3. Документи військової та цивільної окупаційної влади на українських землях часів війни. У більшості випадків військові документи законно вимагали держави, що їх створили, і звичайно в них вбачають власність окупаційних армії та військово-морського флоту. Відтак документи окупаційних армій найчастіше можна знайти в архівах країни-окупанта (наприклад, Франції часів наполеонівських війн, Німеччини часів обох світових воєн).

Під час багатьох воєн окупантам удавалося евакуйовувати свої документи або повертати їх пізніше внаслідок переговорів. Протягом століть було багато прикладів захоплення та повернення військових архівів. Під час другої світової війни нацистам вдалося знайти й вивезти з України військові документи минулих часів, особливо тих, що стосувалися воєнних операцій першої світової війни. У міжнародній архівній практиці документи органів військової окупації за традицією трактовано інакше, аніж документацію місцевих органів окупації імперських режимів мирного часу або цивільної окупаційної влади.

Отже, окупаційні документи щодо цивільних установ та цивільного населення на окупованій території слід вважати окремою підгрупою, тому що це документи спільної пертиненції, важливі як для окупованої країни, так і для окупантів (як для агресорів, так і для переможених). Звідси важливість надання копій обом зацікавленим країнам.

Під час другої світової війни нацистські війська, відступаючи, намагалися забирати з собою окупаційні документи з радянської території, і в багатьох випадках це їм вдавалося. Але в інших випадках радянські представники пізніше знаходили їх на Заході й забирали нацистські окупаційні документи. Так, наприклад, деякі документи міністерства рейху в справах окупованих східних територій зберігаються тепер у Москві, хоча значно більшу частину захопили після війни представники США, а потім повернули Німеччині, як державі, яка їх створила. Більшу частину відповідних документів так званої спецкоманди Розенберга, яку нацистам вдалося евакуювати на захід і потім нею оволоділи збройні сили США, також було повернуто Німеччині. Проте інші надзвичайно важливі документи Розенберга були інкорпоровані до масиву документів Нюрнберзького процесу. Вони були доступними для всіх союзників по антигітлерівській коаліції. Деякі інші нечисленні оригінали з досьє Розенберга зберігаються в Центрі сучасної єврейської документації в Парижі. Ще одну значну частину документів Розенберга, у т.ч. щодо операцій на окупованій радянській території, а також у багатьох інших країнах Європи, захопили після війни радянські служби. Більша частина їх тепер зберігається в Києві, а інші - в Москві. Оскільки німецькі архіви мають законне право вимагати документи Розенберга та інші документи органів нацистської окупації, які перебувають у Києві, українські архіви можуть претендувати на копії пов'язаних з Україною документів періоду окупації, що зберігаються тепер у Кобленці, Парижі та Москві.

4. Документи іноземних не урядових фірм, культурних релігійних, журналістських та інших організацій, які діяли в Україні (або на українських землях Російської імперії/Радянського Союзу).

Багато документів української пертиненції приватних установ (у т.ч. церковних організацій та релігійних угруповань, благодійних організацій та місій допомоги, ділових підприємств, органів преси та політичних груп), які мали відділення або діяли в Російській імперії або Радянському Союзі, ще зберігаються за кордоном. Слід також віднести до цієї категорії документи міжнародних організацій - Червоний Хрест, “Емністі Інтернешнл”, Грін Піс” та інші, що надсилали свої місії в Україну або підтримували з нею контакти. У більшості випадків міжнародної практики подібні документи вважаються такими, що на законних підставах були вивезені за кордон як приватні або як корпоративна власність. Проте за радянської влади створені на території Російської імперії документи іноземних фірм та інших установ, які залишалися там, було націоналізовано. Статус багатьох таких документів може бути опротестований з боку відповідних іноземних установ, але одночасно для України було б корисно отримати копії документів, що зберігаються за кордоном, тих фірм, які діяли в Україні. У небагатьох випадках були окремі фірми чи організації, що діяли виключно на сучасній території України, і, таким чином, уся їхня документація може вважатися архівною українікою. Але в інших випадках документи великих фірм і організацій, що діяли на всій території Російської імперії або Радянського Союзу, можуть містити суто українську документацію, хоча її дуже рідко описують як таку. Наприклад, на спільно організований Росархівом та Гуверівським інститутом виставці “Щоб справи просувалися: російсько-американські економічні стосунки, 1900-1930 рр.”, яка відбулася в Москві (листопад 1992 р.), а потім у Пало-Альто, Каліфорнія (березень -квітень 1993 р.), було багато зразків важливих ділових документів американських компаній, що діяли в Росії наприкінці 19 - на початку 20 ст. Серед них були й документи українського походження.

5. Особисті папери іноземців, що перебували в Україні. Йдеться про їхні подорожні записи під час подорожей до українських земель, наприклад до Києва, Волині чи Південної Росії (або інші документальні матеріали, додані до цих записок чи мемуарів), написані після повернення додому. Хоча такі особисті папери цілком належать їхнім власникам, вони можуть становити значний інтерес через інформативність про українські справи. Серед багатьох іноземців, що мешкали в Росії (або конкретно в Україні) протягом останніх століть, чимало вчених, журналістів та дипломатів зібрали обширну інформацію зі свідченнями про події в Україні та взагалі в Росії/ СРСР, рукописні копії документальних матеріалів та аудіовізуальні матеріали, багато з них вели щоденники або писали про свої враження після повернення додому.

6. Колекції рукописів та документів, зібрані іноземцями, що мешкали в Україні. Як відомо, іноземні візитери і офіційно акредитовані дипломати вивозили багато рукописів та історичних документів, які за існуючими законами вивозити заборонялося. Брак доказів про те, що ці матеріали не було куплено або було вивезено під прикриттям дипломатичного імунітету, робить спроби судового переслідування марними, до того ж у деяких випадках застосування правила про строк давності ускладнює аргументацію вимог або претензій. Іноземці, що перебували в Україні, збирали важливі офіційні державні або нелегальні документи, або їхні рукописні копії, та аудіовізуальні матеріали. Нині науковці повертаються додому з мікрофільмами та ксерокопіями архівних документів, з інтерв'ю громадських чи літературних діячів або навіть відомих академіків, оглядами та анкетами, а іноді й з чорновими варіантами баз даних, створеними під час тривалого наукового відрядження. Графічні матеріали: естампи, креслення та фотографії вимагають особливої уваги під час опису особистих паперів та зібрань рукописів. Надзвичайно важливі кінострічки, звуко- та відеозаписи.

Проблеми повернення зарубіжної україніки

Сучасне місцеперебування та стан упорядкування зарубіжної архівної україніки у архівному контексті - важливі фактори для визначення можливостей повернення відповідних матеріалів або отримання їхніх копій. Проте відомості про сховище, де тепер перебувають ці матеріали, часто мають менше значення, аніж інформація про сучасний стан їхньої упорядкованості.

Важливою обставиною щодо перспективності реституційних зусиль є те, що західні архівісти називають інкорпорацією документів, тобто чи можна такі документи вважати окремою групою, чи вони утворюють цілісний фонд або групу в документах певної у станови. Тут міжнародно визнаний архівний принцип поваги до цілісності фондів іноді проводиться неоднозначно щодо переміщених фрагментів, інкорпорованих до цілісних груп іноземних архівних документів. Зважаючи на міжнародно визнаний принцип поваги до цілісності фондів, як зазначено в “Професійних рекомендаціях” МРА, слід вважати, що документи або справи з документами, що перебувають за кордоном і походять з України або мають зв'язок з нею, інкорпоровані до цілісних груп зарубіжних архівних документів, звичайно не можуть бути об'єктами вимог, і можна розраховувати лише на їхні копії. Наприклад, можна згадати документи Розенберга, інкорпоровані до документів Нюрнберзького процесу, або інші документи, що були офіційними доказами під час судових процесів і, відповідно з законами, повинні залишатися частиною цих судових документів.

Аналогічно державні документи або їхні копії, що через якісь обставини були інкорпоровані до приватних паперів, за звичайних умов не можуть бути об'єктами ретроактивних вимог з боку державних архівів як частка державної документації.

Подібні проблеми виникають щодо документів, інкорпорованих до відомих або давно існуючих рукописних зібрань. Оскільки міжнародними нормами поважаються давно засновані колекції, не менш важливо знайти попереднє місцеперебування та колишній стан упорядкування матеріалів, про які йде мова, а також обставини інкорпорації їх до інших фондів або колекцій. У багатьох випадках важливою може виявитися інформація про так зване проміжне перебування, оскільки часом окремі рукописи, автографи або групи документів інтегруються до фондів різних установ у бібліотеках, інститутах або історичних товариствах, без урахування їхнього походження. Такі документи технічно можна вважати частиною зібрань даного сховища, тим більше, що вони могли бути врятованими або законно придбаними від осіб, які перевезли їх за кордон, або від посередників, і відтак отримали свою постійну “архівну домівку”. Їхній юридичний статус не може бути таким самим, як у документів, інкорпорованих до державної документації, але зважаючи на повагу до зібрань, підтриману ЮНЕСКО, а також на факт їхньої законної купівлі, у більшості країн претензії на них вважатимуться необґрунтованими.

Під час розгляду претензій на реституцію або на копії надзвичайно важливо ретельно дослідити усі специфічні угоди та інші відповідні юридичні фактори, що можуть вплинути на сучасний правовий статус та право власності, наприклад претензії колишніх власників. У випадку з подарунками або посмертним заповіданням майна можуть існувати листи про депозицію або передання. У випадку купівлі може залишатися посвідчення про походження або купча чи контракт про продаж. Може мати місце попередня купівля з аукціону або від посередника колекціонером, який пізніше комусь заповів свою колекцію. У деяких випадках специфічні групи документів можуть підлягати попереднім двостороннім або багатостороннім міжнародним угодам.

Багато названих проблем є наслідками відсутності відповідних міжнародних конвенцій, угод або детальних описів процедур архівної реституції. Хоча загальні рекомендації МРА існують, а угод щодо права на копіювання архівних матеріалів, які належать або стосуються однієї країни, а перебувають в іншій, усе ще нема.

Існують інші значні проблеми - невизнання приватної власності та масштаби націоналізації в Радянському Союзі. Обидва ці чинники ще впливають на пострадянську Україну. Багато пов'язаних з Україною матеріалів залишаються у володінні окремих осіб і законно утворюють приватну власність у країнах, де вони тепер перебувають, яка не може підлягати якому-небудь контролю з боку урядових архівних установ.

Цілком зрозуміло, чому українські архівісти надають пріоритету ідентифікації, виявленню та поверненню, якщо це можливо, переміщених або “загублених” складників української культури за кордоном. Проте довготривала взаємна секретність та конспіративний характер взаємин між радянською владою та українськими й іншими емігрантськими громадами за кордоном значно гальмували потік інформації в обох напрямах. Протягом десятиліть холодної війни виховувалося махрове шовіністське ставлення багатьох радянських архівних урядовців до зарубіжних архівних матеріалів, пов'язаних з Україною. Перевезення їх з батьківщини чи з волі їхніх законних власників викликало в той час підозри та негативну реакцію частини українських емігрантських громад, і протягом тривалого часу виключало можливість укладення справедливих угод стосовно доступу та фотокопіювання. У деяких випадках групи українських емігрантів навіть боялися друкувати описи матеріалів, якими вони володіли, або надавати інформацію про них до публічних каталогів через острах перед тим, що радянська влада шукатиме й робитиме спроби захопити ці матеріали, як це траплялося протягом повоєнного десятиліття. Захоплення радянською владою РЗІА та УІК у Празі в 1945 р., матеріалів Петлюри в Кракові та Відні, а також інших емігрантських зібрань спричинилося до холодної війни в архівному світі.

Протягом останніх років ситуація певною мірою змінилася на краще. З визнанням України у світі як незалежної демократичної держави активізувалися процеси реституції української архівної спадщини, що зберігається за межами України. В 1992 р. створено при Кабінеті Міністрів Комісію по поверненню культурних цінностей в Україну, котра опікується питаннями реституції. Окремі українські архіви починають повертатися в Україну з Канади, Чехії, Німеччини та інших країн.

З усього сказаного у цьому розділі можна зробити висновок про те, що зарубіжна архівістика, при всій її різноманітності та специфіці з погляду архівних систем, принципів побудови архівних установ, управління та організації архівної справи, має ряд загальних тенденцій розвитку. Насамперед, це демократизація і децентралізація архівної галузі, скорочення обмежень щодо доступу до документальної інформації, зміцнення правових засад функціонування архівів, впровадження новітніх технологій опрацювання і зберігання документів, сучасних інформаційних систем. Із зарубіжними архівами пов'язаний величезний пласт документної інформації про Україну, її історію і культуру. Зарубіжна архівна україніка є частиною духовного багатства українського народу, його історичної пам'яті. Вона включає численні залишки матеріальної і духовної культури, які, відповідно до міжнародних правових актів та угод, підлягають поверненню в Україну.

6. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ АРХІВІВ

Однією з вузлових проблем архівознавства є організація роботи архівів. Вона включає наукові засади усіх сфер діяльності: організаційно-управлінської, фінансово-господарської та ін.

6.1 ЗАВДАННЯ, ПРАВА, СТРУКТУРА АРХІВІВ

Згідно ст. 6 Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” систему архівних установ становлять Головархів України, державні архіви (центральні, галузеві, місцеві), архівні підрозділи (самоврядних наукових установ, державних музеїв, бібліотек, державних органів, підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян), науково-дослідні установи в галузі архівної справи.

Архівна установа - це спеціалізований заклад чи структурний підрозділ, що забезпечує збирання, зберігання архівних документів та організацію використання їхньої інформації або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність в галузі архівної справи. Архівні установи у своїй діяльності керуються Основами законодавства України про культуру, Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, іншими законодавчими актами, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голів місцевих державних адміністрацій. архівознавство писемний русь

Державні архіви складають фундамент галузі і виконують її основні функції: збирають, ідентифікують, описують та класифікують документи, забезпечують їхнє зберігання, реставрацію і організують користування документами. Як уже зазначалося у розділі 3 “Архівна система та мережа архівних установ”, архіви поділяються на архіви для постійного зберігання документів (центральні, галузеві, обласні, самоврядних наукових установ, державних музеїв та бібліотек) та архіви для тимчасового зберігання документів (архівні підрозділи державних органів, підприємств, установ та організацій).

Державні архіви з постійним складом документів мають різний статус. Центральні - є профільними науково-методичними центрами, архіви Автономної Республіки Крим, областей України, міст Києва та Севастополя в першу чергу є місцевими органами виконавчої влади і здійснюють управління архівною справою на відповідній території, але виконують і науково-методичні функції, державні галузеві архіви входять до системи відповідних міністерств та відомств.

Завдання і права державних архівів визначаються спеціальним нормативним документом уряду - положенням. Розглянемо їх на прикладі державних архівів областей1. Основними завданнями архівів областей, міст Києва та Севастополя є реалізація державної політики в архівній галузі, координування діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи та діловодства, забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування та використання документів. На архіви областей покладено ведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археографії, а також забезпечення дотримання положень Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”. Також архів виконує соціально-правові запити громадян, публікує архівні документи. Крім того, як орган управління, державний архів здійснює науково-методичне керівництво архівними відділами райдержадміністрацій та міськими архівами.

У положенні зафіксовані й права архівної установи. Зокрема, державний архів області має право одержувати від підрозділів обласної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, установ і організацій інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і впорядкування документів. У межах своїх повноважень може давати підприємствам, установам і організаціям обов'язкові для виконання вказівки щодо роботи їхніх архівів (архівних підрозділів) та ведення ними діловодства. Одним з важливих прав архіву є порушення у встановленому порядку питання про призупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів НАФ. До прав державного архіву належить і обмеження доступу до документів та встановлення особливих умов їх використання.

Управління архівом здійснює директор, якого призначає і звільняє у центральних державних архівах Головархів України, в державних архівах областей - голови облдержадміністрацій з погодженням з Головархівом України, в галузевих державних архівах - керівники міністерств і відомств. Директор персонально. відповідає за виконання покладених на архів завдань. Він затверджує структуру і штатний розпис, положення про структурні підрозділи, функціональні обов'язки співробітників установи, видає накази та контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад працівників архіву.

З метою погодженого вирішення питань компетенції державного архіву області, в ньому може утворюватися колегія у складі директора, його заступників та інших працівників архіву.

При директорі центральних державних архівів працює колегіальний дорадчий орган - дирекція, до якої входять керівники підрозділів, провідні спеціалісти, представники громадських організацій. Рішення дирекції оформляються наказами директора.

Державні архіви утримуються за рахунок коштів Державного бюджету України. Гранична чисельність співробітників, фонд оплати праці та видатки на утримання установи затверджують голови відповідних державних адміністрацій. Вони є юридичними особами, мають самостійний баланс, рахунки в установах банків, гербову печатку.

Згідно з чинним законодавством, типові положення про державні архіви областей затверджує КМ України, інших архівів - Головархів України чи відповідне відомство разом з Головархівом. Положення про архіви (архівні підрозділи) об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній чи приватній формах власності, затверджують їхні засновники.

Організаційно-виробнича структура державних архівів обумовлена основними напрямами їхньої діяльності. Наприклад, у центральних та обласних архівах функціонують відділи: комплектування та експертизи цінності документів; обліку та зберігання документів; відомчих архівів та інші. Усередині відділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сектори, групи) для вужчої спеціалізації праці.

Розподіл співробітників у відділах за посадами здійснюється відповідно до штатного розпису. За прийнятою нині класифікацією працівники архівної установи поділяються: керівний склад - директор, заступники, головний охоронець фондів, головний бухгалтер; спеціалісти - головний, провідний, 1 та 2-ї категорій, старший науковий співробітник, науковий і молодший науковий співробітники, старший охоронець фондів, охоронець фондів, реставратор 1 та 2-ї категорій; службовці - старший майстер, старший касир, старший інспектор, завідуючий канцелярією, оператор, техніки різних спеціальностей, секретар-друкарка, діловод та інші; обслуговуючий персонал - кваліфіковані робітники, прибиральниці, двірники, вахтери та ін.

В архівах можуть створюватися і позаштатні, господарсько-розрахункові підрозділи для впорядкування документів поточного діловодства в організаціях-фондоутворювачах і фінансуються за їхній рахунок.

Діяльність архівів значною мірою залежить від їхньої матеріально-технічної бази. Переважна більшість центральних і обласних державних архівів розташовано у спеціалізованих спорудах. Вони зведені у 1960-1980-х рр. і становлять собою типові архівосховища, розраховані на зберігання близько 1 млн. справ кожне. Архіви оснащено технологічним обладнанням для підтримування температурно-вологісного режиму, системами протипожежної сигналізації, автоматичного пожежогасіння. Частина обласних, більшість районних і міських державних архівів перебувають у пристосованих приміщеннях.

Для нормального функціонування архівних установ з постійним складом документів, крім архівосховищ і технологічного обладнання, потрібні такі служби:

читальний зал з бібліотекою;

лабораторія фото- і мікрокопіювання;

реставраційно-палітурна майстерня (дільниця);

ремонтно-технічна майстерня;

приміщення для науково-довідкового апарату;

робочі кімнати співробітників та підсобні приміщення.

Оскільки діяльність архівіста має переважно творчий, інтелектуальний характер, найдоцільнішою є кабінетна організація праці. При цьому треба враховувати раціональне використовування робочої площі, зручність транспортування документів, виробничих комунікацій тощо. Організація робочих кімнат вимагає оснащення їх відповідними меблями, засобами зв'язку, оргтехніки, освітлення, канцелярським приладдям. Співробітників також забезпечують відповідною довідковою, інструктивно-методичною літературою, чистими бланками і формами.

Від характеру роботи (керівна, наукова, допоміжна, технічна) залежить кількість співробітників у робочих кімнатах. Вона коливається від 1 до 3-4 осіб, виходячи з наявних робочих площ. Основні вимоги щодо обладнання виробничих приміщень такі: середня площа на одного співробітника до 5 кв. м.; потужність настільних ламп - 60-75 Вт, температура повітря - 18-22°С; вологість повітря - 60-40%; рівень інтенсивності звуку - не більше 40-50 дБ.

Важливим елементом організації виробничого процесу є дотримування безпеки умов роботи, запобігання травматизмові та професійних захворювань. В архівних установах необхідно строго дотримуватися правил безпеки під час роботи з ліфтами, підйомними механізмами, електроприладами, ЕОМ, хімікаліями та реагентами в процесі мікрофільмування, реставрації та ремонту документів, проведення дезинфекції тощо.

6.2 ВИРОБНИЧІ ПІДРОЗДІЛИ АРХІВУ ТА ОСНОВНІ АРХІВНІ ТЕХНОЛОГІЇ

Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище - спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно, як правило, має необхідне технологічне обладнання і устаткування: системи автоматичного підтримування температурно-вологісного режиму, протипожежної і охоронної сигналізації, спеціального освітлення, а також стелажне обладнання, картонажі, транспортні візки, розсувні драбини, ліфтові підйомники, прилади термо- і гігрометрії тощо.

Але архівосховище - не тільки приміщення, а й виробничий підрозділ. Це група співробітників, до складу якої може входити різна кількість працівників, залежно від обсягу роботи. Наприклад, архівосховище І групи, як правило, має понад 300 тис. справ, його обслуговують завідувач архівосховища, старший охоронець фондів і двоє охоронців фондів.

Працівники архівосховища здійснюють увесь комплекс робіт, пов'язаних із забезпеченням збереженості документів - дотримання температурно-вологісного режиму, прибирання приміщень, дезинфекція та дезінсекція, видавання та підкладання справ до картонажів, проведення перевірок наявності документів, участь у громадському огляді стану їх збереженості тощо.

Архівосховища є об'єктами режимного порядку і доступ до них визначається спеціальною інструкцією та наказом директора. Вхід до сховищ особам, не визначених наказом, категорично заборонено, як і вхід у верхньому одязі, з сумками тощо.

Підтримування оптимального санітарного та температурно-вологісного режиму є запорукою забезпечення довговічності документів (див. розділ 10 “Забезпечення збереженості документів”).

До основних підрозділів архіву належить читальний зал, робота якого регламентується спеціальними правилами, що розробляє кожен архів на основі затверджених Головархівом України Правил використання документів НАФ через читальні зали. Вони визначають основні функціональні напрями діяльності цих підрозділів щодо задоволення потреб громадян у ретроспективній документній інформації. До роботи в читальному залі допускають фізичних і юридичних осіб, які в офіційній письмовій заяві аргументують необхідність ознайомитись з документами за тією чи іншою тематикою. Відповідний дозвіл дає керівник архівної установи або його заступник. Такий дозвіл діє протягом року.

Приступаючи до роботи у читальному залі, громадяни знайомляться з правилами, заповнюють спеціальну анкету. Ці документи становлять основу бази даних про склад дослідників та науково-тематичну спрямованість їхніх інтересів. Замовлення документів здійснюється після перегляду дослідником описів, картотек, каталогів та іншого довідкового апарату. Дані про потрібні документи вносяться у бланки замовлень і передаються завідувачеві читальним залом для виконання. Як правило, дослідник замовляє не більше 10 справ на день. Надходження замовлених справ фіксуються у журналі, а дослідник розписується в отриманні їх у бланку замовлень. Справи, з якими працюють громадяни, зберігаються у спеціальних шафах-боксах не більше одного місяця, а потім повертаються до архівосховищ. Під час видавання і приймання справи переглядають співробітники, щоб виявити повноту аркушів, їхнє ушкодження тощо.

Працюючи з документами, дослідник може робити виписки тих фрагментів, які його цікавлять. Після закінчення роботи із справою дослідник робить запис в аркуші використання документів, де зазначає дату, тему роботи, номери використаних аркушів, а також ставить розбірливий підпис.

Згідно чинних правил, у разі публікації архівних документів дослідник зобов'язаний подавати в установленій формі посилання на архів, фонд, опис, справу та аркуші. Наприклад: ЦДАВО України, ф. 14, оп. 1, спр. 125, арк. 18-21. Він несе відповідальність за достовірне передання тексту документів, їхнього змісту. За порушення чинних правил громадяни можуть бути позбавлені права користування архівними документами.

З діяльністю читального залу тісно пов'язана робота довідкової групи (столу довідок), яка входить до функціональної сфери використання документів. Як правило, вона зводиться до задоволення соціально-правових потреб громадян. Тематичний спектр цих запитів досить широкий - про місце і дату народження, стаж роботи, заробітну плату, майно, житло, освіту, родовід, репресії, реабілітацію, участь у партизанському русі тощо.

У більшості архівних установ цей вид робіт виконує спеціальний структурний підрозділ - відділ використання документів, група чи стіл довідок. Його співробітники готують на кожний запит фізичних чи юридичних осіб архівну довідку. Вона може бути усталеної чи довільної форми, але повинна мати обов'язкові реквізити: штамп та печатку архівної установи, підписи керівника та виконавця, дату, точну адресу громадян чи юридичних осіб, чіткий виклад відповіді по суті запиту на підставі архівних документів. У разі негативної відповіді викладається рекомендація щодо дальшого звернення громадян у цій справі, наводяться адреси відповідних архівних чи інших установ. Для виконання запитів громадян нормативами передбачено місячний термін.

Тематичні запити виконують наукові співробітники або провідні архівісти. Для виконання складних запитів можуть створюватися тимчасові робочі групи. Термін виконання запиту визначає керівник архіву.

Важливою умовою оптимізації роботи архівів є впровадження комп'ютерної техніки. Як правило, у сучасних умовах це комп'ютери як морально застарілого типу ІВМ АТ-286, АТ-386, так і новіші - АТ-486, Pentium тощо. Найбільше їх використовують у сфері вдосконалення науково-довідкового апарату, зокрема для створення бази даних та автоматизованого пошуку архівної інформації. Наприклад, в Головархіві України створюється автоматизована інформаційно-пошукова система (АІПС) “Фондовий каталог”.

У ЦДАГО України впроваджено інформаційно-довідкову систему щодо архівно-слідчих справ репресованих. У державних архівах більшості областей розроблено комп'ютерні програми і створено бази даних на осіб, вивезених до Німеччини в 1941-1943 рр. Вони побудовані на документах фільтраційних справ. Внаслідок впровадження цих програм автоматизовано досить трудомісткі процеси, вдалося відмовитися від традиційних архівних технологій.

З цією метою в архіві створюються автоматизовані робочі місця (АРМ). Такі само робочі місця обладнуються у читальному залі для користувачів. Функціональне призначення останніх - полегшити пошук потрібних даних у великих масивах інформації. АРМ слід створювати як багатопрофільну відкриту комп'ютерну систему, що дозволяє легко нарощувати додаткові автоматизовані функції (докладніше ці проблеми розглядаються в розділі 11 ''Інформатизація в архівній справі”).

Заслуговує на увагу робота реставраційно-палітурної майстерні (дільниці) - одного з основних виробничих підрозділів архівної установи. Шляхом реставрації, ремонту та оправи документів вона забезпечує підтримання їхнього належного фізичного стану. Майстерня повинна мати певний набір обладнання (залежно від кількості працівників): стіл реставраційний з підставкою, шафа металева (чи сейф), стіл-верстак, прес обтискний палітурний, картонорубальний верстак, паперорізальна машина, пристрій для сушіння паперу, електроплита, електропраска, ваги, пристрій для укладання та прошивання аркушів, візок, холодильник тощо.

До основного набору інструментів реставратора входять: скальпелі медичні, шпателі, ножиці прямі, пінцети, голки, шила, термометри хімічні, щіточки, лінійки тощо. Певні вимоги висуваються й до посуду, яким користуються в робочому процесі.

У реставраційних роботах застосовують спеціальні види паперів: мікалентний, конденсаторний, фільтрувальний, чайний, писальний, парафіновий, афішний, пергаментний, цигарковий та інші. До найуживаніших матеріалів для палітурних робіт належать: картон палітурний, електроізоляційний, пресшпан, лідерин, бумвівіл, папір форзацний, марля спеціальна, коленкор палітурний, нитки льняні тощо. Майстерня забезпечується також певними видами клеїв. Основною вимогою до робочого місця реставратора є захищення робочого столу від прямих сонячних променів. Реставраційні інструменти та матеріали раціонально і зручно розташовують навколо робочого місця реставратора. Особливу увагу звертають при цьому на дотримання правил безпеки при виконанні робіт.

Реставрації підлягають насамперед документи, які мають механічні, фізико-хімічні чи біологічні пошкодження або ураження. При надходженні до майстерні їх реєструють у спеціальному журналі, після закінчення реставрації роблять запис про повернення документів до архівосховища.

6.3 ПЛАНУВАННЯ, ЗВІТНІСТЬ ТА ЕКОНОМІЧНА ДІЯЛЬНІСТЬ АРХІВІВ

Планування є складовою частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою (Головархів, державні архіви областей) і розрахована на тривалий термін. Друга - архівним установам з постійним складом документів. Вони, як правило, складають річні плани.

Виходячи з обсягу робіт, бюджету часу та кількості штатних працівників, структурні підрозділи готують пропозиції до проекту плану, який затверджує керівник установи. План має дві частини - текстову і розрахункову.

До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток тощо), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відбивають головні напрями діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з вимогами часу.

Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується “Нормативами трудомісткості основних видів робіт, які виконуються в державних архівах України”, що затверджуються наказом начальника Головархіву України.

Наприклад, приймання справ на державне зберігання: загального діловодства - 450 справ - 1 людино-день; особового походження - 200 справ або 3, 5 тис. арк. - 1 людино-день; страхового фонду - 6 тис. кадрів - 1 людино-день.

Виконання запитів:за документами - 3 довідки - 1 людино-день; за довідковою картотекою - 9 довідок - 1 людино-день.

Підготовка: статті, огляду; наукової доповіді - 1 друк. арк. - 30 людино-днів; методичного посібника, методики, інструкції - 1 друк. арк. - 26 людино-днів.

Введення цих нормативів сприяє підвищенню продуктивності праці, уніфікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт.

Архіви зі змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог державних адміністрацій, їхні плани можуть бути річними, піврічними або квартальними. Характерною особливістю їх є посилена увага до таких видів робіт, як контроль за діяльністю архівних підрозділів та служб поточного діловодства установ, підприємств і організацій, приймання документів на тимчасове зберігання та передання їх на постійне державне зберігання. В архівних установах практикують і складання індивідуальних робочих планів співробітників.

Для контролю за виконанням планових завдань в архівах використовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в межах архівної установи - щоквартально підбивають підсумки виконання плану.

Державні архіви звітують за кількома статистичними формами.

Форма № 1 являє собою паспорт архівної установи, де є дані про кількість споруд, об'єм та площу архівосховищ, протяжність стелажного обладнання, кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень. Далі є кількісні характеристики документів на паперовій основі (фондів, справ тощо), кіно-, фото- і фонодокументів.

У наступному розділі паспорта вміщено дані про кількість та стан науково-довідкового апарату (описів, книг обліку, карток, обсяг інформації, введеної до комп'ютерів тощо). Останній розділ паспорта стосується кадрового складу (всього працівників, у т.ч. керівних, спеціалістів, службовців та інших). Паспорт заповнюють за станом на 1 січня поточного року і подають до Головархіву України до 1 лютого.

Форма № 2 - звіт про виконання плану розвитку архівної справи. Складається за основними напрямами діяльності архіву: забезпечення збереженості документів, створення та розвиток науково-довідкового апарату, використання та публікація документів.

До цієї форми включають види робіт, одиницю виміру, планове завдання і фактичне виконання. Даний звіт також подають до 1 лютого.

Місцеві архівні установи зі змінним складом документів звітують за формою № 3 про стан і обсяг документів НАФ, що перебувають на відомчому зберіганні. Подають відомості про кількість установ - джерел комплектування, наявні приміщення, кількість працюючих, характеристики складу документів тощо. За цією формою архіви (архівні підрозділи) подають відомості державним архівам областей до 20 січня.

Архіви звітують і про чисельність, склад та рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів (форма № І-К), та про чисельність окремих категорій працівників (форма № 6-ПВ). Звіти подають до 5 січня. Крім того, складають бухгалтерську звітність за формами, встановленими для бюджетних організацій.

Як уже зазначалося, архівні установи фінансуються переважно з державного бюджету. Єдиною формою позабюджетних надходжень раніше були кошти від діяльності господарсько-розрахункових підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і відомств, підприємств, установ та організацій.

В умовах ринкових відносин ретроспективна інформація документів є товаром. Це стимулює економічну діяльність архівних установ, розширення сфери архівних послуг. Запити фізичних та юридичних осіб можна виконувати і за плату. Найпоширенішими формами такого використання документів є виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів чи ксерокопій. Практикують також надання документів для експонування на виставках, у телепередачах, для кінозйомок. В архіві виконуються тематичні запити, складаються історичні довідки, готуються збірники документів. Доволі поширеними є замовлення генеалогічного характеру.

Розцінки і тарифи на основні види робіт і послуг затверджує Головархів України. Ціни за виконані роботи залежать насамперед від категорії документів (унікальні, особливо цінні та інші), і від амортизаційних витрат на мікроплівку, папір, електроенергію тощо. З окремими користувачами документів можуть узгоджуватися договірні ціни. Кошти, отримані від економічної діяльності, використовують на матеріальне заохочення працівників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.

Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов'язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, форми та зміст діяльності архівів зумовлюють їхню структуру, кадровий, матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, відбивається у планах роботи та звітах.

7. КЛАСИФІКАЦІЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

Сучасне архівознавство базовим елементом класифікації вважає архівний фонд, основним правилом організації якого є неподільність, що випливає з принципу походження (провенієнцпринципу) і вимагає збереження архівного фонду в цілісності: без поділу, вилучення або долучення документів для забезпечення його повної достовірності та інформаційної цінності.

7.1 КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У МЕЖАХ АРХІВУ

Класифікація архівних документів здійснюється на рівнях НАФ (див. розділ 4 “НАФ України, його структура та правові засади”) архівної установи та архівного фонду. Одиницею класифікації у межах архіву є архівний фонд.

Архівісти не одразу дійшли висновку про необхідність групування документів за архівними фондами. Раніше класифікацію, що одержала назву формально-логічної, здійснювали за галузевою, тематичною ознаками. Вона призводила до руйнування цілісності архівних фондів, що ускладнювало пошук архівної інформації.

Нині термін “архівний фонд” розглядається як визначення комплексу документів, історично або логічно пов'язаних між собою, що утворилися в результаті діяльності певної установи, організації, підприємства чи окремої особи. В діяльності кожного фондоутворювача виникає комплекс документів, який називають документальним фондом. Особливістю документального фонду є те, що до нього входять документи з постійним і з тимчасовим термінами зберігання і він не має стабільного складу. Частина документів з тимчасовими строками зберігання після експертизи цінності знищуються як такі, що не мають наукового і практичного значення, а інші надходять до архівів на постійне зберігання. Таким чином, архівний фонд формуються з документального фонду. Документи архівного фонду мають спільне походження, однорідність змісту, історичні і логічні взаємозв'язки. Все це зумовлює вимогу їхнього зберігання як єдиного комплексу, не розпорошуючи по різних архівах. Комплекси архівних фондів можуть утворюватися з фондів установ і організацій однієї сфери діяльності чи одного відомства, адміністративно-територіальної одиниці, часу існування тощо.

Такі документальні комплекси, як архівний фонд установи, фонд особового походження, об'єднаний архівний фонд, архівна колекція, комплекс НТД, є видами архівного фонду.

Нині в архівах України зберігається близько 187500 фондів, що виникли внаслідок діяльності юридичних або фізичних осіб-фондоутворювачів.

Класифікація документів за архівними фондами з дотриманням принципу неподільності має важливе значення як для раціонального розміщення документів в архівах, так і для розподілу документів у межах конкретного архіву.

Комплекс робіт по визначенню фондової належності документів, створенню на наукових засадах архівних фондів та встановленню їх хронологічних меж називається фондуванням. При фондуванні перед архівістами щоразу постає питання: яка установа чи організація може бути фондоутворювачем, а яка ні? Щоб відповісти на нього, необхідно вивчити історію установи, її функції та місце в системі державних чи громадських органів, зміст документів, що відклалися в процесі її діяльності.

Формальними ознаками самостійності фондоутворювача є наявність нормативного акту про створення установи, визначення її функцій та структури, самостійного бюджету і розрахункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису тощо.

Обов'язковою ознакою фондоутворювача є наявність документів, що мають наукову, культурну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації.

Важливим етапом у процесі визначення меж архівного фонду є встановлення дат виникнення і ліквідації фондоутворювача. При визначенні хронологічних меж діяльності фондоутворювача за основу беруть дати нормативних актів, у відповідності з якими дана установа чи організація була створена і ліквідована. Інколи ці дати можуть не співпадати з датами фактичної організації і ліквідації установи. Наприклад, появу будь-якої нової громадської організації чи політичної партії датують днем її реєстрації в Міністерстві юстиції України. Але цьому актові передує тривалий організаційний період і в результаті діяльності оргкомітету з'являється значна кількість документів. У таких випадках в архівних довідниках слід вказувати фактичні дати існування фондоутворювача.

Для визначення хронологічних меж архівного фонду необхідно враховувати фактори, що впливають на діяльність фондоутворювачів. При цьому визначальними є такі фактори: політичний - зміна державного ладу; юридичний - розширення чи звуження юридичних прав фондоутворювача; адміністративний - розширення чи звуження адміністративно-територіальних прав.

Політичним фактором можна вважати утворення УНР, УРСР, розпад СРСР, виникнення незалежних держав, у т.ч. України, які обрали демократичний шлях розвитку. Це призвело до появи нових установ і організацій, яких у радянські часи не могло бути зовсім. Наприклад, Спілки підприємців і промисловців, комерційних банків, акціонерних товариств, трастів, приватних навчальних закладів, політичних партій не комуністичної спрямованості. Новими фондоутво-рювачами є також ті державні установи, які виникли внаслідок проголошення незалежності України: Адміністрація Президента, Міністерство оборони, інші органи державної влади та управління. Всі вони стали новими фондоутворювачами. Процес виникнення їх відбувався в різні роки, то ж під час визначення хронологічних меж відповідних архівних фондів необхідно в кожному конкретному випадку встановлювати наявність і дату нормативного акту про заснування кожного фондоутворювача.

Водночас слід мати на увазі, що частина установ і організацій змінили свою назву, але працюють без кардинальних змін. Так, Київський державний педагогічний інститут імені М.Горького нині називається Українським державним педагогічним університетом імені М.Драгоманова, але він залишається тим самим фондоутворювачем, а його документи - тим самим архівним фондом. Проте організації, які зберегли назву, але змінили профіль або напрямок своєї діяльності, стають новими фондоутворювачами.

До юридичних факторів, які впливають на хронологічні межі Діяльності фондоутворювачів і межі архівних фондів, можна віднести зміну юридичних прав і масштабів діяльності державних урядових установ та керівних органів громадських організацій у зв'язку з перетворенням Кримської області на Автономну Республіку Крим. У цьому випадку нові державні установи - Верховна Рада Криму, Рада Міністрів, міністерства стають новими фондоутворювачами, а їхні документи - новими архівними фондами. Однак ці зміни не впливають на хронологію діяльності і межі архівних фондів місцевих органів влади і органів управління, а також установ і підприємств, що діють на території Криму.

На хронологічні межі діяльності фондоутворювачів можуть впливати й інші перетворення та реорганізації установ, пов'язані з розширенням чи звуженням їхніх прав та масштабів діяльності. Наприклад, коли замість однієї установи виникає декілька; колишня установа як фондоутворювач перестає існувати, а новостворені - стають новими фондоутворювачами. Так було, коли на базі Народного комісаріату освіти УРСР у повоєнні роки утворилися три державні управлінські структури: Міністерство освіти, Міністерство вищої і середньої спеціальної освіти і Управління професійно-технічної освіти (згодом Державний комітет). Новоутворені відомства стали новими фондоутворювачами.

Якщо установа тимчасово припинила свою діяльність, а потім знову відновила з тими ж функціями, вона залишається єдиним фондоутворювачем, а її документи утворюють єдиний архівний фонд. Так, у 1962 р. у зв'язку з укрупненням сільських районів у Київській області з 31 району залишилося 12. 19 районів і райрад було ліквідовано. Через три роки частину з них знову було відновлено. Отже, документи кожної з цих рад за 1930-1962 і після 1965 рр. утворюють єдині фонди.

До чинників адміністративного характеру, що впливають на хронологічні межі архівних фондів, можна віднести реорганізацію установ-фондоутворювачів у зв'язку зі змінами адміністративно-територіального поділу країни. Але слід мати на увазі, що на хронологічні рамки діяльності фондоутворювачів та межі архівних фондів впливають лише ті адміністративно-територіальні зміни, які супроводжувалися ліквідацією одних установ і заміною їх іншими. Так, під час проведення адміністративно-територіальної реформи в УРСР у 1925 р. було ліквідовано губернії і повіти, а разом з ними - губернські та повітові ради та їх виконкоми. Ці установи як фондоутворювачі перестали існувати. Замість них було утворено окружні та районні ради та виконкоми з ширшими правами та іншими масштабами діяльності. Вони стали новими фондоутворювачами, а їхні документи - новими архівними фондами.

Адміністративно-територіальні зміни, пов'язані з ліквідацією старих територіальних одиниць і заміною їх новими, впливають і на межі архівних фондів територіальних об'єднань громадських організацій - партійних, профспілкових, спортивних тощо. Так, у 1925 р. губернські ради профспілок було ліквідовано, а новоутворені окружні ради стали новими фондоутворювачами. У 1932 р. їх заступили обласні ради профспілок, документи яких стали новими архівними фондами.

Але всі ці зміни не стосуються промислових підприємств, навчальних закладів, установ охорони здоров'я та культури. Всі вони, незалежно від адміністративно-територіальних змін, продовжують свою діяльність як єдині фондоутворювачі. Як правило, не впливають на хронологічні рамки фондоутворювачів та на межі архівних фондів часткові зміни, пов'язані з переданням окремих населених пунктів з одного адміністративно-територіального об'єднання до іншого. В таких випадках усі установи, організації та інші фондоутворювачі продовжують свою діяльність, а їхні документи зберігаються в єдиних архівних фондах.

На хронологічні межі діяльності фондоутворювачів і на межі архівних фондів, як правило, не впливають: переведення установи з одного відомства в інше, зміна підлеглості установи в межах одного відомства, зміна його місцезнаходження та структури, розширення чи звуження функцій та обсягів діяльності установи, розширення чи звуження територіальних меж діяльності установи, тимчасова евакуація установи. Сюди можна віднести і перейменування установи.

Особливості визначення меж фондів особового походження

Фондом особового походження називають архівний фонд окремої особи, сім'ї, роду, який утворився впродовж їх життя і діяльності. Фонди особового походження діляться на особові, сімейні та родові.

Межі сімейних і родових фондів відрізняються кількістю поколінь, що залишили документи. У фонд сім'ї входять матеріали не більше трьох поколінь, а у фонд роду - не менше чотирьох. Наприклад, у ЦДІАК України зберігаються фонди роду Скоропадських, сім'ї Терещенків, родини Грушевських, особові фонди професорів В.Іконникова, Ю.Кулаковського, В.Довнар-Запольського та інші.

Фондоутворювачами можуть бути державні, політичні й громадські діячі, видатні вчені, діячі літератури та мистецтва, а також інші особи, внаслідок життя і діяльності яких виникли документи, що мають певну культурно-історичну цінність. Кожен фонд особового походження - це єдиний комплекс документів, котрий не може розпорошуватися, навіть якщо фондоутворювач жив і діяв у різні історичні епохи.

Визначення меж фондів особового походження передусім пов'язане з встановленням хронологічних рамок життя і діяльності фондоутворювачів. Але у більшості особових фондів зустрічаються ширші хронологічні рамки фонду, ніж хронологічні рамки життя фондоутворювача. Наприклад, відомий архівіст, директор Харківського історичного архіву Є. Іванов жив з 1873 р. до 1929 р. Але в його особовому фонді зберігаються документи з 1723 р. до 1929 р. Серед них - карти Слобідсько-Української та Катеринославської губерній, плани різних міст, сімейні документи. До складу особового фонду, крім особистих документів фондоутворювача, входять документи близьких родичів, якщо вони мають значення для характеристики фондоутворювача або самі є історичною чи іншою цінністю. У випадку, коли хтось з родичів фондоутворювача сам є видатним діячем, то сукупність їхніх документів утворює сімейний фонд. До складу особового фонду можуть бути віднесені й документи, створені після смерті фондоутворювача: некрологи, посмертні видання його праць, спогади про нього тощо.