При встановленні меж фондів особового походження слід враховувати, що в них можуть зберігатися узагальнюючі документи про діяльність банків, фабрик, заводів та ін., які належали фондоутворювачам, але вся поточна документація про діяльність цих установ повинна зберігатися у відповідних архівних фондах. Наприклад, у сімейному фонді Терещенків відклалися звіти контор і цукрозаводів, статистичні дані про кількість земель і капіталів, що належали Терещенкам, але поточна документація цукрових заводів зберігається у державних архівах областей.

Визначення фондової належності документів

У процесі фондування чи підготовки документів до передання на архівне зберігання інколи виникає необхідність визначення фондової належності документів. Завдання архівістів у цих випадках полягає в правильному встановленні фондоутворювача. Вирішення цього завдання багато в чому залежить від того, наскільки уважно вивчено історію, функції та діловодство фондоутворювача. Особливо це потрібно під час впорядкування розсипів, що складаються з розрізнених справ і окремих документів різних фондоутворювачів. І якщо на обкладинках справ у більшості випадків вказано назву фондоутворювача, то під час роботи з документами цю назву можна визначити лише за змістом.

Ознаками визначення фондової належності документів вважають окремі елементи, якщо в них міститься назва фондоутворювача. Наприклад, у справі є протоколи засідань вченої ради Київського університету імені Тараса Шевченка. І хоча на обкладинці справи не вказано назву фондоутворювача, можна впевнено вважати, що ним є названий університет.

Фондову належність вхідних документів встановлюють за назвою установи-одержувача, реєстраційним штампом чи змістом документа. Фондову належність копій вихідних документів можна визначити за назвою установи - автора документа, яку вказано поряд з підписом посадової особи в кінці документа, або за змістом документа.

При розборі документів дорадянського періоду потрібно знати основи тодішнього діловодства. В Російській імперії, а згодом і в СРСР офіційне діловодство базувалося на суворій регламентації та централізації. Вищі урядові установи надсилали нижчим розпорядження, накази, роз'яснення, циркуляри, запити. У відповідь одержували від них звіти, донесення, рапорти, подання, прохання. Особи або установи, рівні чи незалежні один від одного, обмінювались відношеннями, повідомленнями, офіційними листами. Залежно від субординації формулювалася і назва адресата. Під час звернення вищих установ до нижчих вживали давальний відмінок (Київському губернському правлінню). Під час звернення нижчих і рівних установ - знахідний відмінок (у Київське губернське правління), а відсутність прямих ознак, фондову належність документа можна встановити за побічними ознаками. Для цього слід звернути увагу на різні резолюції і помітки, штемпелі і печатки, уважно вивчити зміст документа, порівняти його з іншими. Труднощі в роботі щодо визначення фондової належності документів виникають тоді, коли в одній справі трапляються документи, утворені внаслідок діяльності різних установ. Наприклад, документи жандармсько-поліцейських установ, які проводили дізнання й передали справу прокуророві, а той - в судову палату чи окружний суд. Інколи справу починали в одній установі, але в зв'язку з її реорганізацією чи ліквідацією, передавали в іншу. Фондову належність подібних справ визначають за документами останньої установи, в якій справа закінчувалася.

Утворення об'єднаних архівних фондів

Об'єднаним архівним фондом називають фонд, що складається з документів, які утворилися у процесі діяльності двох або більше фондоутворювачів-організацій з істо-рично зумовленими зв'язками (однорідністю функцій, підлеглістю, місцезнаходженням, правонаступністю тощо) і зібрані разом для зручності користування ними.

Об'єднані архівні фонди створюються для раціональнішого розміщення доку-ментів в архівах, спрощення обліку документів, створення компактного і якісного науково-довідкового апарату.

Ознаку відомчої підпорядкованості фондоутворювачів використовують для об'єднання в одному фонді документів фондоутворювача з документами підвідомчих йому установ, організацій, закладів, підприємств. Ознаку спільності об'єкта діяльності використовують для об'єднання в одному фонді документів установ і організацій не підлеглих одна одній, але пов'язаних між собою одним об'єктом діяльності. Це може бути дирекція заводу чи фабрики” і профспілковий комітет цього ж підприємства. За цією ознакою формують і об'єднаний архівний фонд з документів адміністративно-господарських та інших установ багатоступеневої підлеглості, якщо вони утворюють такий єдиний комплекс, коли виділення навіть однієї структурної частини порушує його нормальну роботу. Наприклад, управління залізниці, її відділення, дистанції, дільниці та служби. За цією ознакою до документів основного фондоутворювача можуть бути додані матеріали різних допоміжних установ чи комісій.

Перелічені ознаки, як правило, поєднуються за хронологічним і територіальним принципами. Перший з них використовують для об'єднання документів фондоутво-рювачів, що діяли в один і той самий час, а другий - для об'єднання документів фондоутворювачів, що були в межах однієї адміністративно-територіальної одиниці (губернії, області, республіки, держави).

Важливе значення має ознака спільності діловодства, на підставі якої можуть бути об'єднані документи фондоутворювача-попередника і фондоутворювача-спадкоємця, формування справ яких відбувалося безперервно і призвело до створення єдиного комплексу документів. Найчастіше ці комплекси створюються із дрібних архівних фондів, але кожного разу таке об'єднання має бути виваженим і обґрунтованим, адже цей процес вимагає перескладання облікових документів і внесення змін до науково-довідкового апарату архіву. Під час створення об'єднаних архівних фондів слід керуватися завданнями раціонального комплектування архівів матеріалами, які вибірково приймаються від однотипних низових установ.

Головними передумовами раціонального створення об'єднаних архівних фондів є точна класифікація документів в архівних фондах і правильний вибір ознак, за якими ці фонди можуть бути об'єднані в один. Ці ознаки повинні базуватися на особливостях фондоутворювачів та суттєвих зв'язках між ними. Не можна об'єднувати в один фонд документи фондоутворювачів, які належать до різних галузей народного господарства, державної та громадської діяльності, науки і культури. Тому перед об'єднанням фондів, потрібно вивчити історію фондоутворювачів, зв'язки між ними, з'ясувати, які функції відображено в документах, в який період і на якій території діяли фондоутворювачі тощо.

Для створення об'єднаних архівних фондів головними ознаками є: єдність цільового призначення фондоутворювачів, належність їх до одного відомства, спільність об'єкта діяльності фондоутворювачів. Ознаку єдності цільового призначення застосовують під час групування документів фондоутворювачів, подібних за характером діяльності і за завданнями. Наприклад, документи дільничних виборчих комісій по виборах до місцевих органів самоврядування і Верховної Ради України. При цьому слід мати на увазі, що не допускається існування фондів аналогічних установ поза межами об'єднаного фонду. Як правило, ознаки групування архівних фондів в об'єднаний архівний фонд тісно пов'язані між собою і доповнюють одна одну. Тому часто об'єднані архівні фонди створюються не на основі однієї ознаки, а шляхом поєднання всіх ознак.

Фонди визначних осіб найчастіше об'єднуються за ознакою родинних (Ґалаґани, Максимовичі, Терещенки, Ханенки) чи професійних (І.Ільф та С.Петров) зв'язків. Слід пам'ятати, що під час створення об'єднаного архівного фонду завжди діє принцип неподільності документів фондів, які ввійшли до його складу.

Утворення архівних колекцій

Сукупність окремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів і поєднані за однією або декількома ознаками, називається архівною колекцією. На відміну від об'єднаних архівних фондів, архівні колекції формують на основі не історичних, а логічних зв'язків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного. Наприклад, “Колекція театральних афіш і програм”, “Колекція українського некрополя” та ін. Ці ознаки можуть виступати кожна окремо і поєднуватися між собою: тематично-номінальна, номінально-хронологічна тощо. Вибір і комбінація ознак залежить від змісту і форми документів та цілей створення колекції. Часто колекції створюють з окремих розрізнених документів, яких мало для того, щоб утворити з них самостійний фонд. Так буває, коли від установ і організацій в архіви надходять на зберігання комплекси документів, з яких лише окремі мають певну цінність. З них і утворюють архівні колекції. Переважна більшість колекцій має тематичний характер: “Колекція фотокопій документів про визвольну війну українського народу 1648-1657 рр.” та ін.

Одним з різновидів архівної колекції є персональне зібрання документів видатних державних і громадських діячів, діячів науки і культури, до яких увійшли і документи про них. Створення таких зібрань призводить до порушення принципу неподільності архівних фондів, оскільки з них вилучаються окремі документи. Тому персональні архівні колекції створюють лише в окремих випадках.

7.2 КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ АРХІВНОГО ФОНДУ

Одиницею класифікації у межах архівного фонду є одиниця зберігання, що може складатися як з одного, так і з кількох документів, об'єднаних за певною спільною ознакою. В архівній практиці одиницю зберігання на паперовій основі називають справою. Формування справи починається ще у діловодстві установи, де документи об'єднують у справи згідно номенклатури (див. про це детальніше розділ 8 “Експертиза цінності документів та комплектування державних архівів”).

Класифікацію документів архівного фонду починають із створення груп одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками. Потім розміщують справи у цих групах і групи у фонді. Але спочатку потрібно розробити схему систематизації документів у межах архівного фонду, відповідно до якої розташовуються справи. Ця схема становить собою перелік класифікаційних одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для розподілу документів фонду за цим поділом. У ролі класифікаційної одиниці поділу можуть бути класи, відділи, розділи, рубрики і т.д. Складання схеми систематизації вимагає знання особливостей діяльності фондоутворювача, його системи діловодства. Воно базується на таких загальних підходах:

- групування повинно бути повним, тобто охоплювати всі документи архівного фонду;

- ознаки класифікації визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної цілей;

- класифікація повинна проводитися за методом дедукції, тобто від загального до конкретного;

- розподіл слід починати за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчувати за ознаками, характерними для окремих, найменших груп документів;

- кожну групу документів необхідно ділити за однією і тією самою ознакою.

Розкриття інших ознак документів проводиться на наступних етапах поділу. Всі етапи поділу повинні бути історично і логічно пов'язані. Процес групування справ фонду треба здійснювати з урахуванням таких класифікаційних ознак:

- структурної - для групування справ за їхньою належністю до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;

- хронологічної - для групування справ з урахуванням часу появи документів (рік, місяць, число);

- галузевої, функціональної, тематичної - для групування справ відповідно з галузевою належністю і функціями фондоутворювача, а також за тематикою документів;

- номінальної - для групування справ за їхньою належністю до конкретного виду одиниць зберігання (книги, журнали) чи за видами документів (плани, звіти, накази);

- авторської - для групування справ за авторською належністю (юридична чи фізична особа);

- кореспондентської - для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;

- географічної - для групування справ за окремими адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).

Крім того, слід враховувати і такі ознаки, як мова документів, їхній формат, оригінальність чи копійність, матеріал (папір, фотоплівка, відеоплівка, дискета).

У кожному конкретному випадку визначають головні і другорядні ознаки. До головних найчастіше належать структурна і хронологічна. В деяких випадках ними можуть бути галузева, географічна, авторська чи інша. Вибір головних ознак обумовлюють особливостями діяльності фондоутворювача, складом і змістом документів, цілями групування.

Вид схеми класифікації визначають ознаками, за якими здійснюють два перші поділи матеріалів фонду. Це можуть бути: структурно-хронологічна або хронологічно-структурна; галузево-хронологічна або хронологічно-галузева; функціонально-хронологічна або хронологічно-функціональна; номінально-хронологічна або хронологічно-номінальна; географічно-хронологічна або хронологічно-географічна і т.д.

Для фондоутворювачів, які припинили своє існування, найчастіше застосовують структурно-хронологічну схему: документи фонду спочатку групують за структурними підрозділами, а потім за роками.

Наприклад:

1. Бухгалтерія - 1984 р., 1985 р., 1986 р. і т.д.

2. Плановий відділ - 1984 р., 1985 р., 1986 р. і т.д.

3. Юридичний відділ - 1984 р., 1985 р., 1986 р. і т.д.

Якщо фондоутворювач продовжує свою діяльність, раціональніше застосовувати хронологічно-структурну схему: спочатку групувати документи за роками, а потім за структурними підрозділами.

Наприклад:

1990 р.

1. Ректорат.

2. Біологічний факультет.

3. Географічний факультет і т.д.

1991 р.

1. Ректорат.

2. Біологічний факультет.

3. Географічний факультет і т.д.

Якщо фондоутворювач не мав або не має постійної чіткої структури, то раціональніше застосовувати галузево-хронологічну чи хронологічно-галузеву схеми. У першому випадку справи групують спочатку за галузями діяльності, а потім за роками:

1. Освіта - 1988 р., 1989 р., 1990 р. і т.д.

2. Охорона здоров'я - 1988 р., 1989 р., 1990 р. і т.д.

3. Міський транспорт - 1988 р., 1989 р., 1990 р. і т.д.

При хронологічно-галузевій схемі справи спочатку групують за роками, а потім за галузями діяльності:

1990 р.

1. Освіта.

2. Охорона здоров'я.

3. Міський транспорт і т.д.

1991 р.

1. Освіта.

2. Охорона здоров'я.

3. Міський транспорт і т.д.

До подібних фондів можна застосовувати й інші схеми, наприклад, функціонально-хронологічна схема:

1. Планування - 1989 р., 1990 р., 1991 р. і т.д.

2. Фінансування - 1989 р., 1990 р., 1991 р. і т.д.

3. Звітність - 1989 р., 1990 р., 1991 р. і т.д.

Хронологічно-географічна схема:

1989 р. 1990 р.

1. Бориспільський район 1. Бориспільський район

2. Вишгородський район 2. Вишгородський район

- 116 -

3. Миронівський район 3. Миронівський район

і т.д. і т.д.

Під час класифікації документальних матеріалів колекцій можна застосовувати тематично-хронологічну схему:

1. Відбудова промисловості -1944 р., 1945 р., 1946 р.

2. Відбудова сільського господарства - 1944 р., 1945 р., 1946 р.

3. Відбудова установ освіти - 1944 р., 1945 р., 1946 р.

Під час групування документів за роками слід пам'ятати, що справи необхідно відносити до того року, коли вони були розпочаті. Винятком є плани і звіти, які належать до того року, на який або за який вони складалися. Якщо це плани чи звіти на кілька років, то плани слід віднести до першого року, а звіти - до останнього.

Як уже зазначалося, документи фонду з початку розбивають на групи, які, в свою чергу, ділять на дрібніші групи і т.д. Процес поділу продовжують до досягнення рівня окремих одиниць зберігання. Кожен етап поділу здійснюють за новою ознакою. Наприклад: структурна - хронологічна - галузева - номінальна і т.д. В процесі поділу ознаки можуть повторюватися, але на нижчому рівні. Так, якщо перший поділ фонду на групи здійснювали за хронологічною ознакою за роками, то після кількох етапів поділу можна розміщувати справи в хронологічному порядку за місяцями і числами.

Найбільші групи в межах фонду розмішують в основному з урахуванням значимості структурного підрозділу. Наприклад, спочатку розмішують документи ректорату, вченої ради, факультетів, а потім адміністративно-господарських служб. Справи у межах груп найчастіше розміщують в алфавітному порядку чи за хронологічним принципом.

Труднощі з групуванням виникають під час класифікації документів особових фондів. Річ у тім, що до них не можна застосовувати єдиної системи творення фонду, а також загальної ознаки групування, яка б поширювалась на всі документи фонду. Це пояснюється великою різноманітністю документів особових фондів. Тому на першому етапі класифікації документи можуть групуватися за кількома найхарактернішими класифікаційними ознаками одночасно. У таких випадках найчастіше використовують тематичну, номінальну та авторську ознаки. Нині існує орієнтовна схема класифікації документів особових фондів: особисті документи та інші документи до біографії фондоутворювача (біографічні матеріали); документи службової та громадської діяльності; творчі документи; підготовчі документи, зібрані фондоуторювачем для його робіт; листування; майново-господарські документи; образотворчі документи; документи; колекції, зібрані фондоутворювачем.

Отже, в основу попереднього групування документів покладено тематичну (біографія, службова та громадська діяльність) і номінальну (листування) ознаки. В кожному конкретному випадку послідовність розміщення і значення розділів схеми залежать від характеру діяльності фондоутворювача та документів. У фондах відомих митців найбільшу цінність мають творчі документи. У фондах державних і громадських діячів - документи про службову і громадську діяльність. У фондах меценатів і підприємств - майново-господарські документи.

Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондів залежить від складу фондоутворювачів, характеру їхньої діяльності, видів та кількості залишених ними документів. Типова схема групування цих фондів може мати такі розділи: документи з історії роду чи сім'ї; спільні для всіх документи (сімейне листування, колекції); особисті фонди членів сім'ї (у хронологічній послідовності).

Певні особливості має і класифікація документів об'єднаних архівних фондів і колекцій. Найбільшими групами в межах об'єднаних архівних фондів є архівні фонди, що входять до їхнього складу. Порядок розміщення їх у межах об'єднаного фонду може бути різним - за значимістю фондоутворювачів, хронологією створення їх, алфавітом.

У колекціях, які складаються з документів одного виду (листи, спогади, фотографії), останні, як правило, групуються за авторською ознакою і розміщуються в алфавітно-хронологічному порядку. Таким чином, класифікація архівних документів проходить три етапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного.

На першому етапі групують документи за часом виникнення, належністю їх до певних галузей державної та громадської діяльності або до певних адміністративно-територіальних одиниць. Це дає змогу науково обґрунтовано розподілити документальні багатства України і створити систему державних архівних установ. Другим етапом є класифікація документів за фондами у межах архіву, групування однорідних документів з урахуванням особливостей діяльності фондоутворювача. На третьому етапі групують документи у межах фондів, близьких до змісту, авторства, часу створення з метою полегшення їхнього пошуку і раціонального використання. Обов'язковою вимогою до всіх етапів класифікації архівних документів є її здійснення за науково обґрунтованими ознаками з урахуванням особливостей документів і характеру діяльності фондоутворювача.

8. ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ ТА КОМПЛЕКТУВАННЯ ДЕРЖАВНИХ АРХІВІВ

Експертиза цінності документів та комплектування архівів є найвідповідаль-нішими ланками архівної діяльності. Від якості експертизи цінності, роботи з реаль-ними та потенційними фондоутворювачами, комплектування архівів повноцінними документами залежить формування НАФ України.

8.1 ПОНЯТТЯ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇЇ ЗАВДАННЯ

Під експертизою цінності розуміють визначення експертними комісіями наукового, історико-культурного та практичного значення документів. Її основними завданнями є:

а) визначення по кожній установі складу документів, що мають науково-пізнавальну та історико-культурну цінність і підлягають постійному, довготривалому (понад 10 років) і тимчасовому (до 10 років) зберіганню;

б) визначення складу документів, що відповідають профілю даного державного архіву;

в) забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

До документів постійного зберігання відносять такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції. До них належать накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Документи довготривалого (понад 10 років) зберігання складають матеріали, необхідні для тривалого практичного використання. Серед них зустрічаються й такі, що через 10 років можуть бути віднесені до документів постійного зберігання після того, як їх автори здобули суспільне визнання, наприклад, рукописи наукових праць, літературних, художніх творів. Окрему групу цих матеріалів становлять документи з особового складу (накази, особові справи і особові картки, списки працівників, картотеки і покажчики з особового складу, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати тощо), котрі передбачають експертизу через 75 років з наступним відібранням певної її частини на постійне зберігання.

Групу документів тимчасового (до 10 років) зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності.

Якщо перше завдання експертизи виконують по кожній установі окремо, то друге - визначення складу документів, що відповідають профілю даного архіву, передбачає обмеження приймання на державне зберігання дублетної документації. Так, серед кількох установ однієї системи організаційно-розпорядчу документацію (накази, статути, положення, правила, інструкції тощо) приймають на державне зберігання лише до архівного фонду установи, яка їх затверджувала; планову документацію - до фонду установи-автора документа; статистичну документацію - до фонду органу державної статистики; укази і розпорядження Президента України, постанови КМ України, накази міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади, щодо діяльності конкретних установ - до фондів цих установ.

Місцем зберігання оригінальної НТД є установи-розробники (автори) чи замовники. Повний комплект НТД з проектування об'єкту капітального будівництва (за винятком проектів будівництва залізниць і шосейних доріг магістрального значення), як правило, зосереджується у генерального проектувальника, а повний комплект НТД проектів залізниць і шосейних доріг - у відповідних управліннях шляхів сполучення.

Оригінальну НТД окремих частин проекту, виконаних на договірних засадах субпідрядними організаціями, передають генпроектувальнику за погодженням з ним для укомплектування проектів, які згодом надходять до державних архівів.

Патентну документацію включають до НАФ, як правило, у вигляді оригіналів. НТД у машиночитаній формі, що має науково-історичну цінність, відносять до НАФ у випадках, коли її інформація не повторюється на традиційних носіях. На постійне зберігання відбирають відповідно до переліків документи НТД, які мають науково-історичну цінність. НТД, що не ввійшла до переліків проектів, проблем, зберігається згідно з термінами, визначеними типовим переліком, або доки не мине потреба.

Виконанню третього завдання експертизи - забезпечення повноти фондового складу кожної установи і документального комплексу державного архіву в цілому - сприяють організаційні і науково-методичні заходи. Скажімо, при виявленні лакун у плановій документації в фонді установи його склад можна поповнити такими самими документами вищих чи підлеглих установ.

Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву повним комплексом документів його профілю, а, отже, і забезпечення повноцінного формування НАФ України за принципом: при найменшому фізичному обсязі документації - найбільша інформаційна наповненість.

8.2 ПРИНЦИПИ ЕКСПЕРТИЗИ І КРИТЕРІЇ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ

Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання принципів об'єктивності, історизму, всебічності, комплексності. Принцип об'єктивності передбачає оцінку документів з врахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів або фондоутворювачів, юридичної сили документів та їх оригінальності, часу і місця створення, повторюваності інформації. Принцип історизму орієнтує на вивчення явищ, подій, процесів, відображених у документах, в історичному розвитку з урахуванням умов і особливостей того періоду, коли вони виникли. Принцип всебічності забезпечує визначення цінності документів з точки зору будь-якого споживача інформації. Принцип комплексності передбачає визначення цінності кожного окремого документа в групі документів, складовою і невід'ємною частиною яких він є. Застосування вказаних принципів експертизи цінності документів дозволяє відтворити історичні умови створення документації, встановити її науково-історичне та суспільне значення.

Критерії цінності документів - це система науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.

Коротко розглянемо застосування критеріїв цінності документів у архівній практиці.

Критерій походження полягає у встановленні значення фондоутворювача (установи або особи). Оскільки одні установи (особи) відіграють вирішальну роль у державі та суспільстві; другі - менш важливу; інші - виконують допоміжні функції, розрізняють групи установ (осіб), від яких організовується приймання документів:

а) у повному складі;

б) так зване вибіркове.

Від окремих установ документи на державне зберігання не надходять. Відповідно формують списки установ і організацій, а також перелік осіб, документи яких бажано зосередити в державній архівній установі.

Ужитті держави, суспільства, особи бувають особливо відповідальні, визначальні періоди, наприклад, участь у визвольних змаганнях, воєнних діях, становлення нової держави, участь або присутність при вирішенні питань загальнодержавного значення тощо. Чим повніше знаходять своє відображення явища, події і процеси історичної дійсності в документах, тим важливішими і ціннішими для історії вони є.

Суттєве значення має час і місце створення документів. Загальновідомо, що чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії - як “уламок” своєї епохи він несе певну інформацію про цей період. Чим дальшою від нас є ця подія, тим цінніший документ.

Основним критерієм цінності змісту документів є, насамперед, значущість його інформації. Зміст документа є сукупністю зафіксованих у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси. З його застосуванням пов'язане визначення термінів зберігання документів. Чим вагоміший інформаційний зміст, тим цінніший документ. Важливим показником є повторюваність та розсіюваність інформації. Розрізняють адекватну повторюваність, коли інформація первинних документів повністю повторюється в зведеному документі.

Наприклад, річні показники комплектування державних архівів повторюються в зведеній річній таблиці: під час переліку всіх архівів проти кожного з них виставляють обсяги комплектування, наприклад управлінською документацією, і виводять зведені показники по Україні. Таким чином, річна таблиця Головархіву поглинає інформацію з цього питання, що надійшла від державних архівів. Отже, остання називається поглинною. Часткова поглинність документної інформації спостерігається при порівнянні річних звітів державних архівних установ і Головархіву. Останній містить підсумковий та аналітичний матеріал про діяльність установ галузі за рік і відбиває позитивні або негативні тенденції в їхній роботі. Основна інформація про діяльність кожної архівної установи залишається в їхніх річних звітах. Таку поглинність називають частковою.

Розрізняють і поняття “розсіюваність” інформації, під яким розуміють, що інформація про один і той самий факт міститься не в одному, а в кількох або й багатьох документах.

Так, акт про нещасний випадок на виробництві фіксує факт того, що сталося. Довідка інспектора по охороні праці на підприємстві, складена за весь рік, містить статистику нещасних випадків, аналіз вузьких місць на виробництвах, пов'язаних з травматизмом, інформацію про заходи щодо попередження травматизму, їхню ефективність тощо. Отже, інформація з травматизму (акти) буде “розсіяною” щодо зведеного документа.

Окрему групу документів з повторюваною інформацією становлять дублетні документи - розмножені примірники оригіналів або копії документів. Поява і відкладання їх викликані функціональними зв'язками організацій. Ними найчастіше бувають нормативні, директивні і розпорядчі документи, планово-звітна документація, протоколи зборів, засідань тощо. Вони складають досить численну категорію документів і створюють труднощі під час експертизи їхньої цінності.

Порядок відбору дублетів на державне зберігання визначено такий:

- оригінали дублетних документів відкладаються у тій установі або в тому структурному підрозділі, де вони створені;

- дублетні документи відкладаються у фондах тих установ, яких вони безпосередньо стосуються;

- з дублетних документів інтенсивного використання кожний державний архів може створювати так звані фонди використання з вільним доступом споживачам інформації;

- у випадку відсутності (втрати) оригіналів документів вони можуть бути замінені їхніми дублетними примірниками, що мають юридичну силу.

В ході експертизи звертають увагу на цільове призначення документів. Кожний документ створюють з певною метою, насамперед для передавання тієї чи іншої інформації не тільки традиційно між адресантом і адресатом (листування, звіт, наказ тощо), й для передання інформації найширшим верствам суспільства (відозва, маніфест), а також для наступних поколінь (спогади, мемуари). Від цільового призначення залежить і форма документа, виклад тексту, узагальнення інформації та її достовірність.

Важливим є ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити повноту документального комплексу, окремого фонду, групи однорідних за призначенням організацій або фондів однієї функціональної системи управління. Цей критерій застосовують здебільшого у двох випадках:

а) при відсутності основного оригінального документа на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригіналу). Наприклад, у фонді втрачені оригінали наказів організації з основної діяльності. Тоді розшукують засвідчені копії цих наказів у структурних підрозділах, у встановленому порядку формують з них справи і включають до складу фонду на правах оригіналів, зазначаючи про це в передмові до опису. Або: в фонді відсутній оригінал річного виробничого звіту організації, його інформація міститься в квартальних звітах або в звіті за 4-й квартал (при умові укладання його з нарощувальним підсумком).

б) при відсутності оригінальних документів у фонді організації їх можна замінити засвідченими копіями з фондів нижчих або вищих установ системи, де вони зберігаються тимчасово.

Є й інші варіанти застосування цього критерію. Наприклад, у фонді Київської кіностудії художніх фільмів під час її перебування в евакуації у Середній Азії залишені на державне зберігання без жодної експертизи всі накази як з основної діяльності, так і з особового складу, оскільки вони через відсутність інших документів розкривають перебіг творчого процесу, художні пошуки, внутрішнє життя кіностудії. У фонді видатного українського поета, державного діяча П.Тичини залишено на державне зберігання квитанції на передплату газет і журналів, зокрема, всіх районних і міських газет України. Це документально засвідчує факт його пошуку поетичних талантів серед молоді, а також кола інтересів.

Конверти з листами відомих державних і громадських діячів, видатних діячів науки, техніки, літератури і мистецтва, всіх галузей народного господарства зберігають разом з листами і вони надходять на державне зберігання, оскільки мають додаткову важливу інформацію - дату документа (якщо сам лист недатований), адреси адресата і фондоутворювача. До того ж вони мають й автографічну цінність.

Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з основних підходів відбору оригіналів документів, у випадку їхньої відсутності - юридично засвідчених копій, а при відсутності останніх - незасвідчених копій. При цьому надають перевагу документам, що мають сліди роботи з ними - резолюції керівництва, записи виконавців, діловодні помітки тощо. Враховуються також мовні та почеркові особливості, елементи оформлення (в т.ч. і художнє), фізичний стан збереженості документа. Якщо основний документ у поганому фізичному стані, то залишають поряд його копію або інші матеріали, де основна інформація повторюється.

Отже, перша група критеріїв (походження) уможливлює визначення джерел комплектування державного архіву документами на рівні установ і організацій, а також осіб; друга група (змісту) - комплексів і груп документів, що підлягають переданню на державне зберігання, а третя група критеріїв (зовнішні особливості) - на рівні кожного окремого документа. Порядок застосування критеріїв - послідовний.

У роботі державних архівів України склалась практика так званої комплексної експертизи цінності документів, що здійснюється з метою виділення дублетних документів та документів з поглинною інформацією в однофункціональних організаціях (наприклад, колгоспах) на певній території (район, область) або в системі установ (наприклад, органи місцевого самоврядування всіх рівнів - обласного, районного, міського та сільського) певного хронологічного періоду. Це один з найефективніших способів експертизи, що дозволяє комплексно вирішувати питання оптимізації фондового складу документів десятків і навіть сотень організацій одночасно.

8.3 ОРГАНІЗАЦІЯ І МЕТОДИКА ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ ТА ОФОРМЛЕННЯ ЇЇ РЕЗУЛЬТАТІВ

Експертизу цінності документів проводять в такій послідовності. На першій стадії експертизи (діловодства) відбувається попередня оцінка цінності документів шляхом визначення справ, які будуть формуватися, та встановлення для них строків зберігання. Вона базується на детальному вивченні напрямів діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства (централізоване, децентралізоване, змішане), а також складу документації. В структурних підрозділах безпосередньо під час формування справ уточнюють строки їхнього зберігання, що передбачено номенклатурою установи, які згодом враховують при складанні номенклатури справ на наступний рік. Після закінчення діловодного року кожна структурна частина установи здійснює експертизу цінності документів. Справи постійного і довготривалого зберігання піддаються поаркушній експертизі, проходять науково-технічне опрацювання (укладання заголовків, нумерацію аркушів, оформлення обкладинок, палітурні роботи тощо), на них складаються описи. Після схвалення їх керівництвом установи справи передають на зберігання у відомчий архів. Документи тимчасового зберігання (до 10 років) у встановленому порядку вилучають до знищення.

На другій стадії (відомчого зберігання) експертиза документів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічної обробки документів даної організації. Її метою є виявлення дублетної документації та документів з поглинною інформацією. Як правило, експертизу починають з провідних структурних підрозділів, де зосереджено основну документацію - канцелярії, фінансово-економічного відділу, далі - виробничих відділів тощо. Для таких документів проводять поаркушну експертизу. При потребі справи можуть розшивати і з них формують нові справи з перескладанням відповідно заголовків справ і повторенням їхньої технічної обробки. Практика експертизи цінності документів в архівах показала ефективність укладання переліків документів постійного і окремо переліків довготривалого зберігання по кожному структурному підрозділу. Це дозволяє значно економити час і правильно організувати роботу.

На третій стадії (державного зберігання) вирішують такі питання: ліквідації в процесі комплексної експертизи цінності міжвідомчої дублетності, зосередження масової дублетної документації (розпорядча, планова, звітна, контрольна та ін.) в певних фондах, а також відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять у дану систему установ і організацій. Так, наприклад, до державного архіву області надійшов увесь комплекс документів фондів з системи народної освіти - обласного управління, Інституту удосконалення вчителів, методичних кабінетів, районних відділів, шкіл. Однак за цей період документи народної освіти відклалися в інших органах управління обласного і районного рівнів, відповідно в фінансових, статистичних, профспілках та ін. Аналіз цієї документації здійснюють засобами комплексної експертизи не тільки по системі народної освіти зверху вниз, але й по системах, пов'язаних із нею функціонально.

Кожна стадія експертизи передбачає проведення робіт за усталеною методикою на всіх чотирьох етапах (підготовчому, збирання документації, власне експертизи цінності документів і оформлення її результатів):

І етап - підготовчий. Упорядник архіву зосереджує всі описи на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу; справу фонду організації (справи фондів усіх організацій, що перебувають на зберіганні у відомчому архіві), положення, статути даної організації, схеми організаційної побудови установи даної системи; історичні довідки; номенклатури справ; літературу про фондоутворювача та склад його документів. Увесь зібраний матеріал ретельно вивчають і досліджують. При необхідності з нього роблять виписки та нотатки.

II етап - збирання документації. Він здійснюється за безпосередньою участю працівників діловодних і архівних служб з усіх без винятку структурних підрозділів. Метою цього етапу є забезпечення повноти матеріалів для їхньої експертизи. Практика свідчить, що неякісне чи неповне проведення цього етапу суттєво відіб'ється на дальшому перебігу робіт і призведе до значних втрат робочого часу на наступних стадіях.

III етап - власне експертиза цінності документів. Всі зібрані матеріали систематизуються за структурними підрозділами, в межах кожного з них - за видами документів, всередині виду - за хронологією, позначається місцеперебування тих чи інших матеріалів спеціальними написами на листках. Наприклад: “Канцелярія. Накази з особового складу. Копії. 1980-1990 рр.”. Такий спосіб групування матеріалів дає кілька переваг: по-перше, документами впорядкованого архіву можна користуватися в разі практичної потреби і без участі упорядника; по-друге, зібраний комплекс документів одного виду зручніше піддавати експертизі та консультуванню; по-третє, легко встановити повноту чи неповноту документації і, по-четверте, саме за таких умов найкраще складати акт про вилучення документів до знищення.

Для наочного аналізу повноти складу документів фонду застосовують і практику укладання так званих шахматок - своєрідних відомостей по кожному структурному підрозділу, де зверху вниз по вертикалі в кожному рядку називають вид документа, а у верхній частині відомості по горизонталі зазначають роки, за які впорядковано архів (наприклад, 1980, 1981, 1982... 1995). На перехресті обох граф - виду документа і років - ставлять позначку про наявність документа. На відсутність документа вказує чиста графа “шахматки”.

Експертиза цінності документів на цій стадії буває двох видів - поодинична (по справах) та подокументна (поаркушна). Поодинична експертиза стосується тих справ, що сформовані в поточному діловодстві, містять набір усіх необхідних додатків, переплетені або підшиті (наприклад, річний фінансовий звіт за 1990 р.; план науково-дослідної роботи на 1990 р.). Поаркушна експертиза цінності справ є головною і охоплює практично весь комплекс документації установи.

Під час проведення робіт по експертизі визначають наукову і практичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліків, а також затвердженої номенклатури справ на даний рік. Після встановлення, що всі оригінали наказів з особового складу є в наявності (див. вищенаведений приклад), їхні копії визнають такими, що державному зберіганню не підлягають. На такій в'язці існуючий запис доповнюють іншим, вказуючи кількість справ, крайні дати документів та відповідні статті переліку. Наприклад: 1980-1995 рр. 6 справ/ст.141.

IV етап. Після оформлення справ, систематизації аркушів, складання заголовків на справи, складання описів справ на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу настає період оформлення актів на знищення документів, як це передбачено основними правилами роботи архівів.

Для здійснення експертизи цінності багатооб'ємних і складних фондів рекомендують укладати методичні пам'ятки, вказівки чи методичні настанови, а також робочі інструкції. Під час роботи можуть виникати питання, не передбачені методичними посібниками і вимагають колегіального вирішення їх розглядають на засіданнях експертних чи методичних комісій.

Експертні комісії (ЕК) розглядають методичні і практичні питання експертизи цінності документів на підставі чинних принципів і критеріїв. Діяльність ЕК організується відповідно з “Положенням про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду”, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853 та Типовим положенням про експертні комісії. ЕК існують у кожній організації в Україні та в кожній представницькій інституції за її межами. Вони складають єдину систему експертних органів, розробляють методику виконання цієї роботи, організовують і контролюють хід її проведення.

ЕК створюються в філіалах державних архівів областей, архівних відділах районних державних адміністрацій, міських державних архівів, державних органів, підприємств, установ і організацій різних форм власності та в об'єднаннях громадян. Експертно-перевірні комісії (ЕПК) створюються в центральних і галузевих державних архівах, державних архівах Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, самоврядних наукових установ, музеях і бібліотеках. Найвищим органом з питань експертизи наукової, історико-культурної та практичної цінності документів є Центральна експертно-перевірна комісія (ЦЕПК) Головархіву України.

Склад ЦЕПК та ЕПК формують з досвідчених архівістів, представників наукової і творчої громадськості, практичних архівістів-спеціалістів стосовно профілю комплектування архівної установи. До вирішення особливо складних питань експертизи можуть залучатися експерти і консультанти з числа осіб, які не входять до їхнього складу на постійній основі. Головами ЕПК призначають, як правило, заступників керівників відповідних організацій.

Склад ЕК формують із спеціалістів та представників місцевих органів державної виконавчої влади і органів місцевого самоврядування, фахівців місцевих навчальних закладів, краєзнавців. Їх призначають, як правило, керівники місцевих державних архівних установ. До складу ЕК державних органів, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та об'єднань громадян входять досвідчені спеціалісти їхніх структурних підрозділів і провідні фахівці відповідної державної установи. Головами ЕК призначають, як правило, заступників керівників державних органів, підприємств, установ, організацій та об'єднань громадян.

Право остаточного вирішення питань відбору документів на постійне і довготривале збереження та до знищення надається ЕПК усіх рівнів. Рішення кожної ЕК щодо віднесення документів до НАФ або вилучення документів з нього може бути представлене на перегляд ЕПК, а у випадку відмови або незгоди - ЦЕПК. Рішення ЦЕПК з цього питання може бути оскаржене в суді.

Після розгляду акта на засіданні ЕК та затвердження його керівництвом, погодженням з ЦЕПК Головархіву України (у встановленому порядку) документи передаються до знищення.

8.4 ПЕРЕЛІКИ ДОКУМЕНТІВ

Для полегшення експертизи цінності документів - складного і відповідального виду архівної діяльності - розроблено систему переліків документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів.

Переліки бувають:

* міжвідомчі - для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств;

* відомчі - для установ і організацій кожного окремого міністерства чи відомства;

* конкретні - для кожної організації (при відсутності відповідного відомчого переліку).

Першим у незалежній Україні міжвідомчим переліком став “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” (К., 1997), який є основою для визначення строків зберігання документів та відбору їх для включення до складу НАФ або до знищення документів. Він охоплює всі документи, що утворюються в процесі однотипних управлінських функцій органів державної влади, місцевого самоврядування та інших установ, організацій і підприємств (частина І), а також документацію, що утворюється внаслідок виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств всіх форм власності (частина II).

Зазначені в переліках строки зберігання обов'язкові для всіх установ і організацій в Україні. Жодна установа, організація і підприємство не мають права ці терміни зменшувати. Продовження (збільшення) термінів зберігання документів відбувається з подання організації відповідною архівною установою. Переліки покликані сприяти забезпеченню схоронності, організації та якісному поповненню складу НАФ. Вони можуть бути використані під час формування справ, підготовки типових, примірних і конкретних номенклатур справ, розробки схем класифікації документів та галузевих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також у роботі ЕПК державних архівних установ і ЕК організацій.

Переліки побудовано за основними напрямами діяльності організацій незалежно від їхнього статусу в ієрархічній системі управління і галузевої належності, а в межах її - за функціональним принципом призначення тієї чи іншої документації. Кожний напрямок діяльності відповідає окремому розділові переліку.

Структура типового переліку така:

1. Документи, що утворюються в управлінській діяльності: організація системи управління; прогнозування, планування, ціноутворення; фінансування, кредитування, податкова політика; облік та звітність; організація використання трудових ресурсів; робота з кадрами; соціально-культурний розвиток населення; науково-інформаційна діяльність; економічне, науково-технічне і культурне співробітництво з зарубіжними країнами; матеріально-технічне постачання; адміністративно-господарське обслуговування; діяльність громадських організацій.

2. Документи, що створюються в науково-технічній та виробничій сфері: науково-дослідна і конструкторська робота; винахідництво, раціоналізація та патентно-ліцензійна робота; проектування, будівництво, реконструкція; виробництво; якість продукції, технічний контроль, стандартизація; охорона навколишнього середовища; автоматизовані системи (АС).

Кожний з розділів переліку має свої підрозділи. Так, розділ 6 - “Робота з кадрами” має такі підрозділи: прийом, розподіл, переміщення та облік кадрів; підготовка кадрів, підвищення їхньої кваліфікації; проведення атестацій і встановлення кваліфікації, присвоєння вчених звань, надання наукових ступенів; нагородження, присвоєння почесних звань. Розділ 8 - “Науково-інформаційна діяльність” складається з підрозділів: науково-технічна інформація; видавнича діяльність. Така схема організації переліку стосується й інших його підрозділів.

Прикладом відомчого є “Перелік документів, які утворюються в діяльності Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням термінів зберігання” (К., 1996). Схема його організації хоч і має розділи, які є в типовому переліку і які відображають характерні для всіх організацій функції, але відображує специфічні для банківської системи напрями діяльності.

Розглянемо “горизонтальну” структуру типового переліку. Всі документи в його розділах і підрозділах розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, які в них фіксуються, у логічній послідовності. Перелік містить не тільки конкретні найменування документів (графа 2), а й їхні узагальнення під назвою “документи з такого-то питання”, де після цього в дужках розкривається найменування усіх видів документів, що увійшли до узагальнюючого поняття. Терміни зберігання документів у переліку розбито на дві групи організацій. До першої групи (графа 3) віднесено організації, в діяльності яких створюються документи наукової та історико-культурної цінності і які підлягають включенню до НАФ, за списком організацій № 1. До другої групи віднесено організації допоміжного і обслуговуючого характеру (список організацій № 2), безпосередньо від яких документи до складу НАФ не надходять - графа 4. Терміни зберігання документів проставлено в 5-й графі. Примітки до них - у 6-й графі.

У відомчому переліку Національного банку України (НБУ) документи поділено на групи, що створюються в процесі діяльності: центрального апарату НБУ; регіональних управлінь НБУ та його установ; центральних апаратів акціонерно-комерційних та комерційних банків, регіональних управлінь, дирекціях і філіях акціонерно-комерційних та комерційних банків; у районних відділеннях акціонерно-комерційних банків.

...