкому загалові соціальної значущості архівів та в історико-культурному вихованні. Прикладом цього є постійно діюча виставка у Національному архіві США, де експонується оригінал Декларації незалежності та інші документи.

Дедалі ширше використовуються документи НАФ через засоби масової інформації зокрема пресу, радіо, телебачення, інформування широкого кола споживачів ретроспективної документної інформації про склад і зміст НАФ України в цілому, групи архівів окремої установи, роботу державної архівної служби та послуги, які вона надає.

Для преси можуть готуватися добірки документів, документальні нариси, статті, газетні шпальти, короткі інформації. У добірках документів, які вміщують у газетах і журналах, відтворюють повністю або у фрагментах декілька документів одної тематики, під одним заголовком у предметному чи хронологічному порядку. Публікацію добірок документів супроводжують пояснювальним текстом, що містить їх характеристику, описання історичної обстановки, коли вони створювалися тощо. Документальний нарис є описанням на підставі архівних документів, конкретних історичних подій, або діяльності історичних постатей. Тематична шпальта - це газетна сторінка, відведена для висвітлення певної теми (історичної події, особи, регіону, окремого підприємства) з широким залученням архівних документів. Найбільша ефективність публікацій досягається при використанні у ній різних видів документів: текстових, графічних, фото, карт, таблиць тощо. Позитивно впливає і періодичність архівних публікацій та їхній тематичний зв'язок.

Архівні установи організовують також використання документної інформації засобами радіо і телебачення у вигляді тематичних бесід, бесід-інтерв'ю, репортажів, прес-конференцій. Передачі можуть бути об'єднані у цикли, постійні рубрики. Велике значення мають творчі контакти з радіо і телестудіями. Цей вид роботи вимагає складання тематичного сценарію передачі. За масовістю аудиторії ця форма використання архівної інформації має надзвичайне значення.

Традиційною формою є використання документів через читальний зал, яка зближує роботу архіву та бібліотеки. Читальні зали є при всіх державних архівах: центральних, обласних, міських, центральних галузевих, багатьох відомчих. Згідно Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” до роботи з документами допускаються громадяни України та іноземні громадяни, які мають заявлену потребу в цьому, на підставі особистої заяви, посвідчення особи, документа про освіту. Дослідникам, які працюють у читальному залі, надають усі необхідні друковані видання: путівники, довідники, покажчики, огляди, каталоги, а також збірники документів у рамках тем, заявлених для дослідження. До послуг відвідувачів консультації досвідчених архівістів.

Закордонна практика у цій ділянці дещо відрізняється від вітчизняної. Наприклад, у Національному архіві Канади контакти між дослідником і працівником читального залу зведено до мінімуму. Відвідувач отримує рекламно-інформаційні буклети, які докладно інформують про фонди архіву, техніку роботи у читальному залі, до його послуг комп'ютери з ознайомчою програмою. На відкритому доступі е фондовий покажчик архіву - індекс усіх фондів та колекцій і їх описи. Вивчивши ці довідкові видання і документи, дослідник замовляє потрібні йому архівні матеріали.

В українських архівах замовлення приймає завідуючий читальним залом, який здійснює загальний контроль за роботою дослідників. З метою забезпечення збереженості документів в архівах усі унікальні, цінні й найбільш використовувані фонди мікрофільмуються, і до читального залу такі документи видаються лише у вигляді мікрофільмів.

Велике значення має оснащення читальних залів сучасною технікою. Якщо у Національному архіві Канади приймання, облік замовлень і контроль за проведенням документів здійснюють за допомогою комп'ютера, то в Україні навіть не всі архіви обладнані ксерокопіювальними апаратами. Крім того, з метою кращого збереження найстаріших документальних пам'яток в Україні заборонено знімати ксерокопії з документів, створених до початку 20 ст.

Одним з найефективніших засобів поширення архівної інформації є публікація документів. Вона здійснюється шляхом наукової кооперації праці істориків, археографів, архівістів. Публікації документів стимулюють історичні дослідження. Лише після того, як документальні джерела стають доступними у вигляді публікацій, дослідники отримують можливість підійти до написання праць з історичною точністю. Особливо це стало помітно після виходу у світ кількох великих колекцій середньовічних документів, видавцями яких були архівісти.

Це насамперед 28 томів “Пам'ятки італійської історії” моденського архівіста Л.Кураторі (1723-1738). Велика колекція німецьких середньовічних джерел “Monumenta Germaniae historica” яку започаткував у 1826 р. секретар ганноверського архіву Г.Пертц, виходить і досі (видано близько 120 томів). У Великій Британії 251 том “Серії сувоїв” (“Requm Britannicarum medii aevi scriptores”) протягом 1858-1911 рр. видавали головні архівісти Державного архіву. В Україні вперше документи і літературні пам'ятки Правобережної і Західної України 14-18 ст. почала публікувати Тимчасова комісія для розгляду давніх актів, створена у 1843 р. при Київському, Подільському і Волинському генерал-губернаторі. Починаючи з 1845 р; вона видавала “Пам'ятки”, в 1859-1914 рр. у Києві видано 35 томів “Архиву Юго-Западной России”. Археографічна комісія НТШу Львові з кінця 19 ст. видавала “Жерел з історії України-Руси”. Першими суто архівними збірниками документів були: “Повстання декабристів” та “Відозви до шевченківських роковин”, опубліковані 1925 року. Вони започаткували археографічну роботу архівних установ.

Публікації архівних документів можуть мати різні форми. Корпусне видання - публікація всіх документів певного фонду або колекції чи усіх документів певної тематики з різних архівних сховищ. Серійні публікації - подання якомога повнішого комплексу документів за однією темою на підставі однакових підходів і вимог. Як правило, для цього залучають друковані джерела (листівки, газети, брошури). Поширеною формою видання архівних документів є регести - формалізований виклад змісту архівних документів зі збереженням особливостей мови і по можливості структури. Як правило, вони практикуються в разі необхідності друкування великої кількості однотипних документів.

В англомовних країнах, зокрема у Великобританії та США, існує особлива форма видання державних документів за серіями. У 1831-1861 рр. історики А.Гейлс і С.Ситон опублікували в 38 томах “Державні документи Америки”. Серія охоплює інформацію з усіх сфер діяльності Федерального уряду за 1789-1832 рр. На жаль, для сучасних документів уряду така форма публікації цілком неможлива, оскільки його функції та, листування значно збільшилися. У практиці Державного архіву Великобританії розроблено скорочену форму відтворення урядових документів - “Календарі державних паперів”. Перший британський архівіст Ф.Пелгрейв після створення Державного архіву видав наказ про систематичні підготовку календарів, виходячи з розробки, класифікації і взяття на облік кожного документа. З 1841 р. ці календарі виходили як додаток до звітів архіву, а з 1855 р. - окремими серіями. З розвитком цієї роботи відомості про документи ставали повнішими, іноді текст відтворювався повністю або у найдокладнішому переказі. Календарі е і однією з форм довідкового видання. Цей спосіб публікацій широко вживався наприкінці минулого століття у США, де у 1893-1903 рр. вийшла серія календарів. Найціннішими з них є календарі паперів третього, четвертого та п'ятого президентів Т.Джеферсона, Д.Медісона і Д.Монро.

Особливою формою публікації джерел є видання і окремої пам'ятки, тобто документа або групи документів, близьких за змістом: “Правда Русская”, “Литовский статут”, “Літопис гадяцького полковника Гр.Граб'янки”, “Опис Київського намісництва XVIII ст.”

Крім звичайної текстової форми відтворення документа, використовують і публікації джерел у вигляді мікрофільмів та мікрофіш.

У США план видання документів на мікроплівці було складено ще 1940 р. в Національному архіві за участю доктора С.Бака. Ним передбачалося мікрофільмування вибраних серій документів, що становлять велику наукову цінність. На початок 60-х років таким чином було відтворено понад 4 млн. сторінок документів. Ця робота триває досі. Однією з вигідних сторін мікрофільмової публікації е її порівняно низька вартість, отримання точних копій з оригіналів документів, відсутність необхідності в археографічному опрацюванні. Іноді ці дві форми поєднуються. Так, видання “Журналів Континентального Конгресу” (за 1774-1789 рр.) у 1904-1937 рр. здійснювали друкарським способом, а в 1952 р. доповнено мікрофільмами.

Підготовка архівних документів до друку має проводитися згідно чинних правил. В Україні такі правила розробляють Інститут української археографії та джерелоз-навства ім. М.Грушевського НАН України та УДНДІАСД.

13.5 ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ВИКОРИСТАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ НА РІЗНИХ НОСІЯХ

Однією з характерних особливостей НАФ є наявність у ньому документів на різних носіях (паперових, плівкових, магнітних та ін.). Завдяки широкому впровадженню у практику документування нових технічних засобів, у тому числі комп'ютерної техніки, новостворений документ може фіксуватися на якому завгодно з цих носіїв інформації. Проблема одержування їх, зберігання, а особливо використо-вування турбує світову архівну громадськість. Спеціально “новим архівам” був присвячений XI Міжнародний конгрес архівів (1988 р., Париж); йшлося про це і на XIII Міжнародному конгресі архівів (1996, Пекін), де навіть ставилося питання про віртуальні архіви.

Користування документами на плівкових, магнітних, а в окремих випадках і паперових носіях вимагає застосування спеціальних технічних засобів: кіно-, фото-, відео- і звуковідтворюючої апаратури, проекторів, кіномонтажних столів, читальних апаратів, комп'ютерів різних марок і типів. Оскільки далеко не всі архіви мають таке обладнання, то можливі варіанти: використовування власних технічних засобів архіву, технічних засобів користувачів НАФ, або тих та інших на правах оренди. Все це враховується при складанні угоди про використання.

Справжню революцію спричинює впроваджування комп'ютерної технології. Комп'ютери, за визнанням західних архівознавців, крім можливості обробляти необмежені масиви інформації, викликали до життя нову дослідницьку методологію. Формується і новий тип користувача. У Канаді, наприклад, вчені, які здійснюють санітарні дослідження, зацікавлені більше за істориків у машиноорієнтованих архівах. Коли дослідники нагромадять достатньо досвіду, щоб користуватися автоматизованими БД, вони змінять методику своєї роботи і ставлення до традиційних архівів. Архіви нині стоять перед фактом, що дослідник, який вдома по відеотексту отримує інформацію, а в офісі викликає її натиском клавіші, просто не здатний шукати інформацію в архіві за такими довідковими засобами, які влаштовували користувача у минулому столітті. Архівістам слід опанувати найновіші методики, щоб не виникала загроза поглиблення провалин між новими і старими архівами, між використанням нових і традиційних документів.

Нові технології створюють можливості для використання архівної інформації у тих місцях, де вона не зберігається. Користувачам різних банків даних, що існують у світі, не обов'язково особисто відвідувати архіви, бібліотеки. Вони цікавляться в першу чергу не сховищами, де є інформація, а тими шляхами, якими зможуть цю інформацію отримати. Нідерландський архівіст Є.Кетелаар зазначав, що архівіст міг би стати замість охоронця документів інформаційним маклером, який підтримує інформаційні контакти зі своїми клієнтами на відстані. Безпаперовий читальний зал залишається без відвідувачів. Але якщо для традиційних джерел все це - справа майбутнього, то використання нових архівних документів на відстані є цілком реальною.

13.6 ЕФЕКТИВНІСТЬ НАУКОВО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ. АРХІВНИЙ МАРКЕТИНГ

Проблема ефективності використання НАФ має не лише внутріархівне значення, але й винятково важлива в умовах зростаючої інформатизації всього суспільства. Вона відбиває рівень сприйняття ретроспективної документної інформації споживачами, результативність використання користувачами отриманої інформації у тих галузях народного господарства, культури, науки, політики тощо, в яких вони функціонують. Ефективність організації використання відображає результативність діяльності архівної установи по надаванню суспільству архівної інформації. Тому можна визнати, що висока ефективність організації використання - це максимальне задоволення архівістами усіх вимог суспільства у ретроспективній документній інформації при оптимальному використанні інформаційних ресурсів. Під вимогами суспільства розуміють не тільки ті потреби, що знайшли своє втілення у реальному попиті, але й потенціальні інформаційні потреби, виявлені архівною установою на перспективу і можуть перетворитися на реальний попит, у тому числі і під впливом ініціатив самих архівістів. Серед показників ефективності слід назвати, по-перше, відношення кількості виданих для використання справ до загальної кількості справ, які зберігаються в архіві, або, яка частина інформаційних ресурсів архіву включена до процесу архівного використання; по-друге, відношення кількості справ, які були активно використані (з яких користувачі зробили виписки, зняли копії) до загальної кількості виданих справ; по-третє, результативність інформаційних заходів архіву: наскільки вони знайшли попит що визначають шляхом співставлення тематики ініціативної інформації архіву і тематики звернення до архіву.

Ефективність використання архівних документів має і матеріально-грошовий вимір. Спектр платних послуг у цій галузі значно збільшився, а вартість інформації незрівнянно зросла. Тому виникає необхідність у спеціальній службі - “архівному маркетингу”. Це має бути спеціальна соціологічно-консалтингова служба, яка займатиметься забезпеченням зв'язків архівних установ і споживачів архівної інформації, створенням ринку архівних послуг і визначенням вартості архівних робіт. Соціологічну частину архівного маркетингу можна визначити, як вивчення кола реальних і потенційних споживачів ретроспективної документної інформації, дослідження мотивів звернення споживачів і збільшення їхньої кількості; стимулювання попиту і накопичення інформації про споживачів, їхні цілі і характер зацікавленості їхніх потреб, що задовольняються наданням архівної інформації, рекламування інформаційних послуг архівів і вивчення наслідків їх надання; вироблення перспективних рекомендацій з тематики і форм організації використання архівної інформації. Консалтингово-фінансовий бік цієї справи мас полягати у визначенні конкретних цін на інформаційні послуги, відслідковуванні ефективності тих або інших форм надання архівної інформації, відповідність встановлених цін на послуги архівних установ реальному попиту на них.

В Україні такої маркетингової служби ще не існує, проте вона є в європейських і американських архівах. Наприклад, у Національному архіві Канади є спеціальна генеральна дирекція, яка займається зв'язками з громадськістю, засобами масової інформації, органами влади, рекламою та вивчає ефективність використання інформації документів Національного архіву. Доцільно було б мати таку службу і при Головархіві. До кола її обов'язків необхідно було б включити напрацювання рекомендацій, організацію заходів щодо підвищення інформаційної культури потенційних споживачів ретроспективної документної інформації та архівістів, вироблення критеріїв оцінки вартості архівних послуг. Архівні установи мають зосередити головні зусилля на виробництві вторинної інформації, безпосередньому наданню інформаційних послуг на підставі розробок і рекомендацій служби архівного маркетингу.

Але під час визначення вартості архівної інформації треба враховувати, що існує принцип безплатного користування архівами. Безплатний доступ до архівів став наріжним каменем архівного законодавства з того часу, як вийшов перший французький декрет про архіви, прийнятий революційним Конвентом. З того дня, 23 червня 1794 р., цей принцип був законодавче проголошений вперше в історії Є він і в архівному законодавстві України.

Безплатно виконуються запити українських та іноземних громадян про стаж роботи нагородження, життя, навчання, участь у війнах та військових конфліктах, репресії і депортації - словом, все те, що потрібне для соціального захисту громадян відповідно до законодавства України. Так само безкоштовно виконуються запити органів влади, судових і слідчих органів, державних установ. Традиційно залишаються безплатними послуги, що надаються дослідникові у читальному залі. Оплату передбачено лише за додаткові послуги - копіювання документів технічними засобами, переклад, розшифрування текстів, складне консультування. На платній основі проводять роботу приватні генеалогісти над документами архіву. Дальший розвиток ринкових відносин у сучасному суспільстві викличе розширення переліку платних послуг.

13.7 ЗВ'ЯЗОК ОРГАНІЗАЦІЇ ВИКОРИСТАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ З ІНШИМИ НАПРЯМАМИ РОБОТИ АРХІВНИХ УСТАНОВ

Ефективне використання НАФ досягається шляхом інтеграції усіх головних ділянок роботи архіву: експертизи цінності документів НАФ, комплектування ними архівних установ, забезпечення схоронності документів, їхнього обліку та створення досконалого довідкового апарату. Це пов'язано з функціонуванням НАФ як цілісної інформаційної системи - інтегральної частки єдиних інформаційних ресурсів суспільства. У цьому контексті всю роботу архівних установ націлено на всебічне розкриття і оптимізацію інформаційного потенціалу НАФ, забезпечення правових, економічних, фінансових, організаційних, технічних, наукових умов організації користування архівними документами й архівною інформацією.

Існування НАФ як інформаційної системи вимагає комплексного вирішення багатьох проблем, зокрема всебічного правового регулювання суспільних відносин, що виникають у зв'язку з архівними документами та архівною інформацією. Як уже говорилося, протягом 1993-1997 рр. Верховна Рада України схвалила цілий пакет законів у цій суспільній сфері, проте законодавчого регулювання потребують права архівних установ у самостійному вирішенні питань, пов'язаних з організацією використання архівної інформації, правовий статус архівних документів як об'єктів не лише інформаційної, але й історичної і матеріальної цінності. Правового захисту вимагає інформація, що створюється під час функціонування архівних автоматизованих систем, процедури інформаційного забезпечення споживачів і права останніх.

Важливим комплексним завданням є підготовка масиву архівних документів НАФ та документної інформації, що міститься у них, до активного використання суспільством. Це пов'язано з усуненням необґрунтованих обмежень щодо використання документів, інтенсифікацією роботи зі створення страхового фонду і фонду використання, забезпеченням необхідних реставраційних робіт, вдосконаленням режимів зберігання документів і сучасним технічним забезпеченням роботи як архівів, так і користувачів.

Таким чином організація використання архівної інформації є інтеграційним фактором усіх інших напрямів роботи архівних установ, вона зближує архіви усіх типів і рівнів, підносить їх роль у всіх сферах суспільного життя. В сучасних умовах незмірно зростає суспільна потреба в документній інформації, неухильно збільшується кількість її споживачів, урізноманітнюються форми і засоби поширення архівної інформації, удосконалюються її технічні можливості. Важливим чинником пошуку і використання документної інформації є архівна евристика.

ВИСНОВКИ

Людство вступає в 21 ст. збагачене величезним історичним досвідом, сповнене почуттям оптимізму і віри у високі ідеали справедливості та гуманізму. Воно спирається на здобутки цивілізації, досягнення усіх наук, зокрема й ті, що пов'язані з вивченням історії, збереженням історичної пам'яті, а серед галузей історичної науки чільне місце належить архівознавству - комплексній системі знань, що вивчає історію архівної справи, її теорію і технології, пов'язані з принципами збирання, колекціонування, зберігання та використання архівних документів. Як навчальна дисципліна архівознавство має своїм завданням сприяти не лише підготовці істориків-архівістів, знавців архівної справи, але й знайомити з основами архівного будівництва, системою архівних установ, структурою НАФ, його інформаційними можливостями та правовими засадами використання документів майбутніх фахівців у галузі права, державного будівництва, філології, культурології тощо.

Архівознавство як спеціальна галузь історичної науки і наукова система тісно пов'язана з іншими дисциплінами - джерелознавством, археографією, документознав-ством, державно-правовим і культурним будівництвом, має власну теорію і методологію, зумовлену особливостями предмета, об'єктів і методів дослідження, свій категоріально-понятійний апарат. Особливості архівознавства, його роль і місце в системі знань і практичної діяльності пов'язані з тим, що його основний об'єкт - архівна справа з усіма її компонентами, з одного боку, сягає у сферу історії, історичної пам'яті, а з другого - невіддільна від державно-політичного, культурно-духовного, соціально-економічного життя суспільства, є явищем не тільки національним, внутрідержавним, але й міжнародно-світовим. Інтегративні процеси, якими дедалі більше характеризується сучасний світ, зачепили архівну галузь, перетворивши її на сферу міжнародного співробітництва. Ось чому архівознавство досліджує і вивчає тенденції розвитку архівної справи як на регіональному (країнознавчому), так і на міжнародному рівні. Саме ж архівознавство набуває історіософського характеру, вторгається в усі сфери суспільного життя, насамперед духовного.

Україна має давню архівну традицію, національну архівознавчу школу, які в умовах державної незалежності дістали новий імпульс для дальшого розвитку. Періодизація архівної справи в Україні невіддільна від світових тенденцій її розвитку, від історії національної державності і культури: вона увібрала не тільки національні витоки, пов'язані з княжою добою, з козацько-гетьманським періодом української історії, але й з перебуванням українських земель у складі інших держав, з набутками української діаспори. Розірвавши з тоталітарним минулим радянської доби, архівна система України реформується в руслі загальних тенденцій демократизації та децентралізації, інтеграції у світовий архівний простір. Це висуває перед архівознав-цями важливі теоретико-методологічні і прикладні проблеми, пов'язані з осмисленням зарубіжної архівістики і сучасної архівної практики. Належить прискорити реформування архівної системи, перебудову діяльності архівів та їх управлінських органів у відповідності з новими умовами, комп'ютеризацію і створення єдиної інформаційної системи вітчизняної архівної галузі. Дальше зміцнення матеріально-технічної бази усіх ланок системи архівних установ, забезпечення їх кваліфікованими кадрами, новітніми інформаційними системами і технологіями є першочерговими серед болючих проблем галузі.

Великий обсяг робіт належить виконати спільними зусиллями науковців, архівних працівників, спеціалістів-управлінців щодо оновлення нормативно-інструктивного апарату, а також теоретичних і методичних розробок, пов'язаних з принципами формування НАФ, критеріями цінності документів, технологіями їх зберігання.

НАФ - одне з найбільших багатств українського народу, складова частина вітчизняної і світової спадщини - вперше взято під державну опіку і захист, а його комплектування і зберігання віднесено до пріоритетних завдань державної політики. НАФ - це сукупність документів, що відображають культурно-духовне, матеріально-господарське і державно-політичне життя українського народу і зберігаються в архівних установах державної, колективної чи приватної форм власності як в Україні, так і за рубежем.

Значний пласт архівних документів перебуває за межами України. Він відбиває історію і культуру українського народу і складає зарубіжну архівну україніку. Держава прагне повернути на підставі міжнародних угод архівні пам'ятки в Україну, використовувати інформаційні можливості зарубіжних архівів в інтересах України, її історії і культури.

Серед вузлових питань прикладного архівознавства важливе місце займає удосконалення організації і управління діяльністю архівних установ. До них відносяться пошук нових методів відбору і реєстрації документів, їх класифікації, обліку і зберігання, забезпечення схоронності, створення сприятливих умов для використання інформаційних ресурсів. Вивчення архівознавства, особливо теорії і практики архівної справи, дозволяє майбутнім архівістам опанувати найновішими знаннями щодо організації роботи архівних установ, складання програм їхньої діяльності, вирішення науково-організаційних, господарсько-економічних, технічних та управлінських питань. Особливого значення за сучасних умов набувають автоматизовані інформаційні системи і шляхи їх впровадження в архівну галузь.

Сучасне розуміння національної архівної спадщини полягає в тому, що до її структури відносять не лише НАФ, але й науково-довідкові та науково-інформаційні системи. Освоєння цих систем є запорукою підвищення ефективності використання архівної спадщини в інтересах зміцнення Української держави, національно-культурного і духовного відродження українського народу.