Документоведение и архивоведение

- краткость и компактность изложения официального материала;

- точность и определенность формулировок;

- однозначность и единообразие терминов;

- последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например, "конструкторат", "переорганизация", а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, "секретарша", "лаборантка".

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова "представить" и "предоставить".

Представить - предъявить, сообщить ("представить список сотрудников", "представить доказательства"); познакомить с кем-либо - "представить коллективу нового работника"); ходатайствовать (о повышении, о награде) ("представить к очередному званию", "представить к ордену"); составить, обнаружить ("представить (собой) значительную ценность"); мысленно вообразить ("представить (себе) картину боя"); изобразить, показать ("представить в смешном виде").

Предоставить - отдать в чье-либо распоряжение, пользование ("предоставить квартиру", "предоставить транспортные средства"); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо ("предоставить отпуск", "предоставить слово"); разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра ("предоставить самому себе", "предоставить дело случаю").

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: "в апреле месяце" (апрель - именно месяц, и ничто иное), "информационное сообщение" (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: "польза от использования", "следует учитывать следующие факты", "данное явление полностью проявляется в условиях"...

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

10. Понятие "система документации", развитие систем. Понятие "унифицированные системы документации". Назначение и состав УСОРД

Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой - в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации.

Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

Управленческие документы составляют ядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы составляют объект делопроизводства.

Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления. В состав УСОРД входят стандарты, устанавливающие общие требования к содержанию и формам документов, альбом унифицированных форм документов, нормативные и методические материалы по их применению, классификатор унифицированных форм документов, нормативные и методические документы по применению классификатора унифицированных форм ОРД.

Условно все документы, входящие в состав УСОРД, можно разделить на три группы: организационно-правовые; распорядительные; информационно-справочные.

Состав документов, которые вошли в УСОРД, приведен в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Согласно ОКУД Унифицированная система организационно-распорядительной документации включает:

· документацию по созданию организации, предприятия;

· документацию по реорганизации организации, предприятия;

· документацию по ликвидации организации, предприятия;

· документацию по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

· документацию по распорядительной деятельности;

· документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документацию по приему на работу;

· документацию по переводу на другую работу;

· документацию по увольнению с работы;

· документацию по оформлению отпусков;

· документацию по оформлению поощрений;

· документацию по оформлению дисциплинарных взысканий.

11. Характеристика состава и область применения организационных документов; требования к их составлению и оформлению. Проанализировать предложенную подборку документов, выявить и прокомментировать ошибки

Организация как управленческая функция, являясь одной из основных, включает в себя реализацию следующих видов деятельности: создание, реорганизация, ликвидация учреждения; установление структуры управления; определение должностной структуры и штатной численности управленческого и производственного персонала; регламентация деятельности структурных подразделений и работников; лицензирование деятельности в необходимых случаях; установление режима работы и системы охраны; организация труда работников и оценка труда работников и некоторых других работ.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется система организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Эти документы содержат положения, основанные на нормах административного права, и являются правовой основой деятельности организации.

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами. К таким документам относятся: устав, положение, инструкции, трудовой договор.

Устав - правовой акт, включающий в себя свод правил, установленный государством или организацией и регулирующий деятельности этой организации. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой ГК РФ. Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизация и ликвидация. Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

Положение (различные, например, об организации, о структурных подразделениях) - нормативный акт, определяющий порядок образования, статус, компетенцию, права и обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Положение о коллегиальных и совещательных органах - особый вид положения, который разрабатывается для постоянно действующих коллегиальных органов. Положение об организации включает разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация. Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения. Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, Положение о документационном обеспечении управления.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Должностная инструкция - основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей между отдельными должностями. Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа "должен", "следует", "необходимо", "имеет право", "не допускается", "рекомендуется", "запрещается" и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица ("исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились") или в безличной форме ("срок хранения документов определяется по Перечню").

Датой вступления в действие организационно-правового документа считается дата его утверждения. Эти документы относятся к бессрочным, то есть действуют вплоть до их отмены или до утверждения новых документов. Все орг-правовые документы проходят процедуру утверждения и регистрации. Порядок проведения процедуры утверждения зависит от вида документа, например, устав утверждается общим решением владельцев организации и регистрируется налоговым органом, учредительный договор регистрируется налоговым органом или территориальным подразделением Минюста РФ, положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации и регистрируются службой ДОУ. Орг-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов. В процессе подготовки орг-правовые документы проходят процедуру согласования (визирования). Обязательными реквизитами являются: наименование организации - автора документа, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Текст орг-правовых документов, как правило, состоит из разделов (статей), имеющих заголовки. Заголовки печатаются полужирным шрифтом, выравниваются по центру и состоят из обозначения и наименования. Обозначение раздела (статьи) включает напечатанное с прописной буквы слово "Раздел" (или статья) и порядковый номер, обозначенный римскими или арабскими цифрами (знак № не ставится). Вне зависимости от конфигурации текста все разделы имеют единую сквозную нумерацию. В конце обозначения ставится точка. Наименование раздела печатается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. В зависимости от содержания, раздел может подразделяться на пункты и подпункты, при этом порядок их идентификации имеет следующий вид: пункты раздела заголовков не имеют, печатаются с абзаца и обозначаются арабскими цифрами с точкой; подпункты раздела заголовков не имеют и нумеруются в пределах одного пункта, печатаются с абзаца и обозначаются арабскими цифрами с точкой.

12. Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению. Проанализировать предложенную подборку документов, выявить и прокомментировать ошибки

С юридической точки зрения распорядительные документы относятся к локальным нормативным актам, поскольку в них получают выражение конкретные, юридически оформленные, властные предписания субъектов управления. С точки зрения приятия решений расп. документы делятся на документы, издаваемые при единоличном принятии решений (приказы, выписки из приказов, распоряжения), и документы, издаваемые при коллегиальном принятии управленческих решений (протоколы, выписки из протоколов).

Приказ по основной деятельности - локальный нормативный акт, обязательный к исполнению всеми лицами, попадающими под его действие. Приказы всегда издаются на бланке конкретного вида документа. В настоящее время не существует нормативного правового акта, регламентирующего порядок создания приказа, поэтому следует опираться на исторический опыт. Текст приказа состоит из двух частей- констатирующей и распорядительной. В констатирующей дается обоснование его издания. Распорядительная часть излагается в повелительной форме и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ. Каждое поручение, изложенное в приказе, оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой в конце. Пункт, содержащий поручение, включает наименование исполнителей, предписываемые им действия, срок исполнения поручения. Срок исполнения не указывается, если предписания носят постоянный характер. Последний пункт приказа по основной деятельности содержит распоряжение о контроле за выполнением приказа с указанием лица, ответственного за исполнение. Если имеются приложения справочного характера, то в соответствующих пунктах распор части приказа дается на это ссылка "согласно приложению". Сами приложения прилагаются к приказу. На их первом листе в правом верхнем углу печатается ПРИЛОЖЕНИЕ, их порядковые номера, наименование и идентификаторы документа (дата и номер), к которому приложения прилагаются. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Необходимые реквизиты: герб или эмблема организации (необязательно), наименование организации, гриф утверждения прилагаемого документа, наименование вида документа, дата подписания, место издания, заголовок к тексту, текст, подписи, оттиск печати. Приказ по основной деят. визируется заинтересованными лицами. Сотрудник, попадающий под действие приказа, проставляет на нем свою ознакомительную визу.

Выписка из приказа - документ, включающий в себя часть пунктов приказа по осн. деятельности и издаваемый руководителем организации в целях информирования структурного подразделения или сотрудника организации.

Распоряжение - документ, издаваемый единолично руководителем организации независимо от типа ее структуры управления (единоначальный, коллегиальный), в целях разрешения оперативных вопросов. Порядок оформления близок к оформлению приказа. Здесь допускается, чтобы текст состоял только из распор части. Распор часть излагается в повелительной форме и начинается словом ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ, которое печатается прописными буквами.

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (собрание акционеров, совет директоров, правление). Распор часть начинается с названия органа, его принимающего, и слова РЕШИЛ. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа. Подписывается председателем и секретарем.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. В зависимости от вида заседания, выбирается форма протокола: краткая или полная. Протокол оформляется на общем бланке и включает следующие реквизиты: наименование учреждения, вид документа, место для проставления индекса документа, дата, место для составления протокола, заголовок к тексту. Индексом протокола является порядковый номер заседания. Нумерация ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Текст протокола является самым сложным реквизитом и должен включать в себя вводную и основную части. В водной части необходимо указывать фамилию и имя секретаря и председателя, фамилии и общее количество участников собрания и приглашенных лиц, повестка дня. Текст основной части составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. Основная часть содержит столько пунктов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей: СЛУШАЛИ (излагается текст выступления. Фамилия выступающего в имен падеже. Изложение от фамилии отделяется дефисом, излагается от третьего лица едиств числа), ВЫСТУПИЛИ (фиксируются вопросы, если таковые были, с указанием фамилии, текста вопроса и ответа на него), ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Протокол составляет и подписывает секретарь и представляет на подпись председателю правления.

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения.

Выписка из протокола - точная копия части протокола, относящейся к тому вопросу повестки дня, по которой готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

13. Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению. Проанализировать предложенную подборку документов, выявить и прокомментировать ошибки

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К инф-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к орг-распор документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справки - документы, содержащие текстовую и/или табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки делят на две группы: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юр факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, то применяются униф. трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам. Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа, даты и номера, эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. Справки информ. характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное подразделение. Дата, адресат, заголовок, текст, подпись -обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные.

Докладные и объяснительные записки служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распор документов.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, информирующие руководителя о ходе работ, могут представляться регулярно. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Как и в справках, от адресата зависит оформление этого вида документа. Докладные записки, подаваемые руководителю структ. подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты: наименование структ. подразделения-автора, вид документа, дата. Подписывает внутр. Докл. записку составитель. Внешняя докл. записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объясн. записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание отдельных его положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объясн. записки по поводу каких-либо происшествий, ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются на чистых листах бумаги с вопроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими долж. лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации, приема-передачи, приема объектов, списания и т.д. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодат. и нормат. документы, регулирующие данный вопрос. Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются униф. трафаретные формы. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом "Основание", после ставится двоеточие и указывается наименование распр. документа в имен падеже, автор, дата, номер и заголовок. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. В заключ. части акта делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть необязательна. После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Завершают текст акта подписями председателя и всех составителей. При подписании должности не указываются. В акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога "О", например: "О приеме-передаче". Ряд разновидностей актов требует утверждения.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управ документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения, уведомления. Применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управ деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, задания и др. Текст письма состоит из двух частей. В первой излагаются мотивы, побудившие составить документ. Во второй излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения. Письма оформляются на специальных бланках для писем. Требуется заголовок письма, отвечающий на вопрос "о чем", адресат, должность и ФИО подписывающего, ФИО составителя и номер телефона. Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы: инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа.

Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью инф писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Телеграмма - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом определяет своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или факсы, электронная почта. Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например, "правительственная", "срочная". Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая - до 6 часов. В телеграмме дается точный адрес, наименование учреждения, наименование должности и ФИО получателя. Адрес печатается отдельной строкой. После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, должность, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата. Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый подписанный отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

14. Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм. Проанализировать предложенную подборку документов, выявить и прокомментировать ошибки

Служебные письма - обобщенное название большой группы управ документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения, уведомления. Применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управ деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, задания и др.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования: - письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией; - письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений; - независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы. Текст письма состоит из двух частей. В первой излагаются мотивы, побудившие составить документ. Во второй излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения. Письма оформляются на специальных бланках для писем. Требуется заголовок письма, отвечающий на вопрос "о чем", адресат, должность и ФИО подписывающего, ФИО составителя и номер телефона. Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы: инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа.

Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо - напоминание, гарантийное и др. Исходящие письма (отправляемые) визируются. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей.

Телеграмма - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом определяет своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или факсы, электронная почта. Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например, "правительственная", "срочная". Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая - до 6 часов. В телеграмме дается точный адрес, наименование учреждения, наименование должности и ФИО получателя. Адрес печатается отдельной строкой. После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, должность, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата. Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый подписанный отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи. Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения - автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму. При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной. При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов. Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

15. Документирование коллегиальной деятельности. "Сценарий" подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола. Проанализировать предложенную подборку документов, выявить и прокомментировать ошибки

Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями.

Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работ на основе предложений членов коллегии, совета, правления и т.д. План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работ коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.

Совещание - заседание группы заинтересованных людей, посвященное открытому коллективному обсуждению одного или нескольких вопросов. Формы такого обсуждения разнообразны: конференции, симпозиумы, собрания, семинары. Они проводятся при необходимости: принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказать и обосновать свое мнение; учета интересов одновременно нескольких структурных подразделений организации или субъектов хозяйствования. Подготовка к проведению совещания включает: обоснование необходимости проведения совещания и принятие решения о проведении совещания; определение тематики и формирование повестки дня; определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и места проведения, состава участников, примерного регламента работы; подготовку руководителя; подготовку доклада и проекта решения; предварительную подготовку участников и помещения, организацию проезда, размещения и питания участников.

Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманны заранее. Начинать, как и заканчивать, совещание нужно точно вовремя. Оптимальная продолжительность совещания - час или полтора. Если время совещания затягивается, значит, оно плохо подготовлено. Совещания следует проводить в одни и те же дни, в одно и то же время, в одном и том же помещении (зале, комнате). Чтобы не сбивать сотрудников с ритма, совещания целесообразно проводить в конце рабочего дня или во второй его половине. По ходу совещания должен вестись протокол, в котором следует правильно зафиксировать основное содержание выступлений и формулировку принятых решений. Его должен вести секретарь или кто-то из присутствующих. Каждое совещание должно заканчиваться принятием решения и подведением итогов.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. В зависимости от вида заседания, выбирается форма протокола: краткая или полная. Протокол оформляется на общем бланке и включает следующие реквизиты: наименование учреждения, вид документа, место для проставления индекса документа, дата, место для составления протокола, заголовок к тексту. Индексом протокола является порядковый номер заседания. Нумерация ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Текст протокола является самым сложным реквизитом и должен включать в себя вводную и основную части. В водной части необходимо указывать фамилию и имя секретаря и председателя, фамилии и общее количество участников собрания и приглашенных лиц, повестка дня. Текст основной части составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. Основная часть содержит столько пунктов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей: СЛУШАЛИ (излагается текст выступления. Фамилия выступающего в имен падеже. Изложение от фамилии отделяется дефисом, излагается от третьего лица едиств. числа), ВЫСТУПИЛИ (фиксируются вопросы, если таковые были, с указанием фамилии, текста вопроса и ответа на него), ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Протокол составляет и подписывает секретарь и представляет на подпись председателю правления.

16. Понятие "комплекс документов". Первичные комплексы текстовых документов. Понятия "документальный фонд" и "архивный фонд". Их различие

Комплекс документов - это совокупность документов, объединенных по одному или нескольким признакам: логическому, тематическому, географическому и др. Комплексы документов можно разделить на первичные и сложные.

Первичный комплекс документов - это обособленная единица для формирования документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности.

Документальный фонд - совокупность документов, образованных в деятельности юридического или физического лица. Такое лицо называется фондообразователем.

Признаками фондообразователя являются:

- его организационная (функциональная) обособленность, которая отражается в наличии правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности;

- наличие самостоятельного баланса (сметы);

- наличие расчетного счета в банке;

- наличие штатного расписания, печати, собственных бланков;

- для физического лица - наличие документов, создаваемых в процессе его жизни и деятельности.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное или культурное значение и представляющая собой архивные документы, составляет архивный фонд.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение. Разновидностями архивного фонда являются: - архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности; - объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.; -архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации.

17. Сложные комплексы. Государственные архивы. Сеть государственных архивов. Ведомственные архивы. Виды ведомственных архивов. Понятие "объединённый архив". Их виды

Первичный комплекс документов - это обособленная единица для формирования документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. Первичные комплексы составляют сложные комплексы документов.

В любой организации в течение года образуется большое количество документов, так называемый документальный фонд. Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.

Гос. архив - самостоятельная организация, входит в систему архивных учреждений. Гос. архивы с постоянным составом документов являются научно-исследовательскими учреждениями. Состав документов гос. архива определяется принадлежностью фондов учреждения к административно-территориальной единице. В гос. архивах документы хранятся постоянно. Гос. архив проводит отбор документов постоянного срока хранения из ведомственного архива. Гос. архив контролирует проведение экспертизы ценности документов, т.е. утверждает описи.

В систему Росархива в настоящее входят время федеральные государственные архивы и центры хранения документации, научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву, а также органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы. Сеть федеральных гос. архивов, центров хранения документации и их филиалов утверждается Правительством, а сеть центральных гос. архивов, центров хранения документации республик, краев, областей, автономных округов, городов федерального значения - в соответствии с законодательными и иными правовыми актами этих государственных образований.

Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения. Близки к ведомственным архивам по задачам, функциям и правовому положению архивы негосударственных структур, не являющиеся обязательной частью Архивного фонда РФ.

Деятельность ведомственного архива закреплена Положением об архиве организации. Ведомственный архив являет собой часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входит в систему государственной архивной службы. Понятие "ведомственный архив" довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников. Несмотря на совпадение целей, функции государственных и ведомственных архивов различаются. Можно сказать, что ведомственные архивы являются связующим звеном между организацией и государственным архивом.

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

- центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

- центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

- объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

- архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

Объединенный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности, например, лечебные и хозяйственные организации Горздрава. Объединенные ведомственные архивы создаются в целях обеспечения сохранности документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов. При этом решаются проблемы обеспечения архивов помещениями, учета и охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий. Централизация справочной работы по документам мелких учреждений улучшает ее качество. Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

18. Понятия "ценность документа", "экспертиза ценности". Принципы, критерии экспертизы ценности документов. Возникновение, развитие экспертизы. Современная нормативно-методическая регламентация

Ценность документа - комплекс устанавливаемых в результате официальной экспертизы характеристик, определяющих общественную (научную, техническую, экономическую, историческую, культурную) значимость документа. Экспертиза ценности документов- это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Этапы проведения ЭЦД: 1)составление номенклатуры дел, предопределение сроков хранения создаваемых документов. 2)проводится ЭЦД самих документов, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив организации. 3)снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Однако часть документов сохраняет свое значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах РФ. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них. Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью. В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения - нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела; номенклатуры дел.

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации. Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.