Документоведение и архивоведение

ЭК создается приказом руководителя из числа наиболее квалиф. работников в количестве не менее трех человек. ЭК в своей работе должна руководствоваться Положением об Архивном фонде РФ, приказами Федеральной архивной службы, нормативно-метод документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомств перечнями документов с указанием сроков их хранения. Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и др. документов. Отбор производится непосредственно персоналом делопр. службы.

ЭК работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК. Негос. организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с ЭПК архивного органа при выделении документов к уничтожению.

Результатом работы ЭК является распределение документов на 4 группы: постоянного хранения в гос. архивах; временного хранения в ведомст. архиве (свыше 10лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу передаются в ведомс. архив. Передача их осущ. по описям. Дела временного хранения хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации. Уничтожение дел и документов оформляется по актам. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы Секретно, Конфиденциально, производится в соответствии со спец инструкциями.

29. Состав комплекса работ, проводимых службой делопроизводства при сдаче документов в архив организации. Требования к оформлению дел при подготовке их к сдаче в архив. Правила составления описей дел постоянного и временного хранения, порядок их оформления

Оформление дел - это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведом архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению внутр. описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопр. индекса, заголовка дела. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и структ. подразделений организации. Дела постоянного и врем хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Дела врем хранения (до 10лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках дел не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел. Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутр. опись документов. Внутр. опись помещают в начале дела. Заверительную надпись помещают в конце дела.

Обложки дел оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72.

После завершения года на дела постоянного и временного сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структ. подразделениях, при метод помощи архива составляются описи для последующей передачи в архив. В малых организациях эту работу выполняет секретарь-референт с участием специалистов подразделений. Отдельная опись составляется на дела по личному составу организации. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы ЭПК архивной организации. Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в гос. архив, печатаются в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах. В архив организации передаются дела постоянного и врем хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структ. подразделениях. Дела врем хранения передаются в архив по усмотрению руководства организации. Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрац. карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива. До передачи в гос. архивы документы, подлежащие гос. хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков (от 5 до 7,5лет) документы, подлежащие гос. хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в гос. архивы.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда. На основании описи определяется архивный шифр дела, представляющий собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Виды описей: дел постоянного срока хранения; дел временного срока хранения; дел по личному составу; дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации. Состав архивной описи: описательные статьи (включаются порядковый номер дела, делопр. индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле); итоговая запись (учетный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включенных в опись дел); лист-заверитель (учетный элемент для учета количества листов в описи); справочный аппарат к описи.

Справочный аппарат к описи включает титульный лист, содержание, предисловие, список сокращ. слов, переводная таблица, указатели.

При составлении описи дел структ. подразделения соблюдаются след требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с архивом организации;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела;

- графа описи Примечания используется для отметок о приеме дел.

Описательная статья описи дел включает порядковый номер дела по описи, индекс дела, заголовок дела, даты дела, количество листов в деле, срок хранения дела.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи. На обложках дел, внесенных в опись структ. подразделения, по согласованию с ведом архивом, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел. Описи структ. подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на ведом архив. Утверждение описи производится руководителем структ. подразделения организации. Для передачи в гос. архив необходимо утверждение описи руководителем структ. подразделения, а также утверждение ее специальной архивной комиссией. Описи дел, которые относятся к личному составу (3 экземляра) хранятся 75 лет.

30. Понятие информационно-компьютерной технологии ДОУ. Технологии создания, хранения, обновления документов. Возможности электронного документооборота

Из ГОСТ Р 7.08.-2013 "Термины и определения":

Документационное обеспечение управления - это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Управление документами - деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

Из Федерального закона от 27.07.06 г. №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации":

Информационные технологии - это процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

Компьютерные информационные технологии в ДОУ - это методы и способы использования информационных технологий, реализуемых на основе вычислительной техники, обеспечивающих автоматизацию всех этапов жизненного цикла документов.

Технологии создания документов включают: технологии создания текстовых документов; технологии создания графических документов (технология OCR); технологии создания табличных документов; технологии создания аудио-, видео-документов.

Технологии хранения документов включают: технологии баз данных (фактографические и документальные базы данных); технологии электронных архивов (технологии организации длительного хранения электронных документов); технологии перезаписи электронных документов на новые носители при длительном хранении.

Технологии обновления или редактирования документов включают: технологии редактирования документов в соответствии с произошедшими событиями (ведение контрольно-регистрационных карточек документа); технология обновления документов в режиме онлайн (WorkFlow); технология работы с версиями документов (технология GroupWare).

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства".

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства обеспечивает: регистрацию, учет и хранение документов; оперативный доступ к документам и отчетной информации; эффективное управление процессами движения документов; сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство. Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании. Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.

31. Регистрационная карта документа. Назначение и возможности использования. Реализация контроля исполнения документов на базе регистрационных карт

Для регистрации документа в системе, пользователь выбирает необходимую группу документов (входящие, исходящие, внутренние, договоры, обращения граждан и др.) на основании которой образуется регистрационно-контрольная карточка (РК). РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, необходимый для регистрации документов, в зависимости от настроек часть реквизитов может заполняться автоматически.

В зависимости от специфики компании в регистрационную карту могут быть добавлены дополнительные реквизитные поля заполнения, содержащие необходимую дополнительную информацию по документу, к карточке могут быть прикреплены электронные файлы документов, любого объема и формата.

При регистрации документов в системе предусмотрены средства предотвращения повторной регистрации, возможность автоматизированной и ручной связки с ранее зарегистрированными документами, что позволяет облегчить поиск документов по конкретной тематике, запросу.

Назначение РК и возможности использования: для поиска документов по атрибутам; для группировки документов по различным показателям; для контроля статуса документов; определение связанных документов и работа с ними; контроль исполнения документов и поручений.

Контроль исполнения документов позволяет:

1) Для руководителя: регистрировать поручения; контролировать состояние текущих поручений по всем исполнителям; вести статистику выполнения поручений; контролировать ход исполнения поручений; фиксировать факт выполнения поручений.

2) Для исполнителя: получать новые поручения; контролировать состояние своих текущих поручений; фиксировать факт выполнения поручений; осуществлять поиск своих поручений по определенным критериям.

Вышеперечисленные преимущества использования РК наиболее проявляются при использовании автоматизированных систем.

32. Организационные и технические проблемы контроля за исполнением документов. Возможности реализации контроля исполнения документов в среде MS Office

Контроль исполнения документов позволяет организовать контроль за исполнением поручений на всех уровнях организационной структуры.

Цели автоматизации контроля исполнения документов: 1) Возможность осуществлять мониторинг всех выполняющихся поручений в любой момент времени; 2) Реализовать обратную связь исполнителей с ответственными за поручения; 3) Организовать работу между ответственными за поручения и исполнителями в территориально распределенной организации; 4) Возможность получения информации по контролю за исполнением независимо от местонахождения сотрудников - через Интернет; 5) Автоматизация формирования статистики и отчетов по контролю за исполнением поручений.

Технические проблемы контроля за исполнением поручений: использование специальных программных средств; обеспечение доступа к системе через различный программный интерфейс (веб, мобильные устройства, планшеты); поддержка архитектуры "клиент-сервер".

Организационные проблемы контроля за исполнением поручений: обучение сотрудников работе с программными средствами; обучение сотрудников доступу к системе через различные устройства; возможность делегирования прав по исполнению поручений; формирование перечня лиц, имеющих право на отметку об исполнении поручений.

В пакет программных продуктов MS Office входят:

· Microsoft Word - текстовый процессор.

· Microsoft Excel - табличный процессор.

· Microsoft Outlook (не путать с Outlook Express) - персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга.

· Microsoft PowerPoint - приложение для подготовки презентаций.

· Microsoft Access - приложение для управления базами данных.

· Microsoft InfoPath - приложение сбора данных и управления ими - упрощает процесс сбора сведений.

· Microsoft Communicator (Microsoft Lync)- предназначен для организации всестороннего общения между людьми.

· Microsoft Publisher - приложение для подготовки публикаций.

· Microsoft Visio - приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами - позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы.

· Microsoft Project - управление проектами.

· Microsoft Query - просмотр и отбор информации из баз данных.

· Microsoft OneNote - приложение для записи заметок и управления ими.

· Microsoft Groove - приложение для поддержки совместной работы.

· Microsoft SharePoint Designer - инструмент для построения приложений на платформе Microsoft SharePoint и адаптации узлов SharePoint.

· Microsoft Picture Manager - работа с рисунками.

· Microsoft Document Image Writer - виртуальный принтер, печатающий в формат Microsoft Document Imaging Format.

· Microsoft Diagnostics - диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office.

Для контроля исполнения поручений могут использоваться программные продукты СУБД MS Access и электронные таблицы MS Excel. Если контроль исполнения поручений ведется канцелярией, то возможно использование MS Excel. Если контроль исполнения поручений реализуется руководителями структурных подразделений, то необходимо использовать программные системы на основе MS Access.

33. Реализация типовых задач делопроизводства на примере пакета MS Office

Из ГОСТ Р 7.0.8-2013:

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Типовые задачи делопроизводства: 1) Подготовка документов: текстовые (MS Word), табличные (MS Excel), документы с вычислительными полями (MS Access); 2) Работа с версиями документов: MS Word, MS Excel, MS Access; 3) Электронное согласование и визирование документов: MS Access. Федеральным законом от 06.04.2011 г. №63-ФЗ "Об электронной подписи" было введено три вида электронной подписи, одна из которых, так называемая простая электронная подпись, не требует шифрования данных, а реализуется средствами СУБД и прикладной программы. 4) Регистрация документов: MS Access, MS Excel; 5) Работа с резолюцией: MS Access; 6) Рассылка документов и уведомлений об исполнении: MS Access, MS Outlook; 7) Контроль исполнения документов: MS Access; 8) Публикация документа: MS Access; 9) Подготовка документа к передаче в архив: MS Access; 10) Ведение электронного архива: MS Access; 11) Уничтожение документа: MS Access.

34. Проектирование и создание таблиц в среде MS Access для БД "Документы"

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц. Если вы создали новый файл базы данных, то, кроме этих ярлыков, в списке таблиц больше ничего нет. Если вы не отображаете ярлыки новых объектов в окне базы данных, то для создания новой таблицы нужно раскрыть список таблиц, щелкнув по ярлыку <Таблицы> на панели объектов окна базы данных, и затем нажать кнопку <Создать>. Тогда появится диалоговое окно <Новая таблица>, в котором вы и должны выбрать способ создания таблицы.

И, наконец, на панели инструментов Access расположена кнопка <Новый объект>. Если щелкнуть мышью по стрелке, которая находится на ней справа, и выбрать из меню объект <Таблица>, то откроется то же диалоговое окно <Новая таблица>. Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Режим Конструктора наиболее часто применяется пользователями и может потребоваться для просмотра структуры таблицы или для изменения данной структуры.

Создание таблицы путем ввода данных. Если вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, MS Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой. Для этого необходимо: 1) Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц. 2) Выделить в списке таблиц ярлык <Создание таблицы путем ввода данных> и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: <Поле1>, <Поле2> и т.д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей. 3) В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым. 4) Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите из контекстного меню команду<Переименовать столбец>. После этого стандартное название столбца подсвечивается, и вы можете вводить свое название. 5) По окончании ввода данных нажать кнопку <Закрыть> (в верхнем правом углу окна таблицы). 6) В ответ на вопрос: "Сохранить изменения макета или структуры таблицы?" нажать кнопку Да. 7) В окне <Сохранение> в поле <Имя таблицы> ввести имя новой таблицы и нажать кнопку <ОК>. 8) MS Access выдаст сообщение: "Ключевые поля не заданы" и вопрос: "Создать ключевое поле сейчас?". Нажать кнопку <Нет>, если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку <Да>, и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым.

Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц. В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо: 1) Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке <Создание таблицы с помощью конструктора> или нажать на кнопку <Создать> в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне <Новая таблица> элемент Конструктор и нажать кнопку <ОК>. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц. 2) В окне Конструктора таблиц в столбец <Имя поля>ввести имена полей создаваемой таблицы. 3) В столбце <Тип данных> для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле. 4) В столбце <Описание>можно ввести описание данного поля. 5) В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках <Общие> и <Подстановка>ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию. 6) После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку <Закрыть> (в верхнем правом углу окна таблицы). 7) На вопрос: "Сохранить изменения макета или структуры таблицы?" нажать кнопку <Да>. 8) В окне <Сохранить как>в поле <Имя таблицы>ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку <ОК>. 9) В ответ на сообщение: "Ключевые поля не заданы" и вопрос: "Создать ключевое поле сейчас?" нажмите кнопку <Да> если ключевое поле необходимо, или кнопку <Нет>если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

Создание таблиц с помощью запроса. С помощью этого вида запроса вы можете выбрать нужные данные из уже существующей таблицы с помощью обычного запроса на выборку, а затем поместить их в новую таблицу, структура которой определяется структурой записей результирующего множества запроса. Таким образом, процесс создания таблицы с помощью запроса состоит из трех шагов: 1. Создать запрос на выборку. 2. Преобразовать запрос на выборку в запрос на изменение, задав параметры размещения новой таблицы. 3. Выполнить запрос на изменение, тем самым поместив отобранные записи в новую таблицу.

Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду <Сервис, Схема данных>. По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями. Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду <Скрыть таблицу>. Чтобы вновь добавить в эту схему свернутую таблицу или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо: 1) Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду <Добавить таблицу>. 2) В диалоговом окне <Добавление таблицы> раскрыть вкладку <Таблицы>, выбрать из списка таблицу и нажать кнопку <Добавить>. 3) Нажать кнопку <Закрыть>, чтобы закрыть диалоговое окно <Добавление таблицы>.

В данном случае связь между таблицами Access строит автоматически. Это происходит тогда, когда две таблицы имеют одинаковые названия связанных полей и согласованные типы данных, причем хотя бы в одной из таблиц связанное поле является ключевым. Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать двумя путями. Первый путь - графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно< Изменение связей>.

35. Примерный состав и структура классификаторов. Использование классификаторов при заполнении таблиц

Классификаторы - нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов. В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские; отраслевые; классификаторы предприятий. Примером различных классификаторов, относящихся к сфере делопроизводства, можно отнести: Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Состав классификаторов различен. Например, объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации. В ОКУД приведены кодовые обозначения этих форм и наименования соответствующих форм документов. Класс форм указывает на принадлежность формы документа к соответствующей унифицированной системе документации. Подкласс форм содержит коды, указывающие на разновидности форм документов внутри класса и направленность их использования. Регистрационный номер - это номер формы документа внутри подкласса.

Структура классификатора, как правило, должна иметь три блока: блок идентификации, включающий коды объектов классификации и классификационных группировок; блок наименований объектов и классификационных группировок на естественном языке; блок дополнительных признаков объектов, включающий наименования и коды дополнительных признаков объектов классификации.

Выбор структуры построения классификаторов определяется характером объектов классификации, типом задач, для решения которых предназначен классификатор, и используемыми методами классификации и кодирования.

36. Возможности разработки типовых запросов для отбора документов и контроля исполнения в среде MS Access (на примере прототипа БД "Документы")

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, необходимо создать запрос. Запрос также может обновлять или удалять несколько записей одновременно и выполнять стандартные или пользовательские вычисления с данными. В этом запросе выполняется доступ к разным таблицам для отображения кода заказа, названия компании, города и даты исполнения для заказчиков из определенного города, сделавших заказы, которые следует выполнить в одном месяце. В MS Access есть несколько типов запросов. Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного отчета MS Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца MS Access выполняет печать соответствующего отчета.

Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: 1) Запрос на удаление записи - удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. 2) Запрос на обновление записи - вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц, позволяет изменять данные в существующих таблицах. 3) Запрос на создание таблицы - создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных MS Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи.

37. Возможности создания композиционных документов в среде MS Office. Принцип связывания и встраивания объектов (OLE-технология). Принцип динамического обмена данными (DDE-технология). Примеры

Композитный документ понимается как образованный сочетанием разнородных компонентов: текста, таблиц, графики. Определены четыре класса задач, возникающих при интеграции данных и приложений, которые также являются основными и при создании композитных документов. Они затрагивают следующие аспекты: модели и языки для создания выбранных компонентов; модели и языки для композиции выбранных компонентов; виды связи, с помощью которых компоненты могут взаимодействовать; механизмы обнаружения и связывания для выявленных компонентов.

Технология СОМ (Component Object Model - Модель многокомпонентных объектов) определяет стандартный механизм, с помощью которого одна часть программного обеспечения предоставляет свои сервисы другой. Общая архитектура сервисов в библиотеках, приложениях, системном и сетевом программном обеспечении позволяет СОМ изменить подход к созданию программ.

Архитектура OLE (object linking and embeding) основана на модели компонентного объекта (СОМ). Сама OLE является унифицирующей технологией системного уровня, которая базируется на объектах и реализует интеграцию приложений. Она предоставляет клиентам набор объектно-ориентированных услуг. Можно сказать, что, с практической точки зрения, OLE - это набор системных библиотек (DLL-файлов), которые дают возможность прикладным программам взаимодействовать друг с другом. В OLE изначально заложена возможность расширения. Библиотеки OLE - это системные утилиты, посредством которых приложения могут взаимодействовать друг с другом, получать совместный доступ к данным, а также вызывать функции друг друга. Компонент является фундаментом, на котором построена технология OLE. Компонент представляет собой предварительно созданный программный объект, который предоставляет клиентам четко определенный набор функций.

В программах пакета Office широко используются две функции OLE, которые ориентированны на пользователей, не являющихся программистами, Связывание и Внедрение. Презентация PowerPoint > Лист Excel. При копировании презентации необходимо выделить все её слайды и поместить в буфер обмена. Далее с помощью специальной вставки внедрим объект Презентация PowerPoint. Если вы хотите просмотреть внедренную презентацию щелкните дважды по ней или с помощью контекстного меню выберете команду Объект презентация > Показать. Посредством этого же меню можно отредактировать презентацию (команда Изменить) используя непосредственную активизацию.

DDE - это разработанный Microsoft набор специальных соглашений (протокол) об обмене данными между приложениями Windows. В самом начале развития персонального компьютера, когда объем памяти на внешнем запоминающем устройстве был мал и дорог, при помощи DDE решали проблему недостатка свободного места на диске. Так как связываемый документ хранится в виде файла только в одном месте, то при связывании свободное место используется эффективно. Допустим, требуется составить документ, содержащий сведения о различных программных и аппаратных продуктах. Очевидно, что подготовить данный документ необходимо с помощью текстового редактора, например Word. Использование DDE-метода позволяет избежать этого, так как обеспечивает динамический обмен данными и обновление их в подготавливаемом документе по мере их изменения в источнике. При таких условиях "выходной" документ всегда будет "первой свежести". Чтобы понять, каким образом происходит актуализация (динамическое обновление данных в выходном документе), необходимо разобраться сначала с происхождением обновляемых данных. Они находятся в документе-источнике и хранятся там приложением-источником. Сохранение документа источника и лежит в основе функционирования DDE-метода. Из сохраненного документа-источника требуемые сведения копируются через Clipboard в выходной документ. Особенность состоит в том, что DDE-метод устанавливает между источником и копиями некоторую связь. И связь эта обеспечивает автоматическое (или по требованию) обновление копии по мере появления изменений в источнике.

Многие Windows-приложения поддерживают методику DDE как для создания источников связывания, так и для восприятия динамически обновляемых данных. Но при практическом применении DDE-метода следует учитывать ряд требований. Первое и наиболее важное состоит в том, что приложения, подлежащие связыванию, должны поддерживать DDE-метод. Важным является также определение, в каком качестве данное приложение будет существовать в DDE: в качестве источника или приемника. Не все приложения можно использовать в обоих качествах. Данные, являющиеся источником в DDE-операциях, должны быть обязательно сохранены, так как связь осуществляется непосредственно через файлы документов. Сейчас DDE вытеснено более новой технологией OLE, которая широко используется в Windows приложениях.

Итак, можно сказать, что с появлением метода DDE возник качественный скачек в продвижении технологии связывания и совместного использования документов. Но все же остались некоторые недочеты, которые в своем большинстве были исправлены схемой OLE.

38. Понятие корпоративной БД и корпоративной ИС. Технология "клиент сервер". Модели коммуникаций, поддерживаемых Lotus Notes. Структура программного обеспечения Lotus Notes

Понять, что такое корпоративные базы данных невозможно без введения двух понятий: экономическая инф система и корпоративная инф система, частью которых и являются корпоративные базы данных.

Экономическая инф система (ЭИС) представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединённых в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления.

Корпоративная инф система (КИС) - это масштабируемая ЭИС система, предназначенная для комплексной автоматизации всех видов хозяйственной деятельности больших и средних предприятий, в том числе корпораций, состоящих из группы компаний, требующих единого управления. Они являются развитием систем для рабочих групп и ориентированы на крупные компании. Могут поддерживать территориально разнесенные узлы или сети. В основном они имеют иерархическую структуру из нескольких уровней. Для таких систем характерна архитектура клиент-сервер со специализацией серверов или же многоуровневая архитектура.

Корпоративная база данных является центральным звеном корпоративной информационной системы и позволяет создать единое информационное пространство корпорации. Под базой данных (БД) понимают совокупность сведений, логически связанных таким образом, чтобы составлять единую совокупность данных, хранимых в запоминающих устройствах вычислительной машины. Эта совокупность выступает в качестве исходных данных задач, решаемых в процессе функционирования автоматизированных систем управления, систем обработки данных, информационных и вычислительных систем. Под базой данных также понимается совокупность хранящихся вместе данных при наличии такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений.

Технология "клиент-сервер" означает, что программное обеспечение прикладной системы состоит как минимум из двух компонентов: клиентской и серверной части. Выделяют двухуровневые и многоуровневые архитектуры "клиент-сервер". Двухуровневая архитектура: клиент (клиентская часть приложения и клиентская часть СУБД), сервер (сервер баз данных, серверная часть приложения и СУБД).

Трехуровневая архитектура: 1) клиент (пользовательский интерфейс); 2) сервер приложений (бизнес-логика); 3) сервер баз данных (СУБД).

Трехуровневая архитектура для работы через веб-интерфейс: 1) клиент (браузер); 2) веб-сервер (бизнес-логика и интернет-сервис); 3) сервер баз данных (СУБД).

Преимущества использования технологий "клиент-сервер" в системе электронного документооборота: повышение быстродействия обработки документов; возможность работы с документами через различный интерфейс (интерфейс приложения, браузер, мобильный интерфейс); возможность доступа к документам независимо от местонахождения сотрудников; перенос всех вычислительных операций на сервер, что повышает быстродействие системы и снижает требования к техническим и программным средствам на клиентской машине.

Продукты IBM Notes и Domino предлагают клиентское и серверное программное обеспечение для обмена сообщениями и совместной работы для различных операционных сред. Эти продукты позволяют быстрее разрабатывать и развертывать приложения для совместной работы и потоков операций. Они позволяют компаниям любых размеров быстрее выполнять операции, улучшать процесс принятия решений и повышать производительность.

Система Lotus Notes является многопользовательской программой обработки документов, обеспечивая связь между сотрудниками организации, взаимодействие подразделений и координацию рабочих процессов. Персональный Web Navigator, встроенный в систему, дает пользователям прямой доступ к Internet. Система Lotus Notes поддерживает большое количество стандартов: SMTP/MIME, Х.400, Java(TM), Netscape Plug-ins, ActiveX(TM), POP3, HTTP, HTML, MAPI, SNMP, SSL, CGI.

Реализуемые задачи: возможность создания территориально-распределенных систем работы с документами; интеграция технологий документоориентированной базы данных и электронной почты в одной платформе; надежность БД Lotus Domino в качестве хранилища произвольных объектов; многоуровневая система безопасности, основанная на надежной и простой в администрировании модели Domino/Notes (которая многими признается как лучшая в индустрии); полноценный доступ к данным с помощью Web-клиентов; открытые средства разработки, обеспечивающие эффективные возможности настройки и модификацию приложений; мощные возможности по интеграции данных из других приложений.

Сама платформа дает все предпосылки, чтобы создавать системы документооборота.

Архитектура.

* Notes - программное обеспечение клиентской рабочей станции.

* Domino - программное обеспечение сервера. Клиентская часть Lotus Notes состоит из трёх частей:

* Notes Client - рабочее место пользователя

* Domino Designer- рабочее место разработчика приложений Lotus Notes (программиста)

* Domino Administrator - рабочее место системного администратора Lotus Notes. Lotus Notes - это клиент-серверная СУБД, имеющая нереляционную структуру. Единицей хранения в БД является, в терминологии Notes - "документы", служебные данные и код приложений Notes. Единицей хранения данных в документе Lotus Notes является поле.

Особенности. Кроссплатформенность - особенностью является кроссплатформенность Lotus Notes. Репликация. Быстрые разработка (RAD) и развёртывание приложений. При внесении изменений в программный код или форму изменения становятся доступны всем пользователям и серверам. Автономное выполнение приложений Клиент позволяет локально хранить базы данных Lotus Notes, реплицировать их с сервером Domino, работать с локальными базами данных при отсутствии подключения к серверу Domino, исполнять программный код сервера в локальных базах данных. Инфраструктура управления открытыми ключами (PKI) - Криптофункции с использованием открытых ключей - шифрование и электронная цифровая подпись.

39. Понятие базы данных в Notes. Типы документов в БД Notes. Понятие и назначение формы и "представления" для БД Notes

Каждое приложение Notes использует хотя бы одну базу данных. База данных Notes - это коллекция взаимосвязанной информации, собранная в одном файле. База данных Notes ориентирована на хранение документов и является основой построения как простых приложений для нескольких пользователей, так и целых информационных систем масштаба предприятия, позволяющих оперировать гигабайтами данных. Пакет Notes компании Lotus Development был разработан с ориентацией на базу данных документов, обеспечивающую их хранение и просмотр. Для пользователей это означает, что, во-первых, в базах данных Notes хранятся документы, а не обычные записи с заполняемыми полями, а во-вторых, Notes позволяет организовывать, совместно использовать и искать информацию. В отличие от стандартного процессора БД архитектура базы данных Notes одинаково хорошо подходит и для строго структурированных полей (таких, как телефонные номера и даты), и для документов (текста в свободном формате). Она исключительно удачно отвечает задачам хранения, просмотра и совместной работы над документами. Система Notes позволяет создавать OLE-серверные приложения. Это означает, что OLE-объекты, такие как электронные таблицы и графика, можно встраивать непосредственно в документы Notes, просматривать и редактировать после двойного щелчка мыши. Базы данных Notes содержат документы различных типов, включая комментарии, отчеты, коммерческие предложения, финансовые сводки, информацию о контактах, электронные таблицы, изображения и даже видео- и аудиоинформацию. База документов Notes хорошо подходит для тех приложений, где важно использовать неструктурированную информацию (например, для задач управления торговыми операциями). Хотя база данных Notes не является реляционной, здесь можно связать одну запись с другой. Специальные приложения Notes связываются со структурированными таблицами, записями и полями реляционных баз данных.

Главной особенностью этой базы данных является ее ориентация на хранение больших плохо структурированных документов и коллективную работу с ними. Под коллективной работой подразумевается возможность нескольким человекам одновременно править одну и ту же запись (документ).

Логическая структура файла БД Notes. База данных Notes является контейнером для большого числа объектов различных классов - документов, описаний форм, видов и агентов (макропрограмм). Файл базы данных начинается с некоторого заголовка и карты размещения данных в остальной части БД. Заголовок содержит уникальные идентификаторы данного файла и реплики БД, отметки о времени создания и последней модификации, название и категорию БД, параметры реплицирования, список управления доступом и т.п. Основная часть файла содержит последовательность "порций" или "записей" данных, называемых note, а также другие типы объектов, как, например, присоединенные файлы, встроенные OLE-объекты, списки непрочитанных документов. Секции заголовка могут присутствовать в каждом файле БД только по одному разу, а все остальные - многократно, причем не существует определенного порядка их следования. Каждый объект представлен в карте размещения уникальным "вектором размещения записи" (Record Relocation Vector - RRV), который содержит позицию объекта в файле. Note - это общая структура определенного формата, используемая Notes для хранения разнородной информации. В некотором смысле Note - это документно-ориентированный аналог записи в реляционной БД. Виды, формы, агенты, пиктограммы, Help-документы - все это хранятся как notes. Документы также являются просто одной из разновидностей notes - data note.

Основные типы записей (note). Структура документа (data note) определяется в основном формой, с помощью которой он редактировался. В форме есть определения полей, в документе появляются соответствующие пункты. Некоторые пункты добавляются в документ самим Notes. Описание формы определяет представление на экране документа, открытого с ее помощью для чтения или редактирования, формулы и скрипты в полях и кнопках, которые будут выполняться над полями этого документа, может содержать списки имен, групп и ролей, ограничивающие доступ к этому документу.

Описание вида устанавливает критерий отбора документов, их представление в колонках вида, способ сортировки, а также указатель на объект в этом же файле, содержащий индекс по всем документам, представленным в виде. В отличие от описания вида, индекс не реплицируется, а перестраивается заново в каждой реплике БД.

40. Справочная правовая система "Консультант Плюс". Состав и структура. Принципы построения информационного банка системы (ИБС)

КонсультантПлюс - самая распространенная компьютерная справочно-правовая система в России среди коммерческих СПС. Разрабатывается компанией "КонсультантПлюс" и содержит свыше 65 млн. документов. Широко используется юристами, бухгалтерами, кадровыми специалистами, руководителями организаций, специалистами госорганов, учеными, студентами юридических и экономических вузов. Распространяется через сеть региональных информационных центров (РИЦ), состоящую из 300 центров, расположенных в крупных городах, и более 400 сервисных подразделений в небольших населенных пунктах. Информация, включённая в систему, структурирована по разделам; в настоящее время в СПС КонсультантПлюс представлены следующие разделы: законодательство; судебная практика; финансовые и кадровые консультации; консультации для бюджетных организаций; комментарии законодательства; формы документов; проекты нормативных правовых актов; международные правовые акты; правовые акты по здравоохранению; технические нормы и правила. Каждый раздел делится на информационные банки. Кроме того, отдельно представлены справочная информация для специалистов, новости и обзоры законодательства, онлайн-сервисы (доступ к архивам судебных решений, сервис "Конструктор договоров").

Деление массива информации на информационные банки преследует ещё одну цель - реализовать модульный принцип построения технических систем. Специалисты могут подобрать комплекты системы в зависимости от того, какая информация им необходима для работы. Существуют специализированные системы КонсультантПлюс для бухгалтера, кадровика, юриста, работников бюджетных, строительных, медицинских организаций, для малого бизнеса.

В СПС КонсультантПлюс включаются документы следующих видов: нормативные правовые акты РФ, законодательство 85 субъектов, основные международные правовые акты и законодательство СССР, проекты законов и нормативных правовых актов; комментарии законодательства; финансовые, кадровые, юридические консультации; Путеводители КонсультантПлюс - аналитические материалы, разработанные КонсультантПлюс, с пошаговыми инструкциями, анализом спорных ситуаций и судебной практики; примерами и образцами заполнения форм документов; книги и статьи из периодической печати и сборников, около 120 изданий бухгалтерской и кадровой прессы и 80 изданий юридической направленности; схемы корреспонденции счетов; формы документов, как официально утверждённые, так и примерные; справочная информация (календарь бухгалтера, курсы валют, размер ставки рефинансирования и т.п.); аналитические обзоры (правовые новости, судебная реформа, закон о контрактной системе в сфере госзакупок, изменения налогового законодательства и др.).

Отдельно в КонсультантПлюс представлен сервис "Конструктор договоров" - для создания и проверки договоров. Инструмент помогает составлять наиболее популярные договоры (поставки, подряда, возмездного оказания услуг, аренды нежилого помещения и другие), предлагает грамотные формулировки условий (возможны различные комбинации), предупреждает о рисках и дает рекомендации по их снижению. С помощью сервиса также можно провести экспертизу уже готовых договоров, например, от контрагента.

41. Средства поиска в информационном банке системы "Консультант Плюс". Карточки реквизитов системы "Консультант Плюс". Поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск

В КонсультантПлюс реализованы все современные возможности для поиска и работы с правовой информацией. Основные инструменты поиска в системе - Быстрый поиск (работает по аналогии с поисковой строкой в интернет-поисковиках), Карточка поиска (возможен расширенный поиск по реквизитам), Правовой навигатор (поиск по ключевым словам). Поиск в СПС адаптирован под поиск именно правовой информации и учитывает профессиональную лексику (например, упрощенка) и распространенные сокращения (НДФЛ, ККТ). К основным поисковым инструментам и к наиболее востребованной информации доступ реализован прямо из Стартового окна системы. Поиск в самом документе можно осуществлять по оглавлению или по тексту. Важная информация к документу размещена на правой панели рядом с текстом.

Карточка реквизитов - основное средство для поиска документов в информационном банке. Для поиска документов надо заполнить карточку реквизитов, которая представляет собой некоторое количество поименованных полей (реквизитов документа). Затем система просматривает все имеющиеся в информационном банке документы. Если содержимое всех заполненных полей из карточки реквизитов совпадает с реквизитами документа, то документ считается найденным и заносится в список. Сформированный список обладает следующим свойством - содержимое всех заполненных полей карточки реквизитов идентично соответствующим реквизитам каждого документа из списка. Если какое-либо поле не заполнено, то система считает, что Вас интересуют документы с любым способом его заполнения. Поэтому поиск по пустой карточке реквизитов приведет к формированию списка документов, полностью дублирующего весь информационный банк. После заполнения любого поля карточки реквизитов система сообщает о количестве документов, удовлетворяющих Вашему запросу.

Поиск по реквизитам - поиск записей (документов), реквизиты которых удовлетворяют условиям поискового запроса. Основное средство поиска документов в информационной базе (ИБ) - карточка реквизитов. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каждого поискового поля в системах часто предусмотрен свой словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в ИБ. При вводе в систему каждого нового документа его реквизиты заносятся в словарь, соответствующий определенному поисковому полю. Как правило, в карточку реквизитов, по которым осуществляется поиск, включен более широкий набор полей: орган, принявший документ, вид документа, название документа, дата принятия, номер, номер и дата регистрации в Министерстве юстиции. Для поиска любого документа достаточно заполнить лишь два-три поля. Если точно знать, например, номер документа, то этой информации в большинстве случаев будет вполне достаточно. Удобство и простота этого способа не вызывает сомнений, но использование этого вида поиска возможно только при условии наличия точных реквизитов конкретного документа.