Бухгалтерский и налоговый учет автотранспорта

Дебет 62 Кредит 91-1

- 118 000 руб. - отражена выручка от реализации легкового автомобиля;

Дебет 91-2 Кредит 76, субсчет "Расчеты по отложенным налогам"

- 18 000 руб. - отражена сумма НДС;

Дебет 91-2 Кредит 99

- 26 881 руб. (118 000 руб. - 18 000 руб. - 73 119 руб.) - списан финансовый результат от реализации объекта основного средства;

Дебет 51 Кредит 62

- 118 000 руб. - поступила оплата от покупателя по договору купли-продажи;

Дебет 76, субсчет "Расчеты по отложенным налогам", Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС"

- 18 000 руб. - отражено обязательство перед бюджетом по НДС.

10.1.4 Продажа основного средства, в первоначальной стоимости которого учитывался НДС

Автотранспортные средства могут учитываться по стоимости, которая включает налог на добавленную стоимость, уплаченный при их покупке. В соответствии с п. 33.3 Методических рекомендаций к такому имуществу относятся:

1) транспортные средства, приобретаемые за счет средств целевого бюджетного финансирования и оплачиваемые с учетом НДС, который вычету не подлежит, а покрывается за счет соответствующего источника;

2) безвозмездно полученные транспортные средства, учитываемые организацией по стоимости, включающей суммы налога, уплаченные передающей стороной;

3) приобретенные автотранспортные средства, используемые при осуществлении операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со ст. 149 НК РФ;

4) служебные легковые автомобили и микроавтобусы, приобретенные до 1 января 2001 г. и числящиеся на балансе налогоплательщика с учетом налога.

При реализации транспортных средств, учтенных по стоимости, включающей сумму уплаченного при приобретении НДС, налоговая база определяется как разница между продажной ценой реализуемого объекта (с учетом НДС и акцизов и без включения в нее налога с продаж) и его стоимостью (п. 3 ст. 154 НК РФ).

Пример 6. Вернемся к условиям предыдущего примера. Предположим, что легковой автомобиль был приобретен в декабре 2006 г. Поэтому сумма НДС, уплаченная при его покупке, была включена в состав первоначальной стоимости автомобиля. Поэтому его первоначальная стоимость - 150 000 руб., а сумма начисленной амортизации - 67 000 руб.

Остаточная стоимость легкового автомобиля составляет 83 000 руб. (150 000 руб. - 67 000 руб.). Продажная стоимость равна 118 000 руб. Налоговая база для расчета НДС составит 35 000 руб. (118 000 руб. - 83 000 руб.). А сумма НДС будет равна 5339 руб. (35 000 руб. : 118% x 18%).

10.2 Списание транспортных средств

В бухгалтерском учете, как и в налоговом, организация вправе списать автотранспортное средство до окончания срока полезного использования (п. 29 ПБУ 6/01). Причиной списания может стать:

- физический износ;

- сильные повреждения во время аварии и других чрезвычайных обстоятельствах;

- похищение автотранспортного средства.

Порядок списания прописан в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств (Приказ Минфина России от 13 октября 2003 г. N 91н).

10.2.1 Какие документы необходимо оформить при списании транспортного средства

Решение о ликвидации транспортного средства принимает руководитель, которое оформляется в виде приказа.

Для того чтобы определить непригодность транспортного средства к дальнейшему использованию, невозможность или неэффективность его восстановления, оформить документацию на списание, нужно создать постоянную действующую комиссию. Как правило, ликвидационная комиссия создается приказом руководителя. Она осматривает транспортное средство, подлежащее списанию, устанавливает причины его списания (физический или моральный износ, авария и т.д.), выявляет виновных в преждевременном списании, если они имеются. Члены комиссии решают, можно ли использовать в дальнейшем детали и узлы, материалы списываемого объекта, и оценивают их по цене возможного использования.

В обязанности комиссии входит составление акта на списание автотранспортного средства. Акт по форме N ОС-4а (утв. Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а). Первый экземпляр этого акта, с документом, подтверждающим снятие с учета в ГАИ, передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

При списании автотранспортных средств в акте следует указать:

- дату принятия объекта к бухгалтерскому учету;

- год изготовления;

- время ввода в эксплуатацию;

- первоначальную стоимость;

- сумму начисленной амортизации;

- пробег автомобиля;

- технические характеристики его агрегатов и деталей.

Также в акте обязательно надо указать причины выбытия и обосновать нецелесообразность использования и невозможность восстановления объекта. Акт подписывают члены ликвидационной комиссии, а утверждает его руководитель организации.

Если транспортное средство списывается в результате аварии, то к акту обязательно следует приложить копию акта об аварии.

10.2.2 Списание по причине физического износа

В случаях недостачи (хищения) или порчи объектов их остаточная стоимость относится в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы".

Как правило, после разборки транспортного средства довольно часто остаются какие-либо детали, пригодные к дальнейшему использованию. На их стоимость уменьшается ущерб от списания транспортного средства. Предполагается, что их можно будет использовать в производстве.

Пример 7. По решению руководителя ООО "Саяны" решено списать грузовой автомобиль по причине физического износа.

Первоначальная стоимость автомобиля составляет 350 000 руб., сумма начисленной амортизации - 250 000 руб. После разборки автомобиля были оприходованы запчасти по цене возможного использования на сумму 20 000 руб.

При поступлении грузовика на предприятие сумма "входного" НДС была возмещена из бюджета.

В бухгалтерском учете ООО "Саяны" были сделаны следующие проводки:

Дебет 01, субсчет "Выбытие основных средств", Кредит 01

- 350 000 руб. - отражена первоначальная стоимость грузового автомобиля;

Дебет 02 Кредит 01, субсчет "Выбытие основных средств"

- 250 000 руб. - списана сумма амортизации, начисленная на момент списания грузового автомобиля;

Дебет 91-2 Кредит 01, субсчет "Выбытие основных средств"

- 100 000 руб. - списана остаточная стоимость автомобиля;

Дебет 10-5 Кредит 91-1

- 20 000 руб. - на склад оприходованы материалы и запасные части по цене возможного использования;

Дебет 91-9 Кредит 99

- 80 000 руб. (100 000 руб. - 20 000 руб.) - выявлен финансовый результат от списания грузового автомобиля.

В налоговом учете расходы на ликвидацию выводимых из эксплуатации автотранспортных средств учитываются в составе внереализационных расходов. Здесь же учитываются суммы недоначисленной амортизации. Причем в расходах эти суммы можно учесть единовременно в момент списания транспортного средства (пп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Первоначальная стоимость транспортного средства и сумма начисленной амортизации в бухгалтерском и налоговом учете могут не совпадать. В этом случае можно дописать налоговые данные в акт формы N ОС-4а. Этот документ будет являться подтверждающим и в налоговом учете.

10.3 Автомобиль угнали

Если произошла кража транспортного средства, организация обращается в следственно-судебные органы. Уже после обнаружения данного факта и передачи соответствующего заявления в органы внутренних дел организации следует провести инвентаризацию. По результатам этой инвентаризации оформляются акты по формам N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств" и N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией". До появления оснований, позволяющих списать недостачу за счет соответствующих источников, стоимость угнанного автомобиля отражается на счете 94. Затем она подлежит списанию (п. 29 ПБУ 6/01).

10.3.1 Если виновные установлены

Суд решает, кто виноват в краже и сколько нужно взыскать с виновного лица. Обычно суд решает, что похититель должен возместить причиненный организации ущерб в размере рыночной стоимости украденного основного средства.

Так как похищенное имущество в дальнейшем не участвует в производственной деятельности организации, необходимо восстановить сумму НДС, предъявленную к вычету при поступлении указанного основного средства. Сумма НДС рассчитывается по ставке 18% от остаточной стоимости украденного основного средства.

Пример 8. В марте 2006 г. у организации "ЗАО "Автотранс" был похищен автомобиль "ГАЗ-3121" с охраняемой стоянки. Первоначальная стоимость автомобиля составила 100 000 руб., амортизация, начисленная на момент похищения, - 60 000 руб.

Суд обязал автостоянку возместить ущерб в размере рыночной стоимости автомобиля - 50 000 руб.

В бухгалтерском учете ЗАО "Автотранс" были сделаны следующие проводки:

Дебет 01, субсчет "Выбытие основных средств", Кредит 01

- 100 000 руб. - отражена первоначальная стоимость автомобиля;

Дебет 02 Кредит 01, субсчет "Выбытие основных средств"

- 60 000 руб. - списана сумма амортизации, начисленная на момент списания украденного автомобиля;

Дебет 94 Кредит 01, субсчет "Выбытие основных средств"

- 40 000 руб. - списана остаточная стоимость автомобиля;

Дебет 76 Кредит 94

- 40 000 руб. - отражена фактическая сумма ущерба;

Дебет 76 Кредит 98

- 10 000 руб. (50 000 руб. - 40 000 руб.) - отражена разница между присужденной судом величиной ущерба и суммой ущерба по данным бухгалтерского учета;

Дебет 51 Кредит 76

- 10 000 руб. - погашена задолженность по причиненному ущербу;

Дебет 98 Кредит 91-1

- 10 000 руб. - разница между присужденной судом величиной ущерба и суммой ущерба по данным бухгалтерского учета включена в прочие доходы.

Разница не облагается налогом на добавленную стоимость по следующим основаниям. Согласно п. 2 ст. 153 НК РФ в налоговую базу включаются все доходы, связанные с расчетами по оплате товаров, но при этом выбытие товаров должно признаваться реализацией в целях налогообложения. Реализацией в целях налогообложения признается передача права собственности на товары как на возмездной основе, так и в случаях, предусмотренных НК РФ, на безвозмездной основе (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Кроме того, в ст. 162 НК РФ приведен перечень получаемых организациями сумм, связанных с расчетами по оплате товаров. В этом перечне не предусмотрен доход в виде разницы между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам и хищениям.

С суммы полученного внереализационного дохода организация должна заплатить налог на прибыль в соответствии с п. 3 ст. 250 НК РФ.

Пример 9. Вернемся к условиям предыдущего примера.

Сумма внереализационного дохода составила 10 000 руб. А сумма налога на прибыль - 2400 руб. (10 000 руб. x 24%):

Дебет 99 Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"

- 2400 руб. - отражена сумма налога на прибыль.

10.3.2 Виновные не установлены, или суд отказал во взыскании ущерба с виновника

Предположим, что от следственных органов получены документы, в которых сказано, что виновные лица не установлены, или же суд вынес решение, что виновных вообще нет.

В этом случае сумма материального ущерба относится на финансовые результаты деятельности организации в соответствии с п. 3 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете":

Дебет 91-2 Кредит 94.

Если виновные не установлены и это подтверждено соответствующими документами органов государственной власти, то убыток от порчи или хищения приравнивается к внереализационным расходам, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

10.4 Как подарить авто своему работнику

Как известно, операции по безвозмездной передаче имущества с точки зрения налогообложения крайне обременительны для обеих сторон - и для дарителя, и для одариваемого.

Реализация товаров на безвозмездной основе облагается НДС с рыночной стоимости передаваемого имущества. Причем сумма начисленного НДС не учитывается при расчете налога на прибыль.

Для работника безвозмездно полученное имущество будет облагаться налогом на доходы физических лиц. Причем налоговая база по этому налогу определяется как рыночная стоимость имущества с учетом НДС, акцизов и налога с продаж (ст. 211 НК РФ) за минусом суммы "необлагаемых" доходов - 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Стоимость безвозмездно полученного имущества ЕСН не облагается (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Пример 10. ООО "Монада" подарило своему сотруднику легковой автомобиль, бывший в употреблении. Год приобретения автомобиля - 1998. Остаточная стоимость машины составляет 100 000 руб., а рыночная - 80 000 руб. (без учета НДС).

Предположим, что бухгалтерская и налоговая остаточная стоимость транспортных средств совпадает.

Сделка была оформлена как безвозмездная передача.

В бухгалтерском учете ООО "Монада" были сделаны следующие проводки:

Дебет 91-2 Кредит 01

- 100 000 руб. - списана остаточная стоимость автомобиля;

Дебет 91-2 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС"

- 14 400 руб. (80 000 руб. x 18%) - отражена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 12 012 руб. ((80 000 руб. + 14 400 руб. - 2000 руб.) x 13%) - начислен налог на доходы физических лиц со стоимости безвозмездно полученного имущества.

Организация может существенно сэкономить на налогах, если несколько изменит порядок безвозмездной передачи транспортного средства своему работнику.

Для этого достаточно превратить безвозмездную сделку в возмездную. То есть оформить все таким образом, чтобы работник приобретал имущество, а не получал даром. При этом, чтобы передача имущества была реально безвозмездной, в качестве компенсации расходов сотруднику можно выплатить материальную помощь. От подобной операции выигрывают обе стороны: работник получает в подарок вещь, которая числилась на балансе организации, а организации экономит на налогах.

Пример 11. Используем условия предыдущего примера. Только на этот раз предположим, что организация выдает работнику материальную помощь для оплаты передаваемого автомобиля.

Определим сумму НДС, которую следует уплатить в бюджет в этом случае. В настоящее время п. 3 ст. 154 НК РФ устанавливает особый порядок определения налоговой базы для имущества, в стоимость которого включена сумма НДС. В случае его реализации она определяется как разница между договорной ценой с НДС, определяемой с учетом рыночной стоимости, и остаточной стоимостью основного средства.

Предположим, что в нашем случае договорная цена равна 94 400 руб., в том числе НДС, а остаточная стоимость - 100 000 руб. Тогда налоговая база по НДС будет равна 5600 руб. (94 400 руб. - 100 000 руб.), а сумма причитающегося к уплате налога равняется нулю.

В результате реализации легкового автомобиля образуется убыток в сумме 20 000 руб. (100 000 руб. - 80 000 руб.). Такой убыток уменьшает налоговую базу предприятия. Он включается в состав прочих расходов равными долями в течение срока, определяемого как разница между сроком полезного использования этого имущества и фактическим сроком его эксплуатации до момента реализации (п. 3 ст. 268 НК РФ). Следовательно, экономия на налоге на прибыль составит 4800 руб. (20 000 руб. x 24%).

Материальная помощь облагается НДФЛ. Налоговой базой в данном случае будет сумма материальной помощи за минусом суммы "необлагаемых" доходов - 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Размер НДФЛ составит 12 012 руб. ((94 400 руб. - 2000 руб.) x 13%).

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 91-2 Кредит 70

- 94 400 руб. - начислена материальная помощь сотруднику на покупку автомобиля за счет чистой прибыли предприятия;

Дебет 70 Кредит 50

- 94 400 руб. - выдана материальная помощь;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 12 012 руб. - удержан НДФЛ с суммы материальной помощи;

Дебет 50 Кредит 62

- 94 400 руб. - сотрудник внес в кассу оплату за автомобиль;

Дебет 62 Кредит 91-1

- 94 400 руб. - отражена договорная стоимость автомобиля с учетом НДС;

Дебет 91-2 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС"

- 14 400 руб. - отражена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет;

Дебет 91-2 Кредит 01

- 100 000 руб. - списана остаточная стоимость автомобиля;

Дебет 99 Кредит 91-9

- 20 000 руб. - выявлен финансовый результат от продажи автомобиля своему сотруднику.

Есть еще один вариант оформления передачи организацией автомобиля своему сотруднику. На наш взгляд, он является наиболее удачным в отношении налогообложения.

Для этого организация должна заключить с работником договор купли-продажи автомобиля с рассрочкой платежа на несколько лет. По условиям договора право собственности на это транспортное средство перейдет к работнику в момент заключения договора, а не после полной оплаты стоимости автомобиля.

Одновременно организация должна заключить с работником договор аренды этого транспортного средства. Причем размер арендной платы должен быть равен сумме ежемесячного платежа работника по договору купли-продажи автомобиля, увеличенной на сумму НДФЛ.

Пример 12. Используем условия предыдущего примера.

ООО "Монада" заключило со своим работником договор купли-продажи легкового автомобиля на сумму 94 400 руб., в том числе НДС - 14 400 руб., с рассрочкой платежа на 16 месяцев. Ежемесячно работник должен вносить 5900 руб. (94 400 руб. : 16 мес.).

Одновременно был заключен договор аренды указанного автомобиля. Сумма арендной платы была установлена в размере 6781,61 руб. (5900 руб. : 87%).

В бухгалтерском учете ООО "Монада" были сделаны такие записи:

Дебет 62 Кредит 91-1

- 94 400 руб. - отражена договорная стоимость автомобиля с учетом НДС;

Дебет 91-2 Кредит 76, субсчет "Расчеты по неоплаченному НДС"

- 14 400 руб. - отражена сумма НДС;

Дебет 91-2 Кредит 01

- 100 000 руб. - списана остаточная стоимость автомобиля;

Дебет 99 Кредит 91-9

- 20 000 руб. - выявлен финансовый результат от продажи автомобиля своему сотруднику.

Ежемесячно бухгалтер делает такие записи:

Дебет 26 Кредит 73

- 6781,61 руб. - начислена арендная плата;

Дебет 73 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 881,61 руб. (6781,61 руб. x 13%) - отражена сумма НДФЛ, подлежащая уплате в бюджет;

Дебет 73 Кредит 62

- 5900 руб. (6781,61 руб. - 881,61 руб.) - сумма арендной платы зачтена в счет оплаты по договору купли-продажи;

Дебет 76, субсчет "Расчеты по неоплаченному НДС", Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС"

- 1034,48 руб. (6781,61 руб. : 118% x 18%) - отражена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет.

На сумму арендной платы организация может уменьшать расходы текущего отчетного периода в течение 16 месяцев. За это время экономия организации по налогу на прибыль составит 26 041 руб. ((6781,61 руб. x 16 мес.) x 24%).

Кроме того, убыток, возникший при продаже автомобиля, в размере 20 000 руб. будет включаться в состав прочих расходов в течение некоторого срока. Он определяется как разница между сроком полезного использования этого имущества и фактическим сроком его эксплуатации до момента реализации (п. 3 ст. 268 НК РФ). Следовательно, экономия на налоге на прибыль за этот период составит 4800 руб. (20 000 руб. x 24%).

А теперь сравним варианты передачи автомобиля своему сотруднику.

	Безвозмездная передача	Договор купли-продажи
		и материальная помощь	и договор аренды
НДС	14 400	14 400	14 400 (уплачиваются частями)
НДФЛ	12 012	12 012	14 105,76 (881,61 руб. x 16 мес.) (уплачиваются частями)
Налог на прибыль	0	-4 800	-30 841 (4800 + 26 041)
Итого расходы	26 412	21 612	-2 335,24

Глава 11. Соблюдение транспортного законодательства

В настоящее время действует Приказ Министерства транспорта РФ от 9 марта 1995 г. N 27, которым утверждено Положение об обеспечении безопасности дорожного движения. Выполнять его требования обязаны все без исключения фирмы и предприниматели в части, не противоречащей Федеральному закону N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения".

Во-первых, на любом предприятии, занимающемся перевозками, должен быть ответственный за безопасность дорожного движения. Он обязан иметь профессиональное образование и проходить регулярные аттестации в комиссии, обычно создаваемой при государственной транспортной инспекции.

Во-вторых, водители, принимаемые на работу, должны иметь при себе все необходимые документы: права соответствующей категории, действующие медицинские справки и т.д. Их квалификация, опыт работы и другие профессиональные характеристики должны соответствовать требованиям, которые установлены для конкретного вида перевозок.

После приема на работу фирма должна вести на каждого из них подробное досье. В нем надо фиксировать все факты, связанные с водительской деятельностью сотрудника: переподготовку и повышение квалификации, совершенные ДТП, болезни, нарушения, связанные с употреблением алкоголя, работу по совместительству, перерывы в водительской деятельности.

Молодые водители и шоферы, потерявшие навык вождения, не допускаются к работе без стажировки по предполагаемому маршруту движения. Причем именно на том транспорте, на котором им впоследствии придется работать. Такую стажировку должен проводить специалист, имеющий разрешение на это.

В-третьих, надо обеспечить ежедневные до- и послерейсовые медицинские осмотры водителей. Также требуется составить графики их труда и отдыха, которые исключали бы переработку по сравнению с действующими нормативами.

В-четвертых, нужно периодически проводить инструктажи об условиях движения и работы на маршруте. Сведения о них заносятся в специальный журнал. Раз в год фирмы обязаны организовывать повышение квалификации водителей по специальным программам. Сведения о прохождении курса занятий и сдаче зачетов заносятся в личное дело водителя.

В-пятых, должен быть обеспечен ежедневный контроль за техническим состоянием транспортных средств, отправляемых в рейс. При этом специалисты, ответственные за исправность машин, должны лично расписываться в путевых листах.

В-шестых, организация обязана предоставить своему водителю все необходимые документы: паспорт технического средства, путевой лист и товарно-транспортные накладные на перевозимый груз.

Отметим, что мы перечислили далеко не все обязанности организаций, имеющих собственный автопарк. Но уже из приведенного списка понятно, какие требования должны выполнять руководители фирм и предприниматели, чтобы у представителей транспортной инспекции не было к ним претензий.

Проверив деятельность перевозчика и обнаружив в ней существенные недостатки, инспектор транспортной инспекции может подготовить предложения о наказании руководства. В крайнем случае он вправе поставить вопрос об изъятии или приостановлении лицензии. Если же фирма или предприниматель работают без нее, то инспектор будет действовать по-другому.

Обнаружив нарушение на линии (например, если у водителя не будет путевого листа, накладных или эти документы будут неправильно оформлены), транспортники составят рапорт. Затем они передадут его в то подразделение инспекции, на территории которого находится предприятие-нарушитель. Далее оно вместе с работниками ГАИ проверит, как выполняются требования Приказа N 27 в этом автохозяйстве.

Если эта проверка выявит нарушения, то на первый раз транспортники ограничатся предписанием, в котором предложат устранить недостатки. Но если фирма или предприниматель попадутся вторично, то сотрудники транспортной инспекции составят протокол о невыполнении в срок законных требований контролирующих органов. За это нарушение полагается штраф (ст. 19.5 КоАП РФ):

- для организаций - от 5000 до 10 000 руб.;

- для должностных лиц и предпринимателей - от 500 до 1000 руб.

Однако, уплатив штраф, нарушитель должен будет устранить выявленные недостатки. Если при повторной проверке инспектор вновь наткнется на те же нарушения, то он составит новый протокол. Причем неисправленные недостатки будут отягчающим обстоятельством (ст. 4.3 КоАП РФ). А это автоматически повлечет за собой увеличение суммы штрафа.

11.1 Лицензирование внутренних перевозок

Для грузовых и пассажирских перевозок, которые осуществляются для обеспечения собственных нужд юридических лиц, получать лицензию не нужно (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности"). Следовательно, чтобы возить на персональных автомобилях руководителей, на автобусах - собственных сотрудников, а также для осуществления перевозок по территории предприятия и доставки своей продукции покупателям лицензия не требуется.

11.1.1 Как получить лицензию

Специализированная автотранспортная организация должна иметь лицензию (на транспорт, предназначенный для перевозки на коммерческой основе более 8 пассажиров). Этого требует ст. 17 Федерального закона от 8 августа 2001 г. N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности".

Исключение сделано лишь для организаций, которые используют такой автомобильный транспорт только для перевозки своих сотрудников, для доставки приобретенных материалов на предприятие или же для доставки покупателям продукции собственного производства.

В заявлении на получение лицензии следует указать наименование, организационно-правовую форму и место нахождения юридического лица, а также наименование лицензируемого вида деятельности, которую юридическое лицо намерено осуществлять.

Кроме того, организация должна представить копии учредительных документов и копию свидетельства о государственной регистрации и постановки на учет в налоговом органе. Все копии должны быть заверены нотариально.

К заявлению следует приложить и документы, подтверждающие квалификацию работников соискателя лицензии. Это копии дипломов специалистов-транспортников, копии документов, подтверждающих, что эти работники прошли специальную аттестацию, а также копии водительских удостоверений шоферов. Наименования специальностей, которые должны быть указаны в дипломах, приведены в Приказе Минтранса России от 22 июня 1998 г. N 75 "Об утверждении квалификационных требований к специалистам юридических лиц и индивидуальным предпринимателям, осуществляющим перевозки пассажиров и грузов автомобильным транспортом". Если дипломированных специалистов в организации нет, то лицензию получить невозможно.

Определенные затруднения может вызвать требование о представлении копий аттестационных документов. Порядок аттестации руководителей и специалистов транспортных предприятий установлен совместным Приказом Минтранса России и Министерства труда РФ от 11 марта 1994 г. N 13/11 "Об утверждении Положения о порядке аттестации лиц, занимающих должности исполнительных руководителей и специалистов организаций и их подразделений, осуществляющих перевозку пассажиров и грузов". Помимо того что такую аттестацию можно пройти только в специальной комиссии, созданной при транспортной инспекции, к испытанию допускаются лишь те, кто прошел дополнительное повышение квалификации. Список должностных лиц, которые обязательно должны пройти аттестацию, следующий:

1) руководители или заместители руководителей, отвечающие за обеспечение безопасности движения на предприятиях;

2) начальники:

- отделов (или иных подразделений) эксплуатации и безопасности дорожного движения, технического контроля, предприятий транспорта;

- колонн (маршрутов), отрядов;

3) специалисты:

- диспетчеры, механики ОТК, механики (мастера) колонн, отрядов.

Если вы захотите сэкономить на оплате услуг нотариуса, достаточно вместе с копиями документов принести в транспортную инспекцию их оригиналы. Сотрудник, который примет у вас документы, сверит подлинники с копиями и сам заверит их.

В составе пакета документов необходимо представить сведения о транспортных средствах, которые заявлены для выполнения лицензируемого вида деятельности.

Все принятые документы инспектор примет по описи и второй экземпляр описи выдаст вам на руки.

Московской транспортной инспекцией утвержден Пакет документов, которые представляют соискатели для получения лицензии на перевозку пассажиров и грузов автомобильным транспортом.

Форма заявления указана в Приложении 1-1 к этому документу. В заявлении требуется указать предполагаемый период действия лицензии.

Лицензирующий орган в день получения заявления о предоставлении лицензии проверяет правильность оформления заявления и наличие всех необходимых документов (п. 8 Постановления Правительства РФ от 30 октября 2006 г. N 637).

Сведения о транспортных средствах надо представлять по формам, которые установлены Приложениями 1-4, 1-5, 1-6 к Приказу N 04-181. В примечаниях требуется указать дату, до которой заявитель может эксплуатировать то или иное транспортное средство. Это необходимо сделать в том случае, если транспортное средство временно ввезено на территорию России, арендовано или эксплуатируется по доверенности. Все остальные данные переносятся из паспортов технических средств.

После проверки представленных документов транспортная инспекция выдаст организации лицензию сроком на 5 лет, а на каждый автомобиль, указанный в приложениях, - лицензионную карточку. Во время поездки такая карточка должна быть у водителя, управляющего соответствующим автомобилем.

11.1.2 Учет затрат на приобретение лицензии

В составе документов, которые следует подавать в транспортную инспекцию, должен быть документ, подтверждающий оплату услуг инспекции, связанных с рассмотрением заявления организации. Размер такой платы установлен ст. 15 Закона РФ N 128-ФЗ и составляет 300 руб.

За получение лицензии надо заплатить 1000 руб. Если эта сумма не будет перечислена в течение трех месяцев, то лицензию организации аннулируют. Такое положение установлено п. 3 ст. 13 Закона РФ N 128-ФЗ.

Напомним, что расходы, связанные с получением лицензии, учитываются на счете 97 "Расходы будущих периодов". В зависимости от принятой в организации учетной политики, эти расходы списываются на себестоимость:

- равномерно,

- пропорционально объему продукции;

- другими способами, утвержденными руководителем организации.

Затраты, связанные с получением лицензии, являются для организации расходами по обычным видам деятельности. Согласно п. 18 ПБУ 10/99 такие расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они были понесены, независимо от даты оплаты. Списывая расходы на себестоимость, бухгалтер отражает их проводкой:

Дебет 26 Кредит 97

- списана часть стоимости лицензии.

Поскольку без лицензий заниматься автомобильными перевозками пассажиров и грузов нельзя, расходы на их приобретение являются экономически оправданными, то есть обоснованными. Если эти расходы подтверждены документально, то их можно включать в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, транспортные фирмы, применяющие метод начисления, и в бухгалтерском, и в налоговом учете могут отражать расходы, связанные с приобретением лицензий, одновременно.

Пример 1. В январе транспортная фирма "ООО "Молния" перечислила транспортной инспекции 300 руб. за рассмотрение заявления о выдаче лицензии на перевозку пассажиров легковым транспортом.

В феврале ООО "Молния" оплатило лицензионный сбор в размере 1000 руб. и получило лицензию сроком на пять лет. Учетной политикой организации предусмотрено равномерное списание расходов будущих периодов на себестоимость транспортных услуг. ООО "Молния" определяет доходы и расходы методом начислений.

В бухгалтерском учете фирмы необходимо сделать следующие проводки:

В январе:

Дебет 76 Кредит 51

- 300 руб. - перечислен сбор за рассмотрение заявления на выдачу лицензии;

В феврале:

Дебет 76 Кредит 51

- 1000 руб. - уплачен лицензионный сбор;

Дебет 97 Кредит 76

- 1300 руб. (1000 руб. + 300 руб.) - затраты на получение лицензии отражены в составе расходов будущих периодов;

Дебет 26 Кредит 97

- 21,67 руб. (1300 руб. : 5 лет : 12 мес.) - списаны на себестоимость расходы на получение лицензии.

Последнюю проводку бухгалтер ООО "Молния" будет делать ежемесячно, в течение 5 лет. В таком же порядке он будет уменьшать облагаемую прибыль на затраты, связанные с получением лицензии.

11.1.3 Продление и изменение лицензии

При каждом продлении срока действия лицензии фирме надо будет платить по 100 руб. Транспортная инспекция продлит лицензию в течение 10 дней после подачи соответствующего заявления.

Если в течение срока действия лицензии у организации появятся дополнительные транспортные средства, потребуется подать в транспортную инспекцию заявление с просьбой выдать новые лицензионные карточки на эти машины.

В Положении о лицензировании перевозок говорится, что подобное заявление нужно направить в 15-дневный срок. Правда, с какого момента отсчитывается этот срок, не сказано. На наш взгляд, заявление о выдаче дополнительных лицензионных карточек следует подавать в течение 15 дней с момента государственной регистрации транспортных средств, то есть с того момента, как на машине установлены номерные знаки.

Если лицензионная карточка потеряна, то необходимо подать заявление на ее замену. Такое же заявление нужно будет написать, если срок действия лицензионных карточек истечет быстрее, чем срок действия лицензии. Это может произойти, например, в том случае, если организация использует арендованный транспорт. Дело в том, что карточки на арендованные автомашины выдаются только на срок действия договора аренды. И даже если общая лицензия еще действительна, лицензионные карточки придется менять.

Если у организации появится необходимость прекратить или приостановить действие лицензии, в транспортную инспекцию нужно подать заявление. При этом придется сдать в инспекцию лицензионные карточки. Если организация забудет это сделать, то их изымут в принудительном порядке.

11.2 Ответственность за нарушения лицензионных требований

За отсутствие лицензионной карточки водителю придется уплатить штраф в размере 50 руб. Такое наказание предусмотрено п. 2 ст. 12.3 КоАП РФ.

За отсутствие лицензии фирму накажут более строго. Организация может быть оштрафована на 40 000 - 50 000 руб., а должностные лица - на 4000 - 5000 руб. Кроме того, по решению суда у нарушителей могут быть конфискованы сами транспортные средства.

Такое же наказание ожидает и организацию, которая ведет свою деятельность с просроченной лицензией.

За нарушение лицензионных требований предусмотрены штрафы:

- для юридических лиц - от 30 000 до 40 000 руб.;

- для должностных лиц - от 3000 до 4000 руб.

Названные меры ответственности установлены п. п. 2 и 3 ст. 14.1 КоАП РФ.

Проверять соблюдение лицензионных требований будут представители транспортной инспекции. Если владелец лицензии занимается перевозкой пассажиров, проверки проводятся один раз в год. Если фирма перевозит грузы - один раз в два года. Впрочем, если инспекторы получат информацию о том, что организация нарушает лицензионные требования, они придут к вам "вне очереди".

Сотрудники транспортной инспекции могут проверить профессиональную надежность водительского состава, техническое состояние транспортных средств, обеспечение безопасности перевозок и т.д. Регламент проверок определен Приказом Министерства транспорта РФ N 27.

Глава 12. Горюче-смазочные материалы (приобретение, расходование, учет)

В составе материальных затрат организаций, имеющих на балансе автотранспорт, большое место занимают расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), бензина, моторных масел и т.п. ГСМ используют в процессе своей деятельности как предприятия, имеющие собственный парк автотранспорта, так и предприятия, его арендующие. При этом приобретение горюче-смазочных материалов, как правило, обусловлено следующими причинами:

- осуществление предприятием коммерческих перевозок (доставка готовой продукции или товаров покупателю; доставка приобретенных товаров или готовой продукции от покупателя на собственный склад и т.п.);

- осуществление предприятием служебных перевозок (использование служебных легковых автомобилей для транспортного обслуживания административно-управленческого персонала);

- использование автотранспорта для внутренних производственных нужд производства (доставка рабочих автобусом к месту работы и обратно);

- использование автотранспорта для непроизводственных нужд предприятия (транспортное обслуживание, связанное с организацией досуга работников предприятий, например: спортивных мероприятий, отдыха, развлечений, мероприятий культурно-просветительского характера и иных аналогичных мероприятий).

Учет хозяйственных операций, связанных с движением горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ), можно разделить на следующие стадии:

- приобретение ГСМ;

- хранение ГСМ (для тех организаций, у которых имеются специально оборудованные склады);

- отпуск ГСМ;

- списание ГСМ на счета учета затрат на производство или иные счета бухгалтерского учета;

- реализация излишков ГСМ.

На всех вышеуказанных стадиях необходимо вести как бухгалтерский, так и оперативный учет ГСМ. Кроме того, бухгалтерам следует правильно организовать и налоговый учет ГСМ.

В предложенном издании подробно рассмотрены вопросы организации учета горюче-смазочных материалов в организациях: описаны правила учета ГСМ, приобретенных за наличные и по безналичному расчету - по талонам и с использованием платежных карт; изложены методы формирования фактической стоимости ГСМ, если они приобретены по фактическим или по учетным (плановым) ценам; указаны нормы расхода топлива и первичные учетные документы, подтверждающие расход ГСМ; освещен порядок списания ГСМ в производство и особенности отражения реализации излишков ГСМ.

Книга предназначена для руководителей и бухгалтеров организаций, также она будет полезна студентам экономических вузов и слушателям бухгалтерских курсов.

12.1 Основные положения

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются основной статьей расходов при эксплуатации автотранспорта.

Под горюче-смазочными материалами (далее по тексту - ГСМ) понимаются автобензин, дизельное топливо, керосин, дизельное и автотракторное масла, сжатый и сжиженный газ, используемые в качестве моторного топлива, а также другие технические и специальные жидкости, используемые при эксплуатации транспортных средств (легковых и грузовых автомобилей, автобусов, микроавтобусов, тягачей, самосвалов, фургонов, специальных и специализированных автомобилей (краны, погрузчики, пожарные автомобили и т.п.)).

ГСМ, используемые организациями для эксплуатации автотранспортных средств, относятся к материально-производственным запасам, учет которых следует вести в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 г. N 44н (далее - ПБУ 5/01).

Учет горюче-смазочных материалов организуется на основе:

- строгого соблюдения установленного порядка приемки и отпуска горюче-смазочных материалов;

- тождественности данных оперативно-складского и бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов.

При организации учета ГСМ необходимо соблюдать основные принципы оперативно-бухгалтерского метода учета, которыми являются:

- подлинная оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета ГСМ на складах и в баках автотранспорта, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;

- систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению ГСМ, а также ведения складского учета; бухгалтеры должны самостоятельно проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;

- осуществление бухгалтерского учета материальных ГСМ в денежном выражении по учетным ценам или по фактической себестоимости в разрезе синтетических счетов, субсчетов, местам хранения - складам и кладовым (материально ответственными лицами) и маркам ГСМ;

- систематическое подтверждение органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам или по фактической себестоимости, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

В соответствии с Планом счетов горюче-смазочные материалы учитываются на субсчете 3 "Топливо" счета 10 "Материалы". На этом субсчете отражается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 3 "Топливо" счета 10.

Учет горюче-смазочных материалов целесообразно организовать в разрезе следующих субсчетов:

- субсчет 3-1 "Топливо на складах";

- субсчет 3-2 "Топливо в баках транспортных средств";

- субсчет 3-3 "Топливо по талонам".

На субсчете 10-3-1 "Топливо на складах" учитывается наличие и движение всех видов нефтепродуктов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и для других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки.

Основанием для записей по дебету субсчета 10-3-1 "Топливо на складах" являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших горюче-смазочных материалов материально ответственными лицами. По кредиту субсчета 10-3-1 "Топливо на складах" производится списание горюче-смазочных материалов с подотчета материально ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, требований, лимитно-заборных ведомостей, накладных.

При этом дебетуются:

- субсчет 10-3-2 "Топливо в баках транспортных средств" - на стоимость отпущенных бензина и дизельного топлива другим материально ответственным лицам и водителям;

- счета 23 "Вспомогательное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Издержки обращения" - на стоимость отпущенных с нефтескладов (пунктов заправки) смазочных материалов.

На субсчете 10-3-2 "Топливо в баках транспортных средств" учитывается бензин и дизельное топливо, полученные водителями:

- в виде талонов;

- на основании ведомостей учета выдачи нефтепродуктов.

Субсчет 10-3-3 "Топливо по талонам" предназначен для учета талонов на бензин, дизельное топливо и смазочные материалы. Учет ведется в единицах измерения, указанных на приобретенных талонах, и в стоимостном выражении. В то же время на этом счете талоны учитываются только в том случае, если договором заправки, заключенным с АЗС, предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит в момент передачи талонов.

Для получения более точной информации рекомендуется использовать субсчета второго порядка. Например:

- субсчет 10-3-1-1 "Бензин на складе" - по маркам;

- субсчет 10-3-1-2 "Дизельное топливо на складе" - по видам;

- субсчет 10-3-1-3 "Специальные масла на складе" - по видам.

Аналитический учет ведется по отдельным материально ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.

12.2 Учет поступления ГСМ на предприятие

12.2.1 Приобретение горюче-смазочных материалов

Приобретение ГСМ может производиться предприятием:

- за наличный расчет;

- в безналичной форме.

В первом случае ГСМ приобретаются подотчетными лицами, которыми обычно являются водители предприятия. Расчеты при безналичной форме приобретения производятся либо путем перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика - специализированной организации, либо путем проведения взаимозачета. Кроме того, одной из распространенных форм приобретения ГСМ является отпуск их с автозаправочных станций (АЗС) по талонам, а также по пластиковым картам.

Приобретение ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях.

Приобретение ГСМ на АЗС за наличный расчет - это наиболее распространенный способ их приобретения. В этом случае водителям выдаются из кассы наличные денежные средства под отчет для приобретения бензина (дизельного топлива).

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40) выдача наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, которые определяют руководители организаций. Для этого руководитель предприятия издает приказ (образец 1), в котором определяет круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств в кассе предприятия под отчет. В этом приказе также оговариваются сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов.

Образец 1

Приказ

по обществу с ограниченной ответственностью "ААА"

от 8 января 2009 г. N 5

О выдаче наличных денег под отчет

В целях организации работы автотранспорта в организации

Приказываю:

1. Выдавать с 8 января по 31 декабря 2009 г. наличные денежные средства для приобретения горюче-смазочных материалов из кассы водителям в следующих суммах:

Петрову С.В. - 5000 руб.;

Александрову П.Л. - 4500 руб.;

Сергееву Д.А. - 3500 руб.

2. Выдачу наличных в указанных размерах производить еженедельно - в четверг.

3. Авансовые отчеты об израсходованных суммах представлять в бухгалтерию еженедельно (в четверг) перед получением очередной суммы под отчет.

4. При непредставлении отчета за полученные ранее денежные средства очередной аванс не выдавать.

При выдаче средств под отчет необходимо учитывать следующие требования действующего законодательства:

- при наличии остатка по лицевому счету подотчетного лица новый аванс может быть выдан только при представлении отчета по предыдущему (предыдущим) авансу (авансам);

- не допускается выдача средств лицу, с которым организацией не заключен трудовой договор (контракт);

- в организации должны быть установлены сроки и порядок отчетности подотчетных сумм.

Для оформления выдачи денежных средств из кассы организации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" утверждена форма расходного кассового ордера (форма N КО-2).

Данный документ применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

Общепринято, что величина сумм наличных денежных средств для приобретения топлива, подлежащих выдаче под отчет, обычно устанавливается исходя из величины стоимости средненедельного расхода топлива, а при работе в междугородном или межобластном сообщении - исходя из величины стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания.

При исчислении средненедельного расхода топлива используются величины планового пробега, утвержденных в организации линейных норм расхода топлива, действующих цен на топливо в данной местности и на территориях маршрута следования, количество рабочих дней в неделе, величины заправок непосредственно на предприятии (при наличии хранилищ, других условий и возможностей для заправки).

Стоимость расхода топлива при работе на дальних маршрутах исчисляется, кроме того, с учетом предполагаемого дополнительного пробега, связанного с загрузкой в обратном направлении или поиском груза, переадресацией груза, возможного увеличения пробега, связанного с непредвиденными обстоятельствами, в размере до 15% общего пробега по маршруту и т.п.

В бухгалтерском учете операции по выдаче наличных денежных средств под отчет для закупки ГСМ отражаются проводкой:

Дебет 71, "Расчеты с подотчетными лицами", Кредит 50 "Касса"

- выданы наличные деньги под отчет.

По истечении установленного срока водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет", с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Форма N АО-1 "Авансовый отчет" предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений) и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и передается после его утверждения работнику бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает реквизиты документа, подтверждающего приобретение горюче-смазочных материалов, - кассового чека автозаправочной станции.

К авансовому отчету прилагаются чеки ККМ, выдаваемые автозаправочной станцией (АЗС). В соответствии с п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и заполняются соответствующие налоговые регистры. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждается организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абз. 1 вышеуказанного пункта.

Кассовый чек должен содержать следующие данные:

- наименование организации-продавца (АЗС);

- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации-продавца;

- номер кассового аппарата;

- номер и дата выдачи чека;

- стоимость ГСМ с учетом НДС. В некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход. В таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС;

- марка ГСМ, количество топлива и цена за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека ККМ. Однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС выдает товарный чек.

Наличие чека ККМ с необходимыми реквизитами является основанием для заполнения налогоплательщиком соответствующего налогового регистра и отнесения в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения, стоимости ГСМ, использованных в производственной деятельности предприятия.

Бухгалтер на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости.

В бухгалтерском учете на основании авансового отчета делается проводка:

Дебет 10-3 "Топливо", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

...