Документоведение и архивоведение

Развитие и становление экспертизы ценности документов было необходимым процессом, так как в конце 50-х годов XX века была отмечена значительная перегруженность государственных архивов документами, не имеющими научно-исторического значения, в связи, с чем было принято решение: о необходимости разработки перечней учреждений, документы которых подлежат первоочередному приему на государственное хранение, и учреждений, от которых прием материалов должен быть временно прекращен; архивным учреждениям предложено провести экспертизу ценности ранее принятых на госхранение фондов, а также организовать изучение наиболее актуальных вопросов экспертизы и комплектования. Осуществление поставленных задач проводилось в соответствии с положениями нормативных и нормативно-методических документов по экспертизе и комплектованию: "Примерных списков учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы" (утверждены 10 августа 1960 г.) и Дополнений и изменений к ним от 1965 года и иных документов.

Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах: Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. - Глава 2; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. №76. - Раздел 3.5.3; Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. - Раздел 3.4.1.

19. Значение нормативно-методической регламентации делопроизводства. Характеристика действующих государственных нормативно-методических документов

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют: законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации; указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ в сфере делопроизводства; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации.

Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и системы документов. Данный правовой акт регулирует отношения, возникающие в трех основных сферах при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распределение информации; применение информационных технологий и обеспечение защиты информации. Содержит ряд важнейших основных положений для ДОУ: дает определение документированной информации, соответственно документу. Устанавливает задачи документирования, порядок документирования информации, ее перевода в инф ресурсы, придание документу юр силы, ответственность государства и его органов за решение этих вопросов, называет перечень обязательной документированной информации, которую должны вести организации- юр лица.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги делопроизводителя. Стандарт устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению; требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. Стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД 1993г. - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 №477 "Об утверждении Правил делопроизводства в ФОИВ" позволяет констатировать законность нормативного характера правил делопроизводства. На основе указанных правил ФОИВ по согласованию с Федеральным архивным агентством должны издавать индивидуальные инструкции по делопроизводству. Кроме того, правовые нормы, содержащиеся в Правилах, распространяются и на иные органы гос. власти и органы местного самоуправления.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документов, определяющим их деятельность. Данные правила распространяются на архивы гос. организаций и обязательны для всех негосуд. организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к гос. собственности.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000г). Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых п/у/о, независимо от функционально-целевого значения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов.

Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда РФ. Перечень используется при формировании дел, подготовке номенклатур дел, разработке схем классификации документов, разработке ведомственных перечней документов, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий архивных органов и экспертных комиссий организаций.

20. Создание государственной системы делопроизводства в 1960-е -1980-е гг. (ЕГСД, ЕГСДОУ, ГСДОУ)

Начиная с 1960-х годов, в нашей стране определились два основных центра, активно и эффективно ведущих научные исследования в области документоведения - это МГИАИ, где в 1964 г. был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.

Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный "взрыв документальной активности общества" в 1960-е-1970-е годы. Число копий документов во всём мире перевалило тогда за 1 трлн. в год, а в центральных ведомствах СССР годовой документооборот (с учётом размножения) вышел за пределы 1 млн. штук. К тому времени обнаружилось, что сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности.

В 1963 г. Главным архивным управлением изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности. На долгом и сложном пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства". В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации.

В связи с наличием в Архиве Академии наук такого только присущего ему элемента научно-справочного аппарата к фондам как обозрение, в 1965 г. Методической комиссией Архива утверждена "Инструкция по составлению обозрений". Инструкция определяла методику подготовки и состав элементов обозрения к документам фонда: название обозрения; учетно-справочные данные о фонде; биографическая справка о фондообразователе; аннотация документальных материалов; сведения по истории фонда; библиография. Несмотря на практическую ценность "Инструкции…" одним из ее недостатков было отражение в ней методики подготовки обозрений только к личным фондам ученых, тогда как в отдельные тома путеводителя включались обозрения фондов учреждений и организаций Академии наук.

В 60-е годы прошлого столетия в стране были заложены принципы построения единой системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов.

В 1967 г. Главным архивным управлением при СМ СССР был разработан "Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов".

Документоведение очень тесно связано с такими науками как исторической, экономической, архивоведением, книговедением, правоведением. Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области. Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ). Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Таким образом, рубеж 1960-1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

21. Организационные формы делопроизводства. Их зависимость от специфики организационной структуры учреждения. Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет: снизить стоимость делопроизводственных операций; улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование; обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников; использовать прогрессивные и производительные технические средства; обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства. В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя. Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь. Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли.

Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат - это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят: приемная; секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя; секретариат коллегии; протокольное бюро. В функции секретариата входит: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) - это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся: разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.); разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на: экспедицию; бюро переписки; бюро учета и регистрации документов; компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем.

5. Центральный архив.

6. Инспекция.

Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях.

В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие: подготовка обращений к рассмотрению руководством; контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации; извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений; организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

7. Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

22. Требования к структуре и составу информации Положения о службе делопроизводства. Проанализировать предложенную подборку документов, выявить и прокомментировать ошибки

Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу. Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий длительный срок действия и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста: общие положения; цели и задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения (служебные связи); организация работы. Составляя положение о службе делопроизводства в организации (общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.) можно воспользоваться Примерным положением о службе ДОУ, помещённом как приложение в ГСДОУ, учитывая, конечно, когда этот документ создавался, и Примерным положением о службе ДОУ, данном в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Эти документы рассчитаны на крупные организации, но они содержат все разделы и помогут при отработке формулировок положения о службе делопроизводства в организации.

Начинается Положение о службе делопроизводства с раздела "Общие положения", в котором важно указание на то, что служба делопроизводства является самостоятельным структурным подразделением, подчинённым непосредственно руководителю. Таким образом, сразу определяется место службы и её значимость. Далее можно указать структуру службы. В этом же пункте записывается, что численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации (фирмы). Учитывая, что Положение действует длительный период, в нём не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления Положения (с ростом фирмы штаты службы могут быстро измениться). Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт - какими законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Заканчивается раздел "Общие положения", как правило, пунктом о руководстве службы. Возглавлять службу делопроизводства должен специалист с высшем или среднем (в небольших организациях) специальным образованием.

Раздел "Цели и задачи" можно целиком взять из Типовой инструкции по делопроизводству, так как они отражены в ней достаточно полно: основными целями службы делопроизводства являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Из основных целей и задач вытекает раздел "Функции". В нём необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые службой. Именно этот раздел больше всего отражает специфику вашей организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными положениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для Вашей организации. Кроме делопроизводственных работ на службу делопроизводства возлагается и ряд организационных задач, таких, как подготовка и обслуживание совещаний, организация и обеспечение приёма посетителей, телефонных переговоров и т.д. Эти функции, если они есть, также записываются в Положение.

Очень важен раздел "Права и ответственность". Права надо расписать как можно подробнее, помня, что служба делопроизводства имеет те права, которые сюда внесены. Вторая часть этого раздела - ответственность может быть записана обобщённо типа "служба несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данным положением", или расписана более детально исходя из пунктов обязанностей.

В Положении о службе может быть раздел "Руководство", в котором фактически отражена должностная инструкция руководителя службы. В нём указывается, что он назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется, требования к его профессиональной подготовленности и стажу работы, обязанности, права. Объём работы и сложность руководства зависят от структуры службы, численного её состава, сложности применяемой техники, технологии работы с документами.

В разделе "Взаимоотношения" можно указать, что служба делопроизводства взаимодействует: со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесённым к сфере деятельности службы; с юридической службой (юристом); с кадровой службой; отделом внедрения вычислительной техники.

Последний раздел - "Организация работы" - может содержать лишь пункт о том, что служба делопроизводства работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы делопроизводства, то это должно найти отражение в этом разделе Положения. Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы.

Даже краткое изложение содержания Положения о службе делопроизводства показывает важность этого документа, чётко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем чётче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения. Оформляется Положение на общем бланке, подписывается руководителем службы и утверждается руководителем организации (фирмы). Имея Положение о службе делопроизводства, в котором указаны возложенные на неё задачи и функции, определяют общий объём работ. Для этого можно воспользоваться "Межотраслевыми укрупнёнными нормативами времени на работу по документационному обеспечению управления", "Укрупнёнными нормативами времени на работу по делопроизводственному обслуживанию" и "Нормами времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления". Соответственно устанавливают численный и должностной состав службы делопроизводства. На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция.

23. Регламентация должностных обязанностей работников службы ДОУ. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции. Проанализировать предложенную подборку документов, выявить и прокомментировать ошибки

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ. Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах. Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Должностная инструкция - это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

4. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции - это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Относится долж. инструкция к документам, имеющим униф. форму и установленную структуру текста: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения.

"Общие положения" содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию и практическому опыту, порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия. Последний пункт этого раздела содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распор документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. Завершает пункт указание на организ. и распор документы вышестоящей и своей организации: устав, положение о структ. подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная долж. инструкция.

В разделе "Функции" указывают основные направления деятельности, а в разделе "Долж. обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций.

Раздел "Права" очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции.

Раздел "Ответственность" может быть написан обобщенно типа "работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией" или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей.

Раздел "Взаимоотношения" также очень важен для организации работы. Обычно в нем обобщенно записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структ. подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.

В последнее время во многих долж. инструкциях появился раздел "Оценка работы". Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество. Можно дополнить инструкцию и другими разделами, например, "Организация рабочего места", "Распорядок рабочего дня". Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов "С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

24. Назначение инструкции по делопроизводству, требования к ее разработке, составу информации. Порядок введения в действие

Основным нормативно-метод. документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации, является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении. Разрабатывается инструкция на основе общегосуд. нормативных документов: гос. стандартов на униф. системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в ФОИВ, Основных правил работы архивов организаций, метод материалов архивной службы, ведомственных правил. Но в то же время, опираясь на общегос. нормативы, инструкция по делопр. должна отражать все особенности постановки делопроизводства определенной организации: структуру службы делопр., состав должностей служащих, осуществляющих делопр. обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопр. операций, наличие архивов в традиционной и электр. форме.

Инструкция по делопр. конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Начинается инструкция с раздела "Общие положения". В нем должно быть указано, что инструкция устанавливает единую систему делопр. и обязана для всех работников учреждения. Спец пункт посвящается перечислению нормат. документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопр. в организации в целом и в структ. подразделениях.

След раздел "Подготовка и оформление документов". За основу берется ГОСТ с требованиями к оформлению документов. В раздел "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов" выносят наиболее часто составляемые виды документов: приказы, договоры, распоряжения, протоколы, акты, письма. Отдельно можно выделить раздел "Порядок печатания и размножения документов". Наличие таких разделов в инструкции значительно упростит порядок подготовки документов, характерных для данной организации, и исключит их многократные пересоставления и переоформления.

После разделов, посвященных составлению и оформлению документов, помещают разделы, описывающие порядок работы с ними: прием и первичную обработку документов, регистрацию, направление документов к исполнителям, контроль исполнения документов, инф-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, текущее хранение документов в делопр, экспертизу ценности документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив. Разделы по обработке документов пишутся с учетом технологии, принятой в конкретной организации. К инструкции даются приложения, и чем их больше, тем инструкция нагляднее.

Инструкция утв. приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она вводится в действие, и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроизводства должна произвести для внедрения. Инструкция должна быть в каждом структ. подразделении, и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку. Инструкция по делопр. - один из основных документов, определяющих организацию делопр. обслуживания в учреждении.

25. Основные требования к организации документооборота в организациях и учреждениях. Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота. Основные этапы прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Общие принципы организации документооборота:

- оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;

- обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;

- исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

По направлению горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Гориз. потоки связывают организации одного уровня управления, вертик. - организации различных уровней. Восходящие потоки - это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции. Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческой системе выделяют: входящий документопоток (документы, поступающие в организацию); исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации); внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации). Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой, достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от степени регламентации функций руководителей и структ. подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Входящий документопоток любой организации составляют документы вышестоящих организаций, документы подведомственных организаций, документы несоподчиненных организаций и обращения граждан. Вход документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структ. подразделений, непосредственно специалистам. Маршрут движения вход документов зависит от принятой в учреждении технологии работы с документами. Порядок операций по работе с вход документами: получение, регистрация и учет, ознакомление, рассмотрение (резолюция), передача на исполнение, копирование, контроль за прохождением и сроками исполнения документа, хранение документа в процессе исполнения, списание в дело, поиск.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исход документы могут создаваться как инициативные или как ответные на поступившие письменные или устные запросы. Технология работы с исх. документами предусматривает участие в ней всего аппарата управления. Маршрут движения этих документов будет зависеть от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутр. относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также его структ. подразделений, компетенцию, права и обязанности долж. лиц - положения, уставы, долж. инструкции, правила.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распор документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения.

Наиболее нерегламентированны маршруты движения именно внутр. документов. Исключение составляют распор документы, движение которых строго упорядочено.

Порядок операций по работе с исх. и внутр. документами совпадает: составление, оформление, согласование, подписание (утверждение), регистрация и учет, копирование, передача на исполнение или отправка адресату.

26. Задачи регистрации документов, ее организация. Формы регистрации документов, их сравнительные характеристики и состав информации. Взаимосвязь процессов регистрации, контроля за сроками исполнения документов, информационно-справочной работой

Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма из гос. органов и важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта;

- децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;

- смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Основные виды журналов, необходимых для полноценного учета документов: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера. При всенадежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации - ее однократность, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью. При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой форме регистрационной карточке. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Компьютерная регистрация документов позволяет: внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации; организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации; организовать на основе базы данных информационно-справочную работу; организовать эффективный контроль за исполнением документов. Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

Условием успешной деятельности делопроизводственной службы в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе. Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью. Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую - на исполненные.

Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления его в учреждение, а создаваемого - с момента доведения его до исполнителя. Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов подлежит контролю, который возлагается на профессионально организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп "К" или "Контроль". После исполнения документ снимается с контроля.

Право сделать это имеет только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

27. Обеспечение сохранности документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Номенклатура дел, ее значение и применение в делопроизводстве. Виды номенклатур дел. Методика составления номенклатуры дел. Значение номенклатуры дел в технологии работы с документами. Формирование дел как технологическая операция делопроизводства. Правила формирования в дела документов отдельных категорий

Важной функцией делопр. службы является систематизация и сохранность документов. Массив исполненной документации -это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения.

Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения. Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной. Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый - в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения. Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях. В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам.

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации, а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу. Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии.

28. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, ее назначение и порядок проведения. Экспертные комиссии учреждений, их функции, порядок создания и работы

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопр. процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации. Экспертиза ценности документов - это отбор документов на гос. хранение или установление сроков их хранения. ЭЦД проводится в несколько этапов. 1 этап осущ. на стадии делопроизводства при разработке номенклатуры дел, при регистрации поступающих в учреждение документов, при направлении документа в дело. 2этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведом архив после завершения их делопроизводства. 3этап- на стадии подготовки дел для передачи на гос. хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на гос. хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).