Анотація - це коротка, стисла характеристика змісту книги, статті тощо. Вона не розкриває змісту наукового джерела, а лише інформує про наявність наукового джерела певного змісту і характеру.

Сутність і призначення анотації полягають у тому, що вона відповідає на питання, про що йдеться в цьому джерелі. Таким чином, анотація дозволяє користувачеві скласти достатнє й об'єктивне попереднє уявлення про незнайому для нього наукову публікацію і таким чином допомагає в пошуку, відборі та систематизації необхідної інформації.

Анотація обов'язково складається з двох частин: бібліографічного опису (вихідні дані джерела відповідно до чинних ДЕСТів) і власне тексту.

Характерною особливістю змісту анотації є те, що в ній обов'язково має зазначатися, що нового несе анотоване наукове джерело порівняно з іншими, близькими до нього тематикою й цільовим призначенням; чим відрізняється це видання від попередніх.

Щоб вилучити з наукового джерела основну і нову інформацію та сформулювати й правильно оформити її в жанрі анотації, необхідно мати як достатні знання у відповідній галузі знань, так і сформовані навички й уміння у складанні анотації.

Процес анотування наукового джерела має відповідати певним вимогам. Так, зокрема, композиція анотації має бути внутрішньо логічною і може відрізнятися від композиції анотованого джерела; відбір відомостей для анотації, їх формулювання та розташування залежить від змісту й характеру анотованого джерела, від призначення анотації та її адресата; мова анотації має бути науковою, нормативною, лаконічною, ясною, простою, без довгих і занадто складних речень; загальний обсяг анотації не повинен перевищувати 500 друкованих знаків і лише у виняткових випадках може сягати 800 - 1000 друкованих знаків.

Алгоритм анотування наукового джерела

1. Ознайомлення з вихідними даними наукового джерела (назва, жанр наукової продукції, автор, рік і місце видання, структура, обсяг, ілюстрації тощо).

2. Читання тексту з усвідомленням його загального змісту.

3. Визначення логічного суб'єкта (того, про що розповідається в тексті) і логічного предиката (того, що про це говориться).

4. З'ясування актуальності й адресата джерела (статті, книги тощо).

5. Аналіз структури тексту (книги), визначаючи вступну, основну та заключну частину.

6. Визначення головної інформації основної частини тексту, відповідаючи для цього на такі питання:

* Які проблеми висвітлюються?

* Що констатує автор?

* Як розглядаються і розв'язуються поставлені проблеми?

* Яких висновків доходить автор?

7. Оформлення письмово тексту анотації, використовуючи не обхід-ні лексико-граматичні конструкції.

8. Здійснення самоконтролю виконаної роботи.

9. Редагування тексту анотації, зіставивши його з науковим джерелом і перевіривши за правописними нормами, структурну організацію і логіко-граматичні зв'язки між реченнями та їх частинами.

Тема 9. Офіційно-діловий стиль як форма реалізації мовної компетенції. Мовностильові ознаки ОДС. Вимоги до оформлення ділових паперів

9.1 Загальна характеристика офіційно-ділового стилю

Поділ мови на стилі є наслідком її історичного розвитку. Основною ознакою стилю, як зазначалося в попередніх лекціях, є його функція, якою зумовлюється вживання, вибір і поєднання мовних засобів. До певного функціонального стилю текст відносять, беручи до уваги всі його ознаки: мету й завдання мовлення, сферу спілкування, зміст тексту, використання мовних одиниць, які відрізняють один стиль від іншого, визначення їхньої ролі й місця в загальній структурі тексту.

Одним із найдавніших у мові є офіційно-діловий стиль (ОДС). Він властивий офіційним документам (указам, постановам, законам) і діловим паперам (заявам, розпискам, дорученням), які й дали йому назву.

Найперші офіційні документи почали з'являтися в ХІ столітті, зокрема в Києво-Печерському монастирі та у храмі св. Софії. Це були збірки рукописів. Від найдавніших часів збереглися лише поодинокі документи, акти приватно-правового або державного значення.

Документи (акти, хроніки, кодекси прамва, історичні описи тощо) відігравали життєво важливу роль у різні періоди історії України. Так, для історії княжої України (часи Київської держави Х - ХІІІ ст. та Галицько-Волинської держави ХІІІ - ХІУ ст.) основними джерелами є літописи, що збереглися у вигляді літописних кодексів (Іпатіївський кодекс 1425 р., Лаврентіївський кодекс 1377р.), актів (міжнародні договори, зокрема з Візантією), княжих грамот (грамоти галицько-волинських князів ХУІ ст.), правових кодексів (“Руська правда”, церковні устави) тощо.

Для литовсько-польської доби (ХІУ - ХУІІ ст.) характерні грамоти великих князів литовських і королів польських, акти сеймів, “Литовська метрика”, “Коронна метрика”, “Судебник” Казимира, Литовський статут, акти трибуналів, актові книги земських, міських судів, акти магдебургій (міські книги), акти і документи церковних інституцій.

Починаючи з часів Богдана Хмельницького, збільшується кількість документів, зростає їх диференціація. Основними документами цього періоду (ХУІІ - ХУІІІ ст.) є: міжнародні договори, конституції (Бендерська конституція 05.04.1710), універсали й листи гетьманів, акти Генеральної військової канцелярії, акти міського самоврядування (магістратів і ратуш). Залежність України від російської імперської влади зумовила появу документів царських установ, які стосувалися України і діяли на її території (“Малороссийская коллегия”, “Канцелярия министерского правления Малороссийских дел”).

У ХІХ - ХХ ст. кількість документів, рукописних і друкованих зростає. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя, з'являється потреба у класифікації документів.

Сьогодні особливості різних галузей діяльності суспільства відтворюють специфічні документаційні системи (зовнішньоекономічна, банківська, юридична, дипломатична та ін.). Найчисленнішою є система управлінських документів.

Офіційно-діловий стиль слугує для спілкування в державно-політичному, громадському, економічному житті, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. За визначенням А.П. Коваль, "ОДС - це стиль, який задовольняє потребу суспільства в документальному оформленні актів державного, суспільного, політичного, економічного життя, ділових стосунків між державами, організаціями, а також окремими громадянами в офіційній сфері спілкування" Цей стиль властивий офіційним документам. Це один з найдавніших стилів. Його ознаки знаходимо в документах ХІ - ХІІ століть (Мстиславова грамота), в українсько-молдавських документах, українських грамотах ХІV - ХV ст., українських літописах.

"Офіційний" - походить від лат. oficialis - що означає "служба". Має три значення в сучасній українській літературній мові: 1. Який запроваджується, регулюється урядом, урядовою установою або службовою особою; урядовий, службовий; 2. Витриманий відповідно до встановлених правил, формальностей; 3. Позбавлений невимушеності; стриманий діловий, формальний або сухий

ОДС застосовують для написання інструкцій або пояснення методів у роботі. Офіційні документи регламентують життя суспільства та державних стосунків через кодекси, постанови уряду, закони та інші документи.

Специфіка офіційно-ділового стилю полягає в певних стильових рисах, що притаманні лише йому, а саме:

- нейтральний тон викладу змісту, що здійснюється лише у прямому значенні;

- точність та чіткість поєднуються з лаконічністю, стислістю й послідовністю викладу фактів;

- документальність (кожний офіційний папір повинен мати характер документа), наявність реквізитів, які мають певну черговість, що дозволяє довго зберігати традиційні стабільні форми;

- наявність усталених одноманітних зворотів, висока стандартиза-ція вислову;

- сувора регламентація тексту; для чіткої організації текст поділя-ється на параграфи, пункти, підпункти.

Отже, визначальними рисами є точність і стандартність, однозначність викладу й адекватність розуміння, чіткість і послідовність.

Офіційно-діловий стиль має функціональні підстилі:

законодавчий - використовується в законотворчій сфері, регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між державою та громадянами країни; між державою та приватними і службовими особами тощо. Реалізується в Конституції, законах, указах,статутах, постановах і т.ін.

Дипломатичний - використовується у сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури. Регламентує офіційно-ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих громадян. Реалізується в конвенціях (міжнародних угодах), комюніке (повідомленнях), нотах (зверненнях), протоколах, меморандумах, договорах, заявах, ультиматумах і т. ін.

Юридичний - використовується в юриспруденції (судочинство, дізнання, розслідування, арбітраж). Цей підстиль обслуговує й регламентує правові та конфліктні відносини:

- між державою та підприємствами й організаціями всіх форм власності;

- між підприємствами, організаціями та установами всіх форм власності; між державою і приватними особами;

- між приватними особами.

Реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, запитах, повідомленнях тощо.

Адміністративно-канцелярський - використовується у профе-сійно-виробничій сфері, правових відносинах і діловодстві. Він обслуговує та регламентує:

- службові (офіційні) відносини між підприємствами одного й різного підпорядкування;

- службові відносини між структурними підрозділами одного підпорядкування;

- службові відносини між приватною особою та організацією, установою, закладом і навпаки;

- приватні (офіційні) відносини між окремими громадянами.

Реалізується в офіційній кореспонденції (листах), договорах, контрактах, заявах, автобіографіях, характеристиках, дорученнях, розписках тощо.

Слід підкреслити, що стиль ділових паперів і стиль офіційних документів відмінні. Та хоч канцелярське мовлення істотно різниться від мови державних законодавчих актів, функцію вони виконують одну й ту ж - настановчо-інформативну, а це дає підстави відносити їх до одного стилю мовлення.

Отже, офіційно-діловий стиль за своєю структурою, яка виявляється в усіх системах мови, є окремим і повноправним серед інших стилів українського літературного мовлення.

9.2 Основні вимоги до творення письмових текстів офіційно-ділового стилю

Виконуючи загальну комунікативну функцію, цей стиль реалізує і свою основну функцію - інформаційно-настановчу. Широта сфери обслуговування цього стилю - від офіційних міжособистісних стосунків до міжнародних. Тематична неоднорідність і жанрова різноманітність дозволяють виділяти в цьому стилі різновиди: юридичний (законодавчий), адміністративно-канцелярський, дипломатичний.

Кожен із цих підстилів по-своєму реалізує основну функцію ОДС. Наприклад, автобіографія має лише інформативну функцію, наказ - настановчо-інформативну, розпорядження - настановчу. Здебільшого ОДС існує в письмовій формі.

Особливості письмової форми ділового стилю такі:

1. Відсутність співрозмовника в момент висловлення думки. Відсутність мовної ситуації.

2. Не завжди відома кількість співрозмовників та якісний склад аудиторії (за віком, професією, освітою).

3. Письмова форма є вторинною щодо усної, спирається на усну форму як своє джерело.

4. У письмовому мовленні наявна закріпленість текстів за формою існування, наприклад: (паспорт існує тільки у письмовій формі).

5. Монологічний характер письмових текстів. Потенційно необмежена кількість копій.

6. Наявність графічних знаків, властивих тільки письмовій формі (букви, цифри, позначки, схеми, діаграми).

7. Спілкування в письмовій формі не пряме, а опосередковане - через папір. Це зумовлює ретельну роботу над добором мовних засобів, їх уточнення, поліпшення, сувора регламентація лексики і структури тексту, традиційність, консерватизм.

Офіційно-діловий стиль належить до книжних стилів. Він характеризується сукупністю мовних засобів на всіх рівнях мови, які дозволяють найефективніше фіксувати управлінську інформацію й відповідати всім вимогам, що до неї висуваються.

Основним елементом будь-якого документа є текст. Текст - це послідовно об`єднана змістом і побудована за правилами певної мовної системи сукупність речень, у якій чітко і переконливо відбивається причина і мета написання, розкривається суть конкретної справи, містяться докази, висновки.

Будь-який текст документа має відповідати вимогам достовірності, доречності, точності та об`єктивності змісту, нейтральності тону, повноти інформації і максимальної стислості, логічності викладу змісту документа.

Достовірність документа полягає в тому, що факти, викладені в ньому, відображають дійсний стан речей.

Точність мовлення вимагає відповідності змісту висловлювання реальним фактам і не допускає подвійного тлумачення слів та виразів. Точним мовлення може бути за умови вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної мови, а також за умови знання про предмет мовлення.

Логічність забезпечує смислову послідовність тексту. Тому слід чітко і послідовно висловлювати думку. Часто надмірне захоплення „зайвими словами” та інші недоречності можуть бути причинами помилок у логіці викладу тексту. Логічність порушується, якщо в тексті зустрічається:

а) поєднання логічно несумісних слів: жахливо вдалий день, (вдалий день не може бути жахливим);

б) використання зайвих слів: моя власна думка ( в цій фразі одне з двох слів моя чи власна зайве; слід сказати: моя думка, власна думка);

в) зміна форми дієслова з активного стану на зворотний: вибачте мені - вибачаюся, (правильною є форма вибачте мені, тому що вибачаюся значить „вибачаю себе”);

г) правильне чергування низки однорідних елементів речення: акти і документи, (правильно слід писати: документи і акти, тому що слово „документи” означає родове поняття);

г) неправильне узгодження чи координація присудка із складним підметом: дехто з нас знали, (правильно слід писати: дехто з нас знав);

д) порушення порядку слів (частин речення) в реченні: Секретарка сиділа в приймальні, яку ми вперше бачили. Правильно: В приймальні сиділа секретарка, яку ми вперше бачили;

е) заміна підрядних речень дієприслівниковими зворотами. Повернувшись у село, випускнику університету обіцяли роботу за фахом. Правильна форма: Випускнику університету обіцяли роботу за фахом, якщо він повернеться в село.

ж) порушення смислового зв`язку між окремими висловлюваннями у тексті: На факультеті п`ять гуртків, які працюють при кафедрах, вони функціонують вже понад десять років. Правильна форма: На факультеті при кафедрах працює п`ять гуртків, вони функціонують вже понад десять років;

з) невміння поділити текст на абзаци.

Логічність і точність викладу впливають на розуміння й сприйняття тексту слухачем або читачем.

Доречним є текст, у якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові. Щоб полегшити сприйняття й оформлення документа, слід використовувати слова, які точно передають зміст. Документ, зміст якого вичерпує всі обставини справи, називається повним. А текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи - стислий. Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозицій або до виконання прохань, викладених у документі.

При підготовці тексту документа важливо дотримуватися таких правил.

1. Замінювати складні речення простими. Це сприяє прискореному сприйняттю тексту документів.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполуки, що виражають стандартні аспекти змісту (відповідно до чинного законодавства; у зв`язку з погіршенням стану; згідно з рішенням комісії).

Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії, вживають такі синтаксичні конструкції:

У зв'язку з проведенням спільних робіт з ....

У зв'язку з вказівкою...

Відповідно до попередньої домовленості й рішення…

Відповідно до Вашого прохання...

Відповідно до рішення Колегії…

Незважаючи на наші неодноразові усні й письмові нагадування, до цього часу ...

Відчуваючи гостру необхідність...

Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, даючи змогу не витрачати час на пошуки формулювань.

Наведемо декілька прикладів стійких моделей, які склалися для висловлення стандартних аспектів змісту:

Модель синтаксичної конструкції	Варіанти її реалізації
Повідомляємо, що..	закінчено облаштування пунктів пропуску у визначений термін
Доводимо до Вашого відома, що	ми досі не отримали від Вас оперативні звіти за тиждень.
Нагадуємо Вам, що...	ми не одержали від Вас відповіді на запит №__ від_____________
Підтверджуємо...	отримання з бази постачання ДМКУ технічних засобів згідно з переліком
Підтверджуємо з вдячністю...	надходження Вашого запрошення на урочисте засідання...

3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок стоїть перед підметом) тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.

4. Для точності й ясності висловлювання в простих реченнях вживається також певний порядок розташування другорядних вставних слів, (означення мають передувати означуваним словам, вставні слова краще ставити на початку речення). Ще необхідно пам`ятати, про те, що можливі два випадки розташування підрядного речення стосовно головного, якщо підрядне речення відноситься до групи присудка в головному реченні або до всього головного речення. Наприклад: „З огляду на те, що проект рішення було попередньо узгоджено, нарада тривала менше, ніж годину”. Або „Нарада тривала менше, ніж годину, з огляду на те, що...

5. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, які допомагають формулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого рішення. Наприклад: Враховуючи...; Вважаючи ...; Беручи до уваги ...; Керуючись...; Розглянувши представлений до затвердження проект... .

6. Замінювати займенники іменниками.

7. Не вживати емоційних виразів та уникати засобів вираження суб'єктивного ставлення до викладеного явища. Тон службового документа нейтральний.

Складаючи текст документа, важливо не тільки правильно підбирати слово, а й правильно використовувати форму слова (відмінок, рід, число, особу тощо). Неправильно вибрана форма слова спричиняє граматичні помилки, і це утруднює розуміння змісту. Допущені в документі граматичні помилки не тільки свідчать про невисокий рівень грамотності й культури, а й створюють негативне враження про ділові риси суб'єктів ділових стосунків. Найчастіше граматичні помилки допускають у тих документах, текст яких складається у довільній формі, на відносно низькому рівні стандартизації (автобіографія, діловий лист, рекламне оголошення, характеристика тощо).

В офіційно-діловому спілкуванні використовують форми кодифікованої писемної мови, оскільки тільки дотримання цих форм забезпечує точність передачі інформації.

До граматичних норм ділового стилю відносять уніфікацію граматичної структури словосполучень і словоформ.

Вибраний варіант закріплюється як еталонний за кожною композиційною частиною тексту. Наприклад, у тексті наказу кожний пункт починається з вказівки адресата в давальному відмінку - „кому”, а потім „що виконати” у наказовому способі.

1. Начальнику технічного відділу Волкову М.Ю. організувати роботу відділу...

2. Головному бухгалтеру Іваненкові П.І. підготувати пропозицію...

Еталонним є виклад тексту від першої особи в таких документах:

1) автобіографія ( Я... народився ..., навчався ...);

2) заява (Прошу надати..., працюю на посаді...);

3) наказ (Наказую...);

4) службова записка (Доводжу до ..., Вважаю, що...);

Від третьої особи викладають текст у:

1) актах (Комісія дійшла висновку...);

2) трудових угодах, контрактах, договорах (Замовник отримує, а Виконавець зобо'язується ...);

3) характеристиках (Павленко Н.В. ... працює на посаді) .

4) запрошеннях, оголошеннях (Банк надає..., Університет запрошує на співбесіду ...).

Дієприслівникові звороти бажано вживати на початку речення: Враховуючи..., розглянувши ..., беручи до уваги ... .

Слід пам`ятати, що в ділових паперах перевага віддається однозначним іменникам книжного походження: автор, довідка, об`єктивність, маркетинг, реклама. Іменники на означення статусу, професій, посад, звань ( у більшості випадків ) вживаються в чоловічому роді: працівник фірми; бухгалтер розрахункового відділу Хоменкова І.П. Іменники на позначення часу за роком узгоджуються з числівником, займенником чи прикметником у родовому відмінку без прийменника. Наприклад:

Неправильно Правильно

У 2004 р. (році) 2004 р.( року)

У цьому році Цього року

У наступному році... Наступного року...

Слід дотримуватись унормованих форм числа іменників.

Неправильно Правильно

Зробили позначки різними Зробили позначки різним

чорнилами чорнилом

В орудному відмінку множини іменників ІІ відміни та множинних іменників використовується лише закінчення -ами (-еми), -има

Неправильно Правильно

Літак з іноземними гістьми Літак з іноземними гостями

Повернутись із грішми Повернутись з грошима

У формах прикметників місцевого відмінка однини чоловічого та середнього роду слід використовувати закінчення -ому:

Неправильно Правильно

На старім обладнанні На старому обладнанні

Уникати вживання присвійних прикметників, замінюючи їх іменниками або відповідними прикметниковими формами:

Неправильно Правильно

Директорові розпорядження Розпорядження директора

Менеджерові пропозиції Пропозиції менеджера

Усі прикметники, що вживаються у сполученні з числівниками два, три, чотири стоять у називному і знахідному відмінках множини і мають переважно закінчення -і, а не -их: два нестандартні вироби; чотири великі контейнери.

Не менш важливу роль, ніж правильне вживання слів, у документах відіграє чіткість синтаксичної організації текстів. Бо саме синтаксичні помилки в більшості випадків утруднюють сприйняття тексту.

Порушення порядку слів пов`язані з використанням дієприкметникових та дієприслівникових зворотів. Зсув структури простого і складного речення та ціла низка інших помилок часто роблять висловлювання малозрозумілим та таким, що не відповідає основним вимогам мови ділових паперів - точності та однозначності, наприклад: Дозволити акціонерному товариству відкритого типу “Санаторій „Бермінводи” котельну та трансформаторну з усіма видами інженерних мереж відповідно до проекту ввести в експлуатацію. Розрив словосполучення, порушення порядку слів утруднюють сприйняття й розуміння змісту цього речення. Якщо ми внормуємо в ньому порядок слів, то воно матиме такий вигляд: Акціонерному товариству відкритого типу „Санаторій „Бермінводи” дозволити ввести в експлуатацію котельну та трансформаторну підстанцію з усіма видами інженерних мереж відповідно до проекту.

Часто наслідком порушення порядку слів у реченні є розрив дієприкметникового звороту або відривання його від означуваного слова. Найчастіше це викликає помилки в узгодженні дієприкметників. Наприклад: У зв'язку з підвищенням цін на матеріали, комплектацію, енергоносії, підвищенням заробітної плати працівникам, збільшення витрат на відрядження, пов`язаних з обслуговуванням приладу... . Оплата за обладнання по дійсному контракту, постачаємого у вказаний термін, здійснюється простим платежом. Правильно відредаговані наведені речення матимуть таку форму: У зв'язку із підвищенням цін на матеріали, комплектувальні засоби, енергоносії, підвищенням заробітної плати працівникам, збільшенням витрат на відрядження, що пов'язані з обслуговуванням приладу... . За дійсним контрактом оплата за обладнання, яке постачається у вказаний термін, здійснюється простим платежем.

При складанні текстів документів слід пам'ятати, що не варто роз'єднувати:

1) складні та фразеологізовані присудки, як от: слід внести ясність; дозволяється ввести в експлуатацію; провести реконструкцію; брати зобо'вязання.

2) стійкі словосполучення: знайти можливості вирішення проблеми; через зрив графіку поставок; поновити кредитування тощо за винятком випадків розширення їх термінологізованими означеннями: зажадати суттєвих пояснень надати довгостроковий кредит; внести важливі пропозиції;

3) клішовані речення-кліше: працівник не несе матеріальної відповідальності, якщо... . Дія цього договору поширюється на весь час роботи з довіреними працівникові матеріальними цінностями підприємства. Контроль за виконанням постанови покласти на ... Цей договір набуває чинності з моменту підписання сторонами.

4) дієприкметникові та дієприслівникові звороти (особа, відповідальна за радіаційну безпеку, а не відповідальна особа за радіаційну безпеку; виступаючи з ініціативою, про що вказано вище, від імені дирекції фірми, пропонуємо... замість виступаючи з ініціативою від імені дирекції фірми, про що зазначено вище, пропонуємо...).

Дієприслівникові звороти є характерною стилістичною ознакою книжної писемної мови. Навички правильного використання дієприслівникових зворотів дуже важливі в діловому писемному мовленні.

Дуже часто в ділових письмових текстах порушується основна вимога щодо використання дієприслівників. Вона полягає в тому, що дієприслівник і дієслово, до якого він належить, позначають дію однієї особи. Порушення цього правила веде до алогічності висловлювання. Щоб уникнути явища алогічності, слід дотримуватися таких принципів:

1. Використання дієприслівникового звороту неможливе в безосо-бових реченнях (окрім інфінітивних конструкцій), тому що це веде до порушення граматико-синтаксичної норми. Погоджуючись з Вами, у мене немає заперечень; вирішуючи це питання, нами встановлено... .

2. Не використовуються дієприслівникові звороти в пасивних конструкціях, тому що суб'єкт дії пасивної конструкції не може збігатися з суб`єктом дії, що позначається дієприслівником. Помилковими є конструкції: Поєднавши наші зусилля, до нас повернеться впевненість в успіху. Але норма не порушується, якщо у складі присудка безособового речення є інфінітивна форма дієслова: Говорячи про прорахунки в підготовці передвиборної кампанії, слід визначити низку причин об'єктивного характеру.

Дієприслівникові звороти легко замінити у структурі речення підрядним реченням або стійкими зворотами. Наприклад: Враховуючи загальний обсяг статутного капіталу, ми залишаємо за собою право корегування внеску. Ми залишаємо за собою право корегувати внесок залежно від загальних обсягів статутного капіталу.

Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв'язків між фактами, подіями чи явищами, слід викладати їх у зв'язній черговості здійснення (у першу чергу; насамперед; спочатку; одночасно, водночас; потім; після; далі тощо).

У діловому писемному мовленні використовуються речення розповідного характеру з різноманітною будовою: прості, складні, повні, неповні. Перевага надається простим структурам. Прості речення можуть ускладнюватися:

а) вставними словами і словосполученнями, які дають змогу упорядкувати виклад (по-перше, по-друге, з одного боку, отже); деталізувати інформацію ( зокрема, а саме ); пом'якшити відмову (на жаль) та ін.

б) дієприкметниковими та дієприслівниковими зворотами (назва-ний далі, враховуючи Ваші пропозиції ...);

в) однорідними членами речення (Представник має право отримувати документи, подавати заяви, вести справи в усіх судових установах, укладати угоди, одержувати належне довірителю майно).

Важливою ознакою синтаксису ділових паперів є вживання інфінітивних речень. Найчастіше такі речення зустрічаються в наказах і постановах, наприклад: Зарахувати на посаду менеджера Петренка Івана Тихоновича. Управлінню митної служби розробити план заходів щодо забезпечення охорони праці.

Поширеними і стандартними в документах є пасивні структури: факти встановлено; питання розглядається... . Мета пасивних структур - наголосити на дії, а не на суб'єкті дії, а також уникнути категоричності.

Як зазначено вище, в діловому писемному мовленні переважають прості речення, але однак складні речення теж важливі для текстової організації в офіційно-діловій сфері. Складне речення передає складну думку, відбиваючи складні стосунки тих чи інших соціально-правових ситуацій.

Точно визначити певні відношення допомагають сполучники й сполучникові слова. Саме тому використання їх повинно бути коректним. Особливо це стосується складних сполучників та сполучників, що використовуються разом із вказівними словами: не тільки..., а й; як ... , так і ...; якщо ... , то; такий же ..., як; незважаючи на те, що; через те, що; про те, що; завдяки тому, що; з огляду на те, що; перед тим, як.

Іноді в текстах відбувається контамінація (змішування) складного сполучника, що веде до порушення логічного зв'язку в структурі складного речення: наприклад: Не тільки проблеми будівництва, а також побутові та соціальні проблеми будівельників внесені до порядку денного зборів ( замість не тільки, а й).

Часто укладачі документів невиправдано ускладнюють текст. Це виявляється в нанизуванні однотипних підрядних речень, перенасичені складних речень різними ускладненнями (дієприкметниковими та дієприслівниковими зворотами, вставними словами й конструкціями, уособленими доповненнями й обставинами), наприклад: Охорона звільняється від відповідальності за крадіжку майна, якщо встановлено, що охорона була позбавлена можливостей відкрити й оглянути об`єкт для з'ясування причин спрацювання сигналізації, якщо сторонні особи затримані охороною при скоюванні крадіжки, й у інших випадках , якщо охорона доведе відсутність своєї провини. Таке громіздке речення легко рубрикувати або розділити на складові частини, які графічно можна відділити одну від одної:

Охорона звільняється від відповідальності, якщо встановлено:

- що охорона була позбавлена можливості відкрити й оглянути приміщення для з'ясування причин спрацювання сигналізації;

- що сторонні особи затримані охороною в момент скоєння крадіжки;

- що охорона невинна.

Рубрикацію складного речення в тексті можна здійснювати з допомогою сигнального тире на початку абзацу або цифрового позначення. Рубрикація полегшує засвоєння інформації, робить її більш наочною.

9.3 Сучасний діловий документ та його призначення

Основною формою існування ділового тексту є документ. В основі слова документ лежить латинське слово dokeo, що значить «пояснює, викладає справу». Латинське слово dokumentum - це абстрактне поняття, яке означає «зразок», «взірець».

Поява цього слова в українській мові пов'язана з діяльністю Петра І в кінці ХVІІ ст. - на початку ХVІІІ ст., який віддавав перевагу всьому іноземному, запозиченому. Це слово початково означало папери, які підтверджували чиїсь права, законність володіння чимось, законність певних дій, тобто мали юридичну силу, значення. Воно витіснило з ужитку власне українські - грамота, лист, листовне письмо - на позначення таких же реалій.

У Словнику української мови слово «документ» має кілька значень:

1) Матеріальний об'єкт, у якому міститься та або інша інформація, призначена для передачі її в часі й просторі (фотоплівка, перфокарта, відеокасета, могнітозапис).

2) Діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось.

3) Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка).

4) Історичні достовірні письмові джерела

З такого трактування документа видно, що офіційно- ділового стилю стосується лише друге і третє визначення: саме через такі поняття документа і втілюється офіційно-діловий стиль як мовне явище.

Ділові документи (папери) виділяються серед інших документів своїми властивостями, що полягають у тому, що вони

- вони є носіями офіційної інформації, самі служать джерелом потрібної інформації;

- мають правову вагу, господарське значення, оскільки можуть служити письмовим доказом, засобом свідчення чого-небудь, можуть бути довідковим джерелом.

- уможливлюють вилучення інформації з архівів і обробку її в поточній діяльності.

Враховуючи названі та інші особливості ділових паперів, призначення та структуру, можна дати їх загальне визначення.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища та розумову діяльність людини. Це письмовий діловий текст про події, явища об'єктивної дійсності, який побудований за певною моделлю (схемою) і виконує крім загальної для всього стилю, конкретну (тільки йому властиву функцію).

Отже, документ - матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію в заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу.

Документи укладають відповідно до офіційно закріплених чи узаконених правил, традицій. У зв'язку з цим, до якого б із підстилів вони не належали, повинні відповідати таким конкретним вимогам:

- видаватися повноважним органом або особою відповідно до їхньої компетенції;

- не суперечити чинному законодавству, директивним указівкам керівних органів;

- бути достовірними й відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

- відповідати своєму призначенню за встановленою формою;

- бути бездоганно відредагованими (порушеннями в оформленні вважаються: неохайність, нерозбірливість тексту, тонкий, прозорий папір та ін.).

Крім названих вимог під час укладання документів необхідно дотримуватися основних принципів стилю і мови ділових паперів.

В укладанні документів свобода автора обмежена, він змушений дотримуватися визначених правил, не відходячи від них, тобто дотримуватися стандартів і діяти за реґламентом. Стандартизація змушує автора не творити тексти, а відтворювати їх за готовими зразками, укладати за визначеною схемою.

За ступенем стандартизації й регламентації всі документи поділяють на три групи.

1) високого стандарту. Документи, що мають точні стандарти, бо якщо хоча б один із стандартів не витриманий, - документ утрачає юридичну силу (паспорт, диплом, свідоцтво тощо).

2) середній стандарт. Документи, у яких відсутня точність, але для зручності й швидкості їх використання й обробки частину інформації готують заздалегідь (довідка, перепустка тощо).

3) низький стандарт. Документи, для яких визначено певну форму побудови і загальні принципи укладання, однак мовні засоби й компонування тексту автор-укладач добирає сам (характеристика, звіт, протокол тощо).

На відміну від інших рис стилю, що закріплені традицією, стандартизація і регламентація закріплюється законом, тобто держкомітетом стандартів.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів (написання й розташування на бланку реквізитів). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідно до формуляра-зразка (єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, розташованих в усталеній послідовності)

Реквізити (від лат. reqvisitum) - необхідне, потрібне - вихідні, обов'язкові дані документа, відсутність яких позбавляє діловий папір юридичної сили.

В організаційно-розпорядчих документах передбачено 31 реквізит, а саме:

1) державний герб;

2) емблему організації чи підприємства;

3) зображення державних нагород;

4) код установи, організації,

5) код форми документа;

6) назву міністерства або відомства;

7) повну назву організації, установи чи підприємства - автора документа;

8) назву структурного підрозділу;

9) індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адресу, номер телефону, факсу, електронної пошти, номер рахунку в банку;

10) назву виду документа;

11) дату;

12) індекс;

13) посилання на індекс та дату вхідного документа;

14) місце складання або видання;

15) гриф обмеження доступу до документа;

16) адресат;

17) гриф затвердження;

18) резолюцію;

19) заголовок до тексту;

20) відмітку про контроль;

21) текст;

22) відмітку про наявність додатків;

23) підпис;

24) гриф погодження;

25) візи;

26) печатку;

27) відмітку про засвідчення копії;

28) прізвище виконавця та номер його телефону;

29) відмітку про виконання документа і направлення його до справи;

30) відмітку про перенесення відомостей на машинний носій;

31) відмітку про надходження.

У формулярі-зразку вказаний максимальний список реквізитів, проте при виготовленні бланків у них включаються тільки ті реквізити, що відповідають документам відповідного типу.

Типові формуляри служать базою для проектування бланків окремих видів документів.

Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст - це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.

У практиці діловодства документи поділяють на види і групи. Види документів визначають за такими ознаками:

За найменуванням: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи тощо.

За надходженням: службові й особисті. Службові (офіційні) створюються організаціями або їх представниками, а особисті - окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

За місцем виникнення: внутрішні (укладені всередині організації) та зовнішні (створені для ділового спілкування з іншими організаціями);

За призначенням: організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу.

За напрямом: вхідні і вихідні.

За формою: стандартні (регламентовані) та індивідуальні (нерегламентовані). Останні, як правило, містять інформацію про якусь непередбачену ситуацію, тому тут можливий індивідуальний тон викладу матеріалу та емоційно забарвлений текст.

За строками виконання: звичайні безстрокові (виконуються за чергою), термінові (зі встановленням терміну виконання) й дуже термінові (з позначкою «дуже терміново»).

За ступенем гласності: секретні (з позначкою «секретно») і несекретні (для службового користування).

За стадіями створення: оригінали (основний і єдиний його примірник з усіма підписами і засвідченням), копії (точне відтворення оригіналу з позначкою «копія» вгорі праворуч), виписки (якщо треба відтворити частину документа), дублікати (якщо документ загублено).

За складністю: прості (односкладові) і складні.

За строками зберігання: постійні тривалого зберігання (понад 10 років), тимчасові (до 10-ти років);

За технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним способом;

За носієм інформації: (оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці).

Залежно від призначення документи поділяють на групи.

До документації щодо особового складу відносять заяви, накази щодо особового складу, автобіографії, характеристики, резюме, контракти з найму працівників, трудові книжки, особові листки з обліку кадрів.

До інформаційно-довідкових документів належать службові листи, звіти, доповіді та пояснювальні записки, зведення, повідомлення оголошення, телеграми, телефоно- й радіограми, анотації, рецензії, відгуки, прес-релізи, статті, протоколи, довідки, повідомлення.

До документів з господарсько-договірної діяльності належать договори, контракти, трудові угоди.

До обліково-фінансових документів відносять акти, доручення, розписки, накладні, списки, таблиці.

У практиці діяльності державних установ і державної служби найчастіше зустрічаються укази, закони (видаються або затверджуються Президентом України), постанови (видаються Верховною Радою і Кабінетом Міністрів), рішення (видаються місцевими радами), інформаційні записки (тип службової записки, в якій подається інформація про певну діяльність конкретного підрозділу або події у межах певного часу для вищої інстанції).

Укладаючи текст, слід дотримуватися визначених технічних вимог, а саме:

- на бланку друкують тільки першу сторінку, а другу й наступні - на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору, ґатунку;

- підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на іншу сторінку лише за умови наявності на ній не менше двох рядків тексту;

- у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидкого опрацювання й уникнення плутанини.

Рубрикація - це поділ тексту на логічні складові, які графічно відокремлювати одна від одної.

Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір та фактуру паперу та ін., що з рештою виражає будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини: а) зачин (формулює тему); б) фраза (містить основну інформацію); в) коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Інформація, що вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Типовий абзац складається з 4 - 5 речень, хоча ОДС не виключає наявності в абзаці одного речення. Отже, абзац має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.

Для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів використовують нумерацію рубрик тексту.

Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.

Комбінована базується на використанні символів, слів, літер арабських та римських цифр і доповнює абзацні членування тексту.

Система використання різноманітних позначень повинна бути послідовною, логічною і будуватися за спадковою ознакою:

Слід пам'ятати, що для системи буквеної рубрикації літери Ґ, Є, З, І, Ї, Й, О, Ч, та Ь не використовують.

Ця система вимагає, безперечно, й чіткого дотримання правил пунктуації, логічної будови. До однотипних рубрик слід застосувати однорідні засоби нумерації або заголовки.

Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним - однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини [80].

Тема 10. Основи красномовства. Культура міжперсонального спілкування. Публічний виступ. Виробнича нарада. Ділова бесіда

10.1 Майстерність публічної мови як показник мовної компетенції фахівця

Про справжнього спеціаліста можна говорити тоді, коли він не лише має фахову кваліфікацію, а й володіє високою мовленнєвою культурою. Це означає, що професійний успіх значною мірою залежить від того, наскільки адекватно фахівець сприймає людей, як звертається до партнера, чи знаходить прийнятний тон і стиль спілкування, чи вміє слухати співбесідника, чи намагається зрозуміти його, які добирає слова, щоб підтримати або переконати.

Культура мовлення фахівця має відповідати сучасним літературним нормам, характеризуватися лексичним багатством, логічністю, точністю, чистотою, виразністю, доцільністю і бути показником рівня культури особистості, надійним інструментом вирішення виробничих і професійних завдань.

Як бачимо, процес формування висококваліфікованого фахівця буде недостатнім, якщо у нього не будуть сформовані мовленнєві навички й уміння професійного спілкування.

У сучасному трактуванні професійне спілкування означає усний контакт між партнерами (співбесідниками) з метою вирішення ділових проблем або виробничих питань і базується на трьох складових: а) уміння зацікавити співбесідника у корисності запропонованої теми (проблеми); б) створення взаємної довіри; в) використання засобів упливу та переконання при передачі інформації під час спілкування.

Таким чином, щоб досягти мети спілкування, необхідно володіти певними ораторськими навичками й уміннями. Цією проблемою займається теорія комунікації, яка складається з таких наукових гілок, як функціональна стилістика, лінгвістика тексту, культура мовлення, теорія мовленнєвого етикету, риторика.

Ораторське мистецтво з'явилося з виникненням людського суспільства. Перше уявлення про стародавнє красномовство дають джерела риторики Стародавньої Греції часів правління Перікла (V ст. до н.е.). Почесне місце в історії ораторського мистецтва належить Сократу (469 - 399 рр. до н.е.). Він є одним з родоначальників відкривання істини шляхом бесіди, спору, дискусії. Свої бесіди Сократ будував у формі запитань і відповідей. Основною метою своїх бесід філософ вважав виховання кращих моральних якостей, зокрема доброчесності та правдивості. Одним з найвидатніших учнів Сократа був Платон (4127 - 347 рр. до н.е.). Він визначав предмет і суть красномовства як майстерність переконання. Платон, розробив питання про два роди здібностей (синтезу й аналізу), необхідних ораторові в ораторському мистецтві. Платон зазначає, щоб промова оратора була прекрасною, розум оратора повинен досягати істини

Цілу епоху в розвитку риторики становить творчість Аристотеля (384 - 322 рр. до н.е.) - найуніверсальнішого серед давньогрецьких філософів. Створюючи теорію красномовства, Аристотель значно розширив предмет риторики порівняно з поглядами, що існували до нього. Риторика, вчить Аристотель, не стосується якогось окремого, специфічного класу предметів. Риторика здатна знаходити способи переконання відносно кожного предмета.

1 Риторикою користуються на кожному кроці: вона однаково необхідна як у справах, що стосуються побутових потреб, життя окремої людини, так і в справах державного значення: коли людина починає схиляти іншу дюдину до якоїсь думки чи дії або відмовляти її від чогось, вона мимоволі вдається до риторики.

Під впливом грецької риторики почало розвиватися красномовство у Стародавньому Римі.

Риторика стає актуальною в обох своїх функціх - як теорія красномовства і як популярний виклад основ етики. Риторична школа в Римі починає навчати мистецтва вести бесіду на різні теми - від теоретичних проблем філософії, питань про всесвіт до конкретних судових справ.

Вершиною розвитку ораторського мистецтва Стародавнього Риму є діяльність Цицерона - одного з найвидатніших ораторів світу, видатного теоретика красномовства (106 - 43 рр. до н.е.).

Перед оратором, вважав Цицерон, стоїть три завдання: вчити, робити приємність, справляти сильне враження. Вся сила оратора - в умінні підкорити собі свого слухача.

Теорія римського красномовства найповніше викладена у працях Квінтіліана (близько 35 - 95 рр. н.е.) - римського ритора, вчителя красномовства. Для доброго оратора, зазначає Квінтіліан, необхідні такі природні якості, як увага, пам'ять, здатність імпровізувати, пристрасть. Однак, підкреслює далі Квінтіліан, природні індивідуальні ораторські нахили слід розвивати: нема досконалості там, де природі не допомагає праця.

Найбільш відомими ораторами Київської Русі були Митрополит Ілларіон та Кирило Туровський. 1049 р. у храмі Святої Софії в Києві у присутності княжого роду і киян Митрополит Ілларіон виголосив урочисту проповідь, яку назвав “Словом про закон і благодать”. Єпископ Кирило Туровський - автор численних повчань, послань, молитов, він мав надзвичайний ораторський і поетичний талант, за що був прозваний у народі Другим Златоустом. Кирило Туровський був не тільки оратором і письменником, а й учителем риторики. Він радив уважно ставитися до слова, шукати відповідники в рідній мові для прикрашення достойних діянь.

Національне красномовство слов'ян базувалося як на класичній риторичній спадщині давнього світу, так і на досягненнях західноєвропейської думки. Кращі ідеї слов'янської риторики розвивали: єпископ Макарій, Симеон Полоцький, кращі гуманісти-просвітителі М.В. Ломоносов, Феофан Прокопович, Петро Могила.

Феофан Прокопович розвинув ідею трьох родів промов і вчення про три стилі на основі естетики класицизму і принципу логічної трихотомії: зміст промови (тема, предмет, мета, результат); експресивність (почуття, емоції, психічний стан промовця); мова (мовне вираження, засоби, форми). Він визначив, який тематично-предметний зміст, яка міра експресії і які мовні засоби відповідають поняттю “високий стиль”, а які - поняттям “середній” та “низький” стилі. Високим (величним, поважним) рекомендується говорити про видатні й дуже важливі справи - божественні (небесні) і людські (суворі і справедливі закони, мудрі і героїчні вчинки, перемоги). Середнім (поміркованим) стилем належить говорити про теми й предмети звичайні, про людське життя, але гідно, поважно. Це стиль життя, він широкий, скромний. Низьким (простим, фамільярним) стилем говорять про справи малі, щоденні, побутові, господарські, сімейні. Мовні засоби цього стилю не мають величі, урочистості, тобто звичайні.

Тривалий час риторика була наукою про публічне усне мовлення, про способи доведення і переконання, про форми впливу на аудиторію.

У ХVІІІ столітті погляди на предмет риторики змінюються. У книзі “Краткое руководство к красноречию” (1748 р.) М.В. Ломоносов визначив риторику як науку про писемне і усне мовлення. М.В. Ломоносов у цьому “руководстве” підкреслив важливість урахування в процесі мовленнєвої діяльності соціального контексту, вказав на його зв'язок з характером мовлення [6]. “Риторика” М.В. Ломоносова була фундаментальною науковою працею, яка визначила розвиток цієї науки в Росії не тільки у ХVІІІ столітті, а й у майбутньому.

У ХІХ - ХХ столітті українську риторику збагатили: видатний церковний і політичний діяч, львівський митрополит Г. Яхимович, адвокат і політик М. Міхновський, письменник, публіцист І. Франко, провідний державний діяч М. Грушевський, науковець і политічний діяч М. Драгоманов.

Поступово загальна риторика починає розпадатись на самостійні дисципліни - стилістику, поетику, герменевтику, теорію літератури - і низку спеціальних риторик, які з'явились у суспільній сфері діяльності: дипломатичне красномовство, судове, академічне, політичне, духовне, торгове (ділове), військове. Таке виділення спеціальних риторик було зумовлено специфікою функціонування мови в різних сферах суспільного життя і різними завданнями спілкування.

10.2 Види сучасного публічного мовлення

Публічне мовлення - це особливий вид тексту, створюваний за законами риторики й орієнтований на переконання. Залежно від змісту, призначення, форми чи способу виголошення публічний текст (мовлення) може поділятися на такі види: доповідь, промова, бесіда, репортаж, лекція. У публічному мовленні найповніше виявляються риси розумово-мовленнєвої діяльності оратора.

...