Документоведение и архивоведение

Полнотекстовый поиск - автоматизированный документальный поиск, при котором в качестве поискового образа документа используется его полный текст или существенные части текста. В СПС полнотекстовый поиск - это программно реализованный поиск слов или комбинаций символов непосредственно в тексте документов БД. Этот вид поиска осуществляется при отсутствии точных данных о документе. Для увеличения скорости процесса используется информация индексного словаря. Возможность данного вида поиска основана на полнотекстовом автоматизированном индексировании документов, при котором все слова, встречающиеся в текстах, автоматически заносятся в словарь с указанием номера документа, где встретилось данное слово. Такой словарь структурирован в алфавитном порядке, но отличается от алфавитного указателя тем, что в него автоматически включаются все слова из текстов, а не специально отбираемые правовые термины.

Полнотекстовый поиск по словам и словосочетаниям в СПС - это автоматический поиск, основанный на использовании словаря данного типа.

Автоматическая методика отбора документов требует от библиографа и пользователя интеллектуального подхода при формировании поискового запроса, наличия нескольких вариантов запросов с использованием различных синонимичных терминов и определений.

42. Значение упорядоченной информационной инфраструктуры для эффективного функционирования системы управления. Понятие информационного ресурса

Информационная инфраструктура организации - это совокупность информационных, программных и технических средств, обеспечивающих информацией на различных уровнях управления для обеспечения эффективного функционирования предприятия в целом. Информационная инфраструктура предприятия - это интеграция информации, информационных процессов и информационных систем, которые обеспечивают достижение управленческих целей на базе информационных ресурсов. Создание информационной инфраструктуры, использующей компьютерные технологии, подразумевает комплекс мероприятий, который включает в себя: организационные мероприятия (определение структуры документов и маршрутов их движения, определение ответственности за виды проводимых мероприятий, определение правил организации разработки программ и структуры базы данных, способы финансирования и др.); технические мероприятия (приобретение, установка и техническое обеспечение эксплуатации оборудования, создание кабельной системы); определение системного программного обеспечения которое будет использоваться в организации и создание LAN как программно-технического комплекса (установка системного программного обеспечения, организация маршрутизации между подсетями, администрирование сети и работа с пользователями сети); обучение сотрудников организации; использование при работе с документами стандартного программного обеспечения, организация почтовой службы, организация доступа к Internet; проектирование и разработку программных продуктов и создание информационно-аналитической системы (ИАС); обеспечение безопасности информации; работу службы эксплуатации и внедрения; наполнение базы данных.

Обеспечением создания информационной инфраструктуры, использующей компьютерные технологии, должны заниматься следующие службы: 1) Техническая служба. Функции - работы по монтажу LAN, установка оборудования, ремонт и замена оборудования; 2) Служба эксплуатации и внедрения. Функции - работа с Заказчиком приложений ИАС по постановке задачи, установка приложений ИАС, подготовка заданий для группы разработки программного обеспечения, обучение персонала; 3) Группа разработки программного обеспечения.

Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем.

43. Роль унифицированных систем документации классификаторов технико-экономической и социальной информации и стандартов в информационном обеспечении управления

С развитием информационных технологий приобрели актуальность методы классификации и кодирования информации. В бывшем СССР существовали довольно хорошая научно-методическая база и широкая система классификаторов технико-экономической информации. Однако современные рыночные условия в экономике потребовали существенной модернизации действующих классификаторов и создания новых. В России принята Государственная программа перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики.

Без общероссийского классификатора невозможно решение проблемы согласованности межведомственных потоков информации. Кроме того, необходимо обеспечить сопоставимость классификаторов различных федеральных органов управления и международных организаций, а также информационную совместимость международных и национальных информационных систем. В России создана Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК). Ее составляющие - общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Объектами классификации и кодирования в ЕСКК выступают: статистическая информация, макроэкономическая финансовая и правоохранительная деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, стандартизация, сертификация, производство продукции, предоставление услуг, таможенное дело, торговля и внешнеэкономическая деятельность.

Постановление Правительства РФ от 10 ноября 2003 г. №677 "Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области" учитывают необходимость гармонизации общероссийских классификаторов с международными классификациями и стандартами, чему способствует прямое применение международных стандартов по классификации и кодированию объектов технико-экономической и социальной информации.

На сегодняшний день на стадии внедрения находится более 25 взаимосвязанных между собой классификаторов. Это серьезный шаг к обеспечению достоверной информацией федеральных органов государственной власти России, а также к сопоставимости информации при обмене ею между государствами.

Большую роль в информационном обеспечении играет непосредственно сам гос. орган по стандартизации - Росстандарт России. Комитет располагает информационным фондом, который составляет ядро Федерального фонда стандартов. В нем хранятся стандарты Государственной и других категорий, действующих в РФ и СНГ (около 22 тыс.); более 30 тыс. международных стандартов; более 250 тыс. национальных стандартов зарубежных стран; общероссийские классификаторы; документы по отраслевой стандартизации, сертификации и метрологии. Кроме того, Росстандарт через Издательство стандартов ежегодно выпускает около 2000 наименований печатной продукции: нормативные документы, а также ряд журналов и приложений к ним. Все вышеизложенное указывает на то, что создаваемая в России информационная система охватывает не только стандартизацию, но и связанные с ней такие виды деятельности, как сертификация, метрология, управление качеством продукции.

44. Структура и задачи Единой системы классификации и кодирования ТЭСИ РФ. Назначение и структура системы ведения классификаторов ТЭСИ

Классификатор ТЭСИ - это нормативный документ, предоставляющий систематизированный свод наименований и кодов, классификационных группировок и объектов классификации. Основная цель ЕСКК ТЭСИ - стандартизация информационного обеспечения процессов управления на основе применения средств вычислительной техники и новых информационных технологий путем создания единого языка формализованного описания данных. Основными задачами ЕСКК РФ являются: классификация и кодирование технико-экономической и социальной информации; упорядочение и унификация технико-экономических и социальных показателей; создание условий для автоматизации процессов обработки информации, включая создание автоматизированных банков данных; создание распределенного автоматизированного банка общероссийских классификаторов; создание комплекса взаимоувязанных общероссийских классификаторов и общероссийских форм документов и обеспечение их ведения; использование в отечественной практике международного и национального зарубежного опыта работ по классификации и кодированию информации.

ЕСКК ТЭСИ состоит из совокупности общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, средств их ведение, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Объектами классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ РФ являются технико-экономические и социальные объекты и их свойства, используемые в различных областях хозяйственной деятельности.

Основными методами классификации технико-экономической и социальной информации являются иерархический и фасетный. Основными методами кодирования технико-экономической и социальной информации являются последовательный, параллельный, порядковый и серийно-порядковый. Выбор методов классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации в каждом конкретном случае осуществляется разработчиком классификатора. В зависимости от специфики информации и области применения классификаторов в них возможно применение различных сочетаний основных методов классификации и кодирования. Для защиты кодов классификаторов и обеспечения достоверности информации на всех этапах информационного взаимодействия, а также контроля кодов классификаторов при их применении в классификаторы могут вводиться контрольные числа. Контрольное число проставляют после кода. Целесообразность применения контрольных чисел определяет разработчик классификатора.

45. Использование новых информационных технологий в системах управления и анализ возникающих при этом проблем юридической силы и аутентичности электронных документов

Под воздействием стремительного процесса компьютеризации российского общества неуклонно возрастает число физических и юридических лиц, применяющих разнообразные автоматизированные сети и системы для создания, обработки и электронной передачи документированной информации. На смену бумажным технологиям приходят так называемые "безбумажные", основанные на использовании средств электронно-вычислительной техники и электросвязи, одним из продуктов которых являются документы на машинном носителе.

Традиционный документ на бумажном носителе имеет две составляющие - материальный бумажный носитель и зафиксированную на нем информацию. Бумажная основа связывает смысловую часть документа (собственно информацию) с дополнительными фрагментами текста, называемыми "реквизитами" и служащими для идентификации как документа, так и физического лица, которым данный документ создан или подписан. Именно так определяется понятие "документ" в законе: "Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

Документирование информации проводится по строго определенным правилам. Основные из них изложены в ГОСТе 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и ГОСТе 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники". Эти ГОСТы предусматривают в сумме 31 реквизит, но не все они признаются обязательными. Главным является собственно текст документа. Поэтому любые сведения, изложенные на бумаге в виде связного текста, без каких-либо дополнительных реквизитов уже могут рассматриваться как документ. Но для придания документу юридической силы одного текста недостаточно. Необходимы также такие важные реквизиты, как дата и подпись.

Традиционный документ на бумажном носителе будет иметь юридическую силу только при наличии: текста документа; даты его создания или подписания; подписи конкретного физического лица. Свое отношение к полученному традиционному документу на бумажном носителе человек формирует на основе двух составляющих: аутентификации документа, то есть принятия решения о доверии к документу на основании целостности носителя и не вызывающих сомнений реквизитов, включающих дату исполнения и подпись исполнителя; корректности содержания, то есть сопоставления смысла документа и условий и/или обстоятельств его создания.

Аутентичность документа и корректность его восприятия составляют основу однозначного толкования его передающей и получающей сторонами, а также, что не менее важно, третьей независимой стороной, уполномоченной на разбирательство конфликтов, которые могут быть вызваны этими документами. К сожалению, в России нет нормативных актов законодательного уровня, определяющих понятие "электронный документ". Более того, в современной юридической практике существуют несколько совершенно разных подходов к его определению. Наиболее четким представляется определение, сформулированное в 2000-2001 годах при формировании блока так называемых электронных законопроектов: "Электронный документ (документ в электронной форме отображения) - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, способная быть преобразованной в форме, пригодной для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты (реквизиты) идентификации (и возможно аутентификации) документа". Если проводить параллели между технологиями восприятия традиционного документа на бумажном носителе и электронного документа, то на первом месте по-прежнему проблема его аутентификации или проверки подлинности и корректности его содержания. К основным угрозам электронного документообмена при взаимодействии отправителя и получателя электронного документа относятся: нарушение целостности электронного документа; нарушение неотказуемости электронного документа; нарушение адекватности отображения электронного документа. Реализация этих угроз может привести к ряду конфликтов между участниками электронного документооборота: отказ от факта приема (получения) или передачи (отправки) электронного документа; опротестование содержания и/или времени приема или передачи электронного документа; отказ от авторства электронного документа. Следовательно, для организации электронного документооборота необходимо применять дополнительные меры обеспечения аутентичности, контроля доступа, целостности и идентификации информации. В качестве таких средств используются криптографические методы защиты информации, а именно технология ЭЦП.

46. Проблема обеспечения юридической силы документов в условиях применения информационных технологий. Юридическая сила документов на машинных носителях

Под воздействием стремительного процесса компьютеризации российского общества неуклонно возрастает число физических и юридических лиц, применяющих разнообразные автоматизированные сети и системы для создания, обработки и электронной передачи документированной информации. На смену бумажным технологиям приходят так называемые "безбумажные", основанные на использовании средств электронно-вычислительной техники и электросвязи, одним из продуктов которых являются документы на машинном носителе.

Документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. При этом документом на машинном носителе считается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронной вычислительной машиной (ЭВМ). Известно, что ЭВМ обрабатывает исключительно компьютерную информацию - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, зафиксированные на машинном носителе в форме, доступной восприятию ЭВМ. Таким образом, документом на машинном носителе можно считать компьютерную информацию, которая имеет реквизиты, позволяющие ее идентифицировать.

С учетом изложенного, в качестве общих юридических признаков документа на машинном носителе можно выделить: машинный носитель информации; компьютерную информацию; реквизиты, позволяющие идентифицировать форму и содержание компьютерной информации.

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью (ЭЦП) - аналогом собственноручной подписи. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Федеральный закон от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ "Об электронной подписи". Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Для того чтобы электронный документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать определенные правила при его создании, передаче, обработке и хранении.

Юридическую силу электронному документу придает: 1) наличие в нем обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов; 2) компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода; 3) гарантия целостности и подлинности; 4) наличие электронной цифровой подписи.

47. Проблемы систематизации оценки и выбора автоматизированных систем информационного обеспечения управления

Широкое применение современных средств вычислительной техники, внедрение в экономическую деятельность методов оптимизации и формализации ситуаций значительно изменили технологию информационного обеспечения управления. В современных условиях ИОУ осуществляется с помощью автоматизированных систем управления (АСУ). Автоматизированная система управления (АСУ) - информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов. Ввод в действие АСУ должен быть оправдан, т.е. должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным или другим результатам. В частности, использование АСУ позволяет добиться снижения численности управленческого персонала, повышения качества функционирования объекта управления и самого управления. К АСУ предъявляется ряд общих требований. В первую очередь, должна быть обеспечена совместимость элементов друг с другом, а также с автоматизированными системами, взаимосвязанными с данной АСУ. Автоматизированная система должна быть приспособлена к модернизации, развитию и расширению с учетом будущих перспектив. АСУ должна иметь достаточную степень надежности для достижения установленных целей функционирования системы при заранее заданных условиях ее применения. АСУ должна обладать достаточной адаптивностью к изменениям условий ее использования. В АСУ должны быть предусмотрены контроль правильности выполнения автоматизируемых функций и диагностирование с указанием места, вида и причины возникновения нарушений правильности функционирования системы. В АСУ должны быть предусмотрены меры защиты от неправильных действий персонала, приводящих к аварийному состоянию объекта или системы управления, от случайных изменений и разрушения информации и программ, а также от несанкционированного вмешательства и утечки информации. АСУ, как и любую современную информационную систему, которая имеет сложную многоплановую структуру, можно разделить на две составляющие - функциональную часть и обеспечивающую. Функциональная часть решает те задачи, ради выполнения которых создается каждая отдельно взятая система. Эти задачи преобразуются в соответствующие функции АСУ. Любая АСУ в процессе своей работы должна выполнять следующие функции: сбор, обработка и анализ информации о состоянии объекта управления; выработка управляющих воздействий; передача управляющих воздействий на исполнение и контроль их передачи; реализация и контроль выполнения управляющих воздействий; обмен информацией с другими связанными с ней автоматизированными системами. Обеспечивающую часть АСУ можно разделить на следующие составные части: программно-математическое обеспечение; информационное обеспечение; техническое обеспечение; методико-организационное обеспечение; лингвистическое обеспечение; кадровое обеспечение.

Процесс автоматизации управления может осуществляться различными путями. В одном случае организация может установить и использовать компьютерные средства обработки информации лишь для упрощения некоторых рутинных операций процесса работы с документами. При этом общие принципы и методы работы с информацией остаются неизменными. Такой путь не является эффективным, так как не в полной мере использует возможности современных информационных технологий. Принципиально другой подход заключается в создании комплексных систем автоматизации управленческой деятельности. Такие системы включают в себя не только средства обработки документов, но и системы управления базами данных, экспертные системы, современные средства телекоммуникаций и многое другое. Создание таких систем позволяет значительно повысить эффективность управления организацией. В современных условиях функционирования организаций значительно повышаются требования к оперативности доставки информации потребителю и к скорости обработки информации. Поэтому создаются многоуровневые, распределенные АСУ. Примерами таких систем являются банковские, налоговые, статистические, снабженческие и прочие службы, информационное обеспечение которых осуществляется путем создания электронных баз и банков данных, построенных с учетом организационной, функциональной и информационной структур объекта. Для их реализации используются средства и системы распределенной обработки информации, построенные на основе локальных автоматизированных рабочих мест, соединенных высокопроизводительными каналами связи. Подобные многоуровневые распределенные АСУ позволяют эффективно решать проблемы оперативной обработки информации и работы с документами, помогают в анализе рыночных ситуаций и выработке управленческих решений. Применение АСУ способствует повышению производительности конкретной организации и обеспечивает определенный уровень качества управления. Наибольшая эффективность АСУ достигается путем оптимизации планов работ предприятий и отраслей в целом. Большое значение имеют быстрая выработка оперативных решений, четкое маневрирование материальными, финансовыми и прочими ресурсами. Поэтому процесс управления с использованием автоматизированных систем основывается на экономико-организационных моделях, в большей или меньшей степени отражающих структурные и динамические свойства объекта. Адекватность модели является непременным условием ее применения. Под адекватностью понимается, прежде всего, ее соответствие объекту с точки зрения поведения в условиях, имитирующих реальную ситуацию. Кроме того, модель должна отражать поведение моделируемого объекта в части его характеристик и свойств, существенных для решения поставленной задачи. Очевидно, что полного повторения объекта в модели добиться невозможно. Однако можно пренебречь некоторыми деталями, несущественными для анализа ситуации и принятия соответствующего управленческого решения.

48. Проблемы гармонизации информационного обеспечения управления России и международных информационных систем. Законодательное регулирование информационных процессов в России и за рубежом

Правовое регулирование вопросов, связанных с информационными процессами и их влиянием на социальные отношения, характеризуется исключительно быстрым развитием. За последнее десятилетие в законодательных актах многих стран мира появились понятия "информация", "информационный ресурс", "информационная система". На очереди - законодательное регулирование использования интернета как наиболее эффективного и экономичного средства общения, неограниченного доступа к информационным ресурсам, а также вопросов функционирования информационных сетей в целом и ведения электронной торговли.

Стремительное качественное обновление общества, становление рыночной экономики, построение демократического правового государства - эти и многие другие проблемы выдвигают на первый план решение глобальной задачи - формирования в России единого информационно-правового пространства, обеспечивающего правовую информированность всех структур общества и каждого гражданина в отдельности, ибо правовая образованность необходима, чтобы расти в условиях демократии. Удобное распределение и использование информации для удовлетворения социальных потребностей является едва ли не главнейшим достоинством в окружающем нас мире, и, как следствие, в результате совершенствования информационных коммуникаций внутри и между различными социальными группами общество может развиваться более динамично.

Поступательное развитие демократии возможно лишь тогда, когда между гражданами существует более или менее прочное согласие, когда их сближают общие взгляды, установки, информация. Современная инф система должна давать гражданам уверенность в качестве своих знаний, в реальной способности влиять на общественные процессы. Решения, оказавшиеся неверными, чаще всего бывают следствием недостатка объективной информации, а не отсутствия компетентности или неэффективного использования той имеющейся информации, которая попала в официальные информационные каналы. Между тем на сегодняшний день крайне остро ощущается дефицит даже элементарных информационно-юридических услуг, который наряду с другими факторами оказывает весьма серьезное негативное влияние на общественное правосознание и правопорядок в России. Отсутствие развитой информационной системы в правовой сфере лишает граждан возможности эффективно участвовать через демократические институты в принятии решений из-за недоступности существенной информации.

Глобальное информационное сообщество основано на фундаментальном компромиссе: с одной стороны, его существование требует передачи огромных массивов информации, с другой стороны, если не обеспечивается соответствующий контроль, могут быть существенно нарушены частные права. Защита частных интересов должна основываться на следующих принципах: -тот, кто собирает информацию, должен поставить в известность потребителя о том, какая информация собирается и как с ней предполагается поступить; - тот, кто собирает информацию, должен обеспечить возможность для потребителя ограничить использование персональной информации. Вопросы, связанные с защитой частных интересов, решаются во многих странах мира на уровне законов, принципов саморегуляции и административных мер. Различие в подходах может вызвать нарушение трансграничного обмена информацией.

В глобальном информационном пространстве сложились следующие модели правового регулирования.

Континентальная (европейская) модель направлена на обеспечение баланса международным контролем со стороны государства и частной инициативой. Ее особенностями являются следующие: личная инициатива имеет жесткую регламентацию со стороны законодательства; на первое место выдвигается развитие услуг по функциональному и практическому информированию граждан.

Характерные черты англо-американской модели: полная либерализация рынка информационных технологий; контроль государства сведен до минимума, частная инициатива поддерживается максимально; главная цель правового регулирования стимулирование обеспечения технического прогресса; очень гибкое законодательство; информационные технологии ориентированы на развлечения.

Азиатская модель имеет следующие особенности: государство участвует в обеспечении крупных вложений в развитие информационных технологий; создание как материальных, так и социальных структур; основана на иерархичности общества.

Основоположным законодательным актом в России, регулирующим отношения в информационной сфере (в том числе связанные с защитой информации), является Федеральный закон "Об информации, инф технологиях и о защите информации", принятый в 2006 году. Предметом регулирования данного Закона являются общественные отношения, возникающие в трех взаимосвязанных направлениях: формирование и использование информационных ресурсов; создание и использование информационных технологий и средств их обеспечения; защита информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

В процессе правового регулирования глобального информационного пространства существуют проблемы. К ним относятся: 1) отсутствие единого нормативного регулирования; 2) отсутствие правовой основы разноуровневой интеграции информационного пространства (мировое, региональное, российское, муниципальное); 3) отсутствует ответственность за формирование единого информационного пространства; 4) необходимо создание центра формирования единого информационного пространства; 5) необходимость полноценного мониторинга единого информационного пространства; 6) необходима сертификация информационных продуктов и деятельности субъектов; 7) необходимо законодательное ограничение расширения информации.

49. Методология информационного менеджмента в построении информационной инфраструктуры организации

Информационный менеджмент предлагает общую методологию работы с информацией в управленческих структурах. Учитывая, тот факт, что основным носителем информации в управлении является документ, можно сделать вывод о том, что методология инф менеджмента в полной мере применима к управлению документацией в организациях. Инф менеджмент в организации выполняет стратегические, оперативные и административные задачи. К числу стратегических задач относятся: создание инф инфраструктуры организации и управление инф технологиями. Оперативные и административные задачи носят более узкий и подчиненный характер.

Главной задачей инф менеджмента является инф поддержка основной деятельности организации. Задачу инф менеджмента под этим углом следует видеть в том, чтобы интегрировать созданные сотрудниками индивидуальные инф элементы системы (документы, дела, технологии) на основе объединяющей программы поиска и на базе предложений через Интернет и соответствующего маркетинга используемых инф ресурсов. Следующая задача инф менеджмента состоит в переработке разнообразного предлагаемого на информационном рынке "массового продукта" в информацию, соответствующую действиям, переход от внешнего знания к знаниям, соответствующим внутренним решениям. Инф менеджмент решает задачи планирования, руководства, контроля и организации документационного обеспечения управления организацией по определенным целевым критериям для поддержки согласованных организационно-информационных действий членов организации. Важной задачей инф менеджмента является выбор рациональных форм коммуникаций, техники и информационных технологий, а также характеристик инф ресурсов, необходимых для достижения целей организации.

Специалист организации, работник, руководитель являются не просто потребителями, которым поставляется информация, а непосредственными участниками инф процесса, важнейшей составной частью структуры инф менеджмента. Практическая реализация коммуникационных процессов в аппарате управления осуществляется институтами (службой) инф менеджмента в виде организации документооборота, бездокументных связей, циркуляции документных потоков в рамках системы управления внутрифирменной информацией, функционирования информационных систем и сетей.

Традиционное делопроизводство, более прогрессивные системы документационного обеспечения, автоматизированные системы обработки информации, технические средства обработки информации объединяются в единую систему на общей методической базе под единым руководством. Другими словами, опыт управления документацией интегрируется с возможностями техники и технологий. В этом случае отдельная составная часть инф менеджмента поддерживается соответствующей организационной структурой. Организационные структуры инф менеджмента призваны объединить высшее руководство, специалистов, менеджеров, поставщиков информации и собственно подразделение инф менеджмента и создать тем самым предпосылки для управления документацией в масштабе организации на основе современных методологических подходов, организационных и технологических решений.

Сфера инф менеджмента - совокупность всех необходимых для управления решений на всех этапах жизненного цикла предприятия, включающая все действия и операции, связанные как с информацией во всех её формах и состояниях, так и с предприятием в целом. При этом должны решаться задачи определения ценности и эффективности использования не только собственно информации (данных и знаний), так чтобы каждый менеджер получал только соответствующую информацию, но и других ресурсов предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с информацией: технологических, кадровых, финансовых.

Задачи инф менеджмента: формирование технологической среды инф системы; развитие инф системы и обеспечение её обслуживания; планирование в среде инф системы; формирование организационной структуры в области информатизации; использование и эксплуатация инф систем; формирование инновационной политики и осуществление инновационных программ; управление персоналом в сфере информатизации; управление капиталовложениями в сфере информатизации; формирование и обеспечение комплексной защищённости инф ресурсов.

50. Определение понятий "объект" и "субъект" оргпроектирования. Теоретические основы организации, планирования и проектирования систем управления

Оргпроектирование - научно-технический термин, используемый в современном профессиональном языке и научной литературе, который означает процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда в сфере менеджмента и использования возможностей современной компьютерной вычислительной техники с целью совершенствования труда персонала управления.

Предметом изучения ОП являются методы исследования и проектирования управленческого труда, в т.ч. ДОУ.

Объектом ОП является содержание и организация труда персонала управления на уровне служб, подразделений и конкретных рабочих мест.

Субъектами ОП выступают специалисты - менеджеры, специалисты по управлению персоналом, экономисты, социологи, юристы.

Существует 2 вида ОП: комплексное и локальное. Различия между ними определяются не объектом рационализации, а ее задачами.

Комплексное ОП проводится по 4 основным направлениям: 1) рационализация или создание новой организации и структуры управления; 2) рационализация или создание новой технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ, рационализация использования рабочего времени персонала, оптимизация численности персонала управления; 3) создание систем документации и рационализация процессов документирования и информационного обеспечения деятельности персонала управления; 4) повышение оснащенности объекта ОП, отделка рабочих мест персонала управления современной организационной и комплексной техникой, механизация и автоматизация управленческого труда, оптимизация условий труда персонала управления.

Локальное ОП проводится по одному из специально выбранных участков работы. В соответствии с этим комплексное ОП предусматривает разработку комплекса мероприятий по совершенствованию технологий деятельности аппарата управления или его отдельного звена, его организационной структуры и штата, системы организации и условий труда, по сокращению и рационализации документооборота, по максимальной автоматизации персонала.

Организационно-методическая подготовка проведения проектных работ включает создание методических материалов по ведению исследовательских работ. Рабочая программа исследования представляет собой полный перечень вопросов, на которые требуется получить ответы в процессе исследования. Рабочая программа служит основанием для составления ветального плана-графика выполнения исследовательских работ. Рабочая программа устанавливает ожидаемый результат по каждой работе.

В рабочей программе намечается последовательность работ, выполняемых при анализе каждой из намеченных в программе работ, должна соответствовать определенная форма сбора обобщенных и определяемых результатов, которые в свою очередь находятся в зависимости от возможности их получения планируемыми методами сбора данных и источниками информации. В зависимости от используемых методов можно определить источник информации.

51. Основные стадии (этапы) оргпроектирования, особенности каждого из этапов

В целях совершенствования планирования и установления четкой последовательности выполнения научно-исследовательских и проектных работ процесс исследования условно подразделяется на ряд стадий и этапов. Этап проектно-исследовательских работ - это крупная или большая часть работы, имеющая самостоятельное значение, являющаяся объектом планирования и финансирования, заканчивающаяся, как правило, сдачей работ заказчику. Такое организационное разделение работ позволяет регулировать финансирование взаимоотношений между заказчиком и исполнителем, организовать контроль за ходом исполнения работ, повысить ответственность исполнителей за результаты исследования и проектных работ. Количество этапов и стадий ОП-работ определяется сложностью объекта исследования и кругом проблем, которые стоят перед исследованием. В зависимости от этого исследовательские работы подразделяются на одностадийные, многостадийные и локальные исследования.

Процесс исследования и проектирования имеет 3 основных стадии: 1) предпроектное исследование - анализ; 2) разработка проектов; 3) внедрение проекта - функционирование.

52. Классификация методов исследования систем управления и их краткая характеристика

Всю совокупность методов исследования можно разделить на 2 большие группы: эмпирические и мыслительно-логические. Эмпирические методы построены на практической деятельности, осмысление которой дает нам представление о сути и особенностях событий, ситуаций. 2 группы эмпирических методов: методы наблюдений и методы эксперимента. Метод наблюдений характеризует метод исследования с минимальным вмешательством исследователей. Методы наблюдений могут быть прямого и косвенного наблюдения. Прямое - непрерывное наблюдение в масштабе реального времени. Косвенное - выборочное.

Метод эксперимента предполагает искусственное создание ситуаций для изучения особенностей поведения системы. Эти особенности в обычных условиях могут быть незаметны, но в экспериментальных условиях они проявляются в полной мере.

Мыслительно-логические методы представляют собой использование интеллектуальных операций для разрешения исследуемой проблемы или ситуации. Особым видом такого использования интеллектуальных операций являются методы мыслительного эксперимента, который построен на мыслительном моделировании объекта исследования и установлении характера его поведения при изменении каких-либо параметров или условий функционирования. При этом эффективность этого методы повышается, если они сочетаются с методом имитационного моделирования (компьютерный).

Многие исследовательские проекты возникают в результате успешно построенных и поставленных обсуждений проблем.

Методы классификации и типологии. Классификация - прием, посредством которого из множества объектов выделяются все входящие в него классы, так, чтобы каждый принадлежащий исходному множеству объект попал в свой класс. Есть однокритериальная и многокритериальная классификация.

Типология - особый вид классификации; группировка объектов на основе их подобия некоторому образцу, который именуется типом.

Отличие типологии и классификации - в том, что типология допускает существование таких явлений, которые не соответствуют ни одному из выделенных типов. Типология превосходит классификацию своей универсальностью и является первоначальной операцией любых систематизаций.

В основе общенаучных методов исследования систем управления и ДОУ лежит отношение к науке и особенностям управления. Основными в данной группе являются: 1) наблюдение - способ сбора информации, осуществляющийся на основании и фиксации первичных данных о системе управления; 2) изучение первичной документации; 3) сравнение - позволяет проводить сравнение проекта с аналогом; 4) измерение; 5) нормативный - использование совокупности определенных нормативов, сравнение с которыми реальных показателей систем управления позволяет установить соответствия системы, разработанной с установленными нормативами; 6) эксперимент - исследование изучаемого объекта в искусственно созданных условиях.

53. Понятие диагностики системы управления и методы её проведения

Среди всех работ исследования систем управления диагностика занимает одно из важных мест.

Диагностика (от греч. diagnosis - распознавание) определяется как установление и изучение признаков, характеристик, факторов, характеризующих состояние объекта с целью выявления возможных отклонений, причин их появления и предотвращения основных нарушений в его нормальном функционировании.

Применительно к СУ диагностика представляет собой комплекс взаимосвязанных исследовательских работ аналитического характера, позволяющих рассмотреть цели, состояние, установить влияние одних факторов на другие, выявить возможные проблемы, недостатки ("узкие" места), причины их появления и наметить пути устранения обнаруженных нарушений и отклонений в системе с целью приведения ее к нормальному функционированию. Объектом диагностики могут быть не только СУ в целом, но и ее подсистемы, элементы и т.п.

Результаты диагностики служат основой для поиска резервов в СУ. В ряде случаев в совокупность диагностических работ включают операции по обоснованию не только путей совершенствования системы, но и более углубленное проведение работ. В любом случае диагностика является начальным этапом исследования детального СУ.

Таким образом, при осуществлении работ по диагностике в первую очередь необходимо определить "болезнь" системы (что и где "болит"), выявить ее причины и следствия, т.е. установить причинно-следственные связи в СУ и наметить основные меры по устранению причин "болезни" системы, а также обосновать направления более детальных исследований. Именно на это направлены диагностические работы. Без этого невозможно провести исследования в нужном русле и достичь их необходимой результативности.

Диагностика - необходимое условие не только создания СУ новых прибыльных организаций (для данного случая могут проводиться диагностические работы систем-аналогов), но и реформируемых, реструктируемых и совершенствуемых систем. Все диагностические исследования должны основываться на достоверной и объективной информации. В противном случае их результаты могут оказаться ошибочными.

Виды диагностики СУ могут быть разнообразными, в частности:

1. по широте охвата объекта - общая и специальная;

2. по времени - кратко-, средне- и долгосрочная;

3. по началу времени рассмотрения объекта - предварительная и основная.

Все методы, которые наиболее часто используются при проведении диагностики, можно разделить на три группы:

1. методы сбора информации для диагностики (интервьюирование, изучение и анализ документации, анкетирование, беседа, самообследование, фотография рабочего дня, ФСА, активное наблюдение в течение рабочего дня, моментные наблюдения, экспертный метод);

2. методы анализа собранной информации (анализ проблем, анализ взаимного влияния, т.е. совокупность корреляционного, регрессионного, балансового и др., сравнения, системный анализ, экономический анализ, декомпозиция, композиция, структуризации целей, экспертно-аналитический, нормативный, параметрический, моделирования, функционально-стоимостной анализ, главных компонент, балансовый, корреляционный и регрессионный, опытный, матричный, последовательной подстановки, ССВУ-анализ);

3. методы определения приоритетов проблем ("дерево" целей, графов проблем, экспертные и др.).

Диагностический анализ собранной информации - важнейшая часть диагностики СУ - является инструментом выявления причинно-следственных связей в системе и служит основой для дальнейшего выполнения детального (тематического) анализа. Этот анализ направлен на выявление проблем и "узких" мест, а также на поиск количественно устанавливаемых резервов в СУ. Детализация может осуществляться, например, методом декомпозиции систем на подсистемы, субподсистемы и элементы.

При этом, чем более детальным окажется такое расчленение на простые части, тем глубже можно будет изучить исследуемые явления и получить более эффективные результаты. В принципе анализ информации - первый шаг к разработке тенденций, закономерностей управления и предложений по совершенствованию СУ.

В диагностической работе трудно найти границы разделения работ по анализу и синтезу. В деятельности опытных исследователей анализ и синтез неотделимы друг от друга. Так, синтез используется в работе диагноста с самого начала анализа каких-либо фактов. На основе совокупности анализа и синтеза делаются выводы и предложения по результатам диагностики, полученными несколькими разными методами.

54. Классификация методов проектирования систем управления и их краткая характеристика

1) Моделирование. Модель может выступать в качестве средства осмысления действий, средства общения, средства обучения, в качестве инструмента прогнозирования, как средство постановки экспериментов. Графическое моделирование - представляет собой совокупность способов условного изображения организационного или технического явления. Графические модели состоят из графического образа и трех видов экспликаций (пояснений). Одним из часто используемых видов графика является функциограмма - это график распределения функций сотрудников, исходными данными для него являются должностные обязанности и результаты практических наблюдений. Матричное моделирование.

2) Макетирование - разработка и создание макетов документов для их дальнейшего использования.

3) Экспериментирование - метод внедрения ОП-разработок.

4) Конструирование - используется при организации рабочих мест, оснащении рабочих комнат мебелью, планировки помещений.

55. Виды норм труда и нормативов. Методы их обоснования и разработки

Нормирование труда - это установление необходимых затрат труда на выполнение определенной работы в соответствующих организационно-технических условиях при нормальной интенсивности труда. Любая трудовая деятельность становится предметом экономической науки и объектом совершенствования лишь в том случае, если ее можно измерить. Под измерением труда понимают установление необходимых затрат времени квалифицированного работника для выполнения конкретной работы при определенном уровне интенсивности труда путем применения различных методов и средств.

Функции НТ:

1) НТ дает количественную оценку резервов эффективности труда;

2) НТ дает базу для формирования зарплаты работников.

НТ - мера соотношения затрат и результатов труда при выполнении единицы работы, операции либо функций одним работником или группы работников требуемой квалификации в нормальных организационно-технических, санитарно-гигиенических и экономических условиях. Нормы труда различаются по форме отражения затрат и результатов труда.

По этому признаку выделяют 2 вида норм - определенной необходимости затрат времени на выполнение той или иной работы:

1) нормы в представленной затратной форме - это нормы времени на единицу той или иной операции:

- нормы затрат рабочего времени: а) нормы длительности; б) нормы трудоемкости; в) нормы затрат физической и нервной энергии.

- нормы численности работников на определенный объем работы.

2) нормы в представленной результатной форме: - нормы выработки; - нормы использования оборудования и производимой мощности.

Различают 2 метода установления норм труда: аналитический и суммарный.

Аналитический - исследовательский (изучение затрат времени); расчетный (с использованием базовых норм). В итоге по результатам их обоих - расчет необходимых затрат времени.

Суммарный - опытный, статистический, сравнительный.

Установка норм труда, выполнение работ и расчет необходимых затрат времени.

1) Аналитический метод - предварительное изучение эффективности использования технических средств и изобретений. Включает 2 подметода: для определения затрат времени на каждый элемент операции изучаются затраты на рабочем месте и дается критический анализ результатов исследования. В этом случае изучаются затраты рабочего времени непрерывно. Аналитический метод используется при отсутствии нормативной базы. Здесь актуален хронометраж, т.к. базовые нормативы не могут быть применены в данных конкретных условиях.