6.1 Атестація персоналу - види та функції

Атестація персоналу -- кадрові заходи, покликані оцінити відповідність рівня праці, якостей і потенціалу особистості вимогам діяльності яку вони виконують. Головне призначення атестації -- не контроль виконання (хоча це теж дуже важливо), а виявлення резервів підвищення рівня віддачі працівника.

Функції по проведенню атестації, у сучасних організаціях, розподіляються між лінійними керівниками (менеджерами) і менеджерами по персоналу або кадровими службами (Таблиця 19).

Таблиця 19. Розподіл функцій по проведенню атестації у сучасних організаціях

Ефективному збору інформації, особливо по оцінці праці, може сприяти залучення як експертів усіх працівників підрозділу, у якому проходить атестація, і працівників, які безпосередньо взаємодіють з даним підрозділом. З урахуванням мети атестації можна говорити про дві її складові частини: оцінка праці й оцінка персоналу.

Оцінка праці спрямована на співставлення змісту, якості й обсягу фактичної праці з запланованим результатом праці, що представлений у технологічних картах, планах і програмах роботи підприємства. Оцінка праці дає можливість оцінити кількість, якість і інтенсивність праці.

При проведенні атестації керівників має сенс давати оцінку праці не тільки кожного з них, але й організовувати особливі процедури оцінки праці керованого ними підрозділу (доцільно залучати і використовувати інформацію від суміжних підрозділів організації, а також зовнішніх партнерів і клієнтів, з якими цей підрозділ взаємодіє).

Оцінка персоналу дозволяє вивчити ступінь підготовленості працівника до виконання саме того виду діяльності, яким він займається, а також виявити рівень його потенційних можливостей для оцінки перспектив росту.

Аналіз практики управління показує, що підприємства і організації використовують у більшості випадків одночасно обидва види оцінки діяльності працівників, тобто оцінку праці й оцінку якостей, що впливають на досягнення результатів. Оціночна форма включає два відповідних розділи, у кожнім з який від керівника поряд з бальною оцінкою звичайно вимагаються розгорнуті обґрунтування. Атестаційні процедури передбачають індивідуальне обговорення підсумків оцінки з підлеглим, що засвідчується підписом, а також фіксацію незгоду з висновками начальника й особливі обставини, що вплинули на результати праці.

Атестація повинна проводитися планомірно. За принципом проведення розрізняють такі види атестації: регулярна основна, розгорнута ( один раз в 3-5 років); регулярна проміжна, спрощена, зорієнтована на оцінку результатів поточної роботи (для керівників та спеціалістів один раз в рік, а для деяких категорій 2 рази на рік чи частіше); нерегулярна, яка пов'язана з виникненням надзвичайними обставинами (неочікувана вакансія, незапланована можливість піти на навчання), при введенні нових умов оплати праці. Наприклад, при введенні єдиної тарифної сітки по рішенню уряду через атестацію пройшли всі працівники держбюджетних організацій та установ.

Атестація може мати явні та латентні функції. Явними є встановлення факту відповідності тієї чи іншої людини певній соціальної ролі - інженера, керівника, тощо. Причому воно повинно носити офіційний характер і бути зафіксованим в документі, який адресований більш широкому колу осіб. Тому кінцевою метою атестації є рішення, яке змінює або зберігає соціальне положення особи, що атестується, у відповідності з її підготовленістю до виконання даної соціальної ролі. Явними також є стимулювання , покращення підбору та розстановки кадрів.

Функція стимулювання націлена на збільшення зацікавленості працівника в постійному розвитку своїх ділових та особистих якостей, покращення результатів праці як умови успішного проходження атестації.

Латентних функцій може бути досить багато. Найбільш розповсюджені наступні: надання більшої ваги прийнятим раніше кадровим рішенням, поглиблення знайомства з підлеглими, їх можливостями та здібностями, розвалення кругової поруки та взаємної невимогливості підлеглих, основу для того, щоб примусити конкретного працівника залишити фірму, перекладання відповідальності за розстановку кадрів на атестаційну комісію, мотивація та стимулювання праці, планування кар'єри співробітників, тощо.

6.2 Процес атестації

Організаційне проведення атестації оформлюється відповідним наказом на підприємстві, що надає їй офіційний статус і дає право на використання результатів для прийняття організаційних рішень по відношенню до конкретного працівника. Таким чином, атестацію можна розглядати як деякий незавершений, оформлений документально результат оцінки працівника.

Атестація є широко розповсюдженою формою роботы з кадрами, яка активно застосовується підприємствами, організаціями та установами. Об'єктом атестації є працівники певних категорій, що знаходяться в трудових відносинах з даним підприємством. Її проведення регламентується рядом спеціальних документів та відповідним методичним забезпеченням.

Разом з тим, підприємства можуть самі розробляти власні положення по проведенню атестації, виходячи із поставлених цілей. Однак, слід мати на увазі, що є формальні вимоги до проведення процедури атестації, причому виконанню цих правил надається особливе значення, так як їх порушення може послужити основою для працівника, який незадоволений прийнятим щодо нього рішенням, оскаржувати це рішення.

Атестація проводиться в декілька етапів: підготовка, сама атестація і підведення підсумків атестації, аналіз результатів атестації, підведення узагальнюючих підсумків атестації, проведення співбесід за результатами атестації, організація збереження даних атестації.

Підготовка, яка здійснюється кадровою службою, включає:

1. Розробку принципів і методики проведення атестації;

2. Видання нормативних документів по підготовці і проведенню атестації (наказ, список атестаційної комісії; методика проведення атестації, план проведення атестації, програма підготовки керівників, інструкція зі збереження персональної інформації);

3. Підготовку спеціальної програми по підготовці до проведення атестаційних заходів (при проведенні атестації в перший раз за новою методикою);

4. Підготовку матеріалів атестації (бланки, форми і т.ін.).

Проведення атестації:

1. Ті хто атестується і керівники, самостійно (по розробленій кадровою службою структурі) готують звіти;

2. Ті хто атестується і не тільки керівники, але і співробітники і колеги заповнюють оціночні форми;

3. Аналізуються результати;

4. Проводяться засідання атестаційної комісії.

Підведення підсумків атестації:

1. Аналіз кадрової інформації, ведення й організація використання персональної інформації;

2. Підготовка рекомендацій з роботи з персоналом;

3. Затвердження результатів атестації.

Аналіз результатів атестації включає:

1. Оцінка праці:

виявлення працівників, що не задовольняють стандартам праці;

виявлення працівників, що задовольняють стандартам праці;

виявлення працівників, які істотно перевищують стандарти праці.

2. Оцінка персоналу:

діагностика рівня розвитку професійно важливих якостей;

порівняння індивідуальних результатів зі стандартними вимогами роботи (за рівнями і специфікою посад);

виявлення співробітників з якостями, що відхиляються від стандартів;

оцінка перспектив ефективної діяльності;

оцінка росту;

ротації.

Зведення й обробка даних, як правило, проводиться по закінченні атестації.

Для підведення узагальнюючих підсумків:

складаються порівняльні таблиці ефективності працівників;

виділяються групи ризику (неефективно працюючих чи працівників із неоптимальним рівнем розвитку професійно важливих якостей);

виділяються групи росту (працівників, орієнтованих і здатних до розвитку і професійного росту);

готуються рекомендації з використання даних атестації.

Проведення співбесід за результатами атестації.

Крім зворотного зв'язку з тим хто атестується, у ході бесіди проводяться уточнення даних і збір додаткової кадрової інформації. Потім нові й уточнені дані вводяться в узагальнені форми й аналізуються.

Організація збереження даних.

Щоб кадровою інформацією можна було скористатися при прийнятті кадрових і інших рішень, необхідно вірно організувати збереження інформації з результатів атестації. Варто розробити особливу форму введення і збереження інформації (по персоналіям, відділам, рівням ієрархії, напрямкам діяльності підрозділів). Необхідно також мати можливість пошуку інформації і по цих параметрах, і по параметрах якості і кількості праці.

6.3 Атестаційна співбесіда

В центрі атестаційного процесу знаходиться атестаційна співбесіда - зустріч керівника з особою, яку атестують, в ході якої здійснюється обговорення результатів роботи за минулий період, видається оцінка цієї роботи як керівником, так і цим співробітником, затверджується план роботи працівника на майбутній рік та на перспективу.

Атестаційна співбесіда відіграє дуже важливу роль в атестаційному процесі, тому воно потребує ретельної підготовки як від працівника, так і від керівника. Багато компаній спеціально навчають своїх робітників тому, як проводити атестаційну співбесіду.

Керівник повинен передчасно визначити дату проведення співбесіди та сповістити її працівнику, надавши йому можливість ретельно підготуватися до атестації. Також важливо виділити достатній для проведення співбесіди час ( не менш, ніж година ), вибрати належне приміщення, яке б виключало присутність третіх осіб, телефонні дзвінки, шум та інші відволікаючі фактори. Практика показує, що необхідно уникати переносу дати атестації, оскільки це негативно впливає на стан працівника, змушує його нервуватися , заважає концентрації на оцінці власної роботи.

З самого початку співбесіди керівник повинен встановити контакт зі співробітником, який би забезпечував атмосферу доброзичливого діалогу. Це можна досягти за рахунок тону привітання, питань на нейтральну тему, демонстрації уваги до відповідей працівника, посмішки, тощо. Керівник повинен пояснити, що метою співбесіди є покращення результатів його роботи , а не покарання за його помилки. Доброзичливий тон слід зберігати протягом всієї співбесіди, постійно демонструючи працівнику зацікавленість в його розвитку, готовність допомогти.

Власне, атестацію рекомендується почати з обговорення досягнень співробітника, зосередитись на позитивних результатах. При обговоренні недоліків керівник повинен бути дуже конкретним, використовувати реальні факти, уникати характеристики особистих якостей співробітника, сконцентруватися на посадових зобов'язань. Дуже важливо уникати критики заради критики та визначати конкретні дії з покращення роботи особи, що атестується. Виносячи загальну оцінку, керівник повинен ретельно обґрунтувати її, надати співробітникові можливість висловити власну думку, однак не припустити перетворення атестації на сварку або не аргументовану образу. Закінчити атестацію слід на позитивній ноті, ще раз підкресливши, свою повагу до працівника та щиру зацікавленість в його розвитку.

Протягом всієї співбесіди керівник має уважно слідкувати за станом працівника, якого атестують та при необхідності вносити корективи у власні дії. Особливу увагу слід звернути на атестацію молодих працівників, тому що негативний досвід першої атестаційної співбесіди залишається в пам'яті на багато років.

Дотримуючись перерахованих вище правил, керівник зможе перетворити співбесіду в позитивний, орієнтований на самовдосконалення діалог із співробітником. Підкреслюючи позитивні моменти в роботі підлеглого і обговорюючи перспективи його розвитку, керівник мотивує співробітника на більш продуктивну працю. Пропонуючи допомогу та розробляючи разом із співробітником план дій, керівник надає в його розпорядження засоби, необхідні для самовдосконалення. Приводячи конкретні приклади як досягнень, так і втрат підлеглого, керівник демонструє свою участь в розвитку співробітника та постійну увагу до того, чим той займається.

Для того, щоб з успіхом провести атестаційну співбесіду, керівник повинен ретельно підготуватися до неї. Головними елементами підготовки є: проведення врівноваженої основаної на факторах оцінки роботи співробітника з урахуванням посадової інструкції та індивідуального плану на минулий період; осмислення плану розвитку співробітника на майбутній період; продумування детального плану проведення співбесіди.

Природно, що підготуватися до співбесіди за короткий термін не можливо, для цього потрібна увага керівника до роботи своїх співробітників протягом всього атестаційного періоду.

6.4 Нетрадиційні методи проведення атестації

Незадоволеність багатьох організацій традиційними методами атестації спонукала їх почати активний пошук нових підходів до оцінки персоналу, в більшому ступені відповідних реаліям сьогодення.

Можна виділити декілька направлень в розвитку нетрадиційних методів. По-перше, нові методи атестації розглядають робочу групу в якості основної одиниці організації, роблять акцент на оцінку працівника його колегами та здатність працювати в групі.

Так, наприклад, деякі компанії. Які широко використовують метод проектних тимчасових колективів, проводять атестацію його членів по завершенні проекту, а не регулярно, через певний період часу.

По-друге, оцінка окремого співробітника та робочої групи здійснюється з урахуванням результатів всієї організації. По-третє, до уваги приймається не стільки успішне виконання сьогоднішніх функцій, скільки здатність до професійного розвитку та освоєння нових професій та навиків.

Американська аерокосмічна компанія атестує своїх працівників (та підвищує зарплату) на основі оцінки ступеню оволодіння новими спеціальними методами роботи.

Нетрадиційні методи почали розповсюджуватися досить недавно (10 - 15 років тому). Тому їх до сих пір часто називають експериментальними. Тим більше, деякі з них вже знайшли широке застосування та міцно затвердились в якості “ стандартних” методів багатьох компаній.

До числа таких методів відноситься 3600 атестація. При ній співпрацівник оцінюється своїм керівником, своїми колегами та підлеглими. Конкретні механізми атестації можуть бути різними ( всі заповнюють одну й ту ж саму форму оцінки, кожна категорія заповнює особливу форму, атестація колегами та підлеглими проводиться на комп'ютері, тощо).

Нетрадиційні методи атестації дозволяють подолати притаманні традиційній системі недоліки, однак їх використання також може створювати певні проблеми для організації. Насамперед розширення складу працівників, що оцінюють, може стати причиною цілого ряду конфліктів між ним та його підлеглими або колегами, пов'язані із об'єктивністю оцінки та сприйманням цієї оцінки як об'єктивної самим тим, кого атестують. Зміщення акценту в бік потенціалу, який достатньо важко оцінити і, найголовніше пояснити тому, кого оцінюють, також може стати джерелом образ та конфліктів. Тому нові методи атестації повинні бути ретельно продуманими спеціалістами та добре зрозумілими усіма працівниками організаціями.

Також, одним з нетрадиційних для нашої країни методом оцінки персоналу є проведення атестації в фірмах, які займаються кадровим консалтінгом.

На Заході попит на послуги “Personnel assessment” (оцінка персоналу) існує вже досить давно, внаслідок чого там створилася ціла індустрія подібних послуг. У нас же цей ринок пустий. Алгоритм дії цієї методики виглядає наступним чином. Фірма, яка використовує подібну методику, як правило, має достатній досвід роботи, солідний список клієнтів та власну навчально-тренувальну базу. Тобто у потенційних замовників цієї організації є можливість на декілька днів “помістити” своїх підлеглих в навчально-тренувальний комплекс і на виході отримати, в залежності від замовлення, найрізноманітніший набір даних: від оцінки власних характеристик спеціаліста ( різного ступеню повноти та достовірності) до кваліфікаційного висновку про професійну відповідність, природність та перспектив профрозвитку.

Оскільки на українському ринку подібна послуга тільки починає просуватися, то ті декілька центрів, які вже існують, можуть запропонувати лише психологічну оцінку персоналу, психологічну та професійну атестацію персоналу.

Психологічна атестація персоналу передбачає наявність критеріїв оцінки, за якими буде перевірятися відповідність людини своєму робочому місцю. Критеріями оцінки в даному випадку є особливості особистості людини, особливості її мотивації, тощо. Для цього необхідне проведення процедури професіографування (опис професії). На виході від цієї процедури отримується професіограмма та психограма - опис власних рис, якостей, здібностей, необхідного ступеню їх вираженості для того, щоб людина могла досягти успіху в даній професійній діяльності. Потім створюється особливий набір діагностичних методик, застосовується до людини, оцінка якої необхідна замовнику, і окрім загального психологічного опису особистості, він отримує ще порівняльні психологічну характеристику співробітника за критеріями, важливими для його роботи. В підсумок, отриманий за результатами атестації, окрім психологічного портрету входить ще думка експерта про професійну відповідність даної людини. При чому за бажанням замовника для кожної людини можуть бути рекомендовані варіанти покращення його діяльності, можливості найефективнішого навчання та керування. Побічним корисним ефектом є те, що у замовника залишається список психологічних критеріїв, що зазвичай використовується внутрішніми консультантами замовника при ротації кадрів або при прийомі претендентів на роботу.

Професійна атестація персоналу полягає в описі відповідності спеціаліста деяким професійним критеріям. В цьому випадку критеріями оцінки є певні професійні навички та вміння. Основна складність тут полягає в тому, що в різних фірмах навіть схожі види робіт передбачають перед собою виконання спеціалістами різних функцій. Зазвичай робота зовнішніх консультантів полягає у виявлення системи критеріїв оцінки для кожного робочого місця, організації правильної та коректної процедури атестації персоналу. на виході замовник отримує готову систему професійної атестації своїх спеціалістів ( набір критеріїв для кожної посади), яку він може використовувати і в майбутньому. Якщо для проведення атестації залучались спеціалісти замовника, то результатом співробітництва зовнішніх консультантів та внутрішніх структур організації можуть стати навички по оцінці персоналу, отримані в результаті взаємодії, які будуть з успіхом використовуватися в майбутньому для самостійної атестації.

Переваги використання спеціалізованих служб в атестації:

- незалежність ні від кого всередині компанії замовника дозволяє зовнішньому консультанту отримувати більш достовірну інформацію та давати більш повні та об'єктивніші підсумки у порівнянні із зовнішнім консультантом;

- наявність широкого та різноманітного досвіду, накопиченого зовнішнім консультантом в результаті довгої роботи по виконанню схожих замовлень;

- маленька завантаженість зовнішнього консультанта поточними справами, тому що він виконує зараз тільки це замовлення, а всередині консультант завантажений ще й великою кількістю справ, які не мають відношення до оцінки персоналу.

Великий плюс подібних послуг полягає ще в тому, що процедури психологічного тестування дають, окрім запланованих результатів, величезну кількість іншої корисної інформації.

Результати подібних досліджень використовуються замовником, як правило, при переміщенні співробітників по посадовій драбині , при прийнятті рішень під час структурних реорганізацій, вирішуванні питань посадової відповідності, при пошуку можливостей найефективніших шляхів управління та взаємодії із спеціалістами.

6.5 Юридичні аспекти атестації

Атестація співробітників з метою з'ясування рівня їх кваліфікації і відповідності посаді або виконуваній роботі створює юридично значимі наслідки для працівників та працедавців Тому при розробці та проведенні процедури атестації дуже важливо дотримуватися усіх правових основ як обов'язкової атестації співробітників так і внутріорганізаційної атестації.

Згідно з трудовим законодавством, періодичній обов'язковій атестації підлягають не тільки працівники державних підприємств, але і керівники та спеціалісти підприємств транспорту всіх організаційно-правових форм, чия діяльність пов'язана з безпекою руху.

На практиці більша частина менеджерів по персоналу намагається дотримуватися юридичних процедур супроводу атестації. Проте, існує ряд юридичних тонкощів, які не завжди враховують при проведенні внутріорганізаційної атестації. Так, наприклад, практично у всіх випадках при проведенні атестації інформацію про терміни та графіки проведення атестації персоналу повідомляють мінімум за місяць. А про те, що існують певні категорії співробітників, які не підпорядковуються атестації знають не всі фахівці по управлінню персоналом. До таких категорій належать: особи які пропрацювали на посаді менше ніж рік, вагітні жінки, а також жінки які мають дітей до трьох років.

Існує певний порядок проведення атестації, основні моменти якого також визначені законодавством.

Так, на кожного працівника, його безпосередній керівник подає відгук, в якому міститься оцінка його професійної діяльності, кваліфікації і т.ін. Такий відгук повинен бути поданий в атестаційну комісію не пізніше, ніж за 2 тижні до початку атестації.

Крім того, до цього моменту співробітник повинен бути ознайомлений з відгуком про себе.

Безпосередньо в момент атестації при рівності голосів співробітник визнається як той, що відповідає займаній посаді.

ТЕМА 5. РОЗВИТОК ПЕРСОНАЛУ