Документоведение и архивоведение

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Документ и его место в системе управления. Основные факторы, определяющие рациональную организацию информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности

Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др. Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо. С научной точки зрения, документ - это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека. Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом.

Документ - материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого предприятия связана с составлением, получением, направлением документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами. Качество информации определяет качество управления. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении.

Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

2. Законодательные и нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов и документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Нормативно-правовая база ДОУ-это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы ДОУ на федеральном уровне;

3. Государственная система ДОУ;

4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. Государственные стандарты на документацию;

7. Унифицированные системы документации;

8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область ДОУ. До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде РФ и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве ФОИВ, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в РФ, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответсвующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ: Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ; Федеральный закон "Об акционерных обществах" №208-ФЗ от 26.12.1995; Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" №14-ФЗ от 08.02.1998; Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; Федеральный закон "О стандартизации в Российской Федерации" №162-ФЗ от 29.06.2015; Федеральный закон "О бухгалтерском учете" №402-ФЗ от 06.12.2011; Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ "Об электронной подписи"; Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" №125-ФЗ от 22.10.2004; Закон РФ "О языках народов Российской Федерации" №1807-1 от 25.10.1991; Положение "Об Архивном фонде РФ".

Нормативные и методические документы:

- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования - Введ. 2007-07-01.

- ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01.

- Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 №68- содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов.

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000- устанавливает сроки хранения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный документовед должен знать, что ст.51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений ГК РФ было фундаментально изложено в соответствующих федеральных законах "Об акц обществах" и "Об обществах с огран ответственностью".

Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта РФ, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом РФ "О языках народов РФ". Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения, забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.

Работу с документами ограниченного доступа регламентирует Закон РФ "О государственной тайне". Закон РФ "О стандартизации" устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области ДОУ.

ФЗ "Об информации, инф технологиях и о защите инф" устанавливает, что инф ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физ, юр лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании инф ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании инф технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в инф процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является ФЗ "Об электронной подписи". Целью закона является обеспечение правовых условий использования эл цифровой подписи в эл документах, при соблюдении которых эл подпись в эл документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия и особенности использования эл подписи.

Положение "Об Архивном фонде РФ" важно тем, что оно установило правовые основы хранения документов в РФ, закрепив государственное регулирование всех вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду РФ.

Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги делопроизводителя. Стандарт устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению; требования к бланкам документов.

Одним из "настольных" нормативных документов работников делопроизводственной сферы является "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения". Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда РФ, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве. Столь глобальные задачи, безусловно, относятся к компетенции службы ДОУ, но поскольку формирование дел производится в каждом структурном подразделении, работающем с документами, то Перечень окажет неоценимую помощь при определении критериев формирования документов в дела.

Необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз "изобретает колесо" на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы ДОУ своей организации.

3. Понятия "информация" и "документ", их развитие. Связь информации и документа

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информация": "Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Основным инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы. Информационные системы (ИС) - системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники.

Данное понятие включает в себя:

- информационные ресурсы - документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.);

- информационные массивы, представляющие собой упорядоченную совокупность данных и (или) документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности;

- информационные технологии, которые можно определить как систему методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации;

- различные средства, обеспечивающие реализацию информационных технологий и тем самым функционирование всей ИС. К таким средствам относят программные, технические, лингвистические, правовые, организационные и др.

Банк данных - это автоматизированная информационная система, состоящая из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска информации.

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе.

Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом.

г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;

д) документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;

е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

4. Понятие "формуляр документа". Типовой формуляр, его развитие

Формуляр документа - это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец".

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 установил 30 реквизитов:

01 - Государственный герб РФ;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 -код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10- наименование вида документа;

11- дата документа;

12 - регистрационный индекс (номер) документа;

13 - ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа;

14- место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст;

21 - отметка о наличии приложений;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании.

Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Формуляр определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле - место в документе, где располагают реквизиты.

Служебное поле - место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Установлены размеры полей для ОРД:

левое - 35мм (13 печатных знака);

правое - не менее 8мм (3-4 печатных знака);

верхнее - 20мм (4,5 - 5 межстрочных интервала);

нижнее - для формата А4 - не менее 20 мм,

для формата А5 - не менее 16 мм.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым.

Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности, например:

· государственный герб Российской Федерации;

· эмблема организации или предприятия;

· изображение правительственных наград;

· коды;

· наименование министерства или ведомства;

· наименование учреждения, организации или предприятия;

· наименование структурного подразделения;

· адресат;

· резолюция;

· гриф утверждения;

· индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, адрес электронной почты, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

· название вида документа;

· дата;

· индекс;

· ссылка на индекс и дату входящего документа;

· место составления или издания;

· отметка о контроле;

· заголовок к тексту;

· текст;

· отметка о наличии приложения;

· подпись;

· гриф согласования;

· отметка о заверении копий;

· визы;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· отметка о поступлении.

Формуляр официального документа стал складываться еще в Междуречье несколько тысяч лет назад. В 2000 г до Р.Х. там был принят закон, в соответствии с которым все деловые операции должны были фиксироваться на материальном носителе (глиняных табличках) и удостоверяться сторонами и свидетелями. Постепенно реквизиты были унифицированы и стали едиными для такого рода документов. В их состав входили: текст, дата, печать, подписи свидетелей и клятва. Подпись и печать широко использовались в процессе документирования в Древнем Египте и в Римской империи. В эпоху античности сложился в основных чертах и сам формуляр документа - так называемая латинская схема или условный формуляр. Скорректированный и упрощенный вариант латинской схемы или условного формуляра впоследствии, в эпоху Средневековья и Нового времени, стал использоваться в западноевропейских странах, откуда, в свою очередь, перешел в основе своей в российское делопроизводство. На первых этапах становления и развития российского делопроизводства в документах отсутствовало выделение его структурных частей, т.е. документ являл собой единый текст. Лишь к 18 веку происходит обретение отдельными реквизитами своего постоянного места в формуляре документа. В частности, в качестве отдельных, самостоятельных элементов формуляра стали оформляться: наименование вида документа, автор, адресат, дата, подпись.

5. Формуляр современного документа, его характеристика

Формуляр документа - это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец".

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 установил 30 реквизитов:

01 - Государственный герб РФ;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 -код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10- наименование вида документа;

11- дата документа;

12 - регистрационный индекс (номер) документа;

13 - ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа;

14- место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст;

21 - отметка о наличии приложений;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании.

Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Формуляр определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле - место в документе, где располагают реквизиты.

Служебное поле - место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Установлены размеры полей для ОРД:

левое - 35 мм (13 печатных знака);

правое - не менее 8 мм (3-4 печатных знака);

верхнее - 20 мм (4,5 - 5 межстрочных интервала);

нижнее - для формата А4 - не менее 20 мм,

для формата А5 - не менее 16 мм.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

6. Понятия "унификация" и "стандартизация" документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине ХХ в.

Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация. В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов. Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде. Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.

Впервые в нашей стране проблемами совершенствования документов занялись в 1924-1930-е гг. органы рационализации, созданные в рамках движения за научную организацию управленческого труда. Значительную роль в формировании этих органов сыграл Наркомат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), по инициативе которого были созданы и научно-исследовательские институты, и общественные объединения специалистов в области управления, и ведомственные центры, в которых решались практические задачи совершенствования госаппарата и разрабатывались теоретические проблемы документоведения. Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшем в 1989 г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом. Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х-1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

Это положение наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и др. видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности.

7. Понятие "юридическая сила документа". Состав реквизитов удостоверения документов, правила их оформления. Подлинники и копии. Виды копий. Порядок их удостоверений

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему требования действующего законодательства, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридически значимый документ - это документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) деловой или иной деятельности; документ, содержание которого может восприниматься как подлинное. Любой документ на бумажном носителе, имеющий юр силу, является одновременно юр значимым документом.

К составу удостоверения документов относятся реквизиты: подпись, оттиск печати, гриф утверждения документа. В большинстве случаев для удостоверения управленческих документов достаточно наличия в них подписи уполномоченного лица. Отдельные документы дополнительно удостоверяются посредством проставления в них оттиска печати или оформления грифа утверждения. Вопрос о составе удостоверения документов должен быть рассмотрен и решен в каждой организации. Принятым по данному вопросу решением являются разработанные в организации локальные перечни документов: перечень документов, которые издаются руководителем организации; перечень документов, которые издаются лицами, наделенными соответствующими полномочиями; перечень документов, удостоверяемых оттиском печати; перечень документов, подлежащих утверждению.

Юр сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления офиц документа. Основным документов, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Униф системы документации. Униф система ОРД. Требования к оформлению документов". Обязательными реквизитами, обеспечивающими юр силу документов, являются: наименование организации (долж лица)-автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрац номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать. Подпись является обязательным реквизитом любого документа: должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность за достоверность документа и за все возможные последствия исполнения документа. Дата документа-один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным. Печать - юр значимый реквизит, применяется в целых заверения подписи должностного лица на наиболее важных документах. Гриф утверждения - некоторые документа приобретают юр силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является офиц документом предприятия.

Подлинник - первый или единичный экземпляр документа. Дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юр силу. Копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юр силы. Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юр силу. Выписка - копия части документа, оформленная в установленном порядке. Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. После переписывания или перепечатки черновик становится беловиком. Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная "набело" редакция документа.

Автограф - 1) собственноручная, обычно памятная надпись, подпись; 2) собственноручный авторский рукописный текст.

Редакция - 1)обработка и исправление текста, подготовка его к печати; 2) то или иное состояние текста, тот или иной вид его.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. По своему внешнему виду подлинники документов могут быть беловиками и черновиками.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом. Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию офиц документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки (например, шрифт). Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 25 "Отметка о заверении копии" по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов: полная копия, выписка, отпуск. Полная копия офиц документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации. Если офиц документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите "Подпись" отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом).

Общий порядок выдачи копий документов и и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 №9779-Х "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан"(с изм. от 08.12.2003). Указом установлено, что гос и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

П/у/о могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других п/у/о, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех п/у/о, где они были изданы. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Указом также установлено, что п/у/о высылают копии имеющихся у них документов по запросам других п/у/о, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. П/у/о обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти п/у/о, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном п/у/о. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 "Отметка о заверении копии" должна дополняться записью "Подлинник документа находится в деле (наименование организации) №..за..г.".

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 №4462-1. Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа. Свидетельствование верности с копии документа производится нотариусом при предъявлении копии документа. При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Если подлинник вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово "подпись", вместо печать - слово "печать". В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются. Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса. Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

8. Сценарий подготовки документа. Общие требования к тексту документа. Элементы текста: заголовок, приложения, требования к их оформлению. Лингвистические особенности текстов служебных документов

Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал. Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

- чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается посередине или в левом верхнем углу документа над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ; - на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа.

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены, или вводятся в действие.

Установлен порядок оформления приложений. Отметка о наличии приложений оформляется след образом: слово "Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Между названиями приложений делается 1,5-2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал. Сами документы - приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем углу отметку с указанием, приложением к какому документу они являются. Отметка проставляется на первом листе, включает вид распорядительного документа, его дату и регистрационный номер. Допускается выражение "Приложение №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Официально-деловой стиль - функциональный стиль речи, среда речевого общения в сфере официальных отношений: в сфере правовых отношений и управления. Эта сфера охватывает международные отношения, юриспруденцию, экономику, военную отрасль, сферу рекламы, общение в официальных учреждениях, правительственную деятельность.

Официально-деловой стиль - это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт.

К ним относятся:

1) сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств;

2) стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т.д.), употребление присущих этому стилю клише;

3) широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;

4) частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях, за счет, по линии и др.), сложных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и др.).

5) повествовательный характер изложения, использование номинативных предложений с перечислением;

6) прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования;

7) тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;

8) почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;

9) слабая индивидуализация стиля.

9. Официальный деловой стиль и его особенности

Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.

В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:

...