Предмет організації обліку

1) організацію приміщення каси та збереження готівки;

2) організацію документування касових операцій; організацію аналітичного і синтетичного обліку касових операцій;

3) оперативний контроль касової дисципліни.

Організація касового господарства включає: обладнання приміщення каси, яке б унеможливлювало доступ до нього сторонніх осіб; підбір кадрів; організацію доставки виручки у банк та готівки з банку; охорону каси.

Керівники підприємства повинні забезпечити належні умови для забезпечення схоронності грошових коштів під час їх зберігання і транспортування. Для здійснення розрахунків готівкою необхідно виділити приміщення каси та забезпечити його належне облаштування та надійне зберігання готівкових коштів у ньому. Якщо з вини керівників не були створені належні умови для забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування, то вони несуть за це відповідальність у встановленому законодавством України порядку. Зберігати у касі готівку та інші цінності, що не належать цьому підприємству, забороняється.

Іншим важливим заходом, що забезпечує збереження коштів, є суворий кадровий підбір касирів, інкасаторів. На посаду касира доцільно запрошувати особу, що має досвід облікової роботи та роботи із грошима. При прийманні касира на роботу необхідно перевірити його попередню трудову діяльність. Керівник підприємства у разі зарахування на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його під підпис із вимогами Положення. За підбір касирів відповідають головний бухгалтер та відділ кадрів.

Касир відповідно до законодавства України несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

Підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов'язків можуть покладати відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Організація документування касових операцій включає: вибір первинних документів, якими оформлюються касові операції; розробку порядку їх складання, реєстрації, перевірки та підписування; призначення осіб, відповідальних за оформлення документів; забезпечення бухгалтерів реквізитами, необхідними для складання документів, комп'ютерною технікою для їх заповнення та реєстрації у журналі та розробку графіків документообігу.

Спосіб обліку касових операцій (ручний, комп'ютерний) підприємство обирає самостійно, виходячи із організаційно-технічного оснащення бухгалтерії.

Згідно із законодавством України касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних карток, іншими касовими документами, які підтверджують факт продажу товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів. Готівка до каси приймається за прибутковими касовими ордерами (ф. КО-1) їх підписує головний бухгалтер або особа, уповноважена керівником підприємства. Особам, яка вносить кошти, видається засвідчена відбитком печатки підприємства квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником.

Видача готівки з каси проводиться за видатковими касовими ордерами (ф. КО-2) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписують керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений керівником. До видаткових ордерів додають заяву на видачу готівки, розрахунки тощо. При застосуванні комп'ютерної техніки бухгалтеру доцільно оформити зразки ордерів для кожної операції і змінювати лише змінні показники (дату, суму), що значно зменшить обсяги облікової роботи.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери і видаткові відомості заповнюються бухгалтером чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну. Виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються. У разі припущення помилок, такий документ знищується, а взамін виписують новий, без виправлень та помилок.

У складанні, реєстрації, перевірці та підписуванні касових ордерів участь приймає декілька осіб, тому для забезпечення своєчасного виконання усіх робіт необхідно розробляти графіки руху документів.

Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу бухгалтер реєструє у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф. КО-3). Його ведуть окремо за прибутковими та видатковими операціями. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються у журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.

Касові ордери і видаткові відомості можна реєструвати за допомогою комп'ютерних засобів, якщо вони забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів, а також формування показників для обліку руху коштів.

Бухгалтер, відповідальний за складання касових ордерів і видаткових відомостей, особисто їх передає касиру для виконання операцій. Видача ордерів на руки особам, що вносять або одержують готівку, забороняється.

Приймання і видача готівки за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання. Ордери, за якими операції не виконані (внаслідок відсутності осіб, які вносять або одержують кошти), анулюють, про що роблять відмітку у журналі реєстрації документів. Для виконання операції на наступний день у разі потреби складають новий ордер з новим номером.

При одержанні касових ордерів або видаткових відомостей касир зобов'язаний перевірити наявність і справжність на документах відповідних підписів, а на видатковій відомості - дозвільного напису керівника підприємства; правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів; наявність перелічених у документах додатків.

У разі невиконання хоча б однієї із зазначених вимог касир повертає документи для відповідного оформлення.

Касові ордери або видаткові відомості одразу ж після одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться відбиток штампа або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Організація аналітичного й синтетичного обліку касових операцій включає: вибір регістрів аналітичного і синтетичного обліку касових операцій; методики і техніки аналітичного й синтетичного обліку касових операцій.

Підприємства (підприємці) обліковують операції з готівкою у книгах обліку, кожна з яких має власне призначення (касова книга, книга обліку доходів і витрат, книга обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей та книга обліку розрахункових операцій). При застосуванні книг обліку операцій з готівкою необхідно дотримуватись вимог нормативних документів, якими вони запроваджені. Так, форму і порядок ведення книги обліку доходів і витрат установлено Державною податковою адміністрацією України. Книгу обліку розрахункових операцій необхідно прошнурувати та нумерувати сторінки та зареєструвати в органах державної податкової служби України.

Касова книга використовується для обліку наявності та руху готівки у касі. Для обліку операцій з готівкою за кожною валютою (як національною, так і кожною іноземною) використовують окрему касову книгу. Касову книгу необхідно правильно оформити. Аркуші касової книги нумеруються та шнуруються. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера та скріпляється відбитком печатки підприємства. За показниками касових ордерів операції з руху готівки записують до касової книги у день їх здійснення. Особливу увагу слід приділити своєчасному (у день одержання готівкових коштів) та повному оприбуткуванню готівки, що засвідчується записом операції у повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів. Для записів операцій за один день відводиться один аркуш. Він заповнюється у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою. При заповненні касової книги виправлення або підчищення не допускаються. У кінці робочого дня касир обраховує обороти по касі та виводить залишок готівки у касі. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги, залишаються у касовій книзі. Другий відривний примірник аркуша касової книги, є звітом касира, за яким вони звітують щодо руху грошей у касі (рис. 9.1).

Перші і другі примірники мають однакові номери. Підприємства можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів за умови забезпечення належного зберігання касових документів. Програмне забезпечення має забезпечувати формування двох частин аркуша касової книги, форма і зміст яких аналогічні паперовій формі.

Звіт касира разом із документами на одержання та видачу грошей касир передає до бухгалтерії під розписку у касовій книзі. Бухгалтер повинен ретельно перевірити записи до звіту касира та достовірність, правильність оформлення документів, на основі яких їх було зроблено, а також правильність арифметичних підрахунків.

Звіт касира є регістром аналітичного обліку касових операцій. Після перевірки та обробки звіту касира бухгалтер за його показниками заповнює Журнал 1 і Відомість 1.1, що є регістрами синтетичного обліку касових операцій. У Журналі 1 і Відомості 1.1 для кожного звіту касира відводять один рядок, їх заповнюють у хронологічному порядку, що дозволяє зіставляти їх показники із показниками касової книги на кожну дату і контролювати рух коштів. Журнал 1 і Відомість 1:1 є підставою записів до Головної книги.

Для відображення операцій в іноземній валюті також використовують Журнал 1 і Відомість 1.1, які відкривають для кожної з валют. їх заповнюють у валюті здійснення операцій із перерахунком у національну грошову одиницю за курсом НБУ на день здійснення операцій.

Звіти касира комплектуються у хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються відповідно до законодавства України відповідальною особою, на яку покладено обов'язок щодо їх зберігання. Виносити з приміщення підприємства касові документи дозволяється тільки за наявності письмового дозволу керівника або головного бухгалтера. У цьому разі до кінця робочого дня зазначені документи обов'язково мають бути повернуті до приміщення каси.

9.3 Організація обліку операцій на рахунках у банках

Пріоритетною формою розрахунків в Україні є безготівкові розрахунки, тому що згідно із порядком ведення касових операцій в Україні усі підприємства незалежно від форм власності та виду діяльності повинні зберігати вільні грошові кошти на рахунках у банках (за винятком ліміту каси). Для цього необхідно відкрити рахунки в банках та організувати облік грошових коштів на них. Організація обліку операцій на рахунках банків є однією із найважливіших підсистем обліку на підприємстві, раціональність якої безпосередньо впливає на інші підсистеми, а тому потребує особливо виважених підходів.

Порядок здійснення операцій на рахунках у банках регламентується нормативними Документами, вимоги яких безпосередньо впливають на організацію їх обліку. Організація обліку коштів та операцій на рахунках у банках включає три групи питань: 1) організацію відкриття, використання та закриття рахунків у банках; 2) організацію документування операцій на рахунках у банках; 3) організацію аналітичного і синтетичного обліку операцій на рахунках у банках.

Організація відкриття, використання та закриття рахунків у банках включає: відкриття рахунків у банках; повідомлення податкової служби України за місцем реєстрації підприємства про відкриття рахунків; оформлення карток із зразками підписів розпорядників коштів, які мають право першого й другого підписів на розрахункових документах; одержання перепустки до банку для працівників підприємства (касирів) і оформлення посвідчення їх особи; узгодження графіку обслуговування підприємства у банку, визначення порядку здачі готівкової виручки до банку та одержання готівки у відділенні банку, представлення замовлення на готівку, порядку одержання чекових книжок, узгодження форми розрахунків (паперова або у форматі електронних платежів у системі "клієнт-банк-клієнт").

Підприємство самостійно обирає банківські установи для зберігання коштів та обслуговування розрахунків із клієнтами, вирішуючи, які рахунки необхідно відкрити (поточні, депозитні, рахунки акредитиву, розрахункових чекових книжок, тощо). Кількість рахунків, які підприємство має право відкривати у банках, не обмежується. Поточні рахунки в іноземній валюті відкриваються для кожного виду валют. Для відкриття поточного рахунку підприємству потрібно подати такі документи:

- заяву про відкриття поточного рахунку, підписану керівником підприємства;

- копію свідоцтва про державну реєстрацію підприємства;

- копію належним чином зареєстрованого установчого документа;

- копію довідки про внесення підприємства до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України;

- копію документа, що підтверджує взяття підприємства на облік в органі державної податкової служби;

- картку із зразками підписів осіб, яким відповідно до законодавства України або установчих документів підприємства надано право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів і відбитка печатки;

- копію документа, що підтверджує реєстрацію підприємства у відповідному органі Пенсійного фонду України;

- копію страхового свідоцтва, що підтверджує реєстрацію підприємства у Фонді соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України як платника страхових внесків.

Копії усіх документів засвідчують у порядку, встановленому нормативними документами, тобто нотаріально або органами, що видали довідки або здійснили реєстрацію підприємства,

Організація документування операцій на рахунках у банках включає: забезпечення бухгалтерії нормативними документами, що регламентують порядок документування розрахункових операцій; вибір платіжних інструментів для виконання розрахункових операцій на рахунках у банках та визначення кількості їх примірників, необхідної для проведення операції; забезпечення бланками розрахункових документів; доведення до бухгалтерів шифрів банків, номерів рахунків та інших платіжних реквізитів контрагентів, термінів сплати податків, зборів та інших видів зобов'язань перед фізичними та юридичними особами; розробку порядку складання розрахункових документів та ведення журналу їх реєстрації; порядку представлення документів до банку; призначення осіб, відповідальних за складання документів, їх перевірку та підписання; розробку графіків документообігу та забезпечення бухгалтерії комп'ютерною технікою, необхідною для складання документів.

Для здійснення розрахункових операцій використовуються різні платіжні інструменти (меморіальний ордер; платіжне доручення; платіжна вимога-доручення; платіжна вимога; розрахунковий чек; акредитив). Бухгалтерія розробляє порядок здійснення розрахунків із застосуванням кожного із платіжних інструментів, визначає порядок, спосіб та час їх представлення до банку.

Форма та порядок оформлення розрахункових документів суворо регламентуються нормативними документами, якими встановлені таки вимоги:

- розрахункові документи складаються на бланках за формою, затвердженою інструкцією. Документи, складені у довільній формі, не приймаються;

- бланки розрахункових документів виготовляються на папері формату А4 або А5 лише друкарським способом або з використанням комп'ютерної техніки;

- на бланках розрахункових документів необхідно обов'язково забезпечити наявність та схематичне розташування усіх елементів (рамок, ліній, текстових елементів тощо) згідно із інструкцією;

- у розрахункових документах необхідно заповнювати усі реквізити, передбачені інструкцією;

- усі текстові елементи бланків виконують українською мовою;

- примірник розрахункового документа, реєстр платіжних вимог, які залишаються в банку, мають містити відбиток печатки підприємства і підписи відповідальних осіб;

- розрахункові документи подають до банку у кількості примірників, потрібної для усіх учасників безготівкових розрахунків;

- на розрахункових документах не допускаються виправлення та підчистки.

Якщо при перевірці банком розрахункових документів виявлено порушення вимог нормативних документів, то вони повертаються без виконання.

Найбільш поширеним розрахунковим документом є платіжне доручення. Воно призначається для перерахування певної суми коштів (при сплаті податків, зборів та інших обов'язкових платежів; погашенні кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги) з рахунку платника на рахунок одержувача (рис. 9.2).

Платіжні доручення оформлює бухгалтер із застосуванням комп'ютерної техніки. Документи обов'язково перевіряються і підписуються керівником та головним бухгалтером та засвідчуються печаткою підприємства. Перевірені та підписані документи бухгалтер реєструє у спеціальному журналі, що забезпечує контроль за їх виконанням. Доручення приймаються банком від платника до виконання протягом десяти календарних днів, не враховуючи дня заповнення.

Платіжні вимоги-доручення застосовуються усіма учасниками безготівкових розрахунків. Верхня частина вимоги-доручення оформляється одержувачем коштів і передається безпосередньо платнику не менше ніж у двох примірниках. Доставку вимог-доручень до платника може здійснювати банк одержувача через банк платника на договірних умовах. У разі згоди оплатити вимогу-доручення платник заповнює її нижню частину і подає до банку, що його обслуговує. Банк платника приймає від нього вимогу-доручення протягом 20 календарних днів з дати її оформлення отримувачем коштів.

Для примусового списання коштів згідно із законодавством стягувач оформляє платіжну вимогу не менше ніж у трьох примірниках і подає до банку, що його обслуговує, разом із двома примірниками реєстру платіжних вимог. Банк приймає платіжні вимоги протягом 10 календарних днів з дати їх складання, а банк платника - протягом 30 календарних днів з дати їх складання.

Для забезпечення контролю за своєчасним складанням документів та їх просуванням між виконавцями розробляється зведений графік руху документів.

Для удосконалення документування операцій на рахунках банків доцільно створити у пам'яті комп'ютера макети документів для оформлення кожного виду операцій, що відбуваються на підприємстві (сплати кожного виду податків, зборів та інших обов'язкових платежів, сплати кредиторської заборгованості кожному постачальнику) і коригувати у них лише змінні показники.

Оперативне ведення клієнтом своїх рахунків у банку та обмін технологічною інформацією, визначеною в договорі між банком та клієнтом, підприємство може здійснювати за допомогою систем дистанційного обслуговування «клієнт-банк», «клієнт-Інтернет-банк». У договорі, що укладається між банком та підприємством, обов'язково обумовлюються права, обов'язки та відповідальність сторін, порядок вирішення спорів у разі їх виникнення тощо. При здійсненні розрахунків за допомогою систем «клієнт-банк», «клієнт-Інтернет-банк» тощо застосовуються електронні розрахункові документи.

Організація аналітичного і синтетичного обліку операцій на рахунках у банках включає: забезпечення апарату бухгалтерії бланками документів, регістрів обліку та форм звітності; розробку методики й техніки приймання, перевірки та обробки виписок з рахунків у банках; методики та техніки аналітичного і синтетичного обліку; вибір регістрів аналітичного й синтетичного обліку операцій на рахунках у банках та розробку порядку їх складання; забезпечення працівників бухгалтерії нормативними й законодавчими документами, що регламентують грошовий обіг та здійснення операцій на рахунках у банках, а також комп'ютерною та іншою технікою, необхідною для складання документів та ведення обліку.

Операції з надходження та списання коштів з поточного рахунку, проведені банком, реєструються у спеціальній виписці з особового рахунку підприємства. Виписка з рахунку разом із документами, що підтверджують проведені операції, є регістром аналітичного обліку операцій на рахунках в банках. Основними реквізитами виписки є: дата виписки, номер поточного рахунку, залишки коштів на початок операційного дня (вхідне сальдо) і на кінець (кінцеве сальдо), суми записів по дебету і кредиту рахунку. У бухгалтерії підприємства кожна виписка банку нумерується, перевіряється і опрацьовується. У першу чергу, перевіряється наявність документів на кожну операцію зі списання або зарахування коштів, а також відповідність сум у виписці прикладеним документам. Після цього на виписці проставляється кореспонденція рахунків за проведеними операціями. Виписка з особового рахунку є підставою для записів операцій до Журналу 1 та Відомості 1.2. Вони заповнюються у розрізі кореспондуючих рахунків у хронологічному порядку. Блок-схема обліку операцій на рахунках у банках представлена на рис .9.3.

Для відображення операцій в іноземній валюті використовується Журнал 1 та відомості до нього. Для кожної іноземної валюти ведеться окремий журнал і відомість, які позначаються назвою валюти, у якій вони заповнюються. Аналітичні показники щодо руху та залишків грошових коштів наводяться іноземній валюті і одночасно у гривнях по курсу НБУ на день здійснення операцій.

Посадові обов'язки між бухгалтерами розподіляються відповідно до форми обліку на підприємстві. Для виконання кожного виду робіт (оформлення платіжних документів відповідно до інструкції, їх реєстрацію у журналі реєстрації, подання на підпис головному бухгалтеру та керівнику; перевірку, обробку виписок банку та запис операцій до регістрів обліку) призначається бухгалтер, який відповідає за їх своєчасне та правильне здійснення.



9.4 Організація обліку дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги

Організація обліку дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги включає: вибір форми розрахунків, які найбільш відповідають укладеним договорам даного підприємства з покупцями та замовниками; розробку картотек відвантажувальних, розрахункових, адресних та інших реквізитів покупців; установлення порядку документування розрахункових операцій; розробку методики та техніки синтетичного та аналітичного обліку розрахунків із покупцями.

Форма розрахунків визначається за згодою сторін у договорах, укладених між контрагентами. При цьому обирають найбільш прогресивні форми (клієнт-банк-клієнт; акредитиви або договірні розрахунки). У договорах доцільно зазначати додаткові умови, призначені гарантувати своєчасність розрахунків та прискорення оберненості оборотних коштів (пропонувати передоплату), а також встановлювати фінансові санкції, що стягуються у разі недотримання термінів розрахунків або поставок. При розрахунках акредитивами необхідно встановлювати терміни поставок, що дозволить точніше визначати терміни відкриття акредитиву та уникнути уповільнення швидкості оберненості, коштів та їх заморожування на рахунках акредитиву. При передоплаті вказують терміни сплати, її величину у відсотках від суми поставок та оговорюються умови, за яких вони можуть змінюватись.

Картотека адресних, розрахункових, відвантажувальних реквізитів покупців та замовників забезпечує правильне складання документів та прискорює облікові роботи, тому є необхідною складовою організації обліку дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги. Якщо картотеки ведуться на підприємстві децентралізовано, тоді по покупцям та замовникам їх ведуть у відділі збуту, а за іншими розрахунками - у бухгалтерії. Більш доцільно сформувати єдину картотеку у бухгалтерії (фінансовому відділі), але забезпечити доступ до неї усіх зацікавлених служб.

В договорах потрібно зазначити перелік документів, якими оформлюються поставки матеріальних цінностей та розрахунки за них, терміни й способи їх представлення, кількість екземплярів. Форми первинних документів по розрахункових операціях регламентуються інструкцією Національного банку України, а по відвантажувальних - інструкціями Державного комітету статистики та іншими нормативними документами. На підприємстві необхідно сформувати альбом з такими документами та навести вказівки про порядок складання та використання в обліку. Також необхідно проводити інструктаж працівників, які займаються розрахунками, для покращення засвоєння порядку оформлення документації.

Поставки продукції оформляються такими документами: доручення на право одержання цінностей; товарно-транспортна накладна; рахунок-фактура; акт здачі продукції; податкова накладна, технічний паспорт, специфікації, сертифікати. Для забезпечення контролю за своєчасним складанням документів та їх просуванням між виконавцями розробляється зведений графік руху документів по розрахунках із покупцями та замовниками.

Організація аналітичного і синтетичного обліку дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги залежить від форми обліку на підприємстві та організаційно-технічних засобів, що застосовуються для обліку. Облік розрахунків з покупцями і замовниками ведеться відділом з обліку реалізації продукції.

Аналітичний облік розрахунків із покупцями та замовниками ведуть у Відомості 3.1, яку заповнюють на підставі документів про відвантаження матеріальних цінностей та їх оплату, а синтетичний - у Журналі 3.

9.5 Організація обліку дебіторської заборгованості за розрахунками

Організація обліку розрахунків із підзвітними особами включає: установлення переліку посад, яким дозволяється видача грошей під звіт у поточному році; оформлення наказом на підприємстві (щоквартально) розміру підзвітних сум для кожного структурного підрозділу і підзвітних осіб підприємства; затвердження порядку видачі грошей під звіт; оформлення посвідчень про відрядження та їх реєстрації у спеціальному журналі реєстрації; представлення звітів про використання сум, виданих під звіт та на відрядження; розробку методики й техніки перевірки і обробки цих звітів; методики й техніки синтетичного та аналітичного обліку розрахунків із підзвітними особами.

У фінансово-господарській діяльності підприємства неминуче виникають операції, пов'язані із придбанням товарно-матеріальних цінностей або оплатою послуг за готівку. З цією метою кожне підприємство затверджує перелік підзвітних осіб, який є підставою для видачі їм готівки під звіт для покриття витрат за зазначеними операціями. У розпорядчому документі підприємства доцільно вказувати не прізвище, ім'я та по-батькові працівників, яким дозволено отримувати готівку під звіт, а відповідну посаду, щоб уникнути необхідності внесення змін до нього у випадку звільнення того чи іншого працівника.

Організація видачі грошей у підзвіт включає: перевірку наказу на видачу грошей під звіт, наказу про відрядження працівника, заборгованості за попередньо виданими авансами, розробку порядку та документального оформлення видачі грошей під звіт. Гроші під звіт видаються підзвітній особі за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані лід звіт суми.

Порядок документального оформлення видачі грошей під звіт або на відрядження регламентується положенням Національного банку України. Готівка видається на підставі заяви працівника з дозвільним надписом керівника з каси підприємства за видатковим касовим ордером. Також підзвітна особа може одержувати готівку під звіт з карткового рахунку із застосуванням корпоративної платіжної картки або особистої платіжної картки та використовувати її за призначенням без оприбуткування в касі.

Сума авансу на придбання товарів або оплату робіт, послуг визначається виходячи із господарських потреб із урахуванням обмежень НБУ, запроваджених для розрахунків готівкою.

Порядок оплати і норми видатків на відрядження визначаються постановою КМУ "Про норми відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон" та Інструкцією про службові відрядження в межах України та на території держав-учасниць СНД. Сума авансі на відрядження визначається виходячи з вартості проїзду до місця відрядження і назад, розрахункових витрат на проживання у готелі та кількості днів відрядження.

Видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Методика і техніка обліку розрахунків із підзвітними особами розробляється на кожному підприємстві і є складовою проекту організації обліку розрахунків. При організації обліку розрахунків із підзвітними особами необхідно вирішити дві групи питань: 1) організація приймання і перевірки звітів; 2) організація аналітичного і синтетичного обліку розрахунків із підзвітними особами.

Звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до законодавства України. Підзвітні особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, визначеному для підзвітних осіб законодавством України. Звіти про використання під звітних сум подають до бухгалтерії протягом трьох днів після повернення з відрядження; в інших випадках - на наступний день після одержання грошей.

До звіту додаються документи, що підтверджують витрати підзвітної особи (товарно-транспортні накладні, товарні чеки, рахунки-фактури, проїзні квитки, квитанції, рахунки, копії видаткового касового ордера, довідки за встановленими формами, сліпи, квитанції торговельного термінала, тощо) разом з невитраченим залишком готівки. Підзвітна особа, що одержувала готівку з карткового рахунку подає документи, що підтверджують суму операції (чек банкомата).

Звіти про використання сум, виданих під звіт та на відрядження, здаються до бухгалтерії для ретельної перевірки. При прийманні та перевірці звітів необхідно перевірити наявність наказу про відрядження, у якому повинна бути вказана його мета, термін та місто відрядження; належним чином оформлене посвідчення про відрядження з відмітками про час прибуття до місця відрядження та вибуття з нього; законність документів, наданих зі звітом; наявність письмового звіту щодо роботи, виконаної під час відрядження.

Кожна сума витрат, зазначена у звіті про використання сум, виданих під звіт та на відрядження (крім суми добових) повинна підтверджуватись відповідними документами. Перевірені звіти затверджуються керівником підприємства, після чого надходять до бухгалтерії, яка повинна забезпечити аналітичний і синтетичний облік розрахунків із підзвітними особами. Його організація залежить від форми обліку, яка застосовується на підприємстві і технічних засобів його ведення.

Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами ведеться у Відомості 3.2 у розрізі кожної особи. Вона заповнюється на підставі документів про видачу грошей під звіт та звітів про використання сум, виданих під звіт та на відрядження. Узагальнені підсумки-відомості 3.2 включаються до першого розділу Журналу 3 за субрахунком 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Журнал є регістром синтетичного обліку та підставою записів до Головної книги.

Для організації обліку розрахунків за претензіями потрібно встановити порядок оформлення претензій відповідними документами; розробити порядок ведення роботи за претензіями, методику і техніку аналітичного і синтетичного обліку розрахунків за претензіями.

Організовуючи облік претензій необхідно встановити порядок їх оформлення первинними документами. Нестача запасів при одержанні їх від постачальників оформлюється Актом приймання матеріалів, складеним за участю представників постачальників і незацікавленої сторони. Нестача товарно-матеріальних цінностей у залізничних вагонах оформлюється комерційним актом; порушення, виявлені у якості товарно-матеріальних цінностей підтверджуються актом матеріальної експертизи, яка здійснюється спеціалізованими сторонніми організаціями.

В усіх претензійних справах найважливішого значення набуває дотримання юридичних норм при оформленні первинних документів, тому до їх складання слід залучати юристів.

Перший примірник первинних документів, якими оформлюються претензії реєструється у спеціальному журналі у бухгалтерії і під розписку передається юристу підприємства для складання претензійного листа, який відправляють відповідачу. Його копія передається до бухгалтерії і прикладається до документів по претензійним операціям. Якщо постачальник не відшкодовує збитки добровільно, то урегулювання претензії здійснюється через господарський суд.

Аналітичний облік розрахунків за претензіями організовується у відомості 3.2 у розрізі кожної претензії, а також доцільно за кожною претензією відкривати окрему картку обліку розрахунків, до якої записують назву підприємства, документ з господарського суду, суму боргу та його погашення на підставі документів про одержання коштів й обраховують залишок на кожну звітну дату. Залишки у цих картках повинні відповідати показникам відомості аналітичного обліку. Залишок заборгованості обраховується після кожної оплати. Синтетичний облік розрахунків за претензіями ведуть у Журналі 3.

10. Організація обліку витрат, доходів та результатів діяльності

10.1 Основи організації обліку витрат

Сукупність процесів збирання, обробки та видачі підсумкової обліково-економічної інформації з обліку витрат підприємства та калькулювання собівартості продукції є однією з найбільше складних і важливих підсистем у загальній системі обліково-економічної інформації. Необхідність безперервного зниження рівня витрат виробництва, виявлення резервів у використанні матеріальних і трудових ресурсів потребують своєчасної, повної та специфічної інформації, формування якої забезпечує облік витрат підприємства.

Об'єктами організації обліку витрат та обліково-економічними завданнями, розв'язання яких забезпечує підсистема, є: облік витрат за видами діяльності підприємства;

- облік витрат за економічними елементами;

- облік витрат основного і допоміжних (підсобних) виробництв;

- калькулювання собівартості продукції;

- організація роботи облікового апарату.

Кожне з перерахованих завдань на практиці деталізується на більш конкретні завдання і об'єкти, у розрізі яких і здійснюють упорядкування та подальше удосконалення обліку витрат та калькулювання собівартості продукції.

Для успішного функціонування підсистеми обліку витрат необхідно створити певні передумови: забезпечити досконалу структуру управління виробництвом (відповідність організаційного поділу виробництва на цехи та дільниці технологічному процесу, доцільність цехової або без цехової структури); науково-обґрунтоване нормування витрат виробництва та запровадити систему нормування витрат, адаптовану до обліку витрат і калькулювання собівартості продукції; теоретично обґрунтовані та практично апробовані принципи та методи обліку витрат; наявність сучасної комп'ютерної техніки та кваліфікованих кадрів.

У проекті організації обліку витрат та калькулювання собівартості продукції узагальнюються методи і способи обліку витрат, що відповідають формі обліку та наявним засобам комп'ютерної техніки. Проект складається з розділів: і) загальна частина; 2) організація обліку витрат; 3) організація калькулювання собівартості продукції; 4) особливості організації роботи облікового апарату (табл. 10.1).

Таблиця 10.1 Проект організації обліку витрат й калькулювання собівартості продукції

Складова частина проекту	Зміст складової частини проекту
Загальна частина	Нормативні документи з обліку витрат. Групування витрат. Робочий план рахунків з обліку витрат. Порядок розробки норм витрат. Принципи й методи обліку витрат
Аналітичний і синтетичний облік витрат	Організація аналітичного обліку витрат основного виробництва. Організація аналітичного обліку витрат допоміжних (підсобних) виробництв. Організація обліку непрямих витрат. Організація зведеного обліку витрат.
Калькулювання собівартості продукції	Перелік та склад статей калькулювання. Об'єкти калькулювання. Регістри аналітичного обліку.
Організація праці персоналу з обліку витрат	Розробка посадових інструкцій та індивідуальних графіків роботи співробітників виробничого відділу бухгалтерії

У загальній частині проекту зазначають нормативні документи (централізовані і внутрішні) з обліку витрат; указують склад цехів основного та допоміжних (підсобних) виробництв; висвітлюють ступінь централізації або децентралізації обліку витрат; методику розробки робочого плану рахунків з обліку витрат; порядок групування витрат; принципи та методи організації обліку витрат, організаційні форми комп'ютеризації обліку.

Порядок обліку витрат та калькулювання собівартості продукції регламентують (П(С)БО 16 «Витрати» та Методичні рекомендації з формування собівартості продукції (робіт, послуг) у промисловості. На їх основі кожним підприємством розробляються внутрішні нормативні документи: робоча інструкція з обліку витрат виробництва та калькулювання собівартості продукції; інструкція з обліку браку у виробництві; робоча інструкція з обліку витрат майбутніх періодів; інструкція з обліку та порядку розподілу загально виробничих витрат У наказі про облікову політику зазначають такі елементи (табл. 10.2).

Таблиця 10.2 Елементи облікової політики по витратах

Назва елементів облікової політики	Варіанти методів оцінки і обліку витрат
Застосування класу 8 та/або 9 Плану рахунків бухгалтерського обліку	Самостійно встановлюється підприємством
Порядок оцінки ступеня завершеності операцій з надання послуг	Самостійно встановлюється підприємством
Перелік і склад статей калькулювання виробничої собівартості продукції (робіт, послуг)	Самостійно встановлюється підприємством
Поріг суттєвості для визнання окремих видів витрат	Величина, що дорівнює 2 % чистого прибутку (збитку) підприємства
Перелік і склад змінних і постійних загальновиробничих витрат, база їх розподілу	Самостійно встановлюється підприємством
Методи обліку витрат	Самостійно обираються підприємством

Малі підприємства можуть вести облік із використанням 8 класу рахунків «Витрати за елементами», 9 класу «Витрати діяльності» або із використанням рахунків і 8 і 9 класів. Підприємства (крім суб'єктів малого підприємництва) використовують для обліку витрат діяльності рахунки 9 класу. Рішення про одночасне використання рахунків 8 класу для обліку витрат за елементами вони приймають самостійно, що відображують у наказі про облікову політику. На практиці визначилась тенденція використання великими підприємствами при автоматизації облікового процесу для накопичення інформації про витрати і за елементами, і за видами діяльності одночасно рахунків 8-го і 9-го класів. При цьому може бути застосована така схема: витрати збирають спочатку на рахунках обліку витрат класу 8, а потім списують на рахунки класу 9 для обліку витрат за функціональними ознаками й на рахунок 23 «Виробництво». Підсумкові обороти за рахунками класу 8 використовують для заповнення другого розділу Звіту про фінансові результати.

Одним з чинників, що істотно впливає на організацію обліку витрат, є структура підприємства і, зокрема, структура виробництва. Структура підприємства - це його внутрішній поділ на структурні підрозділи, що 1) виконують виробничий процес (цехи, дільниці); 2) управляють виробництвом та займаються його обслуговуванням. Структура підприємства зумовлюється способом виготовлення продукції, обсягами випуску продукції і організацією виробництва. Вона безпосередньо впливає на побудову обліку витрат. При виборі структурних підрозділів як об'єктів обліку необхідно виходити з потреб управління їхньою діяльністю. Оптимально побудована структура обліку витрат дозволить виявляти якість роботи окремих, територіально і адміністративно розмежованих структурних підрозділів підприємства. Залежно від ролі виробничих підрозділів у процесі виробництва, а також у виконанні основної виробничої програми вони діляться на: 1) основні, 2) допоміжні і 3) підсобні. Поділ структурних підрозділів на основні, допоміжні і підсобні залежить від їх ролі у виготовленні продукції, що призначена для реалізації стороннім споживачам.

Основні цехи беруть безпосередню участь у виготовленні продукції підприємства, що є головною метою його створення. їх склад залежить від галузі економічної діяльності. Наприклад, на металообробному підприємстві до основних належать: 1) ливарні цехи (чавуноливарний, мідноливарний, тощо; 2) ковальський цех, 3) слюсарний цех, 4) механічний цех, 5) складальний цех. При поділі цехів за видами продукції, що виготовляється, до основних належать: дизельний цех, колісний цех, тощо. На підприємствах хімічної промисловості основними цехами є: 1) серно кислотний камерний цех, 2) серно кислотний баштовий цех, 3) азотний цех, 4) кальцинований цех, 5) каустичний цех, тощо; на підприємствах металургійного комплексу: 1) доменний, 2) бесемерівський, 3) мартенівський, 4) прокатний, тощо.

Допоміжними називаються підрозділи, які беруть участь у виконанні виробничої програми не безпосередньо, а через обслуговування основного виробництва. Обслуговування виражається у виготовленні або в ремонті інструменту, ремонті устаткування, виготовленні моделей, постачанні енергії, тощо. До допоміжних цехів належать: інструментальний, ремонтно-механічний, модельний, паросиловий, компресорна станція, теплоелектроцентраль, водокачка, транспортне господарство, тощо.

Підсобними називаються підрозділи, які виготовляють продукцію, що частково або повністю використовується основними цехами, але має самостійне призначення (бондарський цех на хімічному заводі (виготовляє тару для хімпродуктів), лісопильне виробництво, створене на металообробному заводі для його потреб, тощо). Підрозділи невиробничого характеру призначені для обслуговування побутових потреб персоналу: житлово-комунальне господарство, їдальні, перукарні.

Робочий план рахунків з обліку витрат призначений забезпечити ведення аналітичного обліку за напрямками, які необхідні для управління витратами. На його побудову впливає структура підприємства, наявність цехів (підрозділів) основного та допоміжних (підсобних) виробництв, асортимент продукції (її види або групи), що виробляється підприємством (рис. 10.1).

На побудову робочого плану рахунків впливає специфіка діяльності підприємства. Так, промислові та сільськогосподарські підприємства відкривають субрахунки обліку витрат за видами продукції, що виробляється; підприємства транспорту та зв'язку - за видами послуг; підрядні, геологічні та проектні - за видами будівельно-монтажних, геологорозвідувальних та проектно-пошукових робіт; підприємства громадського харчування - за видами продукції власного виробництва; підприємства торгівлі, постачання та збуту - за видами товарів, що реалізуються; дорожні господарства - за видами витрат на утримання й ремонт автомобільних доріг.

Наприклад, на меблевій фабриці є три цехи основного виробництва. Відповідно, для обліку витрат виробництва виділяють три субрахунки: 2311, 2312 та 2313. У кожному структурному підрозділі виділяють окремі субрахунки для калькулювання собівартості кожного виду продукції, що виготовляється. Для визначення собівартості столів, які збирають у першому цеху, виділяють субрахунок 231101, а для обліку стільців, відповідно, субрахунок 231202. Кожний різновид столів отримує окремий номенклатурний номер, який встановлюється виходячи із номера столів та кількості їх найменувань (2311012, 2311012, 2311013). Так саме кожний різновид стільців відповідно отримує окремий номенклатурний номер, який встановлюється виходячи із номера стільців та кількості їх найменувань (2312021, 2312022, 2312023). Таким чином, кожне найменування готової продукції отримує окремий номенклатурний номер, похідний від шифру структурного підрозділу, у якому її виготовлено.

Також усі підприємства відкривають рахунки обліку витрат для обліку допоміжних (підсобних) виробництв; обліку некапітальних робіт (будівництво тимчасових споруд, демонтаж припиненого будівництва), тощо. Робочий план рахунків для обліку їх витрат розробляється за аналогічною схемою.

10.2 Групування витрат

Економічно обґрунтоване групування витрат згідно нормативних документів є основою створення та функціонування підсистеми їх обліку. При виборі напрямків класифікації витрат необхідно виходити з потреб управління підприємством та прийняття управлінських рішень щодо запровадження або розширення різних видів діяльності, функціонування структурних підрозділів, асортименту продукції, що випускається, тому облік витрат необхідно організувати за такими напрямками:

1) за видами діяльності підприємства;

2) за елементами (видами) витрат;

3) за способом включення до собівартості продукції (прямі та непрямі);

4) за місцем виникнення (групуються по цехам, відділам, ділянкам, бригадам тощо);

5) за видами продукції, робіт, послуг;

6) за етапами виробничого процесу (стадіями, переділами);

7) за часом виникнення (по календарним періодам);

8) за статтями калькулювання.

Організація обліку витрат за видами діяльності дозволяє визначити їх фінансові результати, встановити чинники, що на них впливають та скласти форму 2 «Звіт про фінансові результати». Для цього облік витрат необхідно організувати за центрами виникнення витрат у розрізі виробництв та структурних підрозділів, що забезпечить управління їхньою діяльністю (рис. 10.2).



Витрати звичайної діяльності -- це витрати, що виникають під час будь-якої діяльності підприємства, а також операцій, що її забезпечують або виникають в наслідок здійснення такої діяльності.

Вони включають витрати: 1) операційної, основної діяльності підприємства, а також інших видів діяльності, що не є інвестиційною або фінансовою; 2) іншої діяльності (фінансової та інвестиційної).

Витрати основної діяльності - це витрати, пов'язані з виробництвом або реалізацією продукції (товарів, послуг), які є метою створення підприємства і забезпечують основну частку його доходів (50%). Витрати основної діяльності включають витрати виробництва, витрати управління та витрати на збут.

До складу витрат виробництва включають прямі матеріальні витрати; прямі витрати на оплату праці; інші прямі витрати; змінні загальновиробничі та постійні розподілені загальновиробничі витрати, з яких складається виробнича собівартість продукції (робіт, послуг).

Адміністративні витрати - це витрати, пов'язані з обслуговування підприємства та управління ним. Витрати на збут - це витрати, пов'язанні з реалізацією (збутом) продукції (товарів, робіт, послуг). До складу інших операційних витрат включаються витрати з реалізації іноземної валюти, інших оборотних активів, з операційної оренди активів, втрати від операційної, курсової різниці, резерви сумнівних боргів, уцінка запасів, суми сплачених штрафів, пені.

До фінансових витрат відносять витрати на сплату процентів, за користування кредитами отриманими, за облігаціями випущеними, за фінансовою орендою та інші витрати підприємства, пов'язані із залученням позикового капіталу. Витрати від участі в капіталі є збитками від інвестицій.

До складу інших витрат включаються витрати, які виникають під час звичайної діяльності крім фінансових витрат, але не пов'язані безпосередньо з виробництвом або реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг).

Надзвичайні витрати, що виникають внаслідок операцій або подій, які відрізняються від звичайної діяльності і не відбуваються часто або регулярно, включаються до фінансової звітності за вирахуванням суми, на яку зменшується податок на прибуток від діяльності підприємства в наслідок збитків від надзвичайних подій.

Групування витрат за економічними елементами використовують для розробки технологічних карт, складання кошторисів, розробки нормативної бази виробництва, визначення структури витрат за їх видами. Перелік та склад кожного виду витрат підприємство визначає, виходячи із вимог П(С)БО 16 «Витрати» та зазначає у наказі про облікову політику. Витрати операційної діяльності групуються за такими елементами: матеріальні витрати; витрати на оплату праці; відрахування на соціальні заходи; амортизація; інші операційні витрати (рис. 10.3).

Організація обліку кожного виду витрат потребує розв'язання цілого комплексу обліково-економічних завдань.

Організація обліку матеріальних витрат призначена забезпечити облік витрачених у виробництві (крім продукту власного виробництва) сировини й основних матеріалів; купівельних напівфабрикатів та комплектуючих виробів; палива й енергії; будівельних матеріалів; запасних частин; тари й тарних матеріалів; допоміжних та інших матеріалів. Оптимальна організація обліку матеріальних витрат забезпечує раціональне використання сировини і матеріалів, що сприяє підвищенню конкурентоспроможності продукції підприємства.

Для організації обліку витрат на оплату праці необхідно організувати облік відпрацьованого робочого часу (годин, днів) або облік виробітку, що дозволить забезпечити нарахування заробітної плати за окладами й тарифами, премій та заохочень, матеріальної допомога, компенсаційних виплат, оплати відпусток та іншого невідпрацьованого часу, інших витрат на оплату праці.

Для організації обліку відрахувань на соціальні заходи (відрахувань на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, відрахувань на індивідуальне страхування персоналу підприємства, відрахувань на інші соціальні заходи) необхідно організувати облік заробітної плати за структурними підрозділами та категоріями персоналу.

Для організації обліку амортизації необхідно організувати аналітичний облік основних засобів, нематеріальних активів та інших необоротних матеріальних активів за групами об'єктів та структурними підрозділами, де їх експлуатують.

Для організації обліку інших операційних витрат необхідно організувати облік витрат на відрядження, на послуги зв'язку, плати за розрахунково-касове обслуговування, тощо.

За способом включення до собівартості продукції витрати поділяють на прямі, що належать до одного виду продукції (прямі матеріальні витрати, прямі витрати на оплату праці, інші прямі витрати) і непрямі, що належать до двох і більше видів продукції. Такий поділ безпосередньо впливає на організацію обліку витрат. Прямі витрати можуть бути віднесені безпосередньо до конкретного об'єкта витрат економічно доцільним шляхом, тобто на підставі первинних документів, що засвідчують їх виникнення. А непрямі витрати необхідно збирати па окремих рахунках і розподіляти між об'єктами обліку витрат шляхом розподілу.

...