Організація наукових досліджень передбачає чітке визначення напрямів і видів НДР, їхнє прогнозування, планування та систематичний контроль за виконанням планів, координацію всієї наукової діяльності, державну реєстрацію найважливіших запланованих робіт, поетапний облік виконаної роботи, оформлення результатів та апробацію науково-дослідних робіт, впровадження результатів наукових досліджень у практичну діяльність архівних установ і оцінку ефективності НДР.

Архівні установи можуть проводити НДР самостійно (як головна організація) і як співвиконавець (коли тема розробляється кількома установами). Колективні дослідження забезпечують єдність застосування результатів дослідження в усіх державних документосховищах (державних архівах, рукописних відділах бібліотек та музеїв). Головна організація розробляє організаційно-методичні документи, виконує найвідповідальніші етапи дослідження теми, координує роботу співвиконавців, здійснює контроль за підготовкою ними матеріалів, надає методичну допомогу, узагальнює представлені співвиконавцями матеріали, оформлює підсумкові матеріали по темі та складає науковий звіт.

Установа-співвиконавець бере участь у розробленні організаційно-методичних документів, досліджує відповідно до програми частину теми з самостійним науковим значенням, або готує аналітичні матеріали (експериментальні дані) для головної організації, залучається до обговорення, рецензування, експериментального впровад-ження результатів дослідження.

Однією з важливих ділянок практичної діяльності архівних установ, яка потребує колективних досліджень, є комплектування архівів документами особового походження. За 1977-1980 рр. Головархів України (головна організація), ЦДАЖР (нині ЦДАВО України) і ЦДАМЛМ України (співвиконавці) розробили науково-дослідну тему “Принципи комплектування державних архівів УРСР документами особового походження”. Основними результатами даного дослідження стало уточнення профілів комплектування всіх державних архівів у Києві; укладення форми та галузевої структури списку осіб-джерел комплектування державного архіву; визначення категорій осіб-джерел комплектування ЦДАРЖ і ЦДАМЛМ; розроблення критеріїв їхнього визначення; внесення пропозицій щодо складу документів, котрі не підлягають державному зберіганню; уніфікація питань організації і методики комплектування державного архіву документами особового походження. У сучасних умовах ця тема потребує дальшого дослідження. Тому в 1996-1998 рр. УДНДІАСД (головна організація) спільно із співвиконавцями - ЦДАМЛМ України державними архівами Автономної Республіки Крим, Вінницької, Львівської, Тернопільської, Черкаської і Чернігівської областей працює над науково-дослідною темою “Комплектування державних архівів України документами особового походження”. Заплановані “Методичні рекомендації по роботі з документами особового походження” стануть універсальним посібником для роботи з різними фондоутворювачами і дадуть настанови щодо всіх напрямків роботи з такими документами. Головархів України спільно з УДНДІАСД, Інститутом української археографії та джерелознавства ім. М.С.Грушевського НАН України, Інститутом рукопису НБУ ім. В.І.Вернадського з початку 1990-х рр. розробляють наукову тему державного значення “Архівна та рукописна Україніка: Національна зведена система документальної інформації”. Основними завданнями досліджень у цій сфері є реєстрація, облік та опис існуючих і втрачених документів різних відомств в Україні та поза її межами, а також їхня репрезентація у комп'ютерних банках даних і традиційних науково-довідкових виданнях: довідниках, покажчиках, каталогах, анотованих списках тощо.

Процес роботи над конкретною науково-дослідною темою поділяється на певні етапи: ознайомлення зі станом досліджуваної проблеми; розробка організаційно-методичних документів; збирання, аналіз та узагальнення матеріалів; обговорення, експериментальне впровадження результатів та оформлення підсумкових документів. Знайомлячись зі станом об'єкту дослідження, виконавці вивчають літературу, ступінь розробленості теми, складають бібліографічний список. Висновки, зроблені на цьому етапі, використовують для підготовки організаційно-методичних документів: програми дослідження, плану-проспекту, координаційного плану.

Програма дослідження (технічне завдання) повинна якнайповніше відбивати коло питань, пов'язаних з організацією дослідження: підставу для розробки теми, цілі, завдання, межі дослідження, вимоги до розробки (предмет, об'єкт, робоча гіпотеза), основні параметри підсумкового документа (склад, зміст, очікуваний ефект), етапи роботи (у тому числі й види контактів із співвиконавцями), терміни виконання.

План-проспект повинен репрезентувати основну концепцію і структуру майбут-ньої роботи в цілому, коротко розкривати основний зміст кожного розділу або етапу роботи.

Координаційний план складають при розробленні теми кількома установами і фіксують види роботи кожного співвиконавця з зазначенням термінів та відповідальних за виконання конкретних етапів дослідження.

Тему вважають закінченою, якщо її виконано, а підсумкові документи розглянуто і затверджено у встановленому порядку. Спрямованість наукових досліджень на підвищення якісного рівня роботи архівних установ передбачає застосування на практиці результатів наукових досліджень. Практичним впровадженням результатів НДР є видання і введення в дію ДСТУ, технічних умов, правил; затвердження керівництвом архівних установ методичних посібників та застосування їх у роботі тощо. Науково-ефективними вважають праці, котрі розвивають теорію, узагальнюють наукові знання з окремих напрямів діяльності, сприяють виявленню нових методів, а також ті дослідження, висновки яких можна безпосередньо застосовувати у роботі архівних установ.

Типова дослідницька тематика архівних установ, визначена їхньою специфікою як центрів зберігання “документальної пам'яті народу”, охоплює історичні, джерелознавчі, краєзнавчі, бібліографознавчі та ін. теми. Державні архіви областей беруть активну участь у підготовці документальних видань типу хрестоматій “Наш край” (ДА Донецької, Тернопільської, Харківської, Хмельницької та Черкаської обл.), працюють над створенням довідково-інформаційних видань: путівників (ЦДІАЛ України, ЦДАМЛМ України, ДА Вінницької, Запорізької, Сумської, Тернопільської, Чернівецької обл.), довідників (ДА Республіки Крим, ДА Рівненської і Харківської обл.), каталогів документів (“Документи Михайла Грушевського у фондах ЦДІАЛ України”, “Музикалії у фондах ЦДІАЛ України”, “Каталог особових фондів українських істориків, що зберігаються в ЦДІАК України” та ін.); фіксують спогади очевидців історичних подій для публікації “усна історія” (ДА Миколаївської обл.); досліджують історію державних установ (ЦДІАК України, ЦДАВО України) тощо.

Обговорення проблем НДР архівних установ проводиться на різних рівнях. Для розгляду основних напрямів та підсумків наукової роботи у галузі архівознавства, документознавства, археографії, науково-методичних питань архівної практики у державних архівних установах створюють відповідні науково-дорадчі органи. Так, у Головархіві України діє наукова рада, у галузевих науково-дослідних установах - вчені ради, у центральних державних архівах - науково-методичні ради, у державних архівах областей - науково-методичні експертні ради. Ці дорадчі органи надають керівництву установ допомогу в організації наукових досліджень з архівної справи та вирішенні актуальних питань архівного будівництва. Зокрема, до компетенції наукової ради Головархіву входить розгляд питань удосконалення законодавства України в галузі архівної справи; аналізу діяльності державних архівів як науково-методичних центрів з питань архівної справи; міжвідомчої координації досліджень з проблем архівознавства документознавства, археографії; економічних аспектів діяльності державних архівних установ; підготовки до друку довідників, путівників та ін. довідково-інформаційної літератури; організації використання документів державних архівних установ; організації наукового співробітництва з ін. (у тому числі зарубіжними) архівними установами; висування профільних визначних наукових праць на здобуття державних (та ін.) премій тощо.

Науково-методичні ради ЦДА України розглядають плани НДР архівів, систематично обговорюють інформацію про їхнє виконання, виносять рішення за результатами виконаних досліджень;

рекомендують до друку науково-методичні розробки, збірники документів; затверджують експозиційні плани документальних виставок; висувають кращі роботи на конкурс; визначають види джерел комплектування державних архівних установ і складу документів, що підлягають зберіганню в цих архівах; здійснюють методичне керівництво діяльністю експертних комісій установ, організацій і підприємств.

При науковій раді можуть створюватися методичні комісії, експертні комісії, групи консультантів, рецензентів. Так, 1986 р. було створено бюро наукової ради Головархіву з метою дальшої активізації роботи по виданню та перевиданню путівників, довідників, іншої довідково-інформаційної літератури, що розкриває склад і зміст фондів державних архівів. А з 1993 р. при науковій раді Головархіву діє методична комісія, до компетенції якої входить розгляд нормативних документів з питань архівної справи загальногалузевого або міжгалузевого характеру, що підлягають розробленню або переробці у зв'язку з прийняттям нових законодавчих актів. Зокрема, з 1993 по 1996 рр. на засіданнях методичної ради обговорювались проекти таких документів: “Положення про Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України”, “Положення про галузевий державний архів Служби безпеки України”, “Типове положення про архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій”, “Положення про порядок передачі і прийому кіно- і відеодокументів” та ін.

12.2 СИСТЕМА АРХІВНОЇ НАУКОВО-ТЕХНІЧНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Важливою умовою успішного розвитку наукових досліджень у галузі архівної справи та документознавства є науково-технічна інформація, покликана забезпе-чувати своєчасне надходження до наукових співробітників нових відомостей про передовий досвід роботи архівних установ, про нові наукові розробки та методичні посібники. Саме з метою інформаційного забезпечення науково-дослідної і методичної роботи, пропаганди і впровадження передового досвіду у галузі архівної справи через організацію виставок, проведення тематичних семінарів, читання лекцій створено Галузеву службу науково-технічної інформації (ГСНТІ). Вона складається зі служб НТІ різного рівня (центрального галузевого органу НТІ та служб НТІ державних архівів) і довідково-інформаційних фондів (ДІФ) при них.

Основними завданнями служб НТІ держархівів є:

* вивчення інформаційних потреб спеціалістів архіву;

* комплектування, зберігання, облік, опрацювання і систематизація матеріалів ДІФ;

* ведення довідково-пошукового апарату ДІФ, що забезпечує організацію інформації про склад і зміст матеріалів фонду;

* регулярне інформування співробітників архіву про склад і зміст матеріалів ДІФ шляхом надання документів для використання, проведення днів інформації, організації виставок нових надходжень, складання рекомендаційних списків літератури з тематики наукових досліджень і основних напрямів практичної роботи архіву; перелік чинних нормативних документів та ін.;

* вивчення матеріалів НТІ та узагальнення даних про найважливіші українські і зарубіжні досягнення науки, техніки і передового досвіду та підготовки рекомендацій по впровадженню їх у практику роботи архіву;

- 192 -

* регулярне і своєчасне направлення до центрального галузевого органу завершених розробок, які мають загальногалузеве значення;

* надання допомоги спеціалістам архіву в організації депонування вузькоспеціальних рукописних робіт.

ДІФ - це сукупність впорядкованого масиву документів та довідково-пошу-кового апарату до них, призначена для оперативного інформаційного обслуговування архівних установ. Оскільки основні функції ДІФ - довідкова та інформаційна, він є базою для інформаційного забезпечення організаційної, практичної і наукової діяль-ності архівів.

ДІФ державного архіву складається з фонду первинних матеріалів (друкованих, неопублікованих і таких, що не публікуються) та довідково-пошукового апарату. Фонд первинних матеріалів концентрує інформацію багатоаспектного масиву даних з проблем архівної справи та суміжних галузей і включає:

* літературу з історії України і краєзнавства, документознавства, архівознавства, археографії і спеціальних історичних дисциплін;

* літературу з питань управління, наукової організації праці, планування, нормування, організації науково-інформаційної діяльності, бібліотечної та видавничої справи;

* офіційні й відомчі видання, нормативні і науково-видавничі документи, довідкову літературу, що доповнює документи архіву та необхідні для його науково-дослідної й інформаційно-довідкової роботи;

* нормативні і науково-методичні розробки з документознавства, архівознавства, археографії і спеціальних історичних дисциплін;

* періодичні видання;

* неопубліковані розробки архіву та документи, які не публікуються, типу інформаційних карт, перекладів, депонованих рукописів.

Матеріали ДІФ залежно від рівня СНТІ можуть використовуватися:

* для забезпечення інформативних потреб співробітників архівної установи у вирішенні завдань управлінської діяльності; у практичній і науково-дослідній роботі;

* для задоволення запитів архівних установ галузі;

* для забезпечення запитів відомчих архівів (установ-джерел комплектування);

* для забезпечення запитів на матеріали з документознавства та архівної справи різних установ і організацій незалежно від їхньої відомчої приналежності.

Використання матеріалів ДІФ передбачає організацію різних видів довідково-інформаційного обслуговування (видавання матеріалів на абонементі та через читальний зал; виконання різних одиничних інформаційних запитів, вибіркове поширення інформації, диференційоване забезпечення керівництва НТІ, організація виставок нових надходжень) залежно від завдань найповнішого забезпечення запитів з профільної і суміжної проблематики.

Довідково-пошуковий апарат ДІФ становить систему каталогів, картотек (у тому числі фактографічних, які уможливлюють отримання безпосередньої відповіді на конкретний запит) та бібліографічних посібників, що забезпечує нагромадження і видачу інформації про склад і зміст матеріалів ДІФ, а також інформації про матеріали профільного для архіву характеру незалежно від місця їх зберігання.

Удосконалення інформаційної служби в усіх установах галузі, застосування новітньої техніки для пошуку інформації сприятиме підвищенню наукового рівня діяльності архівних установ. У зв'язку з цим співробітники УДНДІАСД розробляють систему баз даних для галузевого ДІФ, які об'єднають у єдине ціле інформаційні ресурси регіонів та центру.

12.3 ЗАВДАННЯ, ЗМІСТ І ФОРМИ МЕТОДИЧНОЇ РОБОТИ В АРХІВНИХ УСТАНОВАХ

На основі результатів наукових досліджень, вивчення і узагальнення практичного досвіду діяльності архіви проводять методичну роботу, спрямовану на створення і впровадження найдоцільніших прийомів і методів конкретних робіт. Методична робота архівів полягає у розробленні і вдосконалюванні методів проведення архівних робіт та впровадження їх у практику.

Основними формами методичної роботи є розроблення актуальних питань методики архівної справи, підготовка на цій основі інструкцій, рекомендацій та інших методичних посібників; впровадження розроблених документів у практичну діяльність архівних установ; обговорення і вирішення методичних питань, що виникли під час роботи, на засіданнях методичних рад, комісій, методичних нарадах; вивчення і узагальнення передового досвіду роботи у галузі архівної справи та документознавства, його поширення шляхом підготовки оглядів та статей для публікації на сторінках архівознавчих періодичних видань, доповідей та повідомлень на конференціях, нарадах, семінарах; надання методичної допомоги працівникам архівних установ, діловодних служб інших організацій, відомчих архівів. До методичної роботи відносять і складання номенклатур справ і схем систематизації, історичних довідок про фонди і огляди робіт, підготовку повідомлень щодо методичних питань, складу документів для співробітників архівних установ. Методичне керівництво роботою у архівах здійснюють директори архівів, їхні заступники, завідувачі відділів, методисти, інформатори.

Важливу роль у розробленні актуальних науково-методичних проблем та в практичному удосконаленні методів архівних робіт відіграють центральні державні архіви, де зосереджено не тільки найцінніші комплекси документів загальнодержавного значення, але й зібрано висококваліфіковані досвідчені наукові кадри. Завдяки цьому ЦДА є науково-методичними центрами в галузі архівної справи. Заслуговує уваги в цьому контексті досвід роботи Науково-методичного кабінету архівознавства та спеціальних історичних дисциплін ЦДІАЛ України, котрий виник на базі постійнодіючого архівознавчого семінару й досі залишається єдиним у Європі. Наукову концепцію кабінету, сформульовану акад. І.П.Крип'якевичем на початку 70-х років, в основному було втілено у кінці 1985 р. Нині на базі кабінету проводяться науково-практичні конференції, методичні семінари, заняття зі студентами і школярами тощо.

Державні архіви Автономної Республіки Крим та областей є в свою чергу регіональними науково-методичними центрами. Вони надають методичну і консультативну допомогу міським та районним архівам, установам, організаціям, навчальним закладам з питань архівної справи. На базі державних архівів областей проводять, зокрема, курси для завідувачів архівними відділами райдержадміністрацій, держміськархівів (ДА Кіровоградської області), укладають методичні посібники для працівників державних і відомчих архівів області (ДА Чернівецької обл.), розробляють інструкції щодо комплектування архівних відділів райвиконкомів, міських архівів документами особового походження та наукового описання цих документів (ДА Хмельницької обл.), проводять співпрацю з середніми та вищими навчальними закладами (ДА Закарпатської, Тернопільської, Хмельницької обл., Автономної Респуб-ліки Крим та ін.).

Найпоширенішою формою методичної роботи є підготовка різних типів вузькогалузевих прикладних методичних посібників, які створюють державні архіви на основі нормативних і методичних документів Головархіву України, наукових розробок УДНДІАСД та інших архівних установ за окремими напрямами і видами робіт. У цих виданнях конкретизуються загальні методичні положення і визначаються особливості роботи відповідно до специфіки профільних для архіву документів з урахуванням наявного досвіду роботи.

Різновидами методичних посібників є методичні рекомендації, пам'ятки, робочі інструкції, методичні листи, номенклатури справ для установ і закладів, схеми систематизації документів фондів, історичні довідки до фондів, огляди окремих ділянок роботи з метою обміну досвідом тощо. Спільна риса всіх типів методичних посібників - їхня практична спрямованість.

“Методичні рекомендації” укладають як для галузевого (внутрішнього), так і для позагалузевого (зовнішнього) використання. Методичні посібники першого типу репрезентують ефективні форми організації праці та нові технології, що ґрунтуються на результатах наукових досліджень і вивчення досвіду роботи архівних та інших закладів. Методичні рекомендації для співробітників діловодної та архівної служб міністерств і відомств України готують архівні установи на основі відповідних нормативно-методичних документів, аналізу і узагальнення практичної діяльності, обґрунтовують нові підходи до організації і методики проведення окремих видів робіт, і виконання технологічних процесів.

“Пам'ятка” як методичний посібник має вужче прикладне значення. Вона призначена для детального опису окремих операцій і прийомів праці й може бути як самостійним документом, так і додатком до іншого нормативно-методичного документу.

“Інструкція” регламентує порядок виконання роботи, подає зміст окремих процесів і послідовність виконання дій. Робочі інструкції визначають організацію і методику роботи щодо конкретного завдання: підготовки збірника до видання, підготовки виставки, опрацювання фонду. Як правило, інструкція включає такі розділи: мета і завдання роботи, склад матеріалів, за якими вона проводиться, організація роботи (у тому числі і послідовність проведення), методичні вказівки для виконання кожного виду робіт. Додатками до інструкції можуть бути розрахункова частина, довідки, схеми, таблиці. Необхідна вимога до методичних посібників усіх типів - чіткість формулювань, використання загальновживаної термінології, відсутність повторів і загальних суджень.

Обов'язковими реквізитами і структурними компонентами будь-якого методичного посібника є назва, анотація, загальні положення (вступ), основні розділи, список використаних джерел і літератури; у разі необхідності - додатки. Назва має бути інформативною і повністю відбивати зміст посібника, підзаголовок - вказувати на його вид. У анотації стисло передають зміст, формулюють мету, вказують на цінність посібника, подають рекомендації щодо його застосування. У вступі коротко узагальнюється досвід роботи з цього питання, аналіз нормативно-методичних документів і літератури з даної проблеми, обґрунтування запропонованої методики роботи, мета і завдання посібника. Важливо також чітко визначити цілі, основні завдання, обсяг і методи робіт, що дають максимальний ефект з мінімальними затратами, послідовність їх проведення, склад виконавців, нормативи виробітку з урахуванням виконавців, зміст і особливості документальних матеріалів, необхідних для забезпечення робіт.

Підготовка методичних посібників включає такі етапи: розроблення плану, підготовка проекту, рецензування і обговорення методичною комісією (ЕПК, ЕК), доопрацювання проекту з урахуванням зауважень і пропозицій, остаточне оформлення проекту і затвердження посібника керівництвом архівної установи. Проекти підготовлених методичних посібників обговорюють на засіданнях методичних (експертно-методичної) комісій, створених в архівних установах для розгляду і вирішення питань методичного забезпечення робіт, або на методичних нарадах. Така форма методичної роботи є поширеною у державних архівних установах. На методичних нарадах, практичних заняттях по підвищенню кваліфікації роз'яснюють основні положення впроваджуваних методик, визначають сфери їхнього застосування і можливості використання, організаційні заходи. Аналогічні семінари, наради і консультації проводять також для співробітників відомств. Про активізацію методичної роботи архівних установ свідчить і кількість видань такого типу: порівняно з 1991 р., коли було підготовлено 7 методичних посібників, в 1997 р. їхнє число збільшилося до 21. Це, зокрема, “Способи захисту документів на паперових носіях від біопошкоджень” (УДНДІАСД), “Актуальні проблеми складання науково-довідкового апарату до фонду Празького Українського архіву” (ЦДАГО України), “Комплектування ДІФ Держархіву Івано-Франківської області” (ДА Івано-Франківської області), “Проведення експертизи цінності документів первинних організацій Компартії України” (ДА Харківської області) та ін.

Нормативні документи і методичні розробки реалізуються в практику роботи архівів згідно планів впровадження. Впровадження нових методичних розробок шляхом консультації співробітників та надання їм допомоги безпосередньо на робочих місцях є ще однією формою методичної роботи. Його підрозділяють на експеримен-тальне і практичне.

Експериментальне (дослідне) впровадження є початковою стадією, яка забезпечує підтвердження основних положень розроблюваної теми ще до її завершен-ня. Експериментальне впровадження передбачається в планах робіт як один з етапів розроблення теми.

Практичним впровадженням є затвердження видання (тиражування) та введення в дію нормативних документів і методичних розробок або використання положень і висновків теоретичних та прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній та практичній діяльності архівів.

Нормативні документи і методичні посібники вважаються впровадженими, якщо у відповідності з ними проводиться практична робота.

За даними архівної статистики, протягом 1959-1965 рр. видано 105 праць, з яких 64 - документальні збірники. Найбільше архівні установи створили методичних посібників у 1976-1980 рр., коли було підготовлено 522 методичні посібники, що відображали особливості складу, змісту фондів, впорядкування та описання документів, умови та організацію роботи архівних установ. 79 з них було присвячено забезпеченню збереженості документів, 82 - їхньому відбору на державне зберігання, експертизі цінності та фондуванню, 163 - створенню і удосконаленню науково-довідкового апарату, 67 - використанню документів, 22 - організації роботи, й плануванню, здійсненню контролю за виконанням планових завдань, звітності тощо. Впродовж 1991-1997 рр. державні архівні установи України підготували 82 методичні посібники, 27 інструкцій, 28 пам'яток, 8 аналітичних оглядів, 13 номенклатур справ та ін. науково-методичних видань із актуальних проблем архівістики.

Значну роль у вирішенні питань організації та методики роботи архівних установ, узагальнення та поширення передового досвіду відіграють періодичні видання. Науково-практичний журнал “Архіви України”, науковий щорічник УДНДІАСД “Студії з архівної справи та документознавства” публікують статті та повідомлення, присвячені методичним аспектам діяльності архівних установ. Питання методики висвітлюються і у регіональних виданнях архівів Автономної Республіки Крим, Донецької, Херсонської та Закарпатської обл., що сприяє розв'язанню низки науково-методичних проблем, тиражуванню нормативно-методичних документів для забезпечення ними усіх районних і міських архівів.

12.4 СЕМІНАРИ, КОНФЕРЕНЦІЇ ЯК ФОРМИ НАУКОВО-МЕТОДИЧНОЇ РОБОТИ

Однією з важливих ділянок науково-дослідної та методичної роботи є підготовка і проведення науково-теоретичних конференцій, семінарів, читань, “круглих столів”, які у більшості архівних установ України стали традиційними. Позитивне значення таких форм роботи полягає у тому, що вони сприяють підвищенню фахового рівня архівних працівників, дають їм можливість глибше опанувати методи наукових досліджень, отримати цінну інформацію з конкретних питань, налагодити корисні наукові контакти. Конференції бувають міжнародними, всеукраїнськими, міжгалузевими, міськими і у межах одного архіву. Запорукою успіху наукової конференції є детально розроблена програма і тематика виступів, своєчасне інформування зацікавлених організацій, установ та окремих науковців про її проведення. Тексти доповідей, повідомлень, виступів (а також відомості про автора), як правило, надсилаються заздалегідь до оргкомітету конференції, а на пленарних чи секційних засіданнях проходить їх заслуховують і обговорюють.

Перша в Україні наукова конференція істориків-архівістів відбулася у червні 1961 р. На ній обговорювалися завдання архівних установ у розробці теоретичних питань архівознавства та інших спеціальних історичних дисциплін. Відтоді такі наукові заходи проходили у 1965, 1967, 1972, 1978 рр. У конференціях, крім працівників архівних установ, брали участь учені академічних інститутів, викладачі вищих навчальних закладів, представники музеїв, бібліотек України та інших країн.

Певним внеском у розвиток архівної справи стала Республіканська науково-практична конференція “З актуальних проблем теорії і практики архівної справи” (1978 р.), присвячена 60-літтю радянської архівної справи. У виступах працівників архівів та науковців було порушено коло актуальних проблем архівного будівництва, зроблено важливі теоретичні узагальнення і висновки, вироблено практичні рекомендації. Тематичні наукові конференції, у роботі яких взяли участь понад 3,5 тис. чоловік, одночасно провели всі центральні та 24 обласні архіви.

Традиції проведення наукових та науково-практичних архівознавчих конферен-цій в Україні відроджені з початком 1990-х років.

Наукові аспекти здійснення архівної реформи з метою виведення архівної справи на рівень сучасних вимог, а також питання про стан науково-дослідної і методичної роботи архівних установ обговорювалися на науково-практичній конференції “Актуальні проблеми розвитку архівної справи в Україні” 15 -16 березня 1995 р. у Києві, яку організували і провели Головархів України, Спілка архівістів України, УДНДІАСД, Інститут української археографії та джерелознавства ім. М. Грушевського НАН України, Центральна наукова бібліотека ім. В.І.Вернадського НАН України (нині НБУВ), Київський університет імені Тараса Шевченка, Київський державний інститут культури (нині Київський державний університет культури і мистецтв). На двох пленарних засіданнях було заслухано 37 доповідей і повідомлень, присвячених пошуку шляхів дальшого вдосконалення управління архівною справою в Україні, проблемам галузевої належності архівів і статусу їхніх працівників, забезпечення збереженості архівних документів, перспективам науково-публікаційної діяльності архівних установ тощо. 19-20 листопада 1996 р. відбулася архівознавча конференція “Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи”, організаторами якої були Головархів України, УДНДІАСД, Спілка архівістів України, Київський університет імені Тараса Шевченка. На пленарних та секційних засіданнях конференції обговорювалися актуальні питання архівного будівництва, шляхи розвитку архівознавства як науки у незалежній Україні, проблеми підготовки архівістів і викладання архівознавчих дисциплін у вузах тощо. У роботі конференції взяли участь понад 200 науковців - представників наукових установ, архівів, бібліотек, музеїв, вищих навчальних закладів. Стабільність відновленої традиції засвідчило проведення у Києві восени 1997 р. двох наукових конференцій. Зініційовану УДНДІАСД наукову конференцію “Архівна та бібліотечна справа в Україні доби визвольних змагань 1917-1920 рр.” (28-29 жовтня 1997 р.) організатори присвятили 80-літтю створення при Генеральному секретарстві справ освітніх Української Центральної ради Бібліотечно-архівного відділу. На трьох пленарних та трьох секційних засіданнях було заслухано 57 доповідей співробітників архівних та бібліотечних установ України, академічних інститутів та вищих навчальних закладів з Донецька, Запоріжжя, Івано-Франківська, Кам'янця-Подільського, Кіровограда, Києва, Львова, Миколаєва, Полтави, Сімферополя, Херсона, Хмельницького. Конференція продемонструвала генетичну спорідненість, спільність історичного минулого, ідентичність багатьох фахових проблем архівної та бібліотечної справи й засвідчила необхідність консолідації архівного та бібліотечного фахово-ресурсного потенціалу для спільного розв'язання загальних галузевих проблем. Майже одночасно з цим заходом 23 жовтня 1997 р. на базі ЦДАГО України відбулася науково-практична конференція “Архівно-слідчі справи репресованих: науково-методичні аспекти використання”, яка вперше була присвячена темі джерелознавчого аналізу архівно-слідчих справ, раніше засекречених. Проблеми вивчення і багатоцільового використання цього специфічного історичного джерела обговорювали співробітники архівних установ, академічних інститутів, СБУ, прокуратур, комісій з питань поновлення прав колишніх репресованих, члени товариства “Меморіал” та ін.

Активними учасниками архівознавчих конференцій 90-х років були як українські вчені: Г.Боряк, І.Верба, І.Войцехівська, Л.Дубровіна, Л.Гордієнко, Я.Калакура, К.Климова, О. Коваленко, С.Кульчицький, В.Лозицький, В.Ляхоцький, О.Мацюк, І.Матяш, Г.Папакін, Р.Пиріг, П.Сохань, В. Ульяновський, В. Шандра, А. Шурубура, так і співробітники держархівів України: О. Алтухова, М. Делеган, В. Гика, Л.Гісцова, Л. Гурбова, Т. Зуб, Р. Кондратюк, В. Коротенко, Н. Метальникова, О.Музичук, В. Рєзнікова, Н.Слончак, М.Чиркова, Б.Хаварівський та працівники науково-довідкової бібліотеки ЦДА України - Г.Порохнюк та ін., що сприяло зближенню архівної науки і практики.

Водночас активізація ДА областей України у справі проведення конференцій (спільно з вищими навчальними закладами, краєзнавчими товариствами та ін.) переконливо свідчить на користь ефективності й популярності такої форми науково-методичної роботи архівних установ в умовах становлення системи післядипломної освіти.

Зокрема, лише серед проведених впродовж 1997 р. (на базі або за участю архівів) заходів: ЦДІАЛ України -семінар з допоміжних історичних дисциплін, ДА Вінницької області - Міжнародна конференція “Історія і культура євреїв в Україні”, ДА Автономної Республіки Крим - наукові читання Крим. Рік 1917 - рік 1997”, ДА Луганської області - Перші обласні краєзнавчі читання з історії краю, ДА Закарпатської області - Екуменічна конференція, ДА Полтавської області - наукові читання пам'яті Л.Падалки, ДА Тернопільської області - Всеукраїнська наукова конференція “Ідея національної церкви в Україні”, ДА Харківської області - Всеукраїнська наукова конференція “Історичне краєзнавство і культура” та Міжнародна наукова конференція “Проблеми історії та археології України” (до 140-річчя від дня народження акад. Д.Багалія), ДА Херсонської області - “Заселення Півдня України. Проблеми національного та культурного розвитку” та ін. Збірники наукових праць, видані за матеріалами конференцій: “Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи” (К.,1996), “Актуальні проблеми розвитку архівної справи” (К.,1996), “Український біографічний словник: історія і проблематика створення” (Львів, 1997), “VIII Всеукраїнська наукова конференція “Історичне краєзнавство і культура: наукові доповіді та повідомлення” (К. - Харків, 1997); “Архівна та бібліотечна справа в Україні доби визвольних змагань” (К.,1998), “Архівно-слідчі справи репресованих: науково-методичні аспекти використання” (К., 1998) та ін. не лише подають тексти доповідей, а й можуть слугувати посібником при вивченні історії архівної справи.

Українські архівісти беруть активну участь і в міжнародних конференціях, з'їздах, нарадах, симпозіумах. Так, Україна мала представництво на нарадах головних редакторів архівних журналів (Москва, 1986; Потсдам, 1989). Потсдамська нарада “Внесок спеціального журналу в розвиток теорії і практики соціалістичної архівної справи”, у якій взяли участь головні редактори журналів “Советские архивы” (Росія), “Архіви України” (Україна), “Архивен преглед” (Болгарія), “Архейон” (Польща), “Архивни часопис” (Чехія), “Словенска архивистика” (Словаччина), “Архивмиттейлунген” (Німеччина), засвідчила необхідність співпраці та обговорила можливість видання міжнародного архівного журналу. Значною подією для українських архівістів була участь наших співвітчизників у роботі XIII Міжнародного конгресу архівів (Пекін, 1996). Заступника начальника Головархіву України В.Лозицького було обрано членом Виконкому Міжнародної ради архівів (МРА) та Європейської комісії МРА, що засвідчило зростання авторитету України на міжнародній арені.

Іншим напрямом науково-методичної роботи є проведення на базі Головархіву України, УДНДІАСД, центральних державних архівів “круглих столів” із залученням представників міністерств, відомств, близьких за профілем академічних інституцій, вузів України для вирішення важливих питань сучасного архівного будівництва. Зокрема, на засіданні “круглого стола” з питань підготовки і перепідготовки кадрів архівістів 29 листопада 1995 р. відзначалося, що розвиток діяльності архівних установ в умовах розбудови незалежної держави та демократизація кадрової роботи в галузі вимагають якісно нових підходів до організації і змісту освітньої і професійної підготовки працівників архівних установ. Водночас вказувалося на доцільність організації курсів підвищення кваліфікації архівістів, проведення науково-практичних конференцій, тісної співпраці з вузами, котрі готують істориків-архівістів. На засідання “круглого стола” з питань інформатизації архівної справи, проведеному у червні 1997 р. на базі УДНДІАСД, обговорювалася і була в цілому прийнята концепція інформатизації на засадах системної комп'ютеризації архівної справи в Україні. Для поліпшення постановки науково-дослідної роботи, її організації і методичного забезпечення важливе значення мають інструктивні наради, науково-практичні семінари, збори установ-співвиконавців конкретної наукової теми. На таких нарадах визначають актуальність кожної з розроблюваних тем, окреслюють завдання і методику виконання досліджень. Розвиткові науково-видавничої роботи архівних установ сприяв проведений Головархівом України 23 листопада 1995 р. науково-практичний семінар археографів архівних установ України, учасники якого констатували необхідність прискорення роботи над “Правилами видання історичних документів”, підготовки практичного посібника з української палеографії 11-19 ст.”, створення програми видання джерел з історії України, відновлення практики проведення всеукраїнських археографічних нарад.

Ефективною формою широкого залучення співробітників архівних установ до науково-дослідної і методичної роботи, активного обміну думками і новою інформацією є постійно діючі науково-методичні семінари. До роботи семінару, як правило, залучають усіх спеціалістів архівів. Кожний учасник розробляє тему чи питання, пов'язане з профілем його роботи, і подає доповідь або повідомлення. На засіданнях семінару, куди можуть бути запрошені співробітники інших установ або вищих навчальних закладів, заслуховують повідомлення про нові дослідження і методичні розробки, обговорюють актуальні проблеми архівної галузі.

Позитивну оцінку наукової громадськості одержали науково-практичні семінари з проблем спеціальних історичних дисциплін, що проводяться у центральних архівах. Багаторічний досвід роботи такого семінару зі спеціальних історичних дисциплін (ЦДІАЛ), теоретичного семінару з питань організації науково-технічної документації (ЦДАНТД у Харкові) та методичного семінару ЦДАГО України свідчить про важливість такої форми роботи. На окремих семінарах розглядалися також питання про місце і роль спеціальних історичних дисциплін у вивченні історичного процесу (ЦДІАК), про досвід і проблеми науково-видавничої роботи архівних установ (Головархів України), про проблеми вдосконалення науково-довідкового апарату до документів НАФ (ЦДАГО України), про значення публікаційної роботи у системі інформації про склад і зміст архівних фондів (ДА Львівської області) тощо.

Архівні установи України мають певний досвід морального і матеріального стимулювання працівників, котрі займаються дослідницькою роботою. 1971-1990 рр. в Україні щорічно проводився конкурс на кращі наукові праці та методичні розробки з питань архівознавства, діловодства та спеціальних історичних дисциплін, підготовлені співробітниками архівних установ. Згідно з наказом начальника Головархіву від 11 вересня 1970 р. № 42 з метою піднесення творчої ініціативи архівістів у вирішенні важливих наукових проблем галузі було встановлено заохочувальні грошові премії. Переможцями конкурсу і лауреатами премії стали за цей час близько 100 українських архівістів, серед яких відомі учені й практики: І.Бутич, Г.Боряк, Н.Врадій Л.Гісцова, І.Глизь, Н.Замкова, М.Крячок, О.Мацюк, О.Мітюков, К.Новохатський, Г.Папакін, Г.Портнов, Г. Пшеничний, Н.Слончак, І.Сварник, В. Шандра, Н.Яковенко та ін. У сучасних умовах було б ефективним відновлення такої практики, що підкреслено в ухвалі наукової конференції 1997 р. Важливу роль у поширенні наукових ідей в царині архівної справи, вирішенні питань організації та методики роботи архівних установ, узагальнення та поширення передового досвіду відігравала вітчизняна архівознавча періодика різного часу. Створення центрального періодичного друкованого органу архівної системи України припало на середину 20-х років, коли почалася науково-видавнича діяльність Укрцентрархіву. Було започатковано науковий (згодом - науково-популярний) журнал “Архівна справа” (1925-1930), що висвітлював питання теорії і практики архівного будівництва в Україні, друкував статті архівознавчого характеру, відомості з історії архівних установ в Україні та за кордоном, огляди документальних матеріалів центральних і обласних (окружних) архівів, рецензії на архівознавчу літературу. Одночасно було зроблено й перші спроби видавати довідково-інформаційні бюлетені з питань поточного архівного будівництва на місцях: “Червоний архівіст” (Київський губарх, 1924), “Архівний робітник” (Луганський окрарх, 1926-1927). На початку 30-х років періодичні видання Укрцентрархіву (часопис “Радянський архів” у 1931-1932 рр. замінив “Архівну справу”) реорганізовано і злито в єдиний орган наукової публікації документів та теорії й практики архівного будівництва - “Архів Радянської України” (1932-1933). З виходом у 1947 р. першого числа “Науково-інформаційного бюлетеня АУ УРСР” (з 1965 р. - науково-інформаційний бюлетень “Архіви України”, з 1991 р. - науково-практичний журнал) архівну періодику відновлено. Крім того, на початку 70-х років Донецький облвиконком організував видання тематичного архівознавчого бюлетеня (1971-1973), присвяченого науковим та методичним питанням у галузі архівної справи. У 80-х роках аналогічний інформаційно-методичний бюлетень було започатковано архівним відділом Кримського облвиконкому, що сприяло розв'язанню низки науково-методичних проблем і проблеми тиражування нормативно-методичних документів для забезпечення ними усіх районних і міських архівів. Нині поряд з єдиним галузевим науково-практичним журналом “Архіви України” засновано (з 1996 р.) науковий щорічник УДНДІАСД - “Студії з архівної справи та документознавства”, основним завданням якого є відродження кращих традицій вітчизняного архівознав-ства, археографії та джерелознавства і водночас висвітлення здобутків сучасної україн-ської архівної науки і практики. З усього сказаного можна зробити висновки про те, що науково-дослідна та методична робота набуває дедалі важливішого значення в діяльності усіх установ архівної галузі. Науково-теоретичні та науково-методичні розробки закладають надійний фундамент реформування архівної системи, впровадження новітніх технологій і методик в архівну справу, узагальнення і використання передового вітчизняного і зарубіжного досвіду. Основними центрами науково-дослідної і науково-методичної роботи в архівній сфері є Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, центральні державні архіви, які плідно співпрацюють з науковими установами НАН України, архівознавчими кафедрами університетів. Оволодіння сучасними методиками наукових досліджень є неодмінною умовою підготовки висококваліфікованих фахівців архівної галузі. Написання курсових, бакалаврських і магістерських робіт, наукових рефератів, доповідей розглядається як важливий чинник залучення студентів до наукових пошуків та досліджень.

13. КОРИСТУВАННЯ АРХІВНИМИ ДОКУМЕНТАМИ ТА АРХІВНА ЕВРИСТИКА

Завданням архівної роботи є не тільки забезпечення схоронності документів, але й створення умов для їхнього всебічного використання. Вся робота архівіста підпорядкована досягненню цієї подвійної мети. Він має оцінювати й аналізувати документи, що надходять до архіву, з точки зору їхньої цінності та майбутнього використання, дбати, щоб вони збереглися для наступних поколінь. Ту саму мету має архівіст і під час систематизації, описування документів, створення довідкового апарату, і навіть розміщення фондів у сховищі.

Сучасна доба постійно вносить корективи у здавалося б вічні істини. Так, протягом 20 ст., як це зазначалося на XIII Міжнародному конгресі архівів у Пекіні в 1996 р., архівісти перетворилися з пасивних охоронців накопиченої документальної спадщини на її активних творців, дійових осіб архівно-творчого процесу. Особливо це проявляється останніми роками у колишніх радянських республіках, а нині незалежних державах.

Здобуття Україною державної незалежності, включення її в загальносвітові політичні, економічні та культурні процеси, перехід від тоталітаризму до демократії, впровадження концепції відкритого суспільства формує нагальну потребу у доступі до інформації найширшого кола громадян. Тоталітарний режим штучно дозував документну інформацію та обмежував кількість її споживачів. Фактично одним з привілеїв номенклатурної верстви був доступ до широкого масиву інформації, а для основної маси громадян ознайомлення із документними багатствами практично було не можливим. Демократизація суспільства веде до ліквідації обмежень за політичними чи ідеологічними ознаками, а саме регулювання інформаційних процесів, зокрема доступу до архівної інформації має здійснюватися лише на основі чинного законодавства.

Прийняття законів України “Про інформацію”, “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, “Про державну таємницю”, “Про охорону авторських і суміжних прав”, “Про Національну програму інформатизації”, Конституції України (1996) створили міцне підґрунтя для впровадження сучасних інформаційних відносин, зокрема і в архівній галузі. Фактично відбулася своєрідна революція - відміна обмежень і можливість широкого доступу громадян до інформації, що її зберігають архіви.

Першим проявом інтеграції до світових стандартів використання і доступу до інформаційних ресурсів стало масове розсекречування архівних документів. За період 1989-1995 рр. було розсекречено понад 10 тисяч фондів, що становить близько 1 млн. справ усіх центральних та обласних державних архівів. Серед них документи державних і партійних органів влади, фонди періоду української революції 1917-1921 рр., нацистської окупації 1941-1944 рр., урядування інших держав (Австро-Угорщини, Чехословаччини, Польщі, Росії, Румунії) на українській території. Вперше відкрито для дослідників фонди об'єднань та партій української еміграції, карально-репресивних органів царської Росії, СРСР. Доступними стали документи найдраматичніших періодів історії України: колективізації, голодоморів 1932-1933, 1947 рр., депортацій, масових репресій 30-40-х років, особові фонди видатних діячів України - жертв тоталітарного режиму.

Інший прояв нових підходів - це різке зростання кількості звернень громадян до архівів. Завдяки демократичним процесам реабілітації незаконно засуджених громадян, вдосконалення соціального захисту учасників Другої світової війни та бойових дій, компенсацій насильно вивезеним на роботи до Німеччини, депортованим народам та окремим громадянам тільки у 1993-1995 рр. надано понад 2 млн. довідок. Постійно зростає кількість дослідників, які працюють у читальних залах архівів.

Докорінно змінюється і розширюється проблематика використання документів, насамперед для дослідження раніше заборонених тем, або таких, що вважалися неперспективними і неактуальними. Зріс інтерес до документів і фондів, які раніше відносилися до категорії утильних: банків, приватних підприємств, страхових компаній, нотаріатів, приватних повірених, що діяли до 1917-1920 рр.

Поряд з розширенням тематичного розмаїття звернень до архівної інформації значно змінюється і “географія” запитів. Велику роль у цьому відіграють і краєзнавці. Підвищення інтересу до архівів стимулюється й ініціативою самих архівних установ, які оприлюднюють раніше невідому й закриту інформацію на документальних виставках, радіо і телебаченні, газетних шпальтах.

Існують очевидні та приховані потреби в архівній інформації Очевидні - чітко усвідомлені, достатньо повно сформульовані щодо ознайомлення з конкретною архівною інформацією. Приховані потреби - ті, які виявляються поступово, або раптово під час ознайомлення з певною інформацією. Архівісти зацікавлені у якомога повнішому переході прихованих потреб в очевидні, що відбувається під впливом загальних відомостей про склад і зміст архівних фондів, під час огляду документальних експозицій, радіо- і телепередач, екскурсій по архівах. Все це вимагає від архівістів більшої уваги до ініціативних форм використання документів, наполегливості у доведенні до споживачів інформації про потрібні їм архівні документи.

На особливу увагу заслуговує понятійний апарат цієї проблеми. Теоретичне обґрунтування процесу забезпечення суспільства ретроспективною документною інформацією дозволяє виділити у ньому окремі стадії. Перша - організація користування документами полягає у тому, що архівісти, використовуючи різні форми роботи, надають користувачам певні архівні документи. На другій стадії здійснюється безпосереднє користування документами - їхній перегляд, читання або прослуховування. При цьому у ролі користувачів можуть бути як зовнішні споживачі, так і самі архівісти. Під час першого і особливо другого етапів користування відбувається творчий процес отримання з архівних документів інформації, на яку чекає користувач. У такому випадку використання переходить у третій етап - використання архівної інформації, коли споживач у потрібній йому формі реалізує отриману з архівних документів інформацію. У цьому випадку ним може бути як зовнішній користувач, так і архівіст.

Для правильної організації цього процесу працівники архівів мають постійно вивчати потреби в архівній інформації, орієнтуватися у її джерелах. Умовно їх можна поділити на чотири групи. Перша - документи про характер потреб в архівній інформації, які є в архіві: матеріали архівного обліку та статистики, різні запити. До другої належать нормативні документи: закони України, укази Президента, постанови Верховної Ради, акти уряду, міждержавні угоди, інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної інформації. Наприклад, Закон України “Про статус ветеранів війни і гарантії їх соціального захисту”, постанови уряду, прийняті на його виконання, зумовили значний сплеск довідкової роботи архівів. Залучення архівної інформації вимагали також міждержавні угоди з Молдовою, Росією, особливо з питань делімітації державного кордону. Третя група - це історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дискусій та “круглих столів”, що ставлять невивчені проблеми і висвітлюють малодосліджені періоди історії, а також поточні та перспективні плани науково-дослідної роботи науково-дослідних інститутів, вузів тощо. Сюди можна також віднести складання історичних календарів, довідників тощо. Четверта група джерел продиктована потребами суспільства в архівній інформації, містить матеріали анкетування, інших видів соціологічних опитувань споживачів, зворотного зв'язку з ними (листи, скарги, пропозиції). Цей вид роботи потребує постійної уваги і вдосконалення.