Українська мова за професійним спрямуванням

Заяви бувають простими, якщо їх текст стосується одного питання й не супроводжується додатком, і складними, якщо заява включає декілька питань або додаток, який становить собою перелік документів, що засвідчують чи підтверджують викладені в заяві факти.

Розрізняють внутрішні і зовнішні заяви. Відповідно до меж їхнього функціонування, у межах організації чи поза нею.

Текст заяви пишеться довільно й стосується різноманітних сфер виробничої, правової й побутової діяльності людини.

У тексті переважає вживання дієслів теперішнього часу, проте не виключається вживання дієслів минулого і майбутнього.

Прийменник «від» у реквізиті «адресат», як правило, не вживається. Виняток становлять випадки співзвучності прізвищ (див. Зразки заяв).

Позначення прізвища й посади адресата має форму Р.в.

У складній заяві допускаються три варіанти початку додатка:

· до заяви додаю ....

· до заяви додаються такі документи ......

· додаток .....

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Реквізити заяви:

· адресат;

· адресант;

· назва документа;

· текст;

· додаток;

· підпис;

· дата.

Особовий листок з обліку кадрів - це обов'язковий документ, у якому стисло подано автобіографічні відомості. Заповнюється під час зарахування на посаду, навчання чи для участі в певному конкурсі тощо.

Реквізити особового листа з обліку кадрів:

· назва документа;

· прізвище, ім'я, по батькові;

· дата;

· місце народження;

· фото особи, яка заповнює особовий листок (праворуч уверху);

· відомості про вчене звання, науковий ступінь;

· вказівка про те, якими мовами володіє особа, котра заповнює особовий листок;

· трудова діяльність (дані виписуються з трудової книжки);

· державні нагороди;

· наукові відзнаки (вітчизняні, зарубіжні, міжнародні);

· відомості про родину;

· паспортні дані;

· домашня адреса, телефон;

· дата;

· особистий підпис.

Трудова книжка - це основний документ, що фіксує трудову діяльність робітників, службовців. Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного і спеціального трудового стажу. Точність її заповнення - основна вимога для даного документа. До трудової книжки працівника заносяться відомості про його звільнення, переміщення, заохочення.

Зберігається цей документ у відділі кадрів установи, де працює його власник. Працівник забирає її лише тоді, коли переходить працювати до іншої організації, установи. У разі її втрати дублікат видається за останнім місцем роботи.

Наказ - розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних та кадрових питань.

Наказ видається на підставі й для виконання чинних законів, постанов, розпоряджень уряду, Президента, Верховної Ради, наказів і директивних вказівок вищих органів.

Тому наказ має як розпорядче, так і виконавче значення.

Посада першого керівника установи зазначається ліворуч, його підпис, ініціали та підпис праворуч.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником установи, закладу, організації.

Усі накази поділяються на дві групи:

· накази щодо особового складу;

· накази із загальних питань.

Накази щодо особового складу оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди, стягнення тощо (див. Зразок наказу).

Реквізити наказу:

· назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника;

· назва виду документа;

· назва місця видання наказу;

· номер;

· дата підписання;

· короткий зміст наказу (заголовок);

· текст наказу;

· підстава для складання;

· підпис керівника підприємства (установи).

Вимоги до тексту наказу:

· текст розпорядчої частини повинен мати наказову форму викладу, наприклад: «Провести…», «Зарахувати…», «Відновити…», «Призначити…», «Оголосити подяку…»;

· якщо в одному пункті наказу слід перерахувати кілька осіб, то їхні прізвища слід записати в алфавітному порядку;

· у наказах переведення та звільнення потрібно вказати вид звільнення; вид іншої роботи й посаду, на яку переводиться особа; мотивування та дату (звільнення, переведення);

· у наказах про надання відпустки, слід указати: яка відпустка надається (додаткова, профспілкова, за сімейними обставинами тощо), на яку кількість робочих днів, термін (з якого і по яке число, місяць), за який період надано відпустку;

· у наказі про прийняття на роботу слід указувати: на яку посаду призначено; з якого числа, місяця, року; до якого структурного підрозділу установи (організації); на вид прийняття на роботу (за сумісництвом, на постійну, тимчасову); на умови прийняття (зі скороченим робочим днем).

Таким чином, такі документи, як трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів засвідчують місце навчання особи й здобуття нею певної кваліфікації, містять відомості про досвід роботи, що, безперечно, дозволяє майбутньому працедавцю зробити попередні висновки про фаховість працівника й ухвалити рішення про те, чи варто його брати на роботу. У разі позитивної відповіді на останнє питання особа пише заяву із проханням зарахувати її на певну посаду, а керівник, у свою чергу, видає відповідний наказ. Трудові й правові відносини працівника й керівника з інших питань регулюються також за допомогою наказу.

9.3 Трудовий договір. Контракт. Трудова угода

Окрім уже названих документів у попередньому питанні, правові відносини між керівником та робітником регулюють такі види документів, як трудовий договір, контракт, трудова угода, на яких і зупинимо нашу увагу.

Договір - це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома партнерами.

Договір може бути укладено між фізичними особами, працівниками, організаціями, установами, фірмами. Тому розрізняють договори службові й офіційно-особові.

Реквізити договору:

· назва виду документа;

· заголовок;

· місце укладання;

· дата;

· повні назви сторін, їх представників (прізвище, ім'я, по батькові), повноважень, на підставі яких вони діють;

· текст;

· відомості сторін: юридичні адреси установ або паспортні дані осіб;

· підписи сторін;

· печатка однієї або всіх установ, що укладають договір.

Договір уважають укладеним тоді, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і оформили його письмово.

Розрізняють такі типи договорів:

1. Договори з господарської діяльності:

· договір підряду;

· договір про матеріальну відповідальність;

· договір постачання;

· установчий договір.

2. Трудові договори:

· трудова угода;

· трудовий контракт.

Договір має відображати інтереси сторін. Цей документ складають на основі чинного законодавства. Спочатку готується проект договору (найчастіше це робить сторона-ініціатор, консультуючись із юристом). Оформлений за всіма правилами документ підписують сторони, що його уклали.

Договір може укладатися як на підприємстві, в організації, установі (внутрішні договори), так і поза їх межами (зовнішні договори).

Договори належать до кола термінових документів: термін виконання договору, завірений сторонами, - найважливіша умова його укладання.

Договір підряду - підприємець-підрядник зобов'язується виконати певний обсяг робіт підприємству-замовнику.

Договір постачання - організація-постачальник бере на себе зобов'язання в певні терміни передати організації, що купує товар, у власність певну продукцію. Організація-покупець зобов'язується оплатити продукцію за встановленими цінами.

Договір про спільну діяльність - укладається між двома й більше організаціями для проведення спільних досліджень, будівництва, експлуатації підприємств.

Сторони визначають розмір і характер внесків: грошові, майнові, грошова участь.

Трудовий договір - це угода між особою, що наймається на роботу, та керівником організації, установи або ж уповноваженим ним органом. За цією згодою працівник зобов'язується виконувати визначену цим документом роботу, а керівник (власник) організації (підприємства) або вповноважений ним орган зобов'язується виплатити працівникові заробітну плату й забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбаченої законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Як ми вже зазначали, трудові договори існують двох видів - трудові угоди та трудові контракти.

Трудова угода - це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником.

Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визначає коло його доручень, що виходять за межі безпосередніх службових обов'язків.

Реквізити трудової угоди:

· назва виду документа;

· заголовок;

· місце складання;

· дата;

· текст із переліком уповноважень і зобов'язань сторін;

· юридичні адреси сторін;

· підписи;

· печатка установи.

Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються у справах організації замовника.

Трудовий контракт - це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між організацією (підприємством, установою) й працівником про умови спільної виробничої чи творчої діяльності.

Форми контрактів можуть бути різні. При їх складанні зазначаються такі реквізити:

· назва виду документа із вказівкою (на виконання обов'язків на управління підприємством);

· дата;

· місце підписання;

· орган, що наймає працівника;

· посада, прізвище, ім'я , по батькові, того, кого наймають;

· текст;

· підписи укладачів контракту;

· печатка.

Контрактна форма найму, організації й оплати праці розповсюджується на такі категорії працівників:

· на постійно працюючих;

· на працюючих тимчасово;

· на працівників, для яких це основне місце роботи;

· на тих, хто працює за сумісництвом.

Трудовий контракт, згідно з чинним законодавством може укладатися на невизначений строк (не більше 5 років), на час виконання визначеної роботи. У трудовому контракті вказується розмір посадового окладу працівників, різні надбавки й доплати стимулюючого та компенсуючого характеру: за високу кваліфікацію, за професійну майстерність, за особистий трудовий внесок та ін.

Усі умови контракту мають бути погоджені обома сторонами. Контракт укладають у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу. Кожен примірник має зберігатися в однієї зі сторін контракту. Контракти повинні зберігатися 75 років, якщо не має наказів по особовому складу, і 5 років після звільнення працівника, якщо є такий наказ.

Цей документ набуває чинності з моменту його підписання (інколи у контракті може вказуватися ця дата - її погоджують роботодавець і працівник).

Таким чином, щоб уникнути непорозумінь між роботодавцем та робітником, слід чітко сформулювати й прописати права та обов'язки сторін у договорах з господарської діяльності та трудових договорах. Дотримання сторонами визначених у цих документах умов убезпечить від неправових дій.

ЛЕКЦІЯ 10. ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

10.1 Прес-реліз. Повідомлення про захід

Розгляд довідково-інформаційних документів, які є основним джерелом різноманітної інформації, розпочнемо з прес-релізу та повідомлення про захід.

Перс-реліз - це документ, в якому установа подає інформацію про певну подію чи захід до засобів масової інформації. Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для установи аспекті. Інколи журналісти використовують прес-релізи у своїх статтях без змін.

За функціональним призначенням і терміном подання відносно події прес-релізи поділяються на види (див. табл. 9).

Реквізити прес-релізу:

1. Дата подання.

2. Назва виду документа.

3. Назва й логотип установи, яка підготувала прес-реліз.

4. Контактна особа, номер телефону та адреса для одержання подальшої інформації.

5. Заголовок.

6. Текст, який містить відомості про:

· зміст події (що?);

· організаторів (хто?);

· місце події (де?);

· час (коли?);

· причини й значення події (чому й навіщо?).

Обсяг прес-релізу, спосіб подання матеріалу, вибір мовних засобів спрямовані на те, щоб журналіст (редактор) зацікавився подією, прийняв рішення про доцільність участі в цій події і її подальшого висвітлення
(див. Зразок прес-релізу).

Під час написання прес-релізу дотримуються таких вимог:

· обсяг - 1 - 2 сторінки;

· простий за формою, інтригуючий заголовок (у формі запитання, твердження, іноді парадоксального);

· перевага надається дієсловам активного стану;

· уникати жаргону;

· не використовувати скорочень;

· не зловживати малозрозумілими та вузько науковими термінами.

Повідомлення про захід подібне до оголошення тим, що це офіційне повідомлення про щось важливе. Як правило, повідомлення про захід - це попереднє, зроблене заздалегідь оголошення про майбутні передбачувані гастролі, спектаклі, концерти, художні виставки тощо. Усне повідомлення про захід найчастіше роблять по радіо, письмові - у газетах, на мальовничо оформлених афішах (див. Зразок повідомлення про захід).

Таким чином, задля того, щоб ознайомити громадськість про певний захід чи подію, слід уміти складати такі документи, як прес-реліз та повідомлення про захід.

10.2 Звіт. Службова записка. Рапорт

У фаховій діяльності службовцю доводиться складати такі документи, як звіт про виконану роботу, писати доповідну й пояснювальну записку, яким і дамо характеристику.

Звіт - документ, який містить відомості (інформацію) про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й відповідно до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення. Внутрішньоорганізаційна звітність менш регламентована щодо форми
(див. Зразок звіту).

Реквізити звіту:

1. Гриф затвердження - праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) - для зовнішнього документа.

3. Назва документа.

4. Заголовок, який повинен містити такі дані:

· «про роботу атестаційної комісії»; «про роботу відділу…», «про педагогічну (виробничу) практику…» тощо;

· термін звітності (з 09.01.2002 до 09.02.2002, за І квартал 2002 р. тощо);

· статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;

· прізвище та ініціали укладача.

5. Текст, який має такі частини:

· вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

· основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

· висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).

6. Додаток (якщо є):

· службова (доповідна, пояснювальна) записка;

· довідкові матеріали;

· квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінансової звітності).

7. Підпис автора документа.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх).

9. Дата укладання.

10. Печатка (для зовнішніх).

До поняття «службові записки» входять два різновиди документів - доповідні та пояснювальні записки. Деякі дослідники ототожнюють названі документи, оскільки службові записки мало чим відрізняються від доповідних та пояснювальних записок. Детально зупинимося на останніх двох поняттях.

Доповідна записка - це документ на ім'я керівної посадової особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов'язань; може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

· за походженням на внутрішні, що адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівництву, якому підпорядкована конкретна організація. Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника;

· за призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.

Документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань, називають пропозицією (див. Зразки доповідних записок).

Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновок (перелік пропозицій).

Реквізити доповідної записки:

1. Місце укладання - повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх)

2. Адресат - посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка (у Д. в.).

3. Адресант - посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка подає записку (у Р. в.).

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про…»).

6. Текст - може поділятися на такі частини:

· загальну - лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

· описову - аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з'ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

· висновок - конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

8. Посада автора (якщо вона не зазначалася в п. 3) - ліворуч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) - праворуч та розшифрування підпису.

9. Дата укладання (якщо вона не зазначалася в п. 1) - цифрами.

Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам (див. Зразки пояснювальних записок).

Пояснювальна записка може бути:

· службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.). У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків;

· документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін.

Рапорт (фр. rapport - приносити, повідомляти) - усне або письмове повідомлення про щось важливе керівництву, вищій інстанції, звіт про виконання взятих на себе зобов'язань.

За часів Гетьманщини, у ХVІІ ст., на Лівобережній Україні слово «рапорт» (лепорт) могло означати «чолобитну» (прохання) та «супліку» (скаргу). Рапорти мали доповідний характер, у них були відсутні елементи прохання. Така форма повідомлень часто застосовується у військових колективах (замість заяв) і містить переважно прохання про дозвіл на від'їзд, відсутність на заняттях, роботі, у місті, на місці дислокації військової частини, у навчальному закладі із вказівкою на причину, точним визначенням часу вибуття й прибуття, адреси перебування (див. Зразок рапорту).

Реквізити рапорту:

· повне найменування адресата в Д в. одн., у стовпчик, на 1/2 частини листа зверху праворуч;

· назва документа - посередині рядка, з великої літери, без крапки після назви;

· з абзацу - зміст документа;

· дата - ліворуч; у цьому ж рядку, праворуч, - підпис, поряд - повна розшифровка адресанта (прізвище, військове звання).

Отже, кожен фахівець, виконуючи посадові обов'язки, має оволодіти навичками складання звітної документації, вносити пропозиції чи пояснювати власні дії за допомогою службових записок.

10,3 Довідка. Протокол, витяг із протоколу

Урегулюванню взаємодії між керівником та окремою особою, взаємин у колективі, зокрема щодо прийняття спільних рішень, слугують такі документи, як довідка, протокол, витяг із протоколу.

Довідка - це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних та юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставини діяльності закладів, установ, підприємств.

За змістом довідки поділяються на особисті та службові.

Особисті підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи.

Службові - об'єктивно відображають стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи підприємства.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше для цього використовують бланки організацій чи підприємства, до яких вносять індивідуальний зміст і реквізити.

Довідки мають як внутрішній, так і зовнішній обіг.

Внутрішні укладаються для подання керівництву організацій або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації й підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печатками.

За ступенем гласності довідки бувають звичайними, секретними і для службового користування (див. Зразок довідки).

Реквізити довідки:

· найменування міністерства чи відомства;

· найменування підприємства, установи;

· адресат;

· індекс підприємства зв'язку, поштова адреса;

· назва документа;

· дата й номер довідки;

· текст;

· підпис службових осіб;

· печатка.

Протокол - це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін.

У протоколах відтворюють усі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті у результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени комісії.

Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів (див. Зразок протоколу).

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на 3 групи:

· стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «Слухали») та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «Ухвалили»);

· повні, у тексті яких, окрім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення;

· стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

Текст протоколу складається з 2 частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх.

Якщо кількість присутніх на засіданні значна, їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

· слухали;

· виступили;

· ухвалили.

У протоколах зазначають такі відомості:

1. Назва документа (посередині) та порядковий номер.

2. Дата проведення заходу, засідання (ліворуч).

3. Місце проведення (праворуч).

4. Назва заходу, зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори, нарада тощо).

5. Назва установи, організації чи структурного підрозділу, де відбувається захід.

6. Посада, прізвище та ініціали особи, яка веде збори.

7. Посада, прізвище та ініціали особи, яка укладає протокол.

8. Склад учасників заходу зазначається за такими принципами:

· посада, звання, прізвище та ініціали керівників установи, службових осіб, почесних гостей та інших запрошених;

· якщо кількість присутніх членів колективу не перевищує 15 осіб, то вказують прізвища та ініціали усіх учасників (за абеткою);

· якщо кількісний склад присутніх перевищує зазначену вище цифру, у протоколі вказують лише загальну кількість, додавши до нього реєстраційний лист.

9. Відсутніх і причини зазначають або поіменно (за абеткою), або лише загальну кількість, якщо відсутні більше 100 осіб.

10. Порядок денний (питання, що розглядаються, формулюють у Н .в., зазначивши посаду, прізвище та ініціали особи доповідача).

11. Текст.

12. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок і примірників.

Іноді виникає потреба у складанні не протоколу, а витягу із протоколу.

Витяг із протоколу - один з найпоширеніших видів документації. Він є короткою формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання. Його складають та надсилають (або передають окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу).

У протоколі, з якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ (див. Зразок витягу із протоколу).

Реквізити витягу із протоколу:

· назва документа;

· номер протоколу, з якого робиться витяг;

· назва організації, установи, яка проводила нараду, засідання;

· дата проведення зборів (засідання);

· номер питання, що розглядали, та його суть (як його сформульовано у протоколі);

· текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося);

· посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису);

· посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг;

· дата укладання витягу.

Отже, довідково-інформаційні документи у професійній діяльності фахівця відіграють важливе значення, адже кожен спеціаліст є не лише окремою штатною чи позаштатною одиницею, а й членом певного колективу, бере участь у спільному прийнятті рішень.

ЛЕКЦІЯ 11. ЕТИКЕТ СЛУЖБОВОГО ЛИСТУВАННЯ

11.1 Класифікація листів

Листи набувають особливого значення сьогодні, оскільки складаються вони для коригування, стимулювання дій кореспондентів (офіційні листи), слугують меті реалізації мовної особистості адресата/адресанта (приватні листи).

Лист - це найпоширеніший вид документації, один із засобів обміну інформацією.

Листування може бути:

· офіційне, службове;

· неофіційне, приватне.

Офіційне, службове листування - це основний засіб встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, установами, фірмами.

Неофіційне, приватне листування ведеться між особами і має переважно побутовий, часто інтимний характер. Листування осіб з установами й організаціями - один із різновидів приватного листування ділового характеру з більш чи менш вираженим відтінком офіційності (приватно-ділове листування).

Окрім того, існує два види офіційної кореспонденції:

· офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;

· ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Службовий лист - це один з різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів. Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази мають містити наведення фактів, цифрових даних і логічних висновків, які й повинні переконати адресата у правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його. Основним і неодмінним структурним елементом змісту листа є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

· листи, що потребують відповіді - листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги;

· листи, що не потребують відповіді - листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листи-підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ.

Циркулярний - завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

За змістом і обсягом листи поділяються на прості (одноаспектні) і складні (багатоаспектні). До багатоаспектних листів відносять листи, у яких одночасно висловлено і прохання, і гарантію, і нагадування. За тематичною ознакою листи поділяють на адміністративно-господарські, виробничі, пропагандиські тощо.

За структурними ознаками розрізняють листи стандартні і нестандартні.

Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки одне питання, це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа - поінформувати, пояснити, упевнити, довести й спонукати до потрібної дії адресата (одержувача).

Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації.

Але оскільки лист уже ж відмінний від наказу, акта чи доручення, то ваше письмове спілкування з адресатом може не обмежуватися лише сухими канцеляризмами. Добирати потрібні слова й тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова - дотримання міри, доречності й такту.

За законами психології на формування поглядів партнера значною мірою впливає інформація, що надходить першою. Отже, ділові взаємини краще розпочинати з особистого, безпосереднього спілкування й уже потім можна продовжувати закріплювати контакти діловим (службовим) листуванням. Оскільки листування виключає вербальні контакти спілкування, доцільно до тексту листів уводити деякі словосполучення й звороти, які засвідчують ваше ставлення до партнера. Із тексту сучасного службового листа повинен вимальовуватися образ автора - надійного партнера, постійного клієнта, чесного конкурента і т. ін. Кореспонденція - ваша візитка та обличчя установи, фірми, компанії, яку ви репрезентуєте.

Можна виокремити загальні правила ділового листування:

· службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу з його лицьового боку;

· у міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист займає більше однієї сторінки, то в кінці аркуша слід поставити «далі буде»;

· кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами;

· службові листи друкуються на машинці, комп'ютері, факсі. Ширина поля з лівого боку - не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1,5 інтервали. Абзац з крайнього рядка - 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу;

· вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів машиністки, номерів телефонів тощо. Позначки припустимі тільки в 2-му чи 3-му примірнику листа, що залишається;

· у тесті не допускається виправлень, підчищень;

· конверти мають бути відповідного розміру;

· лист складається тестом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати;

· діловий лист прийнято писати на бланках фірми (організації), де є вже реквізити фірми-відправника (закладу);

· якщо конверт із прозорим віконцем, то адресу пишуть один раз - у верхньому лівому куті листа. При цьому лист слід скласти, як належить.

Службовий лист - найпоширеніший вид документації в системі управління, який належить до інформаційних документів. Правильне оформлення ділової та дипломатичної кореспонденції - запорука успішного спілкування, підтримання дружніх партнерських взаємин.

11.2 Реквізити листа та їх оформлювання

Останнім часом ділове листування відходить від сухої офіційності й обміну надто заштампованими канцеляризмами, наближаючись до приватної кореспонденції й навіть розмовного стилю, проте ще лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів змісту та правил його оформлення.

Реквізити листа:

· назва міністерства (для державних структур);

· назва й адреса адресата (ліворуч або посередині);

· номер і дата листа;

· назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище й ініціали (праворуч);

· заголовок листа («про…»);

· текст (зміст);

· перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок;

· посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч);

· підпис, ініціали та прізвище адресата (праворуч);

· печатка (якщо необхідно);

· віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Ось декілька порад, які допоможуть вам досягти мети спілкування через листування:

· будьте лаконічні; намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою;

· пишіть коротко й просто, але лаконічність не повинна бути самоціллю й стати на заваді вишуканості та емоційності мови;

· слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу; основну увагу приділяйте найсуттєвішому, а розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом;

· уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами; суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання;

· будьте ввічливі; стежте за стилем вашої кореспонденції; уникайте категоричності; не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Написання ділового листа - це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.

1. Починати лист потрібно із звертання. Найпоширенішими є такі звертання: Шановний/а (ім'я та по батькові)...! Шановний/а пане(пані)...! Шановні панове (колеги)! Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім'я, по батькові)! Високошановний пане...! та ін.

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію: Вельмишановний професоре! Шановний учителю! Високоповажний пане ректоре! та ін. Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінку. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневага до адресата й порушення етикету ділового листування.

2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа.

Якщо це лист-відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже в першому ж реченні буде доречним висловити вдячність: Перш за все дозвольте подякувати Вам за... Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви... Вдячні Вам за запрошення... Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді... Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні та ін.

До спонсорів, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися із проханням. Для їх оформлення є такі типові вислови: Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у... Будь ласка, повідомте нам про... Насамперед просимо повідомити... та ін.

У діловому світі з різних причин іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так: Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося... Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю. Вибачте, нам вельми незручно, що... та ін.

У листах-нагадуваннях треба ввічливо й тактовно вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи варто розпочинати так: Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на лист від (дата)... Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про... Дозвольте нагадати Вам... та ін.

До категорії складних листів належать листи-відмови. Якщо ви не можете дати позитивну відповідь, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо: На жаль, не можемо прийняти Вашої пропозиції... Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Ваше прохання з деяких причин... Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дозволяє нам...та ін.

3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить від змісту листа. Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю. Ними може бути висловлено:

· подяку: ще раз дякуємо Вам, дякую за допомогу...;

· сподівання, надії: сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною, маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими фірмами;

· запевнення: запевняємо, що Ви цілком можете розраховувати на нашу підтримку, ми будемо раді співпрацювати з Вами;

· прохання: просимо Вас якомога швидше підтвердити свою згоду, просимо Вас терміново повідомити;

· вибачення: просимо вибачення за прикру помилку...

4. Використання прощальних фраз залежить від того, наскільки ви знайомі з адресатом. Коректними є такі: Щиро Ваш... З найкращими побажаннями... Бажаємо успіхів… Із повагою… Залишаємося з повагою… Із вдячністю й повагою…і т. ін.

5. Уже написаний лист не відправляйте одразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Пам'ятайте: бездоганно оформлена ділова кореспонденція - це свідчення вашої поваги до адресата!

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв'язанням питань уже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Отже, написання листа вимагає від мовця не тільки бездоганної грамотності, але й обов'язкового дотримування правил написання листа, збереження всіх його структурних частин. Лист має бути за формою і змістом конкурентно спроможним.

11.3 Різні типи листів

Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата (див. Зразки листів-прохань).

Листи - відповіді за змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх тема і характер були вже задані запитом, проханням та ін., на дату й номер яких повинно бути обов'язкове посилання. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі (див. Зразок листа-відповіді).

Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягають у чіткості формулювань щодо попередніх прохань (запитів), міри чи ступеня, часу та якості їх виконання. Відмова, зміна обсягу робіт, послуг і часу їх виконання повинні бути вагомо обґрунтовані й коректно викладені.

Супровідний лист - документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності.

Листи такого типу можуть надсилатися разом із комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками тощо), доповнювати креслення, схеми, плани, каталоги, прейскуранти, зразки товарів тощо й виконують допоміжну інформаційно-супроводжувальну функцію.

Супровідний лист може бути також доповненням, проханням, рекомендацією-характеристикою та виконувати роз'яснювальні функції щодо службової особи у відрядженні (див. Зразок супровідного листа).

Договірний лист - різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Цей документ деталізує умови участі адресата в заході, умови проїзду, перебування, конкретизує порядок денний робочого часу та культурної програми тощо. У цьому листі треба обов'язково вказати, хто кого, куди, коли і з якої нагоди запрошує. Велике значення при цьому мають технічні засоби вироблення запрошень (див. Зразок листа-запрошення).

Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення.

Гарантійний лист - документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов'язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов'язань і має підвищену правову функцію.

Цим листом організація, установа, заклад гарантує погашення кредиту, оплату за виконану роботу, надану послугу тощо.

Обов'язкові реквізити: номер розрахункового рахунка із зазначенням назви банку, термін остаточного розрахунку, сума (згідно з тарифами або попередньо обумовлена), підписи вищої посадової особи та головного бухгалтера гаранта (див. Зразок гарантійного листа).

Рекламний лист - це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування - це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов'язань або проведення заходів. Нагадування висловлюється в доброзичливій формі, без звинувачень, оскільки причина невиконання певних зобов'язань може бути об'єктивною (див. Зразок листа-нагадування).

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття певної особи чи групи осіб, виконання певних заходів, дій (див. Зразок
листа-підтвердження). Цей лист може підтверджувати тривалість юридичної дії раніше укладених документів (договорів, інструкцій і т. ін.).

Рекламаційний лист - це документ, який обґрунтовано доводить виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, виробленій продукції чи наданій послузі, а саме:

· недотримання попередньо обумовлених термінів, технологічних нормативів виготовлення, пакування, транспортування та зберігання продукції, товару, що призвело до псування товарного вигляду, погіршення якості тощо;

· обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів.

Рекламаційний лист відрізняється від листа-претензії тим, що він може надсилатися без попереднього листа-нагадування, бо мова йде про безпричинне порушення зобов'язань (див. Зразок рекламаційного листа).

Лист-претензія - документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному накладанню штрафних санкцій і позову до арбітражного суду, які містяться в рекламаційному листі.

Контрольний лист - це специфічний документ-талон для індивідуальної реєстрації документів, який містить резолюцію на конкретний документ та його стислий зміст.

Лист-вітання - це зовсім не обов'язковий офіційний набір заяложених та безликих висловів-штампів до державних свят.

Доцільними будуть поздоровлення з подіями, ювілеями чи успіхами локального характеру. Довільний зміст тексту передбачає врахування рівня стосунків, становища, віку і статі адресата (див. Зразок листа-вітання).

Комерційний лист - специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.

Знання видів листів та правил їх оформлення допоможе фахівцеві правильно укласти відповідний службовий лист, здійснити опосередковане спілкування з адресатом. У цій нелегкій справі потрібен досвід і майстерність.

РОЗДІЛ 3. НАУКОВА КОМУНІКАЦІЯ ЯК СКЛАДОВА ФАХОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

ЛЕКЦІЯ 12. УКРАЇНСЬКА ТЕРМІНОЛОГІЯ У ПРОФЕСІЙНОМУ СПІЛКУВАННІ

12.1 Історія і сучасні проблеми української термінології. Теоретичні засади термінознавства та лексикографії

Українська термінологія вже упродовж двох століть привертає до себе увагу багатьох учених, фахівців, ентузіастів національного відродження, адже українська мова є рівноправною серед інших мов і цілком придатною для створення наукового стилю. Інша справа, що через історичні обставини та політичні спекуляції вона не завжди мала право вільно й беззастережно виконувати свої прямі функції, обслуговуючи різні сфери людського життя.

Особливістю нашого часу, який межує не лише зі століттями, а й тисячоліттями, є те, що нарешті після багатьох років поневірянь та утисків українська мова знову посіла гідне місце в усіх сферах життєдіяльності, зокрема в науковій галузі. Як писав колись І. Огієнко, «українська мова здатна бути мовою науки, як і всі інші мови…».

Звернемося до історії і сучасних проблем української термінології. Детальне дослідження історії формування української термінології дозволяє виокремити певні періоди.

Першим періодом є формування зародків термінології (з давнини до кінця ХVІІ ст.). Витоки термінології на базі власномовного матеріалу сягають тих часів, коли в межах побутово-повсякденного мислення формуються стихійні зародки наукового спостереження та експерименту.

Першим шаром примітивних термінів були назви об'єктів рослинного й тваринного походження. З виникненням ремесел розширюється набір назв засобів і продуктів матеріального виробництва.

Другим шаром первісної термінології була суспільно-політична й правнича. Така термінологія засвідчена в «Руській Правді» (ХІ - ХІІ ст.).

Значний шар військової термінології знаходимо в козацьких літописах. В осередках Київської писемної школи ХІ - ХІІ ст. - Софійському соборі, Печерському та Видубицькому монастирях, братських школах при них і Києво-Могилянській академії - закладалися підвалини термінотворення.

Цей перший період можна кваліфікувати як донауковий, у ньому лише започатковується українська термінологія.

Другий період, що триває упродовж ХVІІІ ст., характеризується виникненням початків нового опрацювання термінології, напр., у творчості архієпископа Г. Кониського. Саме він створив основу філософської концепції українського термінознавства й виокремив його ознаки. Визрівання поглядів Г. Кониського пов'язано з європейською та Віденською школами. Чимало в галузі філософської термінології зробив Г. Сковорода.

Третім є період з початку ХІХ ст. до 1919 р. Вступають у дію молоді українські сили. У 1872 р. виникає об'єднання українських науковців, працювала етнографічна експедиція П. Чубинського, були видані
В. Антоновичем і М. Драгомановим «Исторические песни малорусского народа». Формується об'єднання «Київська громада», що видає, усупереч Валуєвському циркуляру, популярні книжки для народу.

У роки послаблення цензури (1874 - 1875 рр.) вийшло 23 % українських книжок від загальної кількості видань. Самодержавство завдало українській культурі нового удару, коли 1876 р. вийшов Емський указ царя, у якому заборонялися видання українською мовою, не дозволялося пересилати із-за кордону україномовну друковану продукцію, були заборонені вистави українською мовою, українські тексти під нотами, заперечувався український правопис. Було закрито центр української наукової роботи - «Південно-Західний відділ Географічного товариства» в Києві. Його діячі - П. Чубинський, П. Житецький та ін. - вислані за межі України, а деякі, напр., М. Драгоманов, Ф. Вовк, емігрували за кордон, бо не бачили перспектив для легальної роботи в Україні. Українська граматика зустріла присуд цензора: «Наивно было бы надеяться на дозволение печатать грамматику того языка, который не должен существовать».

Формально Емський указ було скасовано лише в 1905 р. Сім академіків Імператорської Академії наук на чолі з О . Шахматовим дійшли висновку, що «малоруська людність повинна мати також право, як і великоруська, говорити публічно й друкувати своєю рідною мовою». Таке рішення Академії було обумовлено, крім іншого, і тим, що в Галичині відбувся «неприродний зріст малоруської літератури, яка значною мірою була ворожою Росії».

...