Українська мова за професійним спрямуванням

Існують також мовні формули вибачення (прийміть мої вибачення, пов'язані з ...; прийміть щирі вибачення за мою поведінку в період ...; вважаю доречним попросити вибачення перед вами за невраховані факти, яких я не знав при нашій зустрічі) та прохання (я буду дуже вдячний, якщо ...; з вашого боку буде дуже люб'язно, якщо ...; ми дуже розраховуємо на вашу підтримку та допомогу у вирішенні ...).

Іноді доводиться партнерам по перемовинам висловлювати сумніви та невизначеність: я б дуже просив вас уточнити ... (факти), оскільки я володію зовсім протилежною інформацією; у мене склалося враження, що запропонований варіант рішення дещо передчасний; я поки не схиляюсь до остаточного варіанта рішення.

Для того, щоб уникнути відповіді, можна скористатися такими зворотами: я зможу вам дати відповідь, але тільки в загальних рисах; мені важко наразі дати оцінку; на це запитання важко дати однозначну відповідь, оскільки ...

Завершальний етап ведення перемовин супроводжується такими зворотами, як: я думаю, що настав час підвести підсумки наших домовленостей; я думаю, що проблему, над якою ми стільки працювали, можна вважати вирішеною; дозвольте мені від імені... подякувати за сьогоднішню плідну зустріч та висловити сподівання на подальшу плідну співпрацю.

Наголосимо, що основне призначення перемовин - за допомогою взаємного обміну думками (у формі різних пропозицій у вирішенні винесеної на обговорення проблеми) «уторговувати» відповідну інтересам обох сторін угоду й досягти результатів, які б влаштували всіх учасників перемовин. А тому під час перемовин слід належною мірою врахувати різні об'єктивні та психологічні аспекти цього процесу. Зокрема не слід припускатися таких помилок:

1. «Холодний запуск» (відсутність концепції). Партнер починає перемовини, не обміркувавши попередньо в достатній мірі:

· їх необхідність і мету;

· складності й можливі наслідки.

У цьому випадку він буде безініціативним, тобто він реагуватиме на певні пропозиції, але не діятиме.

1. «Відсутність програми». У партнера немає чіткого плану дій у межах максимальних і мінімальних вимог, тобто за умови виробленої концепції відсутня стратегія перемовного процесу.

2. «Головне, щоб мене це влаштовувало». Партнер наголошує лише на власних інтересах, тоді як представники іншої сторони не бачать для себе жодних переваг. Це виникає через бажання одного партнера задовольнити вузько егоїстичні потреби. Як правило, за такої ситуації у співрозмовника зникає бажання вести перемовини взагалі. Таким чином відбувається нехтування законом ефективної комунікації, що й позначається на атмосфері перемовин, заважає досягненню їхньої мети. Уміння слухати - ефективність будь-яких перемовин.

3. «Пускати все на самоплив». Партнер немає чіткого уявлення про власні пропозиції й аргументи, критерії оцінки предмета перемовин, тобто ефективність перемовин знижується через недостатню їхню підготовку, зокрема невміння навести аргументи, обґрунтувати певні судження (порушення тактичного закону).

Під час перемовин також не варто:

· використовувати тимчасовий фактор для тиску на співбесідника;

· «тиснути» на співрозмовника термінами;

· домагатися для себе переваг шляхом імітації «непорозуміння», обдурювання, лестощів.

Незалежно від того, були перемовини успішними чи безрезультатними, їхні підсумки повинні бути обговорені. Зокрема слід визначити, чого ми справді досягли на перемовинах і які завдання залишилися невирішеними; завдяки яким факторам досягнуто домовленостей і чи можна ними скористатися для ведення перемовин у майбутньому; на які поступки довелося піти й чому?

Аналіз результатів перемовин є обов'язковим елементом ділового протоколу. Він дозволяє оцінити позитивні та негативні сторони як партнерів, так і власні.

Процес аналізу включає 5 стадій і оцінюється за п'ятибальною шкалою:

1. Ужиті заходи для налагодження стосунків.

2. Висловлювання зацікавлення результатами.

3. З'ясування спільних інтересів.

4. Пропонування порядку денного та/або основних «правил взаємин».

4. Обговорення пропозицій, як проводити перемовини.

Узагальнюючи сказане, хотілося б ще раз підкреслити, що найважливішими передумовами успішного проведення перемовин є їхня ретельна підготовка, концентрація уваги на вирішенні проблем, прагнення виробити загальну позицію, урахування особистих якостей партнера, гнучкість.

7.2 Збори як форма прийняття колективного рішення. Нарада. Дискусія

Поширеними формами колективного обговорення ділових проблем є збори, нарада та дискусія.

Збори - це форма прийняття колективного рішення щодо питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються люди, яких об'єднує якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати та ін.). Збори готуються заздалегідь, і чим ретельніше, тим більшим буде ефект від їх проведення.

Як і інші форми спілкування, збори складаються з кількох етапів, жоден з яких не можна ігнорувати: підготовка зборів; висвітлення проблеми та її обґрунтування; обговорення проблеми; прийняття рішення.

Зазвичай підготовкою до зборів займається робоча група, члени якої найбільше зацікавлені в результаті. На першому етапі треба чітко визначити проблему для розгляду та коло учасників обговорення. Проблему необхідно глибоко проаналізувати й на цій основі підготувати відповідний матеріал для виголошення на зборах. Як правило, у підготовці зборів беруть участь спеціалісти, а доповідачем призначається найкваліфікованіша та найавторитетніша людина.

Зборами, як правило, керує президія, яку обирають їх учасники. Після основного виступу з доповіддю з теми, винесеної на розгляд, починається її обговорення. Ефективнішими будуть підготовлені виступи. При цьому може виступити й будь-хто з учасників зборів, кого щось схвилювало в доповіді. Питання про кількість осіб, які беруть участь в обговоренні, і регламент вирішують учасники зборів. У виступі краще висвітлювати одну тему. Можна поділити виступ на кілька підпунктів. Кожну думку, інформацію, яку взято для виступу, треба оцінювати в кількох напрямах: чи відповідає вона поставленій меті? чи логічна й переконлива? чи цікава? чи відповідає матеріал формі промови й обставинам, у яких вона має проголошуватися? чи буде зрозумілою присутнім? чи відповідатиме загальноприйнятим етичним нормам? Саме в таких виступах яскраво виявляються етика та культура спілкування.

Щоб досягти успіху, промовцеві важливо знати, як ставляться слухачі до нього особисто й до обраної ним теми. Ставлення може бути доброзичливим, нейтральним, недоброзичливим і дуже недоброзичливим. Якщо промовець знає, що більшість слухачів ставляться до нього неприязно, він повинен насамперед подбати про зміну їхньої установки. Якщо ставлення нейтральне, то протягом перших хвилин треба зробити слухачів більш доброзичливими. У літературі описано багато подібних порад щодо виступів і не варто ними нехтувати.

Як правило, обговорення припиняється тоді, коли на запитання «Чи є ще пропозиції з обговорюваної проблеми?» відповіді немає. Тоді внесені пропозиції систематизуються. Зазвичай це робить президія чи спеціальна група. Важливо, як і на нараді, дібрати раціональні ідеї, не обговорюючи невдалі ідеї і не виявляючи неповаги до їхніх авторів. Якщо не дотримуватися цього етичного правила, збори переростуть у сварку. Президія або робоча група виносить на обговорення проект рішення, який ухвалюється учасниками зборів, а потім доповнюється іншими пропозиціями. Якщо до запропонованого та винесеного на розгляд документа учасники зборів ставляться позитивно, він виноситься на голосування й ухвалюється, якщо за нього голосує більшість присутніх на зборах учасників. Цей етап зборів дуже важливий, бо від якості ухваленого рішення залежить не тільки результативність цієї акції, а й зміни в ситуації, яка обговорювалася. Рішення має бути конкретним, із зазначенням виконавців і термінів виконання.

Надзвичайно важливою є стадія контролю за виконанням прийнятого рішення. Доцільно через деякий час повідомити учасникам зборів про результати виконання ухваленого рішення і внесених критичних зауважень та пропозицій. Це зараз робиться в обов'язковому порядку на зборах акціонерів, де розглядається інформація відповідальних осіб про виконання рішення, ухваленого минулими зборами, і внесених на них пропозицій.

Нарада - це такий вид приватного спілкування, при якому внутрішня культура й культура мовлення виявляються особливо. Ефективність їх проведення залежить передусім за все від того, елементи якого стилю в них будуть переважати: розмовного чи ділового. Існують три види нарад: інформаційні (директивні), оперативні (диспетчерські) і дискусійні.

Досвідчений керівник інформаційні наради буде зводити до мінімуму, тому що доцільніше познайомити працівників із інформацією в письмовій формі (якщо це директивні матеріали) або роздати текст доповіді, щоб на самій нараді ухвалити рішення.

Не менш проблематичним є проведення диспетчерських нарад, особливо у випадку, коли вони зводяться до «розносу» кожного з підлеглих. За такої ситуації діловий стиль «розмивається» і стає основою для безмежного розширення волюнтативної функції мови. Тому вважається доцільним проводити диспетчерські наради по телефону (селектору). Головним у такому випадку стає збір інформації і надання попередніх рекомендацій, що дає значну економію часу й зусиль, а також створює атмосферу добросовісності.

Найбільш демократичною й продуктивною формою ділових засідань є дискусійні наради, тому що на них можна вільно висловлювати думку, навіть якщо вона не буде співпадати з думкою керівника. Як правило, саме на цих нарадах народжуються справді конструктивні рішення.

Дискусія - це форма колективного обговорення, мета якої виявити істину через зіставлення різних поглядів, правильне розв'язання проблеми. Під час такого обговорення виявляються різні позиції, а емоційно-інтелектуальний поштовх пробуджує бажання активно мислити.

В основному дискусії проводяться серед науковців, але в наш час їх актуальність зростає і серед широкої громадськості. Вона значною мірою сприяє розвитку критичного мислення, дає можливість визначити власну позицію, формує навички відстоювання власної думки, поглиблює знання з обговорюваної проблеми. Деякі науковці вважають дискусію різновидом ігрових форм занять, співробітництвом, коли з обговорюваної проблеми ініціативно висловлюються всі учасники спільної діяльності.

У наукових дискусіях дуже важливо формулювати свої думки однозначними й точними словами, терміни обов'язково пояснювати й стежити за тим, щоб обговорення не відхилялося від головної проблематики.

У науковій літературі існують різні погляди щодо функцій дискусії. Вона може виступати як метод засвоєння знань, закріплення їх і вироблення вмінь і навичок, як метод розвитку психічних функцій, творчих здібностей і особистісних якостей особистості, а також як метод стимулювання й мотивації навчання, прийняття спільного рішення.

Організація дискусії передбачає три етапи: підготовчий, основний та заключний. На першому етапі доцільно сформулювати тему дискусії й основні питання, які будуть винесені на колективне обговорення, дібрати відповідну літературу для підготовки, визначити час і місце проведення дискусії. Учасників дискусії краще розмістити у приміщенні так, щоб усі присутні бачили одне одного в обличчя й добре чули. Добір теми багато в чому визначає ефективність дискусії. На обговорення не бажано виносити понад п'ять питань. Якщо тема складна, доцільно зробити невеликий вступ, щоб учасникам дискусії було легше визначитися щодо основних понять.

На другому етапі обговорюються ті питання, які були винесені на порядок денний. Процесом обговорення керує ведучий. Від виконання ним своєї ролі багато в чому залежать хід і результати дискусії. Щоб не тиснути на присутніх авторитетом, ведучому не слід самому багато говорити. Він це може робити тільки тоді, коли не вистачає інформації для пошуку нового погляду на вже відому проблему. Ведучому слід поважати думку виступаючих, не засуджувати будь-кого з учасників за його, можливо, некомпетентну думку. Різні заклики ведучого на зразок «пам'ятайте про регламент», «дотримуйтеся правил дискусії», «будьте цивілізовані» не знімуть загострення пристрастей, а можуть лише образити її учасників. Тому не варто зловживати такими висловами. Проте до поведінки учасників дискусії також є певні вимоги:

· вони мають підготуватися до обговорення обраної теми й виявити готовність викласти свою позицію;

· кожен повинен уважно слухати інших і чути, про що саме вони говорять;

· усім бажано поводитися відповідно до загальноприйнятих етичних норм поведінки;

· не слід перетворювати дискусію на суперечку, не можна перебивати того, хто виступає, робити зауваження щодо особистісних якостей учасників;

· якщо під час обговорення виникла пауза внаслідок роздумів учасників, переривати її не слід, бо, можливо, вона допоможе знайти новий цікавий поворот дискусії.

Під час обговорення нерідко народжується багато різних думок, іноді цілком полярних (від крайніх лівих до крайніх правих). І тоді учасники відповідно до своїх думок починають тяжіти до людей, думки яких їм близькі. Учасники дискусії можуть групуватися, утворюючи так звану меншість і більшість. Тривалий час уважалося, що істина належить більшості, а меншість сприймалася як дестабілізуючий фактор. Насправді, більшість використовує психологічний тиск на інших. Проте авторитет її часом ґрунтується на чисельності, а не на правоті. Але, як правило, саме меншість викликає творчу активність аудиторії, твердо й послідовно відстоюючи свої позиції. Тим самим вона стимулює більшість подивитися на проблему інакше. Уважається, що погляди більшості змінюються частіше залежно від етики поведінки та спілкування меншості, аніж від її компетентності.

Третій етап дискусії - підбиття підсумків. Це, звичайно, робить ведучий. Проте можна доручити це й досвідченому спеціалісту із числа учасників. Він оцінить повноту й глибину розкриття теми, новизну інформації, відзначить різні погляди, наголосить на значущих результатах обговорення. Добре, якщо до аналізу дискусії будуть залучені й інші учасники. Це допоможе всім краще усвідомлювати й контролювати власну поведінку, а також сприятиме підвищенню рівня культури спілкування під час дискусії. Навіть те обговорення, що начебто не вдалося, також принесе користь, бо виграє не той, хто не помиляється, а той, хто вміє зробити з цього для себе певний висновок.

Про результативність дискусії можна говорити тоді, коли в учасників сформувалася певна думка щодо обговорюваного питання або підтвердилися погляди, що їх мав дехто з присутніх до початку колективного обговорення. Якщо під упливом дискусії в частини учасників змінились установки, то це означає, що подіяв «ефект переконання». Він проявляється навіть тоді, коли в декого зароджуються сумніви щодо правильності своїх поглядів. «Нульовий ефект» дискусії буває тоді, коли погляди, думки більшості людей не змінюються. Звичайно, це може бути наслідком пасивного ставлення до дискусії та через відсутність підготовки до неї. Якщо під час дискусії в декого сформуються погляди, протилежні тим, які хотілося сформувати при її організації, то це означає дію «ефекту бумерангу», тобто негативний результат дискусії.

Як свідчать спостереження, дискусія не повинна тривати понад три години. Зловживання часом може викликати роздратування у присутніх. Ведучий має відчути кульмінаційний момент, після якого, звичайно, інтерес до обговорення зменшується, і підбити підсумки. Важливо також дотримуватися схваленого регламенту. Як правило, для повідомлення надається 15 - 20 хв., для виступу - 3 - 5 хв.

Запорукою успішності дискусії є її чітка організація, яка досягається завдяки кільком чинникам.

1. Ретельне планування дискусії. Складання плану дає змогу організувати як збирання учасниками дискусії необхідної інформації, так і проведення самої дискусії.

2. Чітке дотримання правил ведення дискусії всіма її учасниками.

3. Обов'язковим є дотримання визначеного регламенту. Краще, коли час залишається, ніж його не вистачить на колективне обговорення й підбиття підсумків.

4. Добре продумане й ефективне здійснене керівництво ходом дискусії з боку головуючого: надання учасникам дискусії часу на обмірковування питань; утримання від невизначених запитань та запитань подвійного змісту; зміну напряму думок учасників дискусії у разі відхилення їх від основної теми й мети дискусії; попередження надмірних узагальнень; збудження учасників дискусії до поглиблення думок тощо.

Дискусія як форма колективного обговорення відрізняється від полеміки та диспуту. Полеміка як конфронтація ідей, поглядів, думок на відміну від дискусії має на меті не досягнення згоди в суперечці, а перемогу над опонентом. Нерідко в полеміці її учасники використовують різні засоби спілкування, не дуже піклуючись про його культуру. Напевне, саме тому протилежну частину учасників полеміки найчастіше називають супротивниками, а не опонентами, як у дискусії. Диспут найчастіше використовується для публічного захисту наукової позиції або для того, щоб визначитись у життєво важливих, найчастіше моральних, проблемах. Теми для диспутів нерідко добирають на основі аналізу життєвого досвіду. На диспут зазвичай відводиться менше часу, ніж на дискусію, і спрямований він, як правило, на розв'язання особистісно значущих моральних проблем.

Таким чином, і збори, і нарада, і дискусія є формами ухвалення колективного рішення. За умови грамотної їх організації можна не тільки вислухати думку колег, але й залучити їх до вироблення ефективних стратегій розвитку виробництва (підприємства, фірми тощо).

7.3 «Мозковий штурм» як евристична форма, що активізує креативний потенціал співрозмовників під час колективного обговорення проблеми. Технологія проведення «мозкового штурму»

Дозволяє одержувати нові знання, розв'язувати конкретні проблеми та ситуації, виявляти невідомі раніше властивості, закономірності така відома інтерактивна технологія колективного обговорення, як «мозковий штурм». Ця евристична форма колективного обговорення проблеми виникла ще наприкінці 30-х рр. і спрямована на активізацію творчої думки з використанням засобів, які знижують критичність і самокритичність людини, а отже, підвищують її упевненість у собі й готовність до творчого пошуку.

Мета «мозкового шторму» («мозкової атаки») полягає в тому, щоб зібрати якомога більше ідей щодо озвученої проблеми від усіх співрозмовників протягом обмеженого періоду часу, визначеного головуючим.

Під час «мозкового штурму» на першому його етапі - генерації ідей - кожний учасник вільно висуває свої пропозиції щодо вирішення поставленого завдання. Ця форма обговорення базується цілковито на дотриманні учасниками загальноприйнятих етичних норм. На першому етапі обговорення критика повністю забороняється. А відтак усі учасники можуть спокійно висловлювати свої думки, знаючи, що їх не назвуть смішними або недоречними. Після генерації ідей бажано вибрати серед них кращі, а не відкинути гірші. На авторстві ідей не слід наголошувати, бо найчастіше кращі ідеї є результатом колективної творчості.

Після відбору кращої ідеї (другий етап) треба розділитися на дві групи - прибічників і супротивників. Вони спробують ще раз проаналізувати всі аргументи «за» й «проти» висловленої ідеї. Під час «мозкового штурму» важливо виконувати й інші правила, що сприяють підвищенню ефективності роботи. По-перше, бажано, щоб на розгляд виносилася лише одна проблема. По-друге, у процесі обговорення мають брати участь щонайбільше 12 осіб. По-третє, варто розмістити учасників по колу, щоб вони бачили одне одного й були рівноправними. Необхідно також обмежити час обговорення до 30 хв. Дефіцит часу породжує стрес і стимулює діяльність мозку.

Звичайно, велику роль у досягненні результатів під час «мозкового штурму» відіграє її керівник. Саме він має зробити все для того, щоб створити відповідну моральну й психологічну атмосферу у групі. Від нього залежить, щоб не було втрачено жодної пропозиції, щоб навіть «дика» ідея була обговорена, щоб усі висловлювання перетворилися з оціночних на змістовні. Психологічний бар'єр у такій групі людей зникає швидше, якщо склад учасників більш-менш однорідний.

Зверніть увагу на такі головні моменти:

1. Під час висування ідей чи пропозицій не пропускайте жодного, навіть, на перший погляд, абсолютно безглуздого. Якщо ви будете засуджувати співрозмовників під час висловлювання, вони зосередять більше уваги на відстоюванні своїх ідей, ніж на спробах запропонувати нові і більш досконалі.

2. Необхідно заохочувати всіх до висування якомога більшої кількості ідей. Варто підтримувати й фіксувати навіть фантастичні ідеї.

3. Спонукайте всіх співрозмовників розвивати або змінювати ідеї інших. Об'єднання або зміна висунутих раніше ідей часто веде до висування нових, що перевершують первинні.

4. В аудиторії можна повісити такий плакат:

· «Кажіть усе, що спаде на думку».

· «Не обговорюйте і не критикуйте висловлювання інших».

· «Розширення запропонованої ідеї заохочується».

5. Кількість ідей заохочується. В остаточному підсумку кількість породжує якість. В умовах висування великої кількості ідей учасники штурму мають можливість творчо пофантазувати.

6. На закінчення обговоріть і оцініть запропоновані співрозмовниками ідеї.

Отже, «мозковий штурм» як колективна форма ухвалення спільного рішення розвиває зацікавленість його учасниками процесом пізнання, сприяє підвищенню активності людини, розвитку її творчого потенціалу.

ЛЕКЦІЯ 8. ДІЛОВІ ПАПЕРИ ЯК ЗАСІБ ПИСЕМНОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ

8.1 Класифікація документів. Національний стандарт України

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження наукових дисциплін, тому поняття «документ» - багатозначне й залежить від того, у якій галузі й для чого він використовується.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. У сучасній українській мові поняття «документ» уживається в таких значеннях:

· діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь;

· письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу;

· письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін. як свідчення про щось історично важливе;

· форматований паперовий носій даних, що його заповнюють автоматично або вручну.

Автори «Універсального довідника-практикума з ділових паперів» тлумачать документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Отже, документ - це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Визначення «службовий документ» розмежовує дві сфери суспільної практики: адміністративно-управлінську (використовують службові документи) і науково-технічну (функціонує технічна чи наукова документація).

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру й властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи й засоби автоматизованого оброблення, їх зберігання, пошуку й використання, називається документалістикою.

З поняттям документа нерозривно пов'язані поняття архіву та бібліотеки.

Збереження важливих історичних документів у давнину засвідчено літописами. Місцем збереження державно-правових документів були церкви та монастирі, які водночас слугували архівами та бібліотеками. Найперші бібліотеки в Україні з'явилися в ХІ ст., зокрема в Києво-Печерському монастирі та у храмі св. Софії. Це були збірки рукописів та рукописних книг, якими мали змогу користуватися духовні та світські особи. Такі збірки мали князі й бояри (Святослав ІІ Ярославич, Володимир Волинський, Микола Святоша Чернігівський), церковні братства (Ставропігійське братство у Львові), вище духівництво (Петро Могила, Лазар Баранович, Феофан Прокопович, Дмитро Туптало), а також українські старшини (Кирило Розумовський, Григорій Потьомкін, родини Кочубеїв і Милорадовичів).

Від найдавніших часів збереглися лише поодинокі документи, акти приватно-правового або державного значення, переважно в монастирських та приватних архівах. Відсутність власної держави позначилася на долі найдавніших документальних матеріалів. Вони потрапили до архівосховищ та колекціонерів Москви, Петербурга, Відня, Варшави тощо.

Тільки утворення Української держави в 1917 р. поклало початок національному архівництву, коли у складі Головного управління у справі мистецтв і національної культури було утворено Архівно-бібліотечний відділ.

Документи (акти, хроніки, кодекси права, історичні описи тощо) відігравали життєво важливу роль у різні періоди історії України.

Скажімо, для історії княжої України (часи Київської держави
Х - ХІІІ ст. та Галицько-Волинської держави ХІІІ - ХІV ст.) основними джерелами є літописи, що збереглися у вигляді:

· літописних кодексів: Іпатіївський кодекс (1425 р.), Лаврентіївський кодекс (1377 р.);

· актів (міжнародні договори, зокрема з Візантією);

· княжих грамот (грамоти галицько-волинських князів ХVІ ст.);

· правових кодексів («Руська Правда»).

Для литовсько-польської доби (ХІV - ХVІІ ст.) характерні:

· грамоти великих князів литовських і королів польських;

· акти сеймів, «Литовська метрика», «Коронна метрика», «Судебник» Казимира, Литовський статут, акти трибуналів, актові книги земських, міських судів, акти магдебургій (міські книги), акти й документи церковних інституцій;

· документи приватні (маєткові та родові) тощо.

Поважне значення в цей період мають джерела іноземного походження:

· документи міжнародно-правового характеру;

· хроніки;

· літописи московські, польські, турецько-татарські;

· спогади західноєвропейських мандрівників;

· листи;

· щоденники; описи («Щоденник» Е. Лясоти, «Опис України»
Г. ле Вас сера де Боплана).

Починаючи з часів Хмельниччини, зростає диференціація документальних джерел і збільшується їх загальна кількість. Державним характером гетьманської України визначається українське походження і зміст документів ХVІІ - ХVІІІ ст. Основними джерелами цієї доби є:

· міжнародні договори (зокрема, гетьманські статті ХVІІ - ХVІІІ ст.);

· конституції (Бендерська конституція 05.04.1710);

· універсали й листи гетьманів;

· акти Генеральної військової канцелярії, акти Генерального військового суду, акти Генерального скарбу, акти Генеральної артилерії, акти полкової адміністрації й судочинства, акти сотенних урядів, акти міського самоврядування (магістратів і ратуш), акти й документи церковних та культурно-освітніх інституцій.

Залежність України від московської царської, а згодом російської імперської влади зумовлює появу таких видів історичних джерел, як документи російського уряду, які стосувалися України, документи російських установ, які діяли на території України («Малороссийская коллегия», «Канцелярия министерского правления Малороссийских дел»). Після скасування української автономії у другій половині ХVІІІ ст. з'являються документи російських установ, які керували колись Гетьманщиною (намісництва, генерал-губернаторства тощо). Серед документів слід виокремити «Права, за якими судиться малоросійський народ» (1743 р.), а також «Полное собрание законов Российской империи».

Першорядне значення в історії цієї доби має документальний матеріал офіційного походження, проте все більшої ваги набувають приватні документи: матеріали маєткових і родових архівів, щоденники, мемуари, листи.

Нову своєрідну групу становлять документи фабрично-заводських архівів України (починаючи з ХVІІ ст.). Тексти літописів цього періоду (Самовидця, Самійла Величка, Григорія Граб'янки), крім суто літописного матеріалу, містять усілякі документи (універсали, листи тощо), хоч деякі з них сфальсифіковано.

Різноманітний матеріал дають іноземні джерела - московські, польські, турецько-татарські, угорські, шведські, західноєвропейські документи; щоденники, спогади, листи.

Саме цієї доби поряд із рукописними джерелами з'являються друковані, які набувають особливого значення вже в наступний період.

У ХІХ - ХХ ст. кількість документального матеріалу, рукописного й друкованого, зростає безмірно. Відбувається процес подальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати. Іноземні матеріали цього періоду втрачають своє значення, проте, як і раніше, велику вагу мають документальні матеріали державних, громадських установ та організацій, приватні архіви. Можна виокремити декілька груп документів цієї доби:

· щоденники, мемуари, листи українських діячів ХІХ - ХХ ст.
(Т. Шевченка, І. Франка, М. Драгоманова, В. Антоновича та ін.);

· акти й документи установ Української держави 1917 - 1921 рр.;

· документальні матеріали політичної еміграції;

· документи установ УРСР;

· ділові папери незалежної України (з 24 серпня 1991 р.).

Сьогодні особливості різних галузей діяльності суспільства відтворюють специфічні документаційні системи (зовнішньо-економічна, банківська, юридична, дипломатична тощо). Найчисленнішою є система управлінських документів, класифікованих за певними ознаками.

Найважливіші компоненти управлінської діяльності - одержання, переробка, збереження й видача інформації, які здійснюються за допомогою уніфікованої системи документування. У зв'язку із цим актуальна задача документаційного забезпечення управління й обробки інформації - спрощення роботи з документами, прискорення їх оформлення. Вирішенню цього питання служать стандарти системи організаційно-розпорядчої документації: ГОСТ 6.38-72 («Основні положення»), ГОСТ 6.39-72 («Формуляр-зразок»), ГОСТ 6.38-90 («Уніфіковані системи документації. Системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»), а також методичні рекомендації, довідники, спеціальні акти та статті Цивільного кодексу України.

Для забезпечення швидкого пошуку документів та підвищення оперативності роботи з ними, документи класифікуються.

Класифікація документів - це розподіл текстів ОДС на групи, класи, типи на основі певних функціонально-мовних чи інших ознак.

Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета або до напряму діяльності укладача чи адресата. Відповідно й згідно з унормованими вимогами документи класифікують (див. табл. 7).

Класифікація документів допомагає вирішенню найважливішого завдання організаційно-управлінської діяльності - спрощенню обробки документації шляхом її формалізації, прискоренню процесу її складання.

8.2 Вимоги до змісту та розташування реквізитів

Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка; змінні - фіксують на бланку у процесі заповнення (див. табл. 8).

Відповідно до ДСТУ 4163 - 2003, готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

03 - зображення нагород;

04 - код організації;

05 - код форми документа;

06 - назва організації вищого рівня;

07 - назва організації;

08 - назва структурного підрозділу організації;

09 - довідкові дані про організацію;

10 - назва виду документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний індекс документа;

13 - покликання та реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 - місце складання або видання документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження документа;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа ;

22 - відмітка про наявність додатків;

23 - підпис;

24 - гриф погодження документа;

25 - візи документа;

26 - відбиток печатки;

27 - відмітка про засвідчення копії;

28 - прізвище виконавця й номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа і скерування його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про находження документа до організації;

32 - запис про державну реєстрацію.

Зразок оформлення реквізитів документа в управлінській документації подано в Додатках.

Документи, складені в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити, як: назва організації (07), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (12), підпис (23).

У документах, оформлених на двох і більше аркушах, після тексту проставляють такі реквізити: відмітку про наявність додатків (22), підпис (23), гриф погодження документа (24), візи документа (25), відбиток печатки (26), відмітка про засвідчення копії (27), прізвище виконавця та номер його телефону (28).

Такі реквізити, як відмітку про виконання документа й скерування його до справи (29), відмітку про наявність документа в електронній формі (30), відмітку про надходження документа до організації (31) оформляють на нижньому березі першої сторінки документа.

Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

· сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);

· прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).

Таким чином, знання про розташування реквізитів документа дозволять фахівцеві оформити документ відповідно до чинних стандартів, сформують навички роботи з різними видами документів.

8.3 Вимоги до бланків документів. Оформлювання сторінки

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа мусить мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство мусять мати такі види бланків:

· загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення в бланку назви виду документа), крім листа;

· бланк листа;

· бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.

Бланки організаційно-розпорядчих документів згідно з ГОСТом 9. 327 виготовляють на білому папері високої якості за допомогою фарб, насичених кольором, форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Окрім цього, можна використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) та А6 (105 х 148 мм) форматів. Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве -35 мм; праве - не менше 8 мм; нижнє - 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А 5). За бажанням організації та залежно від характеру її діяльності бланки можна обліковувати: порядкові номери проставляють нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому березі зворотного боку бланка.

До виготовлення бланків існують такі вимоги:

· повинні бути виконані бездоганно (бездоганний текст і поліграфія);

· чітко надруковано текст;

· текст має бути подано грамотно.

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Повздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: «адресат», «гриф обмеження доступу до документа», «гриф затвердження», «резолюція».

На бланках із поздовжнім штампом тих організацій, що представляють національні меншини, реквізити «назва організації вищого рівня», «назва установи - автора документа», «назва структурного підрозділу організації» та «довідкові дані про організацію» можна друкувати українською мовою та мовою національної меншини на одному рівні.

Організаціям, що постійно листуються з іноземними кореспондентами, дозволено виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною, проте в межах України бланки, надруковані іноземною мовою, використовувати не бажано.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга й наступна - на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

· відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

· починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується; краще почати новий абзац на наступній сторінці;

· переносити слово на межі сторінок; слід перенести це слово на нову сторінку.

У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - у лівому верхньому кутку аркуша.

Отже, бланки є універсальною формою документа, в якій міститься постійна інформація. Правильне оформлення бланка та сторінки документа засвідчує високу культуру ділового спілкування.

8.4 Вимоги до тексту документа

Стиль і зміст тексту багато в чому визначається видом документа. У практиці сучасного діловодства сформувалися загальні вимоги, які висуваються до текстів більшості документів управління.

Одна з головних вимог до тексту - стислість викладу. Тексти листів, факсів, інших документів не повинні бути більш однієї сторінки. Виняток становлять контракти та угоди, обсяг яких не обмежується.

Формулювання службових документів мають бути точними, бездоганними в юридичному відношенні, такими, що не допускають подвійного тлумачення.

Тон службових документів повинен бути нейтральним, шанобливим і доброзичливим. У листах і факсах рекомендується уникати категоричних висловів і оцінок.

Тексти документів великого обсягу ділять на розділи, підрозділи, пункти й підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Абзаци всередині підпунктів не нумеруються.

Текст документа може бути оформлений у вигляді анкети, таблиці, зв'язаного тексту або шляхом комбінації цих форм. Анкетні тексти найчастіше вживаються в документах з особового складу підприємства, у документах з маркетингу тощо. Таблиці використовують у планових звітах, фінансових та інших документах.

При складанні тексту мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких: об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Незважаючи на те, що існують найрізноманітніші типи та види документів, усі вони можуть бути повноцінним джерелом інформації тільки за умови дотримання таких вимог:

· видаватися повноважними органами або особами;

· не суперечити чинному законодавству;

· бути достовірними, базуватися на фактах і містити пропозиції або вказівки;

· складатися за встановленою формою;

· бути бездоганно відредагованими та оформленими.

Готуючи текст документа, укладачеві слід дотримуватися не тільки вимог щодо змісту документа, але й правил його оформлення:

· правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа;

· текст викладати від ПІ особи: комісія ухвалила ... інститут прохає ...;

· від першої особи викладають заяви, автобіографію, доповідні й пояснювальні записки, накази, доручення;

· не вживати емоційно забарвлених слів;

· уживати стійкі сполучення типу: відповідно до ... , у зв'язку з ..., у порядку ...

· не варто використовувати вставні слова й словосполучення типу значить, розумієте, так би мовити;

· уживати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що...

Нагадуємо Вам, що...

У порядку обміну досвідом...

Відповідно до Вашого прохання...

· дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи...

Беручи до уваги...

Розглянувши...

· уживати прямий порядок слів (підмет передує присудкові, означення - перед означуваними словами, додатки після керуючого слова, вставні слова - на початку речення);

· уживати інфінітивні конструкції: відкликати працівників...

· використовувати скорочення слів, складноскорочені слова та абревіатури: р-н, напр., НАУ та ін., керуючись при цьому правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень та ДТСУ 3582-97;

· у розпорядчих документах слід уживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую …, пропоную...

· надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів шановний…, вельмишановний…, високоповажний…

Кожен службовець повинен дотримуватися норм та правил. Це допоможе краще сприймати складений текст, сприятиме ефективнішому діловому спілкуванню, а значить - і розв'язанню ділових проблем.

ЛЕКЦІЯ 9. ДОКУМЕНТАЦІЯ З КАДРОВО-КОНТРАКТНИХ ПИТАНЬ

9.1 Автобіографія. Резюме. Характеристика. Рекомендаційний лист

З попередньої лекції ми дізналися, що такі документи, як автобіографія, резюме, характеристика, рекомендаційний лист належать до документів щодо особового складу, або з кадрово-контрактних питань.

Автобіографія - це обов'язковий документ особової справи, у якому подається опис свого життя. Характеризується незначним рівнем стандартизації.

На відміну від інших документів, що складаються за певною схемою розташування реквізитів, автобіографія практично не має постійних елементів, які утворюють основу показників трафарету, якщо не вважати назви, прізвища, імені, по батькові, тексту, підпису, дати.

Але особливості змісту цього документа виробили певні риси стандартизації його структури, які можна сформулювати таким чином:

· хронологічна послідовність викладу;

· градаційне розташування відомостей про соціальний статус, ділову кваліфікацію й суспільну діяльність;

· повнота викладу й вірогідність біографічного матеріалу.

Автобіографія має дві форми: автобіографія-розповідь - з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей (художня автобіографія) і автобіографія-документ - з точним поданням фактів.

Реквізити автобіографії-документа:

1. Назва документа (пишеться з великої букви без крапки посередині рядка).

2. Текст, у якому зазначається:

· прізвище, ім'я, по батькові;

· дата народження;

· місце народження (місто, село, район, область, країна);

· відомості про навчання (у хронологічній послідовності подається повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

· відомості про трудову діяльність (у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);

· відомості про громадську роботу;

· відомості про склад сім'ї;

· дата написання;

· підпис автора.

Кожне нове повідомлення необхідно починати з абзацу (див. Зразок автобіографії). професійний спілкування листування переклад

Резюме - документ, у якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Найчастіше цей документ просять надіслати поштою чи факсом тих, хто бажає взяти участь у конкурсі на заміщення вакантної посади у фірмі, на підприємстві, в установі.

Оформляється резюме друкованим способом, найчастіше на персональному комп'ютері.

Основна вимога до документа - вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Подається з метою заміщення вакантної посади на фірмі, установі, організації. Суворих вимог щодо розміщення реквізитів не встановлено (див. Зразок резюме).

Найпоширенішим є зразок, коли подається:

· назва документа;

· прізвище, ім'я, по батькові особи, яка складає резюме;

· мета складання резюме;

· досвід роботи;

· освіта;

· знання мов; контактний телефон.

Характеристика - це документ, у якому сформульовано громадську думку про особу як члена колективу і дається оцінка ділових та моральних якостей працівника.

У кожній характеристиці, написаній з різних приводів (вступ до вишу, висування на виборні посади тощо), можна виділити чотири частини, що логічно пов'язані між собою.

Перша - анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім'я, по батькові, посаду, рік народження, національність, освіту, які прийнято розташовувати у стовпчик праворуч.

Друга - дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін).

Третя - власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, стосунки у трудовому колективі, згадка про урядові винагороди або заохочення.

Четверта - висновки, де зазначено призначення характеристики.

Текст викладається від третьої особи. Підписується керівною особою й засвідчується круглою гербовою печаткою.

Цей документ складається в довільній формі.

Оформляється на стандартному аркуші у двох примірниках: перший видається особі, а другий підшивають до особової справи. Текст характеристики викладається від третьої особи (див. Зразок характеристики).

Реквізити характеристики:

1. Назва документа. Прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика, рік народження, освіта, громадянство.

2. Текст, де зазначено дані про трудову діяльність чи про навчання (спеціальність, тривалість роботи на конкретному підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності тощо).

3. Оцінка ділових якостей: ставлення до роботи (навчання), підвищення професійного рівня, участь у громадському житті, авторитет у колективі.

4. Призначення характеристики.

5. Дата складання.

6. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Рекомендаційний лист - документ, близький до характеристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад у ньому, слід зазначити термін роботи працівника в конкретній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого.

Існує інший тип рекомендаційного листа, який заочно рекомендує пред'явника й допомагає йому швидко заручитися підтримкою за місцем перебування.

Цей лист може містити і позитивний, і негативний відгук про особу, організацію чи фірму. У першому випадку треба висловити готовність про відповідальність за рекомендовану особу. Рекомендацію не обов'язково подають з місця роботи, ось чому рекомендаційний лист суттєво відрізняється від характеристики. Його дають особи, які мають відповідний рівень авторитету, тому висновок «рекомендую» або «не рекомендую» мають значно більший уплив на організацію чи фірму, яка одержує рекомендаційний лист (див. Зразки рекомендаційних листів).

Отже, перше враження у майбутнього роботодавця про конкретну особу складається на основі ознайомлення з такими документами, як автобіографія, резюме, характеристика, рекомендаційний лист, які мають містити об'єктивну інформацію й бути бездоганно відредагованими.

9.2 Заява. Види заяв. Особовий листок з обліку кадрів. Трудова книжка. Наказ щодо особового складу

Якщо автобіографія, резюме, характеристика, рекомендаційний лист слугують меті попереднього ознайомлення з особою, рівнем її професіоналізму, досвідом роботи, то заява, особовий листок з обліку кадрів, трудова книжка є підставою для зарахування особи на певну посаду. На основі цих документів керівником складається наказ щодо особового складу, який і засвідчує трудові й правові відносини між конкретною особою та організацією, фірмою, підприємством і т.д.

Заява - це документ, який містить прохання або пропозицію приватних чи юридичних осіб і адресується організації чи посадовій особі з метою реалізації своїх прав та інтересів.

Розрізняють заяви:

1) від організацій і установ;

2) особисті заяви.

Заяви від організацій і установ називаються службовими. Вони пишуться на бланках і підлягають спеціальному обліку в діловодстві.

Заяви, адресовані підприємствам, установам чи посадовим особам від громадян називаються особовими. Вони бувають таких підвидів:

· заява про встановлення режиму праці;

· заява про звільнення;

· заява про переведення на іншу роботу;

· заява про надання відпустки за свій рахунок;

· заява про надання чергової профспілкової відпустки;

· заява про надання відгулу;

· заява про зміну прізвища;

· заява про надання частково оплачуваної відпустки по догляду за дитиною тощо.

...